GESTIONE ED ORGANIZZAZIONE DEL PERSONALE IN AZIENDA

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1 GESTIONE ED ORGANIZZAZIONE DEL PERSONALE IN AZIENDA Facciam un p d rdine! I 6 LIVELLI DELLA GESTIONE DELLE RISORSE UMANE IN AZIENDA 1. Rilevament delle presenze (timbratura cartellini): L azienda raccglie i dati delle presenze/assenze del prpri persnale. L attività può essere svlta in numersi mdi in relazine alla numersità e cmplessità dell rganizzazine: dalla registrazine manuale su mduli cartacei fin al rilevament autmatic, anche a mani libere, tramite il ricnsciment di dispsitivi di ricnsciment a distanza (es. tessere a banda magnetica, tessere a transpnder) la lettura di parametri bimetrici (es. imprnte digitali, lettura dell iride). Un sftware specializzat cnsente la gestine, la crrezine ed il cnslidament dei dati di presenza rilevati, prima del lr utilizz ai fini dell elabrazine delle paghe e/ della gestine del persnale. 2. Elabrazine Paghe e cntributi: i dati delle presenze/assenze rilevati vengn trasferiti (via carta quand pssibile tramite supprt infrmatic) per l inseriment in un sftware per l elabrazine delle paghe, dei cntributi e di tutti gli altri dcumenti bbligatri per legge (DM10, CUD, 730, ecc.) relativamente alla gestine amministrativa del persnale. La cmplessità frmale della materia e la necessità di un cntinu aggirnament legislativ di nrma cnsiglian alle aziende più piccle di servirsi di servizi fferti in utsurcing da prfessinisti per l elabrazine delle paghe (es. Cnsulenti del Lavr); le rganizzazini cn maggire persnale pssn ptare per la creazine di un prpri uffici per la gestine amministrativa delle risrse umane. Esistn sul mercat sftware per l elabrazine delle paghe in grad di sddisfare le esigenze di qualunque struttura: dal centr di elabrazine paghe per cnt terzi fin alla elabrazine paghe per piccle aziende. La valutazine dell pprtunità di effettuare in azienda l elabrazine delle paghe nn è legata prevalentemente al cst del sftware ma alla necessità di disprre di rapidi aggirnamenti cnseguenti ai cambiamenti legislativi e sprattutt alla presenza di persnale qualificat che deve essere cstantemente frmat. Anche nel cas in cui l elabrazine delle paghe sia affidata all estern dell azienda, ggi si ritiene indispensabile che i dati generati da tale servizi sian resi dispnibili tramite cllegament telematic di sicurezza (es. via Internet) anche all amministrazine dell azienda stessa per una maggire cnsapevlezza degli aspetti ecnmici della gestine: si debbn quindi preferire sluzini in utsurcing che ffran tale pprtunità. Tutti i dati elabrati relativamente alle paghe ed ai cntributi pssn essere trasferiti dal Business PLUS Gestine e Organizzazine del Persnale in azienda Tel /6

