U-GOV RU - Ciclo Compensi Creazione Contratto al Personale Versione 0.9 Manuale operativo

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1 U-GOV RU - Ciclo Compensi Creazione Contratto al Personale Versione 0.9 Manuale operativo U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 1/48

2 Indice 1. Creazione Contratto al Personale Dati di testata Dati del percipiente Dati del Contratto Dati relativi al Trattamento Economico Dati Trasparenza Dati relativi agli eventuali Enti finanziatori Variazioni del contratto Dati relativi all IVA Calcolo delle Rate del contratto Completamento del DG Contratto Simulazione costi del contratto Inserimento coordinate contabili Creazione scritture contabili Applica Conguaglio Compenso a rettifica Compenso voci variabili Contratto a titolo gratuito Report del DG U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 2/48

3 1. Creazione Contratto al Personale Per creare un nuovo DG Contratto A Personale è necessario seguire il seguente percorso: Documenti gestionali Accesso per Cicli (Fig. 1). Figura 1 Entrati nella funzione, si deve aprire la cartella Ciclo Compensi e selezionare, nella riga relativa a Contratto A Personale, la funzione (Fig. 2). U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 3/48

4 Figura 2 U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 4/48

5 1.1 Dati di testata Entrati nel DG, i primi dati da compilare sono quelli relativi al Tab Testata (Fig. 3). Il dettaglio dei campi viene riportato nella tabella sottostante. Figura 3 Di seguito una breve spiegazione dei campi dell estensione Testata. IDDG Num.Doc.Rif. Data Doc.Rif. Anno UO Origine UO Numerante Nr. Registrazione Data registrazione Stato Descrizione CUP Assegnato dal sistema al primo salvataggio del DG. Campo facoltativo in cui si può indicare il numero dell eventuale protocollo interno assegnato al contratto che si sta inserendo. Campo facoltativo in cui può essere inserita la data del documento interno eventualmente indicato nel campo precedente. Campo obbligatorio. Anno di riferimento del DG, derivato dal contesto. Campo obbligatorio. È l unità organizzativa derivata dal contesto, che origina il DG. Campo assegnato dal sistema. È l unità organizzativa (solitamente una UO padre della UO_ORIGINE) che determina il numero di registrazione del documento. Numero progressivo assegnato dal sistema al completamento del DG, quando il documento assume stato Completo. Tale campo presenta una numerazione alternativa del documento (specifica per ogni tipo di DG), secondo una logica selezionata in fase di configurazione. Il numero di registrazione è diverso dall identificativo numerico progressivo assegnato dal sistema al primo salvataggio del DG. Campo obbligatorio. Data di registrazione del documento, inserita automaticamente dal sistema. Viene proposta la data del giorno. Campo assegnato dal sistema. È lo stato corrente del documento rispetto alla sua macchina a stati predefinita, valida per tutti i tipi di DG. Può assumere gli stati BOZZA, COMPLETO, ANNULLATO. All atto della compilazione di un nuovo DG, il sistema assegnerà la lettera B (BOZZA); dopo aver completato il DG, il campo presenterà la lettera C (COMPLETO). Campo obbligatorio. Descrizione libera del documento. Campo facoltativo. Codice Unico di Progetto a cui si riferisce il progetto, che caratterizza in maniera univoca ogni progetto di investimento pubblico. È un codice cumulativo, che raggruppa più progetti di investimento pubblico. Tale attributo compare sia in testata che U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 5/48

6 Cig Progetto Unità di lavoro Note in dettaglio ed è un informazione sempre derivata dal progetto. Tale campo non è mai modificabile dall operatore. Campo facoltativo. Codice identificativo di gara, per il caso di contratti pubblici per i quali la legge prevede l identificazione della gara attraverso questo codice. Campo facoltativo. Progetto a cui si riferisce il documento, selezionabile da un elenco di progetti catalogati nell anagrafica progetti, filtrato in base all UO corrente del documento. Se il documento si riferisce univocamente ad un progetto, è opportuno inserire già in testata questa informazione. In alternativa, il progetto può essere associato ad un singolo dettaglio del documento, in tutto o in parte (si veda il Manuale Imputazione su più progetti ). Campo facoltativo. Rappresenta un ulteriore dettaglio (Workpackage) relativo al progetto selezionato. L elenco delle unità di lavoro, da cui selezionare quella relativa al progetto, può essere filtrato solo dopo aver selezionato il progetto. Campo facoltativo. Note estese associate al documento. Si precisa che gli attributi UO_ORIGINE e UO_NUMERANTE consentono di riferire il documento alla struttura organizzativa. Esiste una tabella di configurazione in cui sono definite le corrispondenze tra UO_ORIGINE ed UO_NUMERANTE per ANNO e TIPO DG. Non si prevede l obbligatorietà delle associazioni: data una UO di origine, il tipo DG e l anno del documento, il sistema valorizza l UO numerante interrogando la tabella di associazione. Se non esiste corrispondenza nella tabella di configurazione (per quell anno e tipo DG), si assume che la UO numerante coincida con la UO origine. È prevista una funzione applicativa per la gestione di queste associazioni. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 6/48

7 1.2 Dati del percipiente Compilato il Tab Testata, occorre compilare il Tab Percipiente (Fig. 4), contenente i campi relativi al soggetto a cui è intestato il contratto. Figura 4 Di seguito una breve spiegazione dei campi dell estensione Percipiente. Soggetto Campo obbligatorio. È il nominativo del soggetto al quale è intestato il documento. In questo campo il sistema presenta concatenati: IDAB, cognome, nome e/o ragione sociale. Si precisa che, per poter creare un Contratto/Compenso, è necessario che il percipiente, oltre ad essere presente nella rubrica comune, sia immatricolato come risorsa umana. Per indicare il percipiente è possibile nel campo Soggetto : - inserire direttamente il codice IDAB (codice interno attribuito in Rubrica a quel percipiente); - indicare una parte di cognome e/o nome e/o ragione sociale, preceduti e seguiti dal simbolo *. Se non sono presenti più soggetti, per la condizione inserita, il sistema recupera direttamente il percipiente, senza dover attivare la look-up. In caso contrario, apparirà il messaggio Più di un elemento individuati : sarà quindi necessario attivare la funzione di ricerca tramite il pulsante il percipiente; e selezionare - attivare direttamente la ricerca, tramite la funzione di ricerca. Attivata la ricerca, occorre inserire la condizione di filtro. E possibile ricercare il percipiente per: Id interno, numero di matricola, denominazione (il campo contiene cognome, nome e/o ragione sociale), codice fiscale e partita IVA. Per inserire una condizione di ricerca parziale, occorre indicare il testo da ricercare preceduto e seguito dal simbolo *. Per attivare la ricerca si deve poi sul pulsante Filtra (Fig. 5). Il risultato della ricerca è mostrato all operatore nello spazio posto immedia- U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 7/48

8 tamente sotto i campi di filtro e contiene solo i nominativi dei soggetti che soddisfano il criterio di ricerca. Per assegnare il nominativo filtrato al documento, è sufficiente cliccare su uno qualunque dei campi relativi alla riga individuata. Figura 5 Posizione Campo obbligatorio. Si compone di due valori: Comparto e Ruolo. Il Comparto è sempre valorizzato ad 1, codice corrispondente al comparto Università. Il Ruolo è diverso a seconda dell inquadramento normativo della prestazione che il soggetto deve eseguire. Per indicare la posizione da attribuire al soggetto è possibile attivare la funzione di ricerca tramite il pulsante, posta alla destra del campo Ruolo. Nel pannello Posizioni il sistema presenterà: a. tutti i rapporti attivi o cessati per quel percipiente (riconoscibili in quanto sono valorizzate le date di inizio e fine rapporto); b. i ruoli per i quali sia previsto l inserimento del Contratto A Personale (facoltativo o obbligatorio) come documento iniziale del ciclo compensi (Fig. 6). Per selezionare la corretta Posizione, si dovrà evidenziarla cliccando sul pulsante Dettaglio, posto accanto alla riga di interesse. La riga diventerà azzurra, come mostrato in Fig. 6, e a quel punto si dovrà cliccare sul pulsante OK, posto in alto a sinistra, in modo che la posizione venga associata al DG. Figura 6 Indirizzo e modalità di pagamento Indicato il percipiente, il sistema compila in automatico i dati relativi a: - Indirizzo (informazioni Residenza o Domicilio Fiscale presenti in Rubrica); U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 8/48

9 - Modalità di Incasso (modalità definita di default in Rubrica); - Tipo bollo. E possibile modificare tali dati, a valere per il DG che si sta inserendo, aprendo le rispettive tendine Tipo Indirizzo, Modalità di incasso, o la look up per quanto riguarda il Tipo bollo. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 9/48

