GUIDA DI APPROFONDIMENTO LA GESTIONE DEL PERSONALE

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1 GUIDA DI APPROFONDIMENTO LA GESTIONE DEL PERSONALE A CURA DEL BIC SARDEGNA SPA 1

2 Sommario PREMESSA... 3 SELEZIONE E ASSUNZIONE DEL PERSONALE... 3 DOVE E COME RECLUTARE PERSONALE... 3 I CONTROLLI DA EFFETTUARE PRIMA DI ASSUMERE PERSONALE... 4 SISTEMI DI CONTROLLO DELLA PERFORMANCE... 8 GLI STANDARD DI PERFORMANCE... 8 LA MISURA DELLA PERFORMANCE... 8 MIGLIORARE LA PERFORMANCE MIGLIORARE IL LAVORO IN AZIENDA CREARE UNO SCHEMA DI INCENTIVI EFFICACI PER IL PERSONALE

3 PREMESSA In questa guida trovi informazioni e consigli per migliorare la gestione del personale della tua azienda, dalla selezione delle risorse più adatte allo svolgimento delle attività e delle mansioni stabilite nel tuo piano fino alla definizione dei sistemi più adattati per controllare il lavoro dei tuoi collaboratori. SELEZIONE E ASSUNZIONE DEL PERSONALE Quando hai individuato tutte le attività che devono essere svolte nella tua azienda e le competenze e le abilità necessarie per svolgerle sei pronto per ricercare e selezionare le risorse che meglio rispondono alle tue necessità. DOVE E COME RECLUTARE PERSONALE Descrizione del lavoro Per individuare le migliori risorse disponibili sul mercato per la tua impresa il primo passo è quello di descrivere con precisione le mansioni della posizione lavorativa offerta e le competenze richieste per svolgerle. Una descrizione del lavoro dovrebbe includere: a) il titolo della posizione lavorativa; b) il ruolo ricoperto con indicazione, se esiste, della risorsa all interno dell azienda alla quale dovrà rispondere del suo operato e delle ulteriori risorse che dovrà eventualmente coordinare e di cui dovrà essere responsabile; c) la sintesi della natura dell incarico e degli obiettivi generali; d) la lista dei compiti e delle mansioni; e) la descrizione accurata delle competenze e delle qualità richieste, separando quelle che sono essenziali da quelle che sono auspicabili senza incorrere in indebite discriminazioni di genere; f) il luogo e la sede dove il lavoro sarà svolto. I canali di reclutamento Per reclutare personale ti consigliamo di utilizzare più canali di reclutamento tra i quali: Passaparola qualificato. Rivolgiti sempre a persone, enti o aziende che collaborano abitualmente con te e che conoscono le tue esigenze per ottenere la segnalazione di personale qualificato. 3

4 Inserzioni pubblicitarie. Considera la possibilità di pubblicare un annuncio: il primo passo è stabilire chi vuoi che legga l annuncio, quanto vuoi che rimanga pubblicato e quanto budget hai a disposizione. Il secondo passo da compiere è scegliere dove pubblicare l annuncio - puoi scegliere tra giornali e riviste locali o di settore, siti internet - rivolti a categorie ben specificate di lavoratori o giornali a diffusione nazionale. Infine, sulla base delle decisioni adottate, devi redigere l annuncio che dovrà contenere una esaustiva descrizione del lavoro. Agenzie di collocamento. Puoi rivolgerti ad un agenzia che ha a disposizione una banca dati di lavoratori e può occuparsi della pubblicizzazione dell annuncio per tuo conto. Nel fare le tue valutazioni considera per altro che il costo del lavoro aumenta perché si riconosce una percentuale significativa all agenzia e, inoltre, la scelta può rivelarsi poco felice se l agenzia non riesce ad individuare candidati in tempo utile, oppure non ha la capacità di selezionare le figure professionali che stai cercando. Scuole e Università. Se hai bisogno di personale con una precisa qualifica formativa gli istituti scolastici e gli Atenei possono essere un serbatoio importante per ottenere personale giovane e qualificato da formare e inserire stabilmente nella tua organizzazione. I CONTROLLI DA EFFETTUARE PRIMA DI ASSUMERE PERSONALE Fare dei controlli preventivi sulle persone che intendi assumere è parte del processo di reclutamento e ti permette di: verificare se sono in regola con l ordinamento italiano e hanno il permesso di lavorare; verificare se hanno le competenze giuste per la posizione lavorativa offerta; assicurarti che siano le persone adatte per il ruolo che vuoi affidare loro; accertare che siano fisicamente idonei per il lavoro offerto. I controlli che puoi fare includono: controlli d identità: richiedi ai candidati copia dei documenti personali e verifica in banche dati pubbliche se i dati forniti corrispondono effettivamente alla persona che li usa; controlli sui lavoratori extracomunitari: se hai intenzione di assumere un cittadino che non appartiene all UE devi verificare che sia in regola con il permesso di soggiorno e le autorizzazioni richieste dall ordinamento italiano; 4

