AREAS WBS FARMACIE - CASSA - MANUALE OPERATIVO

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1 AREAS WBS FARMACIE - CASSA - MANUALE OPERATIVO Documento: AZSA010_MO_SISA_WBS FARMACIE_ CASSA_1.2 Cliente: ASL SALERNO Redatto da: Graziella Foschini data: 05/02/2014 Revisionato da: Stefano Di Vito data: 06/02/2014 Consegnato a: Dr.ssa Maria Immacolata Borrelli data: 07/02/2014 1/16

2 INDICE INTRODUZIONE PREMESSA PROCEDURA D ACCESSO CASSA GESTIONE CASSA RICERCA PRESCRIZIONE INCASSO o EMISSIONE (per importo pari a zero) STAMPA DOCUMENTO PER L INCASSO AUTOMATICO (fattura) MOVIMENTI DI CASSA TRASFERIMENTO INDIRETTO (Chiusura Contabile di Cassa) CERCA MOVIMENTO STAMPA DOCUMENTI CONTABILI RIEPILOGHI SALDI/MOVIMENTI FLUSSO INCASSATO BARRA DI STAMPA GESTIONE PASSWORD /16

3 INTRODUZIONE In questo manuale sarà effettuata una panoramica sull utilizzo e sulle principali funzioni del sistema AREAS WBS FARMACIE e nello specifico sulle operazioni di Cassa PREMESSA La visibilità di alcune funzionalità potrebbe variare in base alla profilatura dell utente. - Selezione automatica nelle maschere di ricerca con risultato singolo Le maschere di ricerca con righe selezionabili presentano il singolo risultato selezionato automaticamente. - Utilizzo pistola barcode E possibile utilizzare la pistola barcode per effettuare la ricerca del paziente per codice fiscale e/o tessera sanitaria; per inserire il numero impegnativa o il numero richiesta. Per inserire dati in applicativo, dopo la procedura d accesso, utilizzare lettere maiuscole. 2. PROCEDURA D ACCESSO Digitare nella barra di indirizzi di internet explorer (o altro programma di connessione internet) Digitare nei campi appositi il nome utente e la password assegnati e cliccare il pulsante Conferma. Controllare che siano compilati i campi Azienda, Ufficio, Ruolo e cliccare il pulsante Conferma. (Se i campi non dovessero esser compilati selezionare il dato dal menù a tendina cliccando il triangolino nero). 3/16

4 Controllare che sia compilato il campo Sede di Prenotazione e Sede di Cassa e cliccare il pulsante Conferma. (Se il campo non dovesse essere compilato selezionare il dato dal menù a tendina cliccando il triangolino nero). Si passa così alla schermata del menù principale (Fig.1) Fig. 1 Schermata menù principale 4/16

5 3. CASSA Il seguente capitolo spiega le operazioni per svolgere il lavoro ordinario di cassa GESTIONE CASSA Si accede alla maschera principale di gestione cassa (Fig.2) cliccando su Cassa, poi Gestione e poi su Gestione Cassa. La maschera è suddivisa in due sezioni ciascuna delle quali organizzata in varie schede (Tab). Le schede della sezione superiore sono: - Genera Documenti: consente di emettere documenti ed effettuare l incasso immediato o l emissione (per importo pari a zero). - Gestione Scadenze: consente di ricercare le scadenze collegate a documenti emessi e di effettuarne l incasso o il rimborso - Movimenti di Cassa: consente di visualizzare i movimenti di un periodo e di effettuare le operazioni di Trasferimento indiretto (chiusura di cassa). - Ordinativo: per le operazioni di tesoreria Nella parte inferiore delle schede Genera Documenti e Gestione scadenze sono presenti i seguenti pulsanti funzionali: - Ricerca: per la ricerca di prescrizioni, documenti, scadenze ecc. - Nuova: per le funzionalità di nuova prenotazione/registrazione 5/16

6 - Pulisci: svuota i campi eventualmente compilati - Preferenze: permette di impostare eventuali preferenze di ricerca - Esci: chiude la maschera La sezione inferiore è formata dalle seguenti schede: - Ricerca Prescrizioni: in cui verrà visualizzata la prescrizione ricercata - Ricerca Scadenze: in cui verranno visualizzate le scadenze ricercate - Ricerca Movimenti: in cui verranno elencati i movimenti ricercati. Fig. 2 Maschera Principale di Gestione Cassa Il processo di incasso può essere sintetizzato nelle seguenti fasi: - Ricerca prescrizione - Incasso (o Emissione per importo pari a zero) - Stampa Documento per l incasso automatico (fattura) 6/16

