Valori di riferimento e indicatori strategici per la gestione del personale Strategia per il personale dell Amministrazione federale

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1 Valori di riferimento e indicatori strategici per la gestione del personale Strategia per il personale dell Amministrazione federale Dipartimento federale delle finanze DFF Ufficio federale del personale UFPER

2 Indice Introduzione 5 Valori di riferimento e indicatori 7 Potenziare il marketing del personale e le misure di fidelizzazione 11 Creare un ambiente di lavoro moderno 15 Gestire il personale in modo da aumentare l efficienza e la soddisfazione lavorativa 17 Preparare i collaboratori alle sfide future 19 Sfruttare le potenzialità della varietà 21 3

3 Introduzione La politica del personale è un ambito complesso. I dirigenti e gli specialisti del personale affrontano problematiche ogni giorno diverse. Per la successione della caporeparto è più indicata una candidatura esterna o interna? Qual è la composizione più adatta per il team? È il caso di assumere il praticante a tempo indeterminato? Più la quotidianità solleva interrogativi, maggiore è il bisogno di essere orientati verso un obiettivo. Altrimenti non si ottiene nulla nemmeno con le migliori intenzioni, come scriveva Mark Twain ( ): «Dopo aver perso di vista il nostro traguardo, raddoppiammo gli sforzi.» È dunque importante che l Amministrazione federale faccia convergere i propri sforzi. Gli obiettivi della politica del personale sono elencati all articolo 4 della legge sul personale federale (LPers) 1. Il Consiglio federale provvede affinché siano realizzati attraverso la Strategia per il personale dell Amministrazione federale , articolata in sette indirizzi. Per ciascun indirizzo strategico ha definito i parametri, ovvero i valori di riferimento e gli indicatori, che concretizzano l attuazione degli obiettivi di cui all articolo 4 LPers. Grafico I sette colori del grafico simboleggiano i sette indirizzi della strategia per il personale dell Amministrazione federale Potenziare il marketing del personale e le misure di fidelizzazione Rafforzare la pianificazione del fabbisogno di personale e dei costi del personale* Creare un ambiente di lavoro moderno Offrire condizioni d impiego concorrenziali* Gestire il personale in modo da aumentare l efficienza e la soddisfazione professionale Preparare i collaboratori alle sfide future Sfruttare le potenzialità della varietà 1 RS * Per questi indirizzi strategici non sono stati definiti valori di riferimento né indicatori. Palazzo federale 5

4 Valori di riferimento e indicatori I valori di riferimento e gli indicatori sono per l Amministrazione federale un tutt uno. A causa delle diverse situazioni nelle varie unità organizzative, si prevede che non tutte le unità raggiungeranno integralmente i valori di riferimento e gli indicatori. Tuttavia i risultati al di sopra della media ottenuti da alcuni dipartimenti compenseranno quelli al di sotto della media di altri dipartimenti. L essenziale in breve I valori di riferimento sono obiettivi basati su dati quantitativi, soprattutto su quelli del sistema di informazione sul personale della Confederazione (BV PLUS). Gli indicatori oscillano da 1 a 100 e si riferiscono a dati qualitativi, segnatamente ai risultati delle inchieste concernenti il personale. Il Consiglio federale ha posto in vigore i valori di riferimento e gli indicatori per la legislatura Esso informa le Commissioni parlamentari di vigilanza sull attuazione della Strategia per il personale dell Amministrazione federale nel rapporto annuale sulla gestione del personale. I valori di riferimento e gli indicatori esprimono lo stato di realizzazione degli obiettivi auspicato per la fine del In base a vari dati empirici il Consiglio federale ha scelto valori di riferimento e indicatori realistici che, per tenere conto della complessità dell Amministrazione federale, ha concepito come fasce di valori. Il Governo ha dunque considerato l eventualità che sotto influssi esterni tali valori si scostino temporaneamente dall obiettivo a lungo termine. Le fasce di valori permettono di integrare queste oscillazioni. Palazzo federale 7

