L Azienda Digitale. Viaggio nell'italia che compete. Executive Summary. Ottobre 2012

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1 L Azienda Digitale Viaggio nell'italia che compete Executive Summary Ottobre 2012 Realizzato da NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung Evento Territoriale di Perugia NetConsulting

2 Lo scenario economico e il ruolo dell Information Technology Se la crisi economica può rappresentare un forte driver per individuare inefficienze in passato trascurate, l Information Technology è uno degli strumenti che consente di eliminarle. E infatti, tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell'it negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia natura - normativi e business - sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business. Nonostante il crescente interesse verso le tecnologie, la spesa IT si presenta in flessione: nel 2011 ha registrato un calo del 4,1% rispetto al 2010 e anche le previsioni di chiusura 2012 non sono positive. All interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni di gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno di 900 milioni di Euro, in calo dell 1,9% rispetto al Il trend negativo sta continuando anche nell anno in corso. I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le Utilities, si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di interagire con elevati bacini di utenza. Le soluzioni di gestione documentale e i vantaggi che esse generano I motivi che portano le aziende ad investire su quest area sono diversi: necessità di preservare e gestire un patrimonio informativo sempre più consistente e sempre più destrutturato che, se ben utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività impatto positivo che processi e flussi documentali ottimizzati generano sui costi gestionali diffusione crescente del social networking e del Web 2.0 necessità di razionalizzare i costi e ottimizzare i processi Ma quanto sono utilizzate oggi soluzioni che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi? Se Posta Elettronica Certificata, sito Internet, interazione online con la Pubblica Amministrazione, invio di fatture elettroniche sono strumenti e procedure abbastanza utilizzate, altre tecnologie, e- commerce, RFID rappresentano ancora soluzioni di nicchia. E indubbio che una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenti maggiori costi carta, materiale di stampa, spazi, tempi di processo più lunghi - e una serie di rischi operativi perdita di documenti, ricerca di informazioni difficile se non impossibile, rischio di non conformità normativa. NetConsulting

3 D altra parte, interventi di revisione dei processi e introduzione di soluzioni di gestione documentale, associati alla diffusione di corrette regole di gestione delle stampe, possono generare considerevoli risparmi, solo per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti): riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato o stampato più volte 18 Euro riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo l introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo dell area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell 80% la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che possono arrivare all 80% dei costi di conservazione la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il ciclo attivo o quello passivo l ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa può generare saving fino al 40%, oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance. Il focus su Perugia L analisi realizzata sul territorio di Perugia risulta influenzata soprattutto dalle tendenze del tessuto industriale del territorio (56% del panel) imprese che operano in ambiti quali l alimentare, il tessile e l abbigliamento, la produzione di macchine e apparecchi meccanici, metalli e prodotti in metallo meno dal settore Servizi. L aspetto che emerge con maggiore evidenza, dall analisi delle priorità business, è una forte pressione sui costi che si accompagna a strategie di ottimizzazione dei processi. Queste priorità sono più sentite sul territorio perugino rispetto al resto del Paese. La pressione sui costi frena, altresì, interventi di tipo commerciale: strategie di innovazione dell offerta, iniziative marketing a supporto delle vendite, interventi di miglioramento della relazione con i clienti sono meno diffusi rispetto alla media Italia. Allineata alla media nazionale è invece la percentuale di aziende che intende incrementare il ricorso all Information Technology, segnale positivo che evidenzia consapevolezza sul supporto che le tecnologie possono dare al business. La gestione documentale si presenta particolarmente critica in diversi processi aziendali - Acquisti, Logistica, Vendite, Ricerca & Sviluppo - per la necessità di tracciare l iter dei documenti, sia internamente che nei processi di interazione con l esterno, oltre che per esigenze di tempestività di NetConsulting

4 accesso alle informazioni. Vincoli normativi quali il rispetto delle policy di sicurezza, il Testo Unico sulla Privacy condizionano soprattutto aree aziendali quali Human Resources, Fatturazione, Gestione Clienti. Riguardo all utilizzo di strumenti che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi, le realtà perugine risultano meglio posizionate rispetto alla media nazionale: la Posta Elettronica Certificata è utilizzata dal 97% del panel quasi 8 realtà su 10 utilizzano Internet per acquisto di prodotti e servizi e una percentuale significativa (74%) interagisce online con la Pubblica Amministrazione l invio di fatture in elettronico caratterizza tre quarti delle imprese rispondenti l utilizzo della firma digitale arriverà a caratterizzare una percentuale significativa di aziende nel prossimo anno (85%) Questo vantaggio non sembra confermarsi anche nell adozione di tecnologie e approcci innovativi al printing: l introduzione di stampanti multifunzione e, più in generale, l implementazione di azioni di rinnovamento del parco stampanti e di monitoraggio dei consumi sono meno frequenti. Più diffuse sono, invece, regole di corretta gestione delle stampe. Più del 60% delle aziende del panel ha indicato un budget IT 2013 in linea con quello dell anno in corso, sia in termini di spesa complessiva che di spesa per soluzioni di gestione documentale. Le aziende di Perugia, nel complesso, sembrano meno pronte rispetto alla media nazionale in termini di maturità e capacità di valorizzare i risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali: il 26% dichiara di aver calcolato il Total Cost of Ownership dei processi documentali e il 21% di aver quantificato i possibili risparmi ed elevata (48%) è la percentuale di aziende che non prevede di effettuare alcuna valutazione. Le conclusioni Lo scenario attuale risulta fortemente caratterizzato da strategie di ottimizzazione e riduzione dei costi, seppur non vengano trascurate azioni a supporto dell innovazione dell offerta e delle vendite. La convinzione che investimenti ICT possano rappresentare uno strumento che abilita queste strategie e supporta in politiche di miglioramento del business non è ancora ampiamente diffusa. Anche nella gestione dei documenti, seppur si rilevi una sensibilità crescente verso questo tema sia per esigenze di ottimizzazione dei processi che su spinta di provvedimenti normativi. Non tutte le aziende sono pronte, per questioni di natura culturale e soprattutto per limitate capacità di spending, ad investire in soluzioni che vadano ad ottimizzare i propri flussi documentali. NetConsulting

5 L analisi del territorio di Perugia evidenzia una buona consapevolezza sull utilità dell Information Technology seppur le scelte di investimento siano condizionate dalla difficile situazione di mercato: un tessuto imprenditoriale convinto che l Information Technology possa dare valore al business - il livello di adozione di alcune tecnologie a supporto della gestione dei documenti (PEC, firma digitale, invio elettronico di fatture, ecc.), nel complesso, è superiore alla media nazionale un mantenimento del livello di spesa in Information Technology, anche per soluzioni che abilitano la dematerializzazione dei documenti e dei processi una minore propensione alla misurazione dei costi di gestione dei documenti e dei risparmi ottenibili digitalizzando i processi, seppur più della metà delle aziende sia convinta che da interventi di questo tipo possano derivare miglioramenti dei risultati di business. E evidente che una maggiore diffusione delle tecnologie non può manifestarsi se non vi è convinzione dei vantaggi che se ne possono trarre. Bisogna far leva, quindi, sulla convinzione dell IT come strumento utile - presente nella maggior parte delle aziende del territorio - perché si possano innescare percorsi innovativi e virtuosi sull intero sistema imprenditoriale locale. NetConsulting

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