Modello organizzativo e di gestione (ex D. Lgs. 231/2001) STRUTTURA

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1 Modello organizzativo e di gestione (ex D. Lgs. 231/2001) STRUTTURA Finalità del modello Le Buone Società ha deliberato l adozione del Modello organizzativo e di gestione in oggetto al fine di assicurare condizioni di correttezza e di trasparenza nella conduzione della propria attività d impresa. Le Buone Società ritiene inoltre che l adozione del Modello sia occasione fondamentale per ribadire a dipendenti e collaboratori dell azienda, oltre che a tutti gli altri soggetti che a vario titolo sono alla stessa cointeressati, l importanza di un comportamento diligente e corretto nello svolgimento della propria condotta e per sottolineare la gravità dei rischi connessi a comportamenti contrari alle leggi vigenti ed ai principi generali di correttezza e diligenza contenuti nel codice etico che è parte integrante del Modello organizzativo stesso. Il codice etico è integrato e completato da specifiche norme di comportamento rappresentate, in particolare, dalla Procedura per il trattamento delle informazioni sensibili e per la diffusione dei comunicati e delle informazioni al pubblico e dal Codice di Comportamento relativo alle operazioni su strumenti finanziari emessi dalla società compiute dalle c.d. persone rilevanti (Internal Dealing). Struttura del Modello organizzativo: sintesi Le premesse contenute nel presente documento costituiscono parte integrante del Modello organizzativo e di gestione, che è costituito dai seguenti documenti: 1) Codice Etico: già in vigore da tempo nell ambito del Gruppo societario di cui Le Buone Società fa parte, viene recepito nei suoi principi fondamentali come componente integrante del nuovo Modello organizzativo; 2) Manuale delle Procedure aziendali: il manuale include anche un capitolo sul Sistema disciplinare. 3) Mappatura dei rischi aziendali: alla luce delle disposizioni contenute nel D.lgs 231/2001, si è ravvisata l utilità di procedere ad un approfondito assessment dei livelli di rischio associati a tutte le funzioni, procedure, ed attività aziendali, relativamente alla potenziale commissione di reati. 1

2 CODICE ETICO 1. Introduzione 2. Principi generali 3. Criteri di condotta criteri di condotta nelle relazioni con gli azionisti criteri di condotta nelle relazioni con tutti gli altri interlocutori criteri di condotta nelle relazioni con i collaboratori criteri di condotta nelle relazioni con i clienti criteri di condotta nelle relazioni con Banche ed Istituti di Credito criteri di condotta nelle relazioni con la collettività 4. Modalità di attuazione 1. Introduzione Questo codice esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività aziendali assunti dai collaboratori, amministratori, dipendenti o consulenti di Le Buone Società. I principi generali in esso contenuti sono pienamente coerenti con quelli che ispirano il codice etico adottato dalla controllante ILM SpA. Le Buone Società aspira a mantenere e sviluppare il rapporto di fiducia con i suoi stakeholder, cioè con quelle categorie di individui, gruppi o istituzioni il cui apporto è richiesto per realizzare la missione di Le Buone Società o che sono comunque portatori di un interesse nel suo perseguimento. Sono stakeholder coloro che compiono investimenti connessi alle attività di Le Buone Società, in primo luogo gli azionisti e, quindi, i collaboratori, i clienti, i fornitori e i partner d affari. In senso allargato sono inoltre stakeholder tutti quei singoli o gruppi, nonché le organizzazioni e istituzioni che li rappresentano, i cui interessi sono influenzati dagli effetti diretti e indiretti delle attività di Le Buone Società. Nella condotta degli affari i comportamenti non etici compromettono il rapporto di fiducia tra Le Buone Società e i suoi stakeholder. Non sono etici, e favoriscono l assunzione di atteggiamenti ostili nei confronti dell impresa, i comportamenti di chiunque, singolo o organizzazione, cerchi di appropriarsi dei benefici della collaborazione altrui, sfruttando posizioni di forza. La buona reputazione è una risorsa immateriale essenziale. La buona reputazione all esterno favorisce gli investimenti degli azionisti, la fedeltà dei clienti, l attrazione delle migliori risorse umane, la serenità dei fornitori, l affidabilità verso i creditori. All interno, essa contribuisce a prendere e attuare le decisioni senza frizioni, e ad organizzare il lavoro senza controlli burocratici ed esercizi eccessivi dell autorità. Dato che il codice 2

