ARCHIVIA PLUS - ARCHIFILE

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1 ARCHIVIA PLUS - ARCHIFILE Istruzioni per la configurazione e l uso del modulo di raccolta documenti Versione n Data : 06/09/2012 Redatto da: Veronica Gimignani Approvato da: Claudio Caprara Non stampare questo documento la versione elettronica è più comoda di quella cartacea perché ti offre link ad altri documenti e ricerca a tutto testo Categoria: File standard per installazione Destinatari: Utenti, Installatori, assistenti. Obiettivo Questo documento ha lo scopo di fornire le informazioni necessarie per la configurazione e l utilizzo del modulo per il trasferimento automatico dei documenti dalle cartelle fisiche in Archivia. Elenco delle versioni File Name: R_65.DOC Pagina n. 1 di 5

2 Indice 1. Cos è Archifile Raccolta documenti contabili ArchiFile raccolta DDT da depositi Configurazione Valori Predefiniti File Name: R_65.DOC Pagina n. 2 di 5

3 1. COS È ARCHIFILE E un modulo che permette di importare automaticamente in un archivio selezionato i documenti prelevati da uno o più percorsi fisici RACCOLTA DOCUMENTI CONTABILI Un esempio pratico di utilizzo può essere la raccolta delle immagini dei documenti contabili effettuata dai clienti tramite internet. Il cliente che possiede un normale scanner viene dotato di etichette da applicare ai documenti. Lo studio mette a disposizione un accesso web condividendo un disco virtuale (TeamPortal) o una cartella FTP. Il cliente acquisisce i documenti e li memorizza nella sua cartella. Ad ore prefissate ArchiFile provvede a raccogliere i documenti e ad inserirli nel processo di riconoscimento normale. In base all etichetta il software capirà la ditta, il tipo documento la serie ed il numero e lo inserirà tra quelli da registrare. Gli utenti interni avranno quindi la possibilità di registrare la prima nota guardando il documento a video. Con ArchiFile l utente esterno è libero di usare qualsiasi software di scansione e non è necessario collegarlo alla base dati poiché ha le etichette che gli permettono di sapere l ultimo numero utilizzato ARCHIFILE RACCOLTA DDT DA DEPOSITI Un altro esempio di utilizzo di ArchiFIle può essere la raccolta delle bolle (emesse ericevute) dai depositi esterni. Immaginiamo di avere tanti depositi, ognuno di questi emette DDT tramite terminale collegato al sistema gestionale centrale. Quindi sul server ogni volta che viene emesso un ddt il sistema di archiviazione crea un record con una copia elettronica dello stesso. Il ddt viene stampato presso il deposito e firmato dal cliente. Essendo dotato di codice a barre, l operatore dopo la firma provvede con qualsiasi strumento a inviare una immagine del documento nella cartella di raccolta. Si possono usare vari strumenti da semplici scanner che con un bottone effettuano l ftp a soluzioni più articolate di scansione locale e successivo trasferimento. Sta di fatto che le immagini dei DDT giungeranno nelle varie cartelle dei depositi da dove ArchiFile provvederà a leggerli e inserirli nell archivio assegnato a quella cartella. Il processo di riconoscimento dei DDT tramite il codice a barre individuerà il singolo documento per abbinarlo al record creato in fase di emissione. Il procedimento si può sofisticare assegnando ad ogni filiale e ad ogni bottone dello scanner funzioni diverse, esempio 1 per trasmettere ddt emessi, 2 per trasmettere bolle ricevute 3 per trasmettere altri documenti e cosi via. File Name: R_65.DOC Pagina n. 3 di 5

4 2. CONFIGURAZIONE Archifile ha una apposita icona nel menu principale del programma 1 2 Cliccando su Configura è possibile scegliere nella prima colonna a sinistra l archivio al quale andare ad aggiungere i documenti prelevati dalle cartelle (tramite l icona Aggiungi). 1 Sulla destra, invece, sempre usando Aggiungi, si vanno a selezionare una alla volta tutte le cartelle dalle quali importare i file. 2 Una volta aggiunto un percorso, specificare nel campo FILE, quali importare (per default *.tif), quindi attivare le varie opzioni: - Sottocartelle: flaggare se la ricerca dei files deve essere estesa alle sottocartelle - Attivo: flaggare per attivare la ricerca nel percorso definito - Copia: flaggare per attivare la copia dei documenti archiviati, in questo caso specificare il percorso nel quale copiarli. Aggiungere eventuali percorsi i cui files dovranno confluire nel medesimo archivio. Al termine della configurazione cliccare su Salva. File Name: R_65.DOC Pagina n. 4 di 5

5 In questo esempio tutti i documenti in formato tiff presenti nei percorsi impostati a destra e nelle relative sottocartelle, verranno importati nell archivio DAV DOCUMENTI CONTABILI APPOGGIO SCANSIONI. I nuovi documenti genereranno dei record senza alcun dato di indicizzazione, verranno indicizzati dal processo di riconoscimento di ArchiScan VALORI PREDEFINITI E possibile impostare valori costanti, utilizzare le descrizioni delle cartelle di provenienza dei file o parti del nome file stesso, per compilare i campi dell archivio destinazione. Cliccando su Valori Predefiniti si apre una scheda con tutti i campi dell archivio: se l esigenza è quella di impostare un valore costante, compilare la colonna Valore ; nella colonna Cartella, selezionare il livello della cartella la cui descrizione deve andare a compilare il campo; nella colonna Porzione, è possibile utilizzare gli script per suddividere il nome del file ed utilizzare le varie porzioni su diversi campi suddivide il nome del file in elementi in base al separatore indicato come primo parametro e restituisce il valore dell elemento corrispondente all indice specificato come secondo parametro (il primo ha indice 0). estrae dal nome del file un valore che inizia a partire dalla posizione specificata come parametro ed arriva al termine del nome file stresso. E possibile indicare anche un secondo parametro per la lunghezza della stringa da selezionare. preleva il valore successivo al testo specificato nel primo parametro. Il secondo parametro indica quanti caratteri saltare dopo la stringa; l ultimo definisce la quantità di caratteri da selezionare. Archifile può essere impostato come operazione pianificata su server (come ArchiPrint), basta flaggare l opzione Attiva archiviazione all avvio, in questo modo l utente finale non si accorgerà nemmeno di questa operazione di trasferimento documenti. File Name: R_65.DOC Pagina n. 5 di 5