Celesio - Codice di Condotta

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1 Gruppo Celesio Celesio - Codice di Condotta Guida ai principi legali e standard etici per il Gruppo Celesio Ci prendiamo cura! Ultima data di aggiornamento: Marzo

2 Il messaggio dal Management Board Ci prendiamo cura! Celesio è una società internazionale leader nel commercio e fornitore di logistica e servizi nel settore farmaceutico e sanitario. Il nostro approccio proattivo e preventivo assicura che i pazienti ricevano i prodotti ed i servizi di cui hanno bisogno per la cura ottimale. La Nostra Visione è quella di un mondo più sano in cui più persone possano vivere la loro vita al massimo. La Nostra Missione è quella di fornire servizi sanitari innovativi con efficacia, efficienza e passione a corredo ed ispirazione di una vita più positiva. Sulla base della Nostra Visione e Missione lavoriamo insieme come un team, condividendo tutti i valori di questo Codice di Condotta: Abbiamo profondamente a cuore la salute ed il benessere di ogni singolo paziente. Crediamo che l innovazione ispirata e costante sarà la chiave per affrontare meglio le malattie attuali e combattere le nuove. Crediamo che per condividere le competenze e le best practice sia fondamentale la collaborazione tra le funzioni, le società ed i Paesi. Ci adopereremo per migliorare continuamente le nostre competenze al servizio dei pazienti e migliorare l efficienza dei nostri sistemi perchè il benessere non può aspettare. Siamo interamente impegnati a fare la nostra parte in ambito pubblico per fornire assistenza e per contribuire a creare un sistema sanitario sostenibile per il futuro. Basandoci su queste convinzioni fondamentali vogliamo, in generale, lavorare in modo da permettere alla gente di fidarsi di noi. La fiducia è la base di tutta la cooperazione. Conquistare la fiducia è un processo lungo e, la stessa, può essere persa quasi istantaneamente. Ed è questo che sottolinea il significato del Codice di Condotta: ci fornisce l orientamento per trovare modi per giustificare e conquistare la fiducia nel nostro lavoro quotidiano. Come un Gruppo internazionale, Celesio opera in diversi settori caratterizzati da diverse culture, leggi e regolamenti locali ed internazionali. Nonostante tutte le diversità economiche e sociali, esistono però valori e responsabilità fondamentali che determinano l identità di Celesio. E nostro obiettivo creare una cultura di fiducia, rispetto ed apertura mentale, sia all interno sia all esterno del Gruppo. Celesio richiede a tutte le Società ed ai rispettivi dipendenti di osservare i più alti standard di integrità ed onestà e di agire con la dovuta professionalità, cura, diligenza ed onestà nello svolgimento delle loro attività giorno per giorno. A questo proposito, ogni dipendente di Celesio è tenuto ad osservare le leggi ed i regolamenti di tutti i paesi ove opera e con l impegno qui specificato. Questo Codice di Condotta è di massima priorità per tutti noi ed è qualcosa che dobbiamo capire tutti, crederci ed applicare rigorosamente. Il Codice di Condotta è obbligatorio senza eccezione e tutti all interno di Celesio sono responsabili per sostenere i suoi requisiti e valori. 2

3 Un Codice di Condotta non può tener conto di tutte le situazioni ove possono sorgere questioni di natura legale o etica; comunque, lo spirito del Codice è dissuadere azioni illecite e promuovere una condotta onesta ed eticamente corretta nei rapporti personali e professionali. Anche se il concetto va oltre gli argomenti descritti in questo Codice. Celesio si impegna ad aggiornare periodicamente questo Codice di Condotta ed apportare cambiamenti ai contenuti quando si verificheranno sviluppi futuri. In presenza di incertezza da parte dei dipendenti su cosa sia meglio seguire o di domande che riguardano il Codice di Condotta o situazioni specifiche di etica, il Responsabile del Compliance ed il suo team sono sempre disponibili in via confidenziale. 3

