Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) Università degli Studi di Napoli Federico II CSI Centro di Ateneo per i Servizi Informativi Firma del responsabile della candidatura - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano E-shop: processi e strumenti per la razionalizzazione delle spese per l acquisizione di beni e servizi ICT. Responsabile: Cognome: Marrucci Telefono: Nome: Giuseppe Ruolo: Presidente del CSI Referente: Cognome:Durante Telefono: Nome: Costanzo Ruolo: Segretario Amministrativo del CSI Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/12/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) X documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit X richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: X sì, già realizzate X sì, in corso Xsi, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi o Piano per l e-government dell Ateneo, per quanto attiene all utilizzo della infrastruttura PKI (a chiave pubblica) predisposta nel corso dei primi due anni di esercizio del sistema PRAXIS per l e-government della Federico II. Nel rispetto del quadro normativo nazionale e comunitario, l Università Federico II ha infatti disciplinato le modalità di gestione e di utilizzo della firma digitale con proprio Regolamento. Inoltre, per il rilascio dei certificati qualificati l Ateneo ha stipulato, in qualità di terzo interessato, con un Certificatore accreditato, un contratto di fornitura del servizio di Firma Digitale; il Certificatore provvede dunque al rilascio, alla pubblicazione e alla tenuta del certificato ed ha i compiti e le responsabilità previsti dalla normativa vigente in materia di firma digitale. Nell erogazione del servizio il Certificatore è affiancato da dipendenti dell Ateneo, gli Incaricati_firma, responsabili delle procedure per l identificazione dei richiedenti, l attivazione delle procedure di emissione, di revoca o di sospensione dei certificati e la consegna agli interessati di dispositivi e codici per l utilizzo del servizio di firma digitale. Attualmente, il Servizio ha consegnato circa 160 kit di firma digitale ai responsabili dei centri ordinatori di spesa dell Ateneo (Dirigenti di Ripartizione, Direttori di Dipartimento, Presidi di Facoltà, etc.)

6 o Innovazione dei processi di acquisizione di beni e servizi: Premio MEPA 2008 per una "Articolata descrizione di un approccio strutturato al raggiungimento di obiettivi di miglioramento della spesa, corredata da adeguata descrizione dei miglioramenti nella gestione della spesa." o Piano triennale 2008/2010 in attuazione della previsione normativa ex art. 2, Comma 594, lettera a) legge 24 dicembre 2007, n o Certificazione di qualità UNI EN ISO 9001 del processo di Gestione acquisti del CSI 1.4. Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder X esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. La legge finanziaria 2008 prevede che, ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, le amministrazioni pubbliche di cui all articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, adottino piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio. Pertanto il progetto intende raggiungere una razionalizzazione ed una semplificazione delle procedure di acquisto di beni e servizi ICT, attraverso quanto indicato nel piano triennale, nonché a seguito dell analisi dei fabbisogni e del censimento degli indicatori di spesa effettuati nel ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse X responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene X personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: I responsabili dei settori acquisti delle strutture decentrate sono stati invitati a compilare dei questionari per la rilevazione dei dati finanziari e degli indicatori di spesa relativamente all acquisizione di beni e servizi ICT

7 Alcune unità di personale del CSI sono state coinvolte nell intervento attraverso la costituzione di un gruppo di lavoro operativo In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) X dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): Rilevazione di dati finanziari e degli indicatori di spesa riferiti ad acquisti ICT Verifica della diffusione dell e-procurement dati di funzionamento (specificare quali): Altro (specificare) - 7 -

8 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti X consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge X ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 8 -

9 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Razionalizzazione dei processi di acquisto di beni e servizi ICT attraverso la centralizzazione delle spese per evitare l eccessiva atomizzazione delle procedure, ottenendo su acquisti di maggiori dimensioni, risparmi in termini di costi/benefici. Migliore gestione della spesa assicurando un ottimale rapporto tra risorse da impiegare e risultati da perseguire (efficienza), e soprattutto tra risorse impiegate e risultati raggiunti (efficacia). Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) o o o evoluzione funzionale del sito web, come vetrina dei prodotti a disposizione per l approvvigionamento diffusione dell e-procurement all interno dell Ateneo miglioramento del livello di qualità del processo acquisti di tutte le strutture dell Ateneo 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del Piano di miglioramento o Diffusione della mentalità dell innovazione organizzativa e tecnologica nel campo della gestione della spesa. o Miglioramento dell efficienza nelle attività di programmazione e controllo degli acquisti. o Riduzione dei costi sostenuti per l acquisizione dei beni o Semplificazione e snellimento delle procedure di acquisto o Miglioramento del rapporto costi/benefici dei beni acquisiti o Diffusione all interno dell Ateneo dell utilizzo degli strumenti di e-procurement 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Consolidamento e ampliamento del servizio e-shop per la centralizzazione della spesa per acquisti di beni e servizi ICT a supporto di tutte le strutture dell Ateneo, operando anche attraverso la razionalizzazione dei processi di acquisto, sia dal punto di vista utente del servizio, sia da quello di gestore

