FATTURAZIONE ELETTRONICA

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA Vi inviamo di seguito un documento informativo e il flusso operativo dei moduli Atelier per la Fatturazione Elettronica 1. Introduzione 2. FAQ 3. La soluzione Atelier FE 4. I Moduli Atelier 5. Approfondimenti

2 1. Introduzione La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale unico e standardizzato chiamato XML. La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti: 1) va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone 2) deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Lo SdI è una sorta di postino che svolge i seguenti compiti: verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali nonché l indirizzo telematico (c.d. codice destinatario ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura controlla che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti. A partire dall entrata in vigore, 1 Gennaio 2019, le fatture cartacee o i soli PDF non potranno più essere pagati né registrati contabilmente. Chi è obbligato Soggetti titolari di Partita IVA nei confronti di soggetti residenti, stabiliti ed identificati nel territorio dello stato Sono esclusi dall obbligo della fatturazione elettronica: Operazioni verso soggetti non residenti o non stabiliti nel territorio dello Stato; Operazioni ricevute da soggetti non residenti o non stabiliti nel territorio dello Stato Soggetti cosiddetti contribuenti minimi e contribuenti forfettari Scadenza Dal 1 Gennaio 2019

3 Conservazione Digitale (o Sostitutiva) Tra gli obblighi legati alla fatturazione elettronica compare la conservazione digitale. Specificatamente con conservazione sostitutiva si intende quella procedura, all interno del sistema informatico, che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico. In questo modo la validità del documento è paragonabile al documento cartaceo. Questo tipo di conservazione è applicata ai documenti come le fatture elettroniche che hanno l obbligo di conservazione per un periodo di 10 anni*. *Il servizio gratuito messo a disposizione dall Agenzia delle Entrate esegue la conservazione per 15 anni. Invio dei dati Nell emissione delle fatture elettroniche è compreso anche l invio dei dati, che non è l invio della fattura stessa, ma un azione ben distinta: si tratta infatti della trasmissione di informazioni riepilogative della fatturazione attiva e passiva all'agenzia delle Entrate, sotto forma di file Xml. Con l avvento della FE la relazione tra spesometro e fatturazione elettronica diventa più semplice: quando viene emessa una fattura digitale e poi inviata tramite il Sistema di interscambio, i dati di questa fattura vengono automaticamente memorizzati dall'agenzia delle Entrate, e quindi non c'è più bisogno di inserirli nello spesometro. Vantaggi Abolizione del cartaceo con conseguente diminuzione dei costi di stampa, spedizione e spazio fisico ove conservare i documenti Maggior rapidità nel processo di contabilizzazione dei dati Garanzia di autenticità ed integrità grazie alla firma digitale Possibilità di tracciare l intero percorso di validazione ed accettazione del documento Conservazione digitale volta ad eliminare il rischio di distruzione, perdita o corruzione dei documenti Controlli da parte dello SDI: - Coerenza valori di imponibile/iva/totale fattura - Nomenclatura /dimensioni: il nome e la dimensione del file dovrà risultare conforme alla struttura individuata dalle specifiche tecniche - Univocità del nome del file trasmesso - Verifiche per evitare il transito di un documento già trasmesso ed elaborato, non limitandosi al progressivo del file ma andando a intercettare all interno del documento i dati relativi a identificativo del cedente/prestatore, anno e numero della fattura. Il controllo di unicità costituisce di fatto il primo dei controlli sostanziali che il SdI realizza, andando ad analizzare coerenza e validità del contenuto della fattura - Presenza della firma digitale

4 Tempistiche emissione/ trasmissione della FE: - L emittente deve predisporre ed emettere il documento entro la data di effettuazione dell operazione - La fattura elettronica deve essere trasmessa al sistema di interscambio (SdI) entro le ore 24 della data di effettuazione dell operazione - In caso di scarto da parte dello SdI, essendo certificata la data di spedizione, il contribuente avrà cinque giorni di tempo per ritrasmettere allo SdI la fattura corretta senza incorrere in alcuna sanzione.

