POLICY ANTIRICICLAGGIO E ANTITERRORISMO

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1 POLICY ANTIRICICLAGGIO E ANTITERRORISMO Approvata dal Consiglio di Amministrazione nella seduta del 19 Giugno

2 I N D I C E 1. PREMESSA IL QUADRO NORMATIVO LA DEFINIZIONE DI RICICLAGGIO E FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO IL RUOLO DEGLI ORGANI SOCIETARI Consiglio di Amministrazione Amministratore Delegato Collegio Sindacale Organismo di Vigilanza di cui al D. Lgs. 231/ PRINCIPI E FINALITA DELLA FUNZIONE ANTIRICICLAGGIO I requisiti del Responsabile della Funzione Antiriciclaggio LINEE GUIDA IN MATERIA DI GESTIONE DEL RISCHIO Adeguata verifica della clientela Gli obblighi ordinari di adeguata verifica Gli obblighi rafforzati di adeguata verifica Gli obblighi semplificati di adeguata verifica La classificazione della clientela Gli obblighi di registrazione e conservazione dei dati Gli obblighi di segnalazione di operazioni sospette Procedure organizzative e misure di controllo interno LA FORMAZIONE I DEL PERSONALE I PRINCIPALI FLUSSI INFORMATIVI VERSO GLI ORGANI AZIENDALI

3 1. PREMESSA Il riciclaggio di denaro proveniente da azioni illegali rappresenta uno dei più gravi fenomeni criminali e costituisce un fattore di forte inquinamento per l intero sistema economico. L attuale quadro normativo di riferimento tiene conto dell evoluzione del contesto economico e dello sviluppo di attività finanziarie non tradizionali all interno di mercati sempre più integrati, in cui gli operatori si trovano a dover fronteggiare più consistenti rischi legali e reputazionali derivanti dal coinvolgimento, anche inconsapevole, in operazioni di riciclaggio. L accresciuta esposizione a tale categoria di rischi pone pertanto l esigenza di una maggiore tutela della correttezza e trasparenza dei comportamenti sul mercato, che riflettendosi nell attività di ciascun intermediario, diventa un valore per la stabilità complessiva del sistema, nonché stimolo all efficienza e alla competitività. Il contenimento del rischio di riciclaggio assume rilievo anche sotto il profilo del rispetto della regolamentazione prudenziale. Nella classificazione dei rischi, quello di riciclaggio viene ricondotto prevalentemente tra quelli di natura legale e reputazionale, ancorchè non possano escludersi perdite su crediti o su strumenti finanziari dovute al finanziamento inconsapevole di attività criminose. Il rischio legale è ricompreso nell ambito dei rischi operativi, e come tale concorre alla determinazione del requisito patrimoniale previsto dal c.d. primo pilastro ; il rischio reputazionale viene trattato nell ambito del c.d. secondo pilastro e contribuisce, quindi, alla stima del grado di adeguatezza del capitale complessivo della Banca. Banca Consulia S.p.A. (di seguito: Banca) è una Banca Rete che si avvale della collaborazione di promotori finanziari monomandatari con contratto di agenzia e di private banker dipendenti della Banca. In relazione al modello organizzativo adottato, la Banca è fortemente impegnata nell evitare che i prodotti e i servizi offerti siano utilizzati per finalità criminali di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. La Banca ha predisposto la Policy Antiriciclaggio e Antiterrorismo (di seguito: Policy), che si inserisce nel più ampio sistema dei controlli interni della Banca volti a garantire il rispetto della normativa vigente, costituendo il documento base dell intero perimetro dei presidi antiriciclaggio della Banca. La Policy contiene altresì una sezione esplicativa della normativa generale, delle circolari e delle comunicazioni emanate dalla Banca medesima. La Banca, in seguito alla modifica dell assetto societario e fuoriuscita dal Gruppo Veneto Banca, ha sottoscritto con il predetto Gruppo Veneto Banca un apposito accordo relativo allo svolgimento di alcuni adempimenti previsti dalla normativa antiriciclaggio 1. La Banca ha adottato la presente Policy che riporta le linee guida e le politiche aziendali seguite in materia di antiriciclaggio e di finanziamento al terrorismo, ivi compresi il ruolo, i compiti e le responsabilità degli organi aziendali, sulla base dell attuale configurazione organizzativa della Banca. La presente Policy è approvata dal Consiglio di Amministrazione della Banca e viene diffusa a tutti i livelli dell organizzazione aziendale. Iniziative di aggiornamento e di revisione straordinaria del documento sono di responsabilità del Consiglio di Amministrazione della Banca, su proposta della Funzione Antiriciclaggio. 1 In particolare, l accordo prevede il mantenimento dei livelli di servizio in capo a Veneto Banca per le seguenti attività: a) verifica alimentazione e gestione dell Archivio Unico Informatico, b) invio mensile alla UIF dei flussi SARA e gestione di eventuali rilievi, c) produzione dei tabulati sui controlli a distanza, d) gestione delle segnalazioni al Ministero dell Economia e della Finanze. Detto accordo è valido fino al , salvo ulteriori proroghe o rinnovi. 3