10 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le fasi e le attività con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Predisposizione sito web e-shop Rilevazione dati esigenze dell utenza N.ro questionari ricevuti Analisi delle funzionalità Reingegnerizzazione del sito Test Questionari compilati Documento di analisi rilasciato Sito rilasciato Funzionalità rilasciate % sedute di progettazione effettuate / pianificate % funzioni realizzate / pianificate % test effettuati Pianificazione e gestione acquisti Certificazione di qualità UNI EN ISO 9001 del processo Gestione acquisti del CSI Certificazione Visita ispettiva Rilevazione e analisi del fabbisogno per la dotazione di strumenti informatici Pianificazione N.ro schede rilevate; identificatori di spesa rilevati Acquisto delle apparecchiature attraverso il Mercato elettronico delle Pubbliche Amministrazione Beni acquisiti N.ro ordini N.ro verifiche di conformità N.ro collaudi Gestione operativa di e-shop Gestione magazzino Beni inventariati N.ro carichi N.ro scarichi Installazione e configurazione del bene Beni configurati N.ro beni consegnati Consegna dei beni Beni consegnati N.ro verbali di consegna

11 Gestione Contact Center Analisi del processo operativo per la risoluzione delle problematiche utente Documento di analisi % sedute di progettazione effettuate / pianificate Implementazione del processo operativo per la risoluzione delle problematiche utente Manuale operativo Rilascio del manuale Assistenza operativa all utenza nella risoluzione delle problematiche operative Report statistici N.ro segnalazioni risolte Formazione e comunicazione Rilevazione del livello di soddisfazione dell utenza Creazione sul sito web del CSI di una specifica community, ad uso degli utenti interni Questionario Community N.ro questionari compilati % funzioni realizzate / pianificate Campagna di sensibilizzazione rivolta agli utenti esterni Workshop N.ro workshop realizzati Assistenza all uso delle procedure telematiche di acquisto, attraverso attività di training on the job Sessioni di formazione N.ro sessioni effettuate Diffusione dei risultati del progetto e monitoraggio del feedback (questionari online e offline, segnalazioni e suggerimenti ai punti di contatto, ) Questionari Schede N.ro questionari compilati N.ro schede compilate

12 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Diffusione della mentalità dell innovazione organizzativa e tecnologica nel campo della gestione della spesa. Miglioramento dell efficienza nelle attività di programmazione e controllo degli acquisti Riduzione della spesa Riduzione dei costi sostenuti per l acquisizione dei beni Semplificazione e snellimento delle procedure di acquisto Miglioramento del livello qualitativo dei beni acquisiti Diffusione all interno dell Ateneo dell utilizzo degli strumenti di e- procurement Indicatore (descrizione e unità di misura) n.ro strutture abilitate al servizio e-shop totale transato n.ro servizi aggiuntivi offerti Riduzione del numero delle procedure di acquisto Rapporto costo sostenuto dal CSI rispetto al costo medio già rilevato Tempo necessario al completamento delle pratiche N.ro di insoddisfatti parziali + totali / n.ro intervistati N.ro operatori abilitati all utilizzo degli strumenti di e-procurement + 30% + 20% + 15% - 20% - 25% - 20% Target Meno del 15% + 30% 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 22 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Segretario amm.vo Referente del progetto 45 Funzionario tecnico Gestore del progetto 45 Funzionario tecnico Responsabile E-government 45 Funzionario tecnico Responsabile Qualità

13 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Funzionario tecnico Responsabile Sistemi 45 Funzionario tecnico Responsabile Contact Center 45 Amm.vo Presidenza Comunicazione 45 Tecnico Addetto sistemi 15 Amm.vo Segreteria Addetto acquisti soluzioni e-proc 15 Amm.vo Segreteria Addetto gestione contabile e-shop 15 Amm.vo Segreteria Addetto gestione amm.va e-shop 15 Tecnico Addetto Help desk 15 Tecnico Addetto Help desk 15 Tecnico Addetto CRM 15 Tecnico Gestione piattaforma e-shop 15 Tecnico Addetto magazzino 15 Tecnico Addetto magazzino 15 Tecnico Addetto assistenza utenti 15 Tecnico Addetto assistenza utenti 15 Tecnico Addetto logistica 15 Tecnico Addetto logistica 15 Tecnico Addetto sensibilizzazione Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Saranno coinvolti nel progetto con un ruolo proattivo i responsabili di tutti i centri di spesa dell Ateneo che attraverso la compilazione dei questionari per il rilevamento dei dati e delle azioni di sensibilizzazione, formazione e diffusione, programmate nell ambito del progetto, contribuiranno ad incrementare le performance degli obiettivi specifici, richiamati al punto 1.3. Ad ogni struttura decentrata dell Ateneo è assegnato un funzionario responsabile della gestione finanziaria e contabile. Le strutture decentrate dell Ateneo dotate di autonomia gestionale e/o di spesa sono circa