4 Contenuto 1. Ambito di Applicabilità 5 2. Principi Fondamentali Compliance con la Legge Impegno verso i nostri Partner Commerciali Essere Responsabili e Dirigere dando l Esempio 5 3. Responsabilità della Corporate Diritti Umani Sicurezza del Prodotto Tutela Ambientale Antinfortunistica Rispetto Reciproco e Non Discriminazione Rapporti Esterni 6 4. Protezione del Patrimonio della Società e Gestione delle Proprietà della Società Attrezzature e Strutture della Società Proprietà Intellettuale 6 5. Conflitti di Interessi 6 6. Concorrenza Leale 7 7. Prevenzione di Attività Fraudolente 7 8. Prevenzione del Riciclaggio di Denaro 7 9. Protezione contro Corruzione e Gestione Regalie ed altri Benefit Trattamento Donazioni, Sponsorizzazione ed altri Contributi Protezione delle Informazioni e dei Dati Confidenziali; Divieto di rilevare Informazioni Sensibili Relazioni ed Archivi (Documentazione) Riservatezza Protezione e Sicurezza dei Dati Informazioni Sensibili Utilizzo di , Internet ed altri strumenti di Comunicazione Media e Pubbliche Relazioni Comunicare Contatti per la Compliance 9 4

5 1. Ambito di Applicabilità Il Codice di Condotta si rivolge all intero Gruppo Celesio a livello mondiale. Qualsiasi riferimento a Celesio, la Società o il Gruppo intende includere sempre ogni Società facente parte del Gruppo Celesio. Ogni società del Gruppo ed il suo Country Board hanno la responsabilità diretta di implementare l applicazione del Codice di Condotta e le linee guida interne. Il presente Codice di Condotta non sostituisce alcuna legge, statuto o altre norme esistenti come ad es. gli standing orders, ecc. Se il Codice di Condotta è in conflitto con la legge italiana, provvedimenti singoli potrebbero essere modificati, salvo che non differiscano dallo scopo dei provvedimenti originari e dovranno essere approvati per iscritto dal Responsabile della Compliance del Gruppo. 2. Principi Fondamentali 2.1 Compliance con la Legge Ogni dipendente di Celesio è tenuto, nello svolgimento delle proprie mansioni, a rispettare le leggi ed i regolamenti dei nostri sistemi giuridici con gli elevati standard etici dichiarati nel Codice di Condotta. 2.2 Impegno verso i nostri Partner Commerciali Creare valore per i nostri partner commerciali è il cuore delle nostre attività. Perciò, Celesio adotta un approccio proattivo e preventivo per assicurare che i suoi partner commerciali ricevano il sostegno necessario per ottenere i risultati ottimali. Forniamo un servizio professionale, amichevole e reattivo, rispettando la privacy dei dati dei nostri partner commerciali e comportandoci appropriatamente e velocemente per quanto riguarda qualsiasi lamentela. 2.3 Essere Responsabili e Dirigere dando l Esempio Ogni dipendente è responsabile della reputazione di Celesio. In particolare i dirigenti devono sempre agire dando l esempio e promuovere sempre una cultura di buonsenso ed un comportamento improntato all etica. E parte integrale del ruolo di Leader. E responsabilità di ogni dirigente assicurarsi che non ci sia violazione del Codice di Condotta o di leggi all interno della sua area di responsabilità, che una corretta supervisione avrebbe potuto impedire. La delega di mansioni non esonera il dirigente dalle sue responsabilità. 3. Responsabilità del Corporate Celesio riconosce le proprie responsabilità socio-politiche e sociali. Tale consapevolezza fa parte della propria tradizione e del proprio modo di intendere le attività commerciali ed i comportamenti da seguire nella gestione di clienti, dipendenti, azionisti e del pubblico in generale. Celesio non si identifica solo come un partner dell industria e del commercio, ma anche come parte e membro attivo della società. 3.1 Diritti Umani Celesio è impegnato ad assicurare la compliance con i principi del United Nations Universal Declaration of Human Rights (Dichiarazione Universale sui Diritti Umani delle Nazioni Unite) e rispetta i diritti internazionali nella sua sfera d influenza come Gruppo. Siamo impegnati ad assicurare che Celesio non sia complice di abusi di diritti umani. Condanniamo qualsiasi forma di lavoro forzato e ci atteniamo alle leggi che proibiscono il lavoro minorile. 3.2 Sicurezza del Prodotto Gestiamo i prodotti ed i servizi per i nostri clienti con cura. Il nostro successo in affari è sostenuto da un rapporto duraturo con i nostri clienti. Siamo impegnati a fornire prodotti e servizi sicuri e di alta qualità. 5