3 etico chiarisce i particolari doveri di Le Buone Società nei confronti degli stakeholder (doveri fiduciari), si propone la sua effettiva osservanza come termine di paragone in base al quale giudicare la reputazione di Le Buone Società. Il codice etico è pertanto costituito: dai principi generali sulle relazioni con gli stakeholder, che definiscono in modo astratto i valori di riferimento nelle attività di Le Buone Società; dai criteri di condotta verso ciascuna classe di stakeholder, che forniscono nello specifico le linee guida e le norme alle quali i collaboratori di Le Buone Società sono tenuti ad attenersi per il rispetto dei principi generali e per prevenire il rischio di comportamenti non etici; dai meccanismi di attuazione, che descrivono il sistema di controllo per l osservanza del codice etico e per il suo continuo miglioramento. Questo codice è improntato ad un ideale di cooperazione in vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte, nel rispetto del ruolo di ciascuno. Le Buone Società richiede perciò che ciascun stakeholder agisca nei suoi confronti secondo principi e regole ispirate ad un analoga idea di condotta etica. Il codice etico si applica a Le Buone Società e in futuro anche alle Società da essa controllate, ed è conseguentemente vincolante per i comportamenti di tutti i suoi collaboratori. Inoltre Le Buone Società richiede a tutte le imprese collegate o partecipate e ai principali fornitori una condotta in linea con i principi generali del presente codice. Il codice etico ha validità sia in Italia che all estero, pur in considerazione della diversità culturale, sociale ed economica dei vari Paesi in cui Le Buone Società dovesse operare. 2. Principi generali 2.1 Imparzialità. Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder (i rapporti con gli azionisti, la gestione del personale o l organizzazione del lavoro, la selezione e la gestione dei fornitori, i rapporti con la comunità circostante e le istituzioni che la rappresentano), Le Buone Società evita ogni discriminazione in base all età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose dei suoi interlocutori. 2.2 Onestà. Nell ambito della loro attività professionale, i collaboratori di Le Buone Società sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il codice etico e i regolamenti interni. In nessun caso il perseguimento dell interesse di Le Buone Società può giustificare una condotta non onesta. 3

4 2.3 Correttezza in caso di potenziali conflitti di interesse. Nella conduzione di qualsiasi attività devono sempre evitarsi situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche solo apparire, in conflitto di interesse. Con ciò si intende sia il caso in cui un collaboratore persegua un interesse diverso dalla missione di impresa e dal bilanciamento degli interessi degli stakeholder o si avvantaggi personalmente di opportunità d affari dell impresa, sia il caso in cui i rappresentanti dei clienti o dei fornitori, o delle istituzioni pubbliche, agiscano in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione, nei loro rapporti con Le Buone Società. 2.4 Riservatezza. Le Buone Società assicura la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti. Inoltre, i collaboratori di Le Buone Società sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l esercizio della propria attività. 2.5 Relazioni con gli azionisti. L azionista, anche potenziale, non è solo una fonte di finanziamento, ma un soggetto con opinioni e preferenze morali di vario genere. Per orientarsi nelle decisioni di investimento e nelle delibere societarie, necessita perciò di tutta l informazione rilevante disponibile. Le Buone Società crea le condizioni affinché la partecipazione degli azionisti alle decisioni di loro competenza sia diffusa e consapevole, assicura la simmetria informativa e, inoltre, tutela l interesse di Le Buone Società e della totalità degli azionisti da azioni intentate da coalizioni di soci volte a far prevalere i loro interessi particolari. 2.6 Valorizzazione dell investimento azionario. Le Buone Società si adopera affinché le performance economico/finanziarie siano tali da salvaguardare il rischio che gli azionisti assumono con l investimento dei propri capitali. 2.7 Valore delle risorse umane. I collaboratori di Le Buone Società sono un fattore indispensabile per il suo successo. Per questo motivo, Le Buone Società tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di migliorare ed accrescere il patrimonio e la competitività delle competenze possedute da ciascun collaboratore. 4

