MEMBER OF. Regolamento per l utilizzo della casella di posta elettronica dell Associazione Controllo del Vicinato ( ACdV ) Novembre 2015

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1 MEMBER OF Regolamento per l utilizzo della casella di posta elettronica dell Associazione Controllo del Vicinato ( ACdV ) Novembre 2015 Approvato dal Comitato Esecutivo il 22 novembre

2 Regolamento per l utilizzo della casella di posta elettronica dell ACdV Art. 1 Casella di posta elettronica ACdV L Associazione Controllo del Vicinato (ACdV) riconosce il ruolo insostituibile dei soci volontari per lo sviluppo e l espansione del suo Programma, facendo ogni sforzo, compatibilmente con le proprie risorse finanziarie, per mettere a disposizione di questi gli strumenti più idonei per svolgere al meglio la loro opera. Tra gli strumenti forniti, l ACdV mette a disposizione dei soci volontari una casella di posta elettronica personale per gestire le comunicazioni con entità esterne all Associazione (Amministrazioni pubbliche, Forze dell'ordine, associazioni e privati cittadini). Allo scopo di concedere l uso della casella di posta elettronica, l ACdV considera soci volontari: i membri in carica del Comitato Esecutivo; i Soci Fondatori (anche se non ricoprono alcuna carica sociale); i membri della Segreteria Organizzativa; i membri dell Ufficio Stampa; i Responsabili delle Sezioni Locali; i Referenti cittadini; i membri del Comitato Scientifico. Il Comitato Esecutivo può, in ogni caso, deliberare di estendere l uso della casella di posta elettronica dell ACdV ad altri soci che non appartengono alle suddette categorie, qualora lo ritenesse opportuno. Art. 2 Caratteristiche tecniche del servizio La casella di posta elettronica messa a disposizione dei soci volontari è nominativa e non cedibile. Anche le caselle di posta non nominative (es. info@acdv.it, ufficio.stampa@acdv.it, ecc.) sono comunque assegnate nominativamente e 2

3 seguono le stesse regole e presuppongono gli stessi limiti di utilizzo delle caselle nominative. Lo spazio messo a disposizione per la memorizzazione dei messaggi e degli allegati è di 1Gb per ogni casella. La struttura dell indirizzo di posta elettronica è: nome.cognome@acdv.it. Sul server del fornitore del servizio di posta sono attivi anche i servizi di Backup dei messaggi, l Antispam e l Antivirus, al fine ridurre i rischi di perdita di dati o di attacchi informatici a danno degli utenti (soci volontari). Art. 3 Accesso al servizio di posta elettronica È possibile accedere alla casella di posta elettronica ACdV tramite un browser al seguente indirizzo internet: È inoltre possibile accedere alla casella di posta ACdV tramite il proprio programma preferito configurando un nuovo account di posta, con protocollo di connessione POP3, con i seguenti parametri: Server di posta in arrivo: pop3s.aruba.it o Porta: 995 o Richiede SSL: Sì o Richiesta autenticazione: Sì Server di posta in uscita: smtps.aruba.it o Porta: 465 o Richiede SSL: Sì o Richiesta autenticazione: Sì Nome completo o Nome visualizzato: [il tuo nome] Nome account o Nome utente: indirizzo di posta elettronica (es. paolo.rossi@acdv.it) Indirizzo indirizzo di posta elettronica (es. paolo.rossi@acdv.it) Password: password scelta in fase di creazione della casella di posta elettronica o cambiata in seguito al primo accesso Art. 4 Costi di apertura e gestione delle caselle di posta L ACdV provvede annualmente al rinnovo del servizio in modo da garantirne la continuità di funzionamento. I costi del rinnovo del servizio ed eventuali funzioni accessorie (backup, antispam, ecc.) sono coperti dall ACdV. 3

4 Art. 5 Gestione delle password Al momento del rilascio dell account di posta elettronica, al socio volontario è assegnata una password provvisoria che deve essere cambiata immediatamente. La funzione di cambio della password è disponibile nelle Opzioni del programma di posta dopo il primo accesso alla propria casella tramite il browser. La password dell account di posta ACdV è strettamente personale è non deve essere condivisa con terzi (anche se si trattasse di altri soci volontari). Nella creazione della prima password, ed eventuali modifiche successive, è fortemente raccomandato di creare password di una discreta complessità per evitare accessi indesiderati alla propria casella di posta. Per motivi di sicurezza il server di posta rifiuta password che contengono (anche se precedute o seguite da altri caratteri): Il nome del login dell utente (in pratica, l indirizzo di posta elettronica); Il nome del dominio (acdv); Una combinazione del login dell utente e del dominio (o parte di esso); Un singolo carattere ripetuto; Una sequenza di caratteri ordinata in modo numerico o alfabetico. Per una password efficace, si raccomanda di: utilizzare parole che NON si possono trovare su un dizionario; 4

