Suite Archimede: il software per la gestione e la programmazione del personale in turnazione

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1 Suite Archimede: il software per la gestione e la programmazione del personale in turnazione L applicazione interamente sviluppata in Italia con cui è possibile, attraverso una pianificazione strategica e una programmazione e gestione real time, ridurre i costi variabili del personale mantenendo e ottimizzando la flessibilità delle risorse. Archimede S.r.l. è una società umbra che da oltre vent anni realizza software gestionali per lo staffing management utilizzati in aziende di produzione, nella sanità, presso call center, aeroporti, società di handling, società di logistica, comandi di polizia, aziende municipalizzate ed enti pubblici, siano esse realtà articolate e di grandi dimensioni che strutture piccole e flessibili. La Suite Archimede per la gestione del personale in turnazione La Suite Archimede è uno strumento scalabile, pratico ed efficiente per la pianificazione e la gestione strategica e operativa delle risorse umane soggette a turnazione. La Suite Archimede per la gestione e l impiego del personale in turnazione è la soluzione software che viene impiegata efficacemente da centinaia di strutture su tutto il territorio nazionale per rendere più efficace la gestione del personale in turnazione per ridurre i costi variabili del lavoro e per rendere l organizzazione e l amministrazione delle risorse umane efficiente, dinamica ed economica.

2 Le realtà che utilizzano la Suite Archimede La Suite Archimede si occupa di gestire i processi relativi all impiego delle risorse umane a disposizione nelle attività aziendali, integrandosi con gli strumenti per l amministrazione del personale già presenti in azienda. Tra i nostri clienti, appartenenti a diversi settori, ricordiamo: Società di servizi: RTI-Mediaset, Musei Vaticani Case di cura e di riposo, farmacie, ASL e ospedali: l Istituto Serafico di Assisi, Montecatone Rehabilitation Institute, AIAS di Melfi, AFAS di Perugia, Croce Verde di Lugano, ASL di Imola, Clinica Santa Chiara di Locarno Call Center: Poste Italiane, UnipolSai La Fondiaria, Network Contacts (Wind), Filo Diretto Aeroporti, società di logistica e di handling: Aeroporto di Venezia, di Lamezia Terme, Malpensa Logistica Europea, Capitol Ced Aziende di produzione: Bocchiotti, Deco Industrie Alimentari, Indesit, Salov, Azienda Agraria Maccarese Aziende municipalizzate ed enti pubblici: Soprintendenza per i beni archeologici delle Marche, Galleria Nazionale dell Umbria, Metro Roma - ATAC, SIA - Società Igiene Ambientale, Ecocave Polizie ed enti di sicurezza: Polizia Municipale di Perugia, Poste Italiane Divisione Security Room, Poste Italiane Divisione Tutela Aziendale Sicurezza Fisica.

3 I vantaggi della Suite Archimede La Suite Archimede è un applicativo web, scalabile, multi database e multilingua, frutto di un intenso e continuo lavoro di ricerca, composto da moduli specifici per le esigenze di ogni categoria di aziende, che consente di: diminuire la spesa complessiva del personale, rendendo trasparente, semplice ed efficace l impiego dei lavoratori, generando notevoli risparmi fra i costi variabili ridurre l uso di straordinari e reperibilità, rendendo più efficiente l utilizzo della forza lavoro, limitando l impiego di personale sostitutivo razionalizzare e velocizzare i processi lavorativi, automatizzando le procedure ordinarie di cambi turno, permessi, ferie, giustificativi e di rendicontazione mensile del personale organizzare la distribuzione dei carichi di lavoro in maniera più equa e produttiva gestire l intero processo di impiego del personale attraverso il dimensionamento ottimale delle risorse necessarie, la programmazione automatica dei turni, la storicizzazione delle variazioni apportate, il monitoraggio in tempo reale e la produzione di analisi e valutazioni delle scelte intraprese

4 Grazie all esperienza maturata in tanti anni di attività e ai sofisticati algoritmi di pianificazione impiegati, la Suite Archimede aiuta a generare una efficiente gestione del personale attraverso una efficace pianificazione strategica ed operativa della forza lavoro, fornisce le informazioni necessarie per effettuare analisi e confronti, integrando gli ulteriori dati strutturati dell attività tipica della vostra struttura tramite un apposito cruscotto multifunzionale. L applicazione consente di migliorare l efficienza del personale utilizzato, limitando gli straordinari e le reperibilità e realizzando una migliore copertura dei servizi con il personale ordinario, nel rispetto del monte ore contrattuale, aumentando la trasparenza e la comunicazione, con conseguente diminuzione delle conflittualità aziendali. La Suite Archimede è una applicazione web based integrata in una più ampia soluzione software per la gestione carriere delle risorse umane, per la gestione delle presenze, il controllo accessi e il rilevamento delle timbrature su dispositivi digitali fissi e mobili (alternativi ai costosi orologi marcatempo).