10 1.3 Dati del Contratto Inseriti i dati relativi al percipiente, occorre richiamare il Tab Contratto (Fig. 7), contenente i campi che caratterizzano il contratto. Figura 7 Di seguito una breve spiegazione dei campi dell estensione Contratto. Tipo attività Tipo Contratto Contratto gratuito Profilo Campo obbligatorio. Indica il tipo di attività del DG Contratto. Il sistema presenta i valori: ISTITUZIONALE, COMMERCIALE e PROMISCUO e l operatore selezionerà un opzione tramite l apposito menù a tendina. Campo obbligatorio. La tabella indica una classificazione dei tipi contratto che può essere utile ai fini statistici. Definisce, inoltre, quali tipi contratto devono essere considerati ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni e se un tipo contratto è tra quelli pubblicabili ai fini della trasparenza. La tabella Tipo Contratto è strettamente legata al Tab Dati Trasparenza. Tale flag deve essere attivato nel caso in cui vengano stipulati contratti gratuiti, in particolare nel caso di docenze gratuite in cui è previsto l obbligo di applicazione dell INAIL interamente a carico del sostituto d imposta. Attivando il flag, il sistema non permetterà di compilare i campi relativi agli importi del contratto: Lordo percipiente e Lordo Ente (per tale tipologia di contratto, si veda il paragrafo 1.17 di questo Manuale). Campo obbligatorio. Si tratta di un ulteriore dettaglio legato all attività svolta dal percipiente presso l Ateneo. Serve all Ateneo, ai fini delle proprie procedure interne, per autorizzare il soggetto (e quindi definirne l attività) o per definire se il soggetto è un docente o meno. Per gli Atenei che non intendono utilizzare questo campo, il sistema precompila il campo U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 10/48

11 Cadenza Rate Scadenza anticipata Numero rate Data inizio Data fine Lordo percipiente Lordo ente con Non Assegnato. Campo obbligatorio. Nel menù a tendina il sistema presenta la possibile periodicità con cui calcolare le rate del contratto: mensile, bimestrale, trimestrale, quadrimestrale, semestrale, annuale, variabile o mensile variabile. Il sistema propone di default il valore Mensile, modificabile da parte dell operatore. Se non si attiva il flag, il sistema proporrà come data di scadenza di ogni singola rata la data fine della rata stessa. Nel caso, invece, venga attivato il flag, il sistema proporrà come data scadenza di ogni rata, la data inizio della stessa. Campo obbligatorio. Indica il numero delle rate in cui si articolerà il contratto. Campo obbligatorio. Indica la data di inizio del contratto. Campo obbligatorio. Tale campo è da valorizzare solo in caso si scelga la cadenza Variabile o Mensile variabile. In tutti gli altri casi (a parte qualora si voglia effettuare un salvataggio intermedio del DG) va lasciato vuoto e verrà determinato dal sistema in base ai dati inseriti al momento del calcolo delle rate. Campo obbligatorio. Va indicato l importo totale del contratto (importo lordo non comprensivo degli oneri c/ente, ma solamente degli oneri c/percipiente). Campo alternativo al precedente, da compilare nel caso in cui l importo totale del contratto sia stato definito comprensivo sia degli oneri c/percipiente, sia degli oneri c/ente. Per calcolare il Lordo Percipiente a partire da Lordo Ente occorre cliccare sul pulsante. Il valore così determinato è una stima calcolata applicando semplificazioni. In alcuni casi, infatti, l importo lordo percipiente determinato non porterà esattamente al costo complessivo reale c/ente inserito come Lordo Ente nel contratto. In particolare, tale differenza (pari anche a qualche euro) potrebbe manifestarsi nei contratti a CC in cui l'imponibile INAIL reale: - sia pari al minimale o massimale; - sia inferiore a causa di sovrapposizioni con altri contratti già in essere. Costo totale Sede servizio Fondo Finanziamento Mesi INAIL PAT INAIL Ciò accade in quanto, tramite la funzione di determinazione del Lordo Percipiente a partire dal Lordo Ente, si assume l'imponibile INAIL pari al valore da liquidare. Il calcolo dei corretti imponibili INAIL e delle eventuali sovrapposizioni avviene, infatti, solamente dopo aver determinato il Lordo Percipiente e calcolato le rate. Campo valorizzato in automatico dal sistema al momento della stima dei costi del contratto. Campo obbligatorio. Indica la sede presso cui il percipiente eseguirà la prestazione. Per il personale strutturato verrà proposto di default in base alle informazioni presenti nella procedura stipendi. Tale dato è, comunque, modificabile da parte dell operatore. Campo facoltativo. E un campo informativo in cui indicare se il contratto è finanziato o meno con FFO. I valori, selezionabili dal menù a tendina, sono: FFO Fuori FFO Misto. Campo valorizzato in automatico dal sistema. Qualora la posizione inserita preveda l INAIL (ruolo CC), il sistema, al calcolo delle rate, determinerà il numero di mesi da considerare ai fini del corretto calcolo dell imponibile INAIL. I mesi sono calcolati considerando la data inizio e fine contratto, ed anche un solo giorno di un mese viene conteggiato come mese intero. Campo obbligatorio, da compilare qualora la posizione inserita preveda l INAIL (ruolo CC). Indica la posizione assicurativa territoriale a cui è collegata la tipologia di rischio in cui rientra la prestazione per la quale si sta inserendo il contratto. Per selezionare la corretta PAT INAIL è necessario attivare la funzione di ricerca digitando sul pulsante posto sulla destra del campo Rischio. Occorrerà poi digitare sul pulsante Dettaglio posto accanto alla riga di interesse. La riga diventerà azzurra, come mostrato in Fig. 8, e a quel punto si andrà a digitare sul pulsante OK, posto in alto a sinistra, in modo che la posizione venga associata al DG. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 11/48

12 Figura 8 Attività Economica Modalità di acquisizione Tipo Rapporto Tempo Det./Part-Time ID Incarico funzione pubblica Relazione di accompagnamento Data estrazione anagrafe Data Autorizz./Conferimento N Autorizzazione ente Appartenenza Campo necessario ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se il tipo contratto selezionato è valido ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni. Per selezionare il corretto codice è necessario attivare la funzione di ricerca digitando sul pulsante posto sulla destra del campo Attività Economica e selezionare quello adeguato. Campo necessario ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni. Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se il tipo contratto selezionato è valido ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni. Il sistema presenta i valori DI NATURA DISCREZIONALE e PREVISTO DA NORMA DI LEGGE, e l operatore selezionerà un opzione tramite l apposito menù a tendina. Campo necessario ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se il tipo contratto selezionato è valido ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni. Il sistema presenta i valori COLLABORAZIONE COORDINATA E CONTINUATIVA, PRESTAZIONE OCCASIONALE e NON ASSEGNATO, e l operatore selezionerà un opzione tramite l apposito menù a tendina. Campo necessario ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni. Deve essere selezionato solo se il percipiente è un dipendente pubblico di altra Amministrazione che dichiari di essere assunto a tempo determinato o part-time (inferiore al 50%). Questa informazione è necessaria al sistema per determinare se tale incarico debba essere comunicato all Ente di appartenenza, oppure direttamente all Anagrafe delle Prestazioni nella sezione Consulenti. Campo facoltativo. E l ID assegnato dalla funzione pubblica per quell incarico. Deve essere valorizzato solo per i contratti inseriti manualmente nell Anagrafe delle Prestazioni, caricati poi parzialmente in U-GOV in un secondo tempo. Campo necessario ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni. Va indicata la relazione d accompagnamento legata all incarico autorizzato/conferito al percipiente dal suo Ente di appartenenza, per poter svolgere l incarico presso l Ateneo. Campo necessario ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni. Campo compilato da CSA, quando il contratto viene incluso nell estrazione periodica del file da caricare sulla piattaforma PERLA PA ai fini dell Anagrafe delle Prestazioni. Campo facoltativo. E la data dell autorizzazione/conferimento dell incarico dato al percipiente dal suo Ente di appartenenza, per poter svolgere l incarico presso l Ateneo. Campo facoltativo. E il n. dell autorizzazione data al percipiente dal suo Ente di appartenenza, per poter svolgere l incarico presso l Ateneo. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 12/48