5 2. FAQ 1. La fatturazione elettronica come incide sulle Fatture Differite? Nella guida del 27 settembre 2018, l Agenzia delle Entrate ha affermato che restano valide le regole che consentono di predisporre la c.d. fattura differite entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell operazione. Da un punto di vista operativo, questa disposizione può consentire all utente di avere più tempo per predisporre e trasmettere allo SDI la fattura elettronica, fermo restando l obbligo di rilasciare al cliente al momento dell operazione un documento di trasporto o altro documento equipollente anche su carta. 2. La fattura emessa verso un consumatore finale persona fisica, va fatta obbligatoriamente in formato elettronico? Il fornitore è sempre tenuto a trasmettere la fattura in formato XML tramite Sistema di Interscambio, anche per i clienti consumatori finali. Quindi, esiste un obbligo a prescindere dalla richiesta del cliente. Per i clienti consumatori finali è obbligatorio inserire in fattura il codice fiscale (nella sezione delle informazioni anagrafiche) e il codice convenzionale (nella stringa in cui deve essere inserito il codice destinatario ). Oltre alla trasmissione del file XML tramite SDI il fornitore deve consegnare direttamente al cliente consumatore finale una copia informatica o analogica della fattura elettronica, salvo che quest ultimo non vi rinunci. 3. In che modo viene recapitata la fattura al destinatario? Dipende da come il destinatario ha deciso di ricevere i file; se il destinatario ha richiesto un codice destinatario, la fattura elettronica verrà trasmessa attraverso il canale che ha registrato presso il sistema di interscambio; altrimenti, se ha scelto di riceverle via PEC, la fattura elettronica, verranno inviati all indirizzo PEC indicati. 4. Anche le autofatture devono essere veicolate attraverso lo SDI? Sì, per le autofatture valgono le stesse regole di generazione, trasmissione e ricezione che valgono per le fatture elettroniche. L autofattura è comunque una fattura, pertanto dovrà essere prodotta in formato XML e veicolata attraverso il Sistema di Interscambio. 5. Nel caso di rapporti con l estero, come funziona la fatturazione B2B? A partire dal 1/01/2019 è stato introdotto l obbligo per le operazioni transfrontaliere di trasmettere mensilmente all Agenzia delle Entrate i dati rilevanti ditali operazioni, entro l ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l operazione.

6 6. Per le operazioni transfrontaliere, deve essere sempre fatta la comunicazione? La comunicazione delle operazioni transfrontaliere è facoltativa per tutte le operazioni per le quali è stata emessa una bolletta doganale e quelle per le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche secondo le regole stabilite per la FatturaB2B. Per le sole fatture emesse, la comunicazione può essere eseguita trasmettendo allo SdI l intera fattura emessa, in un file nel formato stabilito per la FatturaB2B e compilando solo il campo Codice Destinatario il codice convenzionale XXXXXXX. 7. La data di emissione e la data di ricezione di una fattura elettronica cosa sono? La data di emissione è la data riportata nella fattura nel modulo Dati Generali dell XML, è la data del documento, da cui è esigibile l IVA. La data di ricezione è la data in cui SDI consegna la fattura al destinatario; nei casi di mancata consegna coincide con la data di messa a disposizione del file nell area riservata Fatture e Corrispettivi. 8. In caso di fattura scartata da parte dello SDI come ci si deve comportare? Nel caso in cui la fattura precedentemente trasmessa sia stata scartata dal Sistema di interscambio, la fattura va inviata nuovamente, entro cinque giorni dalla notifica di scarto, preferibilmente con la medesima data e numero del documento originario.

7 3. La soluzione Atelier FE Atelier mette a disposizione i moduli seguenti: MODULO AT-FE per la gestione completa del flusso di fatturazione elettronica, dall emissione alla conservazione digitale. Insieme a questo modulo è possibile attivare anche: MODULO AT-FE-Passivo per la ricezione delle fatture passive.