5 3,0 % 2,5 % 2,0 % Valore di riferimento x 2,0 %-3,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % ,0 % 1,9 % 2,5 % 2,7 % In un sistema a semaforo, la zona tra il limite inferiore e quello superiore della fascia è considerata come verde. In molti casi, come in quello degli indicatori e dei valori ottenuti sulla base dell inchiesta sul personale, non è preoccupante ma è addirittura auspicabile che i risultati si situino oltre la fascia. Nelle pagine seguenti sono esposti i valori di riferimento e gli indicatori relativi agli indirizzi della Strategia per il personale dell Amministrazione federale

6 Potenziare il marketing del personale e le misure di fidelizzazione Quota di permanenza degli apprendisti: 30,0 %-40,0 % Quota di permanenza dei praticanti universitari: 30,0 %-40,0 % Valori di riferimento relativi all art. 4 cpv. 2 lett. a LPers Fonte: BV PLUS La quota di permanenza indica il numero di apprendisti e praticanti universitari che entro sei mesi dalla conclusione della formazione hanno trovato un posto di lavoro all interno dell Amministrazione federale. Se possibile il know-how acquisito nell Amministrazione deve essere sfruttato anche dopo la formazione. La quota di permanenza dipende dalla volontà del datore di lavoro ma anche dai progetti degli apprendisti e dei praticanti. Alcuni apprendisti, ad esempio, non intendono iniziare a lavorare ma proseguire la formazione. Coinvolgimento costante (fidelizzazione): punti Indicatore relativo all art. 4 cpv. 2 lett. j LPers Fonte: Inchiesta sul personale Il grado del coinvolgimento costante esprime l intensità del legame dei collaboratori all organizzazione e il loro desiderio di continuare a esserne parte. È l indicatore più importante dell efficienza di un organizzazione. Quota degli apprendisti: 4,0 %-5,0 % Quota dei praticanti universitari: 1,2 %-1,8 % Valori di riferimento relativi all art. 4 cpv. 2 lett. j LPers Fonte: BV PLUS Attraverso questo valore di riferimento il Consiglio federale intende mantenere una quota elevata di apprendisti all interno dell Amministrazione federale. A tale scopo è necessario continuare a garantire l elevata qualità della loro assistenza. Fissando questo valore il Consiglio federale ha inoltre tenuto conto del fatto che nei prossimi anni il numero di neodiplomati diminuirà e raggiungerà i livelli del DATEC, Ufficio federale dell energia, Ittigen 2 Per il 2015 si prevede che persone inizieranno la formazione professionale; nel 2006 erano (Ufficio federale di statistica [UST], indicatori relativi alla formazione professionale livello secondario II, evoluzione e proiezioni, scenario «neutro»). 11

7 Per garantire la presenza di manodopera altamente qualificata fra le nuove leve è importante che la quota di praticanti universitari sia sufficiente. La base di calcolo del 100 per cento è costituita dall organico senza i settori dell Amministrazione a carattere monopolistico che offrono formazioni professionali specialistiche. 3 Informazione del personale: punti Indicatore relativo all art. 4 cpv. 2 lett. j LPers Fonte: Inchiesta sul personale Le risposte riguardo all informazione del personale indicano se i collaboratori ritengono di essere informati tempestivamente e in modo comprensibile sugli attuali temi che concernono il personale dell intera Amministrazione federale. 3 Servizio civile e Corpo delle guardie di confine, settore militare, servizio consolare e diplomatico 12