14 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione L azione nasce in applicazione delle disposizioni normative ex art.2 comma 594 delle Legge n. 244 del 24/12/2007, in merito al contenimento delle spese riferite alle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio. In attuazione di quanto previsto dalla disposizione normativa, all interno del Centro è stato costituito un gruppo operativo con il compito di programmare, gestire, presidiare e monitorare il piano operativo. L azione dovrà essere accompagnata da una relazione annuale a consuntivo che dia conto delle azioni intraprese e dei risultati raggiunti. La relazione dovrà essere trasmessa al Collegio dei Revisori dei Conti ed alla Sezione Regionale della Corte dei Conti, entro il 30 marzo di ciascun anno del triennio di riferimento del piano, 5.2. Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Costituzione di un gruppo di lavoro interfunzionale che aggrega tutte le professionalità specifiche del centro, operante in modo coordinato attraverso una gestione organica del progetto, utilizzando tecniche di pianificazione e controllo per una migliore gestione delle risorse e per una riduzione dei fattori di rischio

15 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Il monitoraggio ed il controllo del progetto saranno diretti ad esaminare e misurare l'esecuzione del progetto, attraverso degli indicatori definiti in modo da identificarne per tempo i rischi e i potenziali problemi e intraprendere, quando necessarie, le azioni correttive volte a rimettere il progetto in linea con gli obiettivi. Il controllo analizzerà le prestazioni del progetto in corso in termini di tempi, costi e qualità. Ciò significa, in primo luogo, che sarà valutato se il progetto potrà essere completato entro la data stabilita e nel limite dei costi stimati. Il confronto tra le stime del piano e i dati effettivi sarà determinante ai fini della valutazione. In secondo luogo, il sistema di controllo verificherà se le specifiche tecniche stabilite in fase di pianificazione potranno essere rispettate. Obiettivo del controllo è anche quello di monitorare l'efficienza e l'efficacia del lavoro, quindi la valutazione dell'impiego di risorse e il modo in cui le persone svolgono i loro compiti. Le verifiche saranno attuate sia al raggiungimento dei traguardi intermedi, sia a predeterminati intervalli di tempo (cadenza trimestrale). 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti In fase di realizzazione del progetto: visibilità dell intervento, partecipazione e consenso. Azioni di comunicazione interna volte alla condivisione delle attività e dei processi lavorativi delle singole aree, e al coinvolgimento di tutto il personale nel processo di cambiamento dell iter degli acquisti: Comunicazione e condivisione degli obiettivi del progetto con gli utenti interni, attraverso la intranet aziendale Creazione di una specifica mailing list ad uso del gruppo di lavoro per il coordinamento e la verifica del SAL Aggiornamenti periodici a cura del gruppo dei referenti, attraverso riunioni programmate, con relativa produzione di report e promemoria da condividere in area web riservata Azioni di comunicazione esterna orientate alla promozione del progetto e del brand dell ente quale capitale di valore da trasferire, nonché alla promozione dei processi di semplificazione amministrativa attraverso: pubblicazione di specifiche news (e-procurement, razionalizzazione dei processi d acquisto delle dotazioni strumentali ICT,.) nell area pubblica del sito istituzionale del CSI In fase di avvio del servizio: diffusione dei risultati, promozione dell e-procurement, pubblicità dell ente (orientamento, garanzia e commitment) Organizzazione di un seminario rivolto a tutto l Ateneo, nel corso del quale verranno fornite informazioni sul servizio, dagli aspetti normativi a quelli di funzionamento, a quelli di definizione del suo ambito di utilizzo in Ateneo Promozione del servizio attraverso i siti istituzionali Pubblicazione del manuale d uso del servizio sui siti web CSI e Contact Center di Ateneo Diffusione delle statistiche di fruizione del servizio (mensile/trimestrale) e dei dati finanziari ai fini dell efficienza Informazione e promozione del servizio di assistenza telefonica (erogato dal Contact Center di Ateneo) attraverso l invio di messaggi di posta elettronica a specifiche liste di distribuzione Intervento del CSI al convegno nazionale Incontro di studio sui centri di costo: evoluzione gestionale, normativa e culturale, rivolto ai responsabili della gestione delle strutture universitarie degli atenei italiani, con l obiettivo di creare impatto sul territorio e di diffondere le best practises

16 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi dell iniziativa. Resistenza all innovazione tecnologica; Elevato numero di utenti distribuiti sul territorio. Mancanza di strategia nella programmazione e nella gestione degli acquisti da parte dei responsabili delle strutture autonome 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO Inserire il Gantt relativo alla tempistica del Piano

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