6 3.3 Tutela Ambientale Celesio considera come valore elevato la tutela dell ambiente. Tutti i permessi, le approvazioni e le registrazioni necessarie per la tutela dell ambiente sono ottenuti, mantenuti e aggiornati ed i loro requisiti operativi e relazionali sono seguiti. Ad ogni dipendente è richiesto di dare sostegno a Celesio nei suoi sforzi per proteggere e mantenere le nostre risorse naturali. 3.4 Salute e Sicurezza Celesio crea un ambiente di lavoro sicuro ed offre le procedure, i posti e gli strumenti di lavoro migliori per rispettare le norme vigenti e le linee guida interne per la sicurezza sul lavoro e la tutela della salute. I dipendenti non devono possedere, distribuire o fare uso di droghe illegali o non autorizzate nei locali delle Società del Gruppo Celesio o consumare alcolici o altre droghe in modo che possano pregiudicare la sicurezza o il rendimento delle proprie responsabilità sul lavoro. 3.5 Rispetto Reciproco e Non Discriminazione Non tolleriamo nessuna forma di discriminazione o molestie personali, indipendentemente dalle intenzioni, diretta o indiretta, fisica, psichica o verbale o in qualsiasi altra forma. Tutti i dipendenti devono essere trattati con rispetto equo e con dignità, offrendo loro pari opportunità di sviluppo personale e di carriera. Il rispetto reciproco è il principio fondamentale della nostra cultura. Perciò, incoraggiamo i nostri dipendenti ad essere solidali l uno con l altro. 3.6 Rapporti Esterni Conduciamo i rapporti con correttezza ed in modo giuridicamente impeccabile con tutte le autorità di governo, partiti politici e le organizzazioni non governative, agenzie, enti di beneficenza e associazioni di categoria. In tutti i nostri rapporti con questi gruppi, ci comportiamo in modo onesto e trasparente ed in linea con le norme vigenti. Rapporti con gli enti governativi possono verificarsi nel corso del normale svolgimento dell attività (ottenendo licenze o approvazioni o stipulando contratti), nel lobbying politico, o rispondendo a richieste legali o indagini di qualsiasi natura (es. udienze, inchieste, azioni legali o simili). 4. Protezione del Patrimonio della Società e Gestione delle Proprietà della Società 4.1 Attrezzature e Strutture della Società Tutti i dipendenti hanno il dovere di proteggere il patrimonio della società (le attrezzature e le strutture) da perdite, furto, danno o uso improprio. I dipendenti non possono utilizzare le attrezzature o strutture per un guadagno proprio (finanziario o altro) oltre la ricezione di un compenso o benefit da Celesio connesso al proprio impiego. 4.2 Proprietà Intellettuale Celesio riconosce il valore della proprietà intellettuale come brevetti, disegni, progetti, marchi, segreti commerciali e diritti d autore (copyright) compreso i programmi di software. Celesio protegge e difende i propri diritti di proprietà intellettuale. Al tempo stesso, è indispensabile rispettare i diritti altrui. I dipendenti del gruppo Celesio non devono violare i diritti di proprietà intellettuale altrui. 5. Conflitti di Interessi Tutti i dipendenti sono tenuti a comportarsi in modo corretto e leale verso la società. Le decisioni gestionali devono essere in linea con gli interessi di Celesio e non per interessi personali. Quindi, ogni dipendente deve prestare attenzione a separare la vita lavorativa da quella privata. In generale, i dipendenti devono evitare qualsiasi investimento, transazione, associazione o situazione che possa essere o apparire in conflitto con la capacità indipendente di giudizio nel miglior interesse della società o che conduce a 6

