MANUALE D USO. HI-TECH P. S. C. S.r.l. V.le Mazzini, Abbiategrasso (MI) - Tel 02/ Fax 02/

Transcript

1 MANUALE D USO

2 1 CENNI SULL UTILIZZO DEL MANUALE FUNZIONI GENERALI CAMPI GIALLI AGGIUNGI SEGNALAZIONE DI ERRORI RICERCHE INTERROGAZIONE DATI VISUALIZZA MODIFICA DATI ANNULLA ELIMINA STAMPA UTILITA SALVATAGGI GESTIONE UTENTI DISALLOCAZIONE RECORD DATI DI BASE ANAGRAFICA DATI STUDIO ANAGRAFICA PROPRIETA ANAGRAFICA NAZIONI ANAGRAFICA CITTADINANZE ANAGRAFICA BANCHE ANAGRAFICA TIPI PAGAMENTO ANAGRAFICA CODICI IVA ANAGRAFICA PROVINCE ANAGRAFICA COMPAGNIE ASSICURATIVE ANAGRAFICA TIPO IMMOBILE ANAGRAFICA TIPO RISCALDAMENTO ANAGRAFICA TIPO DESTINAZIONE ANAGRAFICA TABELLE MILLESIMALI GENERALI ANAGRAFICA TITOLI DI SPESA GENERALI ANAGRAFICA TIPO CONTRATTI D AFFITTO ANAGRAFICA PARAMETRI F TIPO DOCUMENTO CESSIONE DI FABBRICATO TIPO DOCUMENTONTO LIBARATORIA PRIVACY TIPO DOCUMENTO DIPOSITO CAUZIONALE TIPO DOCUMENTO VERBALE DI CONSEGNA U.I TIPO DOCUMENTO VOLTURA UTENZE TIPO DOCUMENTO RICONSEGNA U.I TIPO DOCUMENTO RICONSEGNA CUAZIONE...21

3 3.24 TIPO DOCUMENTO DISDETTA CONTRATTO TIPO DOUCMENTO LETTERA D INCARICO GESTIONE CONDOMINI E AFFITTI INSERIMENTO CONDOMINIO/UNITA IMMOBILIARI/CONTRATTI INSERIMENTO CONDOMINI INSERIMENTO AFFITTI ANAGRAFICA INQUILINO/CONDUTTORE ANAGRAFICA TABELLE MILLESIMALI CONDOMINIO ANAGRAFICA TITOLI DI SPESA CONDOMINIO RIPARTIZIONE TABELLE MILLESIMALI SU UNITA IMMOBILIARI SITUAZIONE RIPARTIZIONE COMPETENZE GESTIONE PREVENTIVI CONFERMA DEL PREVENTIVO GESTIONE SALDI ESERCIZIO PRECEDENTE GESTIONE SCADENZA RATE/STAMPA RATE CHIUSURE/RIAPERTURE DELIBERA ANAGRAFICA ISTAT VISUALIZZA/MODIFICA/STAMPA CONTRATTI GESTIONE CONFERMA/STAMPA BOLLETTE ADEGUAMENTI ISTAT STAMPA PROSPETTO INCASSI INTERROGAZIONE STORICO ISTAT/STAMPA ADEGUAMENTI SCADENZIARIO CONTRATTI/CHIUSURE ANTICIPATE REGISTRAZIONE DANNI AGGIORNAMENTO MOROSITA REGISTRAZIONE NUMERO CONTRATTO GESTIONE INCASSI PRESENTAZIONE DISCO M.A.V PER ELIMINARE GLI EFFETTI DALLA DISTINTA: PER ELIMINARE LA DISTINTA: PRESENTAZIONE DELLA DISTINTA: PER ANNULLARE LA PRESENTAZIONE DISTINTA: INCASSO RATE DA M.A.V PER RIPRISTINARE L INCASSO: REGISTRAZIONE DEGLI INSOLUTI: PER RIPRISTINARE L INSOLUTO: INCASSO RATE/SCADENZIARIO GESTIONE FORNITORI...46

4 6.1 ANAGRAFICA FORNITORI REGISTRAZIONE DOCUMENTI FORNITORE PAGAMENTO FATTURE/SCADENZIARIO GESTIONE STUDIO ANAGRAFICA CLIENTI ANAGRAFICA RIGA DOCUMENTO ANAGRAFICA TIPO PRESTAZIONE ANAGRAFICA UNITA DI MISURA FATTURAZIONE PROFORMA/FATTURAZIONE IN CASO DI ERRORE NELLA FATTURAZIONE FATTURAZIONE DA FATTURE PROFORMA MANUALI GESTIONE MANUALE FATTURE PROFORMA/FATTURE PER INSERIRE LE NOTE PER ELIMINARE LE RIGHE DI FATTURA INCASSO COMPETENZE...54

5 1 CENNI SULL UTILIZZO DEL MANUALE Per ogni videata di inserimento/interrogazione dati saranno illustrate le modalità di utilizzo. Dove necessario, nella sezione Descrizione campi, sarà spiegato il significato dei singoli campi di inserimento. I NOTA BENE, evidenziati dal carattere sottolineato, indicheranno eventuali particolarità o interazioni con altre parti del software. 2 FUNZIONI GENERALI Nel presente capitolo sono descritte tutte le funzionalità comuni alle videate di inserimento ed interrogazione dati. I casi particolari saranno descritti nelle sezioni riguardanti ciascun modulo della procedura. NB: Alcuni archivi (es. Tipo Immobile) contengono dati preimpostati. Tali dati hanno codici che partono da 99 e seguono in senso decrescente. Quando l utente aggiornerà tali archivi utilizzerà codici che partono da 1 a seguire in senso crescente. I codici preimpostati non possono essere in nessun caso modificati. 2.1 CAMPI GIALLI I campi gialli sono legati ad uno specifico archivio del database. Solo i codici presenti in tale archivio possono essere inseriti nel campo. La descrizione apparirà sulla destra del campo giallo (es. ITA corrisponde alla decodifica ITALIA). Utilizzo del campo giallo: Cliccare nel campo con il tasto destro del mouse: verrà aperta una griglia con l elenco di tutti i dati presenti in archivio. Ricercare il dato desiderato e selezionarlo con il mouse dalla griglia: il codice verrà visualizzato automaticamente nel campo giallo.

