Codice documento: DC-AP-MEDBA#02 Versione: 01 PVCS: Data di emissione: Stato: EMESSO

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1 Carta Regionale dei Servizi SISS Secondo Stadio - Analisi dei Processi Organizzativi - Processo di adesione MMG e PLS Codice documento: DC-AP-MEDBA#02 Versione: 01 PVCS: Data di emissione: Stato: LI Funzione Nome Firma Redazione R. Lovotti M. Pantera Verifica M. Pantera N. Contardi Approvazione Service Director F. Barbarito LI Emissione Project Office F. Panariti DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 1 di 14

2 CRONOLOGIA DELLE VERSIONI Num. versione Sintesi delle variazioni 1.0 Prima emissione SOSTITUISCE/MODIFICA LIMITI DI UTILIZZO DEL DOCUMENTO DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 2 di 14

3 INDICE DEL DOCUMENTO 1 INTRODUZIONE SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI PROCESSI DEL CICLO DI VITA DI ADESIONE E REVOCA DI UN MMG-PLS AL PROGETTO CRS- SISS PROCESSO DI ADESIONE Registrazione dell adesione Attivazione Smartcard Predisposizione della stazione di lavoro Formazione PROCESSO DI SOSPENSIONE O REVOCA Sospensione dei certificati Annullamento della sospensione dei certificati Gestione della revoca della Smartcard e sua eventuale riemissione Revoca dell Adesione al CRS-SISS ALLEGATO 1 MODULO DI ADESIONE DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 3 di 14

4 1 INTRODUZIONE 1.1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questo documento ha lo scopo di illustrare ai Medici di Medicina Generale e Pediatri di Libera Scelta (entrambi di seguito indicati come medico) i processi e le modalità operative necessarie per aderire al progetto CRS-SISS e disporre di tutti gli strumenti per poter utilizzare dal proprio studio i servizi messi a disposizione dal progetto CRS-SISS. Il documento descrive, inoltre come il medico può sospendere o revocare il proprio utilizzo dei servizi previsti dal CRS-SISS. 1.2 RIFERIMENTI 1. Documento Analisi dei Processi Organizzativi Regole per la definizione degli operatori CRS-SISS - DC-AP-DEFOPSISS# Documento Standard Glossario di progetto - CRS-Q-STD#02-V02- glossario_di_progetto. 3. Documento Linee Guida del Secondo Stadio Progetto CRS-SISS Secondo Stadio CRS- SISS+TEC-LGR#01 DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 4 di 14

5 2 PROCESSI DEL CICLO DI VITA DI ADESIONE E REVOCA DI UN MMG-PLS AL PROGETTO CRS-SISS 2.1 PROCESSO DI ADESIONE L adesione al progetto CRS-SISS è, per il medico, un atto volontario. L adesione al progetto CRS-SISS prevede lo svolgimento delle seguenti due attività preliminari: stipula del Contratto di Adesione con la propria ASL Il Contratto di Adesione specifica le norme generali che regolano la partecipazione del medico al progetto CRS-SISS. stipula del Contratto con il Provider Il medico fruisce dei servizi messi a disposizione dal CRS-SISS mediante un Provider (es: servizi di connettività, help desk, formazione, etc.). Il medico è tenuto a selezionare il Provider tra quelli accreditati nella propria area geografica le cui caratteristiche (es: servizi offerti, prezzi applicati,..) sono pubblicate sul sito internet di progetto ( Stipulati i contratti di cui sopra vengono svolti i seguenti processi operativi: Registrazione dell adesione Attivazione Smartcard Predisposizione stazione di lavoro Formazione Al termine dei processi operativi sopra elencati il medico è pronto alla fruizione dei servizi CRS- SISS. Il diagramma che segue riassume quanto sopra esposto. Stipula Contratto Adesione con ASL Stipula Contratto con Privider Registrazione Adesione Attivazione Smartcard Predisposizione stazione di lavoro Formazione Utilizzo servizi CRS-SISS Nei paragrafi che seguono vengono dettagliati i processi operativi sopra elencati. DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 5 di 14