13 Ente Appartenenza Attività INPS Altra copertura prev. Campo facoltativo. Indica l eventuale Ente di appartenenza del soggetto. Deve essere compilato qualora il contratto sia stipulato con un dipendente pubblico di altro Ente, in modo da poter poi inviare all Ente la certificazione relativa agli incarichi corrisposti. Tale Ente deve essere presente nella Rubrica comune. Si può inserire sia indicando direttamente il codice, sia ricercandolo con l apposita funzione di ricerca. Il sistema, effettuata la selezione, in automatico compilerà anche le informazioni relative al Codice Fiscale e alla Partita Iva dell Ente di appartenenza del soggetto. Campo richiesto dall INPS nell UNIEMENS. Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se la posizione selezionata per il percipiente prevede l assoggettamento a INPS (es. AU, CC, AR, DR). Campo richiesto dall INPS nell UNIEMENS. Il sistema lo richiederà come obbligatorio solo se nelle voci di trattamento è prevista l applicazione della contribuzione INPS ad aliquota ridotta perché il percipiente è già iscritto ad altra forma previdenziale (voce 01439). U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 13/48

14 Onde evitare la perdita dei dati inseriti,a partire da questo Tab, è possibile effettuare salvataggi intermedi in Stato Bozza, cliccando alternativamente sul pulsante (per restare nella modalità modifica del DG) o (per passare alla modalità consultazione del DG) posti in alto a sinistra. Verrà così già assegnato un IDDG al Documento Gestionale. Si presti, tuttavia attenzione, che tale operazione è possibile solo dopo aver compilato almeno i campi Tipo Attività, Data Inizio e Data Fine. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 14/48

15 1.4 Dati relativi al Trattamento Economico Inseriti i dati relativi al contratto, occorre richiamare il Tab Trattamento Economico (Fig. 9).In questo Tab vanno inserite le voci di compenso e di trattamento previdenziale/fiscale che permetteranno il corretto calcolo dei successivi compensi, che saranno creati alla liquidazione delle rate. Figura 9 La voce di compenso è quella che definisce la tipologia della prestazione. E sempre necessario che sia presente una voce di compenso nel contratto. Si presti attenzione che all interno del DG Contratto è possibile inserire SOLO una voce di compenso. Oltre alla voce di compenso è possibile inserire anche le voci di trattamento previdenziale/fiscale, che dipendono strettamente dalla posizione contributivo/fiscale dichiarata dal soggetto. Se ad esempio il percipiente ha altra copertura previdenziale può richiedere l applicazione dell aliquota INPS ridotta, oppure può richiedere l applicazione dell aliquota IRPEF marginale anziché di quella progressiva a scaglioni. Per tutte queste situazioni va inserita una voce apposita. Per inserire una voce è necessario innanzitutto cliccare sul pulsante. Il sistema creerà una nuova riga di dettaglio e l operatore dovrà attivare la ricerca, tramite l utilizzo della funzione di ricerca posta sulla destra del campo Voce. Nel pannello di ricerca il sistema presenta l elenco delle voci di compenso e di trattamento coerenti con la posizione indicata nel Tab Percipiente, come mostrato in Fig. 10. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 15/48

16 Figura 10 Per assegnare una voce al documento, si deve digitare su uno qualunque dei campi relativi alla riga individuata. A seconda delle caratteristiche della voce selezionata, il sistema, se necessario, chiederà di indicare ulteriori informazioni, a seconda dei casi, attivando la funzione di ricerca posta sulla destra dei campi stessi, o effettuando l inserimento manuale, quali importo, aliquota, codice Soggetto collettivo, codice IVA, capitolo, parti. Si ricordi che il sistema permette di inserire una sola voce di compenso. Per tale voce di compenso non deve essere compilato l importo, perché il sistema lo deriva dalle rate del contratto, mentre, se necessario, verrà richiesto il capitolo, che poi permetterà al sistema di derivare le corrette voci Coge e Coan da utilizzare nella parte relativa ai dati contabili. Inserita la voce di compenso, per inserire ulteriori voci occorrerà digitare nuovamente sul pulsante Nuovo Dettaglio. E possibile, inoltre, cancellare una Voce erroneamente inserita o duplicarla, tramite gli appositi pulsanti e, posti in corrispondenza di ciascuna riga di dettaglio. Nel Tab Trattamento Economico il sistema presenterà precompilate le eventuali voci di trattamento previdenziale/fiscale, inserite per quel percipiente nella Scheda dei dati fiscali e previdenziali, che siano compatibili con la posizione del percipiente selezionata nel contratto. Tali voci non sono mai modificabili (all interno della gestione del DG) da parte dell operatore. Infatti, nel caso in cui, dopo la creazione del contratto, dovesse nascere la necessità di apportare modifiche/integrazioni alle informazioni inserite nella Scheda dati fiscali e previdenziali, per aggiornare le voci di trattamento economico nel contratto occorrerà digitare sul pulsante. Nell esempio riportato in Fig. 9 il sistema ha inserito la voce che nel compenso permetterà di applicare l aliquota INPS da gestione separata in misura ridotta. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 16/48

17 Oltre alle voci di trattamento fiscale/previdenziale ereditate dalla Scheda dei dati fiscali e previdenziali, il sistema presenterà già precompilate le eventuali voci automatiche necessarie al calcolo. Nell esempio riportato in Fig. 9, il sistema, ha inserito la voce (Imponibile teorico automatico INAIL), che nel DG Compenso permetterà di riportare il corretto imponibile INAIL. Relativamente la voce Imponibile teorico automatico INAIL, essa sarà inserita nel tab Trattamento Economico: - all atto della creazione del DG Contratto: qualora il DG Contratto che si inserendo non abbia come DG predecessore il DG Precontratto; - all atto dell operazione Completa : qualora il DG Contratto che si inserendo abbia come predecessore il DG Precontratto. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 17/48

18 1.5 Dati Trasparenza Qualora il Documento Gestionale contenga dati che devono essere pubblicati per adempiere agli obblighi di trasparenza, è necessario compilare il Tab Dati Trasparenza (Fig. 11). Figura 11 Tale pannello è presente nei DG: Autorizzazione incarico, Contratto al personale, Contratto passivo, Ordine e Pregenerico di uscita. Tuttavia, mentre per i DG Autorizzazione Incarico e Contratto al personale, la compilazione dei dati relativi la trasparenza sarà richiesta obbligatoriamente dal sistema, se il tipo di contratto selezionato nel documento è uno di quelli per cui l Ente prevede la pubblicazione sul portale d Ateneo, per le altre tipologie di documento (per le quali non è possibile stabilire a priori se il documento sia soggetto o meno agli obblighi di trasparenza), sarà l utente a compilare correttamente i dati della trasparenza ove necessario. Come inserire i dati relativi la trasparenza? Parte delle informazioni richieste dal D.L. 83/2012 sono di fatto già presenti nei documenti indicati (nome del soggetto, importo). Tuttavia la norma richiede informazioni aggiuntive che è necessario inserire. Posizionandosi nel Tab Dati Trasparenza e cliccando sul pulsante Crea, il sistema predisporrà una serie di campi in cui inserire le informazioni necessarie (Fig. 12). Analogamente, per eliminare completamente le informazioni inserite, sarà necessario cliccare sul pulsante. Figura 12 Di seguito una breve spiegazione dei campi dell estensione Trasparenza. Codice Ufficio Norma/Titolo attribuzione Modalità di individuazione Campo obbligatorio. Va indicato il responsabile del procedimento amministrativo, da ricercare nella Rubrica, attivando la funzione di ricerca. Campo obbligatorio. Va indicato l ufficio responsabile del procedimento amministrativo. Campo obbligatorio. Va indicato la norma o il titolo in base a quale è stato attribuito l incarico o la fornitura. Campo obbligatorio. Va indicata la modalità di selezione. Tale informazione è selezionabile da un elenco, personalizzabile per ogni ente. E inoltre possibile allegare i documenti relativi a: progetto selezionato, curriculum del soggetto incaricato, contratto e capitolato della prestazione, fornitura o servizio. Per allegare questi documenti occorrerà aprire il Tab Allegati (Fig. 13) e cliccare sul pulsante Upload. Figura 13 U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 18/48