6 NB: Inserendo un codice nel campo giallo verrà proposta la descrizione sulla destra del campo stesso. La mancata visualizzazione della descrizione del codice indica che il dato non esiste in archivio. Il controllo è utile soprattutto nel caso si inserisca il codice a tastiera, senza sfruttare la funzione di ricerca AGGIUNGI Se il dato da inserire nel campo giallo non esiste in archivio possiamo aggiungerlo direttamente utilizzando il tasto AGGIUNGI. Utilizzo del tasto AGGIUNGI : Cliccare nel campo con il tasto destro del mouse: verrà aperta una griglia con l elenco di tutti i dati presenti in archivio. Premere il tasto AGGIUNGI : verrà aperta in automatico la videata d inserimento dati dell archivio in cui stiamo effettuando la ricerca. 2.2 SEGNALAZIONE DI ERRORI Segnalazioni di errore o omissione nella compilazione dei campi. Eventuali errori od omissioni in fase di compilazione delle videate, verranno segnalati alla selezione del tasto OK : Lista di errori ed omissioni. Colorazione de campi interessati: o Con colorazione verde : campi bianchi ad inserimento libero. o Con colorazione blu: campi gialli ad inserimento obbligato.

7 2.3 RICERCHE Ciccando sul tasto RICERCA si aprirà una griglia con l elenco dei dati presenti nell archivio di riferimento della videata. Videata di ricerca con l elenco dei dati in archivio. Sotto la griglia troviamo i campi filtro. Campi filtro: Sotto la griglia in corrispondenza di ogni colonna, sono presenti campi che permettono di filtrare i dati. Inserendo il dato o parte del dato desiderato ed inviando (con la tastiera), saranno visualizzati in griglia solo i codici corrispondenti ai criteri impostati. Ordine dati: I dati in griglia possono essere ordinati in senso crescente o decrescente ciccando sulle freccette colorate sopra ogni campo filtro: Rosso: decrescente. Verde: crescente. Ordine delle colonne in griglia: Le colonne in griglia possono essere ordinate secondo le nostre preferenze. In corrispondenza di ogni colonna abbiamo un campo a tendina in cui è selezionato il nome della colonna. Aprendo il campo a tendina e selezionando una diversa opzione la colonna presente cambierà di posto con la nuova colonna selezionata.

8 Situazione iniziale ordinamento colonne: la prima colonna è Proprietario indicata nel corrispondente campo a tendina. Nel campo a tendina abbiamo selezionato la voce "Locaità". Come si vede le colonne "Proprietario" e "Ragione Sociale" hanno scambiato la propria posizione in gliglia. NB: l impostazione dell ordine colonne e dati in griglia viene salvata per il profilo utente con cui si è effettuato l accesso al software. 2.4 INTERROGAZIONE DATI Richiamare il dato utilizzando le ricerche: tutti i riferimenti verranno visualizzati nei rispettivi campi. NB: In fase di interrogazione dati non è possibile apportare modifiche. 2.5 VISUALIZZA Inserendo a tastiera il codice (e se lo prevede la videata l anno), è possibile interrogare direttamente i dati premendo il tasto VISUALIZZA.

9 2.6 MODIFICA DATI Richiamare il dato utilizzando le ricerche o il tasto VISUALIZZA : tutti i riferimenti saranno proposti nei rispettivi campi. Premere il tasto MODIFICA : verranno abilitati tutti i campi di inserimento. Apportare le modifiche desiderate e premere il tasto OK per salvare in archivio. NB: I campi non attivati dal tasto MODIFICA non possono essere modificati dall utente. 2.7 ANNULLA Per annullare l operazione in corso premere il tasto ANNULLA : la videata sarà riportata alla situazione di apertura. 2.8 ELIMINA Richiamare il dato utilizzando le ricerche o il tasto VISUALIZZA. Premere il tasto ELIMINA. Premere il tasto OK per confermare l eliminazione del dato. NB: I dati eliminati saranno elencati nelle rispettive griglie di ricerca selezionando l opzione Visualizza annullati. In nessun caso potranno essere recuperati. NB: Il software non consente di eliminare dati anagrafici già utilizzati dall utente. (Es. nel caso sia stata emessa una fattura del cliente Rossi cod. 1, il software non permetterà di eliminarlo dall anagrafica fornitori). 2.9 STAMPA Premere il tasto STAMPA : verrà proposta una griglia con l elenco dei dati in archivio.

10 Ricercare il dato sfruttando i campi di ricerca. NB: La differenza con le videate di ricerca è la presenza del doppio campo filtro per ogni colonna che permette di selezionare gruppi di dati. Individuati i dati selezionare nel campo Formato il tipo di stampa. Selezionare la stampante e il numero di copie. Premere il tasto ANTEPRIMA per la visualizzazione in video o il tasto OK per stampa su carta. NB: verranno stampati solo i dati visualizzati in griglia. NB: l impostazione del formato di stampa e della stampante viene salvata per il profilo utente con cui si è effettuato l accesso al software UTILITA Videata di apertura con il menù utilità SALVATAGGI Salvataggi del Database.

11 Per effettuare il salvataggio del database selezionare il tasto SALVATAGGI nel menù UTILITA : il software si chiuderà automaticamente creando un file zip di salvataggio nella directory impostata dall amministratore (Default: C.\Programmi\Hi-Tech PSC\Eclipse\Backup\. NB: se il software è utilizzato in rete, tutti gli utenti clients dovranno uscire dal software prima di effettuare il salvataggio. Il software indicherà alla selezione dell opzione SALVATAGGI se ci sono utenti ancora collegati. NB: Si consiglia di effettuare i salvataggi del database su un supporto esterno al PC (HD esterno, Altra macchina ecc.) GESTIONE UTENTI Inserimento dei profili utenti di ingresso al software. Consente di impostare diversi profili utenti per l utilizzo del software. L amministratore ha la facoltà di selezionare voci di menù il cui utilizzo deve essere inibito al profilo che si sta definendo: Inserire il profilo utente e la password. Selezionare nella lista dei menù tutte le voci che devono essere disabilitate per il profilo che si sta definendo.

