AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE ALLA DGCS COOPERAZIONE ITALIANA ALLO SVILUPPO MAECI

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1 AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE ALLA DGCS COOPERAZIONE ITALIANA ALLO SVILUPPO MAECI 1 settembre giugno 2014

2 Direzione Generale per la cooperazione allo sviluppo testi a cura di Gerardo Bellantone

3 Aggiornamento professionale alla DGCS INTRODUZIONE E BACKGROUND Il Programma di condivisione delle conoscenze è stato diffuso agli uffici DGCS con appunto del 31 ottobre 2013, dopo averlo presentato, nel corso di due separate riunioni, alla RSU ed alla delegazione sindacale della DGCS. Attraverso il Programma, la DGCS, ha inteso sviluppare e mantenere le competenze nelle aree principali di operatività, sulla base delle esigenze di servizio e dei bisogni di conoscenza rappresentati, nel contesto di una gestione generale orientata alla performance, secondo le migliori pratiche internazionali. Il Programma è l atto finale del progetto relativo allo start-up dell aggiornamento professionale alla DGCS, predisposto dal Consigliere Ministeriale Gerardo Bellantone, il quale d'intesa con il Vice Direttore Generale per gli Affari Generali ed Amministrativi Luca Maestripieri, ha garantito anche il coordinamento generale della prima fase delle attività di aggiornamento. Il progetto è stato lanciato con appunto del 19 luglio 2013, indirizzato a tutti gli Uffici DGCS, ed ha registrato le seguenti fasi: a. Analisi dei bisogni, per l identificazione delle esigenze di aggiornamento, compresa la disponibilità e la volontà del personale a partecipare alle iniziative previste e l impegno dei titolari delle strutture a consentirvi la partecipazione (sezione 2 del presente documento); b. Individuazione degli obiettivi, degli attori e definizione delle procedure operative (sezioni 3 e 4); c. Redazione del programma di condivisione delle conoscenze della DGCS ed elencazione dei singoli moduli, comprensivi di obiettivi e contenuti generali (sezione 5). Gli obiettivi sono sintetizzabili nei termini seguenti: 4 Aumento e potenzimento delle conoscenze sul funzionamento della DGCS e degli Uffici all estero in materia di cooperazione allo sviluppo 4 Allineamento delle conoscenze di base in materia di cooperazione allo sviluppo di tutti gli operatori della Cooperazione Italiana allo Sviluppo 4 Portare le conoscenze degli specifici operatori (esperti progettisti, valutatori, funzionari addetti ai contratti pubblici, all amministrazione ed alla contabilità) a livelli qualitativi ottimali 4 Migliorare l immagine della DGCS attraverso un adeguato posizionamento nei social network ed il miglioramento delle soft skills nei contatti con l esterno 4 Rafforzare lo spirito di squadra all interno delle singole unità organizzative 3

4 Direzione Generale per la cooperazione allo sviluppo Le attività svolte nel periodo 9/2013 6/2014 per il raggiungimento dei suddetti obiettivi sono riconducibiili alle seguenti: 1) Erogazione dei moduli di aggiornamento; 2) Valutazione dell efficacia dell aggiornamento, compresa la valutazione dei partecipanti sull adeguatezza e sui risultati e la valutazione sistematica della performance successiva dei corsisti, nell ambito delle proprie attività, per affinare e migliorare i risultati ottenuti nell ambito delle future offerte di aggiornamento professionale; 3) Analisi e riflessione con il vertice direzionale sulle specifiche esigenze di aggiornamento da soddisfare e revisione a metà percorso del portafoglio moduli. 4) Divulgazione e promozione delle attività. Questa relazione descrive le attività svolte nel periodo di riferimento e costituisce anche elemento per la divulgazione e promozione delle attività. 4