5 LE APPLICAZIONI E I MODULI DELLA SUITE ARCHIMEDE La suite applicativa di Archimede si compone di cinque applicazioni indipendenti e integrati che coprono in maniera completa ed esaustiva l intero processo di gestione dell impiego del personale in turnazione: pianificazione, dimensionamento ottimale dei turni e delle risorse umane a disposizione, programmazione e gestione operativa in tempo reale degli stessi. L applicazione consente il dimensionamento ottimale delle risorse necessarie per lo svolgimento delle attività previste, sulla base di parametri e di standard di servizio prestabiliti. L applicazione si avvale di sofisticati algoritmi di calcolo per tradurre le esigenze aziendali nei fabbisogni di personale per qualifica, tenendo conto di eventuali vincoli di natura biologica. si compone di due diversi moduli utilizzabili separatamente. Modulo Fabbisogni dei Turni L applicazione è in grado di generare in maniera automatica i fabbisogni per turno a partire dai fabbisogni per fascia oraria e dai turni potenzialmente utilizzabili (definiti da vincoli contrattuali e biologici). Tali fabbisogni per fascia possono essere sia imputati manualmente che generati in automatico partendo da un insieme di attività o referenze da coprire, secondo un algoritmo interno all applicazione personalizzabile sulla base delle esigenze del cliente.

6 La soluzione è quindi in grado di suggerire, sempre in automatico, quali turni e quanti addetti utilizzare in ogni singolo turno, compresa ad esempio la scelta fra full time oppure part time a 4 ore oppure a 6 ore. I dati così ottenuti potranno quindi essere forniti in input a per le sue elaborazioni di programmazione. Tale modulo è prerequisito funzionale per l altro. Modulo Matrici di Turnazione Una volta definiti i fabbisogni per turno, il modulo è in grado di elaborare le matrici di turnazione rispettando i vincoli contrattuali (riposi, differenziale orario ecc.), le regole definite dall azienda (ad es. vincoli biologici) e, ovviamente, facendo in modo che in ogni turno sia presente il numero ottimale di addetti. Anche il risultato di questa elaborazione potrà essere esportato verso l applicativo Tutte le simulazioni prodotte con il modulo possono essere analizzate utilizzando molteplici tipologie di report. La possibilità di definire diversi scenari di simulazione ( What if ), e di effettuare anche analisi e raffronti in un ambiente di business intelligence dedicato, consente di avere a disposizione uno strumento potente per la pianificazione strategica (organico, scenari di procurement ecc.) e per la definizione del budget.

7 L applicazione consente di realizzare il miglior calendario dei turni e di gestire, attraverso intuitive interfacce grafiche, tutte le variazioni possibili della programmazione stabilita, fronteggiando eventuali imprevisti (assenze non pianificate, cambi turno ecc.). L applicazione consente la programmazione automatica dei turni di lavoro, la gestione ordinaria degli stessi oltre che la possibilità di analizzare i costi della turnazione e di verificare il loro corretto andamento. si compone di quattro diversi moduli utilizzabili separatamente. Modulo Base Consente di definire più aziende oppure diverse strutture, più o meno autonome, nell ambito della stessa azienda. Secondo l organigramma della struttura possono essere definiti diversi profili utenti, ciascuno caratterizzato da una propria userid e password di accesso al sistema, con la possibilità di utilizzare specifiche funzionalità relative al ruolo ricoperto: dal supervisore generale, autorizzato a creare aziende e a definire nuovi utenti, fino all operativo, con la sola funzione di produrre le stampe dei turni.

8 Nella gestione delle anagrafiche del modulo vengono inserite tutte le informazioni relative alle tipologie dei turni, alle regole di turnazione stabilite, agli aspetti contrattuali del personale e ai fabbisogni quantitativi e qualitativi di risorse nelle fasce orarie per qualifiche. Elaborando tali informazioni, il sistema è in grado di produrre il miglior calendario dei turni nel periodo di riferimento scelto sulla base dei criteri, dei vincoli e delle regole in precedenza stabilite. Il periodo di riferimento elaborato può avere una durata qualsiasi, senza alcun vincolo o restrizione. E inoltre possibile inserire assenze improvvise o comunque non pianificate in sede di elaborazione del piano dei turni ed eseguire dei cambi turno fra addetti. Al termine di tale inserimento, il sistema verifica le eventuali scoperture dei turni intervenute, le segnala all utente e, se richiesto, suggerisce le possibili soluzioni, conservando la memoria di tutte le modifiche intervenute, delle motivazioni e dell autore delle stesse. Vengono infine prodotti numerosi report pubblicabili ed esportabili in vari formati.