6 2.1.1 Registrazione dell adesione Carta Regionale dei Servizi SISS Secondo Stadio Questo processo consiste nella registrazione, presso gli uffici preposti del progetto CRS-SISS, dell adesione del medico al progetto e nella raccolta di tutte le informazioni necessarie per renderlo operativo. Gli uffici preposti all adesione sono denominati Punti di Adesione (PdA) e sono dislocati presso le Strutture delle ASL. Nota 1: ciascuna ASL definisce e comunica ai propri medici le modalità di accesso al PdA (e.g. orari di accesso, attività che richiedono appuntamento ecc.) per lo svolgimento di ogni processo operativo illustrato in questo documento Le informazioni necessarie per rendere operativo il medico sono fornite dal medico stesso mediante la compilazione di un apposito modulo denominato Modulo di Adesione. Nota 2: durante lo svolgimento delle sessioni di presentazione del progetto, oltre alla documentazione informativa, congiuntamente al facsimile del contratto con la ASL viene consegnato al medico il Modulo di Adesione (allegato 1) da compilare. Viene fornita inoltre l indicazione dell ufficio (ubicazione e numero di telefono) predisposto dalla ASL per registrare l adesione (di seguito Punto di Adesione- PdA). La documentazione di cui sopra può inoltre essere inoltre ritirata in momenti successivi alla presentazione, presso i PdA. In dettaglio, il medico si reca al PdA di riferimento con la seguente documentazione: Contratto stipulato con il Provider Contratto stipulato con la ASL Modulo di adesione al CRS-SISS compilato in tutte le sue parti (Allegato1) Il Modulo di adesione contiene tra le varie informazioni, oltre ai dati necessari per la produzione della Smartcard del medico stesso, i dati necessari per l eventuale richiesta di Smartcard per il personale di studio (per i medici che hanno personale di studio). Le Smartcard per il personale di studio possono essere di due tipologie (vedi cfr. [1]): - Carta Intestata Questa tipologia di Smartcard riporta stampato sul fronte della carta stessa le informazioni anagrafiche dell operatore al quale è stata assegnata - Carta Non Intestata Questa tipologia di Smartcard non riporta stampato sul fronte della carta stessa le informazioni anagrafiche dell operatore al quale è stata assegnata, ma riporta le informazioni della struttura (studio medico) alla quale appartiene l operatore a cui tale carta è stata assegnata. Questo tipo di carta si presta per i casi ove vi è una frequente turn over di personale a parità di mansione e operatività nel CRS-SISS. La richiesta di Smartcard per il personale di studio può essere effettuata anche in un momento successivo alla registrazione dell adesione da parte del medico. Nel caso in cui più medici appartenenti ad una Forma Associativa, condividano la collaborazione con un assistente di studio, la richiesta della Smartcard per il suddetto assistente dovrà essere effettuata da un solo medico. DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 6 di 14

7 L Operatore di PdA, ricevuta dal medico la documentazione sopra elencata, svolge le seguenti attività: identifica il medico controllandone l identità tramite un documento di riconoscimento; inserisce nel sistema il codice del medico, verifica, corregge e completa le informazioni già presenti negli archivi a disposizione dell ASL, sulla base di quanto indicato nel modulo di adesione; verifica i contratti stipulati con la ASL e con il Provider e registra l identità del Provider scelto dal medico; ritira il modulo di adesione firmato dal medico; conferma l adesione del medico al SISS Alla conferma dell adesione vengono attivate dal PdA tutte le attività volte a rendere operativo il medico ovvero: Produzione della Smartcard del medico Generazione del certificato di firma digitale del medico Predisposizione dei codici di sicurezza della Smartcard del medico (codici PIN e PUK) Attivazione del Provider Predisposizione del piano di formazione Attivazione Smartcard Scopo del processo è ritirare le Smartcard richieste all atto della registrazione dell adesione, (la propria Smartcard ed eventualmente quelle del personale di studio) e renderle operative per la fruizione dei servizi CRS-SISS. Sulla base delle informazioni fornite attraverso il Modulo di Adesione nel processo di Registrazione dell Adesione (cfr.) il medico riceve tramite servizi postali una busta, per ogni smart card richiesta, contenente i relativi codici di sicurezza (codice PIN e PUK). Alle Smartcard del medico sono associate due coppie di codici PIN e PUK, una coppia per l autenticazione in rete ed una coppia per eseguire la firma digitale; alla Smartcard per il personale di studio è associata solo la coppia di codici necessaria all autenticazione in rete. A questo punto il medico si reca al PdA di riferimento (vedi Nota 2 par. Registrazione dell Adesione) con le buste ricevute al fine di svolgere il processo di attivazione della propria Smartcard e delle eventuali Smartcard richieste per il personale di studio. Tutte le Smartcard richieste dal medico all atto della registrazione dell adesione, sono presso il PdA di riferimento. DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 7 di 14