5 Aggiornamento professionale alla DGCS 1. EROGAZIONE DEI MODULI DI AGGIORNAMENTO Nell ambito del periodo di riferimento sono stati organizzati 20 eventi formativi, suddivisi in varie edizioni, il cui dettaglio è riportato in allegato 1. I fruitori della formazione specialistica DGCS sono stati 277, di cui 15 partecipanti esterni e 262 partecipanti interni (diplomatici, dirigenti, funzionari, esperti). Nel complesso sono state erogate 28,8 giornate di formazione, di cui 27,8 a favore di personale DGCS. Di seguito si propongono alcune informazioni procedurali relative all organizzazione dei singoli moduli ed elementi di dettaglio sui singoli moduli. 1.1 Procedure seguite per l organizzazione dei singoli moduli Nell ambito del programma di condivisione delle conoscenze, il coordinatore del modulo formativo d intesa con il coordinatore della formazione, lancia i moduli previsti nel piano formativo preparando un appunto, a firma Vice-Direttore Generale/Direttore Centrale per gli Affari Generali ed Amminstrativi della Cooperazione, diretto a tutti gli uffici, ed in copia alla DGRI Istituto Diplomatico, allegando il programma del modulo e specificando le modalità previste per l iscrizione. Nell appunto viene sempre segnalato che in caso di richieste superiori alle disponibilità logistiche, la DGCS valuterà di replicare, anche nell immediato il modulo formativo. Prima del termine di scadenza, soprattutto nel caso in cui non sia pervenuto un numero sufficiente di candidature, il coordinatore del modulo trasmette un di richiamo a tutti i capi ufficio, allegando l appunto già trasmesso e ricordando il termine di scadenza per la presentazione delle candidature. Scaduto il termine il coordinatore del modulo prepara la lista dei partecipanti e trasmette un confermando la partecipazione al modulo ovvero segnalando l ulteriore edizione nella quale gli interessati sono stati collocati. Nella medesima ai partecipanti viene anche trasmessa un agenda del modulo formativo ed una reading list preliminare per approfondire gli argomenti da trattare. Il giorno in cui ha luogo il modulo formativo, il coordinatore del modulo ovvero uno degli speakers si assicura che all ingresso dell aula individuata per la formazione siano affissi l elenco dei partecipanti e l agenda del modulo. I partecipanti al modulo firmano un apposito registro presenze. Il modulo formativo prevede un interruzione almeno ogni 2 ore ed una pausa pranzo di almeno un ora. Da un punto di vista metodologico in apertura di ogni modulo formativo sono enunciati gli obiettivi di apprendimento, consistenti nelle abilità che i partecipanti acquisiranno a conclusione della formazione. Il giorno stesso in cui ha avuto luogo la formazione, ovvero, al più tardi il giorno successivo, il coordinatore del modulo, tramite posta elettronica, trasmette a tutti i partecipanti la documentazione di riferimento, comprese le slides utilizzate durante la presentazione. 5

6 Direzione Generale per la cooperazione allo sviluppo 1.2 Eventi formativi Sono stati organizzati i seguenti eventi formativi: WeLCoMING / PRe-PoStING Questo modulo formativo è stato organizzato in un unica edizione, il 10 settembre I partecipanti sono stati gli esperti di cooperazione allo sviluppo in procinto di partire per lunghe missioni (a Bruxelles, a Karthoum ed a San Salvador) ed i nuovi arrivati alla DGCS, diplomatici e dirigenti. Nell ambito del modulo sono stati affrontati i seguenti argomenti: 4 Il ciclo del progetto; 4 Il metodo del quadro logico; 4 I contratti pubblici; 4 La cooperazione delegata con l Unione europea; 4 La gestione contabile e la rendicontazione delle iniziative CoNtRAttI PUBBLICI Il modulo Contratti pubblici è stato svolto in 3 edizioni: il 27/11/2013, l 11/12/2013, il 13/02/2014. Gli obiettivi di apprendimento sono stati i seguenti: 4 COMPRENDERE i principi generali sugli affidamenti di contratti pubblici; 4 DISTINGUERE le fasi per l affidamento di lavori, servizi, forniture; 4 INDIVIDUARE la corretta procedura di evidenza pubblica per la realizzazione degli interventi; 4 REPERIRE la documentazione necessaria per approfondire gli aspetti principali di una procedura di evidenza pubblica. Nell ambito delle tre edizioni hanno partecipato globalmente 36 funzionari e dirigenti DGCS. Al termine del primo di questi moduli è stata istituzionalizzata la prassi della foto e del tweet ufficiali del modulo. La terza edizione del modulo ha registrato la presenza di 4 speakers, provenienti principalmente dall Ufficio X della DGCS (Capecchi, Di Ioia, Di Simone). 6

7 Aggiornamento professionale alla DGCS GeStIoNe DeL CICLo DI PRoGetto - PRojeCt CyCLe MANAGeMeNt Il modulo è stato organizzato in due edizioni, il 4 dicembre 2013 ed il 26 febbraio tra gli speaker del corso anche l Ing. Giancarlo Palma, esperto di cooperazione e membro del Nucleo di Valutazione tecnica della DGCS. Gli obiettivi di apprendimento erano i seguenti: 4 AGGIORNAMENTO E CONFRONTO sulle migliori pratiche internazionali relative alla gestione del ciclo del progetto; 4 INDIVIDUAZIONE dei metodi più efficaci per il controllo qualità dei progetti; 4 DEFINIZIONE degli elementi principali di un approccio comune, basato sul confronto di esperienze; 4 PREVENZIONE degli errori ricorrenti nella redazione/revisione delle matrici del quadro logico. Il modulo ha registrato un elevato numero di candidature, tale per cui, originariamente previsto in un edizione, è stato sdoppiato e riorganizzato in Sala onofri. Nel complesso sono state formate 58 risorse in quella che è la materia fondamentale della cooperazione allo sviluppo. Anche le edizioni del modulo sulla Gestione del ciclo di progetto hanno avuto i tweet ufficiali: 7