5 controlli delle referenze: richiedi delle referenze e se possibile controlla le passate esperienze lavorative dei tuoi candidati contattando direttamente i precedenti datori di lavoro ovvero facendo delle brevi indagini indirette (ad esempio su internet) per capire se i periodi lavorativi dichiarati corrispondono e se corrispondono le posizioni lavorative indicate; controlli sulle qualifiche: richiedi certificazioni ufficiali quando la specializzazione prevista lo richiede oppure controlla in albi ed elenchi di professionisti; controlli sui requisiti fisici e di salute: puoi somministrare questionari o richiedere a seconda dei requisiti di legge previsti dalla posizione lavorativa offerta un adeguata certificazione medico-sanitaria. TIPOLOGIE DI LAVORATORI E DI ASSUNZIONI Per ingaggiare il personale necessario hai a disposizione diverse tipologie di soluzioni ciascuna con un proprio regolamento contrattuale. La scelta dipende da vari fattori, in particolare devi porti le seguenti domande: il lavoro da fare è costante e quotidiano oppure è discontinuo e concentrato in determinati periodi dell anno? Ritieni che la tua azienda abbia la necessità di trovare supporto per un periodo di tempo limitato, al fine di far fronte a un particolare carico di lavoro, oppure ritieni che sia necessario inserire una risorsa in maniera stabile? Quante ore a settimana ritieni siano necessarie per svolgere il lavoro? Sulla base delle risposte che trovi a questi interrogativi hai diverse alternative a tua disposizione: Dipendenti a tempo indeterminato. In questo caso non è previsto un termine per il rapporto di lavoro e le garanzie di cui i lavoratori godono sono maggiori: ecco perché devi considerarli come un investimento per la tua impresa e selezionarli con estrema cura. Possono essere full-time quindi lavorare a tempo pieno, o part-time ossia chiamati a lavorare per contratto solo una parte della giornata o della settimana lavorativa. Dipendenti a tempo determinato. Il contratto ha una scadenza corrispondente ad una precisa data temporale. Sei tenuto a rispettare i diritti e le garanzie normativamente previste ma solo fino alla durata del contratto. Lavoratori a progetto. La durata del rapporto è legata allo svolgimento e completamento di un determinato progetto. Può essere la soluzione ideale se hai un organizzazione che lavora per progetti o commesse e ti trovi nelle circostanze di attivare nuove risorse soltanto in occasione e per lo svolgimento di nuove iniziative. 5