2 sftware di elabrazine paghe al sftware per la gestine del persnale (dati anagrafici, numeri di matricla, livelli di inquadrament retributiv, cmpnenti retributive ecnmiche, presenze ed assenze, ecc.). 3. Amministrazine del Persnale: L elabrazine delle paghe e dei cntributi nn rislve e nn cmpleta tutti gli adempimenti amministrativi che sn ggi necessari quand in azienda sn presenti cllabratri e dipendenti: un mercat del lavr sempre più evlut e nrmative sempre più articlate a tutela dei lavratri (es. privacy e sicurezza; sicurezza sul pst di lavr, ecc.) impngn di adttare prcedure e dcumentazini, da predisprre ed aggirnare in cntinu, che se nn ben rganizzate e gestite pssn risultare in neri ecnmici sensibili per l azienda e, nei casi di inadeguat adempiment, anche cnseguenze legali civili e penali. Se a quest si aggiungn cmpnenti retributive nn tradizinali (es. cellulare in dtazine) che sn sempre più richieste e diffuse e che se nn ben gestite pssn risultare in csti nn cntrllati per l rganizzazine, diventa evidente cme anche piccle aziende ggi pssan guardare cn interesse a semplici sluzini sftware, cme H1-HRMS di EBC Cnsulting, per la gestine amministrativa del persnale piché piccli investimenti pssn cmprtare grandi risparmi ed una gestine più equa e standardizzata nei cnfrnti delle prprie risrse umane. Infine la pssibilità di pter acquisire direttamente mlte infrmazini dai sistemi di elabrazine paghe, ed attravers quest ultimi, anche quelle di presenza/assenza garantisce cn pc sfrz di pter analizzare e gestire i dati retributivi anche tramite cnfrnti fra reparti, livelli, ecc. di pter mettere in att una efficace pianificazine della gestine di ferie e permessi d una efficace gestine di turni lavrativi anche cmplessi. Fra le mlte funzinalità dispnibili nella sezine amministrativa del sftware per la gestine risrse umane: Gestine dati anagrafici di dipendenti e cllabratri Gestine della dcumentazine (es. esami medici, adempimenti 626, adempimenti privacy e sicurezza, ecc.) Gestine di un archivi delle esperienze pregresse Gestine delle Infrmazini cntrattuali Gestine dei dati retributivi Gestine di prmemria e scadenze cllegate alle single risrse umane Gestine materiali/dtazini/benefit Gestine accnti ecnmici al persnale Business PLUS Gestine e Organizzazine del Persnale in azienda Tel /6

3 Gestine delle richieste e delle lamentele del persnale Pianificazine e gestine ferie e permessi Pianificazine turni lavrativi Ricerca, Selezine, Inseriment ed Outplacement di risrse umane: fra le attività di gestine delle risrse umane nn può essere scrdat il tema della ricerca e selezine del persnale. Indipendentemente dal fatt che la ricerca e selezine avvenga internamente all azienda ppure avvalendsi di servizi esterni tutte le infrmazini rilevate durante la fase di ricerca e selezine pssn essere un imprtante archivi di infrmazini da cllegare all anagrafica della risrsa umana per valutare nel temp l svilupp del rapprt fra azienda e persna, per funzini quali ad esempi: valutazine di sentieri di carriera, valutazine di sstituzini, ecc. Un bun sftware per la gestine amministrativa delle risrse umane (es. H1-HRMS di EBC Cnsulting) nn può nn ffrire la pssibilità di archiviare e gestire tutti i dati rilevati durante la ricerca e selezine: CV (curriculum vitae), schede di valutazine e cllqui, test e relativi esiti, ecc. cme nn può nn ffrire una buna prcedura persnalizzabile per l svlgiment di tutti i passi e gli adempimenti per l inseriment della risrsa umana nell rganizzazine. I sftware ggi dispnibili per la ricerca e selezine (es. H1-SEL dei EBC Cnsulting) sn adeguati a gestire la cmplessità di tale attività per aziende che abbian scelt da farl cme servizi e quindi debban gestire enrmi quantità di dati anagrafici e di prfil dei candidati, ma versini ridtte di tali sftware sn la sluzine ideale anche per medigrandi aziende che svlgan numerse ricerche e selezine durante gni ann. Nel cas di medi-piccle picclissime aziende gli strumenti di gestine degli archivi anagrafici e le prcedure di gestine dell inseriment dispnibili nel sftware di gestine risrse umane (es. H1-HRMS di EBC Cnsulting) sn più che adeguate a rislvere cn enrmi vantaggi il minr livell di cmplessità richiest. Nn si deve infine sttvalutare che la crretta e cmpleta archiviazine e stricizzazine di tutte le infrmazini pertinenti la vita di gni risrsa umana in azienda assieme ad una buna prcedura di gestine dell utplacement sn la miglire garanzia per una rapida, efficace e nn prblematica gestine della delicata fase di uscita di una risrsa dall rganizzazine. 4. Gestine del persnale: Gestire amministrativamente le prprie risrse umane è un bblig per gni azienda e pur essend in prima analisi un nere se ben rganizzat e gestit cn un sftware adeguat, cme H1-HRMS di EBC Cnsulting, può dare cme risultat dei risparmi e quindi un vantaggi ecnmic. Business PLUS Gestine e Organizzazine del Persnale in azienda Tel /6