8 Direzione Generale per la cooperazione allo sviluppo team BUILDING NeGLI UffICI DeLLA CooPeRAzIoNe ALLo SVILUPPo Il modulo team building è stato attuato in versione pilota con l Ufficio X DGCS il 10 giugno La sessione si è svolta al Circolo del Ministero degli Affari esteri, in un atmosfera molto informale ed amichevole. è stato imposto il seguente dress-code: Smart Casual, No ties, No tailleur, No high heels, No sneakers, No jeans. Gli obiettivi formativi erano i seguenti: 4 Far conoscere in maniera non invasiva e più in profondità le persone che fanno parte della stessa squadra. 4 Creare relazione, incrementare la collaborazione, aumentare il livello di fiducia nei colleghi, motivare il gruppo di lavoro, creare coesione ed integrazione. 4 Facilitare la comunicazione, stimolare la creatività, far emergere la leadership, educare alla delega ed al lavoro per obiettivi, sviluppare l empatia e l ascolto, veicolare vision, mission e valori istituzionali, valutare il potenziale e le attitudini, avvicinare management e personale operativo. Sono stati svolti esercizi sul lavoro di gruppo, sulla gestione dei conflitti, su come evitare situazioni di stallo e su come individuare alternative win-win. L evento ha ricevuto particolari apprezzamenti da tutti i soggetti coinvolti. Questi di seguito sono alcuni degli elaborati predisposti dai partecipanti nell ambito dei giochi di ruolo organizzati: Quello sopra riportato era il Noi come..., utilizzato per rafforzare il senso di appartenenza dei componenti al team. ogni team, autonomamente, doveva confrontarsi sulle caratteristiche di ciascun componente, trovando caratteristiche in comune, al fine di identificare una categoria rappresentativa del team (piante, alberi, fiori, animali, città ). 8

9 Aggiornamento professionale alla DGCS ovviamente, anche al termine del modulo team Building sono stati lanciati i tweet ufficiali: SISteMA DI CoNtRoLLo INteRNo, RISK MANAGeMeNt, INteRNAL AUDIt Gli obiettivi formativi del modulo in questione erano i seguenti: 4 Acquisire la consapevolezza della necessità di un controllo interno in tutti gli aspetti della gestione 4 Saper individuare le carenze di controllo 4 Saper identificare, classificare ed affrontare i rischi connessi alle proprie attività 4 Comprendere l utilità della funzione di Audit interno Il corso è stato organizzato anche per facilitare la compilazione e l aggiornamento del registro del rischio 2014 della DGCS. Il modulo è stato svolto l 11 giugno 2014 ed ha registrato la presenza di 13 partecipanti. fra gli speakers anche l Auditor Interno della DGCS AMMINIStRAzIoNe e CoNtABILItà DeLLA CooPeRAzIoNe ALLo SVILUPPo Gli obiettivi del modulo riguardavano il migliorare delle capacità operative del personale che a vario titolo si occupa di gestione amministrativo- contabile negli Uffici della DGCS e del personale in partenza per le sedi estere che gestisce programmi di cooperazione. Sono state organizzate 4 edizioni del modulo, ciascuna di esse su tre giornate formative, nei seguenti periodi: 16/12/2013, 23-24/1/2014, 29-31/01/2014, 5-7/2/2014, 11-14/02/ CoNtRAttI DI LAVoRo Questo modulo, organizzato il 21/01/2014, costituisce uno spin-off di quello precedente (amministrazione e contabilità), ed ha posto particolare enfasi sulla gestione ed amministrazione dei contratti di lavoro a tempo determinato degli esperti inviati in missione lunga o breve dalla DGCS, sul personale assunto in loco per le esigenze delle UtL, sugli aspetti relativi al contenzioso. 9

