Istruzioni per la gestione delle Comunicazioni ( Sincro.Net )

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1 1 Istruzioni per la gestione delle Comunicazioni ( Sincro.Net ) Con Comunicazioni si intende l insieme dei dati che fluiscono all interno del database di Sincro.Net relativi alle pratiche caricate. Una divisione primaria le distingue tra Interne (messaggi, post it, solleciti ecc, tutti gestiti tramite la posta interna) ed Esterne (i messaggi inviati a terzi soggetti utilizzando OutLook come client di posta). A loro volta i messaggi Interni si dividono in messaggi generici, e messaggi di Avviso. Questi ultimi implicano un azione da parte del Destinatario (si potrebbe ad esempio chiedere di redarre un intelocutoria). Naturalmente viene gestito il flusso completo (l Utente, oltre a confermare la lettura del messaggio di sollecito, potra poi confermare l avvenuta evasione dello stesso). La generazione delle comunicazioni avviene cliccando l icona in alto a sinistra rappresentante una bustina della posta. Si potra poi scegliere tra messaggistica interna e posta esterna (Naturalmente i riferimenti automatici alla pratica sono relativi a quella su cui si e posizionati). In queste pagine saranno visualizzate le varie fasi dei messaggi, dalla generazione alla visualizzazione degli stessi, ovvero : Invio di un Messaggio di Posta Esterna Invio di un Messaggio Generico di Posta Interna Invio di un Messaggio di Avviso Aggiunta di una Scadenza (Appuntamento) Consultazione dei messaggi Segnalazione della ricezione di un messaggio Consultazione dei Messaggi (Office / Comunicare) Consultazione di un incarico per cui ci sono comunicazioni associate

2 2 Invio di un Messaggio di Posta Esterna L immagine sopra si riferisce al comando necessario alla creazione di un nuovo messaggio di posta. Il bottone e cliccabile da qualunque menu della pratica. Questa sopra e la videata che appare. Il funzionamento non riserva sorprese agli Utenti. Premere i soliti bottoncini per accedere alle solite funzioni (librerie, elenchi ecc). Citiamo solo la possibilita, selezionando il nominativo del Destinatario, di accedere alle banche dati gia caricate (indirizzi di Assicurati, Amministratori, Agenzie ecc). Completato il messaggio, premere la bustina per inviarlo. Premere la freccetta per annullare. NB Per utilizzare queste funzionalita e necessario disporre di OutLook 2000 o superiore (con Outlook Express il funzionamento non e garantito e dipende da fattori esterni a Sincro.Net) La cancellazione sara disponibile solo in fase di visualizzazione e solo dopo aver introdotto la solita password generica

3 3 Invio di un Messaggio Generico di Posta Interna L immagine sopra si riferisce al comando necessario alla creazione di un nuovo messaggio di posta interna. Il bottone e cliccabile da qualunque menu della pratica. Scegliere la voce di menu Collegato alla pratica per disporre degli automatismi di visualizzazione Questa sopra e la videata che appare. Il funzionamento non riserva sorprese agli Utenti. Premere i soliti bottoncini per accedere alle solite funzioni (librerie, elenchi ecc). A seconda delle abilitazioni di Sincro.Net (si e un singolo Perito, Perito componente di Studio, Studio Peritale componente di un cirquito), i pulsanti del Destinatario avranno funzionalita diverse e/o potranno risultare disabilitati. La cancellazione sara disponibile solo in fase di visualizzazione e solo dopo aver introdotto la solita password generica Il campo Riscontri sara editabile sono in fase di visualizzazione (serve a gestire eventuali commenti, note ecc).

4 4 Invio di un Messaggio di Avviso La creazione e uguale a quella dei Messaggi Generici Il funzionamento e praticamente il medesimo dei Messaggi Generici. Sara solo necessario selezionare nel campo Codifica la voce Richiesta Interlocutoria (Avviso). Cio fara si che il Destinatario, oltre a segnalare la lettura dell Avviso, possa segnalare l avvenuta evasione di quanto comunicatogli NB A partire dalla versione non sara piu necessario specificare che si tratta di un avviso

5 5 Aggiunta di una Scadenza (Appuntamento) (Versione o superiore) La creazione e uguale a quella dei Messaggi Generici (Come e evidente, quest immagine si riferisce ad una versione del programma superiore a quella delle precedenti immagini. La disposizione dei menu e stata razionalizzata) Il funzionamento e praticamente il medesimo dei Messaggi Generici. Sara solo necessario specificare la data dell Appuntamento