4 Ma l azienda si ffre l pprtunità di sfruttare al megli le prprie risrse umane se le inquadra in una rganizzazine ben definita e cerente cn i prpri biettivi di crescita. Quest si realizza quand l azienda decide di implementare al su intern una sluzine infrmativa al livell di gestine del persnale (cme cnsentit ad esempi dagli appsiti mduli sftware H1-HRMS di EBC Cnsulting). Fra l altr a tale livell l azienda può chiarire, disegnare ed inserire nel prpri sistema infrmativ: Le psizini dispnibili ed i lr mansinari; L rganigramma rganizzativ ed i ruli assciati alle varie psizini; Gli Obiettivi di crescita per ciascuna psizine cerenti cn gli biettivi aziendali. In sintesi essa definisce e dcumenta in quest cntest la prpria rganizzazine, le prprie plitiche per il persnale ed adtta gli strumenti per garantire l efficienza della lr gestine. Fra le mlte funzini dispnibili: Gestine delle psizini e dell rganigramma Definizine e gestine delle mansini Valutazini: dei superiri e dal bass Gestine cnfrnti ecnmici tra dipendenti Gestine di biettivi di perfrmance Analisi delle cndizini ecnmiche medie per psizine Analisi piani retributivi Al cntrari di quant abitualmente percepit, sn prpri le aziende medi-piccle ed anche picclissime a pter ricavare il massim benefici dall adzine di una sluzine sftware per la gestine del persnale: nelle aziende medi-grandi infatti rganizzazine, mansinari, plitiche e regle sn già presenti e la sluzine infrmatica ne cnsente sltant una gestine ttimale, mentre per le aziende medi-piccle il piccl sfrz di definire pche e semplici regle per gestirle cerentemente cn gli aspetti amministrativi prta nell rganizzazine una chiarezza di biettivi ed intenti che apre la strada a sviluppi spess inaspettati da parte degli stessi imprenditri. La dispnibilità di sftware di cst ridttissim cme H1-HRMS di EBC Cnsulting, e quindi accessibile anche alle realtà più piccle, rappresenta l pprtunità di intrdurre slanci di innvazine indispensabili nelle attuali dinamiche cmpetitive sul mercat. 5. Svilupp del persnale: Scp principale delle sluzini e dei sftware per l svilupp delle risrse umane (es. H1-HRMS di EBC Cnsulting) è l analisi e garanzia di crrelazine fra strategia, rganizzazine e rispndenza delle risrse umane dispnibili. Una vlta infatti che una azienda abbia scelt la prpria rganizzazine e si sia dtata delle risrse Business PLUS Gestine e Organizzazine del Persnale in azienda Tel /6

