CONDOMINIOINTERNET Ing. A. Amendola & Ing. R. Di Giacomo 26/10/2015

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1 Condominiointernet.it CONDOMINIOINTERNET 26/10/2015

2 1 HOME PAGE del collaboratore COMUNICAZIONI Le comunicazioni vengono gestite con due modalità: 1. Bacheca Condominiale - Per le informazioni accessibili a tutti coloro che sono abilitati all accesso Con possibilità di selezione dei destinatari

3 2 BACHECA CONDOMINIALE In Bacheca, che è visualizzata in Home Page, possono essere inserite tutte le comunicazioni di interesse comune al Condominio, anche alla stessa data. Ogni qualvolta viene inserita una comunicazione in Bacheca, viene inoltrata automaticamente una notifica via a tutti i possessori di un valido indirizzo , contenente il testo visionabile anche in Bacheca, il mittente della comunicazione, il Condominio di appartenenza. Poiché la Bacheca si presenta sotto forma di Calendario interattivo, con evidenziate in ROSSO le date contenenti comunicazioni, per visualizzarne il contenuto basta fare click sulla data prescelta.

4 3 Le comunicazioni via sono possibili ove i destinatari sono dotati di valido indirizzo . I destinatari solo selezionabili: 1. Tutti a. Comprende, come destinatari della missiva, tutti coloro che sono stati resi attivi per l accesso al sito e dotati di valido indirizzo 2. Con Filtro a. Comprende, come destinatari della missiva, tra tutti coloro che sono stati resi attivi per l accesso al sito, solamente quelli selezionati e dotati di valido indirizzo 3. Proprietari a. Comprende, come destinatari della missiva, solamente i Proprietari attivi e dotati di valido indirizzo 4. Usufruttuari a. Comprende, come destinatari della missiva, solamente gli Usufruttuari attivi e dotati di valido indirizzo 5. Inquilini a. Comprende, come destinatari della missiva, solamente gli Inquilini attivi e dotati di valido indirizzo È possibile allegare, a ciascuna missiva, qualsiasi file.

5 4 CONSIGLIO DI CONDOMINIO Legge n. 220/2012 Il secondo comma dell'art bis del codice civile recita: «L'assemblea può anche nominare, oltre all'amministratore, un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Il consiglio ha funzioni consultive e di controllo.» Secondo noi possono essere scelti tra: Proprietari Usufruttuari Inquilini Tutto può fare riferimento ai regolamenti.

6 5 REVISORI CONTABILI I Revisori contabili entrano a far parte dell Archivio e possono avere lo stato di: Attivo Non attivo Una volta inseriti nella loro anagrafe, saranno disponibili a seguito dell attivazione, possibile in ogni momento della vita condominiale. Tale attivazione consiste nel consentire loro l accesso, filtrato con userid e password, a tutta la gestione condominiale e relativa documentazione, presente negli archivi storici o nell archivio corrente. Ovviamente l accesso dovrà essere deliberato dall Assemblea Condominiale e potrà essere sospeso in qualsiasi momento della gestione.

7 6 FORNITORI I FORNITORI entrano a far parte dell Archivio e possono avere lo stato di: Attivo Non attivo Una volta inseriti nella loro anagrafe, saranno disponibili per la selezione a seguito dell attivazione, possibile in ogni momento della vita condominiale. Ovviamente l individuazione di un fornitore dovrà essere deliberato dall Assemblea Condominiale con il relativo verbale. La richiesta di un Fornitore viene effettuata per ciascuna voce di Spesa e nel caso di Entrata diversa dalla riscossione delle bollette. In quest ultimo caso dovrà intendersi come Fornitore: Il condominio stesso, in caso di residui o accantonamenti che transitano al nuovo anno finanziario costituendone un nuovo fondo speciale L Ente Erogante, in caso di rimborsi o acquisizione di somme diverse dalla riscossione di bollette o dal caso precedente Eventuali introiti derivanti da locazione o rendite o simili