6 Lavoro interinale. L azienda in questo caso si rivolge ad un agenzia per il lavoro che ingaggia il lavoratore, il rapporto è a tempo determinato e l azienda sostiene costi maggiori riconoscendo un compenso per l agenzia. Un vantaggio è rappresentato dal fatto che l azienda risparmia tempo dal momento che l agenzia si occupa della selezione e della gestione degli oneri e degli adempimenti dovuti nei confronti del lavoratore. Consulenti e liberi professionisti. Puoi rivolgerti a professionisti e consulenti quando hai bisogno di una figura altamente specializzata in materie differenti dalle mansioni abitualmente svolte in azienda e questo comporta risparmi per l impresa perché, per mole di lavoro o periodicità delle prestazioni richieste, non vi è la necessità di inserire una figura full-time nel tuo staff Tirocini professionali. Per alleviare il carico dei tuoi dipendenti e formare le future risorse dell impresa puoi utilizzare lo strumenti dei tirocini rivolti a giovani lavoratori desiderosi di formare la propria professionalità. Il vantaggio è garantito dalla possibilità di applicare salari ridotti e di guidare il processo di professionalizzazione dei tuoi giovani collaboratori. Il programma Master and Back 1 prevede invece finanziamenti a disposizione di giovani sardi laureati e non che abbiano intrapreso percorsi di alta formazione e vogliano ritornare in Sardegna per inserirsi in un contesto lavorativo pubblico o privato. Questo programma rappresenta per le imprese un indubbio vantaggio perché, nel periodo del percorso approvato, potranno ricorrere a risorse specializzate limitandosi a sostenere i costi per gli oneri contributivi e assicurativi dei lavoratori. Infine, per determinate categorie di contratti e per determinate categorie di lavoratori, (ad esempio giovani, donne e persone in situazione di disabilità) sono previste particolari forme di agevolazioni sotto forma di incentivi alle imprese che li assumono. Consulta la nostra sezione Finanzia la tua impresa per consultare le schede di incentivi e agevolazioni fiscali disponibili per assunzione di nuovo personale. ALTERNATIVE AD INGAGGIARE NUOVO PERSONALE Prima di investire tempo e denaro nell assumere qualcuno, dovresti valutare attentamente se hai davvero bisogno di reclutare nuovo staff. Per fare questo considera gli obiettivi della tua impresa a medio e lungo termine, identifica con precisione da dove nasce la necessità di un nuovo collaboratore e fai delle previsioni temporali sul suo utilizzo. Fatti le seguenti domande: Stai considerando di assumere una risorsa che ti aiuti a far crescere il tuo business ovvero stai cercando qualcuno per far fronte ad un aumento del carico di lavoro? 1 6

7 Stai rimpiazzando un dipendente che non c è più? Se è così perché il tuo dipendente se ne è andato e quali competenze e capacità hai perso e devono essere rimpiazzate? Hai bisogno di nuove competenze che nessuno del tuo personale possiede? Il tuo flusso di lavoro è aumentato? Se si è probabile che questo volume di lavoro si mantenga o è soltanto un aumento temporaneo? Quale sarà l impatto o le conseguenze di avere un nuovo membro nello staff? C è posto per lui nella tua sede? Avrai bisogno di comprare nuovo equipaggiamento per lui? Dal momento che l assunzione può essere un grande dispendio in termini di tempi e costi puoi valutare delle alternative: a) Riorganizzare la struttura della tua impresa introducendo innovazioni e attrezzature che permettano di aumentare la produttività evitando la necessità di nuovo personale; b) Suddividere il lavoro tra gli impiegati esistenti, riducendo le perdite di tempo; c) Valorizzare lo staff esistente, per aumentarne la produttività valutando anche la possibilità di programmare opportuni interventi di formazione; d) Chiedere a un impiegato part-time se vuole lavorare full-time, riducendo dunque l aumento dei costi da sostenere per la tua impresa; e) Migliorare l efficienza della tua impresa, ri-organizzando le attività da svolgere e riducendo gli errori di esecuzione; f) Offrire straordinari che permettono di far fronte a periodi di maggior lavoro utilizzando le stesse risorse; g) Adottare un regolamento flessibile sull orario di lavoro, ad esempio permettendo ad alcune persone di cominciare prima o dopo rispetto all orario standard al fine di avere una copertura maggiore nel corso della giornata e far fronte a tutte le richieste dei tuoi clienti in tempo reale. 7