8 Creare un ambiente di lavoro moderno Conciliabilità di lavoro e vita privata: punti Indicatore relativo all art. 4 cpv. 2 lett. i LPers Fonte: Inchiesta sul personale Il valore indica quanto i collaboratori apprezzino la possibilità di conciliare lavoro e vita privata. La conciliabilità delle due sfere permette di fidelizzare maggiormente i collaboratori al datore di lavoro e rappresenta un fattore decisivo nella ricerca di un impiego. Soddisfazione lavorativa: punti Indicatore relativo all art. 4 cpv. 2 lett. a LPers Fonte: Inchiesta sul personale La soddisfazione lavorativa misura la percezione soggettiva della situazione sul posto di lavoro. Un elevato grado di soddisfazione lavorativa aumenta l identificazione, l impegno e la fidelizzazione dei collaboratori nei confronti dell organizzazione. DFI, Ufficio federale di statistica, Neuchâtel 15

9 Gestire il personale in modo da aumentare l efficienza e la soddisfazione lavorativa Salute: punti Indicatore relativo all art. 4 cpv. 2 lett. g LPers Fonte: Inchiesta sul personale Nel quadro dell inchiesta sul personale vengono poste domande sullo stato di salute fisica e psichica. L indicatore si basa sulla media dei due valori. La salute è un parametro importante per la politica del personale. A seguito dell introduzione della gestione standardizzata del tempo di lavoro, fra alcuni anni si esaminerà l opportunità di fissare un valore di riferimento per le assenze per malattia e infortunio. Gestione: punti Indicatore relativo all art. 4 cpv. 2 lett. g LPers Fonte: Inchiesta sul personale I superiori creano le basi affinché i loro collaboratori possano fornire elevate prestazioni. Il valore concernente la gestione indica come i collaboratori valutano i propri superiori e gli organi direttivi della propria unità amministrativa. In questo modo valutano la bontà dell informazione della direzione ma anche il modo in cui i superiori forniscono feedback e fissano gli obiettivi, nonché la misura nella quale essi confidano nella direzione. DFE, Segreteria di Stato dell economia, Berna 17

10 Preparare i collaboratori alle sfide future Quota delle uscite per la formazione rispetto alle uscite per il personale: 0,8 %-1,2 % Valore di riferimento relativo all art. 4 cpv. 2 lett. b LPers Fonte: Consuntivo Sotto il profilo della politica del personale, la formazione e la formazione continua sono gli elementi determinanti per il successo di un organizzazione. L evoluzione delle uscite per la formazione è il barometro dell utilizzo dell offerta di formazione e formazione continua. A seguito dell introduzione nell Amministrazione federale della gestione standardizzata del tempo di lavoro, fra alcuni anni si esaminerà l opportunità di fissare un valore di riferimento relativo al numero di giorni di formazione per collaboratore. Queste cifre non includono le prestazioni proprie dei dipartimenti al cui interno vi sono collaboratori che tengono corsi o quelle dei dipartimenti che finanziano formazioni costose con altri crediti (ad es. presso la Scuola piloti delle Forze aeree o il Centro di formazione AFD a Liestal). Quota dei reclutamenti interni dei quadri: 60,0 %- 80,0 % Valore di riferimento relativo all art. 4 cpv. 2 lett. c LPers Fonte: BV PLUS La quota dei reclutamenti interni dei quadri indica quante persone delle classi di stipendio lavorano già nell Amministrazione federale al momento dell assunzione (100 % = reclutamenti interni ed esterni). Tale quota comprende anche le assunzioni di quadri che passano a una categoria superiore. Accordare la preferenza a personale già impiegato presso l Amministrazione federale per le assunzioni nelle classi di stipendio più alte determina, direttamente o indirettamente, una sollecitazione del mercato esterno del lavoro per le classi di stipendio inferiori. In tal modo il datore di lavoro dà ai propri collaboratori l opportunità di fare carriera e mette a profitto le loro conoscenze specifiche e la loro esperienza. Il valore di riferimento è una misura efficace per migliorare le prospettive professionali del personale. Dato che i reclutamenti interni dipendono da vari fattori, è stata definita un ampia fascia di valori per neutralizzare le oscillazioni. DFF, Amministrazione federale delle dogane, Chiasso 19