4 2. IL CONTESTO NORMATIVO Ai fini della prevenzione e del contrasto del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo internazionale negli ultimi anni sono state emanate articolate normative in ambito comunitario e nazionale. In sintesi, il quadro normativo di riferimento è composto dalle seguenti norme: in ambito comunitario: Direttiva (UE) 2015/849 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 20 maggio 2015 relativa alla prevenzione dell uso del sistema finanziario a fini di riciclaggio o finanziamento del terrorismo, che modifica il Regolamento (UE) n. 648/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio e che abroga la Direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio e la Direttiva 2006/70/CE della Commissione (IV Direttiva Antiriciclaggio); Direttiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 26 ottobre 2005 relativa alla prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo (III Direttiva Antiriciclaggio); Direttiva 2006/70/CE della Commissione del 01 agosto 2006 recante misure di esecuzione della Direttiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo; Direttiva 2001/97/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 04 dicembre 2001 recante modifica della direttiva 91/308/CEE del Consiglio relativa alla prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività illecite (II Direttiva Antiriciclaggio); Direttiva 91/308/CEE del Consiglio del 10 giugno 1991 relativa alla prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività illecite (I Direttiva Antiriciclaggio); Regolamento 1781/2006/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 15/11/2006 riguardante i dati informativi che accompagnano i trasferimenti di fondi; in ambito nazionale: Legge 15 dicembre 2014, n.186 recante disposizioni in materia di autoriciclaggio (in vigore dal 1 gennaio 2015); Decreto Legislativo 21 novembre n. 231 e successive modifiche ed integrazioni emanato in attuazione della Direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della Direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione; Decreto Legislativo 22 giugno 2007, n. 109 e successive modifiche ed integrazioni recante misure per prevenire, contrastare e reprimere il finanziamento del terrorismo internazionale e l attività dei Paesi che minacciano la pace e la sicurezza internazionale, in attuazione della Direttiva 2005/60/CE; Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze del 12 agosto

5 recante norme sulla Individuazione degli Stati extracomunitari e dei territori che impongono obblighi equivalenti a quelli previsti dalla Direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 26/10/2005, relativa alla prevenzione dell uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo e che prevedono il controllo del rispetto di tali obblighi ; a livello regolamentare: Banca d Italia, Provvedimento del 3 aprile 2014 recante Disposizioni attuative in materia di adeguata verifica della clientela, ai sensi dell art.7, comma 2, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231 (in vigore dal 1 gennaio 2014); Banca d Italia, Provvedimento del 3 aprile 2013 recante Disposizioni attuative per la tenuta dell Archivio Unico Informatico e per le modalità semplificate di registrazione di cui all art. 37, commi 7 e 8, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231 (in vigore dal 1 gennaio 2014); Banca d Italia, Provvedimento del 10 marzo 2011 recante Disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l utilizzo degli intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria a fini antiriciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dell art. 7, comma 2, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231 (in vigore dal 1 settembre 2011); Banca d Italia, Provvedimento del 28 agosto 2010 recante Indicatori di anomalia per gli intermediari, che sostituisce le previgenti Istruzioni operative per l individuazione delle operazioni sospette del 12/1/2001 (c.d. Decalogo ); Banca d Italia, Circolare n.263 del 27 dicembre 2006 recante Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale per le banche XV Aggiornamento del 02 luglio 2013, Titolo V, Capitolo 7 Sistema dei controlli interni (in vigore dal 3 luglio 2013); Tra gli ulteriori provvedimenti regolamentari, si ricordano i modelli e gli schemi rappresentativi di comportamenti anomali sul piano economico e finanziario riferibili a possibili attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, emanati dall Unità di Informazione Finanziaria; Dal quadro normativo di cui sopra discendono una serie di obblighi a carico degli intermediari, finanziari, quali: la previsione di più estesi obblighi di identificazione, volti ad accertare tutti i clienti e gli eventuali titolari effettivi con cui la Banca intrattiene rapporti; detti obblighi, calibrati in funzione dei differenti profili di rischio associati ai diversi segmenti di clientela, assumono il ruolo dinamico di adeguata verifica della clientela, potendo essere adempiuti in misura semplificata o rafforzata, con riferimento al grado di rischiosità che il cliente trasferisce all intermediario; verifica del profilo di rischio di ciascun cliente; obblighi rafforzati di adeguata verifica in caso di accensione di rapporti da parte di persone politicamente esposte (P.E.P.), in qualità di cliente e/o di titolare effettivo. Le P.E.P. sono le persone fisiche residenti in Stati comunitari o Paesi terzi, che occupano o hanno occupato nei precedenti 12 mesi importanti cariche pubbliche, nonché i loro familiari diretti o coloro con i quali tali persone intrattengono notoriamente stretti legami, individuate sulla base dei criteri di cui all'allegato tecnico del D. Lgs. 231/2007; 5