8 4. I moduli Atelier per la FE AT-FE Per coloro che intendono inviare le fatture elettroniche generate allo SdI direttamente tramite Atelier. FUNZIONALITA Controllo documenti in sede di emissione Produzione XML e controllo formale Nomina univoca del file XML Firma digitale dei documenti Ricezione notifiche Pannello di controllo Attivo integrato in Atelier Automatismi di invio Conservazione a norma presso Agenzia delle Entrate Accedendo alla funzionalità specifica in Atelier Fatturazione elettronica con Atelier sarà possibile eseguire le seguenti operazioni: ATTIVAZIONE DEL MODULO (il modulo va attivato per ciascuna ragione sociale gestita in Atelier) Verifica e inserimento i dati societari aziendali Stampa e firma del contratto Pagamento di acquisto del modulo Ricezione conferma di attivazione

9 OPERATIVITA DEL MODULO Emissione delle fatture dai movimenti del POS con la maschera specifica per il controllo e l inserimento dei dati obbligatori Atelier invierà in automatico e istantaneamente le fatture allo SDI Pannello di controllo specifico per la consultazione di fatture emesse, dettagli, status di invio e notifiche per eventuali interventi correttivi e reinvii AT-FE Passivo Per coloro che intendono ricevere le fatture passive importando gli xml in Atelier, è un modulo ulteriore legato al modulo base AT-FE. FUNZIONALITA AT-FE-Passivo Pannello di controllo passivo integrato in Atelier Ricezione XML passivo

10 5. Approfondimenti Contratti Come già illustrato in precedenza i moduli AT-FE saranno attivabili direttamente da Atelier, accedendo alla sezione Avanzate/Integrazioni e selezionando la voce Fatturazione Elettronica con Atelier o Fatturazione Elettronica con terze parti. Accedendo a questa maschera, alla sezione Contratto, come operazione preliminare e necessaria per l attivazione del modulo scelto sarà possibile esportare in pdf e stampare il contratto da completare e firmare. Il contratto firmato dovrà essere inviato ad Atelier via al seguente indirizzo pec: reprosoft@pec.it Codice Destinatario Codice Destinatario dei clienti per l invio delle fatture attive Vi invitiamo a inviare comunicazione ai vostri clienti abituali per richiedere il loro Codice Destinatario e l indirizzo PEC. Vostro Codice Destinatario per la ricezione delle fatture passive Solo nel caso venga attivato il modulo AT-FE Passivo, per la ricezione delle fatture passive, sarà Atelier a fornirvi il Codice Destinatario. Vi consigliamo di registrare il codice da noi fornito nell apposita sezione del sito dell Agenzia delle Entrate, come illustrato nell immagine seguente:

11 Potrete poi inviare comunicazione ai vostri Fornitori specificando i vostri dati aziendali obbligatori per la fatturazione Elettronica insieme al Codice Destinatario: - Ragione sociale - P.IVA e Codice Fiscale - Indirizzo PEC - Codice Destinatario Firma digitale L apposizione della firma digitale sarà gestita direttamente da Atelier. All interno dei contratti (scaricabili come illustrato sopra) verrà allegato un modulo per l assegnazione della delega a Atelier, da compilare e restituire firmato via pec insieme ai contratti.

12 Conservazione Elettronica Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati ed è allo stesso tempo fornito dalla stessa Agenzia delle Entrate. Atelier consiglia di utilizzare il servizio messo a disposizione dall Agenzia delle Entrate, poiché presenta importanti vantaggi: Il servizio è completamente gratuito La conservazione ha durata 15 anni (anziché 10 come proposto dalle soluzioni concorrenti) Sarà sufficiente richiedere l attivazione sul sito dell Agenzia delle Entrate: il processo di archiviazione sarà completamente automatico e potrà essere disattivato in qualsiasi momento L immagine seguente illustra la sezione del sito dell Agenzia delle Entrate dove potrete attivare il servizio:

13 Ricordiamo che per accedere a questa sezione e ad ulteriori servizi/registrazioni sul sito è necessario disporre delle credenziali dell Agenzia delle Entrate.