10 Direzione Generale per la cooperazione allo sviluppo H.e.A.t. (HoStILe environment AWAReNeSS training). Il corso HeAt si prefigge di migliorare la conoscenza in relazione alle minacce multiple presenti in ambienti ostili, per affrontarle efficacemente e imparare a mettere in pratica le procedure di sicurezza su specifiche minacce. I contenuti del corso hanno riguardato: 1. Contesti e strumenti in ambienti ostili 2. Giochi di ruolo ed esercizi situazionali 3. Primo soccorso medico 4. Orientamento, comunicazione e guida di veicoli speciali 5. Esercitazione sul campo Il corso è stato organizzato dalla Scuola Superiore di Studi Universitari Sant Anna di Pisa, in collaborazione con il reggimento tuscania dei Carabinieri. Al corso, residenziale, della durata di 40 ore, distribuite su 5 giorrni, ha partecipato un funzionario diplomatico della DGCS. Si tenga presente che per la ripetizione di tali corsi è necessario perfezionare un apposita convenzione con la SSSUP CooPeRAzIoNe ALLo SVILUPPo e INteRNAzIoNALIzzAzIoNe è questo un evento aperto ad utenti esterni organizzato dalla DGCS per favorire la massima diffusione delle informazioni alle imprese sugli strumenti disponibili, sull'aggiornamento delle disposizioni regolamentari e sulle gare di loro interesse. Al corso, pubblicizzato sul sito istituzionale della Cooperazione italiana, svoltosi il 22 ottobre 2013, hanno partecipato 15 esponenti di enti pubblici e privati. Il corso, aperto dal Direttore Generale, ha visto la partecipazione di 4 speakers DGCS nell ambito delle seguenti materie: 1. Presentazione degli Uffici e delle attività DGCS 2. Le modalità di attuazione dell APS 3. Strumenti finanziari per le imprese: innovazioni normative e regolamentari (art.7 L. 49/87, matching, ecc.). 4. La gestione dei progetti alla DGCS 5. Early warning: ruolo della DGCS Numerose sono state le manifestazioni di apprezzamento ricevute al termine dell iniziativa, da parte dei rappresentanti dei soggetti pubblici e privati coinvolti ReSULtS oriented APPRoACH Questo modulo è stato organizzato anche sulla base delle esigenze emerse a seguito della peerreview dell ocse, svolta alla fine del In particolare, al fine di migliorare l orientamento ai risultati della DGCS sono stati condotti 5 eventi formativi in materia, rispettivamente per i Senior officer DGCS (in due sessioni), i junior diplomats (1 10

11 Aggiornamento professionale alla DGCS sessione), il restante personale DGCS (1 sessione), 1 debriefing al Direttore Generale. Gli obiettivi dei moduli formativi erano i seguenti: 4 Aggiornamento delle conoscenze e delle competenze dei dirigenti della cooperazione italiana allo sviluppo al fine di poter predisporre, verificare e garantire che gli interventi della cooperazione italiana allo sviluppo siano orientati alla performance e contribuiscano al raggiungimento delle priorità italiane in materia di cooperazione allo sviluppo; 4 Superamento dell orientamento alle attività ed all esecuzione finanziaria. I contenuti del modulo vertevano sui seguenti argomenti: 1. Concetti essenziali (Progetto, Programma, Input, Attività, Outputs, Outcomes, Impatti) 2. Orientamento ai risultati (Results Based Management, Goal Oriented Project Planning, Logical Framework Approach, Activity Based Management, Activity Based Budgeting, Results Oriented Monitoring) 3. Obiettivi ed indicatori 4. Catena dei risultati (results chain) 5. Best practices internazionali Nel complesso 71 colleghi DGCS sono stati sensibilizzati sulle tematiche dell orientamento ai risultati tra gli eventi formativi anche due edizioni dedicate a Senior officers, avviate alla presenza del Direttore Generale Cantini, del Vice-Direttore Generale Cassese e del Vice-Direttore Generale Maestripieri: 11

12 Direzione Generale per la cooperazione allo sviluppo Anche le edizioni del modulo Results oriented Approach, così come tutti gli altri moduli, si concludevano con la consegna degli attestati di partecipazione al corso. Come per gli altri eventi formativi, anche Results oriented Approach è stato twittato e ritwittato: 12