6 obblighi rafforzati di adeguata verifica nel caso di instaurazione di rapporti con enti creditizi o finanziari situati in uno Stato extracomunitario che non imponga obblighi equivalenti a quelli previsti dalle Direttive emanate in materia; analisi di tutte le operazioni che possono essere collegate ad operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo; blocco delle operazioni e dei rapporti per i quali sia accertata la partecipazione di soggetti inseriti nelle liste terroristi ; l obbligo di astensione dall apertura di un rapporto o dal mantenimento di un rapporto in essere o dall eseguire operazioni qualora non risulti possibile svolgere o completare l adeguata verifica del cliente; detto obbligo si estende anche ai casi di sospetto di una relazione con il riciclaggio di denaro o di finanziamento del terrorismo; rifiuto di instaurare rapporti con le cosiddette shell banks ; l obbligo di registrazione nell Archivio Unico Informatico (AUI) dei rapporti accesi e estinti nonché delle operazioni poste in essere dalla clientela; l obbligo di segnalazione delle operazioni sospette; l adozione di adeguati piani formativi rivolti a tutti i dipendenti e collaboratori della Banca, finalizzati al recepimento e al periodico aggiornamento delle disposizioni normative e loro corretta applicazione. Le disposizioni sopra elencate sono inderogabili; agli stessi il management, i dipendenti e i collaboratori tutti sono obbligati ad uniformarsi, per evitare il coinvolgimento della Banca in fenomeni di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo che possano danneggiarne la reputazione e la stabilità. 3. LA DEFINIZIONE DI RICICLAGGIO E FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO La definizione del termine riciclaggio adottata dal nostro legislatore (art.2, comma 1, del D.Lgs.231/2007), conformemente a quanto indicato a livello comunitario, riprende quella data dalla Convenzione delle Nazioni Unite del 1998 contro il traffico illecito di stupefacenti, e consiste in ciascuna delle seguenti attività: a) la conversione o il trasferimento di beni, effettuati essendo a conoscenza che essi provengono da un attività criminosa o da una partecipazione a tale attività, allo scopo di occultare o dissimulare l'origine illecita dei beni medesimi o di aiutare chiunque sia coinvolto in tale attività a sottrarsi alle conseguenze giuridiche delle proprie azioni; b) l occultamento o la dissimulazione della reale natura, provenienza, ubicazione, disposizione, movimento, proprietà dei beni o dei diritti sugli stessi, effettuati essendo a conoscenza che tali beni provengono da un attività criminosa o da una partecipazione a tale attività; c) l acquisto, la detenzione o l utilizzazione di beni essendo a conoscenza, al momento della loro ricezione, che tali beni provengono da un attività criminosa o da una partecipazione a tale attività; d) la partecipazione ad uno degli atti di cui alle lettere precedenti, l associazione per commettere tale atto, il tentativo di perpetrarlo, il fatto di aiutare, istigare o consigliare qualcuno a commetterlo o il fatto di agevolarne l esecuzione. Il riciclaggio è solitamente rappresentato come un processo in tre stadi: 6

7 - introduzione (placement): i proventi da reato, anche non colposo, mediante una serie di operazioni, vengono raccolti e collocati presso istituzioni finanziarie e/o non finanziarie; - stratificazione (layering): è attuato mediante il compimento di una serie di operazioni finanziarie complesse, anche apparentemente non collegate tra di loro, dirette ad ostacolare la ricostruzione dei flussi finanziari; - impiego (integration): si riutilizzano i proventi delle attività criminali nell economia legale in modo tale da apparire formalmente di origine legale. I tre stadi non sono statici e possono sovrapporsi: l utilizzo delle istituzioni finanziarie per finalità criminali può avvenire in uno qualunque degli stadi sopra descritti. Il riciclaggio è considerato tale anche se le attività che hanno generato i beni da riciclare si sono svolte nel territorio di un altro Stato comunitario o di un Paese terzo. La conoscenza, l intenzione o la finalità, che debbono costituire un elemento dell atto di riciclaggio possono essere dedotte da circostanze di fatto obiettive. La Legge 15 dicembre 2014, n.186, in vigore dal 1 gennaio 2015, ha introdotto nel nostro ordinamento la fattispecie dell autoriciclaggio (art. 648-ter), secondo cui sono punibili le condotte di riciclaggio anche quando poste in essere direttamente dal soggetto autore del c.d. reato presupposto, ovverosia del reato dal quale provengono i beni o le disponibilità economiche. Per finanziamento del terrorismo si intende qualsiasi attività diretta, con qualsiasi mezzo, alla raccolta, alla provvista, all'intermediazione, al deposito, alla custodia o all'erogazione di fondi o di risorse economiche, in qualunque modo realizzati, destinati ad essere, in tutto o in parte, utilizzati al fine di compiere uno o più delitti con finalità di terrorismo o in ogni caso diretti a favorire il compimento di uno o più delitti con finalità di terrorismo previsti dal codice penale, e ciò indipendentemente dall'effettivo utilizzo dei fondi e delle risorse economiche per la commissione dei delitti anzidetti. 4. IL RUOLO DEGLI ORGANI SOCIETARI Di seguito si delineano i ruoli e le responsabilità degli Organi societari della Banca, secondo quanto previsto dal Provvedimento di Banca d Italia del 10 marzo Consiglio di Amministrazione Il Consiglio di Amministrazione ha il compito di assicurare nel continuo che i compiti e le responsabilità in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo siano allocate in modo chiaro e appropriato, nonché di: individuare e riesaminare periodicamente gli orientamenti strategici e le politiche di governo dei rischi connessi con il riciclaggio e il finanziamento del terrorismo; assicurare nel continuo che i compiti e le responsabilità in materia di antiriciclaggio ed antiterrorismo siano allocate in modo chiaro e appropriato, garantendo che le funzioni operative e quelle di controllo siano distinte e che le funzioni medesime siano fornite di risorse qualitativamente e quantitativamente adeguate; assicurare che venga approntato un sistema di flussi informativi adeguato, completo e tempestivo verso gli organi di governo e di controllo della Banca; assicurare comunque la tutela 7

