Gestione servizio di segreteria (Processo di Supporto)

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1 Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio Gestione servizio di segreteria (Processo di Supporto) Codice PQ 043 Modalità di distribuzione Copia non controllata Copia controllata numero 1 consegnata a: Dirigente Scolastico e Quality Assurance in data: 30 gennaio 2007 Composizione documento Pagine di guardia numero 1 Pagine di indice numero 2 Pagine di testo numero 7 Totale pagine numero 10 Redatto da Quality Assurance Controllato da Team di lavoro Approvato da Dirigente Scolastico 1 di 10

2 2 di 10 INDICE

3 INDICE 3 di 10 GESTIONE SERVIZIO DI SEGRETERIA 1.1 OBIETTIVO 1.2 CAMPO D APPLICAZIONE 1.3 RESPONSABILITÀ 1.4 ATTIVITÀ

4 OBIETTIVO 4 di OBIETTIVO Obiettivo della seguente procedura è definire le attività di competenza dell Ufficio Segreteria svolte come supporto sia per la gestione degli alunni sia per la gestione del personale dell Istituto; tali attività possono riassumersi come segue: segreteria didattica iscrizioni alunni documentazione scolastica certificati sportello registri archiviazione atti scolastici statistiche segreteria amministrativa contabilità fornitori gestione banche sportello gestione assicurazioni rapporti con istituti previdenziali gestione personale analisi costi statistiche

5 CAMPO D APPLICAZIONE 5 di CAMPO D APPLICAZIONE Questa procedura si applica a tutto il personale che opera nell Ufficio di Segreteria.

6 RESPONSABILITÀ 6 di RESPONSABILITÀ Il DSGA ha il compito di coordinare tutte le attività svolte dalla segreteria e dal personale ATA. Alla funzione sono assegnate anche le responsabilità della normativa vigente, la predisposizione di tutte le attività finanziarie e di bilancio e l inoltro della documentazione per gli stipendi del personale. Gli addetti alla Segreteria hanno la responsabilità di eseguire nei tempi fissati tutte le attività di loro competenza. Vista l importanza della documentazione presente nell Ufficio Segreteria, gli addetti hanno il compito di tenere in modo ordinato e facilmente recuperabile tutta la documentazione da loro gestita sia per gli allievi sia per il personale. Nella documentazione da archiviare a cura della Segreteria sono compresi anche i Registri dell anno scolastico. L Ufficio Segreteria è anche responsabile di tenere i contatti statistici con gli organi territoriali del Ministero.

7 ATTIVITÀ 7 di ATTIVITÀ L attività dell Ufficio Segreteria si rivolge sia agli allievi sia al personale docente e non docente. La caratteristica del servizio offerto si basa sui seguenti fattori qualificanti: semplificazione delle procedure verso l utenza gestione dei dati attraverso un Sistema Informativo cultura del servizio ispirata a criteri di efficienza, efficacia e trasparenza rispetto della privacy La segreteria è aperta all utenza secondo orari stabiliti e comunicati; tutto il personale è tenuto a portare in modo visibile il badge di identificazione al fine di permettere all utenza il riconoscimento. Qui di seguito vengono analizzate le singole attività di competenza suddivise per i due rami della segreteria. SEGRETERIA DIDATTICA ISCRIZIONI Possono presentarsi i seguenti casi: iscrizione di nuovo alunno iscrizione alla classe successiva a quella frequentata iscrizione durante l anno scolastico ISCRIZIONE DI NUOVO ALUNNO Nel caso in cui la famiglia del nuovo alunno si presenti all Istituto per una iscrizione, sarà indirizzato alla Segreteria. A tutte le famiglie dei nuovi alunni elementari e di scuola media viene data la possibilità di a partecipare a incontri e riunioni di presentazione dell Istituto. Le famiglie sono sollecitate a presentare la domanda di iscrizione consegnata dalla scuola entro i termini fissati dalla legge. Alla presentazione della Domanda di iscrizione (440) al genitore viene consegnato il Libretto Personale e la segreteria procede all inserimento nel base. Tutta la documentazione richiesta alla famiglia, secondo quanto previsto dall Istituto e dal Ministero, viene inserita nel Fascicolo personale dell allievo (441). Tutti i Fascicoli vengono archiviati nello schedario alunni. ISCRIZIONE ALLA CLASSE SUCCESSIVA A QUELLA FREQUENTATA L iter di iscrizione alle classi successive a quella frequentata presso il Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio, avviene secondo quanto previsto dalla normativa.