19 Il sistema presenterà un pannello intermedio in cui l operatore potrà selezionare la tipologia del documento che vuole allegare, ed il cui caricamento deve essere confermato cliccando sul pulsante Upload (Fig. 14). Figura 14 Tale operazione dovrà essere effettuata tante volte quanti sono i documenti da allegare. Terminata tale operazione, per chiudere il pannello sarà necessario cliccare sul pulsante Chiudi posto in alto a sinistra. Il sistema tornerà nella schermata principale e l operatore potrà selezionare la tipologia di documento (campo Categoria ), così da poter distinguere le tipologie archiviate (Fig. 15). E, tuttavia, possibile eliminare e/o scaricare gli allegati eventualmente inseriti, cliccando rispettivamente sui pulsanti e. Figura 15 I documenti allegati in questo modo potranno essere pubblicati (tramite un link) sul portale dell Ente insieme alle altre informazioni. Pubblicazione Per rendere visibili le informazioni inserite nel Documento Gestionale, è necessario effettuare l operazione Pubblica (operazione che si renderà effettuabile solo dopo aver Completato il DG). In questo modo il Documento Gestionale passerà nello stato PUBBLICATO (Fig. 16) ed i suoi dati risulteranno disponibili per la pubblicazione sul portale. Fino a che non verrà eseguita tale operazione, i dati inseriti nel documento non saranno visibili sul portale. Figura 16 Come funziona dal punto di vista tecnico? I dati inseriti nei documenti in stato PUBBLICATO vengono esposti attraverso la nuova vista pubblica V_IE_DG_DATI_TRASPARENZA. Ogni Ente potrà utilizzare questa vista per prelevare i dati della trasparenza e renderli visibili nelle sezioni del portale dedicate alla trasparenza, secondo quanto già deciso dall Ente stesso. Per gli Enti che hanno già adottato la soluzione Portale U-GOV, la pubblicazione di questi dati nel portale potrà essere analizzata e valutata da CINECA in accordo con l Ente per trovare la migliore soluzione Per i dettagli relativi alla vista V_IE_DG_DATI_TRASPARENZA si rimanda alla documentazione tecnica che viene distribuita insieme agli aggiornamenti di prodotto. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 19/48

20 1.6 Dati relativi agli eventuali Enti finanziatori Qualora il contratto sia stato finanziato tutto, o in parte, da soggetti terzi, è possibile compilare il Tab Enti Finanziatori (Fig. 17), contenente le informazioni relative agli eventuali enti esterni che hanno, in tutto, o in parte, finanziato tale contratto, con la possibilità di indicare anche l importo finanziato e/o la % di finanziamento. Figura 17 Si precisa che per inserire un ente finanziatore questo deve essere presente in Rubrica U-GOV. Per inserire un ente finanziatore è necessario innanzitutto cliccare sul pulsante. Il sistema creerà una nuova riga di dettaglio. Se ci si ricorda il codice anagrafico dell ente finanziatore si può indicare direttamente, altrimenti si dovrà attivare la ricerca, tramite l utilizzo della funzione di ricerca finanziatore. posta sulla destra del campo Ente Inserito l ente finanziatore, per inserirne ulteriori occorrerà digitare nuovamente sul pulsante Nuovo Dettaglio. E possibile, inoltre, cancellare un ente erroneamente inserito o duplicarlo, tramite gli appositi pulsanti e, posti in corrispondenza di ciascuna riga di dettaglio. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 20/48

21 1.7 Variazioni del contratto Qualora al contratto di riferimento siano state apportate delle variazioni (interruzione, sospensione, proroga/ripresa sospensione), nel Tab Variazioni del contratto il sistema riporterà le tipologie di variazioni al contratto che sono state effettuate dall operatore (Fig. 18). Figura 18 Le variazioni si attivano scegliendo dal menù a tendina posto in alto a destra la variazione di interesse e digitando sul pulsante, come mostrato in Fig. 19. Si presti attenzione che prima di effettuare ciascuna variazione occorre cancellare le scritture COAN Anticipate di tutte le rate ancora non associate a compenso. Figura 19 Per ciascuna variazione intervenuta, che sia INTERRUZIONE, PROROGA o SOSPENSIONE, il sistema richiederà una serie di informazioni, quali data di interruzione/proroga/sospensione e motivazione (Fig. 20). Figura 20 Il sistema salverà la variazione, l'importo originario del contratto, la data fine contratto originaria e il numero rate originarie nel Tab Variazioni del contratto. Inoltre, il sistema modificherà la data fine contratto con la data della variazione, derivando il corretto numero di rate in base alla nuova data fine contratto. Verranno rideterminati l importo dell ultima rata, e di conseguenza l importo del contratto, sulla base dei giorni. A seconda del tipo di variazione eseguita lo stato applicativo del contratto varierà da Interrotto, Prorogato o Sospeso. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 21/48

22 Se l operatore entra in modifica di un contratto in stato variato potrà modificare solo: Testata del documento: descrizione, note, progetto e unità di lavoro; Estensione percipiente: indirizzo e modalità di pagamento Tutte le estensioni contabili Coge e Coan Non è, invece, possibile apportare modifiche nelle estensioni: contratto, trattamento economico e rate. Per ulteriori dettagli si rimanda al manuale specifico Variazioni Contratto al Personale. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 22/48

23 1.8 Dati relativi all IVA Nel caso in cui si stia inserendo un contratto ad un lavoratore autonomo abituale (Ruolo PR) in attività commerciale, sarà necessario compilare anche il Tab Iva, in cui inserire i dati relativi all IVA, che saranno poi ereditati nei compensi creati dal contratto (Fig. 21). Figura 21 Posizionandosi nel Tab Iva e cliccando sul pulsante, il sistema predisporrà una serie di campi in cui inserire le informazioni necessarie (Fig. 22). Analogamente, per eliminare completamente le informazioni inserite, sarà necessario cliccare sul pulsante. Figura 22 Di seguito una breve spiegazione dei campi dell estensione Iva. Unità economica (UE) Tipo operazione IVA Sezionale Iva Campo obbligatorio, modificabile dall operatore. Il sistema presenta l unità economica in quanto la contabilità di riferimento è la Coge e quindi il parametro di contabilità principale per l esercizio dell estensione Iva assume il valore Coge. Se esiste una sola UE associata alla UO della testata del DG (si veda scelta contesto) e non ci sono UE figlie, il sistema inserisce quella UE senza richiedere l intervento da parte dell operatore. L operatore non potrà modificarla, neppure entrando nella look up. Se esistono invece N UE associate alla UO della testata del DG, allora il sistema consente all operatore di scegliere tra queste UE e le UE figlie, tramite la look-up. Campo obbligatorio. Il sistema propone di default Acquisto com.le da soggetto residente, da selezionare tramite il menù a tendina, e da modificare solo nel caso in cui la parcella per cui si sta creando il compenso sia stata emessa da un PR non residente in Italia. Campo obbligatorio. Il sistema presenta i sezionali che per l esercizio dell estensione Iva sono associati alla UE selezionata e sono compatibili con il tipo operazione Iva selezionata. In particolare il sistema presenta i sezionali che hanno il tipo attivo passivo, il campo attività e il flag attivo uguali a quelli del tipo operazione Iva selezionato. Se la UE selezionata non ha nessun sezionale associato il sistema identifica la UE padre e presenta il sezionale associato. Nel caso in cui, dopo aver risalito tutta la struttura economica, il sistema non dovesse trovare nessuna UE con sezionale associato, il processo verrà bloccato. L operatore deve aprire la look-up e selezionare il sezionale individuato dal sistema. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 23/48

24 1.9 Calcolo delle Rate del contratto Inserite le voci di trattamento, si può calcolare il contratto, cliccando sul pulsante Fig. 23., come mostrato in Figura 23 Con il calcolo, il sistema conteggia le rate del contratto in base alle informazioni inserite nel Tab Contratto e, se la posizione selezionata prevede il calcolo dell INAIL, conteggia anche, per ogni mese previsto nel contratto, il corretto imponibile INAIL di ogni rata, tenendo conto di eventuali sovrapposizioni con altri contratti intestati allo stesso percipiente. RATE Terminato il calcolo, per visualizzare le rate occorre posizionarsi nel Tab Rate, come mostrato in Fig. 24. Figura 24 Di seguito una breve spiegazione dei campi dell estensione Rata. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 24/48