8 delle riservatezza dei soggetti che hanno partecipato alla procedura di segnalazione delle operazioni sospette; delineare un sistema di controlli interni organico e coordinato, funzionale alla pronta rilevazione e alla gestione del rischio di riciclaggio e assicurarne l efficacia nel tempo; esaminare, con cadenza annuale, la relazione relativa all attività svolta dal Responsabile della Funzione ed ai controlli eseguiti dalle funzioni competenti; assicurare che le carenze e anomalie riscontrate in esito ai controlli di vario livello siano portate tempestivamente a sua conoscenza. Al Consiglio di Amministrazione, su proposta dell Amministratore Delegato e sentito il Collegio Sindacale, spetta la nomina e la revoca del Responsabile della Funzione Antiriciclaggio. 4.2 Amministratore Delegato L Amministratore Delegato deve: realizzare e tenere aggiornate le procedure interne e le responsabilità delle strutture e delle funzioni aziendali al fine di evitare il coinvolgimento inconsapevole in fatti di riciclaggio e finanziamento del terrorismo; assicurare che le procedure operative e i sistemi informativi consentano la corretta identificazione anagrafica del cliente, l acquisizione e il costante aggiornamento di tutte le informazioni funzionali all esame del suo profilo economico-finanziario e all individuazione delle motivazioni economiche sottostanti ai rapporti instaurati e alle operazioni effettuate; definire una procedura di segnalazione di operazioni sospette in grado di garantire certezza di riferimento, omogeneità nei comportamenti, riservatezza sull identità delle persone che hanno partecipato alla procedura medesima, nonché strumenti, anche informatici, per l individuazione delle operazioni anomale; definire i flussi informativi finalizzati ad assicurare la conoscenza dei fattori di rischio a tutte le strutture aziendali coinvolte e agli organi e funzioni di controllo; approvare i programmi di addestramento e formazione del personale dipendente e dei collaboratori sugli obblighi derivanti dalla disciplina antiriciclaggio; adottare strumenti idonei a consentire la costante verifica dell attività svolta dai dipendenti e dai collaboratori al fine di rilevare eventuali anomalie che emergano, segnatamente, nei comportamenti, nella qualità delle comunicazioni indirizzate ai referenti e alle strutture aziendali nonché nei rapporti che gli stessi dipendenti o collaboratori intrattengono con la clientela. L attuale modello di governance adottato dalla Banca prevede l attribuzione di ampi poteri gestori all Amministratore Delegato, componente esecutivo del Consiglio di Amministrazione, incaricato della gestione operativa della Banca. 4.3 Collegio Sindacale Il Collegio Sindacale deve: vigilare sull osservanza della normativa e sulla completezza, funzionalità e adeguatezza dei controlli antiriciclaggio; 8

9 valutare con particolare attenzione l idoneità delle procedure in essere per l adeguata verifica della clientela, la registrazione e la conservazione delle informazioni e per la segnalazione delle operazioni sospette; stimolare azioni di approfondimento dei motivi delle carenze, anomalie e irregolarità riscontrate e promuovere l adozione delle opportune misure correttive; informare le Autorità di Vigilanza di tutti i fatti o gli atti di cui venga a conoscenza che possano costituire una violazione delle disposizioni attuative del Decreto 231/2007; comunicare alle Autorità di Vigilanza di settore le infrazioni alle disposizioni contenute nell art. 36 del Decreto 231/2007 di cui ha notizia. Nell esercizio delle proprie attribuzioni, il Collegio Sindacale si avvale delle strutture interne per lo svolgimento delle verifiche e degli accertamenti necessari e utilizza i flussi informativi pianificati provenienti dagli altri organi aziendali e dal Responsabile della Funzione. 4.4 Organismo di Vigilanza di cui al D. Lgs. 231/2001 La Banca ha adottato il modello organizzativo ai sensi del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, nell ambito del proprio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo. In materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento al terrorismo l Organismo di Vigilanza deve: contribuire, in via preventiva, alla definizione di un modello organizzativo idoneo a prevenire la commissione dei reati di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo nonché di impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita, monitorare nel continuo il rispetto delle procedure ivi previste e, nel caso in cui un reato sia comunque commesso, analizzarne le cause per individuare le misure correttive più idonee; vigilare, al pari del Collegio Sindacale, sull'osservanza della normativa in materia di riciclaggio e finanziamento al terrorismo ed effettuare, anche congiuntamente con altri organi o funzioni aziendali, le prescritte segnalazioni, nell ambito delle proprie attribuzioni e competenze. L Organismo di Vigilanza riceve flussi informativi dalle funzioni aziendali e può accedere, senza limitazioni, a tutte le informazioni rilevanti ai fini dell assolvimento dei propri compiti. 9

10 5. COMPITI E FINALITA DELLA FUNZIONE ANTIRICICLAGGIO La Banca d Italia, con il Provvedimento emanato in data 10 marzo 2011, ha richiesto agli intermediari l introduzione di specifici presidi per il controllo del rischio di riciclaggio e finanziamento al terrorismo, con l impiego di risorse, procedure e funzioni organizzative chiaramente individuate e adeguatamente specializzate. A tal fine, la Banca ha istituito una specifica Funzione di controllo di secondo livello permanente, autonoma e indipendente, deputata a prevenire e contrastare la realizzazione di operazioni di riciclaggio e di finanziamento al terrorismo (Funzione Antiriciclaggio). Il Responsabile della predetta Funzione ricopre anche il ruolo di Delegato alla segnalazione delle operazioni sospette. La Funzione antiriciclaggio, che riferisce direttamente agli organi di vertice, ha accesso a tutte le attività dell impresa nonché a qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei propri compiti. A tal fine, la funzione provvede a: Identificare le norme applicabili e valutare il loro impatto sui processi e le procedure interne; Collaborare all individuazione del sistema dei controlli interni e delle procedure finalizzato alla prevenzione e al contrasto dei rischi in esame; Verificare l idoneità del sistema dei controlli interni e delle procedure adottato e proporre le modifiche organizzative e procedurali necessarie o opportune al fine di assicurare un adeguato presidio dei rischi; Prestare consulenza e assistenza agli organi aziendali e all alta direzione, in caso di offerta di prodotti e servizi nuovi, la funzione effettua in via preventiva le valutazioni di competenza; Verificare l affidabilità del sistema informativo di alimentazione dell archivio unico informatico aziendale; Curare, in raccordo con le altre funzioni aziendali competenti in materia di formazione, la predisposizione di un adeguato piano di formazione, finalizzato a conseguire un aggiornamento su base continuativa del personale dipendente e dei collaboratori; Predisporre flussi informativi diretti agli organi aziendali e all alta direzione. La Banca è impegnata nell azione di prevenzione e di contrasto del riciclaggio attraverso la piena conoscenza del cliente, la tracciabilità delle transazioni finanziare e l individuazione delle operazioni sospette. A tal fine, la normativa interna in vigore in materia di antiriciclaggio si basa su un sistema di obblighi ispirati ai seguenti istituti fondamentali: Adeguata verifica della clientela con la quale si instaurano rapporti o si effettuano operazioni; Registrazione dei rapporti e delle operazioni e conservazione dei relativi documenti di supporto; Segnalazione di operazioni sospette. 5.1 I requisiti del Responsabile della Funzione Antiriciclaggio Ai sensi delle Disposizioni, il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio rientra a tutti gli effetti nel novero dei responsabili delle funzioni aziendali di controllo. Esso deve essere in possesso di adeguati requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità. 10