5 2.8 Equità dell autorità. Nella sottoscrizione e gestione dei rapporti contrattuali che implicano l instaurarsi di relazioni gerarchiche in special modo con i collaboratori Le Buone Società si impegna a fare in modo che l autorità sia esercitata con equità e correttezza evitandone ogni abuso. In particolare, Le Buone Società garantisce che l autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità e autonomia del collaboratore, e che le scelte di organizzazione del lavoro salvaguardino il valore dei collaboratori. 2.9 Integrità della persona. Le Buone Società garantisce l integrità fisica e morale dei suoi collaboratori, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri e salubri. Perciò non sono tollerate richieste o minacce volte ad indurre le persone ad agire contro la legge e il codice etico, o ad adottare comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di ciascuno Trasparenza e completezza dell informazione. I collaboratori di Le Buone Società sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo tale che, nell impostare i rapporti con l azienda, gli azionisti e gli stakeholder siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti. In particolare, nella formulazione di eventuali contratti, Le Buone Società ha cura di specificare al contraente i comportamenti da tenere in tutte le circostanze previste, in modo chiaro e comprensibile Diligenza e accuratezza nell esecuzione dei compiti e dei contratti. I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Le Buone Società si impegna a non sfruttare condizioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti Correttezza ed equità nella gestione ed eventuale rinegoziazione dei contratti. E da evitare che nei rapporti in essere, chiunque operi in nome e per conto di Le Buone Società cerchi di approfittare di lacune contrattuali, o di eventi imprevisti, per rinegoziare il contratto al solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza nelle quali l interlocutore si sia venuto a trovare Qualità dei servizi e dei prodotti. Le Buone Società orienta la propria attività alla soddisfazione ed alla tutela dei propri clienti dando ascolto alle richieste che possono favorire un miglioramento della qualità dei servizi prestati. Per questo motivo Le Buone Società indirizza le proprie attività di ricerca, sviluppo e commercializzazione ad elevati standard di qualità dei propri servizi e prodotti distribuiti. 5

6 2.14 Concorrenza leale. Le Buone Società intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante Responsabilità verso la collettività. Le Buone Società è consapevole dell influenza, anche indiretta e pur minima, che le proprie attività possono avere sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale delle comunità in cui opera. Per questo motivo Le Buone Società intende condurre i suoi investimenti nel rispetto delle comunità locali e nazionali, e sostenere iniziative di valore culturale e sociale al fine di ottenere un miglioramento della propria reputazione e accettazione sociale. 3. Criteri di condotta Criteri di condotta nelle relazioni con gli azionisti 3.1 Governo Societario. Le Buone Società adotta un sistema di governo societario conforme a quanto previsto dalla legge, dalla normativa CONSOB ed allineato alle best practice internazionali. Tale sistema di governo societario è orientato : alla massimizzazione del valore per gli azionisti, alla qualità del servizio ai clienti, al controllo dei rischi di impresa, al contemperamento degli interessi di tutte le componenti dell azionariato, con particolare attenzione ai piccoli azionisti. Le Buone Società ha inoltre aderito al Codice di Comportamento delle Società Quotate adottato da Borsa Italiana. Gli elementi costitutivi del sistema di governo societario e le pratiche effettivamente applicate dalla società sono compiutamente descritti nella Relazione sul governo societario e gli assetti proprietari pubblicata annualmente quale sezione della Relazione sulla Gestione che correda il bilancio di esercizio. Criteri di condotta nelle relazioni con tutti gli altri interlocutori 3.2 Regali, omaggi e benefici Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa anche solo essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a Le Buone Società. In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari 6