12 Premere il tasto INSERISCI/VARIA/ATTIVA UTENTE per attivare il nuovo profilo DISALLOCAZIONE RECORD Disallocazione Record. Eventuali cadute di linea durante l utilizzo del software potrebbe provocare il blocco degli archivi che si stavano utilizzando in corrispondenza dell evento. In questo caso è necessario effettuare una disallocazione del record per poter continuare a lavorare. Prima di effettuare la disallocazione dei record è indispensabile far uscire dal software tutti i clients collegati. Sarà il software alla selezione dell opzione DISALLOCAZIONE RECORD ha informarci attraverso un messaggio se esistono utenti collegati al server. 3 DATI DI BASE Il modulo contiene tutti gli archivi indispensabili all utilizzo dell intera procedura. 3.1 ANAGRAFICA DATI STUDIO L anagrafica dati studio viene compilata automaticamente all attivazione del software. Potrà essere interrogata e modificata. (I dati dello studio saranno stampati automaticamente dove necessario sui documenti).

13 3.2 ANAGRAFICA PROPRIETA L archivio contiene i proprietari degli immobili presenti nei condomini da noi gestiti. L archivio è generale e non è legato ad alcun condominio. Il proprietario sarà legato al condominio in cui è presente l immobile in fase di gestione. Questo facilita la gestione, in quanto potremo inserire una sola volta il proprietari che possiedono immobili in diversi condomini da noi gestiti. Anagrafica proprietà. Inserimento Premere il tasto NUOVO : verrà inserito in automatico il codice progressivo. Compilare la descrizione. Premere il tasto OK per salvare in archivio. 3.3 ANAGRAFICA NAZIONI Inserimento: Inserire il codice manualmente. Premere il tasto NUOVO. Inserire la descrizione e premere il tasto OK per salvare in archivio.

14 3.4 ANAGRAFICA CITTADINANZE Inserimento: Inserire il codice manualmente. Premere il tasto NUOVO. Inserire la descrizione e premere il tasto OK per salvare in archivio. 3.5 ANAGRAFICA BANCHE Anagrafica banche. Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verrà assegnato in automatico il codice progressivo. Compilare i campi e premere il tasto OK per salvare in archivio. Descrizione campi: Codice SIA: inserire il codice che ogni banca assegna alle imprese per la presentazione effetti su supporto magnetico. Spese d incasso: inserire il valore delle spese d incasso da ricaricare sulle bollette Spese per insoluto: inserire le spese di insoluto da ricaricare sulle bollette in caso di mancato pagamento.

15 3.6 ANAGRAFICA TIPI PAGAMENTO Anagrafica tipi pagamento. Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verrà inserito in automatico il codice progressivo. Compilare il campo Descrizione e Giorni scadenza e premere il tasto OK per salvare in archivio. Descrizione campi: Giorni di scadenza: Indica le rate del pagamento. (massimo 6 rate). NB: le rate del pagamento devono essere specificate interamente in modo progressivo. Es. per pagamento a 30, 60, 120 gg, dovrò digitare i numeri 30, 60 e 120 rispettivamente nei primi tre campi. 3.7 ANAGRAFICA CODICI IVA Anagrafica codici IVA. Inserimento: Inserire il codice manualmente e premere il tasto NUOVO.

16 Compilare i campi e premere il tasto OK per salvare in archivio. Descrizione campi: Esente: Indicare il codice S se articolo esenzione IVA, N in caso contrario. 3.8 ANAGRAFICA PROVINCE Inserimento: Inserire manualmente il codice della provincia. Premere il tasto NUOVO ed inserire la descrizione. Premere il tasto OK per salvare in archivio. 3.9 ANAGRAFICA COMPAGNIE ASSICURATIVE Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verrà inserito in automatico il codice progressivo. Compilare i campi. Premere il tasto OK per salvare in archivio ANAGRAFICA TIPO IMMOBILE L archivio contiene l indicazione del tipo di immobile: monoblocco, multiblocco, ecc. Inserimento: Premere il tasto NUOVO : sarà inserito in automatico il codice progressivo.

17 Compilare la descrizione. Premere il tasto OK per salvare in archivio ANAGRAFICA TIPO RISCALDAMENTO Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verrà inserito in automatico il codice progressivo. Compilare la descrizione. Premere il tasto OK per salvare in archivio ANAGRAFICA TIPO DESTINAZIONE L archivio contiene le destinazioni d uso dell immobile: alloggio, box, commerciale ecc. Inserimento: Premere il tasto NUOVO : sarà inserito in automatico il codice progressivo. Compilare la descrizione. Premere il tasto OK per salvare in archivio ANAGRAFICA TABELLE MILLESIMALI GENERALI Anagrafica tabelle millesimali generali.

18 Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verrà inserito in automatico il codice progressivo. Compilare i campi e premere il tasto OK per salvare in archivio Descrizione campi: Valore: Indica il valore totale della tabella da dividere tra i condomini. Competenza tabella: indica a chi competono i costi di riferimento della tabella (Proprietario, Inquilino) ANAGRAFICA TITOLI DI SPESA GENERALI Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verrà inserito in automatico il codice progressivo. Compilare la descrizione. Premere il tasto OK per salvare in archivio ANAGRAFICA TIPO CONTRATTI D AFFITTO La funzione permette di creare le matrici dei contratti necessari alla gestione. La matrice conterrà campi generici che verranno sostituiti automaticamente con i dati specifici del singolo contratto. Anagrafica tipo contratto d affitto

