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1 CEDEPP S.r.l. Via Maria Luigia, SALA BAGANZA (PR) Tel alla Pubblica Amministrazione Locale Settore Risorse Umane Il software qui presentato è stato interamente progettato e realizzato dal Centro Sviluppo di CEDEPP S.r.l.

2 Eureka! rappresenta un valido strumento di supporto alle iniziative di e-government orientate all innovazione dei processi amministrativi interni e all erogazione di servizi al cittadino ed alle imprese. Caratteristiche generali Il software Eureka! Gestione del Personale Enti Pubblici è costituito da diversi moduli, perfettamente integrati tra di loro, che rendono estremamente completo ed automatico l intero ciclo della gestione Economica e Giuridica del Personale, comprendendo tutti i vari adempimenti collaterali mensili o annuali che siano. Questo software si propone come un fondamentale strumento informatico in grado di organizzare, facilitare, snellire gli adempimenti dell Ufficio del Personale. Eureka! è rivolto agli Uffici di Gestione del Personale degli Enti Comunali, Unione di Comuni, Comunità Montane, Enti Provinciali, Case di Riposo o IPAB, Autorità di Bacino, ecc., quindi, a tutti gli Enti in generale che applicano il CCNL degli Enti Pubblici. Il software è gestito da un team di specialisti che operano in questo particolare settore da circa un ventennio ed oltre a curarne l aspetto informatico ed operativo, sono in grado di fornire assistenza e consulenza sugli aspetti normativi in materia. Il nostro team infatti, oltre a provvedere alla manutenzione ed all assistenza del software, gestisce direttamente l elaborazione mensile degli stipendi in service per una cinquantina di Enti Pubblici affrontando quindi in prima persona i problemi pratici e logistici legati alla materia. Il programma è multi-ente, ossia, è in grado di gestire le elaborazioni centralizzate di più Enti (ad esempio nel caso di Unioni di Comuni), ed è multi-utente, cioè può essere utilizzato contemporaneamente da più operatori collegati in rete. Il software in oggetto, realizzato completamente secondo i più moderni standard dei sistemi operativi Microsoft Windows XP e Windows 7, è stato riprogettato e riscritto alcuni anni fa, al fine di garantire una migliore e più completa funzionalità in grado di affrontare al meglio le novità legislative che continuano a susseguirsi freneticamente. I frequenti aggiornamenti rilasciati durante l anno, sono segnalati e resi disponibili direttamente dal nostro sistema automatico di Software-Update : sono totalmente autoinstallanti (non richiedono quindi interventi di personale esterno all ufficio) e sono accompagnati da relativa documentazione contenente le migliorie apportate. Caratteristiche operative Le caratteristiche peculiari che contraddistinguono questo software sono senz altro la semplicità d uso, la completezza delle gestioni e l uso costante di grafici e simboli, contenuti in ogni videata, che danno all utilizzatore una grande quantità di informazioni aggiuntive senza costringerlo a scendere ogni volta nel dettaglio. Il software è corredato di un esteso e dettagliato help in linea (funzione di aiuto) interrogabile in qualsiasi punto dell applicazione, sia a livello di intera videata che di singolo campo, con innumerevoli definizioni, richiami ed esempi di utilizzo; è possibile stamparlo in forma di manuale operativo. Pagina 2

