PROGETTO ORGANIZZATIVO PER LA GESTIONE ECONOMICO E PREVIDENZIALE DEL PERSONALE DIPENDENTE E ASSIMILATO IN FORMA ASSOCIATA

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1 PROGETTO ORGANIZZATIVO PER LA GESTIONE ECONOMICO E PREVIDENZIALE DEL PERSONALE DIPENDENTE E ASSIMILATO IN FORMA ASSOCIATA Cesena, 2 novembre 2009

2 IL MODELLO ORGANIZZATIVO Il modello organizzativo proposto tiene conto degli obiettivi assegnati alla gestione associata, dell analisi del quadro di riferimento, della struttura organizzativa presente nel comune di Cesena nonché degli indirizzi ricevuti dagli assessori di riferimento dei comuni coinvolti. 1. Meccanismi di funzionamento della gestione associata Per ottimizzare la gestione associata secondo criteri di efficacia ed efficienza, così come previsto dalla normativa regionale in materia, viene utilizzato il modello organizzativo dell affidamento all ente capofila delle funzioni da gestire in forma associata, con mantenimento in capo agli enti conferenti della titolarità di diritti e obblighi nei confronti di soggetti ed enti terzi. L ente capofila è individuato nel comune di Cesena mentre i comuni di Gambettola e di Montiano si configurano come enti affiliati. La direzione tecnica e il coordinamento della gestione associata spetta al Funzionario responsabile del servizio contabilità e pensioni del, titolare di posizione organizzativa, del comune di Cesena, denominato Coordinatore. A questa figura fanno riferimento i responsabili dei servizi associati e i singoli addetti individuati ad hoc presso ogni ente, denominati referenti. La sovrintendenza politica spetta agli assessori di riferimento, che svolgono le funzioni di indirizzo e di controllo nelle materie oggetto della gestione associata. 2. La struttura organizzativa Il modello organizzativo della gestione associata fa riferimento al modello a rete, nel quale la struttura a ciò dedicata presso il comune di Cesena, ente capofila, rappresenta l unità centrale mentre i servizi associati presso gli enti affiliati si configurano quali unità periferiche. Nello specifico, l unità centrale è rappresentata dal Servizio contabilità e pensioni del del comune di Cesena, inserito nel settore Personale, che si occupa della gestione operativa di tutti gli adempimenti mensili, periodici e annuali inerenti la gestione economica e previdenziale del dipendente e assimilato in servizio presso gli enti associati. Nell ambito dell unità centrale è collocata la figura del coordinatore della gestione associata, rappresentato dal Responsabile del servizio contabilità e pensioni del. La gestione delle attività associate è assicurata dal attualmente assegnato al servizio contabilità e pensioni del comune di Cesena che, oltre a svolgere le attività

3 associate, continua ad assicurare l attività ordinaria prevista ed annualmente assegnata al settore Personale nell ambito del PEG dell ente. All interno di ogni unità periferica è collocato un referente, appositamente individuato dai singoli enti, che si pone in stretto collegamento con il coordinatore dell unità centrale, sia per gli aspetti operativi che per l aggiornamento e la consulenza. Il referente, oltre a garantire le attività inerenti alla gestione associata, mantiene le attività a lui assegnate nell ambito dell attività ordinaria dell ente di appartenenza. Tavola 1 struttura organizzativa della gestione associata Unità periferica Comune.. Unità centrale Servizio contab. e pensioni Comune di Cesena Coordinatore Unità periferica Comune di Montiano referente Unità periferica Comune di Gambettola referente Il coordinatore: - è responsabile di procedimento ai sensi della L.241/90; - garantisce il corretto trattamento dei dati personali ai sensi della L.675/96 e successive modificazioni sia per quanto riguarda il proprio operato che per i componenti del servizio che in tale sede si qualificano come incaricati ; - gestisce il assegnato al servizio; - fornisce agli enti associati la consulenza nelle materie oggetto della convenzione, assicurando il necessario aggiornamento ai referenti presso le unità periferiche e fornendo il necessario supporto per il mantenimento dei rapporti con gli enti terzi. I referenti presso le unità periferiche garantiscono i necessari flussi informativi e le diverse fattispecie di documenti per lo svolgimento delle attività di gestione economicoprevidenziale e coordinano le attività della gestione associata con gli altri settori presso gli enti di appartenenza.