8 Presso il PdA vengono svolte le seguenti attività: Riconoscimento del medico tramite la presentazione di un documento di identità Consegna della Smartcard al medico Attivazione della Smartcard del medico Lo svolgimento di questa attività richiede al medico l esecuzione di una serie di operazioni (e.g. inserimento Smartcard in apposito lettore, ecc.) che vengono svolte con l assistenza del personale del PdA. Durante questa attività il medico dovrà digitare i propri codici di sicurezza ricevuti. Al termine delle attività sopraesposte, l operatore del PdA richiede al medico la firma di un modulo di registrazione; tale modulo ha il valore di certificazione dell avvenuto ritiro ed attivazione della Smartcard assegnata al medico. La Smartcard attivata e consegnata al medico è a questo punto operativa e può essere utilizzata per la fruizione delle funzionalità previste da parte del progetto CRS-SISS. Per l attivazione della propria Smartcard, il personale di studio esegue la medesima procedura descritta per il medico. Nota 3: I codici PIN associati ad ogni carta, potranno successivamente essere modificati presso una qualsiasi postazione di lavoro CRS-SISS (PdL). Nota 4: Nel caso di smarrimento/dimenticanza del codice PIN, tramite un apposita funzionalità CRS-SISS è possibile, introducendo il codice PUK, inserire un nuovo codice PIN. Nel caso di smarrimento/dimenticanza della coppia PIN e PUK, la persona a cui è stata assegnata la Smartcard deve recarsi al proprio PdA di riferimento per la richiesta di una nuova Smartcard Predisposizione della stazione di lavoro Scopo del processo è predisporre la postazione di lavoro del medico alla fruizione dei servizi CRS- SISS. A seguito dell esecuzione del processo d attivazione Smartcard, il Provider con cui il medico ha stipulato il contratto, provvederà ad eseguire tutte le installazioni e/o aggiornamenti di apparati di rete, hardware e software necessari al fine di rendere operativa la postazione del medico ed inserirla nel circuito CRS-SISS Formazione Scopo del processo è erogare al medico la formazione lui necessario per l utilizzo dei servizi resi disponibili dal CRS-SISS. DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 8 di 14

9 Con la compilazione del modulo di adesione il medico indica il proprio livello di conoscenza/utilizzo di strumenti informatici in generale e più specificamente di Internet e Posta Elettronica. Ciò permette di predisporre un piano di formazione idoneo al medico aderente che si articola su due filoni distinti: 1. formazione informatica di base, erogata direttamente dal Provider ; 2. formazione per la conoscenza e l utilizzo dei servizi CRS-SISS. DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 9 di 14