9 Modulo Avanzato Il modulo consente una gestione giornaliera dei turni in cui il focus dell utente è incentrato sulle attività da svolgere. I turni del giorno possono essere visualizzati sia per dipendente che per attività, rendendo possibili, in maniera semplice ed intuitiva, tutte le variazioni che è necessario apportare, con le relative stampe. Il modulo permette la realizzazione di report statistici avanzati costruiti sui dati delle presenze (riguardanti, ad esempio, le ore lavorate rispetto al monte ore e gli straordinari) consentendo in tal modo una analisi dei costi della turnazione e la verifica del loro corretto andamento, nonché del rispetto dei vincoli e delle regole imposte dalla azienda. Modulo Interfacce Esterne Il modulo consente di esportare verso un qualunque sistema di rilevazione delle presenze i turni elaborati e ricevere dallo stesso i dati relativi alle timbrature in modo di avere il quadro on-line degli operatori presenti anche nelle sedi periferiche e di consentire una giornaliera comunicazione dei dati agli uffici preposti.

10 L applicazione di rilevazione delle presenze, potendo confrontare le informazioni provenienti dai rilevatori con i turni pianificati, e avendo un diretto accoppiamento del dato teorico con quello di consuntivo, non incorre in errori di interpretazione nelle attribuzioni delle fasce orarie, riducendo notevolmente il lavoro di correzione delle anomalie. Il modulo permette anche di importare le anagrafiche dei dipendenti da un qualunque sistema di Human Resources così come i turni e le matrici di turnazione, consentendo di schedulare i relativi task oppure di eseguirli manualmente. Modulo Infoturni del Personale Questo modulo consente al personale turnista gestito e opportunamente autorizzato di visualizzare i propri turni, di inoltrare richieste di ferie, cambi turno, preferenze ecc., e di seguirne l esito. L accesso a questo modulo può avvenire tramite la intranet aziendale o anche da internet. Le richieste vengono raccolte nel modulo Base dove l utente responsabile ha la facoltà di approvarle e renderle effettive, come pure di inserirle automaticamente nei piani di gestione, oppure di respingerle. Naturalmente tali operazioni vengono memorizzate nel database dell applicazione rendendo evidenti i vantaggi della procedura rispetto alle usuali modalità, tipicamente cartacee, di comunicazione, inoltro e archiviazione delle richieste degli operatori. Tutte le modifiche al piano di assegnazione possono essere notificate sia attraverso mail che con SMS al personale coinvolto.

11 Il modulo consente a chi lavora in turni di svolgere le attività amministrative in maniera più rapida e meno dispendiosa rispetto al metodo di prelevare i dati di turnazione del giorno in corso per permettere la pubblicazione online in tempo reale, di rendere trasparenti i servizi attivi e il personale presente in servizio, nel rispetto delle normative sulla privacy. L applicazione genera un ambiente operativo nel quale è possibile visualizzare e modificare, in tempo reale, la collocazione del personale in turnazione a seguito di nuove esigenze. L utente può verificare la distribuzione del personale in funzione dell evoluzione degli eventi tramite una comoda interfaccia visiva e di confrontarla con i turni programmati, in real time, anche su strutture distribuite su più territori. L applicazione si compone di tre diversi moduli utilizzabili separatamente. Modulo Visualizzazione e Monitoraggio Il modulo fornisce agli utilizzatori la visualizzazione in tempo reale della stato della forza lavoro sulla base delle timbrature acquisite dal sistema di rilevazione presenze, e consente la verifica e il controllo della situazione delle effettive presenze in turno da parte sia dei referenti di ciascuna struttura sia degli amministratori e supervisori.

