LA FATTURA ELETTRONICA VERIFICA DELLE FATTURE EMESSE/RICEVUTE NELLA PROPRIA AREA RISERVATA DEL PORTALE FATTURE E CORRISPETTIVI

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1 LA FATTURA ELETTRONICA VERIFICA DELLE FATTURE EMESSE/RICEVUTE NELLA PROPRIA AREA RISERVATA DEL PORTALE FATTURE E CORRISPETTIVI

2 Il presente MANUALE ha lo scopo di illustrare ai soggetti che si avvalgono sia di piattaforme web che dei programmi messi a disposizione dall Agenzia delle Entrate per la trasmissione/ricevimento delle fatture elettroniche, come può essere effettuato, per motivi di ulteriore verifica, il monitoraggio di tali fatture accedendo direttamente ai dati presenti sul portale Fatture e Corrispettivi dell Agenzia. SI RAMMENTA CHE IN TALE PORTALE, QUALUNQUE SIA LA PROCEDURA DI TRASMISSIONE/RICEZIONE UTILIZZATA, TRANSITANO E SONO CONSULTABILI TUTTE LE FATTURE EMESSE E TUTTE LE FATTURE RICEVUTE. 1. Accedere con le proprie credenziali FISCONLINE all Area riservata presente sul sito dell Agenzia delle Entrate 2. Scegliere la tipologia di Utenza di lavoro, ovvero Me stesso per le ditte individuali o Incaricato per le società. In tale ultimo caso inserire il codice fiscale della società nell apposito campo. 3. Selezionare Fattura Elettronica-Corrispettivi elettronici e successivamente Accedi a Fatture e corrispettivi

3 4. Scegliere la tipologia di Utenza di lavoro, ovvero Me stesso per le ditte individuali o Incaricato per le società. In tale ultimo caso inserire il codice fiscale della società nell apposito campo. 5. Nel form successivo selezionare la casella Accetto e poi Prosegui e poi nuovamente Prosegui 6. in Servizi disponibili, nella sezione Consultazione, selezionare Fatture elettroniche e altri dati IVA 7. Selezionare Accetta e prosegui

4 VERIFICA DELLE FATTURE EMESSE 8. Per verificare il corretto inoltro delle fatture emesse nei confronti dei propri clienti, nella Sezione Home consultazione, selezionare Le tue fatture emesse 9. Nella schermata è possibile verificare lo stato delle fatture emesse. Le fatture regolarmente consegnate dal Sistema (SDI) ai propri Clienti presentano un segno di spunta verde nella colonna Fatture consegnate 10. Nel caso in cui sia stata emessa fattura nei confronti di un soggetto privo di partita IVA (nella colonna identificativo cliente è presente un codice fiscale anziché un numero di partita IVA) nella colonna Fatture consegnate, anziché un segno di spunta verde, compare un punto esclamativo dentro un triangolo arancione. La segnalazione è normale in quanto il Sistema non è in grado di consegnare le fatture elettroniche a soggetti privi di partita IVA. ATTENZIONE: Le fatture non appaiono ordinate per numero progressivo, ma per data di emissione. E possibile che non tutte le fatture emesse in una certa data appaiano nella tabella: ciò accade nel caso il sistema SDI non le abbia ancora inoltrate al Cliente (vedi successivo punto 14) ad es.: in data 06/03 risultano presenti le fatture nn ma non ancora la 58 e la 61 emesse in pari data

5 11. La tabella a video può essere esportata in una tabella in formato Excel mediante il comando Esporta la tabella presente in testa 12. Selezionando l icona azzurra a fianco di ogni fattura presente nella tabella si accede ai dati relativi alla stessa: 13. Sarà possibile Visualizzare la fattura stessa mediante il foglio di stile ministeriale oppure fare il download del file.xml della fattura. 14. Per verificare comunque la presenza a sistema delle fatture emesse, ma non ancora presenti tra quelle consegnate, dalla sezione Consultazione, selezionare Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi e successivamente Fatture emesse

6 15. E necessario inserire un periodo di riferimento per la ricerca non superiore a 30 giorni. Successivamente proseguire con il comando Cerca 16. Nel campo Stato sono presenti le seguenti indicazioni: - INOLTRATA per le fatture regolarmente consegnate ai Clienti; Selezionando l icona a forma di lente presente sulla destra si accede alla schermata in cui sono riassunti i dettagli del file della fattura. In calce è presente l informativa relativa alla presenza o meno di notifiche relative al file. Poiché il file della fattura è stato regolarmente inoltrato sarà presente la ricevuta di consegna che potrà essere visualizzata con il comando Visualizza

7 - DA INOLTRARE per le fatture che il sistema ha regolarmente ricevuto ma che non ha ancora consegnato ai Clienti, normalmente per questioni di rallentamenti nel Sistema (si rammenta che il periodo di elaborazione delle fatture da parte di SDI può avere una durata di pochi minuti o di un massimo di 5 giorni) - IMPOSSIBILITÀ DI RECAPITO per le fatture che il Sistema non è riuscito a recapitare perché: le fatture sono state emesse nei confronti di un soggetto privato privo di partita IVA. Si osservi che i tal caso nel campo Cessionario Committente non è presente il numero di Partita IVA. Le stesse fatture sono presenti nell elenco di cui al precedente punto 10. e identificate da punto esclamativo dentro un triangolo arancione; nel corpo della fattura non è stato indicato l indirizzo PEC o il Codice destinatario del Cliente oppure sono stati indicati dati errati e comunque il Cliente non ha registrato l indirizzo telematico dove ricevere le fatture; il Codice destinatario del Cliente non è attivo o, se pure attivo, risulta temporaneamente non raggiungibile, oppure la casella PEC ha raggiunto i limiti di capacità e non è più in grado di ricevere file Selezionando l icona a forma di lente si accede alla schermata in cui sono riassunti i dettagli del file della fattura. Se il sistema non è stato in grado di recapitare il file, la relativa ricevuta di impossibilità di recapito potrà essere visualizzata con il comando Visualizza