7 pubblici italiani ed esteri, revisori, consiglieri di Le Buone Società e sue controllate, sindaci o a loro familiari, che possa influenzare l indipendenza di giudizio o indurre ad assicurare un qualsiasi vantaggio. Tale norma concerne sia i regali promessi o offerti sia quelli ricevuti; si precisa che per regalo si intende qualsiasi tipo di beneficio (partecipazione gratuita a convegni, promessa di un offerta di lavoro, ecc.). In ogni caso Le Buone Società si astiene da pratiche non consentite da legge, dagli usi commerciali o dai codici etici se noti delle aziende o degli enti con cui ha rapporti. I regali offerti salvo quelli di modico valore - devono essere documentati in modo adeguato per consentire verifiche e autorizzati dal responsabile di Area commerciale, il quale provvede a darne preventiva comunicazione all Organo di Vigilanza interno. I collaboratori di Le Buone Società che ricevono omaggi o benefici non previsti dalle fattispecie consentite, sono tenuti, secondo le procedure stabilite, a darne comunicazione all Organo di Vigilanza interno che ne valuta l appropriatezza e provvede a comunicare al mittente la politica di Le Buone Società in materia. Criteri di condotta nelle relazioni con i collaboratori 3.3 Selezione del personale La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati. Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato. La funzione personale, nei limiti delle informazioni disponibili, adotta opportune misure per evitare favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo nelle fasi di selezione e assunzione (per esempio, evitando che il selezionatore sia legato da vincoli di parentela con il candidato). 3.4 Costituzione del rapporto di lavoro Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare. Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve accurate informazioni relative a : caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere; elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo di lavoro; norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute associati all attività lavorativa. Tali informazioni sono presentate al collaboratore in modo che l accettazione dell incarico sia basata su un effettiva comprensione. 3.5 Gestione del personale Le Buone Società evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri collaboratori. 7

8 Nell ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori (ad esempio in caso di promozione o trasferimento) e/o su considerazioni di merito (ad esempio assegnazione degli incentivi in base ai risultati raggiunti). L accesso a ruoli e incarichi è anch esso stabilito in considerazione delle competenze e delle capacità; inoltre, compatibilmente con l efficienza generale del lavoro, sono favorite quelle flessibilità nell organizzazione del lavoro che agevolano la gestione dello stato di maternità e in generale della cura dei figli. La valutazione dei collaboratori è effettuata in maniera allargata coinvolgendo i responsabili, la funzione Personale e, per quanto possibile, i soggetti che sono entrati in relazione con il valutato. Nei limiti delle informazioni disponibili e della tutela della privacy, la funzione personale opera per impedire forme di nepotismo (ad esempio, escludendo rapporti di dipendenza gerarchica tra collaboratori legati da vincoli di parentela). I responsabili utilizzano e valorizzano pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura mediante l attivazione delle leve disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita dei propri collaboratori (ad esempio, job rotation, affinamenti a personale esperto, esperienze finalizzate alla copertura di incarichi di maggiore responsabilità). In quest ambito, riveste particolare importanza la comunicazione da parte dei responsabili dei punti di forza e di debolezza del collaboratore, in modo che quest ultimo possa tendere al miglioramento delle proprie competenze anche attraverso una formazione mirata. La formazione è assegnata a gruppi o a singoli collaboratori sulla base di specifiche esigenze di sviluppo professionale; è prevista una formazione istituzionale erogata in determinati momenti della vita aziendale del collaboratore (ad esempio, per i neoassunti è prevista un introduzione all azienda e al suo business) e una formazione ricorrente rivolta al personale operativo. Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro dei collaboratori richiedendo prestazioni coerenti con l esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro. Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente codice etico. E assicurato il coinvolgimento dei collaboratori nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali. Il collaboratore deve partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione e indipendenza di giudizio. L ascolto dei vari punti di vista, compatibilmente con le esigenze aziendali, consente al responsabile di formulare le decisioni finali; il collaboratore deve, comunque, sempre concorrere all attuazione delle attività stabilite. 8