10 2.2 PROCESSO DI SOSPENSIONE O REVOCA I processi finora descritti permettono al medico di operare con il circuito CRS-SISS. Vengono ora illustrati i processi che permettono di sospendere temporaneamente o definitivamente l uso dei servizi CRS-SISS da parte di una Smartcard o di un Medico. In dettaglio i processi sono: la sospensione dei certificati: i certificati sono rilasciati da una Certification Authority (di seguito denominata CA) e memorizzati sulla Smartcard del medico per permettergli di cifrare e firmare in modo digitale documenti, prescrizioni e referti. Questo processo, meglio dettagliato in seguito, permette di bloccare l uso della carta come strumento di firma. (E suggerito nel caso in cui, ad esempio il medico sospetti di aver smarrito la propria carta e vuole evitare la possibilità di un uso improprio della medesima). la revoca della carta: questo processo annulla definitivamente la validità della carta ed è da attivarsi in caso di smarrimento della carta o dei codici di sicurezza, di furto, danneggiamento, etc. la revoca dell adesione al CRS-SISS : questo processo chiude definitivamente l adesione al CRS-SISS ed è da utilizzarsi nel caso per es: di cessata attività come medico. Il processo di sospensione dei certificati è reversibile per cui è prevista la possibilità di annullamento della sospensione, così come, a fronte di una revoca di Smartcard può essere prevista la remissione di una nuova carta. Nei paragrafi che seguono vengono meglio dettagliati i casi di utilizzo e le modalità operative previste per i processi sopra elencati Sospensione dei certificati La sospensione è l operazione con cui la CA revoca la validità del certificato. La sospensione è temporanea e reversibile e può evolvere in una revoca definitiva o in un annullamento della sospensione stessa e contemporanea riattivazione del certificato. Le cause principali per la sospensione di un certificato, strettamente legate alla Smartcard, sono: sospetto smarrimento, furto, smarrimento dei codici PIN e PUK. Il medico che vuole sospendere il dispositivo di firma, può chiamare il servizio di help-desk messo a disposizione dal proprio Provider per richiedere la sospensione del certificato. Per garantire l identità del medico chiamante, l impiegato di help desk: richiede nome cognome; richiede la chiave segreta personale di sospensione dei certificati (tale chiave è definita dal medico stesso durante la fase di attivazione della propria Smartcard); apre la richiesta di intervento immediato. Nel caso in cui il medico non ricordi la chiave segreta personale di sospensione dei certificati, l impiegato di help desk cerca di assicurarsi comunque dell identità del medico seguendo la procedura operativa prevista dalla CA. DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 10 di 14

11 La richiesta di sospensione viene inoltrata alla CA dal servizio di Help Desk che notifica al medico tramite l avvenuto inoltro della sua richiesta. Quando la richiesta è evasa il medico ne riceve notifica tramite comunicazione via posta elettronica. Il certificato così sospeso rimane tale fino a quando il medico non annulla la sospensione o la tramuta in revoca della Smartcard Annullamento della sospensione dei certificati Per l annullamento della sospensione sono previste le stesse modalità operative descritte per la sospensione dei certificati: l impiegato di Help desk registra la richiesta di annullamento congiuntamente all identità del titolare/richiedente ed alla motivazione dell annullamento sospensione, ed inoltra la richiesta alla CA. Sarà onere di quest ultima contattare il medico, ai numeri di riferimento registrati sul modulo di adesione, per verificare l autenticità della richiesta Gestione della revoca della Smartcard e sua eventuale riemissione L operazione di revoca rende irreversibilmente inutilizzabile la Smartcard. I principali eventi che possono indurre il medico a richiedere la revoca della propria Smartcard sono: smarrimento/furto danneggiamento/usura dati anagrafici impressi sulla Smartcard errati La richiesta di revoca deve essere effettuata dal medico, presso il proprio PdA. L impiegato di PdA: riconosce il medico tramite un documento che ne certifichi l identità, consegna al medico il modulo di richiesta revoca da compilare e firmare. Nel caso specifico di smarrimento/furto l impiegato di PdA richiede al medico anche il documento di denuncia effettuata presso le autorità competenti. In tutti gli altri casi l impiegato di PdA ritira la Smartcard e, in ogni caso, inoltra immediatamente la richiesta di revoca al servizio preposto. Nella maggior parte dei casi sopra elencati la richiesta di revoca innesca automaticamente anche il processo di riemissione. Il medico riceverà i nuovi codici segreti e si dovrà recare al PdA di riferimento per eseguire il processo di attivazione Smartcard Revoca dell Adesione al CRS-SISS Qualora il medico decidesse o fosse impossibilitato a continuare ad usufruire dei servizi del CRS- SISS il medico revoca definitivamente la propria adesione al CRS-SISS e rescinde i contratti stipulati con ASL e Provider. Per tutti i casi in cui è possibile, il medico si reca al PdA di riferimento ed effettua la richiesta di revoca dell adesione al CRS-SISS riconsegnando la propria Smartcard e le eventuali Smartcard nominative/non nominative richieste. DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 11 di 14