8 SISTEMI DI CONTROLLO DELLA PERFORMANCE I processi di controllo del lavoro in azienda devono includere tutte le attività rivolte a supervisionare, controllare e monitorare l operato di quanti collaborano con la tua impresa. Lo scopo principale del controllo è ridurre il rischio di fallimento dell impresa: raffrontando continuamente i risultati effettivi del lavoro in azienda con gli standard previsti nel piano; individuando eventuali variazioni ed errori nello svolgimento delle attività rispetto alle modalità definite nel piano; correggendo immediatamente gli errori o segnalando alla direzione l opportunità di adottare azioni correttive. GLI STANDARD DI PERFORMANCE Per poter valutare il lavoro dei tuoi dipendenti e collaboratori è necessario preliminarmente definire degli standard di performance come conseguenza diretta degli obiettivi di redditività e rendimento individuati nel piano di impresa. In base alle quantità da produrre e alle qualità dei prodotti o servizi da realizzare dovrai essere in grado di stabilire come vuoi che i tuoi collaboratori eseguano il lavoro affidato e dovrai essere in grado di misurarne l efficienza. Per misurare l efficienza è necessario prevedere degli opportuni parametri o standard verificabili. Per standard si intende una unità di misura che possa fungere da riferimento nella valutazione dei risultati. Tra le varie tipologie distinguiamo: Standard fisici che misurano la quantità o la qualità dei prodotti o dei servizi; Standard monetari che misurano i ricavi e i costi dell azienda suddivisi per costi di lavoro, di vendita, delle materie prime; Standard temporali che misurano la velocità d esecuzione dei diversi compiti di lavoro, il tempo impiegato per consegnare i prodotti, ecc. Definire standard quantificabili è importante per comunicare con chiarezza a ciascun collaboratore quali sono le aspettative di performance e gli obiettivi da raggiungere. LA MISURA DELLA PERFORMANCE Una volta definiti gli standard occorre stabilire le modalità, la frequenza e le tecniche per effettuare il controllo e la misura della performance. 8

9 Tecniche di controllo Vi sono molte tecniche con le quali si cerca di valutare la performance aziendale che possono essere impiegate a seconda del settore, della dimensione, delle risorse disponibili e delle caratteristiche della tua azienda; si raccolgono usualmente in due categorie: tecniche di controllo dirette che utilizzano criteri direttamente riferibili all attività svolta dai lavoratori; tecniche di controllo indirette che utilizzano criteri indiretti legati ai risultati generali dell impresa. Controlli diretti Controlli indiretti osservazione continua budget ispezioni periodiche audit ispezioni saltuarie analisi di bilancio rapporti in forma scritta break-even point giudizio di performance diagrammi e schedules Controlli diretti Osservazione continua In questo caso tu stesso o una persona di tua fiducia potete osservare di persona il lavoro svolto dai dipendenti per garantire che venga eseguito a dovere, e all occorrenza correggere i difetti fornendo opportune istruzioni. Ispezioni periodiche Se è impossibile effettuare dei controlli continui, potrai ricorrere a ispezioni condotte a intervalli di tempo stabiliti, per controllare la qualità dei risultati fornendo, se occorre, indicazioni correttive Ispezioni saltuarie In questi casi la persona incaricata del controllo effettua ispezioni a intervalli di tempo non prestabiliti per non essere troppo prevedibile e mantenere alta l attenzione e il livello della performance. 9

10 Rapporti in forma scritta Puoi chiedere a ciascun dipendente di riportare, utilizzando opportuni parametri quantitativi, i risultati del lavoro svolto, come ad esempio numero di clienti contattati, numero di prodotti realizzati, numero di servizi erogati e così via. In questo modo sono i lavoratori stessi ad essere responsabilizzati e a dover segnalare eventuali problemi nell esecuzione delle attività loro affidate. Giudizio di performance Puoi incaricare un consulente esperto o una persona di tua fiducia di emettere un giudizio ponderato sulla performance dei dipendenti tenendo in considerazione tutti i parametri che rilevano nello svolgimento delle mansioni di lavoro. Considerata la difficoltà di esprimere un giudizio articolato sullo svolgimento di compiti complessi ti consigliamo di cercare riscontri ai risultati del giudizio di performance con le altre tecniche di controllo sopra menzionate. Controlli indiretti Budget I budget esprimono in termini numerici gli obiettivi e i programmi della tua impresa. In un budget sono inseriti il preventivo dei costi e dei ricavi e delle disponibilità liquide dell azienda. La preparazione del budget è parte del processo di pianificazione ma è anche un importante standard che permette di raffrontare periodicamente la performance effettiva dell azienda con quanto preventivato in precedenza. Audit Per audit si intende la revisione di attività e documenti aziendali per verificarne la correttezza. L audit può essere esterno se affidato a un revisore indipendente ovvero interno se effettuato da personale interno. Dall analisi documentale è possibile capire anche se i diversi compiti sono stati svolti in maniera corretta o meno. Analisi di bilancio L analisi di bilancio viene effettuata confrontando i bilanci previsionali con i bilanci a consuntivo per verificare anche attraverso l utilizzo di indici se i risultati sono stati raggiunti. Di fatto è un controllo su più parametri economici e finanziari che può essere effettuato al termine di ogni esercizio o frazione di esercizio. Tra gli indici più usati: Indici di liquidità, per stabilire se l impresa può far fronte ai suoi obblighi di spesa nel breve termine; Indici d impiego delle risorse, per capire come l impresa impiega le sue risorse; Indici d indebitamento, per stabilire se l impresa può far fronte ai suoi obblighi di spesa nel lungo periodo; 10