9 3.6 Interventi sull organizzazione del lavoro Nel caso di riorganizzazione del lavoro, è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo, ove necessario, azioni di formazione e/o riqualificazione professionale. Le Buone Società si attiene, perciò, ai seguenti criteri : gli oneri delle riorganizzazioni del lavoro devono essere distribuiti il più uniformemente possibile tra tutti i collaboratori, coerentemente con l esercizio efficace ed efficiente dell attività d impresa; in caso di eventi nuovi o imprevisti, che devono essere comunque esplicitati, il collaboratore può essere assegnato a incarichi diversi rispetto a quelli svolti in precedenza, avendo cura di salvaguardare le sue competenze professionali. 3.7 Sicurezza e salute Le Buone Società si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori; inoltre opera per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori, nonché l interesse degli altri stakeholder. Obiettivo di Le Buone Società è proteggere le proprie risorse umane, patrimoniali e finanziarie, ricercando costantemente le sinergie necessarie non solo all interno delle Società, ma anche con i fornitori, le imprese ed i clienti coinvolti nella propria attività. 3.8 Tutela della privacy La privacy del collaboratore è tutelata adottando standard che specificano le informazioni che l impresa richiede al collaboratore e le relative modalità di trattamento e conservazione. E esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei collaboratori. Tali standard prevedono inoltre il divieto, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, di comunicare/diffondere i dati personali senza previo consenso dell interessato e stabiliscono le regole per il controllo, da parte di ciascun collaboratore, delle norme a protezione della privacy. 3.9 Integrità e tutela della persona Le Buone Società si impegna a tutelare l integrità morale dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze (per esempio, nel caso di ingiurie, minacce, isolamento o eccessiva invadenza, limitazioni professionali). 9

10 Non sono ammesse molestie sessuali e devono essere evitati comportamenti o discorsi che possano turbare la sensibilità della persona (per esempio, l esposizione di immagini con espliciti riferimenti sessuali, allusioni insistenti e continuate). Il collaboratore di Le Buone Società che ritiene di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per motivi legati all età, al sesso, alla sessualità, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, ecc., può segnalare l accaduto all azienda che valuterà l effettiva violazione del codice etico. Le disparità non sono tuttavia considerate discriminazione se giustificate o giustificabili sulla base di criteri oggettivi Doveri dei collaboratori Il collaboratore deve agire lealmente al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal codice etico, assicurando le prestazioni richieste; ed è tenuto a segnalare tramite gli appositi canali, qualsiasi violazione delle regole di condotta stabilite dalle procedure interne. Il collaboratore deve conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l integrità, la riservatezza e la disponibilità. E tenuto ad elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta. Tutti i collaboratori di Le Buone Società sono tenuti ad evitare le situazioni in cui si possono manifestare conflitti di interessi e ad astenersi dall avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare conflitto di interessi le seguenti situazioni : svolgere una funzione di vertice (amministratore delegato, consigliere, responsabile di funzione) e avere interessi economici con fornitori, clienti, o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali, ecc.) anche attraverso i familiari; curare i rapporti con i fornitori e svolgere attività lavorativa, anche da parte di un familiare, presso fornitori; accettare denaro o favori da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con Le Buone Società. Nel caso in cui si manifesti anche solo l apparenza di un conflitto di interessi il collaboratore è tenuto a darne comunicazione al proprio responsabile, il quale, secondo le modalità previste, informa la funzione Personale di Le Buone Società che ne valuta caso per caso l effettiva presenza. Il collaboratore è tenuto, inoltre, a dare informazioni circa le attività svolte al di fuori del tempo di lavoro, nel caso in cui queste possano apparire in conflitto di interessi con Le Buone Società. 10

11 Ogni collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l utilizzo, documentando con precisione il loro impiego. In particolare, ogni collaboratore deve : utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati; evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l interesse dell azienda. Ogni collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente le funzioni preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per Le Buone Società. Le Buone Società si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l impiego di sistemi contabili, di reporting di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (legge sulla privacy, statuto dei lavoratori, ecc.). Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni collaboratore è tenuto a: adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici; non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all immagine aziendale; non navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi. Criteri di condotta nelle relazioni con i clienti 3.11 Imparzialità Le Buone Società si impegna a non discriminare arbitrariamente i propri clienti I contratti e le comunicazioni I contratti e le comunicazioni di Le Buone Società sono: chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori; conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette; completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente. Scopi e destinatari delle comunicazioni determinano, di volta in volta, la scelta dei canali di contatto più idonei alla trasmissione dei contenuti. Infine è cura di Le Buone Società comunicare in maniera tempestiva ogni informazione relativa a: eventuali modifiche al contratto; eventuali variazioni delle condizioni economiche e tecniche di erogazione dei servizi e/o vendita dei prodotti; esiti di verifiche compiute nel rispetto degli standard richiesti dalle Autorità di controllo. 11