8 7 BACKUP & RESTORE Salvataggio Dati Ai fini di una completa trasparenza gestionale è stata annullata qualsiasi possibilità di cancellazione o modifica relativa a qualsiasi operazione effettuata. È possibile solamente produrre documentazione giustificativa e chiarificatrice dell eventuale correzione. Pur tuttavia esistono delle situazioni in cui non è possibile riparare all operazione mal fatta con una semplice dichiarazione. Si pensi al caso di una registrazione di incasso erronea o al pagamento non dovuto di una fattura. Per tutti questi casi o simili è prevista la procedura di BACKUP-RESTORE che consiste in: BACKUP - Salvataggio dei dati acquisiti fino a questo istante Effettuazione delle operazioni RESTORE - Eventuale ripristino della situazione salvata qualora le operazioni effettuate non siano andate a buon fine Tale strategia può essere utilizzata PRIMA di compiere qualsiasi «operazione a rischio» (effettuare sempre il BACKUP), salvo a procedere al recupero (RESTORE) dall esatto punto di partenza in cui si è effettuato il BACKUP in caso di necessità di correzione. È bene procedere periodicamente all operazione di BACKUP perché, indipendentemente dal salvataggio dei dati, ciò consente una ottimizzazione del database. La data dell ultimo salvataggio è visualizzata in Home Page dell amministratore.

9 8 Registro di Contabilità Viene alimentato automaticamente ad ogni registrazione di ENTRATA o di USCITA. Poiché in ciascuna Unità Immobiliare possono essere presenti soggetti diversi per ciascuna categoria di utenza, riportati nella rispettiva Anagrafe Condominiale (PROPRIETARI, USUFRUTTUARI, INQUILINI), oppure possono coesistere come categoria in un unico soggetto, il proprietario, che oltre a essere tale per le Spese dovute per la proprietà, è anche Inquilino per le Spese relative all Uso del bene, nonché Usufruttuario per le spese ordinarie, anche la ripartizione delle ENTRATE e delle USCITE è stata predisposta per le tre categorie di utenti. Ciascuna registrazione è distinta per categoria di Utente: 1. Proprietari 2. Usufruttuari 3. Inquilini Quindi nel REGISTRO DI CONTABILITÀ, oltre ad essere consultabile il Registro Generale con le specifiche del DARE e AVERE oppur solamente del DARE oppure solamente dell AVERE riferite all intero Condominio, è possibile visualizzare le registrazioni distinte per categoria di utente. È altresì possibile aggiungere a ciascuna registrazione di Entrata o di Uscita ulteriore documentazione oltre quella richiesta e già allegata al momento della registrazione stessa. Sia la documentazione pubblicata al momento della registrazione, sia quella allegata successivamente, sono entrambe visualizzabili e scaricabili in qualsiasi momento della gestione.

10 9 Nel menu Registro di Contabilità vengono riportate le letture progressive e mensili, effettuate dall amministratore, degli estratti conto riferiti al C/C condominiale e che servono a fotografare la reale situazione dei depositi e confrontarla con quella presentata da CONDOMINIOINTERNET.

11 10 ENTRATE Somme accreditate sul C/C. Sono previste, per ciascuna categoria di utente, le seguenti provenienze degli importi: 1. Da BOLLETTE 1.1. Registrazione dei Proventi da versamento sul C/C condominiale a seguito del pagamento delle bollette da parte degli utenti Quota intera Copre tutte le Voci di Spesa presenti in BOLLETTA con l Importo complessivo dovuto e non modificabile Quota parziale - Copre tutte le Voci di Spesa presenti in BOLLETTA con l Importo dichiarato Se l importo dichiarato è inferiore al dovuto viene segnalata la differenza e si attiva la segnalazione di morosità Se l importo dichiarato è superiore al dovuto tale importo va a coprire per intero la prima rata bisognosa di copertura e l eccedenza tenterà di coprire per intero le rate successive non ancora coperte fino a saturazione di tutte le rate, se possibile. In caso di ulteriore eccedenza questa viene segnalata come CREDITO Quota specifica Tra tutte le Voci di Spesa presenti in BOLLETTA viene richiesto di selezionare quelle che si intendono soddisfare, su segnalazione dell Utente, per intero o parzialmente. È ovvio che le quelle non soddisfatte daranno luogo a morosità Da ALTRO Registrazione di Somme già presenti, a qualsiasi titolo, sul C/C e derivanti da anni finanziari precedenti oppure aggiunte al momento nell anno finanziario corrente, ed utilizzabili solamente dalla data di registrazione in poi Rimborso in BOLLETTA utilizzando uno dei Fondi già presenti sul C/C.

