1. Devo essere connesso ad Internet per utilizzare il Servizio di tuotempo?

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2 1. Devo essere connesso ad Internet per utilizzare il Servizio di tuotempo? Si. tuotempo è un servizio interamente ospitato sui nostri computer in un Data Center di massima sicurezza ed affidabilità. Per accedere a tuotempo si deve disporre di una connessione Internet attiva. 2. Che tipo di connessione è necessaria per utilizzare il Servizio di tuotempo? Il sistema funziona perfettamente con una qualunque connessione a Banda Larga, come le ADSL Flat (Tiscali, Alice, etc.) che per un costo medio di circa 19 /mese permettono di essere sempre connessi. E possibile effettuare il periodo di prova anche con connessioni dial-up (via telefono), ma questa modalità non è pratica nel lungo periodo se si vuole rimuovere l agenda cartacea. 3. Cosa accade se la connessione ad Internet si interrompe? Ogni sera tuotempo invia per posta elettronica una vista riassuntiva delle prenotazioni previste per le 4 settimane successive. Le connessioni ADSL standard possono avere interruzioni di servizio per un massimo di qualche ora al mese. In queste rare circostanze si può stampare l agenda e continuare a prendere prenotazioni, appuntandole sulla stampa. Quando la connessione viene ristabilita si aggiungono le nuove prenotazioni sul sistema. 2

3 4. Che vantaggio ho ad usare il servizio via Internet? Il vantaggio è che non ho un nulla da installare, nulla da acquistare, non devo effettuare aggiornamenti periodici, non devo ripartire da zero se cambio Computer. Tutto risiede in un ambiente sicuro e dedicato, con copie di sicurezza giornaliere ed aggiornamenti automatici. 5. Cosa accade se ho un problema? Contatto il Supporto Clienti che via Internet accede direttamente al mio ambiente ed interviene immediatamente. Non devo più attendere che un tecnico venga di persona (a pagamento) per risolvere problemi che spesso non ho generato. 6. Il mio software di gestione della cartella clinica include già un agenda elettronica. Perchè dovrei usarne un altra? I software di gestione della cartella clinica sono progettati per registrare informazioni e attività di diagnostica e cura del cliente, svolte all interno del. Sono quindi progettati per risiedere sui computer della rete locale e per permetterne l accesso solo dall interno. Non sono progettati per dialogare ed interagire con il cliente. L agenda elettronica di questi sistemi è un appendice raramente usata perchè: o Il cliente non può vederla o I medici non possono vederla o I clienti non possono prenotarsi In pratica non è accessibile a chi ha maggiore interesse a consultarla. 3

4 7. Il mio software di gestione della cartella clinica mi permette già di inviare gli SMS. Perchè dovrei usare un altro sistema? Per usarli dovreste utilizzare la loro agenda elettronica. Noi lo sconsigliamo per i motivi presentati al punto precedente (6). Inoltre tuotempo è un servizio specializzato, quindi può garantirvi: o Il minor costo sul mercato per SMS inviato o Possibilità di visualizzare sull agenda se l SMS è stato consegnato o Possibilità di richiedere al cliente una risposta di conferma via SMS o Possibilità di inviare SMS anche a cellulari internazionali (turisti o residenti temporanei) 8. Come posso essere sicuro che il messaggio SMS che ricorda l appuntamento sia stato consegnato? tuotempo invia gli SMS solo attraverso gli operatori di telefonia in grado di verificare la ricezione del messaggio e di informare in caso l invio non sia andato a buon fine (numero errato, telefono non raggiungibile, etc). Lo stato dell invio è visibile sull agenda per sapere su quali casi è necessario intervenire. 9. Posso chiedere ai miei clienti di rispondermi via SMS per comunicarmi conferme o variazioni? E possibile inviare messaggi ai propri clienti richiedendo una risposta. Ad esempio si può includere nel messaggio che ricorda l appuntamento la richiesta di rispondere in caso si voglia cancellare l appuntamento. tuotempo riceve i messaggi, li elabora e vi avvisa se necessario. 4

5 10. I dati dei miei clienti sono già su un altro sistema. Devo replicarli? E normale che abbiate già altri sistemi per la gestione clinica ed amministrativa dei clienti. tuotempo non si sovrappone ad essi. Per ogni cliente ha solo bisogno di 3 informazioni (nome, cognome e numero cellulare) più, se disponibile, l . Queste informazioni le recuperiamo automaticamente dai vostri sistemi durante l attivazione. 11. Ho bisogno del consenso esplicito dei miei clienti per utilizzare tuotempo? tuotempo non utilizza nelle comunicazioni dati sensibili, che possano rivelare lo stato di salute del cliente. Ad ogni modo si consiglia di chiedere il consenso ai clienti a far utilizzare da tuotempo alcuni dati personali (nome, telefono e ) al fine di inviare comunicazioni di loro interesse. In Italia è previsto (art.81 del dgl 196/03 anche detto Testo Unico sulla Privacy) che il consenso venga dato oralmente, per facilitare l introduzione di nuovi servizi in ambito sanitario che utilizzano reti elettroniche (come Internet) ai cittadini. E sufficiente avvisare il cliente quando chiama per prenotare che, se non ha nulla in contrario, riceverà da tuotempo una comunicazione via SMS, e registrare il consenso nel sistema. Solo allora i dati del cliente che risiedono nel sistema diventano utilizzabili. Chi preferisce l autorizzazione scritta, può far firmare il consenso quando il cliente si presenta per l appuntamento. Maggiori informazioni sulla Procedura Operativa sono disponibili nel documento Trattamento dei Dati e Tutela della Privacy. 5

6 12. Se i miei clienti non vogliono ricevere comunicazioni, cosa devono fare? tuotempo è impegnato al rispetto assoluto della Privacy è quindi richiede che il cliente abbia sempre la possibilità di esprimere la proprie preferenze su cosa ricevere. Gli utenti possono personalizzare o eliminare le comunicazioni, per telefono, su Internet, via o via SMS in ottemperanza alle normative Europea anti-spam (sulle comunicazioni non sollecitate). 13. Cosa accade se decido di sospendere il servizio? Nulla. Con un preavviso di 30 giorni rispetto alla scadenza del contratto (la cui durata massima è annuale) posso interrompere l utilizzo del servizio ricevendo una copia di tutti gli appuntamenti pianificati. 14. In quanto tempo l ambulatorio del mio Centro può essere operativo? Entro 2 ore siamo in grado di attivare il servizio, formare chi gestisce le prenotazioni e,se necessario, importare le informazioni che servono sui vostri clienti. 6

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