"L'accesso ai documenti del condominio" Colombo Carlo ANACI LECCO

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1 "L'accesso ai documenti del condominio" Colombo Carlo ANACI LECCO Mi e stato affidato il compito di parlarvi del tema dell accesso ai documenti del condominio, vorrei premettere che non intendo e non sono in grado di dare lezioni a nessuno di voi ma mi limitero ad esaminare, analizzare accuratamente cio che le vigenti leggi, ed in particolare la legge di riforma del condominio, prevedono in materia. Come sapete quando l assemblea condominiale delibera la nomina dell amministratore tra il condominio e l amministratore medesimo si instaura un rapporto di fiducia che viene regolato dalla legge come un contratto di mandato con rappresentanza ; il codice civile stabilisce che il mandatario (l amministratore) deve svolgere i propri compiti diligentemente in caso contrario risponde nei confronti del mandante, e che al mandante, cioe ai condomini, spetta in ogni tempo il potere di vigilare e controllare l'attività dell'amministratore; è opportuno evidenziare, che tale potere dei condomini va comunque sempre esercitato in modo da non interferire con i compiti dell'amministratore e in modo da non contrastare con il principio di correttezza, che deve sempre essere presente nei rapporti interpersonali; va da sé che, per poter rendere effettivo tale potere di vigilanza e controllo, deve conseguentemente essere riconosciuto ai condomini di poter accedere, agevolmente ed in ogni tempo, alla documentazione del condominio, documentazione che e detenuta e custodita dall'amministratore in forza del mandato ricevuto, ma che rimane di proprietà comune degli stessi condomini. Mi è capitato di raccogliere lamentele da parte di condomini non miei amministrati (che si rivolgono al mio ufficio per pareri o consulenze) che si vedono opporre un rifiuto, spesso non motivato, alla loro richiesta di visionare e/o di estrarre copia dei documenti condominiali, cio anche in presenza di esplicita e specifica richiesta all'amministratore del proprio condominio. Diciamo subito che un tale comportamento dell'amministratore si pone in contrasto con i diritti e le facoltà che la legge attribuisce ai singoli condomini; in verità, in merito al riconoscimento dell'ampiezza e delle modalità di esercizio del diritto dei condomini di poter visionare ed estrarre copia della documentazione condominiale la giurisprudenza non ha sempre avuto lo stesso orientamento, condizionando in negativo i comportamenti di molti amministratori che ancora oggi manifestano resistenze o addirittura ignorano le richieste di accesso ai documenti condominiali. Fino a non molti anni fa la giurisprudenza adottava un orientamento piuttosto restrittivo che concedeva, normalmente, al singolo condomino il potere di visionare la documentazione condominiale solo in sede di rendiconto annuale presentato dall'amministratore nell'assemblea ordinaria di approvazione del bilancio, mentre, all'infuori di tale sede, il suo diritto di ottenere dall'amministratore l'esibizione dei determinati documenti contabili poteva essere riconosciuto solo a condizione che venisse dal condomino addotto e dimostrato uno specifico interesse al riguardo. A seguito di sentenze di Cassazione emesse piu di recente (n del 26 agosto 1998) si è andato, invece, nel corso del tempo formando un più estensivo e più condivisibile

2 orientamento giurisprudenziale, il quale attribuisce ad ogni condomino il diritto di visionare ed estrarre copia della documentazione condominiale conservata dall'amministratore in ogni momento e senza la necessità di dover giustificare le ragioni della propria richiesta, sempre che tali richieste non abbiano lo scopo di creare intralcio alla gestione condominiale (nella nostra vita professionale ci sara sicuramente capitato anche questo) A mettere un po di ordine nella materia ha provveduto la recente legge sulla riforma del condominio che interviene in modo chiaro e completo sul tema dell accesso ai documenti del condominio; il tentativo e quello di rendere il rapporto fra amministratore di condominio e amministrati piu trasparente consentendo all amministratore di rendere conto della sua attivita in modo piu moderno ed efficace e ai soggetti aventi diritto di verificare in tempi certi e in modo concreto l attivita del proprio amministratore. Il legislatore e pertanto intervenuto in vari punti della norma condominiale disegnando un quadro organico che persegue l obbiettivo di migliori e piu facili controlli e in definitiva di maggiore trasparenza di gestione. Poiche come vi dicevo in premessa non sono io a dover insegnare nulla a voi colleghi mi sembra interessante ed utile analizzare in sequenza le varie modifiche introdotte al codice civile e alle relative disposizioni di attuazione; scorrendo i vari punti della riforma si percepisce meglio l obbiettivo che la nuova norma intende perseguire, vediamoli in dettaglio, si inizia con l Art (Nomina, revoca ed obblighi dell amministratore) punto 2) Contestualmente all accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell incarico, l amministratore comunica i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata. punto 5) Sul luogo di accesso al condominio o di maggior uso comune, accessibile anche ai terzi, è affissa l indicazione delle generalità, del domicilio e dei recapiti, anche telefonici, dell amministratore. punto 7) L amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino può accedervi per prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica. punto 8) Alla cessazione dell incarico l amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi.