11 In dettaglio: indipendenza Posizione organizzativamente autonoma rispetto alle strutture operative direttamente coinvolte nelle attività in cui si manifestano i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. Assenza di dipendenza gerarchica rispetto alle funzioni di cui al punto precedente. Dotazione di risorse adeguate per svolgere le proprie funzioni. autorevolezza Attribuzione del ruolo necessario per consentire l'interazione con tutte le funzioni aziendali e la previsione della facoltà di accesso a tutte le informazioni ritenute rilevanti. professionalità Competenza ed esperienza adeguata al ruolo. Il personale chiamato a collaborare con la Funzione Antiriciclaggio, anche se inserito in aree operative differenti, riferisce direttamente al Responsabile della Funzione per le questioni attinenti a detti compiti. 6. LINEE GUIDA IN MATERIA DI GESTIONE DEL RISCHIO DI RICICLAGGIO E FINANZIAMENTO AL TERRORISMO Il sistema di controllo della Banca per il contrasto al fenomeno di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo si basa sulla conoscenza della clientela, sul corretto espletamento delle attività di controllo di I e II livello e sulla formazione e sensibilizzazione continuativa del personale. 6.1 Adeguata verifica della clientela Una delle principali modalità per il presidio del rischio in oggetto è data dalla compiuta conoscenza della propria clientela. I Promotori Finanziari e i Private Banker devono prestare la massima collaborazione alla Funzione Antiriciclaggio fornendo tutte le informazioni aggiornate e approfondite in loro possesso, relative sia a ogni singolo intestatario dei rapporti, sia alle motivazioni sottostanti all operazione effettuata. Il decreto antiriciclaggio e i provvedimenti di attuazione disciplinano le attività che gli intermediari devono porre in essere per l acquisizione delle informazioni necessarie ad una approfondita conoscenza della clientela e impone precisi obblighi in capo ai clienti stessi. Oltre all usuale identificazione del cliente, è difatti necessario procedere ad adeguati controlli per permettere alla Banca una valutazione complessiva del cliente circa il rischio di riciclaggio, dove per rischio si intende la probabilità di coinvolgimento in fenomeni di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. La Banca, sulla base dell operatività del cliente, procede alla profilatura dello stesso, attribuendogli un profilo di rischio analizzando tutti i dati disponibili relativi al cliente e le informazioni inerenti all operazione. In base all esito di questi controlli, la Banca applica la gradazione prevista per le modalità di conduzione delle attività di adeguata verifica: 11

12 obblighi ordinari obblighi rafforzati obblighi semplificati Obblighi ordinari di adeguata verifica della clientela Gli obblighi ordinari consistono nelle seguenti attività: a) identificare il cliente e verificarne l'identità sulla base di documenti, dati o informazioni- ottenuti da una fonte affidabile e indipendente; b) identificare l'eventuale titolare effettivo e verificarne l'identità; c) ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale; d) svolgere un controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale. Il Provvedimento della Banca d Italia ha fornito in argomento una definizione di titolare effettivo. Più specificatamente: 1) la persona fisica o le persone fisiche per conto delle quali il cliente realizza un'operazione; 2) nel caso in cui il cliente e/o il soggetto per conto del quale il cliente realizza un operazione siano entità diverse da una persona fisica, la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano l entità ovvero ne risultano beneficiari secondo i criteri di cui all Allegato tecnico del decreto antiriciclaggio. Tali attività si realizzano per tutti i nuovi clienti, nonché previa valutazione del rischio presente ai clienti già acquisiti e, in particolare, nei seguenti casi: a) quando si instaura un rapporto continuativo; b) quando si eseguono operazioni occasionali, disposte dai clienti, che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore ai limiti imposti dalla legge, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione unica o con più operazioni che appaiono collegate o frazionate; c) quando vi é sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile; d) quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull'adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell'identificazione di un cliente. Le modalità prescritte per l esecuzione delle attività di adeguata verifica sono le seguenti: a) l'identificazione e la verifica dell'identità del cliente e del titolare effettivo è svolta, in presenza del cliente, mediante un documento d'identità in corso di validità tra quelli normativamente previsti, prima dell'instaurazione del rapporto continuativo. Qualora il cliente sia una società o un ente deve essere verificata l'effettiva esistenza del potere di rappresentanza degli esecutori e degli stessi sono acquisite le informazioni necessarie per verificarne l'identità; b) l'identificazione e la verifica dell'identità del titolare effettivo è effettuata contestualmente all'identificazione del cliente e impone, per le persone giuridiche, fondazioni, trust, organizzazioni 12