11 Indici di redditività, per stabilire la performance complessiva dell azienda espressa ad esempio dal rapporto tra utili e ricavi o dal rapporto tra utili e capitale investito; Break even point, per capire il momento o il livello di vendite necessarie in cui i ricavi eguagliano i costi della tua azienda. Con l analisi di break even point si determina con chiarezza la relazione tra costi e ricavi in funzione della quantità di prodotti o servizi venduti. Può essere utilizzata per: o verificare il raggiungimento degli obiettivi; o valutare la decisione di aumentare o ridurre i prezzi; o valutare la decisione di aumentare o meno la produzione. Diagrammi e schedules, sono delle tecniche di rappresentazione dell attività temporale dell azienda utilizzate per pianificare e controllare i tempi di svolgimento delle attività e per determinare e quantificare l impiego delle risorse materiale e umane necessarie per realizzarle. Sono tecniche che permettono di capire come le attività sono collegate le une alle altre e quali accorgimenti debbano essere presi per evitare le di potenziali ritardi e inefficienze in azienda. Le tecniche di schedulazione sono molte. Si va dalla semplice agenda degli appuntamenti fino a tecniche analitiche complesse come il diagramma di Gantt 2 e la progettazione reticolare 3. Tali strumenti, di uso comune per consulenti esperti in organizzazione aziendale, possono rivelarsi utilissimi perché permettono di raffrontare le previsioni di svolgimento del lavoro con quanto effettivamente accade. Consentono di capire non solo se i mancati risultati dipendono da prestazioni non efficienti del personale ma soprattutto se gli eventuali problemi derivano da un errata organizzazione delle attività. 2 ll diagramma di Gantt è uno strumento di supporto alla gestione dei progetti, così chiamato in ricordo dell'ingegnere statunitense che si occupava di scienze sociali che lo ideò nel 1917, Henry Laurence Gantt. 3 Si tratta di un insieme di metodologie che permettono di gestire progetti di varia natura rappresentati graficamente come insiemi di attività collegate che formano un vero e proprio reticolo. 11

12 MIGLIORARE LA PERFORMANCE Per ottenere migliori risultati nella tua azienda puoi cercare di intervenire sulla capacità di lavorare del personale e dei collaboratori della tua azienda. In questo capitolo trovi alcune indicazioni e suggerimenti per migliorare le condizioni dell ambiente di lavoro e individuare i giusti incentivi al fine di migliorare la performance. MIGLIORARE IL LAVORO IN AZIENDA Per migliorare la performance dei tuoi collaboratori è necessario creare le giuste condizioni di lavoro che sappiano incidere positivamente sulle loro motivazioni. Un personale motivato, che si trova bene nel suo ambiente di lavoro, non solo può migliorare la propria produttività, ma può anche adeguarsi più facilmente ai cambiamenti in azienda che dovessero essere resi necessari dalle mutate condizioni economiche o dall esigenza di raggiungere nuovi obiettivi. Di seguito i principali elementi che devi prendere il considerazione per creare le giuste condizioni di lavoro: Tieni alta la motivazione del personale. Il primo passo è cercare un contatto, un dialogo diretto con i tuoi collaboratori per capire quali sono gli aspetti che per ciascuno di loro sono importanti per essere soddisfatti sul lavoro. Diversi sono i fattori che possono incidere sulla loro soddisfazione e che non si limitano agli aspetti economici della retribuzione. Assicurati di aver considerato tutto ciò che è importante per i tuoi collaboratori, verificando periodicamente il loro livello di soddisfazione attraverso colloqui o questionari in forma scritta. Rendi più accogliente la sede di lavoro. La sede di lavoro è un ambiente dove si passa la gran parte della giornata ed è importante renderlo il più accogliente possibile in vari modi, creando una zona relax, migliorando gli arredi in maniera funzionale al lavoro, assicurandoti il buon funzionamento degli impianti interni. Prevedi un piano di formazione. La formazione è un aspetto essenziale per migliorare la produttività individuale. Il personale deve essere cosciente dei miglioramenti che può raggiungere attraverso gli strumenti della formazione aziendale che metti loro a disposizione. Considera anche l opportunità di organizzare sessioni di formazione interna, gestita dalle risorse più anziane e competenti, sulla base delle criticità e dei problemi che emergono dal lavoro di tutti i giorni. L apporto del personale più esperto può rivelarsi fondamentale. Gestisci in modo flessibile l orario di lavoro. Spesso permettere una gestione flessibile dell orario di lavoro è molto appagante per i tuoi collaboratori, inoltre se riesci a organizzare l orario in modo da aumentare il numero di ore al giorno in cui 12