25 Data Inizio Validità Data Fine Validità Data Scadenza Importo Voce T.E. Imp. INAIL Necessita conguaglio Voce aggiuntiva Descrizione Progetto Cup Cig Unità di Lavoro Campo obbligatorio, assegnato dal sistema, in base alle informazioni inserite nel Tab Contratto, ma modificabile da parte dell operatore. Corrisponde alla data di inizio della rata selezionata. Tra le date inizio e fine delle rate deve sempre esserci consecutività. Campo obbligatorio, assegnato dal sistema, in base alle informazioni inserite nel Tab Contratto, ma modificabile da parte dell operatore. Corrisponde alla data di fine della rata selezionata.. Tra le date inizio e fine delle rate deve sempre esserci consecutività. Campo assegnato dal sistema. Viene proposta la data di fine della rata selezionata,. ma è modificabile da parte dell operatore, in quanto è un dato informativo che indica lo scadenziario d Ateneo nel pagamento delle rate. Campo obbligatorio, assegnato dal sistema. Indica l importo della singola rata calcolata. Tale importo è modificabile da parte dell operatore, purché l importo complessivo delle rate, come modificato, sia congruo con l importo inserito nel campo Lordo Percipiente del Tab Contratto. Campo obbligatorio, assegnato dal sistema, non modificabile. Viene riportata la voce di compenso inserita nel Tab Trattamento Economico. Campo obbligatorio, assegnato dal sistema, non modificabile. Indica il valore del corretto imponibile INAIL della rata. Tale flag è compilato in automatico dal sistema, per i contratti intestati a soggetti sottoposti a conguaglio fiscale, sull ultima rata del contratto o sull ultima rata dell anno Campo facoltativo. Va compilato qualora per la rata selezionata vi è la necessità di inserire un ulteriore voce di compenso o trattamento economico/previdenziale. Per assegnare la voce, si dovrà attivare la ricerca, tramite l utilizzo della funzione di ricerca, posta sulla destra del campo Voce aggiuntiva.nel pannello di ricerca il sistema presenterà l elenco delle voci di compenso e di trattamento coerenti con la posizione indicata nel Tab Percipiente. A seconda delle caratteristiche della voce selezionata, il sistema chiederà di indicare ulteriori informazioni, quali importo, aliquota, Ente rata. Questa ulteriore voce sarà ereditata solo nel DG Compenso creato dal calcolo massivo. Campo facoltativo, derivato dal sistema dalla descrizione eventualmente indicata nel Tab Testata e modificabile da parte dell operatore con una descrizione associata alla rata del contratto selezionata. Campo facoltativo, derivato dal sistema dal progetto eventualmente indicato nel Tab Testata e modificabile da parte dell operatore. In ogni caso, può essere inserito in questo momento, tramite la funzione di ricerca. Si veda anche il Manuale Imputazione su più progetti. Campo facoltativo, derivato dal sistema dal progetto eventualmente indicato nel Tab Testata e modificabile da parte dell operatore, tramite la funzione di ricerca.. Campo facoltativo, derivato dal sistema dal Cig eventualmente inserito nel Tab Testata. Campo facoltativo, derivato dal sistema dall unità di lavoro eventualmente indicata nel Tab Testata e modificabile da parte dell operatore. In ogni caso, può essere inserita in questo momento, tramite la funzione di ricerca. INAIL Per visualizzare il dettaglio INAIL (imponibile rata e mesi di riferimento), occorre posizionarsi nel Tab Rate, selezionare la rata di interesse e aprire il Tab INAIL, posto in basso sotto la griglia come da Fig. 25. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 25/48

26 Figura 25 RIDETERMINAZIONE IMPONIBILI INAIL Ogni volta che vengono ricalcolate le rate del contratto (utilizzando il pulsante Calcola rate o Stima costi contratto ), il sistema ridetermina anche gli imponibili INAIL per le rate ancora da liquidare. Possono, però, presentarsi situazioni in cui sia necessario ricalcolare gli imponibili INAIL, anche se non sono intervenute modifiche nel contratto che comportino la necessità di ricalcolare le rate. Caso tipico è quando l INAIL comunica l aggiornamento dei minimali e massimali per il nuovo anno, con conseguente necessità di aggiornare i calcoli degli imponibili INAIL per i contratti a- perti., come mo- In questi casi, per ricalcolare gli imponibili INAIL, occorre digitare sul pulsante strato in Fig. 26. Figura 26 Questa funzione rideterminerà solo gli imponibili INAIL collegati alle singole rate ancora da liquidare, senza modificare nessun altro dato del contratto. Tale funzione si attiva solo dopo che il contratto è stato completato. INAIL ESTERNO Qualora il percipiente comunichi di avere altri rapporti di collaborazione coordinata e continuativa con un datore di lavoro esterno, in periodi sovrapposti a quelli liquidati con il contratto che si è creato, è possibile inserire questa informazione nel Tab INAIL, in modo che il calcolo dell imponibile INAIL ne tenga conto. Per inserire questa informazione è necessario posizionarsi sulla prima rata del contratto e nel Tab INAIL cliccare sul pulsante. Il sistema creerà una nuova riga di dettaglio, in cui si dovrà inserire anno, mese e imponibile a cui si riferisce la sovrapposizione. Il flag Esterno risulterà valorizzato in automatico, come mostrato in Fig. 27 U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 26/48

27 Figura 27 Nel caso in cui il soggetto comunichi che la sovrapposizione si verifica su più mesi, sarà necessario inserire tante righe di dettaglio, quanti sono i mesi di sovrapposizione. Terminato l inserimento dei dati esterni INAIL sarà necessario ricalcolare l INAIL. Tale operazione potrà essere effettuata cliccando, alternativamente, su Calcola Rate o su Calcola imponibili INAIL. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 27/48

28 1.10 Completamento del DG Contratto, come mo- Calcolate le rate, è possibile salvare e completare il documento digitando sul pulsante strato in Fig. 28. Figura 28 Al completamento del documento, il sistema attribuisce il numero di registrazione progressivo per quella Unità Organizzativa e anno per quel tipo documento, e lo stato del documento passa da Bozza a Completo come mostrato in Fig. 29. Figura 29 U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 28/48

29 1.11 Simulazione costi del contratto Al completamento del contratto, il sistema calcola in automatico la stima dei costi complessivi del contratto, per poter opportunamente impegnare il budget. Si tratta di una stima dei costi, perché i conteggi sono fatti considerando la normativa e le informazioni note al momento della creazione del contratto, che potranno essere variate quando si andrà, poi, a calcolare i reali compensi. I dati della stima saranno salvati dal sistema in automatico nel Tab Voci Calcolate di ogni rata, come mostrato in Fig. 30. Per visualizzare i costi conteggiati in ogni rata, ci si deve posizionare sulla rata che interessa e aprire il Tab Voci Calcolate posto in basso sotto la griglia, come da Fig. 30. Il sistema, oltre alle voci relative agli oneri c/ente, presenta anche le voci per i contributi/ritenute c/percipiente. Posizionandosi su ciascuna voce calcolata, inoltre, il sistema riporta un dettaglio riepilogativo delle informazioni ad essa connessa. Figura 30 Nel caso si inseriscano delle modifiche ai dati del contratto, sarà necessario ri-effettuare il calcolo della stima dei costi complessivi. Per ricalcolare i costi stimati, dopo aver salvato le modifiche al contratto, occorre cliccare sul pulsante, come mostrato in Fig. 31 U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 29/48

30 Figura 31 Al termine del calcolo della stima dei costi, comparirà un pannello intermedio, come quello mostrato in Fig. 32, in cui il sistema indicherà se il calcolo è andato a buon fine, o, in alternativa, se si sono verificati degli errori. Per chiudere il pannello è necessario digitare sul pulsante OK posto in alto a sinistra. Figura 32 Al termine del calcolo della stima, per ogni rata il sistema avrà rideterminato i relativi costi stimati. Per visualizzare i costi conteggiati in ogni rata, ci si deve posizionare sulla rata che interessa e aprire il Tab Voci Calcolate, come da Fig. 30. Per non perdere i dati calcolati dalla stima dei costi, è necessario salvare il contratto cliccando alternativamente o sul pulsante Applica o Salva, posti in alto a sinistra. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 30/48

31 1.12 Inserimento coordinate contabili Per poter creare le scritture contabili dal contratto è necessario prima inserire le coordinate contabili. Indicando i corretti dati contabili, sarà possibile, da tale DG, creare una scrittura anticipata di Coan. Il sistema richiederà di compilare sia le informazioni di Coge, che di Coan. Le informazioni richieste in Coge riguardano il tipo di Unità economica, ossia l unità interna all Ateneo dotata di autonomia di bilancio (Dipartimento), e la voce dei piani dei conti Coge. In Coge il contratto al personale non genera alcuna registrazione, che avviene nella fase successiva di creazione del compenso. L inserimento dei dati contabili in questo documento ha quindi valore informativo ed è propedeutico alle successive registrazioni in Coan. In Coan si genera una scrittura Anticipata che serve ad attivare preventivamente un impegno di budget. La contabilizzazione del contratto al personale, infatti, decurta la disponibilità di budget dell unità analitica con la registrazione di una scrittura Anticipata sul Cdc, mediante la quale viene effettuato un controllo preventivo vincolante. Le voci Coan sono recepite in base alle voci Coge e normalmente coincidono con le voci di costo - ricavo di esercizio e pluriennali del piano dei conti Coge., po- Per attivare la funzione di creazione delle estensioni contabili è necessario cliccare sul pulsante sto in alto a sinistra. TAB COGE DELLA RATA Per inserire l estensione Coge è necessario posizionarsi nel Tab COGE e cliccare sul pulsante 33). (Fig. Figura 33 Il sistema, a questo punto, richiederà all utente di selezionare l Attività Siope (Fig. 34) Selezionata una delle attività proposte, si dovrà cliccare sul pulsante Applica. Figura 34 Se il sistema non dovesse riuscire a derivare in automatico la voce di contropartita (debito) collegata al percipiente a cui è intestato il contratto, verrà proposto un pannello di passaggio in cui indicare, oltre all Attività Siope, la voce Coge di contropartita, come mostrato in Fig. 35. Per indicare il conto di contropartita occorre: o digitare la chiave del conto, se la si ricorda, o attivare la ricerca. Il sistema presenterà solo le voci di contropartita collegate a quell anagrafica. Selezionata una delle voci proposte, si dovrà cliccare sul pulsante Applica. Figura 35 U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 31/48