19 Premendo il tasto NUOVO sarà assegnato automaticamente il codice progressivo. Saranno inoltre aperti una videata con le informazioni utili alla creazione del contratto e un documento Microsoft Word come nella figura che segue. Inserire i codici dei documenti che dovranno essere elaborati con il contratto in creazione. Inserimento tipo contratto Come creare un contratto: Nel documento Word andrò a digitare il testo del contratto e nei punti in cui dovranno essere inseriti dati specifici dei singoli contratti, dovrò semplicemente individuare il campo che riporta il dato sulla videata Informazioni trascinabili in documento Word e tenendo cliccato con in tasto SX del mouse trascinarlo nel documento Word. Tali campi generici, alla creazione di un contratto di locazione, saranno sostituiti automaticamente con i dati specifici ANAGRAFICA PARAMETRI F23 Anagrafica parametri F23

20 Inserimento: Premere il tasto NUOVO : sarà assegnato automaticamente il codice progressivo. Compilare i campi con i valori percentuali o monetari che interessano il parametro. NB: Dobbiamo inserire il parametro con tutti i diversi valori possibili, sarà il software che provvederà al riconoscimento della tipologia di F23 (primo anno, anni successivi ecc.) TIPO DOCUMENTO CESSIONE DI FABBRICATO Seguire il procedimento per la creazione Tipo di contratto (Par Come creare un contratto) TIPO DOCUMENTONTO LIBARATORIA PRIVACY Seguire il procedimento per la creazione Tipo di contratto (Par Come creare un contratto) TIPO DOCUMENTO DIPOSITO CAUZIONALE Seguire il procedimento per la creazione Tipo di contratto (Par Come creare un contratto) TIPO DOCUMENTO VERBALE DI CONSEGNA U.I. Seguire il procedimento per la creazione Tipo di contratto (Par Come creare un contratto) TIPO DOCUMENTO VOLTURA UTENZE Seguire il procedimento per la creazione Tipo di contratto (Par Come creare un contratto).

21 3.22 TIPO DOCUMENTO RICONSEGNA U.I. Seguire il procedimento per la creazione Tipo di contratto (Par Come creare un contratto) TIPO DOCUMENTO RICONSEGNA CUAZIONE Seguire il procedimento per la creazione Tipo di contratto (Par Come creare un contratto) TIPO DOCUMENTO DISDETTA CONTRATTO Seguire il procedimento per la creazione Tipo di contratto (Par Come creare un contratto) TIPO DOUCMENTO LETTERA D INCARICO Seguire il procedimento per la creazione Tipo di contratto (Par Come creare un contratto). 4 GESTIONE CONDOMINI E AFFITTI 4.1 INSERIMENTO CONDOMINIO/UNITA IMMOBILIARI/CONTRATTI INSERIMENTO CONDOMINI L anagrafica condomini si compone di due parti: 1. Dati anagrafici del condominio 2. Gestione Unità immobiliari, Accessi pedonali, accessi carrai, polizze assicurative.

22 Inserimento condominio - Videata di apertura per inserimento dati anagrafici INSERIMENTO DATI ANAGRAFICI CONDOMINI Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verrà inserito in automatico il codice progressivo. Compilare i campi e premere il tasto OK : verrà chiesto se si desidera gestire subito le unità immobiliari, passi pedonali, passi carrai e polizze assicurative. Inserimento condominio - Messaggio in cui ci viene chiesto se desideriamo effettuare subito la gestione del condominio.

23 Descrizione campi: Tipo immobile: Indica la tipologia dell immobile (Monoblocco, multiblocco ecc.). Banca d appoggio: indica la banca su cui verranno appoggiati i pagamenti per la gestione del condominio. Impianti ascensore: indica se esistono impianti ascensore nel condominio. Se inseriamo il codice S, si attiveranno i campi per l inserimento della matricola degli impianti (fino a 6). Inserendo il numero degli impianti esistenti nello stabile resteranno attivi un numero di campi matricola corrispondenti GESTIONE UNITA IMMOBILIARI, PASSI PEDONALI, PASSI CARRAI E POLIZZE ASSICURATIVE. Inserimento condominio - Gestione del condominio. Scegliendo di gestire subito il condominio, verranno visualizzate nella parte bassa della videata le quattro sezioni con i rispettivi tasti: 1. Unità immobiliari. 2. Accessi pedonali. 3. Accessi carrai.

24 4. Polizze assicurative. Per poter effettuare l inserimento nelle diverse sezioni, selezionare il rispettivo tasto a lato che apre la videata specifica. Inserimento Unità immobiliari: Anagrafica Unità immobiliari. All apertura saranno visualizzati negli appositi campi i riferimenti del condominio. Inserire il proprietario e tutti i riferimenti dell unità immobiliare. Nel campo Tipologia condomino inserire se proprietario o inquilino: o Proprietario: verranno riportati tutti i riferimenti negli appositi campi. o Inquilino: verrà attivato il campo dove inserire il codice dell inquilino dell unità immobiliare visualizzando tutti i riferimenti negli appositi campi. Premere il tasto OK per riportare il dato nell apposita griglia in Anagrafica condomini.

25 Inserimento accessi pedonali: Anagrafica accessi pedonali. All apertura verrà riportato il codice del condominio. Inserire la descrizione dell accesso pedonale ed indicare se ha apertura automatica. Premere il tasto OK per riportare il dato nell apposita griglia in Anagrafica condomini. Inserimento accessi carrai: Anagrafica accessi carrai. All apertura verrà riportato il codice del condominio. Inserire la descrizione, l eventuale autorizzazione sosta, indicare i metri lineari dell accesso e se è ad apertura automatica. Premere il tasto OK per riportare il dato nell apposita griglia in Anagrafica condomini.

26 I nserimento polizze assicurative: Anagrafica polizze assicurative All apertura verrà riportato il codice del condominio. Inserire il numero di polizza e premere il tasto NUOVO. Compilare gli altri campi e premere il tasto OK per salvare in archivio INSERIMENTO AFFITTI Selezion are il tasto GESTIONE AFFITTI nella parte bassa della videata Inserimento Affitti - Videata di apertura per inserimento dati anagrafici.