12 Integrando le timbrature con i turni assegnati presenti in si può generare una maschera grafica di controllo aggiornata in tempo reale sullo svolgimento dei turni che, tramite l utilizzo di colori associati a determinati stati, fornisce un immediata idea visiva sulla situazione della copertura dei turni. La grafica di base è rappresentata da un piano cartesiano con barre orizzontali di lunghezza variabile in funzione della durata della informazione visualizzata (simile quindi a un diagramma di Gantt) con una barra verticale rossa che scandisce lo scorrere del tempo. Vengono inoltre forniti visualizzazioni e report a diversi livelli di aggregazione che consentono di poter avere in una singola videata tutte le strutture distribuite sul territorio in real time, con tutti i livelli di approfondimento fino al singolo addetto e alle sue timbrature. Modulo Rilevazione e Gestione delle Presenze Sulla base della storicizzazione delle timbrature acquisite dal sistema di rilevazione delle presenze in uso (dati operativi) e successivamente aggiornate con i giustificativi acquisiti direttamente dai dipendenti e/o dai responsabili, viene reso disponibile un ambiente di dati consuntivi consolidati e condivisi con il sistema di amministrazione del personale in base a logiche di workflow personalizzabili.

13 Oltre ai report strutturati normalmente disponibili, sarà possibile alimentare un ambiente dedicato per effettuare, con strumenti evoluti, analisi e raffronti tra le informazioni di impiego delle risorse prodotte nelle varie fasi del processo (pianificazione, programmazione, gestione operativa e consuntivazione). Modulo Gestione Eventi e Turni Operativi A seguito della pubblicazione e del congelamento del piano dei turni (ordine di servizio), viene generato un ambiente operativo nel quale l utente sarà in grado, in tempo reale, non solo di visualizzare ma anche di modificare l utilizzo del personale in turnazione rispetto all evoluzione delle situazioni reali, acquisendo in automatico tutte le modifiche operative (timbrature, comunicazioni di ritardo, malattia, assenza, ecc.) indispensabili per la riorganizzazione dei turni. Tale modulo consente quindi al personale responsabile di incrementare la propria capacità di reazione agli imprevisti dell attività aziendale, mediante la modifica dei turni in atto o attivi entro breve tempo e la riassegnazione del personale ai turni.

14 L applicazione genera un ambiente dedicato nel quale è possibile effettuare analisi e raffronti con altri dati aziendali strutturati sulla base di un ambiente di Business Intelligence. L utente può valutare l efficienza e l efficacia delle risorse umane impiegate attraverso pratici e intuitivi grafici e report, oltre che effettuare raffronti con altri dati aziendali strutturati. si compone di due diversi moduli utilizzabili separatamente. Modulo Analisi Il modulo consente all utente di eseguire l estrazione dei dati forniti dagli altri prodotti componenti la Suite, utilizzando un potente ambiente di Datawarehouse, al fine di permettere una valutazione completa ed efficiente dell impiego delle risorse umane. Il datamart così prodotto potrà essere utilizzato sia dal modulo Report della Suite Archimede sia da altre applicazioni di Business Intelligence aziendali, a cui potrà essere collegato.

15 Modulo Report Il modulo fornisce una completa famiglia di visualizzazioni, grafici e report, attraverso cui è possibile navigare e visualizzare, in modo chiaro ed efficace, i risultati della analisi, anche attraverso la definizione di opportuni KPI (Key Performance Indicator). Queste funzionalità potranno integrare, a richiesta del cliente, specifici dati aziendali che saranno rappresentati congiuntamente ai dati del personale. I nostri report sono stati sviluppati utilizzando tecnologia QlikView, pertanto sarà necessaria, laddove non presenti in azienda, l acquisizione di specifiche licenze secondo le necessità e secondo il metodo di licensing di QlikTech Italy. QlikView è una piattaforma flessibile di Business Discovery studiata per risolvere problemi troppo complessi per la Business Intelligence tradizionale. Tale strumento mette in evidenza le relazioni all interno dei dati, permette agli utenti di esplorarli con molteplici tipi di vista o analisi e di interpretarli per cogliere rapidamente le informazioni importanti. QlikView distribuisce i calcoli tra tutti i core disponibili rendendo ottimali le prestazioni dell hardware.

16 è un portale dedicato al dipendente, costituito da componenti modulari eventualmente integrabili in un portale già esistente in azienda, in grado di offrire tutte quelle funzioni necessarie per lo scambio di informazioni e documenti fra l azienda e i dipendenti, come, ad esempio, la richiesta di assenze e dei cambi turni. L applicazione permette di prelevare i dati di turnazione al fine di permettere la pubblicazione online in tempo reale e di evidenziare l effettiva presenza dei lavoratori con appositi indicatori semaforici.

17 inoltre, consente di visualizzare attarverso un apposito monitor posto all ingresso di un area oppure di un reparto, la situazione del personale in turno con i vari livelli di qualifica, nel rispetto delle leggi sulla privacy, come se si trattasse di una pianta organica dinamica basata sull avanzamento temporale.

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