SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÄ

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1 MANUALE DELLA Capitolo 2.0 Pagina 1 di 8 Indice 1.0 OBIETTIVI E FINALITÄ RESPONSABILITÄ DOCUMENTI DEL CONTROLLO DEI DOCUMENTI DEL Identificazione Impaginazione Indice Tipo ValiditÅ Modifiche e revisioni Distribuzione e archiviazione Controllo dei documenti di origine esterna CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI Identificazione Compilazione Distribuzione e archiviazione Conservazione Eliminazione CONTROLLO DEI DATI INFORMATICI...8 Terza emissione Gruppo QualitÅ Responsabile QualitÅ Dirigente Scolastico Descrizione Adeguamento ISO 9001:2008 e nuove procedure Preparazione Verifica Approvazione

2 MANUALE DELLA Capitolo 2.0 Pagina 2 di OBIETTIVI E FINALITÄ Il presente Capitolo descrive in modo sintetico il Sistema di Gestione per la QualitÄ (SGQ) dell'istituto Francesco Saverio Nitti, la struttura documentale predisposta per garantire un adeguato controllo e migliorarne continuamente l'efficacia. L'applicazione del SGQ ha come obiettivo generale quello di gestire e controllare le attivitä che sono direttamente o indirettamente connesse con la qualitä dei servizi erogati, in modo da assicurare costantemente il rispetto degli standard qualitativi e i requisiti richiesti dalle diverse componenti interessate: studenti, famiglie, personale docente e personale non docente. Per Sistema di Gestione per la QualitÄ si intende un sistema di gestione per guidare e tenere sotto controllo un'organizzazione con riferimento alla qualitä, il Sistema di Gestione per la QualitÄ, pertanto, mediante: la definizione di processi che possano essere chiaramente compresi, gestiti e migliorati in termini di efficacia e di efficienza, l'utilizzo di misure e dati per determinare le prestazioni soddisfacenti dell'organizzazione, l'adozione di metodologie adeguate per valutare ed attivare il miglioramento continuo dei processi, assicura che i servizi forniti soddisfino effettivamente le aspettative delle diverse componenti interessate: studenti, famiglie, personale docente e personale non docente, nonché le loro esplicite richieste. Il modello di riferimento per il SGQ Ñ quello definito dalla norma UNI EN ISO 9001:2008, ed interessa i processi rappresentati nel prospetto riportato in allegato al Capitolo 1.0 del presente Manuale. Il Sistema di Gestione per la QualitÄ dell'istituto Francesco Saverio Nitti Ñ documentato per mezzo di una serie di documenti che fissano le modalitä gestionali e operative e che comprendono oltre al presente Manuale della QualitÄ anche: la Carta dei Servizi, il Piano del Offerta Formativa, Il regolamento d Istituto, le Procedure del Sistema di Gestione per la QualitÄ e le eventuali Istruzioni Operative che regolano le attivitä e fissano le disposizioni per l efficace svolgimento dei processi che hanno influenza sulla QualitÄ, le registrazioni della qualitä che attestano il reale e corretto svolgimento delle attivitä connesse con la qualitä. Tali documenti sono gestiti in accordo alle modalitä descritte nei paragrafi seguenti e dettagliate nelle specifiche Procedure P CDD "Controllo dei documenti e dei dati",

3 MANUALE DELLA Capitolo 2.0 Pagina 3 di 8 PGPACE "Gestione POF e AttivitÄ curriculari ed extra", che definiscono in modo chiaro le responsabilitä di: - identificazione, - preparazione, - verifica, - approvazione, - distribuzione, - archiviazione, - revisione. 2.0 RESPONSABILITÄ Le responsabilitä relative alla pianificazione e sviluppo del Sistema di Gestione per la QualitÄ sono cosü suddivise: AttivitÅ Preparazione e messa a punto del Sistema di Gestione per la QualitÅ Verifica Approvazione ResponsabilitÅ Responsabile QualitÅ - Gruppo QualitÅ Responsabile QualitÅ Dirigente Scolastico Inoltre, le responsabilitä relative alla preparazione, verifica, approvazione e distribuzione dei documenti del SGQ sono le seguenti: Documento Preparazione Verifica Approvazione Distribuzione Manuale della QualitÅ Gruppo QualitÅ RQ DS RQ Procedure di Sistema Gruppo QualitÅ RQ DS RQ Istruzioni Operative Gruppo QualitÅ RQ DS RQ Piani della QualitÅ (eventuali) Gruppo QualitÅ RQ DS RQ Carta dei Servizi * * * * Piano di Offerta Formativa * * * * * le modalitå operative sono descritte nella procedura P GPACE "Gestione POF e AttivitÄ curriculari ed extra" Le responsabilitä relative alla compilazione e all'archiviazione delle registrazioni della qualitä sono riportate nei Capitoli del Manuale e nelle Procedure dove tali documenti sono richiamati e sono riassunte nell' elenco documenti di registrazione della qualitä, emesso e aggiornato dal RQ secondo le modalitä descritte nell'apposita procedura P CDR "Controllo delle registrazioni".