3 Le principali caratteristiche funzionali ed operative del software Eureka! sono: Ottimizza i tempi di installazione, usufruendo di tabelle precaricate riguardanti le aliquote contributive, le detrazioni, gli scaglioni IRPEF, le basi stipendiali e le voci variabili, da concordarsi, queste ultime, con l Utente. E predisposto per avere l assistenza immediata dal nostro Centro di supporto tecnico mediante collegamento telematico attivabile direttamente da programma. Consente un accurata gestione della Riservatezza tramite parole d ordine e infiniti livelli d accesso differenziati (completa gestione delle abilitazioni su tutte le funzioni del programma). Garantisce l automatismo dell intero ciclo di elaborazioni mensili ed annuali, permettendo una semplice soluzione ai vari adempimenti contributivo-fiscali. E flessibile, in quanto è gestita tramite un archivio di tabelle che ne facilita l impianto e garantisce rapidi aggiornamenti alle frequenti ed innumerevoli modifiche contrattuali e/o di legge; Consente la totale parametricità dei dati variabili (assoggettamento fiscale e contributivo, aliquote, basi stipendiali) adattandosi quindi perfettamente ad ogni tipologia di contratto del mondo dell Ente Pubblico. Esegue continui controlli di validità sia sui dati anagrafici che stipendiali, riducendo al minimo la possibilità di errori. Arricchito da vari programmi di utilità per gestioni periodiche particolari come rinnovi contrattuali e/o recuperi contributivi (applicazione di aumenti contributivi retroattivi). I programmi, oltre a consentire l interrogazione e la gestione diretta delle tabelle, permettono ricerche immediate sotto diversi aspetti (per descrizione, per codice o per altri indici alternativi impostati direttamente dall utente). Gestione Stampe Tutte le stampe (compresi i cedolini) sono state predisposte su normali fogli A4 ed intestate con i dati dell Ente e relativo logo. Qualunque elaborato può essere visualizzato in anteprima. Tutte le stampe previste (scelta personalizzabile per ogni Ente), derivate dall elaborazione mensile dei cedolini, vengono elaborate automaticamente con un un unica richiesta e, se necessario, visualizzabili tutte insieme in anteprima a video. Si può altresì scegliere di creare automaticamente le stampe in formato standard.pdf e di collocarle in una cartella oppure allegarli ad un messaggio di posta elettronica (quest ultima opzione risulta molto comoda nel caso di uffici paghe centralizzati che servono più Enti). Tecnologia Il software è basato sulle più recenti tecnologie SQL operando su Database Relazionali di elevato standard prestazionale Microsoft SQL Server (versioni da 2005 a 2014 oppure in versione gratuita SQL-Express) e MYSQL per consentirne l utilizzo su diverse piattaforme Server (es.: Linux, Mac, ecc.). E utilizzabile anche in modalità remota tramite i servizi «Terminal» di Windows. Pagina 3

4 Caratteristiche gestionali Gestione ECONOMICA del Personale Le principali funzioni dei diversi moduli del software sono: Gestione del Personale Dipendente, dei Collaboratori Coordinati e Continuativi, degli Assimilati e dei Lavoratori Autonomi Occasionali. Gestione e formazione dei seguenti files mensili : UNIEMENS con LISTAPOSPA Gestione automatizzata Fondo PERSEO Cartolarizzazione Crediti Mod. F24EP Collegamento con Contabilità (di qualsiasi ditta) SETIF Gestione automatizzata di tutti gli adempimenti annuali: Autoliquidazione INAIL CU Modello 770 (Semplificato e Ordinario), Conto Annuale Spese del Personale e Relazione al Conto con relativo invio telematico Gestione Mod. 730 (con possibilità di acquisire i dati direttamente dai files inviati dai CAF e dall Agenzia delle Entrate). Produzione e gestione di tutte le simulazioni necessarie per la gestione del Bilancio di Previsione Spese del Personale Previsione di Spesa del Personale per Assestamento di Bilancio. Stampa Libro-paga e Riepilogo Annuale sia sintetico che analitico. Gestione dello smistamento e recapito dei cedolini (e altre stampe) via WEB o via MAIL. Possibilità di erogare più cedolini extra (senza limiti) allo stesso dipendente per mese. Gestione completamente automatizzata in caso di rinnovi contrattuali. Storicizzazione di tutti i dati anagrafici, economici e giuridici con possibilità di visualizzare e/o ristampare qualsiasi elaborato anche se relativo a mesi o anni precedenti. Gestione delle Ferie, Banca ore e recuperi ore Gestione calcoli automatici per condizioni particolari di astensione come ad esempio: aspettativa / maternità / malattia / riduzione 10 gg. per malattia, ecc. Possibilità di inserire particolari formule di calcolo per eseguire automaticamente calcoli per straordinari, turni, scioperi o altro. Il tutto è gestibile direttamente dall utente. Gestione Centri di Costo/Sottocosto con stampe statistiche e grafici di raffronto. Stampa domanda per erogazione Assegno nucleo Familiare pre-compilata e modelli per richiesta Detrazioni d Imposta. Altre numerose estrazioni e stampe statistiche. Archiviazione ottica dei documenti. Pagina 4

5 Collegamento al software di Contabilità Finanziaria Eureka! può essere collegato con qualsiasi software di gestione di Contabilità Finanziaria per ottenere, in automatico, la stampa dei Mandati di pagamento degli stipendi (netti ed emolumenti accessori), dei Contributi e delle Reversali. Collegamento al software di Rilevazione Presenze Eureka! è altresì collegabile con qualsiasi programma di Rilevazione presenze al fine di ottenere valorizzate in automatico, nell elaborazione mensile degli stipendi, le voci stipendiali desiderate derivate dalle timbrature giornaliere dei dipendenti (straordinari, ferie). Pagina 5