27 INSERIMENTO DATI ANAGRAFICI DEL CONDOMINIO Inserimento: Premere il tasto NUOVO : vsarà inserito in automatico il codice progressivo. Compilare i campi e premere il tasto OK : sarà chiesto se si desidera gestire subito le unità immobiliari Inserimento affitti - Messaggio in cui ci viene chiesto se desideriamo effettuare subito la gestione del condominio. Inserimento Unità immobiliari: Anagrafica Unità immobiliari. HI-TECH P. S. C. S.r.l. V.le Mazzini, Abbiategrasso (MI) - Tel 02/ Fax 02/

28 All apertura saranno visualizzati negli appositi campi i riferimenti del condominio. Inserire il proprietario e tutti i riferimenti dell unità immobiliare. Nel campo Tipologia condomino inserire se proprietario o inquilino: o Proprietario: verranno riportati tutti i riferimenti negli campi. appositi o Inquilino: verrà attivato il campo dove inserire il codice dell inquilino dell unità immobiliare visualizzando tutti i riferimenti negli appositi campi. Premere il tasto OK per riportare il dato nell apposita griglia in Anagrafica condomini. 4.2 ANAGRAFICA INQUILINO/CONDUTTORE Anagrafica inquilini. L anagrafica inquilini a differenza di quella dei proprietari viene legata al condominio. Inserimento: Inserire il codice condominio e premere il tasto NUOVO : verrà assegnato in automatico il codice progressivo. Compilare i campi e premere il tasto OK per salvare in archivio.

29 NB: la sezione Indirizzo per destinazione diversa documentazione ha lo scopo di indicare un indirizzo a cui recapitare la documentazione relativa all immobile. Questo indirizzo verrà stampato in automatico sulle bollette di pagamento delle rate. 4.3 ANAGRAFICA TABELLE MILLESIMALI CONDOMINIO Anagrafica tabelle millesimali condominio. Attraverso questa videata andiamo a definire i valori totali delle varie tabelle dello stabile da ripartire successivamente tra i condomini. Inserimento: Inserire il codice del condominio e della tabella millesimale e premere il tasto NUOVO : verrà proposto il valore totale impostato nella tabella millesimale generale. Inserire il valore totale della tabella del condominio se diverso da quello impostato nelle tabelle generali. il tasto OK per salvare in archivio.

30 4.4 ANAGRAFICA TITOLI DI SPESA CONDOMINIO Anagrafica titoli di spesa condomini. Inserimento: Inserire il condominio, la tabella millesimale di riferimento della spesa, il titolo di spesa generale e premere il tasto NUOVO. Inserire la descrizione e premere il tasto OK. 4.5 RIPARTIZIONE TABELLE MILLESIMALI SU UNITA IMMOBILIARI Ripartizione tabelle millesimali su unità immobiliare.

31 Inserimento: Inserire il condominio e premere il tasto NUOVO : verranno visualizzate nella tabella ELENCO UNITA IMMOBILIARI tutte le Unità immobiliari legate all immobile. Nella parte bassa della videata inserire il codice dell unità immobiliare e la tabella millesimale da ripartire: verrà proposto nell apposito campo il valore totale da raggiungere con le diverse unità immobiliari. Inserire la quota di pertinenza dell unità immobiliare scelta e premere il tasto IMMETTI : l unità con il proprio valore sarà inserito nella griglia ELENCO QUOTE VALORI UNITA IMMOBILIARI. Continuare con lo stesso procedimento per inserire tutte le unità immobiliari. Premere il tasto OK per salvare le ripartizioni in archivio. NB: Per agevolare l utente ed evitare continue ripetizioni di inserimento, il codice della tabella millesimale scelto viene mantenuto nell apposito campo fino che non ne venga scelto uno diverso. Questo consente di inserire tutte le unità immobiliari per tabella inserendo solo il codice dell unità e la quota di pertinenza. 4.6 SITUAZIONE RIPARTIZIONE COMPETENZE Situazione ripartizione competenze.

32 Questa videata ci permette di verificare la situazione della ripartizione delle competenze in base alle tabelle millesimali del condominio. Selezionando nella griglia superiore il condominio verranno riportate nella griglia in bassa tutti i valori delle tabelle e se esiste un preventivo ed un rendiconto, tutti i valori monetari ripartiti per unità immobiliare. La situazione ripartizione competenze può essere anche stampata scegliendo il formato tra: ripartizione competenze tabelle millesimali, ripartizione competenze preventivo e ripartizione competenze rendiconto. 4.7 GESTIONE PREVENTIVI Gestione preventivi. Inserimento: Inserire il condominio e premere il tasto NUOVO. Inserire il tipo di gestione: se sul condominio è stata attivata il tipo di gestione richiesta saranno inserite in automatico le date del periodo di gestione. Inserire il titolo del preventivo Inserire il numero di rate su cui ricaricare i saldi precedenti. Inserire il titolo di spesa nella parte inferiore della videata: viene proposta la tabella millesimale di pertinenza.

33 Inserire l importo di preventivo e premere il tasto IMMETTI per inserire il dato. Continuare con lo stesso procedimento per inserire l intero preventivo e premere il tasto OK per salvare in archivio Conferma del preventivo richiamare il preventivo attraverso la funzione di ricerca o visualizza. Inserire il codice S nell apposito campo in alto a destra: verrà inserita la data in automatico (la data può essere modificata manualmente). premere il tasto OK per salvare in archivio. 4.8 GESTIONE SALDI ESERCIZIO PRECEDENTE Gestione saldi esercizio precedente. Nella presente videata possono essere gestiti gli eventuali saldi esercizio precedente. NB: i saldi devono essere inseriti manualmente qualora il condominio venga gestito per la prima volta con il software SPHERA.

34 NB: Nella successiva gestione del condominio i saldi verranno aggiornati automaticamente. Inserimento: Inserire il codice condominio ed il tipo di gestione (Ordinaria, Straordinaria). Premere il tasto MODIFICA Ciccare sulla riga da modificare nella colonna totale: sarà possibile inserire direttamente il dato. Premere il tasto OK per salvare in archivio. 4.9 GESTIONE SCADENZA RATE/STAMPA RATE NB: Le rate possono essere gestite dopo la conferma del preventivo. Gestione rate Utilizzo: Premere il tasto RICERCA : nella ricerca verranno elencate per ogni condominio le gestioni attivate. Selezionare il condominio che desideriamo gestire: saranno elencate nella griglia le diverse rate.