7 situazioni dove l interesse personale, familiare o finanziario del dipendente possa entrare in conflitto con quello della Società. Potenziali conflitti di interessi in essere devono essere segnalati al proprio responsabile. 6. Concorrenza Leale Celesio è impegnato nella concorrenza leale e senza restrizioni. Per questo motivo, qualsiasi contatto con la concorrenza mirata ad impedire, restringere o falsare la concorrenza o che risulta tale è inammissibile. I dipendenti che sono contattati dalla concorrenza, partner commerciali o terzi per questi scopi, devono informare immediatamente il Responsabile del Compliance dell accaduto senza indugio. In caso di dubbio, i dipendenti possono chiedere consiglio al proprio ufficio legale o al Responsabile del Compliance. 7. Prevenzione di Attività Fraudolente Celesio non tollera comportamenti fraudolenti, né contro la società né contro terzi. Furti, appropriazione indebita, frode, truffa o azioni similari sono severamente vietate. Le decisioni o transazioni di implicazioni finanziarie devono rispettare il principio del doppio controllo. 8. Prevenzione del Riciclaggio di Denaro Celesio adotta tutte le misure necessarie per impedire le attività di riciclaggio di denaro nella sua sfera d influenza. 9. Protezione contro Corruzione e Gestione Regalie e altri Benefit Celesio ed i suoi dipendenti non tollerano nessuna forma di corruzione. Il nostro lavoro con i partner commerciali o partner commerciali potenziali è basato sull obiettività, un criterio comprensibile, come qualità, servizio, prezzo e la sostenibilità insieme all affidabilità e l integrità del partner commerciale. Pertanto non è permesso accettare o anche solo richiedere vantaggi di qualsiasi tipo che potrebbero o parrebbero aver influenzato una decisione gestionale. Quando si elargiscono o si ricevono regalie o favori, lo si deve fare in modo trasparente e conforme alle politiche della Società, agli standard di settore ed alle leggi vigenti. Eventuali benefit, come regalie o inviti, dati o ricevuti, devono essere conformi alla legge e non devono violare le politiche del donatore o del ricevente. Tranne quelli che non devono essere assolutamente accettati (Per ulteriori dettagli consultare le linee guida interne), ogni omaggio ricevuto, indipendentemente dal valore, deve comunque essere messo a disposizione dell'azienda per essere utilizzato per finalità interne all intera organizzazione. I dipendenti di Celesio devono informare il loro responsabile per qualsiasi benefit offerto, a prescindere della sua natura. Regalie in denaro sono inammissibili. Inviti a pranzi/cene di lavoro possono esser accettati, se rimangono all interno di pratiche commerciali generalmente accettate e non superano un livello di spesa adeguato. Benefit proibiti devono essere rifiutati e restituiti. Lo standard che applichiamo ai partner commerciali è altresì valido per noi e rispettiamo le medesime regole dei partner commerciali che conosciamo. 7

8 Benefit non possono essere concessi a dipendenti pubblici o funzionari pubblici. Molte leggi impongono regole rigide che disciplinano i rapporti commerciali, trattative e clausole contrattuali con agenzie governative ed i loro funzionari. Tutti i dipendenti impegnati in attività con enti, agenzie o addetti governativi devono conoscere e rispettare/seguire tali norme. 10. Trattamento Donazioni, Sponsorizzazione ed altri Contributi Celesio riconosce il suo impegno in questioni educative, culturali e sociali. Pertanto contribuiamo economicamente e materialmente o fornendo contributi e servizi a costo zero. Tutti i contributi sono nei limiti, sono trasparenti e devono rispettare le leggi vigenti. In nessun caso un contributo può essere devoluto in favore di una persona o organizzazione che potrebbe danneggiare la reputazione di Celesio. La data, l ammontare e il destinatario sono accuratamente documentati. Offerte ai singoli politici, a partiti politici o organizzazioni affiliate non sono permesse. In particolar modo, non sono permesse offerte in forma di pagamenti su conti privati. 11. Protezione delle Informazione e dei Dati Confidenziali; Divieto di rilevare Informazioni Sensibili 11.1 Relazioni ed Archivi (Documentazione) Tutte le informazioni importanti (es. legali, fiscali, finanziarie e contabili) devono essere documentate ed archiviate. La documentazione deve essere completa, corretta, precisa, puntuale e comprensibile ed in compliance con le relative leggi. I dipendenti che gestiscono questioni finanziarie o sono coinvolti nella gestione contabile hanno una maggior responsabilità Riservatezza L informazione è un prezioso patrimonio della Società. Celesio e le Società del gruppo si impegnano a tutelare le proprie informazioni confidenziali e riservate e a proteggere i dati affidati a Celesio da terzi, come i fornitori, partner commerciali o clienti. Le informazioni riservate non possono essere divulgate o distribuite all interno o all esterno della Società senza un autorizzazione appropriata. La riservatezza è soprattutto mantenuta per quanto riguarda le questioni interne che non sono state comunicate al pubblico. Ciò comprende i dettagli che riguardano l organizzazione ed i beni del Gruppo, così come questioni di commercio, produzione, ricerca e sviluppo ed i numeri della reportistica interna. L obbligo di mantenere la riservatezza rimane valido anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro Protezione e Sicurezza dei Dati Siamo consapevoli che il successo del Gruppo nel suo complesso dipende non solo dal global networking dei flussi di informazione ma anche da una gestione di fiducia e di sicurezza dei dati. Standard elevati devono essere assicurati per quanto riguarda la qualità dei dati, dei principi relativi al risparmio ed al contenimento dei dati. I dati personali devono essere raccolti, elaborati o utilizzati nella misura che è legalmente consentita o con il consenso della persona in questione. Tutti i dipendenti sono responsabili della salvaguardia dei loro dati di accesso. 8