12 3 ALLEGATO 1 MODULO DI ADESIONE MODULO DI ADESIONE UTENTI MMG/PLS (MED - MOD A) Dati Anagrafici Utente: Cognome Nome Sesso Codice Fiscale F M Data di nascita Comune di nascita Provincia di nascita Nazione di nascita Qualifica Operatore MMG PLS Codice Regionale Informazioni per invio PIN carta: Indirizzo Num. civico Città Provincia CAP Recapito Telefonico Orari reperibilità per Contatti Telefonici TEL Bisogni formativi: Livello conoscenza informatica SI Medio SI Utilizzo di posta elettronica e livello di conoscenza NO NO Medio Utilizzo di Internet e livello di conoscenza Medio Informazioni tecniche: Caratteristiche della stazione di lavoro di studio in uso Hardware: Processore RAM Software: Sistema Operativo N Porte USB Software di Cartella Clinica Scheda Ethernet SI NO Lettore di CD SI NO Provider DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 12 di 14

13 Forniture richieste: Dati della/e postazioni di lavoro : N 1) AMBULATORIO COMUNALE TIPO Studio STUDIO PRIVATO ALTRO.. Indirizzo Studio N.Civ Città Prov CAP TEL Studio Orari disponibilità contatti telefonici N 1) TIPO Studio AMBULATORIO COMUNALE STUDIO PRIVATO ALTRO.. Indirizzo Studio N.Civ Città Prov CAP TEL Studio Orari disponibilità contatti telefonici N 2) TIPO Studio AMBULATORIO COMUNALE STUDIO PRIVATO ALTRO.. Indirizzo Studio N.Civ Città Prov CAP TEL Studio Orari disponibilità contatti telefonici N 3) TIPO Studio AMBULATORIO COMUNALE STUDIO PRIVATO ALTRO.. Indirizzo Studio N.Civ Città Prov CAP TEL Studio Orari disponibilità contatti telefonici N 4) TIPO Studio AMBULATORIO COMUNALE STUDIO PRIVATO ALTRO.. Indirizzo Studio N.Civ Città Prov CAP TEL Studio Orari disponibilità contatti telefonici N 5) TIPO Studio AMBULATORIO COMUNALE STUDIO PRIVATO ALTRO.. Indirizzo Studio N.Civ Città Prov CAP TEL Studio Orari disponibilità contatti telefonici Data Firma DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 13 di 14

14 MODULO RICHIESTA CARTE PER PERSONALE DI STUDIO DI MMG/PLS (MED - MOD B) Dati Anagrafici richiedente: Cognome Nome Codice Fiscale Richiesta di Carta Intestata per Assistente di Studio Dati Anagrafici Assistente di Studio: Cognome Nome Sesso F M Codice Fiscale Data di nascita Comune di nascita Provincia di nascita Nazione di nascita Bisogni formativi: Livello conoscenza informatica SI Medio SI Utilizzo di posta elettronica e livello di conoscenza NO NO Medio Utilizzo di Internet e livello di conoscenza Medio Carta Non Intestata Per Personale di Studio Richieste: SI NO Numero di Carte Non Intestate Richieste: N.. Bisogni formativi(*) : Livello conoscenza Utilizzo di posta elettronica e livello informatica di conoscenza SI Medio SI NO NO Medio (*) indicare il livello di conoscenza medio tra gli utilizzatori della carta Data Firma Utilizzo di conoscenza Medio Internet e livello di Nota : Il presente modulo (MED - MOD B) può essere usato anche singolarmente Segnalibro FineDoc Non Cancellare DC-AP-MEDBA#02, V01, Pagina 14 di 14