12 3.13 Stile di comportamento dei collaboratori Lo stile di comportamento di Le Buone Società nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità. Inoltre Le Buone Società si impegna a limitare gli adempimenti richiesti ai suoi clienti e ad adottare procedure di pagamento semplificate, sicure e, quando possibile, informatizzate Coinvolgimento della clientela Le Buone Società si impegna a dare riscontro ai suggerimenti e ai reclami da parte dei clienti avvalendosi di sistemi di comunicazione idonei e tempestivi (ad esempio, servizi di call center, indirizzi di posta elettronica). E cura di Le Buone Società informare i clienti del ricevimento delle loro comunicazioni e dei tempi necessari per le risposte ed i supporti che, comunque, dovranno essere brevi. Criteri di condotta nelle relazioni con Banche ed Istituti di Credito I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per Le Buone Società, alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore; sono inoltre fondati su comportamenti precontrattuali e contrattuali tenuti nell ottica di un indispensabile e reciproca lealtà, trasparenza e collaborazione. In particolare, i collaboratori di Le Buone Società addetti a tali processi sono tenuti a: non precludere ad alcuno in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili; assicurare ad ogni eventuale gara una concorrenza sufficiente, ad esempio considerando almeno tre imprese nella selezione del fornitore; eventuali deroghe devono essere autorizzate e documentate. In ogni caso, nell ipotesi che il fornitore, nello svolgimento della propria attività per Le Buone Società, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del presente codice, Le Buone Società è legittimata a prendere opportuni provvedimenti fino a precludere eventuali altre occasioni di collaborazione. La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando ove possibile forme di dipendenza. Criteri di condotta nelle relazioni con la collettività 3.15 Rapporti sociali con partiti ed organizzazioni sindacali Le Buone Società non finanzia sia in Italia che all estero, rappresentanti o candidati di partiti o di organizzazioni sindacali, né effettua sponsorizzazioni di congressi o feste che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica. Si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici (ad esempio accettazione di segnalazioni per le assunzioni, contratti di consulenza). 12

13 Le Buone Società non eroga contributi ad organizzazioni con le quali può ravvisarsi un conflitto di interessi. 4. Modalità di attuazione 4.1 Organo di Vigilanza L effettiva attuazione in azienda del Codice Etico adottato da Le Buone Società è garantita dall Organo di Vigilanza Interno, che ne cura la conservazione, l aggiornamento, e ogni attività informativa ad esso attinente a favore dell azienda e dei suoi componenti. L Organo di Vigilanza interno, istituito in attuazione della normativa di cui al D.Lgs. 231/2001, è disciplinato da apposito regolamento aziendale, a cui si rinvia per ogni informazione riguardo alla composizione, ai compiti assegnati e a tutte le norme specifiche di funzionamento. 13

14 MANUALE DELLE PROCEDURE AZIENDALI Premessa Nell attuale fase di sviluppo della propria attività di impresa Le Buone Società non dispone ancora di una autonoma struttura organizzativa e pertanto si avvale, per lo svolgimento della gestione operativa, della struttura organizzativa della controllante ILM SpA. L utilizzo da parte di Le Buone Società della struttura organizzativa di ILM Spa è regolato da un apposito contratto di service. Si fa quindi riferimento, per quanto riguarda le procedure aziendali ed il sistema disciplinare, al Manuale adottato da ILM SpA che viene, nel presente Modello, integralmente richiamato ad eccezione delle sezioni 1.6 e 1.6 bis, aventi ad oggetto rispettivamente le procedure Comunicazioni Consob (informativa societaria) e Comunicazioni Consob (internal dealing), e ciò in considerazione del fatto che, relativamente a tali tematiche, Le Buone Società ha adottato apposite procedure. Per quanto riguarda, infine, gli organi societari e l assetto dei poteri decisionali di Le Buone Società si fa riferimento alla Relazione sul governo societario. MANUALE DELLE PROCEDURE AZIENDALI DI ILM SpA Introduzione Scopo del presente manuale è l unificazione e la raccolta organica di tutte le procedure esistenti e già in essere in azienda al fine di avere un unico documento di riferimento. Il manuale contiene: Una breve presentazione della società a) una versione aggiornata dell organigramma aziendale b) un dettaglio delle principali funzioni svolte dalle diverse aree aziendali c) la descrizione delle principali procedure attuate dagli addetti della società d) il regolamento disciplinare interno. Presentazione della Società La storia Nasce nel 1991 allo scopo di gestire proprietà immobiliari e partecipazioni finanziarie. Soggetto economico è Marco Ferrari, imprenditore e manager che, conclusa l esperienza di direttore per la finanza del Gruppo Standa, nel 1999 decide di tornare a investire e operare a Genova, sua città natale. 14