5 umane necessarie per farla funzinare, deve dtarsi anche dei migliri strumenti per gestire qutidianamente la cnvergenza fra gli sfrzi di crescita delle prestazini e delle cmpetenze delle risrse stesse e gli biettivi strategici di perfrmance dell azienda. Fra i migliri mdelli rganizzativi ggi dispnibili per l svilupp del persnale si identifica certamente il Mdell delle Cmpetenze il quale pne il su assunt nel fatt che gni persna pssieda delle cmpetenze che grazie ad una crretta integrazine ed interazine cn l ambiente lavrativ pssn trasfrmarsi in risultati psitivi sia per la persna che per l rganizzazine. Intrdurre un Mdell delle Cmpetenze in azienda significa in sintesi: Individuare per ciascuna psizine rganizzativa il mix delle cmpetenze, e per ciascuna il livell richiest, che si ritengn indispensabili per un svlgiment ttimale del rul di cui alla psizine cnsiderata; Prcedere ad una Valutazine del Persnale (ad esempi tramite Assessment Centre), vver delle cmpetenze pssedute dalle risrse umane dispnibili in azienda, ed assciare tali cmpetenze, e relativi livelli, a ciascuna persna nel sistema infrmativ; questa attività cnsente di tracciare il Bilanci delle cmpetenze persnali ; Prcedere all Analisi delle Cmpetenze, ciè alla verifica delle rispndenza delle cmpetenze e dei relativi livelli per gni risrsa umana nella psizine/i in cui è perativa; questa attività cnsente di tracciare il Bilanci delle cmpetenze aziendali. E evidente cme da tale analisi si pssan ricavare indicazini per: Individuare le risrse cn le migliri cmpetenze; Valutare l inseriment di gni risrsa nella psizine più cnfacente: quella crrente valutarne l spstament; Individuare gli eventuali gap (differenze negative) di cmpetenza che gni risrsa può presentare rispett alla psizine in cui è inserita, e di cnseguenza individuare eventuali esigenze frmative specifiche affinché gni risrsa pssa svlgere al megli il rul assegnat; Analizzare e predisprre piani di crescita strategica dell azienda basati sulla ttimizzazine e/ rirganizzazine delle cmpetenze dispnibili ltre che di quelle mancanti e quindi acquisibili dall estern, individuand pertant anche Piani di Carriera nn più legati sltant a percrsi attravers livelli gerarchici precstituiti e rigidi ma anche attravers esperienze in psizini che cmprtin ruli in grad di far acquisire miglirare cmpetenze strategiche della risrsa umana. Fra le mlte funzini dispnibili: Business PLUS Gestine e Organizzazine del Persnale in azienda Tel /6

6 Gestine del persnale in base al Mdell delle Cmpetenze Attribuzine e gestine cmpetenze alle risrse umane Attribuzine e gestine cmpetenze delle psizini aziendali Analisi di idneità al rul Analisi delle necessità frmative Definizine e gestine crsi di frmazine Gestine crediti frmativi Gestine e analisi budget ecnmic della frmazine 6. Valrizzazine delle Persne: Adttare in azienda una gestine del persnale basata sulla Valrizzazine delle Cmpetenze persnali significa adttare un svilupp delle attività aziendali che pne il ptenziale delle cmpetenza delle risrse umane dispnibili fra gli elementi chiave della strategia di svilupp prpria dell azienda. Questa scelta presuppne che la prprietà adtti un svilupp cntinu delle risrse umane e della lr cnscenza (Knwledge management) cme valre distintiv e cmpetitiv di success dell'impresa, puntand a cngruenza e cerenza fra strategia aziendale e capitale uman dispnibile. Gli strumenti e le prcedure per la gestine della valrizzazine del persnale sn pressché i medesimi della gestine tramite l svilupp delle risrse umane, ma ciò che viene pst al centr delle analisi e delle valutazini finalizzate alla crescita dell azienda è in misura maggire il POTENZIALE delle cmpetenze dispnibili piuttst che il BILANCIO delle cmpetenze dispnibili che caratterizza la gestine tramite svilupp. In sintesi la chiave della Valrizzazine è: Individuare le cmpetenze delle risrse umane più prmettenti che ggi nn sian asslutamente pc messe a frutt nell rganizzazine crrente ma che, se sviluppate, ptrebber cmprtare un vantaggi cmpetitiv per tutta l azienda, e di cnseguenza impstare i relativi percrsi frmativi, percrsi di carriera, ecc. in md da trasfrmare queste cmpetenze in biettivi strategici di innvative, nuve rinnvate attività aziendali. In sintesi le principali funzini dispnibili in sftware per la valrizzazine delle risrse umane, cme H1-HRMS di EBC Cnsulting, sn: Valutazine delle cmpetenze ptenziali Analisi bisgni frmativi per l svilupp del capitale intellettuale Analisi bisgni frmativi per la trasfrmazine delle caratteristiche persnali in cmpetenze espresse nell rganizzazine Simulazine e analisi scenari futuri Business PLUS Gestine e Organizzazine del Persnale in azienda Tel /6

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