32 Il sistema presenterà una finestra intermedia in cui avvisa che le estensioni Coge sono state correttamente create, come mostrato in Fig. 36. Per chiudere il pannello, si dovrà cliccare sul pulsante OK. Figura 36 Con la funzione crea estensioni, il sistema creerà per tutte le rate del contratto le righe di estensione: sia quella principale, che tutte le estensioni secondarie, in cui proporrà sia una riga passiva per ogni voce di costo c/ente a contabilizzazione separata, sia delle righe attive per le voci di contributi e ritenute c/percipiente e c/ente, per le quali si aprirà il debito in c/liquidazione, in attesa del successivo versamento (Fig. 37). Tutti i campi delle estensioni saranno derivati dal sistema in base alle configurazioni definite e ai dati inseriti nel contratto (eventuale progetto, capitolo della voce di compenso ecc.). Figura 37 Di seguito una breve spiegazione dei campi dell estensione Coge. Nr. Estensione Tipo Gruppo Voce Ammontare Numero progressivo assegnato dal sistema, non modificabile. Il valore è posto dal sistema. Può assumere valore Attivo/Passivo. Descrizione della tipologia di voce, assegnata dal sistema, non modificabile. Campo obbligatorio.il valore è posto dal sistema, per l estensione principale della rata è pari all ammontare imponibile della rata aumentato degli eventuali contributi/ritenute a carico ente configurati a contabilizzazione cumulata. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 32/48

33 IVA Detraibile IVA Indetraibile Prorata Esercizio Unità economica (UE) Autonoma Unità economica (UE) Voce Coge Voce Coge contropartita Codice Siope Data inizio Data fine Cup Cig Stato Campo non obbligatorio, modificabile dall utente. Se non è presente l estensione Iva (se Attività istituzionale) il sistema inserirà nel campo il valore 0. Se è presente l estensione Iva (se Attività Commerciale e sia prevista IVA per parcelle dei PR), il valore sarà posto dal sistema e sarà pari all ammontare IVA presente nel dettaglio di riga. Il sistema applica la percentuale di detraibilità definita dal prorata all Iva detraibile e inserisce questo valore nel campo Iva detraibile. Campo non obbligatorio, modificabile dall utente. Se non è presente l estensione Iva (se Attività istituzionale) il sistema inserirà nel campo il valore 0. Se è presente l estensione Iva (se Attività Commerciale e sia prevista IVA per parcelle dei PR), il valore sarà posto dal sistema e sarà pari alla quota di Iva indetraibile da prorata. Il sistema pone l esercizio uguale all anno di riferimento del Tab Testata. Campo non modificabile dall operatore. Campo obbligatorio, non modificabile dall operatore, derivata dal contesto. Campo obbligatorio, Il sistema inserisce l unità economica collegata alla UO di contesto inserito dall utente, modificabile dall operatore, tramite la funzione di ricerca. L operatore può inserire una UE collegata alla UO di riferimento. Campo obbligatorio, valorizzato dal sistema, in base alle scelte di configurazione effettuate dall Ateneo. Il sistema presenta le voci Coge compatibili con le informazioni inserite nel contratto. Campo obbligatorio. È relativa alla voce del piano dei conti afferente alle attività. Il sistema accede alla tabella di associazione tra soggetto e voce Coge e recupera la voce Coge di contropartita. Se il soggetto è associato a una sola voce Coge, il sistema presenta questa voce Coge di Controparita compilata di default e l operatore non può modificarla; se il soggetto è associato a N voci Coge, il sistema presenta l elenco di queste voci e l operatore ne sceglie una, tramite la funzione di ricerca. Campo obbligatorio. È una classificazione per tipologia di voci del Piano dei conti richiesta dal Ministero. Se dalla relazione tra piano dei conti Coge e codice Siope esce un unico Codice siope, allora il sistema propone questo, altrimenti il sistema permette all operatore di scegliere solo tra i Codici Siope associati, tramite la funzione di ricerca. Campo obbligatorio, assegnato dal sistema. Corrisponde alla data di inizio della rata per cui si stanno inserendo le estensioni contabili. Campo obbligatorio, assegnato dal sistema. Corrisponde alla data di fine della rata per cui si stanno inserendo le estensioni contabili. Campo facoltativo, derivato dal sistema dal progetto eventualmente indicato nel Tab Rata e modificabile da parte dell operatore. In ogni caso, può essere inserito in questo momento, tramite la funzione di ricerca. Campo facoltativo, derivato dal sistema dal Cig eventualmente inserito nel Tab Rata. Campo obbligatorio, non modificabile. Il sistema propone lo stato Non Contabilizzato. TAB COAN DELLA RATA Per inserire l estensione Coan è necessario posizionarsi nel Tab COAN e cliccare sul pulsante 38). (Fig. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 33/48

34 Figura 38 Il sistema presenterà una finestra apposita per la compilazione dei dati Coan in cui sarà necessario indicare l UA e l eventuale Dimensione Analitica. Inserite le informazioni necessarie si dovrà digitare sul pulsante Applica, come mostrato in Fig. 39. Figura 39 Il sistema presenterà una finestra intermedia in cui avvisa che le estensioni Coan sono state correttamente create, come mostrato in Fig. 40. Per chiudere il pannello, si dovrà cliccare sul pulsante OK. Figura 40 Per ogni rata, il sistema creerà le varie estensioni Coan in base alle voci indicate nelle estensioni Coge di ogni rata che si riferiscono a dei costi, come mostrato in Fig. 41 e sarà poi necessario salvare il lavoro effettuato cliccando sul pulsante Salva. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 34/48

35 Figura 41 Di seguito una breve spiegazione dei campi dell estensione Coan. Nr. Estensione Attivo/Passivo Percentuale Ammontare Esercizio UA Budget UA Numero progressivo, non modificabile, assegnato dal sistema in questo modo: il sistema valorizza il primo contatore con il progressivo del dettaglio e il secondo contatore con il progressivo della scomposizione Coan di dettaglio. Il valore è posto dal sistema. Assume sempre valore Passivo, a meno che non vi sia un valore a recupero. Il valore è posto dal sistema. Esso rappresenta la quota di incidenza del dettaglio Coan sull importo totale della riga. Il sistema inserisce in automatico il valore 100 quando tutto il valore della riga è imputato ad una sola estensione Coan. Questo valore viene abbassato dal sistema nel caso in cui si registrino più estensioni Coan per una singola riga di dettaglio. La somma delle percentuali delle varie estensioni Coan deve restituire 100. Campo obbligatorio. Il valore è posto dal sistema, ereditandolo dall importo inserito nel dettaglio Coge. L utente può abbassare l importo, nel caso in cui per una stessa riga di dettaglio si vogliano creare più dettagli Coan. A seguito della modifica dell importo, il sistema abbassa la percentuale di cui sopra Il sistema pone l esercizio uguale all anno di riferimento del Tab Testata. Campo non modificabile dall operatore. Campo obbligatorio, non modificabile. Il sistema naviga la struttura analitica e inserisce la UA di budget associata alla UE di riferimento. Campo obbligatorio. Il sistema identifica la UA dell estensione Coge associata al dettaglio DG selezionato: se questa UE è associata ad una sola UA, il sistema presenta questa UA e l operatore non può modificarla; se questa UE è associate a n UA, il sistema presenta queste UA e l operatore ne sceglie una, tramite la U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 35/48

