ISIS C.Facchinetti Sede: via Azimonti, Castellanza Procedura Gestione Qualità. GESTIONE DEGLi AUDIT INTERNI ISIS C.

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1 ISIS C. FACCHINETTI : GESTIONE DEGLI AUDIT INTERNI PROCEDURA GESTIONE QUALITA FASI REDAZIONE VERIFICA APPROVAZIONE FUNZIONI RGQ RGQ DS DATE 25/05/11 25/05/11 25/05/11 NOMINATIVO ANNA MARIA BRESSAN CARLO FAMOSO CARLO FAMOSO FIRME Questa è emessa con distribuzione riservata e non può essere riprodotta senza il benestare scritto del Dirigente Scolastico. COPIA X Controllata Pagina 1 di 8

2 MODIFICHE AL DOCUMENTO Rev. Capitolo/Paragrafo Modificato 00 tutti Prima stesura del documento Descrizione Modifica 01 intestazione Cambiamento riferimento istituzionale Pagina 2 di 8

3 INDICE 1 SCOPO 4 2 CAMPO DI APPLICAZIONE 4 3 COMPITI E RESPONSABILITÀ 4 4 MODALITÀ OPERATIVE PROGRAMMAZIONE DEGLI AUDIT INTERNI PIANIFICAZIONE ED ORGANIZZAZIONE DEGLI AUDIT INTERNI ESECUZIONE DEGLI AUDIT INTERNI 6 5 RIFERIMENTI ED ALLEGATI 8 Pagina 3 di 8

4 1 SCOPO L Istituto C. Facchinetti pianifica ed esegue gli audit interni allo scopo di controllare periodicamente l attuazione e l adeguatezza del Sistema di Gestione per la Qualità e intraprendere, se opportuno, le necessarie Azioni Correttive. L audit consiste in un esame sistematico ed indipendente, teso a valutare se le regole generali e le procedure specificate risultino idonee ed adeguate al conseguimento degli obiettivi definiti nella Politica per la Qualità e se le stesse siano conosciute e applicate alle attività svolte. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Questa procedura si applica a tutti gli audit condotti per accertare lo stato del Sistema di Gestione per la Qualità ed interessano tutte le funzioni dell Istituto e le aree indicate nell organigramma al fine di valutare: la preparazione e l addestramento del personale; le modalità di gestione della documentazione e delle registrazioni; il grado di comprensione ed applicazione delle procedure/istruzioni del Sistema di Gestione per la Qualità; la conformità del servizio ai requisiti specificati; l efficacia dei processi e dei servizi attivati tenendoli sotto controllo ed analizzando gli indicatori ad essi collegati. 3 COMPITI E RESPONSABILITÀ Il Responsabile del Sistema Gestione Qualità (RGQ) ha il compito di: programmare gli audit del Sistema di Gestione Qualità; definire il gruppo per l audit; definire il responsabile del gruppo di audit garantendo l indipendenza di tale figura rispetto alla funzione verificata; controllare che tutte le funzioni verificate abbiano la documentazione di riferimento; archiviare i rapporti di audit. Pagina 4 di 8

5 Il Responsabile del Gruppo di audit (RGAI) ha il compito di: eseguire gli audit a lui assegnati; redigere i Rapporti di audit; eseguire il follow up relativamente la funzione verificata; redigere un breve rapporto sul personale in addestramento. Tale rapporto viene archiviato da RGQ e inserito in copia nel fascicolo personale di chi è addestrato. 4 MODALITÀ OPERATIVE 4.1 PROGRAMMAZIONE DEGLI AUDIT INTERNI Gli audit del Sistema Gestione Qualità sono coordinati dall RGQ e condotte da personale addestrato e indipendente dall attività soggetta a verifica. L RGQ stabilisce e sottopone ad approvazione del GAI un Piano Generale degli audit Interni (PGA Q13). Tale Piano Generale è steso ad inizio anno scolastico sulla base di eventuali linee ed indicazioni emerse dal riesame di fine anno precedente (maggio-giugno). Il Piano Generale è redatto in modo da prevedere almeno un audit l anno per ciascun processo. Nel Piano Generale viene definita la scansione temporale, il processo verificato, l obiettivo della verifica e le risorse necessarie. Tale Piano Generale non è limitante; infatti l RGQ ha l autorità di promuovere audit non programmati, e quindi non presenti in pianificazione, comunicando alle funzioni da verificare la data dell audit con almeno sette giorni di anticipo. Gli audit non pianificati si effettuano quando si ritenga necessario controllare l applicazione del Sistema Qualità, vi siano motivi per dubitare dell efficacia del Sistema Qualità, oppure dopo variazioni sostanziali delle Procedure. Inoltre il Piano Generale può essere aggiornato nell arco dell anno. Gli audit sono condotti dal Gruppo di Audit (GAI); un membro del gruppo svolge il ruolo di RGAI (Responsabile del Gruppo di Audit). Il personale incaricato dell audit è addestrato in maniera adeguata all adempimento di questa attività mediante partecipazione ad un corso sul audit di almeno 10 ore e con almeno due audit di prova svolti con affiancamento di personale esperto. L RGQ e gli altri membri del Gruppo di Audit riportano l addestramento e la formazione avute nell ambito degli audit come competenza acquisita nella scheda personale che viene compilata ogni anno. Pagina 5 di 8

