IL BUDGET 05 DISTINTE BASE & CICLI DI LAVORAZIONE

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1 23 marzo 2015 IL BUDGET 05 DISTINTE BASE & CICLI DI LAVORAZIONE

2 Eccoci ad un altra puntata del percorso di costruzione di un budget annuale: i visitatori del nostro sito possono vedere alcuni esempi delle stampe ottenute dal nostro software per valutarne l utilizzo in Azienda e che equivale ad avere un controller invisibile che aiuta le decisioni. Volete gestire la vostra Azienda nel migliore dei modi? Se sapete quanto costano i vostri prodotti, potrete governare consapevolmente l attività commerciale e quindi l afflusso del lavoro in azienda. Per calcolare quanto costa franco fabbrica ogni articolo del vostro catalogo non esistono metodi semplici o che non costano fatica. Più complessa è la fabbricazione e la quantità di componenti che formano il prodotto, tanto meno sarà accurato il risultato del calcolo eseguito con il metodo semplice, utilizzato da molte, troppe aziende, e di solito un tot al kg, litro, pezzo, scatolone, eccetera cioè l unità di misura generica comune a tutti i prodotti. Abbiamo già trovato Aziende Clienti che utilizzavano metodi scorciatoia per calcolare il costo dei prodotti e nel migliore dei casi abbiamo riscontrato, dopo aver aiutato l Azienda a utilizzare il giusto metodo di calcolo, una differenza in più o in meno di circa il 15/20%, fino a un recente caso in cui il costo del prodotto calcolato dall Azienda era errato del 60% e inferiore al corretto costo di fabbricazione. Oggi le gare d appalto per le forniture si perdono anche per differenze di prezzo dell 1% perché i mercati richiedono imprese efficienti: molto spesso aziende con ottimi prodotti hanno enormi difficoltà di carattere commerciale dovute all errato metodo di calcolo di costo dei prodotti, con le relative conseguenze sulle valutazioni commerciali e sulla saturazione della capacità produttiva. Distinta base e ciclo di lavorazione sono il patrimonio d informazioni tecniche necessarie per riuscire a governare correttamente il bilanciamento della produzione, la programmazione del carico macchine, gli acquisti e il livello di scorte, la gestione del personale produttivo, la riprogettazione dei prodotti, e sono anche utilizzate dal controllo di gestione per calcolare i costi di prodotto. Un caso aziendale: distinte base e cicli sono veramente necessari per gestire bene l Azienda. Tempo fa sono stato chiamato in un Azienda a impostare e avviare il controllo di gestione. Mi sono ritrovato a discutere spesso con uno dei Soci, responsabile di produzione e del calcolo dei costi di prodotto. Io puntavo a migliorare la situazione, facendo gli interessi dell Azienda e quindi anche i suoi visto che riceveva i dividendi alla fine dell anno, ma questa persona era priva di educazione (nei confronti di tutti i dipendenti), cultura d azienda e voglia di evolversi professionalmente. Alle mie spiegazioni sui notevoli benefici organizzativi nell uso di distinte base e cicli questo signore, anche nelle riunioni in cui erano presenti dei dipendenti, con arroganza e maleducazione urlando in dialetto veneto mi diceva Distinte e cicli non mi servono, io produco anche senza, vai via dall azienda, non voglio più vederti e con le tue distinte base e cicli pulisciti (...censura). Io non mi sono arreso sapendo, per cultura d azienda ed esperienza, di avere ragione e ho realizzato un controllo di gestione per la competitività, ho coinvolto i dipendenti nella riorganizzazione, ricambiandone l aiuto con formazione per la loro crescita professionale. Ho in seguito calcolato che l Azienda (fatturato di circa 12 milioni di Euro) per colpa di questo signore che gestiva la produzione come un elastico da tirare a piacimento, aveva perdite nascoste annue di circa il 6,5% del fatturato, oltre Euro: continui cambi di prodotto e relativi attrezzaggi dei macchinari con conseguente spezzettamento dei lotti di produzione, e senza considerare il conseguente fabbisogno finanziario per l enorme capitale immobilizzato in scorte di materie prime e semilavorati. Inoltre il suo metodo di calcolo dei costi dei prodotti era errato sotto tutti i punti di vista, sia teorici sia pratici, e generava costi diversi da quelli calcolati e rispondenti alle logiche della competitività, con differenze in più o in meno di circa il 20-25%. Questo signore procurava ogni anno enormi danni alla competitività aziendale comunicando ai commerciali prezzi troppo bassi o troppo alti, sprecando ore macchina/uomo e rallentando la produzione. Distinte base e cicli sono necessari: come volevasi dimostrare!