8 ATTIVITÀ 8 di 10 ISCRIZIONE DURANTE L ANNO SCOLASTICO In questo paragrafo si prendono in considerazione le iscrizioni di alunni provenienti da altri istituti. La famiglia deve fare un colloquio con la Direzione, alla quale può partecipare anche l alunno, e deve essere presentato il Nulla osta per il trasferimento. Dopo il colloquio la Direzione verificherà la capacità di accoglienza delle classi e comunicherà in caso positivo alla famiglia la classe di destinazione. Alla scuola di provenienza la segreteria deve chiedere il fascicolo personale dell allievo e tutta la documentazione di legge. TRASFERIMENTO DELL ALUNNO Formattati: Elenchi puntati e numerati Nel caso in cui, nel corso dell anno scolastico, vi sia il trasferimento di un alunno ad altra scuola, la segreteria concede il nulla osta, ove venga richiesto, invia il fascicolo personale dell alunno al nuovo istituto e ne da comunicazione agli insegnanti tramite il Responsabile di Sede (446) DOCUMENTAZIONE SCOLASTICA La documentazione scolastica di competenza della Segreteria può essere suddivisa come qui di seguito riportato: fascicolo personale dell allievo schede valutazione nulla osta in uscita consenso privacy autorizzazioni a uscite didattiche ammonizione sospensione constatazione di infrazione convocazione genitori griglia valutazione da elementari a medie adozione libri di testo Per quanto riguarda l adozione dei libri di testo, è compito della segreteria: raccogliere i saggi in visione gestire i prestiti agli insegnanti predisporre la modulistica trasmettere al CSA e all Associazione Editori gli elenchi di adozione gestire le convenzioni con le EE.LL. e le rendicontazioni gestire le adozioni alternative

9 ATTIVITÀ 9 di 10 CERTIFICATI La Segreteria ha il compito di consegnare agli allievi eventuali certificati che a loro necessitano. In particolare i certificati richiesti possono essere: 1. di iscrizione 1. di frequenza 2. promozione 3. dichiarazioni varie per alunni Tutti i certificati devono essere richiesti alla Segreteria compilando l apposito modulo, Richiesta certificati alunno (442). I certificati richiesti devono essere ritirati dall interessato in Segreteria nei tempi definiti dagli addetti della Segreteria REGISTRI E ARCHIVIAZIONE ATTI SCOLASTICI Compito della Segreteria è l archiviazione dei Registri e degli Atti scolastici. Qui di seguito vengono elencati i singoli elementi di archiviazione delle due tipologie: REGISTRI RELATIVI AGLI ALUNNI dei certificati consegnati delle assenze alunni REGISTRI DI USO COMUNE protocollo REGISTRI ORGANI COLLEGIALI ATTI SCOLASTICI Consigli di Classe/Interclasse Collegio docenti Consiglio di Istituto STATISTICHE prove verbali esami circolari programmi preventivi e consuntivi indirizzario alunni La Segreteria deve predisporre tutte le statistiche che riguardano la popolazione scolastica e i relativi risultati, sia per adempiere le richieste degli organi territoriali del Ministero della Pubblica Istruzione sia per fornire alla Direzione gli elementi di valutazione necessari per una corretta gestione dell Istituto.

10 ATTIVITÀ 10 di 10 SEGRETERIA AMMINISTRATIVA CONTABILITÀ ALUNNI L Ufficio si occupa di tutti gli aspetti contabili del rapporto Istituto Famiglie e pertanto è di sua competenza l iscrizione alla mensa, al servizio scuolabus, agli incassi per attività a pagamento a cura delle famiglie come le uscite o gite scolastiche. CONTABILITÀ FORNITORI La segreteria deve gestire gli ordini ai fornitori, la loro qualificazione e valutazione come indicato nella procedura apposita. L amministrazione deve gestire le fatture fornitori, registrarle negli appositi documenti contabili e predisporre i pagamenti come concordato. GESTIONE BANCHE Questa voce raggruppa i rapporti tenuti con gli Istituti di credito; la segreteria amministrativa è tenuta a verificare la correttezza degli estratti conto inviati dalle banche. GESTIONE ASSICURAZIONI La segreteria amministrativa deve tenere i contatti con le compagnie di assicurazione e attivare le pratiche di denuncia infortuni e danni e seguirne l iter fino alla relativa chiusura. La segreteria amministrativa deve ritirare dal docente il modulo Modulo di denuncia infortunio (262) che descrive le modalità con cui è avvenuto l infortunio e le persone presenti. Con le informazioni raccolte gli addetti dovranno compilare il modulo dell assicurazione e inviarlo per aprire e seguire la pratica. GESTIONE PERSONALE Per quanto riguarda il personale, compito della segreteria amministrativa è quello di archiviare tutta la documentazione inerente e la contrattualistica relativa: assunzioni e cessazioni di lavoro, contratti della categoria. La documentazione viene archiviata nel Fascicolo personale dell insegnante/personale ATA (443) e registrata nel modulo Elenco documenti inseriti nella cartella personale (444). CERTIFICATI La Segreteria ha il compito di consegnare agli insegnanti eventuali certificati che a loro necessitano. In particolare i certificati richiesti possono essere: per personale scolastico riscatto ai fini della buona uscita stato di servizio riscatto ai fini del trattamento di quiescenza concorso ricostruzione di carriera trasferimento Tutti i certificati devono essere richiesti alla Segreteria compilando l apposito modulo, Richiesta certificati personale (445). ANALISI COSTI E STATISTICHE Devono essere eseguite dall Amministrazione tutte le analisi economico finanziarie e le statistiche da consegnare alla Direzione.

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