6 6 Segnalazione della ricezione di un messaggio Con cadenza personalizzabile dall Utente (predefinita un minuto) il programma avvisera dell avvenuta ricezione di nuovi messaggi. Seguire le indicazioni per visualizzarl

7 7 Consultazione dei Messaggi (Office / Comunicare) Questa e la videata che appare premendo la voce di menu Comunicare (nel macromenu Office ) E piuttosto ricca.. ma semplice nell utilizzo Ogni griglia nella parte superiore dello schermo contribuisce a determinare l elenco delle comunicazioni che appariranno nella parte inferiore. In particolare : Griglia tipo : Determina il tipo di comunicazione. Il valore predefinito e Messaggi generici Griglia Mittente : Riduce la visualizzazione alle comunicazioni generate da un certo Utente. Predefinito : Tutti Griglia Destinatario : Riduce la visualizzazione alle comunicazioni inviate ad un certo Utente. Prederinito : L Utente della sessione di Sincro Griglia Filtri : La prima riga consente di filtrare il periodo di generazione della comunicazione (premere la freccetta in fondo a destra ecc ecc). La seconda, oltre a filtrare le date di ricezione della comunicazione, consente di filtrarne lo stato : Il faccino rosso limita la visibilita alle comunicazioni non ancora lette, quello verde a quelle gia lette, quello grigio la estende a tutte (lette e non lette), Premere la freccetta a destra del faccino per interagire. La terza riga equivale alla seconda ma si basa sulla data di Evasione dell Avviso. Griglia Perito : Consente (per i supervisor dei cirquiti peritali) di filtrare le comunicazioni di un determinato Studio Riquadro consolle : A seconda della connessione (via rete, internet adsl, portatile con umts ecc) la cricreazione della griglia dei vari messaggi puo risultare lenta. E cosi data facolta all Utente l abilitazione dell automatismo sulla stessa (ogni volta che si clicca una voce delle griglie superiori la griglia dei messaggi viene ricreata) o la disabilitazione (dovra premere il pulsante per aggiornare la griglia) Simbologie e valori : Colonna Status (ST) : Viene visualizzato un faccino grigio per indicare che il monitoraggio della comunicazione e estraneo al contesto (ad es per la posta esterna, Sincro non e in grado di sapere se il messaggio e effettivamente pervenuto al Destinatario) Il faccino e Rosso se la comunicazione e da leggere. Giallo se e stata letta ma risulta da evadere (naturalmente valido solo per il tipo Avviso ) Verde se e stato letto (Messaggio generico), o letto ed evaso (Avviso) Colonna Invio / Appuntamento : Risulta la data dell inserimento della comunicazione. Colonna Mittente :L Utente di Sincro che ha inviato la comunicazione Colonna Destinatario : L Utente di Sincro destinatario del messaggio oppure lo Studio destinatario del messaggio (solo per gli Studi che fanno parte di un cirquito) oppure il nomintativo Anagrafico del destinatario (solo per le mail esterne) Colonna Letto : La data di lettura del messaggio da parte del Destinatario. Se questa non e ancora avvenuta, la casella si presenta con un Check da cliccare per segnalarne l avvenuta lettura Colonna Evaso : Come sopra ma con riferimento alla data di evasione (solo per gli Avvisi) Colonna Tipo (TP) : Un simbolo accompagna il tipo di comunicazione ( Post It giallo per i messaggi generici, Utente blu per gli Avvisi, Icona di Outlook per le comunicazioni via mail Colonna Oggetto : L oggetto della comunicazione Colonna Messaggio : Il corpo della comunicazione Colonna Pratica : Il nr di pratica cui la comunicazione si riferisce Interazioni : Fare doppio click nella colonna della pratica per aprire il menu Incarico di quella pratica Fare doppio click su un altra colonna qualunque per espandere la comunicazione ed eventualmente (escluse le mail) aggiungere una nota nell apposito campo

8 8 Consultazione di un incarico per cui ci sono comunicazioni associate Naturalmente, ogni pratica consente la visualizzazione (e l interazione) delle comunicazioni associate alla stessa (aprirla con doppio click, cliccare le caselle di spunta ecc ecc) La griglia cerchiata nell immagine, offre comunque un riepilogo di quanto e opportuno fare.

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