4 MANUALE DELLA Capitolo 2.0 Pagina 4 di DOCUMENTI DEL Manuale della QualitÄ Descrive l'organizzazione per la qualitä, chiarisce il campo di applicazione del SGQ, descrive i principali processi del SGQ e le interazioni tra di essi e fornisce i riferimenti alle procedure applicabili. Il Manuale della QualitÄ costituisce il riferimento e la guida per il personale dell'istituto nello svolgimento delle proprie attivitä in linea con gli obiettivi per la qualitä. Procedure del Sistema di Gestione per la QualitÄ Descrivono le attivitä svolte al fine di garantire l erogazione di servizi conformi ai requisiti specificati. In pratica, le Procedure del Sistema di Gestione per la QualitÄ definiscono le modalitä gestionali relative al processo preso in considerazione, utilizzando quando necessario rappresentazione grafiche (schemi di flusso, tabelle, matrici) in supporto alla parte descrittiva. Istruzioni Operative Sono disposizioni scritte a composizione libera, a volte in forma di tabella o lista di riscontro, di uso prettamente operativo, che descrivono i dettagli esecutivi specifici, di attivitä particolari. Piani di QualitÄ I Piani di QualitÄ sono documenti che definiscono le procedure specifiche per la qualitä, le risorse e la sequenza di attivitä relative a particolari servizi o progetti. In pratica i Piani di QualitÄ sono documenti che possono essere emessi laddove non fosse ritenuto applicabile, in parte o del tutto, quanto definito nella documentazione del Sistema di Gestione per la QualitÄ. Registrazioni della qualitä Sono tutti quei documenti che attestano il conseguimento del livello di qualitä richiesto da un servizio, da una attivitä o un processo. Carta dei Servizi á lo strumento fondamentale per la diffusione dei servizi offerti dall'istituto nonché dei principi in base ai quali l istituto stesso opera, con particolare riferimento a: - l offerta formativa - i parametri del servizio garantito allo studente - i risultati attesi - gli strumenti per conseguirli e verificarli - i criteri per la trasparenza e l informazione - le risorse strutturali e dotazioni didattiche

5 MANUALE DELLA Capitolo 2.0 Pagina 5 di 8 - le procedure dei reclami - le procedure amministrative dell istituto. Piano di Offerta Formativa (POF) á il documento che riporta il progetto globale contenente le linee guida in cui sono inserite le varie proposte educative e formative riguardanti studenti e docenti, nonché le modalitä di svolgimento del servizio didattico (curricolare ed extracurricolare) fornito dalla scuola durante l'anno scolastico. Regolamento d'istituto E' il documento che regola l accesso e la mobilitä all interno dell Istituto. 4.0 CONTROLLO DEI DOCUMENTI DEL 4.1 Identificazione Tutti i documenti del SGQ sono identificati tramite il loro titolo, l'indice di revisione corrente e un codice alfanumerico di identificazione univoco assegnato dal Responsabile QualitÄ, all'atto dell'emissione, secondo i criteri descritti nella specifica Procedura P CDD "Controllo dei documenti e dei dati". 4.2 Impaginazione Tutti i documenti del SGQ formati da pià di una pagina devono prevedere, in prima pagina, un indice dettagliato per argomenti, e devono riportare: - titolo del documento, - codice di identificazione, - numero di revisione e data, - descrizione della revisione, - firma di chi ha preparato il documento, - firma di chi ha verificato il documento, - firma di chi ha approvato il documento. Inoltre, ogni pagina deve essere numerata in ordine progressivo con il riferimento della pagina corrente e del numero totale delle pagine che costituiscono il documento. 4.3 Indice Tipo Il Manuale della QualitÄ Ñ strutturato secondo le modalitä e l'indice riportati nel Capitolo 1.0 del presente Manuale. Per quanto riguarda gli altri documenti di sistema riportati nella tabella al paragrafo 2.0 di questo capitolo, sono strutturati in modo standardizzato al fine di renderne agile e