35 Premere il tasto MODIFICA. Selezionare nell apposito campo a tendina il numero di rata, inserire la scadenza e premere il tasto CONFERMA SCADENZA RATA. Per le rate dei diversi condomini verrà inserita la scadenza scelta CHIUSURE/RIAPERTURE Chiusure - Aperture Selezionare il condominio. Selezionare se gestione ordinaria o straordinaria: saranno proposte automaticamente le date di inizio e fine periodo dell esercizio da chiudere. NB: il programma imposta anche le date di inizio e fine esercizio da aprire. Nel caso non si desideri riaprire l esercizio sarà necessario cancellare il contenuto dei campi DELIBERA Ricercare il preventivo da deliberare attraverso la funzione Ricerca. Inserire la data di delibera. Nell apposito campo inserire eventuali note in merito. Delibera

36 4.12 ANAGRAFICA ISTAT Anagrafica ISTAT Per mezzo di videata è possibile registrare tutti i valori di rivalutazione ISTAT mensili al fine di avere la media per il calcolo dell adeguamento annuale. Inserimento: Inserire l anno di riferimento e premer il tasto NUOVO. Inserire il valore ISTAT nel campo del mese di riferimento o nei campi di riferimento e premere il tasto OK per salvare in archivio VISUALIZZA/MODIFICA/STAMPA CONTRATTI Per mezzo di questo menù possiamo interagire con i contratti inseriti. Per la visualizzazione, modifica e stampa del contratto si rimanda ai rispettivi paragrafi della sezione Funzioni generali (Cap. 1).

37 4.14 GESTIONE CONFERMA/STAMPA BOLLETTE Gestione conferma/stampa bollette Selezionare il contratto con la funzione Ricerca : saranno visualizzate le rate di locazione di tutto il periodo di durata della locazione. Per confermare la gestione: Inserire il codice S nel campo Conferma chiusura per gestione esercizio NB: Solo dopo la conferma di chiusura sarà possibile stampare le bollette in definitiva da inviare al locatore. Se non è ancora avvenuta la conferma di chiusura le bollette saranno stampate con la dicitura Fac Simile Per stampare le bollette: Premere il tasto STAMPA e selezionare dalla griglia il contratto desiderato: verrà estesa la videata con l elenco delle scadenze come nella figura seguente.

38 Stampa bollette Spuntare le scadenze che si desidera stampare e premere il tasto ANTEPRIMA per la stampa in video o il tasto OK per la stampa cartacea. NB: dal campo a tendina Formato di stampa è possibile selezionare la stampa del riepilogo regolarità pagamenti ADEGUAMENTI ISTAT Adeguamenti ISTAT All apertura saranno elencati nella griglia tutti i contratti attivi.

39 Utilizzo: Selezionare dalla griglia il contratto da adeguare. Inserire l anno di riferimento per l adeguamento: sarà visualizzata nell apposito campo la media calcolata in base ai valori da noi inseriti nell anagrafica ISTAT. Premere il tasto CONFERMA ADEGUAMENTO ISTAT e attendere la conclusione del processo di adeguamento STAMPA PROSPETTO INCASSI Da questa videata possiamo stampare i prospetti degli incassi delle bollette di ogni singolo anno di vita del contratto INTERROGAZIONE STORICO ISTAT/STAMPA ADEGUAMENTI Utilizzando questa videata possiamo interrogare i vari adeguamenti ISTAT applicati sui diversi contratti. Utilizzo: Selezionare l anno di adeguamento dalla gliglia: verranno riportati tutti i riferimenti dell adeguamento negli appositi campi in basso. NB: utilizzando la funzione di stampa in riferimento alla griglia è possibile stampare l informativa di adeguamento ISTAT da inviare al conduttore.

40 4.18 SCADENZIARIO CONTRATTI/CHIUSURE ANTICIPATE Scadenziario contratti/chiusure anticipate Utilizzo: Aprendo la videata e selezionando uno dei tasti sotto la griglia saranno visualizzati rispettivamente i contratti in periodo di disdetta o diniego, quelli disdettati o quelli chiusi anticipatamente. Provvede automaticamente il software a visualizzare i contratti in periodo di disdetta o diniego REGISTRAZIONE DANNI Registrazione danni

41 Utilizzo: Selezionare il contratto dalla griglia in alto: saranno riportati tutti i riferimenti negli appositi campi. Premere il tasto NUOVO. Inserire la descrizione del danno, il valore monetario e premere il tasto IMMETTI. Continuare per inserire altri danni o premere il tasto OK per salvare in archivio AGGIORNAMENTO MOROSITA Utilizzo: spuntare i contratti di cui si desidera aggiornare le morosità. Inserire la data di aggiornamento. Premere il tasto AGGIORNA MOROSITA REGISTRAZIONE NUMERO CONTRATTO Utilizzo: Selezionare il contratto dalla griglia. Inserire il numero di registrazione e premere il tasto OK per salvare in archivio.

42 5 GESTIONE INCASSI 5.1 PRESENTAZIONE DISCO M.A.V. Compilazione della distinta: Premere il tasto NUOVO : verranno inseriti in automatico anno, numero progressivo e data (modificabile rispettando l ordine cronologico dei documenti precedenti). Nella griglia superiore saranno elencati tutti gli effetti emessi. Inserire la banca di riferimento della distinta. Se si desidera inserire in distinta tutti gli effetti esistenti, premere il tasto INCLUDI TUTTE, in caso contrario selezionare singolarmente gli effetti e premere il tasto IMMETTI Per eliminare gli effetti dalla distinta: Selezionare singolarmente gli effetti e premere il tasto TOGLI : gli effetti saranno riportati nella griglia superiore Per eliminare la distinta: NB: Se la distinta è già stata presentata, prima di procedere con l eliminazione è necessario ripristinarla (Vedi Par ). Richiamare la distinta con la funzione di ricerca o visualizza. Premere il tasto ELIMINA. Premere il tasto OK per confermare l eliminazione Presentazione della distinta: Se si desidera presentare la distinta immediatamente dopo averla compilata cliccare sul tasto PRESENTA DISTINTA.