4 All atto di attivazione della convenzione, il dell unità centrale impegnato nella gestione associata è il seguente: Cognome e nome Categ. e pos. Ec. Profilo professionale Collocazione organizzativa Belli Paolo D Funzionario contabile responsabile del servizio Tappi Anna D Istruttore direttivo contabile capo reparto Maraldi Cristiana C Istruttore contabile - ragioniere Catania Ombretta D Istruttore direttivo contabile capo reparto Fontana Marisa C Istruttore contabile - ragioniere Berti Verdiana C Istruttore contabile - ragioniere Servizio contabilità e pensioni del Reparto pensioni del Reparto pensioni del Reparto contabilità del Reparto contabilità del Reparto contabilità del Tale dotazione sarà implementata, a partire dal 1 gennaio 2010, con l inserimento di una nuova risorsa di categoria C che, pur essendo inserita nel settore Personale, sarà utilizzata part-time dal servizio associato. 3. Le attività gestite La gestione associata ha per oggetto lo svolgimento delle funzioni di gestione economica e previdenziale del dipendente e assimilato, nonché degli Amministratori e dei collaboratori coordinati e continuativi. Tali funzioni si concretizzano nelle seguenti attività: - Tenuta, manutenzione e conservazione su supporti informatici dei dati e delle informazioni relative alla gestione, in conformità alle disposizioni normative in materia di tutela della riservatezza - Supporto consulenziale nei rapporti retributivi con i dipendenti e con soggetti terzi (Enti previdenziali, assistenziali e assicurativi, Agenzia delle Entrate etc.) - Elaborazione e calcolo delle retribuzioni mensili e delle mensilità aggiuntive - Predisposizione dei supporti riepilogativi relativi al trattamento economico dei dipendenti, dei collaboratori e degli Amministratori (cedolino paga, liste e riepiloghi accrediti e denunce, file di accredito su tracciato SETIF); - Liste e riepiloghi per la contabilizzazione; - Gestione sistema di prestiti;

5 - Predisposizione e invio delle denunce previdenziali mensili (DMA, INPS-EMENS); - Predisposizione e invio (a richiesta) della distinta di versamento delle imposte (MOD. F24 EP); - Liste e riepiloghi per la predisposizione del Mod F24 ordinario; - Gestione rapporti con i CAAF e operazioni di conguaglio fiscale; - Conto annuale del limitatamente alle tabelle 12, 13 e 14; - Calcolo e liquidazione mensile degli Assegni nucleo famigliare; - CUD e modello 770 semplificato (quadri lavoro dipendente e assimilato, quadri ST e SX); - Riepiloghi necessari per la denuncia annuale IRAP; - Riepiloghi necessari per la predisposizione del Bilancio di previsione - Tenuta, conservazione e manutenzione delle informazioni necessarie per la gestione delle posizioni previdenziali pregresse trasmesse dagli enti associati su supporti informatici forniti dall Ente Capofila, in conformità alle disposizioni normative in materia di tutela della riservatezza - Supporto consulenziale nei rapporti previdenziali con i dipendenti e con gli Enti; - Implementazione della base dati previdenziale con i dati relativi ai periodi di lavoro successivi alla gestione associata; - Elaborazione delle certificazioni a fini pensionistici e previdenziali (Mod. 98.2/PA04, Mod. 350P, Mod. TFR1). 4. Flussi di comunicazione tra gli enti I dati dovranno essere trasmessi su appositi supporti informatici compatibili con i sistemi adottati dalla struttura, in modo da evitare duplicazioni di attività quali reionserimento di dati ecc E prevista l introduzione, in tempi compatibili con la fornitura di uno specifico software, di un sistema di gestione informatica multiente in cui i flussi informativi dalle unità periferiche all unità centrale saranno garantiti attraverso un canale telematico che prevede l installazione di un terminale operativo presso ogni ente. Con riferimento alla gestione previdenziale e tenuto conto della particolare delicatezza delle informazioni e delle finalità della gestione, si prevede che i dati relativi ai periodi di lavoro e alle retribuzioni utili ai fini previdenziali siano trasmesse all unità centrale, su supporti informatici predefiniti che attestino la posizione lavorativa e retributiva del dipendente all atto dell avvio della gestione associata. Per i periodi successivi, tali dati potrebbero essere desunti direttamente dal sistema informativo in essere presso l unità centrale.