36 Voce Coan Voce riclassificato Tipo Dimensione Analitica Dimensione analitica Progetto Unità lavoro Descrizione Data Inizio Data Fine Tipo Scrittura predecessore Stato funzione di ricerca. L operatore può sempre forzare il default e cercare una delle UA valide nell esercizio dell est Coan. Campo obbligatorio, valorizzato dal sistema, in base alle scelte di configurazione effettuate dall Ateneo. Il sistema presenta le voci Coan compatibili con le informazioni inserite nel contratto. Campo da compilare obbligatoriamente solo qualora l Ateneo abbia deciso di attivare tale parametro. È un valore che si riferisce alla riclassificazione del Piano dei conti Coan. Campo facoltativo. Se configurata a sistema, rappresenta una ulteriore dimensione di analisi utile alla contabilità analitica. Il sistema permette che su diversi tipi di dimensione analitica si possa ripartire l intero costo. Campo obbligatorio. Presenta le voci di dettaglio che specificano il Tipo dimensione analitica. Campo facoltativo, derivato dal sistema dal progetto eventualmente indicato nel Tab Rata e modificabile da parte dell operatore. In ogni caso, può essere inserito in questo momento, tramite la funzione di ricerca, scegliendo un altro tra quelli configurati nella UO, cui è associata la UA di budget dell est Coan. Si veda anche il Manuale Imputazione su più progetti. Campo facoltativo, derivato dal sistema dall unità di lavoro eventualmente indicata nel Tab Rata e modificabile da parte dell operatore. In ogni caso, può essere inserita in questo momento, tramite la funzione di ricerca. Campo facoltativo. Descrizione associata alla rata del contratto per la quale si sta creando l estensione contabile. Campo obbligatorio, assegnato dal sistema. Corrisponde alla data di inizio della rata di cui si stanno inserendo le estensioni contabili. Campo obbligatorio, assegnato dal sistema. Corrisponde alla data di fine della rata di cui si stanno inserendo le estensioni contabili. Campo facoltativo. Tale campo va valorizzato qualora si debbano associare al contratto delle scritture predecessore. Il sistema presenta i valori VINCOLO, ANTICIPATA, ANTICIPATA DI RIPOR- TO, e l operatore selezionerà un opzione tramite l apposito menù a tendina. Campo facoltativo. Tale campo va valorizzato qualora si debbano associare al contratto delle scritture predecessore. L operatore deve indicare Numero ed il Dettaglio, quest ultimo selezionabile tramite la funzione di ricerca. Campo obbligatorio, non modificabile. Il sistema propone lo stato Non Contabilizzato. Nel momento in cui si effettuerà la contabilizzazione Coan del DG, lo stato varierà in Contabilizzato. Inseriti i dati obbligatori dell estensione Coan, sarà i necessario salvare il lavoro effettuato cliccando sul pulsante Salva. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 36/48

37 1.13 Creazione scritture contabili Inserite le coordinate contabili si può creare la scrittura anticipata di Coan direttamente dal documento, in modo da impegnare il budget per il costo presunto del contratto. Per farlo è necessario scegliere dal menù a tendina posto in alto a destra, l operazione Crea scrittura Coan Anticipata Per Dg o l operazione Crea scrittura Coan Anticipata Dett Dg e digitando sul pulsante (Fig. 42). La prima operazione creerà un unica scrittura anticipata per tutto il contratto. La seconda creerà una scrittura per ogni rata del contratto. Per poter gestire eventuali modifiche future al contratto, una volta liquidate alcune rate., si consiglia, quindi, di scegliere la seconda operazione. Figura 42 Il sistema richiederà eventualmente l indicazione dell anno di registrazione e dell UA da utilizzare nella scrittura e poi apparirà un pannello intermedio, in cui si potrà scegliere se effettuare la registrazione con visore (visualizzando prima i dati della scrittura che il sistema salverebbe) o senza. Inoltre, all interno di tale pannello si deve attivare il flag nella riga relativa al contratto esplodendo il dettaglio con la freccia verde e selezionando le righe delle rate del contratto per le quali si vuole procedere a contabilizzazione (tutte o solo alcune) e poi digitare sul tasto (Fig. 43). Figura 43 Il sistema riporterà poi nella parte bassa del pannello la riga del contratto, da confermare per la contabilizzazione, dapprima attivando il flag nella riga relativa al contratto o alle singole estensioni del contratto, e poi digitando sul tasto (Fig. 44). U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 37/48

38 Figura 44 A questo punto se si è scelto di fare la scrittura senza visore il sistema comunicherà il numero della scrittura salvata;se, invece si è scelto di farla con visore apparirà un pannello intermedio in cui sarà mostrata la scrittura che verrà salvata e per salvarla sarà necessario digitare su. Per uscire dal pannello della scrittura salvata sarà necessario digitare alternativamente sui pulsanti, o. Salvata la scrittura contabile è possibile creare il compenso dalle rate del contratto. Per la creazione del compenso si veda l apposita scheda del manuale. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 38/48

39 1.14 Applica Conguaglio Ci può essere la necessità, di dover calcolare un conguaglio di tutte le somme liquidate al percipiente nell anno, senza avere più alcun compenso da liquidare. In questo caso è possibile creare un compenso apposito senza voci di trattamento economico, che lanci solo il calcolo del conguaglio. Ciò è possibile digitando il pulsante, come mostrato in Fig. 45 Figura 45 Cliccando su Applica Conguaglio, il sistema aprirà un pannello intermedio in cui l utente potrà selezionare l anno in cui deve essere creato il compenso con conguaglio. Nel pannello verrà proposto dal sistema l anno, che corrisponde all esercizio corrente, retrodatabile da parte dell utente, il quale potrà quindi inserire un anno precedente a quello proposto, ma mai un anno futuro (Fig. 46). Figura 46 Cliccando su Ok all indicazione dell anno, il sistema creerà, nell anno indicato, un DG Compenso in stato Bozza, non relazionato al contratto (Fig. 47), ricercabile tramite la funzione di ricerca dei DG Compenso. Figura 47 La descrizione del DG Compenso sarà Conguaglio contratto n. xx del gg/mm/aa Descrizione del Contratto. Il periodo di competenza del DG sarà pari alla data inizio validità del contratto per assicurare un corretto conteggio dei giorni di detrazione. Non sarà necessario inserire alcuna voce di compenso ma basterà completare e calcolare il documento. La creazione delle estensioni contabili seguirà le regole di un normale DG Compenso. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 39/48

40 1.15 Compenso a rettifica Può accadere che si renda necessario rettificare un compenso pagato ad un percipiente sbagliato oppure valori non dovuti per quel compenso. Se il compenso è già stato pagato dalla banca e/o è già stato incluso in un adempimento, allora in U-GOV non potrà essere effettuata alcuna modifica a quel compenso. In questi casi sarà sempre necessario creare un Compenso a rettifica per sistemare l errore commesso. La gestione corretta di tale modifica sarà sempre a cura dell operatore. Nel caso in cui sia necessario recuperare una somma da un percipiente per il cui ruolo l ateneo preveda il DG contratto obbligatorio, sarà possibile, a partire dal DG Contratto, gestire la creazione di un compenso con voci ad importo negativo. Tale funzionalità è attivabile direttamente dal contratto tramite il pulsante (Fig. 48). Figura 48 Cliccando su Compenso a rettifica, il sistema aprirà un pannello intermedio (Fig. 49) in cui l utente potrà selezionare l anno in cui deve essere creato il compenso a rettifica, le date inizio e fine e l importo. Nel pannello verrà proposto dal sistema l anno, che corrisponde all esercizio corrente, retrodatabile da parte dell utente, il quale potrà quindi inserire un anno precedente a quello proposto, ma mai un anno futuro. La data inizio e la data fine corrispondono alla data inizio e fine del compenso che occorre rettificare. L importo da rettificare va inserito con segno negativo. Figura 49 Cliccando su Ok, il sistema controlla che il periodo sia compreso nel periodo di competenza del contratto e creerà un DG Compenso in stato Completo, non relazionato al contratto (Fig. 50), ricercabile tramite la funzione di ricerca dei DG Compenso. Figura 50 La descrizione del DG Compenso sarà Rettifica contratto n. xx del gg/mm/aa Descrizione del Contratto. Tutte le voci di trattamento economico saranno ereditate dal contratto e le voci di compenso avranno importo negativo. La creazione delle estensioni contabili seguirà le regole di creazione di un normale DG Compenso. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 40/48