43 Se la presentazione viene posticipata richiamare la distinta attraverso la ricerca in archivio o la funzione visualizza e premere il tasto MODIFICA. Premere il tasto PRESENTA DISTINTA. Presentando la distinta si aprirà la videata per la stampa cartacea e la creazione del dischetto da portare in banca: Se si desidera la stampa cartacea selezionare la stampante e il numero di copie. Selezionare uno dei tasti di opzione per far partire il processo desiderato Per annullare la presentazione distinta: NB: se sono già stati registrati incassi o insoluti per gli effetti della distinta è necessario prima ripristinare la situazione degli stessi a non incassato. (Vedi Par ) Richiamare la distinta con la funzione di ricerca o visualizza. Premere il tasto RIPRISTINA DISTINTA : la distinta sarà riportata tra quelle da presentare. 5.2 INCASSO RATE DA M.A.V. Procedimento: Richiamare la distinta in cui sono inseriti gli effetti da incassare attraverso la funzione di ricerca o visualizza: nella griglia saranno elencati tutti gli effetti della distinta. Premere il tasto MODIFICA. Se si desidera incassare tutte gli effetti della distinta premere il tasto INCASSA TUTTE, in caso contrario selezionare singolarmente gli effetti e premere il tasto INCASSATO : in corrispondenza dell effetto apparirà si nella colonna incassato. Premere il tasto OK per salvare in archivio.

44 5.2.1 Per ripristinare l incasso: Richiamare la distinta in cui sono inseriti gli effetti da incassare attraverso la funzione di ricerca o visualizza: nella griglia saranno elencati tutti gli effetti della distinta. Premere il tasto MODIFICA. Se si desidera ripristinare tutti gli effetti incassati premere il tasto RIPRISTINA TUTTE, in caso contrario selezionare singolarmente gli effetti e premere il tasto RIPRISTINA : in corrispondenza degli incassi ripristinati sarà tolto si nella colonna incassato. NB: il tasto RIPRISTINA TUTTE porterà alla situazione originaria anche gli effetti insoluti Registrazione degli insoluti: Richiamare la distinta in cui sono inseriti gli effetti da incassare attraverso la funzione di ricerca o visualizza: nella griglia saranno elencati tutti gli effetti della distinta. Premere il tasto MODIFICA. selezionare singolarmente gli effetti e premere il tasto INSOLUTO : sarà proposta la videata dove registrare la nuova scadenza: o selezionare dalla griglia il tipo di pagamento. o Inserire la data della nuova scadenza. o Indicare le spese insoluto e se sono a carico del cliente. o Premere OK per confermare la nuova scadenza: in corrispondenza degli effetti apparirà si nella colonna insoluto. Premere il tasto OK per salvare in archivio Per ripristinare l insoluto: Richiamare la distinta in cui sono inseriti gli effetti da incassare attraverso la funzione di ricerca o visualizza: nella griglia saranno elencati tutti gli effetti della distinta. Premere il tasto MODIFICA.

45 Se si desidera ripristinare tutti gli effetti insoluti premere il tasto RIPRISTINA TUTTE, in caso contrario selezionare singolarmente gli effetti e premere il tasto RIPRISTINA : in corrispondenza degli insoluti ripristinati sarà tolto si nella colonna insoluto. NB: il tasto RIPRISTINA TUTTE porterà alla situazione originaria anche gli effetti incassati. 5.3 INCASSO RATE/SCADENZIARIO All apertura, nella griglia superiore avremo la lista di tutte le scadenze da incassare. Utilizzando i tasti sotto la griglia possiamo visualizzare le scadenze incassate, insolute oppure tutte. Attraverso i campi di ricerca possiamo porre ulteriori filtri per ottenere solo i dati che più interessano al fine di poterli indagare o stampare. Incasso rate/scadenziario. Incasso scadenze: Richiamare la scadenza: la selezione può essere effettuata attraverso la griglia o attraverso la funzione di ricerca o visualizza. Selezionando il documento verranno proposte nella griglia inferiore tutte le scadenze. Selezionare la scadenza: verranno proposti negli appositi campi i riferimenti del pagamento. Inserire l importo pagato. Premere il tasto IMMETTI. Continuare per incassare altre scadenze o premere il tasto OK per salvare in archivio

46 6 GESTIONE FORNITORI 6.1 ANAGRAFICA FORNITORI Anagrafica fornitori. Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verrà inserito in automatico il codice progressivo. Inserire se Persona giuridica/fisica e se Ditta individuale. Compilare i campi e premere il tasto OK per salvare in archivio. 6.2 REGISTRAZIONE DOCUMENTI FORNITORE La registrazione documenti fornitore ha lo scopo di creare il rendiconto delle varie gestioni del condominio. Registrazione documenti fornitore.

47 Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verranno inseriti in automatico il codice progressivo, l anno e la data (modificabile manualmente). Inserire il codice del condominio: nella griglia appariranno le gestioni aperte per lo stabile (gestione ordinaria, gestione straordinaria ecc.). Selezionare dalla griglia la gestione a cui è imputabile la spesa. Inserire il codice fornitore e tutti gli estremi del documento che si sta inserendo. Inserire le scadenze della fatture. Nella parte bassa della videata andiamo ad inserire gli importi della fattura imputandoli all intero condominio o alla singola unità immobiliare. All intero condominio: Inseriamo il codice del titolo di spesa, la descrizione e l importo totale della fattura e premiamo il tasto IMMETTI. Alla singola unità immobiliare: Inseriamo il codice dell unità immobiliare. Inseriamo il titolo di spesa scegliendo tra spesa personale inquilino e spesa personale proprietario. Inserire il valore della fattura e premere il tasto IMMETTI. Premere il tasto OK per salvare in archivio.