13 no profit e soggetti giuridici analoghi, l'adozione di misure adeguate e commisurate alla situazione di rischio per comprendere la struttura di proprietà e di controllo del cliente. Per i trust e società fiduciarie di cui alla Legge 23 novembre 1939, n.1966, nonché per le persone giuridiche da quelli partecipati, sono previste misure rafforzate di verifica del titolare effettivo; c) il controllo costante nel corso del rapporto continuativo si attua verificando che le transazioni realizzate dal cliente siano compatibili con la conoscenza che la Banca ha dello stesso, delle sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo riguardo, se necessario, all'origine dei fondi e tenendo aggiornati i documenti, i dati o le informazioni detenute. Si precisa che l'assunzione dei dati identificativi deve essere effettuata nei confronti dei seguenti soggetti: per i rapporti intestati a persone fisiche (comprese le cointestazioni): - tutti gli intestatari; - gli eventuali esecutori; - gli eventuali incaricati/esibitori abilitati a compiere determinate operazioni di sportello in virtù di specifiche autorizzazioni; per i rapporti intestati a persone giuridiche e a ditte individuali: - i soggetti persone giuridiche ed il soggetto abilitato che ha provveduto all'apertura del rapporto; - le "ditte individuali" ed il titolare della ditta individuale; - gli eventuali esecutori: oltre all acquisizione dei suoi dati identificativi, sono acquisite informazioni circa la sussistenza del potere di rappresentanza; - gli eventuali incaricati/esibitori abilitati a compiere determinate operazioni di sportello in virtù di specifiche autorizzazioni; - i titolari effettivi della persona giuridica Obblighi rafforzati di adeguata verifica della clientela Gli obblighi rafforzati devono essere applicati ai clienti che presentano un più elevato profilo di rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo e, comunque, nei casi di seguito riportati: - operatività a distanza; - apertura di rapporti di conti di corrispondenza con enti corrispondenti di Stati extracomunitari; - apertura di rapporti in capo a persone politicamente esposte; - operazioni di versamento di contanti o valori provenienti da altri Stati; - operatività con banconote di grosso taglio; - qualora sia inviata alla Unità di Informazione Finanziaria della Banca d Italia (UIF) la segnalazione di operazione sospetta; - in relazione al ricorso a prodotti, operazioni, tecnologie che possano aumentare il rischio di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo Obblighi semplificati di adeguata verifica della clientela 13

14 Le misure semplificate sono applicabili quando il cliente rientra nelle seguenti categorie: - soggetti di cui all art. 25, comma 1, D. Lgs. 231/2007; - un ufficio della Pubblica Amministrazione ovvero una istituzione o un organismo che svolge funzioni pubbliche conformemente al trattato sull Unione europea, ai trattati sulle Comunità europee o al diritto comunitario derivato; - soggetti per i quali il Ministero dell economia e delle finanze con proprio decreto, sentito il Comitato di sicurezza finanziaria, abbia autorizzato l applicazione, in tutto o in parte, di misure semplificate ai sensi dell art. 26 del D. Lgs. 231/2007. In caso di applicazione del regime di esenzione, la Banca verifica comunque se il cliente può o meno beneficiare di tale semplificazione nonché il permanere, per tutta la durata del rapporto, dei presupposti per l applicazione della procedura semplificata. Qualora si abbia motivo di ritenere che l identificazione effettuata non sia attendibile, ovvero non consenta l acquisizione delle informazioni necessarie, non sarà possibile applicare gli obblighi semplificati. Gli obblighi semplificati sono altresì applicabili con riferimento ai seguenti prodotti: - contratti di assicurazione-vita, il cui premio annuale non ecceda i euro o il cui premio unico sia di importo non superiore a euro; - forme pensionistiche complementari disciplinate dal D. Lgs. 252/2005, a condizione che esse non prevedano clausole di riscatto diverse da quelle di cui all articolo 14 del medesimo decreto e che non possano servire da garanzia per un prestito al di fuori delle ipotesi previste dalla normativa vigente; - regimi di pensione obbligatoria e complementare o sistemi simili che versino prestazioni di pensione, per i quali i contributi siano versati tramite deduzione dal reddito e le cui regole non permettano ai beneficiari, se non dopo il decesso del titolare, di trasferire i propri diritti; - moneta elettronica quale definita nell'articolo 1, comma 2, lettera h-ter), del TUB, nel caso in cui, se il dispositivo non è ricaricabile, l'importo massimo memorizzato sul dispositivo non ecceda 250 euro, oppure nel caso in cui, se il dispositivo è ricaricabile, sia imposto un limite di euro sull'importo totale trattato in un anno civile, fatta eccezione per i casi in cui un importo pari o superiore a euro sia rimborsato al detentore nello stesso anno civile ai sensi dell'articolo 11 della direttiva 2009/110/CE ovvero sia effettuata una transazione superiore a euro, ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1781/2006. Per quanto concerne le operazioni di pagamento nazionali, il limite di 250 euro di cui alla presente alinea è aumentato a 500 euro; - qualunque altro prodotto o transazione caratterizzato da uno basso rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo che soddisfi i criteri tecnici stabiliti dalla Commissione europea a norma dell'articolo 40, paragrafo 1, lettera b), della terza direttiva antiriciclaggio, se autorizzato dal Ministro dell'economia e delle finanze con proprio decreto. 6.2 La classificazione della clientela I clienti che richiedono l apertura di un rapporto continuativo con la Banca sono quasi esclusivamente persone fisiche. La Banca prima di instaurare un rapporto continuativo deve svolgere opportune analisi per verificare se il potenziale cliente non appartenga a una delle categorie ritenute ad alto rischio di riciclaggio. In questa categoria di soggetti rientrano : 14