15 Dal gennaio 2005 la società ha intrapreso l attività di merchant bank orientata alle piccole e medie aziende ed è iscritta al n dell elenco generale degli intermediari finanziari di cui all art. 106 del D. Lgs. 385/93. La società direttamente o indirettamente attraverso le sue società controllate o consociate opera nei seguenti comparti: a) acquisto e vendita partecipazioni in società quotate e non; b) compravendita, locazione e gestione di immobili (attraverso la controllata Hiram e sue controllate); c) compravendita di titoli e di contratti derivati (attraverso la controllata ILM Asset Management); d) compravendita e manutenzioni di autoveicoli ( attraverso la controllata Sama Spa), le cui procedure non sono comprese nel presente manuale ma sono oggetto di formalizzazione a parte; 15

16 a) Organigramma Istituto Ligure Mobiliare Spa e società controllate CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE A.D. MARCO FERRARI SEGRETERIA DIREZIONE AREA GESTIONE IMMOBILIARE AMMINISTRAZIONE E FINANZA AREA LEGALE AREA INTERMEDIAZIONE MOBILIARE 3 ADDETTI 4 ADDETTI 2 ADDETTI 1 ADDETTO 16

17 b) Funzionigramma dei diversi settori aziendali Numero addetti: 3 Settore immobiliare Attività di sviluppo Scouting presso soggetti potenziali segnalatori o direttamente presso controparti con eventuale trattativa commerciale In caso di soggetto privato verifica preliminare dell affidabilità del soggetto proponente e della sua situazione giuridica, nel caso che svolga attività di impresa. Nel caso che la controparte sia un ente facente parte della Pubblica Amministrazione il responsabile verifica preliminarmente che siano rispettati tutti i criteri per l avvio di una trattativa privata e i livelli dei prezzi di riferimento. In caso di gara pubblica il responsabile deve effettuare tutte le verifiche preliminari per una corretta esecuzione del bando di gara. Attività di pre-acquisto Relazione con istituti di credito per reperire la miglior soluzione in punto finanziamento dell'operazione immobiliare Tenuta rapporti con studio notarile per l'atto di concretizzazione dell'operazione immobiliare e firma del preliminare. Attività di acquisizione degli immobili Definizione del contratto di acquisto dell immobile Stesura contratto di locazione a terzi dell immobile Stipula contratto di assicurazione con Compagnia di Assicurazione Definizione dei tempi e delle modalità per il pagamento del corrispettivo al venditore Effettuazione delle comunicazioni per ICI, amministrazione e cessione fabbricato 17

18 Attività di gestione degli immobili Fatturazione canoni di locazione Analisi prospetti di riparto delle spese condominiali Programmazione manutenzioni degli immobili Attività di dismissione degli immobili Definizione del contratto di vendita dell immobile Rescissione/trasferimento contratto di locazione a terzi dell immobile Comunicazione per contratto di assicurazione con Compagnia di Assicurazione Definizione dei tempi e delle modalità per l incasso del corrispettivo dal compratore Effettuazione delle comunicazioni per ICI, amministrazione e cessione fabbricato Numero addetti: 4 Settore amministrazione e finanza attività di gestione contabile Quadratura dei movimenti di banca con gli estratti conto periodici; Registrazioni relative al ciclo attivo e passivo; Registrazioni delle competenze del personale; Liquidazioni periodiche dell IVA; Report e bilanci di verifica periodici; La gestione contabile dei cespiti; Scritture di chiusura e assestamento necessarie per la redazione del bilanci; Redazione dei bilanci di esercizio; Collaborazione con il consulente esterno per la redazione delle dichiarazioni fiscali; Stampa dei registri contabili e fiscali (libri civilistici obbligatori e libri obbligatori ai fini fiscali). Attività connesse agli obblighi della normativa antiriciclaggio tenuta dell archivio Unico Informatico effettuazione delle comunicazioni mensili dei rapporti continuativi gestiti per l anagrafe dei conti Numero addetti : 2 Settore legale adempimenti per la normativa prevista per gli intermediari finanziari iscritti ai relativi albi di cui al TUB Adempimenti per le comunicazioni alla consob 18