13 Aggiornamento professionale alla DGCS 2. VALUTAZIONE E GRADIMENTO 2.1 Valutazione dei corsi, espressa dai partecipanti Al termine del modulo formativo il coordinatore del modulo, ovvero uno degli speakers, consegna il questionario di valutazione da far redigere a tutti i partecipanti e rimette gli attestati di partecipazione precedentemente predisposti da parte del personale della segreteria, su indicazioni del coordinatore del modulo. La distribuzione degli attestati di partecipazione è poi elencata nel Registro degli attestati DGCS, disponibile nel drive condiviso U:\Segreteria\Programma di condivisione delle conoscenze Appena sono disponibili i questionari valutativi compilati, il coordinatore del modulo ne analizza i dati e trasmette le risultanze al vertice direzionale (Direttore Generale e Direttori Centrali). Dall analisi dei dati sono emersi giudizi molto lusinghieri per la qualità dei corsi organizzati e, inoltre, la totalità dei corsisti suggerirebbe ai colleghi di partecipare alle iniziative di formazione della DGCS. 2.2 Valutazione della performance dei corsisti I partecipanti, per la quasi totalità dei moduli, sono stati oggetto di una sorta di valutazione dell apprendimento tramite una batteria di domande rivolte sia all inizio della formazione che al termine, per le quali la classe doveva stabilire una posizione di condivisione o non condivisione. In altre parole, prima dell avvio delle lezione, veniva proposto un elenco di 10 affermazioni, a cui si doveva dare una risposta specificando se l affermazione proposta era vera o falsa. tale interrogazione di gruppo costituiva la baseline di partenza delle conoscenza che veniva quindi perfezionata con l erogazione del corso. Al termine della lezione venivano quindi riproposte le affermazioni e, nella totalità dei casi, i partecipanti erano autonomamente in grado di individuare le risposte corrette, confermando quindi il livello di apprendimento del corso. 13

14 Direzione Generale per la cooperazione allo sviluppo 3. CALENDARIO DELLE ATTIVITà PREVISTE A PARTIRE DAL 1 LUGLIO 2014 La tabella seguente individua le attività che sarebbe auspicabile effettuare entro la fine del 2014, a cura del nominando coordinatore dell aggiornamento professionale della DGCS, d intesa con il Vice- Direttore Generale / Direttore Centrale per gli Affari Generali ed Amministrativi della Cooperazione allo Sviluppo, previa individuazione di un coordinatore per ogni modulo formativo in programma. N. MODULO EDIZIONI DATE INDIVIDUATE 1 Welcoming Almeno 1 edizione, secondo le esigenze 1 edizione al raggiungimento di 10 newcomers 2 Contratti pubblici 3 edizioni settembre, ottobre, novembre Gestione del ciclo di progetto 4 Team building negli uffici della cooperazione allo sviluppo 5 Sistema di controllo interno, Risk management, Internal Audit 6 Introduzione alla valutazione di progetti e programmi 7 Amministrazione e contabilità della cooperazione allo sviluppo 8 Preparazione alle nuove funzioni/impieghi/incarichi 9 H.e.a.t. (Hostile Environment Awareness Training) 10 Cooperazione allo sviluppo e internazionalizzazione 3 edizioni settembre, ottobre, novembre edizione per ogni ufficio DGCS 1 edizione, al termine dell aggiornamento del registro del rischio edizione 9/2014 A scelta, da parte degli uffici 1 edizione 11/2014 Almeno 1 edizione, secondo le esigenze Almeno 1 edizione, secondo le esigenze CONDIZIONI NECESSARIE Individuazione di un facilitatore esperto 9/2014 Approvazione formale del Piano della performance del MAE /2014 Heat V (9/2014) o Heat VI (11/2014) 1 edizione 10/2014 Stipulare convenzione con la SSSUP Public and social speaking 1 edizione 10/2014 in development cooperation 12 Tutela dei diritti umani delle 1 edizione 9/2014 persone con disabilità 13 Results Oriented Approach 1 edizione 11/2014

15 Aggiornamento professionale alla DGCS 3. CONCLUSIONI A conclusione del primo periodo di esecuzione del Programma di condivisione delle conoscenze, sottopongo le seguenti conclusioni: 1. Il Programma è stato attuato in conformità alla pianificazione ed è stato anche integrato con numerosi eventi non previsti originariamente. 2. Tutta la documentazione relativa al Programma è disponibile nel drive U:\ della DGCS al seguente percorso: U:\Segreteria\Programma di condivisione delle conoscenze Dal punto di vista organizzativo emerge l esigenza di individuare formalmente un coordinatore della formazione. 4. Da un punto di vista logistico-amministrativo emerge l esigenza di individuare una risorsa di segreteria dedicata alle attività di formazione, con particolare riferimento all analisi dei risultati dei questionari valutativi. 15

16 Direzione Generale per la cooperazione allo sviluppo Allegato 1: Dettaglio dei moduli formativi organizzati 16

17 Aggiornamento professionale alla DGCS Allegato 2: Sintesi delle attività e dei risultati 17

18 DGCS - Direzione Generale per la Cooperazione allo Sviluppo Ministero degli Affari Esteri Piazzale della Farnesina, Roma, Italia Tel.: progetto grafico e impaginazione Sala Grafica DGCS - Ufficio IX

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