15 persone politicamente esposte; persone fisiche che abbiano subito condanne o abbiano procedimenti penali pendenti; precedente segnalazione inoltrata alla UIF; soggetti residenti che abbiano sede o siano originari di uno dei Paesi ricompresi in black list ; enti o organizzazioni no profit (anagrafe unica delle ONLUS del Ministero delle Finanze ). I presidi informatici a disposizione della Banca permettono di determinare, sulla base dell elaborazione dei dati e delle informazioni acquisite in sede di censimento anagrafico, di accensione di rapporti continuativi o di esecuzione di operazioni occasionali e di monitoraggio dell operatività posta in essere, un punteggio rappresentativo del livello di rischio di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo e di classificare i clienti in modo da poter eseguire, nei loro confronti, verifiche più o meno incisive e commisurate ad una delle quattro tipologie di profilo di rischio: I rischio irrilevante B rischio basso M rischio medio A rischio alto Sulla base del profilo di rischio attribuito attraverso la procedura Gianos-3D, la Banca ha definito la frequenza ordinaria di aggiornamento della profilatura del cliente; inoltre, ove il profilo di rischio rilevato risulti medio o alto, approfondisce periodicamente la conoscenza della clientela interessata, adottando a tal fine misure di controllo rafforzate volte a monitorare con particolare attenzione l evoluzione del rapporto. In particolare: - richiede informazioni aggiuntive, anche mediante la produzione di idonea documentazione, sull origine dei fondi; - nel caso di operazioni di pagamento, richiede, in tutti i casi in cui sia ritenuto opportuno, informazioni complete sull ordinante e sul beneficiario, anche attraverso la verifica di documentazione concernente la transazione commerciale cui il pagamento si riferisce. L instaurazione di rapporti continuativi con clientela ad alto rischio è subordinata all esito di approfondite verifiche volte a stabilire l origine del patrimonio e dei fondi impiegati nel rapporto continuativo nonché alla formale autorizzazione da parte dell Amministratore Delegato. Qualora venga autorizzata l instaurazione del rapporto, lo stesso sarà oggetto di un controllo continuo e rafforzato da parte della Funzione Antiriciclaggio. In ogni caso e senza eccezione alcuna, la Banca non avvierà rapporti con: soggetti residenti in Paesi non Cooperativi società fiduciarie non iscritte all albo di cui all art 106 del TUB che prevedano rapporti omnibus società con catena societaria complessa che non consenta l identificazione del titolare effettivo. 15

16 6.3 Gli obblighi di registrazione e di conservazione L art. 36 del D. Lgs. 231/07 dispone che gli intermediari conservino i documenti e registrino le informazioni che hanno acquisito per assolvere agli obblighi di adeguata verifica della clientela affinché possano essere utilizzati per qualsiasi indagine su eventuali operazioni di riciclaggio o per corrispondenti analisi effettuate dalla UIF o da qualsiasi Autorità competente. In particolare, gli intermediari devono istituire un Archivio Unico Informatico (di seguito: AUI) per registrare e rendere così tracciabili i dati identificativi e le altre informazioni relativi ai rapporti continuativi e alle operazioni. L AUI deve essere istituito e gestito in modo tale da assicurare la correttezza, completezza e immediatezza dei dati, la loro conservazione secondo i criteri uniformi, il mantenimento della storicità delle informazioni, la possibilità di desumere evidenze integrate, la facilità di consultazione nel rispetto degli standard forniti dall UIF. La Banca alimenta un proprio AUI, gestito da un centro servizi, nel quale vengono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell operazione ovvero all apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo: - ogni operazione, anche frazionata, disposta dal cliente che comporti la trasmissione o movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a euro, compresa la data, la causale, l'importo, la tipologia dell'operazione, i mezzi di pagamento, i dati identificativi del soggetto che effettua l'operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera; - l accensione, variazione e chiusura di rapporti continuativi, sia nominativi sia al portatore; in particolare, sono soggetti a registrazione i rapporti costituiti da conti, depositi, e altri rapporti continuativi, compresa la data, i dati identificativi del cliente e dell eventuale titolare effettivo, unitamente alle generalità dei delegati ad operare per conto del titolare del rapporto e il codice del rapporto ove previsto. 6.4 Gli obblighi di segnalazione La normativa antiriciclaggio prevede che venga designato un Delegato per la segnalazione delle operazioni sospette. Al Delegato, nominato dal Consiglio d Amministrazione della Banca, compete la valutazione delle operazioni sospette che vengono sottoposte dal Responsabile della Funzione Antiriciclaggio e la trasmissione alla UIF delle segnalazioni ritenute fondate. I presupposti in presenza dei quali occorre procedere alla segnalazione di operazioni sospette sono molto ampi, in ragione della elencazione particolarmente estesa delle azioni che costituiscono riciclaggio contenuta nell art. 2 del decreto. Al fine di garantire omogeneità di comportamento, la Banca ha formalizzato e adottato uno specifica Procedura per le Segnalazione di Operazioni Sospette, nella quale sono riportate le modalità, i tempi e l iter organizzativo per adempiere all obbligo segnaletico. In generale per ritenere sospetta un operazione non è più necessario identificare una precisa fattispecie criminosa a monte (reato presupposto), in quanto vengono valutate le operazioni incompatibili con il profilo economico e finanziario del cliente, compiute con modalità che possano ostacolare o ritardare l individuazione dell origine o della destinazione dei fondi o eludere le registrazioni in AUI. 16