19 Supervisione contratti Controllo adempimenti pre e post definizione contrattuale Supervisione vertenze legali Tenuta libri sociali Controllo girate azioni e trasferimenti quote societarie Controllo operazioni straordinarie Numero addetti : 1 Settore gestione trading mobiliare gestione contratti derivati Realizzazione di una struttura di opzioni (aventi come sottostante l indice DJ Eurostoxx 50 o altri indici), ovvero l apertura di posizioni lunghe e corte, che verranno mantenute, salvo necessità di correzioni dettate dall andamento dei mercati, per una durata media di un mese circa. Questa struttura principale viene implementata sulla base delle condizioni del mercato su cui si opera, su considerazioni basate sull analisi tecnica, quadro intermarket, dati macro e societari attesi. Modifiche alla struttura (follow up) ovvero l apertura o la chiusura di posizioni lunghe o corte, sia su opzioni già presenti in portafoglio ( modifica del rapporto tra di esse, del loro numero, etc.), oppure l implementazione di sottostrutture complementari a quella principale, al fine di assecondare i movimenti di mercato, di ridurre il rischio complessivo del portafoglio, di sfruttare particolari situazioni favorevoli di prezzi. Chiusura di singole posizioni/sottostrutture all approssimarsi della scadenza mensile; chiusura dell intera struttura per aprirne una sul mese successivo (roll over). Gestione compravendita titoli 1. Trading Intraday, ovvero l apertura di posizioni lunghe o corte chiuse in giornata sul mercato azionario per sfruttare eventuali notizie di mercato oppure eccessi di movimento dei titoli. 2. Trading multiday di breve periodo ovvero l apertura di posizioni lunghe o corte per sfruttare movimenti innescati da notizie di mercato particolarmente significative, oppure per sfruttare scadenze tecniche importanti (dividendi, approvazione trimestrali, incontri con analisti). 3. Investimento di medio termine ovvero l apertura di posizioni lunghe su titoli particolarmente sottoquotati o in fase di uptrend dovuta ad un miglioramento dei fondamentali. 19

20 Numero addetti : 2 Settore segreteria direzionale Gestione prima nota di cassa Apertura e smistamento posta Operazioni di sportello presso le diverse banche Piccoli acquisti (cancelleria, prodotti per l ufficio) Accoglienza clienti Archiviazione documenti di competenza dell Amministratore Delegato c) Descrizione delle principali procedure aziendali 1.1 Procedura Gestione contratti immobiliari OBIETTIVO Scopo di questa procedura è la regolamentazione dalle attività svolte dalle diverse funzioni aziendali dalla acquisizione del contratto preliminare firmato dal venditore fino alla fase di formalizzazione Campo di applicazione Le attività indicate nella procedura rientrano nelle competenze delle seguenti funzioni aziendali: Responsabile e addetto settore immobiliare Responsabile area legale Amministrazione Rientrano in questa procedura: Tutti i contratti di acquisto e vendita immobili, nonché locazione dei medesimi: Le funzioni indicate assumono il ruolo di responsabile o collaborano nelle diverse fasi del processo come specificato nel diagramma Attività-Flusso procedurale. Documenti di Riferimento Modulo di segnalazione contratti GENERALITÀ Il presente documento origina dalla necessità di regolamentare in modo univoco il processo di acquisizione e gestione dei nuovi contratti nonché di dismissione dei medesimi. Come indicato nell obiettivo la procedura si propone di omogeneizzare il processo tra le diverse società o BU del gruppo responsabilizzando le funzioni coinvolte e le Direzioni responsabili delle diverse fasi del processo. ATTIVAZIONE PROCEDURA La procedura viene attivata dalla funzione immobiliare ogni qual volta viene acquisito o dimesso un nuovo contratto su immobili. 20

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