48 6.3 PAGAMENTO FATTURE/SCADENZIARIO Pagamento fatture/scadenziario. All apertura, nella griglia superiore avremo la lista di tutte le scadenze da incassare. Utilizzando i tasti sotto la griglia possiamo visualizzare solo le scadenze pagate, oppure tutte. Alla selezione di ogni tasto apparirà un campo con il valore monetario somma delle scadenze elencate in griglia. Attraverso i campi di ricerca possiamo porre ulteriori filtri per ottenere solo i dati che più interessano al fine di poterli indagare o stampare. Pagamento scadenze: Richiamare le scadenza: la selezione può essere effettuata attraverso la griglia o attraverso la funzione di ricerca o visualizza. Selezionando il documento verranno proposte nella griglia inferiore tutte le scadenze. Selezionare la scadenza: verranno proposti negli appositi campi i riferimenti del pagamento. Inserire l importo pagato. Inserire il riferimento del piano dei conti del mezzo con cui si incassa il pagamento. Premere il tasto IMMETTI.

49 Continuare per incassare altre scadenze o premere il tasto OK per salvare in archivio. 7 GESTIONE STUDIO 7.1 ANAGRAFICA CLIENTI Anagrafica clienti Inserimento: Premere il tasto Nuovo : verrà assegnato in automatico il codice progressivo. Selezionare se Persona giuridica o fisica "OK per salvare in archivio. 7.2 ANAGRAFICA RIGA DOCUMENTO Anagrafica riga documento Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verrà assegnato in automatico il codice progressivo. Compilare i campi e premere il tasto OK per salvare in archivio.

50 Descrizione campi: Tipo riga: Indica il tipo generico di riga (Omaggio, Spese, Negativo ecc.). Codice IVA: indica l aliquota IVA che deve essere applicata sui documenti in riferimento al tipo riga. (Inserire il codice IVA con aliquota o il codice IVA esente) Segno: Indica il segno da applicare alla riga. (Se non varia l importo della fattura lasciare il campo libero: es. l omaggio non deve essere ne aggiunto ne sottratto all importo fattura). 7.3 ANAGRAFICA TIPO PRESTAZIONE Inserimento: Premere il tasto NUOVO : verrà assegnato in automatico il codice progressivo. Compilare i campi e premere il tasto OK per salvare in archivio. 7.4 ANAGRAFICA UNITA DI MISURA Inserimento: Inserire il codice manualmente. Premere il tasto NUOVO. Inserire la descrizione e premere il tasto OK per salvare in archivio.

51 7.5 FATTURAZIONE PROFORMA/FATTURAZIONE Condominio - Fatturazione proforma/fatture Aprendo la videata saranno elencate tutte le competenze non ancora fatturate. Come procedere: Selezionare il tasto FATTURA PROFORMA o FATTURA. Selezionare le competenze che si desidera fatturare. Inserire la data della fattura e premere il tasto GENERA IN CASO DI ERRORE NELLA FATTURAZIONE Se viene individuato un errore nella fatturazione competenze è possibile annullare l ultima fatturazione generata. NB: l operazione può essere utilizzata solo se non sono stati emessi documenti successivi alla fatturazione da annullare. Come procedere: Selezionare il tasto ANNULLA ULTIMA FATTURAZIONE : verrà proposto un messaggio che conferma l annullamento della fatturazione

52 7.6 FATTURAZIONE DA FATTURE PROFORMA MANUALI Fatturazione da fatture proforma manuali Questa funzione permette di fatturare le fatture proforma che non sono state generate dalle competenze ma compilate manualmente. Come procedere: Selezionare le fatture proforma o inserire le date del periodo che si desidera fatturare. Inserire la data di fatturazione e premere il tasto GENERA. 7.7 GESTIONE MANUALE FATTURE PROFORMA/FATTURE La fattura si compone di due parti : 1. testata della fattura composta dall intestazione e da tutte quei valori commerciali che sono fissi indipendentemente dal prodotto. 2. corpo della fattura composto da tutte le righe di prestazione. Gestione manuale fatture proforma/fatture

53 Inserimento testata: Inserire nell apposito campo in alto a destra il tipo documento (FT, NC ecc.) e premere il tasto NUOVO : verranno inseriti automaticamente anno, numero progressivo e data (modificabile rispettando l ordine cronologico con i documenti già emessi). Inserire l intestatario: verranno riportati tutti i valori fissi impostati in anagrafica cliente. Compilare tutti i campi necessari. Compilazione del corpo della fattura: Inserire il codice prestazione. Compilare tutti i campi rimasti liberi. Inserire la quantità e premere il tasto IMMETTI Continuare con lo stesso procedimento per inserire altre righe di fattura o premere il tasto OK per salvare in archivio PER INSERIRE LE NOTE Nota di riga: si riferisce ad una specifica riga prestazione: o Mentre si sta inserendo la riga prodotto selezionare il tasto NOTE : verrà aperta una videata dove digitare il testo. o Premere il tasto OK per salvare.

54 7.7.2 PER ELIMINARE LE RIGHE DI FATTURA Selezionare la riga da eliminare in griglia: i riferimenti verranno visualizzati nei campi di inserimento. Premere il tasto TOGLI : la riga verrà eliminata dalla griglia. 7.8 INCASSO COMPETENZE Incasso competenze All apertura, nella griglia superiore avremo la lista di tutte le scadenze da incassare. Utilizzando i tasti sotto la griglia possiamo visualizzare le scadenze incassate, insolute oppure tutte. Alla selezione di ogni tasto apparirà nell apposito campo il valore monetario, somma delle scadenze elencate in griglia. Attraverso i campi di ricerca possiamo porre ulteriori filtri per ottenere solo i dati che più interessano al fine di poterli indagare o stampare. Incasso scadenze: Richiamare la scadenza: la selezione può essere effettuata attraverso la griglia o attraverso la funzione di ricerca o visualizza. Selezionando il documento verranno proposte nella griglia inferiore tutte le scadenze.

55 Selezionare la scadenza: verranno proposti negli appositi campi i riferimenti del pagamento. Inserire l importo pagato. Premere il tasto IMMETTI. Continuare per incassare altre scadenze o premere il tasto OK per salvare in archivio