8 SI RAMMENTA CHE IN CASO DI IMPOSSIBILITA DI RECAPITO CHI EMETTE LA FATTURA È TENUTO TEMPESTIVAMENTE A COMUNICARE PER VIE DIVERSE DAL SDI AL CLIENTE CHE L ORIGINALE DELLA FATTURA ELETTRONICA È A SUA DISPOSIZIONE NELL AREA RISERVATA DEL SITO WEB DELL AGENZIA DELLE ENTRATE: TALE COMUNICAZIONE PUÒ ESSERE EFFETTUATA ANCHE MEDIANTE LA CONSEGNA DI UNA COPIA INFORMATICA O ANALOGICA DELLA FATTURA ELETTRONICA. - SCARTO per le fatture che il sistema ha scartato. In tal caso nella ricevuta è presente, con codifica, la motivazione dell errore. L elenco degli errori più comuni ed i suggerimenti per correggerli: - Errore fattura elettronica IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido La P.IVA o il codice fiscale del cliente non è corretto. - Errore fattura elettronica CodiceDestinatario non valido - Errore fattura elettronica Sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura - Errori e fattura elettronica. I 2 errori si riferiscono rispettivamente a: Fattura duplicata e Fattura duplicata nel lotto. Si sta trasmettendo una fattura con lo stesso numero di una fattura già inviata ed accettata. La fattura scartata si considera NON EMESSA e pertanto ciò comporta l obbligo di effettuare un nuovo invio. La fattura elettronica scartata dovrà essere inviata nuovamente al SdI entro il termini di cinque giorni dalla data di notifica dello scarto. In merito alle modalità di emissione, la circolare dell Agenzia delle Entrate chiarisce che è preferibile siano indicati la stessa data e numero del documento originario. 17. Potrebbe accadere che le fatture emesse, sia pur ricevute dal sistema, siano ancora dallo stesso in fase di elaborazione, terminata la quale potranno essere inoltrate, impossibilitate alla consegna, scartate. Per verificare se le fatture emesse sono ancora in stato Da elaborare, selezionare Fatture trasmesse ed un intervallo di ricerca tra due date in cui sono stati inviati i file relativi alle fatture

9 Si noti che non sono ancora presenti né il numero della fattura, né i numeri di partita IVA del Cedente e del Cliente. Selezionando l icona a forma di lente si accede alla schermata in cui sono riassunti alcuni dati del file della fattura. VERIFICA DELLE FATTURE RICEVUTE 18. Per verificare la corretta ricezione delle fatture dei fornitori, selezionare Le tue fatture ricevute 19. Nella schermata è possibile verificare lo stato delle fatture ricevute. Le fatture dei propri fornitori regolarmente ricevute dal Sistema (SDI) e messe a disposizione presentano un segno di spunta verde nella colonna Fatture consegnate 20. Selezionando l icona azzurra a fianco di ogni fattura presente nella tabella si accede ai dati relativi alla stessa

10 21. Sarà possibile Visualizzare la fattura stessa mediante il foglio di stile ministeriale oppure fare il download del file.xml della fattura. 22. Per verificare comunque la presenza a sistema di fatture fornitori, non ancora presenti tra quelle ricevute (vedi punto 19), dalla sezione Consultazione, selezionare Le tue FE passive messe a disposizione, per accedere alla sezione in cui possono essere presenti fatture che per qualche motivo il Sistema non è riuscito ad inoltrare. Nel caso in cui la casella PEC ovvero il canale telematico FTP o Web Service, dove il SdI prova a recapitare il file della fattura, non fossero attivi (ad esempio se la casella PEC è piena ovvero il server del canale telematico è momentaneamente spento), il SdI - leggendo il numero di partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) all'interno della fattura - mette comunque a disposizione il duplicato della fattura in questa sezione Con tale funzionalità l utente può consultare tutte le fatture in cui risulta cessionario/committente e che il Sistema di interscambio non è riuscito a consegnare. Per visualizzare il dettaglio della fattura selezionare l icona azzurra sulla destra.

11 Attraverso le azioni "Visualizza file fattura" o "Download file fattura", la fattura cambierà stato e sarà visualizzabile nell area le tue fatture ricevute. Se nella Sezione non fosse presente alcun documento messo a disposizione appare la dicitura Documenti non trovati per la selezione effettuata nel periodo 01/01/20xx - xx/xx/20xx 23. Per effettuare ulteriori ricerche, nella sezione Consultazione, selezionare Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi e successivamente Fatture ricevute 24. Inserire un periodo di ricerca non superiore a 30 giorni

12 Se le fatture sono state tutte regolarmente accettate dal Sistema, nella colonna stato apparirà la dicitura Inoltrata e la stessa fattura sarà immediatamente (o entro breve tempo) reperibile nella sezione Le tue fatture ricevute con il segno di spunta verde. ATTENZIONE. Nel caso di ditte individuali o liberi professionisti individuali in tale sezione possono comparire anche le fatture per beni e servizi personali al di fuori della propria attività ( ad es. fatture per servizi telefonici personali, fatture per erogazione di energia per la propria abitazione, fatture per forniture di gas per l abitazione personale,.). Per tali fatture compare lo stato Impossibilità di recapito e nel relativo rigo non è presente il numero di partita IVA in quanto fatture emesse nei confronti di un soggetto in qualità di privato non imprenditore/professionista