6 L RGQ definisce la composizione del GAI ed indica il RGAI per ogni processo verificato. Il GAI può essere formato da una o più persone appartenenti a qualsiasi campo di attività ad esclusione del personale avente responsabilità diretta nell esecuzione delle attività sottoposte ad audit. Nella scelta del personale si tiene conto di capacità particolari, di corsi tecnici specialistici effettuati, di precedenti esperienze, delle caratteristiche personali e del grado di istruzione. Qualora il GAI nel suo complesso non copra le competenze necessarie è possibile includere gli ESPERTI TECNICI, persone non addestrate a conoscere le norme ISO ma competenti nel settore oggetto di audit. Inoltre si può includere nel GAI personale in addestramento interno all Istituto ( AUDITOR IN ADDESTRAMENTO) che non può operare in autonomia. L Istituto può incaricare un ESPERTO ESTERNO per svolgere attività di audit, come componente del GAI o come RGAI. Per ogni audit viene predisposto un Piano Dettagliato (PDA Q6). Tale Piano Dettagliato di Audit contiene:i macroprocessi auditati, l obiettivo generale dell audit, gli obiettivi specifici, il luogo e la data, il personale coinvolto, il gruppo di audit con il committente, i documenti di riferimento. Il Piano Dettagliato di Audit, redatto dall RGQ, viene approvato dal GAI e dal committente, firmato dall RGQ e dal DS, comunicato alle persone soggette ad audt. 4.2 PIANIFICAZIONE ED ORGANIZZAZIONE DEGLI AUDIT Per l esecuzione di un audit l RGQ deve: assegnare il numero progressivo di audit a per permetterne la successiva registrazione; selezionare il personale che farà parte del GAI e coordinarne l eventuale formazione; individuare il Responsabile del GAI (RGAI); confermare con il Responsabile del processo interessato all audit, la data di esecuzione dello stesso; assicurare che gli eventuali membri del GAI abbiano a disposizione tutte le informazioni sull attività da auditare: Procedure del Sistema Gestione Qualità, Istruzioni Operative, normative, documenti, precedenti RAI, Richieste di Azioni Correttive, ecc. 4.3 ESECUZIONE DEGLI AUDIT L esecuzione degli audit prevede tre fasi: a. INCONTRO INTRODUTTIVO Pagina 6 di 8

7 Viene tenuta una breve riunione preliminare tra il GAI e il Responsabile di processo sottoposto d audit allo scopo di illustrare l oggetto dell audit e di concordare la sequenza e la durata dell incontro. La riunione può essere sostituita da una comunicazione scritta inviata a tutte le persone coinvolte nell audit. b. ESECUZIONE DELL AUDIT L audit ha lo scopo di: riesaminare le Procedure e le Istruzioni Operative del Sistema Gestione Qualità per valutarne la completezza e l adeguatezza; verificare nelle aree di lavoro la corretta esecuzione delle operazioni in conformità alla suddetta documentazione; esaminare la documentazione a disposizione del personale ed il livello di comprensione della stessa; ricontrollare a campione la documentazione già sottoposta a controlli e accettata, per verificare la corretta applicazione delle procedure di controllo e dei criteri di accettazione. c. STESURA DEL RAPPORTO DI AUDIT Al termine della fase di verifica, il RGAI redige un rapporto formale che può essere di due tipi: rapporto singolo alla persona coinvolta nella visita, nel caso in cui si ritenga importante sottolineare alcuni aspetti da migliorare rapporto globale sul processo esaminato In entrambi i casi viene utilizzato lo stesso modulo RAU Q12 che contiene: il processo verificato; la composizione del gruppo di audit con l indicazione del RGAI; l oggetto dell audit ( evidenza dei controlli effettuati) e le eventuali Osservazioni o Raccomandazioni i rimandi ai Rapporti di Non Conformità; la firma del RGAI, dell eventuale persona auditata (se il rapporto è singolo) e del RGQ per l archiviazione. Pagina 7 di 8

8 A conclusione dell audit e dopo aver redatto il rapporto, in un momento successivo, si procede alla consegna della/e copia/e del/i rapporto/i. Il rapporto singolo viene consegnato dal DS alla persona interessata perché si possa illustrare i dati emersi, chiarire dubbi ed invogliare al miglioramento. Il rapporto globale viene pubblicato all albo delle comunicazioni dei docenti e degli Ata. Il RGAI è a disposizione per chiarimenti. L RGQ, a conclusione dell operazione, appone la propria firma e procede ad archiviare il/i modulo/i conservandolo/i secondo le modalità previste per le registrazioni. Nel caso di Non Conformità rilevate, trascorso l intervallo di tempo indicato nel Rapporto di Non Conformità o di Azione Correttiva, il RGAI esegue una successiva attività di verifica del processo interessato (follow up), al fine di accertare l attuazione e l efficacia del trattamento o dell azione correttiva. 5 RIFERIMENTI ED ALLEGATI Codice PGQ GDD 4.1 PGQ GDR 4.2 PGQ GNA 10.2 PGA Q13 PDA Q6 RAU Q12 Titolo Gestione dei Documenti Gestione delle Registrazioni Gestione delle Non Conformità, Gestione delle Azioni Correttive, Gestione delle Azioni Preventive Piano Generale di audit interno Piano Dettagliato di audit interno Rapporto di audit interno I moduli allegati alla presente procedura costituiscono documentazione esterna con proprio indice di revisione e di aggiornamento. Gli stessi sono elencati nel modulo EGD Q 14 che raccoglie tutti i moduli del Sistema Gestione Qualità. Pagina 8 di 8