7 3.2. RICERCA PRESCRIZIONE La ricerca di una prescrizione può avvenire principalmente in due modi: a. Per Codice: selezionare dal menù a tendina Tipo di Ricerca la tipologia di codice da inserire, (Numero Prenotazione/Registrazione, Numero impegnativa ecc), compilare i campi appositi, inserire il Periodo digitando le date o cliccando l icona con il calendario, cliccare il pulsante Ricerca b. Per Paziente: inserire Cognome e Data di Nascita negli appositi campi, poi cliccare il pulsante e successivamente il pulsante Ricerca. Cliccando il pulsante l applicativo richiama l ultimo paziente ricercato Il risultato comparirà nella parte sottostante della schermata, nella scheda Prescrizione. Se la ricerca è stata effettuata per paziente saranno elencate tutte le eventuali prenotazioni effettuate al paziente ricercato nel periodo indicato. La tabella che mostra i risultati contiene informazioni di dettaglio della prescrizione (es: codice e tipo richiesta, convenzione, numero regionale, l importo, il pagamento, ecc.) A sinistra di ciascun rigo c è una casella che consente di effettuare la selezione del risultato. 7/16

8 3.3. INCASSO o EMISSIONE (per importo pari a zero) Per incassare una prenotazione inserita, cliccare su Cassa, poi su Gestione e successivamente su Gestione Cassa. Ricercare la prenotazione da incassare, selezionarla cliccando l apposita casella, cliccare il pulsante Incasso o Emissione per importo pari a zero. In entrambi i casi cliccare Conferma per concludere l operazione o Chiudi per uscire dalla maschera e non effettuare l operazione. Nella maschera di Incasso (fig.3) è presente la sezione Calcola resto. Per effettuare il calcolo inserire l Importo Ricevuto nell omonimo capo e cliccare il pulsante Calcola. Fig. 3 Maschera di Incasso Fig. 3 Maschera di Emissione 8/16

9 3.4. STAMPA DOCUMENTO PER L INCASSO AUTOMATICO (fattura) Per stampare il documento per l incasso automatico di una prescrizione inserita ed incassata, cliccare su Cassa, poi su Gestione e successivamente su Gestione Cassa. Ricercare la prescrizione da incassare, selezionarla cliccando l apposita casella, cliccare il pulsante Stampa. Dalla schermata proposta selezionare tramite l apposita casella la voce Cassa: Documento per l incasso automatico e cliccare il pulsante Conferma. Da questa schermata, selezionando l omonima voce, si potrà stampare anche il Promemoria delle richieste contenente il riepilogo delle attività legate alla prenotazione ricercata. 4. MOVIMENTI DI CASSA Il seguente capitolo spiega le operazioni di movimentazione di cassa, in particolare il Trasferimento Indiretto (Chiusura Contabile di Cassa), la funzione Cerca Movimento e la Stampa documenti contabili TRASFERIMENTO INDIRETTO (Chiusura Contabile di Cassa) Per effettuare un Trasferimento Indiretto (Chiusura Contabile di Cassa) cliccare su Cassa, poi su Gestione e successivamente su Gestione Cassa. Dalla schermata proposta cliccare la scheda Movimenti di Cassa e selezionare la voce Trasferimento Indiretto posta in alto. 9/16

10 Nella maschera di Trasferimento indiretto valorizzare Sede di Cassa e Utente cliccando sui sulla freccetta alla fine degli omonimi campi (quella accanto al campo Utente comparirà solo dopo aver compilato la Sede di cassa). Cliccare il pulsante Imposta e, per concludere l operazione di chiusura, il pulsante Emetti. Dopo aver cliccato il pulsante Emetti i campi relativi all importo non presenteranno alcun valore e, nella scheda Ricerca Movimento sarà visibile il TIUC: Trasferimento Indiretto Uscita di Cassa, con il riepilogo dell operazione effettuata (Tipo pagamento, Uscite, Utente ecc.) I pulsanti Stampa ed Anteprima, presenti in basso, consentono la stampa dei documenti contabili relativi al Trasferimento Indiretto selezionato. 10/16