11 Sfruttare le potenzialità della varietà Distribuzione dei sessi (in percento) Donne: 44,0 %-48,0 % Uomini: 52,0 %-56,0 % Valori di riferimento relativi all art. 4 cpv. 2 lett. d LPers Fonte: BV PLUS Questi valori di riferimento sono stati ricavati dalla distribuzione dei sessi nella popolazione attiva in Svizzera. La quota di donne si situa fra il 45,5 e il 46,0 per cento, mentre quella degli uomini fra il 54,0 e il 54,5 per cento. A causa dell obbligo militare e del servizio armato, le professioni nel campo della difesa e nel Corpo delle guardie di confine (Cgcf) sono esercitate in prevalenza da uomini. Poiché entrambi i settori di compiti sono centralizzati, l Amministrazione federale può tenere conto soltanto in misura limitata della ripartizione dei sessi sul territorio nazionale. Il settore della difesa 4 e il Corpo delle guardie di confine, la parte in uniforme dell Amministrazione federale delle dogane (AFD), non sono dunque considerati nel calcolo del valore di riferimento della distribuzione dei sessi. Per la Difesa e il Cgcf si applicano valori di riferimento specifici: Difesa Cgcf Donne: 11,0 %-12,0 % Donne: 8,5 %-10,5 % Uomini: 88,0 %- 89,0 % Uomini: 89,5 %-91,5 % Distribuzione dei sessi nelle classi di stipendio dei quadri: Quote delle donne secondo le classi di stipendio Classi = 29,0 %-34,0 % Classi = 16,0 %-20,0 % Valori di riferimento relativi all art. 4 cpv. 2 lett. d LPers Questi valori di riferimento concretizzano la distribuzione dei sessi fra i quadri menzionata nella strategia del personale dell Amministrazione federale. Nemmeno in questo caso sono considerati i settori della difesa e del Cgcf. 4 Compito statale «Difesa» secondo la classificazione COFOG dell ONU DFGP, Ufficio federale della migrazione, Wabern 21

12 Distribuzione delle lingue (in percento) Tedesco: 68,5-70,5 % Francese: 21,5-23,5 % Italiano: 6,5-8,5 % Romancio: 0,5-1,0 % Valori di riferimento relativi all art. 4 cpv. 2 lett. e LPers Fonte: BV PLUS Questi valori di riferimento derivano dalla rilevazione strutturale effettuata nel quadro del censimento federale della popolazione del Quota delle persone disabili: 1,0 %-2,0 % Valore di riferimento relativo all art. 4 cpv. 2 lett. f LPers Fonte: Statistica anonimizzata della Consulenza sociale del personale dell Amministrazione federale (CSPers) Il valore di riferimento concerne la quota di persone disabili per la cui integrazione professionale la CSPers cede, su richiesta delle unità amministrative, le risorse provenienti dal credito per le categorie speciali di personale. L aumento della quota di persone disabili si consegue soltanto reintegrando collaboratori malati o infortunati, assumendo e formando disabili nonché favorendo tentativi di ripresa dell attività lavorativa o proponendo praticantati. Per le assunzioni deve essere sfruttata innanzitutto la fluttuazione. Come nel caso della distribuzione dei sessi è opportuno escludere la Difesa e il Cgcf. Malgrado occupino persone disabili e siano tenuti ad aumentare il numero, entrambi i settori offrono loro possibilità di impiego limitate e, pertanto, se venissero considerati distorcerebbero il valore di riferimento. Non è considerato nemmeno il personale locale e quello impiegato all estero del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE). Editore Ufficio federale del personale UFPER Eigerstrasse 71 CH-3003 Berna intranet.infopers.admin.ch Ideazione e grafica Push n Pull Deutschweiz, Berna Fotografia Marco Zanoni, Berna Stampa e distribuzione Ufficio federale delle costruzioni e della logistica UFCL Numero dell articolo i Seconda tiratura riveduta 600 d / 200 f / 150 i Diese Publikation gibt es auch in Deutsch. Cette publication existe également en français. 2013, Ufficio federale del personale UFPER 22

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