12 11 USCITE Somme detratte dal C/C. Sono previste, per ciascuna categoria di utente, le seguenti origini degli importi: 1. Da BOLLETTE - Registrazione degli importi pagati a Fornitore prelevati da somme presenti sul C/C condominiale a seguito del pagamento delle bollette da parte degli utenti e nella misura disponibile valutata sulla base degli importi realmente versati sul C/C dagli utenti e non utilizzati per altre uscite. 2. Da ALTRO 2.1. Registrazione di Somme già presenti, a qualsiasi titolo, sul C/C e derivanti da anni finanziari precedenti oppure aggiunte al momento nell anno finanziario corrente, ed utilizzabili solamente dalla data di registrazione in poi Rimborso in BOLLETTA utilizzando uno dei Fondi già presenti sul C/C. Ciascuna registrazione riporta sia la data reale di registrazione, quella corrente non modificabile, che quella riferita al documento allegato, selezionabile in un intervallo di giorni a partire dalla data corrente.

13 12 Registro dei Verbali Nel Registro Verbali sono annotate, con la relativa documentazione a corredo 1) Assemblee 2) Mancate costituzioni di Assemblee 3) Regolamenti 4) Altre verbalizzazioni Le Assemblee e i relativi verbali vengono distinte in A. Ordinarie B. Straordinarie C. Urgenti D. Mancata Costituzione E. Regolamento F. Altro I verbali possono essere registrati con le seguenti modalità: a) Da file già predisposto selezionando il file dal proprio PC b) Da predisposizione on line mediante l'utilizzo di un «WYSIWYG web editor» Nel caso si utilizzi la predisposizione on line del verbale, viene proposto un documento riportante tutte le generalità del Condominio e dell Amministratore. La personalizzazione consiste in: I. Indicazione dei nominativi della Presidente di Assemblea e del Segretario trascrivente II. Eventuali note iniziali III. Tipo di Assemblea e modalità di convocazione IV. Elencazione dei punti all ordine del giorno V. Per ciascun punto all Ordine del giorno è disponibile, in automatico,

14 13 a. L elenco dei presenti con la qualifica di Tipologia Utente, compreso le deleghe, e i rispettivi nominativi b. Il calcolo automatico dei millesimi rappresentati dai presenti c. Il calcolo automatico del numero dei voti favorevoli al deliberato d. Il calcolo automatico dei parametri di validità dell assemblea e. L elenco dei Proprietari f. L elenco degli Usufruttuari g. L elenco degli Inquilini Qualunque sia la modalità prescelta per la predisposizione del Verbale, viene richiesto 1. Un sunto breve del deliberato, richiamato ogni qual volta dovrà farsi riferimento ad esso oltre che con il numero progressivo, anche con questa breve descrizione 2. Eventuali dichiarazioni dei presenti e messe a verbale 3. La tipologia dell Assemblea 4. La Tipologia della Voce di Spesa presente in Bilancio a cui si riferisce l argomentazione del verbale, differenziata per 4.1. Ordinaria 4.2. Straordinaria 4.3. Urgente 5. Se quello in corso è il Verbale di APPROVAZIONE DEL BILANCIO PREVENTIVO Quest ultima richiesta, in caso di risposta affermativa, chiude la FASE DI STESURA DEL BILANCIO PREVENTIVO e non consente più la CANCELLAZIONE delle Voci di Spesa Ordinaria La mancanza di verbale per la Tipologia della Voce di Spesa di interesse impedisce l esecuzione di operazioni di Entrata o Uscita nella gestione condominiale per tale tipologia. I Verbali sono raggruppati per ANNO FINANZIARIO ed hanno sempre una numerazione PROGRESSIVA UNICA. La visualizzazione del Registro verbali può farsi: Per tutti i verbali presenti nella storia del Condominio Per l anno finanziario in corso