5 utilizzare lettere maiuscole o minuscole mischiate, numeri e segni di interpunzione. Art. 6 Supporto tecnico L ACdV garantisce ai soci volontari il supporto tecnico minimo per il reset della propria password nel caso in cui questa sia stata dimentica. La richiesta di reset, che può essere inoltrata unicamente dal titolare della casella di posta, deve essere inviata al seguente indirizzo: supporto.informatico@acdv.it. Oltre al reset della password, solo escluse altre forme di supporto (es. configurazione del proprio client di posta) per le quali il socio dovrà provvedere in proprio. Art. 7 Utilizzo della Posta elettronica Si raccomanda l utilizzo della casella di posta elettronica dell ACdV esclusivamente per le comunicazioni attinenti le attività di volontariato svolte per l Associazione. Nell inviare messaggi tramite la posta elettronica dell ACdV si raccomanda di utilizzare sempre un linguaggio misurato e rispettoso, nella consapevolezza che si sta comunicando per nome e per conto dell ACdV. Art. 8 Utilizzi impropri della casella di posta elettronica Un utilizzo improprio della casella di posta elettronica dell ACdV da parte del socio volontario, può determinare la decisione, da parte del Comitato Esecutivo, di bloccarne l uso. I seguenti casi, a titolo esemplificativo e non esaustivo, sono considerati usi impropri della casella di posta elettronica che potrebbero condurre, oltre al blocco della stessa, anche alla perdita dello status di socio, così come previsto dall art. 5, comma 5.3, dello Statuto dell ACdV: 1. Inviare tramite la casella di posta ACdV documenti confidenziali non di proprietà dell ACdV. 2. Usare l account di posta ACdV per partecipare a forum o dibattiti on-line dal contenuto offensivo, discriminatorio o razzista. 5

6 3. Utilizzare l account di posta dell ACdV per attività di stalking, o comunque inviare , propri o di terzi, dal contenuto offensivo, aggressivo, volgare o persecutorio. 4. Trasmettere, anche attraverso link o allegati, materiale pornografico o pedopornografico. Art. 9 Risposta automatica In caso di prolungata impossibilità da parte del socio volontario di accedere alla casella di posta dell ACdV, si raccomanda di attivare il sistema di risposta automatica per informare il mittente che il messaggio è stato ricevuto e che si risponderà al più presto, eventualmente indicando l indirizzo di un altro socio volontario cui il mittente può rivolgersi. Art. 10 Firma automatica nei messaggi di posta Si suggerisce vivamente di utilizzare in calce ad ogni messaggio inviato una firma automatica. Qui di seguito uno standard che l ACdV suggerisce di utilizzare: Nome Cognome - Ruolo Associazione Controllo del Vicinato nome.cognome@acdv.it FB "Associazione Controllo del Vicinato" European Neighbourhood Watch Association member (EUNWA) Ai sensi del D.lgs n.196 del 30/06/03 (Legge sulla Privacy) si precisa che le informazioni contenute in questo messaggio sono riservate e ad uso esclusivo del destinatario. Qualora il messaggio in parola Le fosse pervenuto per errore, La preghiamo di eliminarlo senza copiarlo e di non inoltrarlo a terzi, dandocene gentilmente comunicazione. La preghiamo di non diffondere a terzi gli eventuali allegati associati a questo messaggio poiché contengono informazioni classificate come riservate, ad uso esclusivo del destinatario. Ogni abuso potrà essere perseguito a norma di legge. Art. 11 Responsabilità del socio volontario L ACdV, nell acquistare il servizio di posta elettronica ha fatto attivare sul server del fornitore le funzioni antispam e antivirus. Tuttavia, l ACdV non garantisce che i sistemi di protezione fatti attivare dal provider blocchino il 100% delle minacce informatiche contenute nei messaggi in entrata. È responsabilità del socio 6

7 provvedere ad installare sul proprio computer un robusto sistema di protezione contro le minacce informatiche. L ACdV declina ogni responsabilità per eventuali danni ai sistemi informatici o perdite di dati che il socio volontario dovesse subire a causa di uno o più messaggi infetti ricevuti tramite la casella di posta dell Associazione. Art. 12 Posta Certificata L ACdV, oltre alle caselle di posta personali, mette anche a disposizione una casella di posta elettronica certificata. Questa casella è gestita centralmente ma l utilizzo è disponibile per i soci volontari che ne facciano richiesta per casi particolari. Su richiesta, il messaggio di posta certificata sarà inviato centralmente per nome e per conto del socio richiedente. La password della casella di posta certificata non sarà comunque mai condivisa con i soci volontari. Art. 13 Blocco della casella di posta elettronica Il blocco della casella di posta elettronica ACdV utilizzata dal socio volontario può verificarsi, su delibera del Comitato Esecutivo, nei seguenti casi: 1. Dimissioni del socio volontario. 2. Cambiamento di status, da socio volontario a socio non volontario 3. Utilizzo improprio della casella di posta elettronica L ACdV non può essere ritenuta responsabile per eventuali danni a terzi derivanti da un uso improprio della casella di posta elettronica ACdV messa a disposizione dei soci volontari. Tutti i soci volontari che utilizzano il servizio di posta elettronica dell ACdV sono tenuti all osservanza di questo Regolamento 7

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9 SOTTOSCRIZIONE DEL Regolamento per l utilizzo della casella di posta elettronica dell ACdV Io, ricevo in data odierna l account della casella di posta elettronica dell ACdV e confermo di aver letto e compreso il presente Regolamento, accettandone integralmente i termini in esso contenuti come condizione indispensabile per poter utilizzare il suddetto account. Luogo Data Firma 9