11 4.2. CERCA MOVIMENTO Per la ricerca dei movimenti cliccare su Cassa, poi su Gestione e successivamente su Gestione Cassa. Dalla schermata proposta cliccare la scheda Movimenti di Cassa e selezionare la voce Cerca Movimento posta in alto. Inserire il periodo di interesse nei campi gialli obbligatorio e cliccare il pulsante Ricerca. Nella scheda Ricerca Movimenti compariranno i movimenti del periodo indicato, sottoforma di tabella dettagliata. I movimenti vengono principalmente divisi in: - ICC (Incasso Contabile di Cassa): indica un entrata di denaro - TIUC (Trasferimento indiretto di Cassa): indica un trasferimento di denaro (chiusura di cassa) I pulsanti Stampa ed Anteprima, presenti in basso, consentono la stampa dei documenti contabili relativi al movimento selezionato STAMPA DOCUMENTI CONTABILI Per stampare i Documenti Contabili di Cassa cliccare su Cassa, poi su Gestione e successivamente su Gestione Cassa. Procedere alla ricerca del movimento, selezionarlo tramitel apposita casella ad inizio rigo e cliccare il pulsante Stampa. I documenti disponibili sono: - Report Trasferimenti diretti, indiretti: produce una distinta di versamento, in cui son riepilogati il Totale, la Cassa di Provenienza, la Cassa di destinazione ecc. 11/16

12 - Stampa del Giornale di Cassa: produce l elenco de i movimenti effettuati nel periodo indicato con dettagli specifici sull intestatario, il n. di documento, il saldo, ecc. - Stampa Riepilogo dei movimenti di cassa: produce il riepilogo dell incasso giornaliero Per procedere con la stampa del documento di interesse selezionarlo tramite l apposita casella e cliccare il pulsante Conferma. Il pulsante Esci chiude la schermata senza effettuar alcuna operazione. 5. RIEPILOGHI Il seguente capitolo spiega le operazioni visualizzare i saldi, i movimenti di cassa e stampare il report di flusso incassato SALDI/MOVIMENTI Per visualizzare il dettaglio dei saldi o dei movimenti, cliccare Cassa poi Riepiloghi e successivamente Saldi/Movimenti. 12/16

13 Nella schermata di ricerca inserire il periodo di interesse nei campi gialli obbligatori (in automatico sono valorizzati con un range di 2 mesi) e cliccare il pulsante Ricerca. Nella scheda Ricerca Saldi compariranno i saldi del periodo indicato, sottoforma di tabella dettagliata. Per ricercare i movimenti, dopo aver inserito il periodo nei campi gialli obbligatori, cambiare la Modalità Ricerca clicando il triangolino nero e poi la scritta Movimenti. I risultati compariranno nella scheda Ricerca Movimenti sottoforma di tabella riepilogativa identica a quella descritta al cap /16

14 5.2. FLUSSO INCASSATO Per stampare il report del Flusso Incassato cliccare Cassa poi Riepiloghi e successivamente Flusso Incassato. Nella schermata di ricerca inserire il periodo di interesse nei campi gialli obbligatori e cliccare sul pallino Sede di Cassa Cliccare il triangolino nero nel riquadro giallo, poi sulla sede che compare nel menù a tendina e, successivamente, cliccare il pulsante Conferma Viene visualizzato in questo modo il report del Flusso incassato che riepiloga: - Periodo - Cassa - Tipo Pagamento - Riepilogo Iva (comprensivo di dettagli sul conto) - Riepilogo Quota Fissa (comprensivo di dettagli sulla tipologia) - Analitica Conti (comprensivo di dettagli su conto e prestazioni) - Totale 14/16

15 6. BARRA DI STAMPA La barra di stampa è una barra multifunzionale che compare in alcune schermate di ricerca, sotto l elenco dei risultati. Consente di esportare o stampare i risultati selezionati in diversi formati file. Selezionato il formato attraverso l apposita casella, cliccare il pulsante Le funzioni presenti sono: Anteprima: consente di visualizzare l anteprima di stampa Stampa: consente di stampare i dati selezionati Txt: consente di esportare i dati selezionati in formato testo Htlm: consente di esportare i dati selezionati in formato Htlm Xml: consente di esportare i dati selezionati in formato Xml Exel: consente di esportare i dati selezionati in formato exel Csv: consente di esportare i dati selezionati in formato Csv Pdf: consente di esportare i dati selezionati in formato Pdf 7. GESTIONE PASSWORD La password per accedere all applicativo ha durata 90 giorni. Allo scadere del termine, dopo aver effettuato la procedura d accesso, l applicativo proporrà una schermata di cambio password. Per effettuare la modifica scrivere due volte la nuova password nei campi appositi e cliccare il pulsante Conferma. 15/16

16 Il cambio password si può effettuare anche prima dei 90 giorni: dopo aver effettuato l accesso, dalla schermata principale, cliccare su Preferenze e dal menù proposto su Cambio Password. Per effettuare la modifica scrivere due volte la nuova password nei campi appositi e cliccare il pulsante Conferma. 16/16