15 14 Registro Anagrafe Condominiale DATI CATASTALI I DATI CATASTALI richiesti sono, per ciascuna Unità Immobiliare: Identificazione nell ambito del Condominio Categoria Castale Cognome e Nome del Proprietario Sezione Urbana Foglio Particella Sub Superficie Volume

16 15 ANAGRAFE L Anagrafe Condominiale prevede le seguenti categorie di Utenti: Proprietari Usufruttuari Inquilini Titolari di Altro Diritto reale Ciascuna anagrafe prevede l acquisizione dei seguenti dati: Cognome Nome Codice Fiscale Data Di Nascita Indirizzo di Residenza Per il REGISTRO ANAGRAFE le operazioni previste sono: 1) Modifica dei dati anagrafici sopra riportati 2) Cancella i dati anagrafici dell utente diverso dal proprietario e lo rende inattivo 3) Attiva l accessibilità ai propri dati dell utente selezionato L attivazione o la disattivazione dell utente è limitata alla sola accessibilità di questi al sito. Non pregiudica le operazioni effettuabili a carico dell utente durante la gestione contabile. La cancellazione dell utente, oltre a renderlo disattivo, rende ininfluenti le operazioni effettuabili a carico dello stesso durante la gestione contabile. La valorizzazione dei dati anagrafici dell utente diverso dal proprietario non ne attiva lo stato Il proprietario, al momento della creazione dell archivio condominiale, è attivo per default e non cancellabile. Si può solo modificare i dati anagrafici e lo stato di attivazione.

17 16 REGISTRO DI NOMINA E REVOCA DELL AMMINISTRATORE Il registro di Nomina e Revoca dell amministratore rappresenta la cronologia storica di quanti si siano cimentati nell amministrazione e gestione del condominio. Nel registro di nomina e revoca dell'amministratore sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale

18 17 BOLLETTE Costituiscono il «cuore» della gestione condominiale, pertanto sono state trattate con particolare cura.

19 18 Riepilogo Consente, per ciascuna Tipologia di Utente, la visualizzazione riferita a: A. Complessiva Anno Finanziario a. Per ciascun utente viene visualizzato i. Unità ii. Cognome e Nome iii. Richiesto iv. Versato su C/C v. Rimborso vi. Quota A Fornitori vii. Debito utente viii. Credito utente B. Complessiva Mese selezionato a. Per ciascun utente viene visualizzato i. Unità ii. Cognome e Nome iii. Richiesto iv. Versato su C/C v. Rimborso vi. Quota A Fornitori vii. Debito utente viii. Credito utente C. Dettaglio bolletta a. Per la Tipologia di Utente selezionata, viene visualizzato il riepilogo di tutte le voci di spesa che entrano a far parte della bolletta, e contenente: i. Categoria della voce di spesa ii. Spesa iii. Descrizione personalizzata della spesa iv. Importo Richiesto v. Data Inserimento (caricamento) della voce di spesa vi. Tipologia Spesa (ordinaria, straordinaria, urgente)

20 19 vii. Rateizzazione viii. Tabella Millesimale utilizzata per la ripartizione ix. Verbale di riferimento per la spesa x. Debito su voce di spesa xi. Credito su voce di spesa

21 20 Morosità Viene calcolata «dinamicamente», sulla base di: 1. Quanto versato dall utente sul C/C alla data di consultazione e che non sia già stato utilizzato per far fronte a richiesta di fornitori 2. Sulla base di quanto viene pagato a fornitore, attingendo ai fondi disponibili e giacenti sul C/C

22 21 Credito Viene calcolato «dinamicamente», sulla base di: 1. Quanto versato dall utente sul C/C alla data di consultazione 2. Sulla base di quanto viene pagato a fornitore