6 1. Dotazione Organica Gestione GIURIDICA del Personale Dotazione Organica è uno strumento di lavoro, perfettamente integrato nel pacchetto software Eureka!, che consente la gestione completa dell organizzazione delle Risorse Umane dell Ente. Dal controllo automatico ed immediato della disponibilità in fase di assunzione, al caricamento diretto dello stesso nell Unità di appartenenza, alla gestione degli spostamenti per passaggi di livello (sia per progressioni orizzontali che verticali), per cambio di destinazione, ecc., fino alla cessazione del dipendente con relativo aggiornamento contestuale della nuova disponibilità. E possibile sia la gestione del personale dipendente che degli altri eventuali percipienti quali Assimilati, Collaboratori ecc. Il tutto consentito grazie alla massima flessibilità nella creazione della struttura dell Ente affinché sia adattabile ad ogni particolare esigenza e realtà locale. I vari livelli, infatti, possono essere di numero variabile adattandosi alla realtà di ogni Ente, gestiti tramite semplici strutture ad albero (ad es.: Area / Settore / Servizio / Ufficio / Unità) e personalizzabili nell impostazione dei dati generali. Permette, quindi, di aver un quadro generale della situazione sempre perfettamente aggiornato (dotazione ottimale / posti occupati / posti disponibili) e, grazie alla possibilità di visualizzare/ stampare diversi dati statistici, oltre che all organigramma, è ritenuto un ottimo strumento di lavoro per risolvere velocemente problematiche organizzative. Selezionando un dipendente sarà sempre possibile vedere tutte le movimentazioni che lo hanno interessato negli anni corredato dai relativi estremi documentali. Grazie alla storicizzazione di tutti i dati è altresì sempre possibile effettuare visualizzazioni, stampe e ricerche selettive ad una certa data richiesta. Pagina 6

7 1.1 L Organigramma Tutta la struttura dell Ente può essere facilmente rappresentata in forma grafica tramite un semplice click. Il grafico, che viene proposto già con disegni, colori e font pre-definiti, può comunque essere personalizzato a piacere, a livello di singola Unità. E altresì possibile scegliere quali dati esporre nell Organigramma per ogni singolo livello o Unità (ad es. è possibile inserire, per ogni Area, il Responsabile con la mail e il numero di telefono, ed omettere invece la stessa tipologia di dati per le singole unità). L Organigramma è stampabile in più forme. Al termine di ogni movimentazione che ha interessato la Dotazione Organica, l Organigramma viene automaticamente aggiornato. L Organigramma può essere esportato per la sua pubblicazione sul sito Internet dell Ente: la funzione è già impostata ed automatizzata. Oltre alla stampa dell Organigramma è possibile ottenere estrazioni statistiche che evidenziano la situazione ad una certa data e con raggruppamenti di dati ed esposizione degli stessi personalizzabili attraverso la scelta di stampe già pre-impostate. Ciò permette di analizzare la struttura dell Ente in base alla sua composizione strutturale, al livello professionale (posizione economica, mansione) od alla categoria di appartenenza. Infatti, per ciascun elemento, sono sempre esposti i dati salienti quali dotazione ottimale, posti occupati, posti disponibili. Pagina 7

8 2. Gestione Fascicolo del Personale Il Fascicolo del Personale, perfettamente integrato ed interagente con tutti gli altri moduli dell applicativo Eureka!, è strutturato per gestire tutta la storia di ogni dipendente, dall inizio della sua attività lavorativa fino al collocamento a riposo. Si tratta quindi di seguire, passo a passo, l evoluzione della carriera prendendo in considerazione tutti gli aspetti della dinamica giuridica del rapporto tra l Ente datore di lavoro e il dipendente. Una corretta e completa gestione del fascicolo comporterà sicuramente tempi assai più brevi nell erogazione delle informazioni che spaziano dalla stampa del certificato di servizio al Mod. Pa04 e successiva eventuale compilazione di PENSIONI S7. Il software garantisce l acquisizione automatica di qualsiasi mutamento di condizione giuridico-economica effettuata nella sezione economica, evitando così inutili duplicazioni e ripetizioni di dati, nonché la possibilità di caricare ulteriori movimenti manuali (periodi pregressi). Grazie ad un evoluto sistema di archiviazione ottica, è possibile archiviare tutta la documentazione probatoria della situazione familiare personale (stato di famiglia, certificato di nascita, di residenza, certificato casellario giudiziale, appartenenza a categorie protette ecc.), nonché tutti gli atti relativi all evoluzione della carriera del dipendente, dalla stipula del contratto di lavoro agli atti deliberativi per passaggi di qualifica, modifiche del profilo, definizione dell orario di lavoro, per finire con gli atti a seguito di provvedimenti disciplinari o per note di merito. Tutti i dati raccolti andranno a confluire direttamente nella stampa del Certificato di Servizio con possibilità di personalizzare le tipologie di movimento da evidenziare nello stesso (ad esempio è possibile omettere i cambi di mansione e/o le mobilità interne e/o partecipazioni a concorsi che segnano comunque la carriera del dipendente ma possono risultare irrilevanti ai fini del certificato di servizio). Pagina 8