9 11.4 Informazioni Sensibili Le informazioni sensibili sono rappresentate da qualsiasi informazione che non sia di dominio pubblico e che, se fosse resa pubblica, potrebbe determinare un notevole cambiamento nel prezzo delle nostre azioni. Le informazioni interne non possono essere utilizzate in una maniera non autorizzata o trasmesse a persone all esterno del Gruppo (es. giornalisti, analisti finanziari, clienti, consulenti, membri della famiglia o amici) senza autorizzazione. Anche all interno del Gruppo tali informazioni non possono essere trasmesse, tranne nel caso in cui il destinatario ne necessiti per svolgere le proprie mansioni. Inoltre i dipendenti devono sempre assicurarsi che le informazioni interne siano al sicuro e custodite in modo tale che persone non autorizzate non possano accedervi. 12. Utilizzo di , Internet ed altri strumenti di Comunicazione Le risorse informatiche di Celesio devono essere utilizzate in modo responsabile e coerente con Il Codice di Condotta ed in conformità alla legge. 13. Media e Pubbliche Relazioni Il modo di fornire informazioni chiare e corrette al pubblico e tutte le comunicazioni con i media sono gestite da Communications a livello di Celesio AG, da un membro del Management Board di Celesio AG o dai portavoce designati. Nessun dipendente può fornire informazioni ai media senza l autorizzazione di uno dei predetti soggetti. Per quanto riguarda i "social media ", come Facebook, i forum di internet o i blog, la nostra Società, i suoi dipendenti, i clienti, i partner commerciali ed i prodotti devono essere trattati con rispetto. 14. Comunicare Celesio incoraggia i suoi dipendenti a comunicare le proprie preoccupazioni apertamente e direttamente. A tutti i dipendenti viene richiesto di riportare eventuali circostanze che possano implicare la sussistenza di una violazione della legge, del Codice di Condotta o di altre linee guida interne. Tutte le relazioni saranno trattate con riservatezza. Garantiamo la protezione della persona che ha segnalato la propria preoccupazione. Dall altra parte, non tolleriamo alcun abuso di quest opportunità. Tutti i dipendenti possono contattare il loro responsabile, il Local Board, il Responsabile della Compliance Locale, il Responsabile del Compliance di Gruppo, il team della Compliance o Helpline/Assistenza Telefonica di Compliance (Ombudsman esterno). L Ombudsman, se richiesto, è tenuto per legge a proteggere il tuo anonimato. 15. Contatti per la Compliance Nel caso di domande o suggerimenti riguardanti Il Codice di Condotta, Il Programma di Compliance in generale o in caso di dubbio se una linea d azione proposta sia legale o conforme ai valori fondamentali di Celesio, i dipendenti dovrebbero chiedere consiglio al proprio responsabile, ad un membro del team di Compliance o all ufficio Legale della propria società utilizzando il seguente indirizzo compliance@admentaitalia.it o il seguente numero telefonico 051/