3 Nelle prossime pagine trovate le stampe più significative ottenute da questo nostro software. LO SCHEMA AD ALBERO. Ecco lo schema (realizzato con un altro modulo dei nostri software) che mostra, in modo grafico, come si esplode il prodotto (una sedia), cioè com è costruito nelle varie fasi di fabbricazione (si legge da destra a sinistra). Nelle fasi di fabbricazione si vedono i vari componenti e su quale macchinario devono essere portati, e l ordine in cui sono fabbricati dipende da com è stato progettato il prodotto. Il pregio di questo lavoro è che, una volta che è stata definita distinta base e ciclo, il lavoro d ufficio è terminato, e deve essere modificato solo in caso di cambiamento progettuale o cambio di materia prima o semilavorato o di macchinario addetto alla trasformazione del semilavorato.

4 I CODICI DI SEMILAVORATI e PRODOTTI FINITI. In base alla sequenza di fabbricazione bisogna definire i codici di semilavorato e prodotto finito e che serviranno, come sottoprodotto del lavoro tecnico, anche per l inventario e la sua valorizzazione. Qui vediamo indicati: il codice del prodotto, la sua descrizione, la sua unità di misura, il peso (necessario per definire quantità e costo dei trasporti ai clienti), la classe merceologica cui appartiene, la percentuale di scarto prevista dall Ufficio Tecnico.

5 I CICLI DI LAVORAZIONE. Il ciclo di lavorazione è l indicazione di quali macchinari o lavori manuali sono previsti nell operazione di trasformazione del semilavorato e quante risorse (ore macchina e persone) sono previste per l operazione. Il nostro software gestisce cicli standard, per utilizzare lo stesso ciclo (se uguale) in più prodotti. Esempio: vedi stamp razza cioè il quarto ciclo nell esempio: ATTREZZAMENTO: Macchinario: Pressa Negri Bossi da 150 tonnellate (iniezione plastica) Ore necessarie per prepararla a produrre cambiando lo stampo: 90 minuti. Persone necessarie: una. Lotto di fabbricazione: (dopo quanti pezzi passo a fabbricare un nuovo prodotto): pezzi. PRODUZIONE: Persone necessarie per la fabbricazione: mezza (NB: una persona sorveglia due macchine.) Pezzi orari prodotti: 720 pezzi. Allora con un lotto da pezzi avrò un carico di lavoro di: 90 minuti per attrezzaggio più il lotto di pezzi diviso 720 pz = 833,33 minuti di fabbricazione Il carico di lavoro sarà di 15,38 ore. cioè una media di 650,19 pezzi/ora prodotti. Se invece faccio come il signore citato in precedenza (che fabbricava lotti del 20% rispetto agli standard ottimali, quindi nell esempio lotto da pezzi) i pezzi ora saranno 352,94, con un aumento del costo a pezzo (macchina ora 30, uomo ora 25) di circa il 49% e quindi procurando non solo un maggior costo dello specifico semilavorato, ma anche un rallentamento del flusso di materiale e ore perdute nei macchinari/fasi di lavorazione successivi.

6 LE DISTINTE BASE. Una volta definiti i costi standard per materie prime e lavorazioni esterne (pagine previste nel nostro software, ma non presentate perché ritenute concettualmente semplici) e i dati tecnici di ciclo, si arriva all inserimento delle distinte base con l indicazione dei materiali/semilavorati necessari e del ciclo specifico, come nell esempio qui sotto. Ad esempio l aletta e la ruota utilizzano: una materia prima (colonna t = 1) con sfrido e il relativo ciclo (colonna t = 3) nb: t sta per tipo componente. la ruota completa utilizza: due semilavorati (colonna t = 2) e il relativo ciclo e così via fino al prodotto finito.