13 la tua azienda è operativa e aperta al pubblico, potresti ottenere degli importanti benefici. Considera nuovi modi di collaborare. Il lavoro a distanza ad esempio, se la presenza costante in azienda non è necessaria, può motivare il tuo personale. Un ulteriore possibilità è data dall introduzione di contratti flessibili come le collaborazioni a progetto che permettono ai collaboratori una maggiore libertà nell organizzazione del proprio lavoro. Ascolta i suggerimenti del personale. Incentiva i tuoi collaboratori a darti la loro opinione o a presentare dei suggerimenti per migliorare il lavoro in azienda. Tenere in considerazione la loro opinione aumenta la fiducia nei tuoi confronti e rafforza il legame che hanno con l azienda. CREARE UNO SCHEMA DI INCENTIVI EFFICACI PER IL PERSONALE Se hai la necessità di migliorare in maniera tangibile i risultati della tua impresa per raggiungere nuovi obiettivi di redditività diventa essenziale creare un sistema efficace di incentivi. Quando si parla di rinforzi o incentivi per il personale ricorda che i benefici finanziari non sono gli unici elementi che motivano il personale. La formazione, la sicurezza sul lavoro, una maggiore responsabilità e una maggiore libertà sul lavoro possono essere stimoli altrettanto importanti. Se stai pensando di stabilire uno schema di incentivi, di seguito i passi fondamentali che devi seguire: Identifica gli incentivi giusti. Come già riportato nel precedente paragrafo, ciascun lavoratore può avere diversi fattori in grado di motivarlo. Un incentivo può essere il miglioramento dell ambiente di lavoro, ottenere permessi premio o buoni pasto a fronte di migliori risultati raggiunti, oppure più semplicemente prevedere premi economici per i singoli o per gruppi di lavoro al raggiungimento di determinati obiettivi di produttività, ricavi o vendite. Consultati con lo staff e le rappresentanze sindacali. Puoi capire con i tuoi stessi lavoratori quale incentivo è maggiormente apprezzato, distinguerlo per categorie di lavoratori (manager, operai, amministrativi, ecc.) e capire come collegarlo al raggiungimento di un dato obiettivo. Confrontati con i tuoi concorrenti. Assicurati che lo schema di incentivi che hai individuato sia competitivo e adeguato rispetto a quelli adottati dalla concorrenza. Scegli strumenti adeguati per misurare la performance e la qualità del lavoro. Per capire se hai trovato gli incentivi giusti per il raggiungimento degli obiettivi 13

14 previsti devi creare un sistema di controllo puntuale ed efficiente in grado di cogliere immediatamente i miglioramenti nell esecuzione del lavoro. Sperimenta diversi schemi di incentivi in azienda. Nel tempo puoi sperimentare diversi modi di motivare il personale e monitorare i risultati ottenuti fino a ottenere il giusto mix di incentivi. Rivedi il tuo schema di incentivi e verifica il gradimento dei tuoi dipendenti nel tempo. Non dare per scontata l efficienza del sistema di incentivi trovato ma verifica sempre i risultati e i livelli di soddisfazione del tuo personale. 14

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