41 U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 41/48

42 1.16 Compenso voci variabili MATRICOLE CESSATE Nel caso in cui sia necessario recuperare delle voci variabili in stato X, create da CSA (ad esempio voci di assistenza fiscale), ma non siano previsti pagamenti ad un percipiente (matricole cessate) allora sarà possibile utilizzare un apposita funzionalità che consenta, a partire da un contratto, la creazione di un compenso che non prevede voci di compenso, ma l associazione delle voci di cui sopra. Tale funzionalità è attivabile direttamente dal contratto tramite il pulsante solo se esiste per il percipiente almeno una voce variabile in stato X e il percipiente non ha posizioni aperte per ruoli strutturati alla data inizio contratto. In caso di assistenza fiscale di matricole cessate, il sostituto può scegliere, per le dichiarazioni a credito, di operare l assistenza fiscale. La funzione di Travaso di CSA inserirà le voci di assistenza fiscale in stato E ; per poterle liquidare in U-GOV l utente dovrà modificare da CSA, lo stato della voce variabile da E a X e poi lanciare in U-GOV la funzione Compenso voci var. (Fig. 51). Figura 51 Cliccando su Compenso voci var, il sistema aprirà un pannello intermedio (Fig. 52) in cui l utente potrà selezionare le voci in stato X per quel percipiente, da agganciare al Compenso voci var. ed indicare l anno in cui deve essere creato il Compenso voci var. Nel pannello verrà proposto dal sistema l anno, che corrisponde all esercizio corrente, retrodatabile da parte dell utente, il quale potrà quindi inserire un anno precedente a quello proposto, ma mai un anno futuro. Figura 52 Cliccando su Ok, il sistema creerà un DG Compenso in stato Completo, non relazionato al contratto (Fig. 53), ricercabile tramite la funzione di ricerca dei DG Compenso. Figura 53 U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 42/48

43 La descrizione del DG Compenso sarà Recupero voci variabili contratto n. xx del gg/mm/aa Descrizione del Contratto. Per liquidare le voci, sarà necessario calcolare il documento. La creazione delle estensioni contabili seguirà le regole di un normale compenso. La funzione Aggancio voci liquidate di CSA, verificherà il completamento dell Assistenza fiscale, per i compensi che a- vranno la data validazione valorizzata. MATRICOLE NON CESSATE Dopo la procedura di Caricamento File da CAAF, Gestione assistenza fiscale (per memorizzare il risultato del Caricamento) e Travaso voci assistenza fiscale per inserisce le voci variabili di assistenza fiscale, sarà possibile in U-GOV Compensi, gestire casi di assistenza fiscale per matricole ancora in servizio. Le voci travasate da CSA verranno inserite: in stato E per le matricole che hanno una carriera solo in CSA; in stato E per le matricole che hanno una carriera sia in CSA che in U-GOV; in stato X per le matricole che hanno carriera solo in U-GOV. Le voci in stato X saranno liquidate, in U-GOV, alla prima rata di compenso utile. In U-GOV nel DG Compenso, dopo aver lanciato il Calcolo Compenso si aprirà una maschera come quella riportata in Fig. 54, in cui l operatore deve selezionare la voce Saldo IRPEF da Rimborsare. Figura 54 La voce 2731 risulterà quindi tra le voci calcolate (Fig. 55). U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 43/48

44 Figura 55 A questo punto in CSA Integrata, nell archivio delle voci variabili, sarà visibile la voce 2731 solo se viene selezionata l opzione Visualizza voci U-GOV. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 44/48

45 1.17 Contratto a titolo gratuito Qualora vengano stipulati contratti gratuiti in particolare nel caso di docenze gratuite, assimilate ad un rapporto di collaborazione a costo zero e assoggettate a copertura assicurativa INAIL totalmente a carico dell Ente, è possibile inserire in U-GOV tale tipologia contrattuale. Si tratta, comunque, di un inserimento dalle finalità meramente informative e documentative, data la sempre maggiore frequenza con cui viene stipulata tale tipologia contrattuale. L inserimento di un contratto a titolo gratuito, risponde a due esigenze: 1- un esigenza documentativa di avere all interno del modulo contratti la totalità dei contratti stipulati dall Ateneo e, di conseguenza, avere la visione completa dei rapporti in essere nell Ateneo, sia da U-Gov che da CSA. 2- calcolare l INAIL totalmente a carico dell ente per le docenze a titolo gratuito. In particolare, i contratti al personale a titolo gratuito, a parte alcune precisazioni che saranno ora riportate, si inseriscono con lo stesso procedimento previsto per i contratti a titolo oneroso. All atto della selezione del Ruolo nel Tab Percipiente, è necessario selezionare la codifica PX Collaboratori a titolo gratuito. In questo modo, nel Tab Contratto, il sistema attiverà il flag Contratto Gratuito e non permetterà di compilare i campi relativi agli importi del contratto: Lordo Percipiente e Lordo Ente, in quanto il soggetto non riceve alcuna remunerazione. Anche il campo Numero Rate che solitamente è un campo obbligatorio, sarà compilato di default dal sistema con 1, indipendentemente dalla Cadenza rate selezionato (Fig. 56). Figura 56 Nel Tab Trattamento Economico, l operatore dovrà inserire la necessaria voce di compenso, che servirà per registrare la voce sul liquidato (anche se l'importo del compenso è uguale a zero) e ne compilerà eventualmente anche il capitolo. Dopo aver inserito tutte le informazioni utili per la creazione del DG contratto e dopo aver calcolato le rate del contratto, inoltre, sarà possibile salvare e completare il DG, come un normale DG Contratto al personale. Il sistema nel Tab Rate calcolerà un'unica rata con importo a zero, non modificabile, per il periodo di competenza indicato nel contratto. Per le posizioni per cui è prevista la gestione INAIL, il sistema al calcolo delle rate, determinerà l imponibile INAIL per i mesi previsti nel periodo di competenza del contratto, indicando come ammontare il minimale valido per quel periodo dato che l importo del contratto è pari a zero. Inoltre completato il documento, il sistema creerà in CSA una carriera per la durata del contratto sul ruolo PX. Tale carriera potrà essere interrogata da tutti i moduli di U-GOV che gestiscano tale informazione (es. Didattica, Ricerca, ecc.). U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 45/48

46 Questa tipologia contrattuale, trattandosi di un contratto a titolo gratuito, non originerà alcuna movimentazione contabile e quindi non sarà necessario creare né le estensioni Coge e Coan, né le scritture contabili Coan. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 46/48

47 1.18 Report del DG ALL INTERNO DEL DG Dal DG Contratto al personale è possibile estrarre diverse tipologie di stampe (Fig. 57): Stampa Contratto: per la stampa del DG Contratto al Personale creato. Figura 57 Scelta la tipologia di stampa che si vuole estrarre, e selezionato il formato di visualizzazione (Adobe PDF o Rich Text Format), è necessario cliccare sul pulsante Il sistema, quindi, mostrerà un pannello intermedio in cui l operatore potrà decidere se visualizzare o annullare la visualizzazione della stampa selezionata. NELLE FUNZIONI DI RICERCA DEL DG Nelle funzioni di ricerca del contratto al personale, dopo aver indicato gli opportuni criteri di ricerca è possibile estrarre le seguenti stampe (Fig.58): Associazione Dg: per la stampa di tutti i DG eventualmente associati ai DG Contratto al Personale creati; Stampa Elenco: per la stampa dell elenco dei contratti estratti secondo i criteri di ricerca impostati; Stampa INAIL percipiente: per la stampa del dettaglio degli imponibili INAIL calcolati in ogni contratto intestato ad un determinato percipiente (anche liquidazioni di CSA); Elenco rate contratto da liquidare: tale report, in base ai contratti estratti secondo le condizioni di ricerca impostate, elencherà i contratti con rate ancora da liquidare, indicando il dettaglio delle rate per cui non si è ancora creato il compenso. Per poter produrre tale report, tra le condizioni di ricerca del contratto è stato aggiunto il Tab Criteri rata, in cui è possibile lanciare la ricerca per i criteri, importo rata, data inizio, data fine, data scadenza, imponibile INAIL, voce compenso; Stampa Elenco con Anagrafe Prestazioni: presenta l'elenco dei contratti estratti nelle condizioni di ricerca impostate che abbiano valorizzati i dati necessari per l'anagrafe delle prestazioni. La stampa si ottiene dettagliando le informazioni relative ad attività economica, tipo rapporto, modalità di acquisizione, N e data di autorizzazione dell'ente di appartenenza, IDAB ente di appartenenza, ID incarico. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 47/48

48 Figura 58 Scelta la tipologia di stampa che si vuole estrarre, e selezionato il formato di visualizzazione (Adobe PDF, Microsoft Excel o Rich Text Format), è necessario cliccare sul pulsante Il sistema, quindi, mostrerà un pannello intermedio in cui l operatore potrà decidere se visualizzare o annullare la visualizzazione della stampa selezionata. U-GOV RU - Ciclo Compensi - Creazione Contratto al Personale 48/48