7 IL RISULTATO DEL CALCOLO. Ecco il risultato del calcolo del costo di produzione per ogni codice (per un pezzo) e che comprende: materiali, lavorazioni esterne, macchinari, manodopera, spese di reparto. I costi indicati sono relativi al codice indicato in ogni riga e sono CUMULATI, sono cioè i costi previsti per ottenere quel determinato codice semilavorato, ovviamente comprensivo dei costi di tutti i codici precedenti che compongono il codice specifico. Come si può vedere l articolo in esempio, una confezione da tre Sedie colore rosso, costa 63,899 comprensivi del costo degli scarti ottenuti durante le operazioni di fabbricazione per 1,845. Ricordiamo che lo scarto di produzione costa all azienda non solo i materiali sprecati pure le ore di lavoro impiegate nella fabbricazione dei pezzi in seguito scartati.

8 I COSTI DETTAGLIATI. I costi unitari di lavorazione, necessari in seguito nel budget delle vendite, sono automaticamente suddivisi per reparto (ecco l esempio relativo al costo della manodopera diretta). NB: i costi sono diversi rispetto alle pagine precedenti perché estratte da diverse simulazioni di calcolo di scarti, quantità, produttività.

9 I DATI PER PROGRAMMARE LA PRODUZIONE. Ecco i dati necessari per programmare la produzione e mostrano dalla prima fino all ultima operazione, comprese le materie prime, cosa si deve fare per costruire il prodotto (stampa ottenuta da un altro modulo del nostro software.)

10 CONCLUSIONI. In questo software avviene l unione dei dati amministrativi di costo con i dati tecnici di fabbricazione e permette di calcolare il costo unitario dei prodotti per le successive valutazioni sia commerciali sia di miglioramenti di prodotto e di processo di fabbricazione. Distinte base e cicli servono alla produzione per programmare il carico di lavoro sulle macchine, la quantità di materiale necessario, la data di consegna ai clienti, lo spostamento di personale in esubero nei reparti in quelli dove c è necessità, le valutazioni di bilanciamento della produzione, il layout di fabbrica, eccetera. I dati di distinte base e cicli sono il pane quotidiano della produzione, quindi dati tecnici e il controllo di gestione li utilizza in prestito : abbiamo conosciuto pochi direttori di produzione che organizzavano e gestivano l azienda con distinte base e cicli, la maggioranza erano tamponatori di emergenze e gestori di spostamento personale e in questi casi l azienda ha sicuramente perdite di efficienza, spreco di risorse e quindi scarsa competitività sui mercati. Occorrono dunque metodi nuovi e bisogna evolversi. Ho scritto nuovi fra virgolette, perché l utilizzo di distinte base e cicli era già utilizzato dalle migliori aziende italiane negli anni 60, ma richiedeva l utilizzo di costosissimi computer e programmi specifici. Oggi la limitazione del costo per i computer non esiste più ma continua la limitazione mentale, frutto di mancanza di cultura e di voglia di evolversi. Le aziende che vogliono migliorare i loro risultati devono innovare la gestione della produzione con migliore organizzazione, sforzandosi di fermare le esigenze di chi crede che l azienda sia come lo scaffale di un supermercato con i prodotti sempre disponibili e che gestire uomini e macchinari in produzione sia come tirare un elastico. Prodotti complessi richiedono tempo e organizzazione per essere fabbricati: se per accontentare un cliente sconvolgo la programmazione della produzione, rallentandola e procurando perdite economiche per cattiva saturazione dei macchinari, avrò anche accontentato un cliente ma sicuramente ne avrò scontentati altri che avranno la consegna di quanto ordinato in ritardo e alla fine il bilancio presenta sempre il conto. Il proverbio dice il cliente ha sempre ragione e sappiamo che un azienda senza clienti è destinata a chiudere, ma un corretto compromesso fra le esigenze di vendita e il bilancio annuale è una realtà in molte aziende e sono quelle che sopravvivono e guadagnano nonostante la crisi. Grazie per l attenzione e alla prossima puntata: il budget delle vendite con fabbisogni dei materiali, lavorazioni esterne, carico di lavoro per macchina, il software in cui convergono tutti i dati visti finora e che aiuta a valutare la situazione aziendale e a decidere strategie e cambiamenti.

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