17 La Banca non prevede soglie minime di importo delle operazioni da segnalare. La Banca si astiene dal porre in essere l operazione prima di dare corso alla segnalazione, sempre che un tale comportamento sia possibile alla luce della normale operatività ovvero che la mancata esecuzione non possa essere di ostacolo all indagine mettendo sull avviso l esecutore. Ferma restando la responsabilità per omessa segnalazione dei soggetti obbligati, tutti gli operatori della Banca devono collaborare attivamente con il Delegato, sottoponendo alla sua attenzione operazioni e comportamenti sospetti. Il sospetto è desunto dalle caratteristiche, entità, natura dell'operazione o da qualsiasi altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell'attività svolta dal soggetto cui é riferita, in base agli elementi a disposizione acquisiti nell'ambito dell'attività svolta ovvero a seguito del conferimento di un incarico. Al fine di agevolare l'individuazione delle operazioni sospette, la Banca fa riferimento, in particolare, alle Istruzioni operative per l individuazione di operazioni sospette emanate e periodicamente aggiornate dell UIF. Le segnalazioni sono effettuate senza ritardo. La Banca tutela la riservatezza sull identità delle persone intervenute nell iter di segnalazione, onde evitare possibili effetti ritorsivi nei loro confronti. Il Responsabile Antiriciclaggio propone la chiusura del rapporto continuativo relativo ai clienti che presentano particolari rischi reputazionali/legali per la Banca, salvo diverse istruzioni ricevute dall UIF o diverse considerazioni del Delegato. 6.5 Procedure organizzative e misure di controllo interno Al fine di ottemperare alle disposizioni di legge tempo per tempo vigenti, la Banca ha realizzato un modello organizzativo finalizzato a presidiare i rischi connessi alla ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita. La Banca ha costituito un forte presidio antiriciclaggio, l Ufficio Antiriciclaggio, con competenze sia di carattere progettuale che di sviluppo in relazione all evoluzione sistemica della tematica, in grado di fornire contributi professionali elevati. L Ufficio Antiriciclaggio svolge i compiti dell omonima funzione, verificando nel continuo che le procedure aziendali siano coerenti con l obiettivo di prevenire e contrastare la violazione di norme di etero-regolamentazione (leggi e norme regolamentari) e di autoregolamentazione in materia di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo e proponendo, se del caso alle funzioni competenti, specifici interventi per la risoluzione delle carenze riscontrate. È stata altresì formalizzata l attribuzione della responsabilità sia della Funzione Antiriciclaggio sia per l inoltro delle segnalazioni delle operazioni sospette ai sensi dell art. 41 del D. Lgs. 231/2007. Il più ampio sistema dei controlli interni vede infine l interazione e il coinvolgimento di altre unità e funzioni ed organi aziendali (Compliance, Internal Auditing, Collegio Sindacale ed Organismo di Vigilanza ex D.Lgs.231/2001) che nell ambito dei rispettivi ruoli e competenze collaborano al fine di garantire l efficacia e l adeguatezza complessiva del modello di controllo a presidio dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo. L interazione tra le varie funzioni è realizzato attraverso un adeguato e tempestivo sistema di flussi informativi coerente con la complessità della struttura, la tipologia dei servizi e dei prodotti offerti nonché con l entità del rischio associabile alle caratteristiche della clientela. La verifica di adeguatezza dei presidi in discorso adottati dalla Banca rientra tra quelle che la Banca d Italia è chiamata a svolgere sugli intermediati vigilati nell ambito del processo di revisione e 17

18 valutazione prudenziale, al fine di assicurare che essi acquisiscano massima consapevolezza dei possibili risvolti in termini di non conformità connessi con l operatività aziendale. 7. LA FORMAZIONE DEL PERSONALE La Banca pone in essere un attenta opera di addestramento e formazione del personale sugli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio. A tal fine, il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio, avvalendosi del supporto del Servizio Risorse Umane, ha il compito di sottoporre all Amministratore Delegato, per l approvazione, specifici programmi di formazione per il personale preposto ai rapporti con la clientela, ovvero coinvolto nel processo di esecuzione e/o controllo delle transazioni disposte dalla clientela. In particolare il programma formativo deve prevedere: partecipazione a convegni e seminari specifici in materia; istituzione di corsi di formazione interna (corso di autoistruzione disponibile sulla intranet aziendale); istituzione di corsi di formazione esterna. Annualmente il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio sottopone all Amministratore Delegato una relazione sull attività di addestramento e formazione erogata in materia di antiriciclaggio. 8. I PRINCIPALI FLUSSI INFORMATIVI VERSO GLI ORGANI AZIENDALI Trimestralmente, il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio predispone un report contenente le verifiche effettuate e i risultati emersi, da presentare all Amministratore Delegato, al Collegio Sidacale; in particolare tale report contiene: a. rendiconto delle operazioni sospette suddivise in trasmesse all UIF e archiviate o ancora in corso di valutazione ; b. rendiconto delle verifiche effettuate; c. rendiconto delle comunicazioni effettuate per violazioni alle disposizioni di cui artt. 49 e 50 del D. Lgs 231/07. Inoltre, almeno una volta l anno, il Responsabile della Funzione Antiriciclaggio presenta al Consiglio di Amministrazione, all Amministratore Delegato e al Collegio Sindacale e al Responsabile Antiriciclaggio del Gruppo, una relazione sulle iniziative intraprese, sulle disfunzioni accertate e sulle relative azioni correttive da intraprendere nonché sulla attività formativa erogata. 18