6 MANUALE DELLA Capitolo 2.0 Pagina 6 di 8 chiara la consultazione, secondo l'indice dettagliato nell'apposita procedura P CDD "Controllo dei documenti e dei dati". 4.4 ValiditÅ I documenti del SGQ sono ritenuti validi solo quando in prima pagina figurano le firme che attestano l'esecuzione delle varie fasi previste dall'iter di emissione: - preparazione, - verifica, - approvazione I documenti del SGQ risultano applicabili a partire dalla data di emissione riportata in prima pagina. 4.5 Modifiche e revisioni La modifica e la revisione dei documenti del SGQ seguono lo stesso iter di prima emissione del documento. La revisione Ñ delegata a colui che ha emesso il documento originario. Una sintetica descrizione degli elementi revisionati Ñ riportata nello spazio appositamente riservato nella prima pagina del documento stesso. L'originale del documento superato deve essere annullato mediante la dicitura "ANNULLATO" e, salvo diverse prescrizioni, archiviato in appositi raccoglitori dal Responsabile QualitÄ. 4.6 Distribuzione e archiviazione I documenti del SGQ sono distribuiti, salvo diverse disposizioni, dal Responsabile QualitÄ al personale interessato che compare nella Lista distribuzione documenti, secondo le modalitä definite nella Procedura P CDD "Controllo dei documenti e dei dati". L'originale del documento Ñ archiviato dal Responsabile QualitÄ. I destinatari dei documenti del SGQ sono responsabili di mantenere aggiornate le copie a loro destinate e di distruggere i documenti superati. 4.7 Controllo dei documenti di origine esterna I documenti di origine esterna che hanno diretto impatto sulla qualitä dei servizi offerti (circolari, leggi, norme, stampe, riviste specializzate, bandi di concorso) sono gestiti in modo controllato attraverso le attivitä di archiviazione, aggiornamento e

7 MANUALE DELLA Capitolo 2.0 Pagina 7 di 8 distribuzione delle eventuali copie; secondo le modalitä descritte nell'apposita procedura P CDD "Controllo dei documenti e dei dati". 5.0 CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI 5.1 Identificazione Tutte le registrazioni della qualitä sono identificate tramite il loro titolo, apposto in modo chiaro e visibile sul documento stesso. Inoltre ogni modulo, eventualmente utilizzato come supporto, Ñ contraddistinto da un codice di identificazione univoco assegnato con le modalitä descritte nell'apposita procedura P CDR "Controllo delle registrazioni". Le registrazioni della qualitä sono strutturate in modo tale da assicurare la correlazione con il processo, il servizio, il Cliente o con l'attivitä cui si riferiscono. 5.2 Compilazione La compilazione delle registrazioni della qualitä avviene in modo leggibile e completo. Tutte le voci previste sono debitamente compilate; quelle non compilate sono barrate. Terminata la compilazione sono apposte la data e la firma del compilatore. Solo le registrazioni della qualitä debitamente compilate, datate e firmate sono considerate valide. 5.3 Distribuzione e archiviazione Le registrazioni della qualitä, una volta compilate, sono distribuite alle persone interessate, e sono archiviate in conformitä alle relative Procedure del Sistema di Gestione per la QualitÄ o a quanto definito nei Capitoli del presente Manuale. L'archiviazione deve essere effettuata in modo tale che i documenti siano rapidamente rintracciabili; inoltre i luoghi di archiviazione sono scelti in modo da assicurare condizioni ambientali idonee ad evitare deterioramenti o smarrimenti. 5.4 Conservazione I tempi di conservazione delle registrazioni della qualitä sono fissati nelle procedure scritte in cui i documenti risultano citati e sono riassunti nell' "elenco dei documenti di registrazione della qualitä", aggiornato secondo quanto definito nella procedura P CDR "Controllo delle registrazioni".

8 MANUALE DELLA Capitolo 2.0 Pagina 8 di Eliminazione L eliminazione dei documenti di registrazione non puâ avvenire prima del termine indicato per la loro conservazione, a superamento di tale termine l eliminazione Ñ a carico del personale responsabile della loro archiviazione. 6.0 CONTROLLO DEI DATI INFORMATICI Tutti i dati gestiti sul supporto informatico e che hanno diretto impatto sul Sistema di Gestione per la QualitÄ dell'istituto sono gestiti in modo controllato secondo le modalitä descritte nella procedura P CDD "Controllo dei documenti e dei dati". Copie di back up sono effettuate periodicamente per tutti quei documenti e dati che hanno rilevanza per il sistema di gestione per la qualitä.

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