23 22 Spesa Viene determinata inserendo le necessità finanziarie in: A. Bilancio preventivo B. Bilancio straordinario C. Bilancio urgente Ogni qualvolta si inserisce una voce di spesa viene richiesto, oltre alla Tipologia di Utente a cui si riferisce, anche, oltre alle altre indicazioni Il Fornitore La Tabella Millesimale di riferimento Finché si è in fase di stesura del Bilancio Preventivo che valorizzerà le Spese Ordinarie, è possibile effettuare la cancellazione di voci di spesa. Il verbale di Approvazione del Bilancio Preventivo chiuderà tale fase e non sarà possibile inserire ulteriori voci «ordinarie». Per le voci si spesa «straordinarie» è ulteriormente richiesto il verbale autorizzativo di tale spesa. Per le voci si spesa «urgenti» è ulteriormente richiesto il verbale «specifico» autorizzativo di tale spesa.

24 23 TABELLE MILLESIMALI La distinzione tra PROPRIETÀ del bene e USO del bene ha portato a suddividere gli utenti condominiali in: Proprietari Inquilini Di conseguenza anche le Tabelle Millesimali sono riferite a queste due Tipologie di Utenti, ovviamente per la ripartizione delle rispettive spese. CONDOMINIOINTERNET distingue tra: Tabelle Millesimali Ordinarie Tabelle Millesimali Personalizzate Le ordinarie sono quelle «normalmente» in dotazione al condominio Le Personalizzate sono create sulla base di una necessità particolare di ripartizione di una spesa. Ad esempio, dovendo ripartire la spesa condominiale del riscaldamento in base al consumo rilevato su ciascuna unità immobiliare di un condominio formato da 10 unità immobiliari, 4 ad uso abitativo, 6 adibite a sottotetto o a box o a garage senza riscaldamento, potrà crearsi la seguente Tabella Millesimale Personalizzata per la ripartizione della spesa di 4.000,00 di bolletta GAS da ripartire così: 1.200,00 =30% QUOTA FISSA da ripartire, per ciascuna unità immobiliare, secondo la relativa Tabella Millesimale Ordinaria per la copertura dei costi fissi di riscaldamento 2.800,00 =70% QUOTA VARIABILE dovuta ai consumi individuali

25 24 Unità Immobiliare Millesimi Ordinari A Quota Fissa (1.200 x millesimi) Consumo singola unità (m 3 ) Millesimi Personalizzati B Quota Variabile cccccccccccccc ssssssssssssss ( cccccccccccccc tttttttttttt ) BOLLETTA A+B , m m = , ,42= 773, , m m = , ,68= 991, , m m = , ,30= 995, , m m = , ,60= 1239, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, ,00 0, , m m ,00 Il calcolo riportato in tabella NON DEVE ESSERE EFFETTUATO A MANO. Infatti in CONDOMINIOINTERNET basta creare la Tabella Personalizzata RIPARTIZIONE SU CONSUMO, valorizzando gli stessi come se fossero millesimi. Al resto pensa CONDOMINIOINTERNET Unità Immobiliare Millesimi Ordinari Millesimi Personalizzati m m m m m 3 La Tabella di riferimento per la determinazione del QUORUM COSTITUTIVO o del QUORUM DELIBERATIVO è selezionabile all occorrenza.

26 25 Sommario HOME PAGE DEL COLLABORATORE... 1 COMUNICAZIONI... 1 BACHECA CONDOMINIALE CONSIGLIO DI CONDOMINIO... 4 REVISORI CONTABILI... 5 FORNITORI... 6 BACKUP & RESTORE SALVATAGGIO DATI... 7 REGISTRO DI CONTABILITÀ... 8 ENTRATE USCITE REGISTRO DEI VERBALI REGISTRO ANAGRAFE CONDOMINIALE DATI CATASTALI ANAGRAFE REGISTRO DI NOMINA E REVOCA DELL AMMINISTRATORE BOLLETTE RIEPILOGO MOROSITÀ CREDITO SPESA TABELLE MILLESIMALI... 23

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