6 5. La gestione del La gestione del dedicato alle funzioni associate segue i sistemi previsti dai regolamenti e dagli accordi decentrati in vigore presso i singoli enti. 6. I Locali e gli strumenti I locali utilizzati per la gestione associata sono quelli attualmente in uso al servizio contabilità e pensioni del, che si compongono di: n 1 ufficio per il responsabile di servizio; n 1 ufficio per il reparto pensioni del, con parte separata uso archivio; n 1 ufficio per il reparto contabilità del persona le, con parte separata uso archivio. Oltre a questi la gestione associata potrà utilizzare la sala riunioni del settore Personale. Le attrezzature informatiche utilizzate per la gestione associata sono quelle attualmente in uso presso il servizio Contabilità e pensioni del comune di Cesena. Queste ultime comprendono anche il collegamento Internet, collegamento ANCITEL, Le Leggi d Italia, banca dati del Sole 24 ore. Le unità periferiche, nel momento di attivazione del software multiente, dovranno mettere a disposizione una postazione PC, ad uso del referente, per l inserimento dei dati e per la gestione del proprio archivio. I COSTI I costi annui previsti per la gestione associata sono i seguenti: a) Personale b) Altri costi: software in dotazione (Dedagroup, Ursus ) Formazione, 0 abbonamenti, Riviste Telefono, postali, carta 0 utilizzo locali e attrezzature 0 Totale altri costi Totale generale A carico della gestione associata: 75% del costo totale Il totale dei costi diretti sostenuti per la gestione delle funzioni attualmente gestite dal servizio contabilità e pensioni sono posti a carico della gestione associata solo in quota pari al 75% perché il 25% di tali costi è imputabili ad attività inserenti la gestione complessiva del del solo comune di Cesena, e restano quindi a carico esclusivo

7 del comune di Cesena (es. gestione del bilancio, quantificazione dei fondi per il salario accessorio, statistiche e supporto informativo alla direzione ecc ). La ripartizione dei costi su base annua, tra i tre enti della gestione associata è effettuata tenendo conto del numero dei dipendenti di ruolo, così come risulta dalla seguente tabella: Ripartizione costi dipendenti costo imputato agli enti associati dipendenti CUD popolazione Cesena ,42 Montiano , Gambettola , Totale , I costi sostenuti da ogni ente per le funzioni inerenti la gestione economico e previdenziale del fanno riferimento alle attività elencate nel paragrafo 3 e possono essere classificate in tre aree, come segue: Aree di attività Peso Gambettola Montiano 1 gestione economica, contributiva e 50% fiscale e consulenza in materia 2 gestione previdenziale e consulenza 33,3% previdenziale 3 Sistemazione ed informatizzazione 16,67% dei fascicoli del Sperimentazione e messa a regime della gestione informatizzata delle informazioni relative al. totale 100% Le prime due aree riguardano la gestione ordinaria delle attività di gestione economica e previdenziale del. La terza area riguarda le attività straordinarie di ricostruzione ed informatizzazione di tutti i fascicoli del, attività che sarà svolta congiuntamente dai due enti (il comune di cesena e il comune associato). Oltre a questi costi, saranno posti a carico di ogni ente, per la parte di propria competenza, i costi relativi all installazione e manutenzione del software Civilia area multiente, quantificabili in annui per il comune di Cesena, unità centrale, e 500 annui per gli altri comuni, unità periferiche, per la durata quinquennale del contratto di licenza.

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