9 Altra stampa utile per l archiviazione storica della carriera del dipendente è proprio il Fascicolo del Personale nel quale vengono esposte tutte le informazioni raccolte completate dall indicazione degli estremi degli atti deliberativi. Di facile e veloce lettura, consente un rapido e sicuro accesso a qualsiasi dato archiviato Gestione Corsi di Formazione Con questa gestione intendiamo offrire un ulteriore supporto ai nostri clienti che sia di corollario e di completamento alla Gestione Giuridica del Personale fin qui presentata. L ufficio personale e gestione Risorse Umane, infatti, deve seguire anche tutti i corsi di formazione/aggiornamento a cui partecipano i vari dipendenti. Ciò significa preoccuparsi di sapere a quale corso partecipano, per quanto tempo, a quale scopo. Il tutto al fine anche di determinare i punteggi per l attribuzione della progressione orizzontale o ai fini di ogni altra eventuale quantificazione. Per ogni corso inserito e storicizzato in tabella, vengono memorizzati l Ente organizzante, le giornate/ore previste nonché la motivazione. Per ogni dipendente viene specificata la frequenza effettiva e il relativo calcolo del punteggio attribuito. Possono essere memorizzati gli attestati di partecipazione o i diplomi rilasciati ai partecipanti ai fini di una corretta storicizzazione della vita professionale del personale. Le stampe disponibili vi consentiranno di estrapolare i dati in base al corso di partecipazione o per dipendente. In questo ultimo caso verranno esposti tutti i corsi ai quali ha partecipato in un certo periodo di tempo. Ciò sarà utile per la definizione corretta dei punteggi acquisiti Gestione Sorveglianza Sanitaria Questa gestione consente di monitorare e controllare automaticamente la programmazione di ogni tipo di visita richiesta per le diverse tipologie di dipendenti e di storicizzarne gli esiti. Il software permette il controllo e la stampa dello scadenziario delle visite. Le visite possono essere caricate sia per singolo dipendente che per Tipologia di esame. Ulteriori stampe permettono di estrapolare tutti i dipendenti soggetti a una certa tipologia di visita, o più tipologie, nonché tutti quelli che NON l hanno ancora effettuata. E altresì possibile archiviare gli eventuali esiti o documenti affini, nonché integrare il tutto con annotazioni libere. Una stampa permette di estrapolare i dipendenti in base all esito della visita. L aiuto di icone colorate velocizzano la ricerca e l individuazione di ogni dato esposto. Pagina 9

10 3. Gestione Previdenziale Lo scopo di avere una gestione Previdenziale del personale è quello di giungere ad un corretto calcolo della prestazione pensionistica in tempi brevi e più automaticamente possibile. Qualora il dipendente cessi l attività lavorativa è buona norma trasmettere al nuovo datore di lavoro le informazioni fondamentali tramite la stampa del Modello PA04. Questa prassi permette di giungere all erogazione del trattamento pensionistico nel minor tempo possibile, dato atto che la pratica di pensione verrà gestita dall ultimo ente di appartenenza con l indicazione di tutti i periodi lavorativi resi anche in altre amministrazioni In tale prospetto vanno elencati tutti i periodi di lavoro prestati, nonchè: servizi senza onere (ad es. il servizio militare), eventuali sovvenzioni e/o piccoli prestiti, eventuali riscatti e ricongiunzioni, l ammontare delle retribuzioni annue fino al 1992 e, per i periodi successivi, l ammontare annuo delle retribuzioni fisse e accessorie. Sulla scorta della base-dati creata dalla gestione del Fascicolo del personale, dalla gestione economica, in particolare della (ex)dma (ora LISTAPOSPA), e con le opportune integrazioni storiche quando necessarie, il software è in grado di recuperare automaticamente la totalità dei dati necessari all emissione del Modulo PA04. Nel programma sono già presenti tutte le tabelle economiche dei livelli dei vari contratti nonché le retribuzioni ante Le stampe attualmente disponibili su modulistica ufficiale, compilate in ogni loro parte e quindi già disponibili per l inoltro agli uffici competenti, sono: Mod. PA04 Mod. TFR Pagina 10

11 Per il supporto consulenziale nella realizzazione della gestione Giuridica del Personale desideriamo ringraziare il Dott. Gian Luca Bertagna, il Sig. Bruno Scazza e l Uff. Personale del Comune di Salsomaggiore Terme (PR). CEDEPP S.r.l. Via Maria Luigia, SALA BAGANZA (PR)

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