3 punto 14) L amministratore, all atto dell accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l importo dovuto a titolo di compenso per l attività svolta. Si prosegue con il nuovo articolo 1130 del codice civile dell amministratore). (Attribuzioni punto 8) conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell edificio e del condominio punto 9) fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso; «Art bis. (Rendiconto condominiale). punto 1) I condomini e i titolari di diritti di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione. E si conclude con le disposizioni di attuazione del codice civile col nuovo articolo 71 ter: Su richiesta dell assemblea, che delibera con la maggioranze di cui al secondo comma dell articolo 1136 del codice, l amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio, ad accesso individuale protetto da una parola chiave, che consente agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei rendiconti mensili di cui all articolo 1129, settimo comma, dei documenti di cui all articolo 1130, numeri 7), 8), 9 e 10), del codice e degli altri documenti espressamente previsti dalla delibera assembleare. L aggiornamento del sito avviene con cadenza mensile, salvo diversa previsione dell assemblea. Le spese per l attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini. Come si puo notare si e passati da una legislazione che nulla prevedeva ad un impianto normativo che pone in capo all amministratore precisi obblighi nei confronti degli amministrati i cui diritti vengono abbondantemente ampliati rispetto a quanto avvenuto fino a giugno 2013, analizziamo i singoli articoli della materia: Art punto 2) Contestualmente all accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell incarico, l amministratore comunica i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, anche la sede legale e la denominazione, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata. Al momento della nomina l amministratore deve informare i condomini sulle modalita di esercizio del diritto di accesso ai documenti del condominio, bisogna comunicare il luogo, i giorni e gli orari in cui ogni condomino, previa formale richiesta all amministratore, puo prendere visione dei seguenti documenti: -Registro dell anagrafe condominiale -Registro dei verbali di assemblea -Registro di nomina e revoca dell amministratore

4 -Registro di contabilita Nel REGISTRO ANAGRAFE devono essere annotati i dati completi COMUNICATI DAI CONDOMINI ALL AMMINISTRATORE dei titolari dei diritti reali e di diritti personali di godimento (anche usufruttuari e inquilini, quindi): nome cognome, ragione sociale, nascita, residenza, codice fiscale, ed inoltre dati catastali di OGNI UNITA IMMOBILIARE. Il condomino non è tenuto a trasmettere copia del contratto di locazione; basterà la sola comunicazione dei dati dell inquilino. Ricordo che in caso di mancata comunicazione dei dati l amministratore li deve ricercare con i mezzi consentiti addebitando le relative spese agli inadempienti. La legge ha chiarito che, relativamente alle condizioni di sicurezza, nel registro anagrafe vanno annotati o allegati solo i dati/documenti relativi alle parti comuni condominiali e agli impianti comuni. Il REGISTRO VERBALI ASSEMBLEE sostanzialmente lo conosciamo e la legge prevede che allo stesso sia allegato il regolamento di condominio (se adottato) C e poi il nuovo REGISTRO DI NOMINA E REVOCA DELL AMMINISTRATORE del condominio; su questo registro sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di provvedimento giudiziale. L Amministratore sarà dunque tenuto a redigere e a conservare un apposito registro nel quale annotare tutti i dati richiesti dalla legge si avrà così una cronistoria precisa ed aggiornata di tutti gli amministratori che si sono succeduti nella amministrazione del condominio, dei quali si conosceranno sia le modalità di nomina e sia quelle di loro sostituzione. Altro REGISTRO da tenere e quello di CONTABILITA dove devono essere annotati tutti i movimenti in ordine cronologico delle entrate e delle uscite e tale annotazione dovrà avvenire entro 30gg dalla loro effettuazione. Come si può facilmente rilevare vi sono alcuni punti di particolare difficoltà sia di interpretazione che di applicazione pratica. Innanzitutto si deve comprendere cosa si intende per movimento di entrata e di uscita; si deve comprendere bene il significato di tale terminologia applicata al condominio, per capire se tali registrazioni dovranno seguire il principio di cassa o di competenza ; il mio parere (concorde con quanto sottolineato in piu occasioni anche dai centri studi ANACI) e che al termine dell esercizio annuale si debbano registrare come movimento di gestione anche le fatture pervenute e non ancora pagate; anche perché le stesse, dovranno essere evidenziate negli altri documenti di rendiconto. La cosa importante e di difficile applicazione è il termine dei 30 giorni per la registrazione dei movimenti. E un termine sicuramente restrittivo, e che è stato previsto in correlazione al potere/facoltà dato al condomino dalla stessa riforma, di controllare, anche on-line, la gestione contabile dell Amministratore; cio puo essere difficoltoso soprattutto per i condominii con un numero elevato di movimenti.

5 Quindi la prima importante novita introdotta dalla legge e che all atto della nomina il nuovo amministratore deve informare dettagliatamente i condomini sulle modalita e luogo per accedere ai documenti condominiali che ho sommariamente sopra descritto; Un altro aspetto da sottolineare riguarda il chi ha diritto di accedere ai documenti condominiali: il comma 2 art 1129 che stiamo analizzando parla di ogni interessato mentre il comma 1 art 1130 bis (laddove si parla di rendiconto e giustificativi di spesa) che vedremo successivamente parla de.. i condomini e i titolari di diritti di godimento sulle unità immobiliari Si puo ragionevolmente affermare che: Proprietari, inquilini, comodatari, usufruttuari, nudi proprietari, superficiari tutti i titolari di diritti reali e di godimento possono accedere ai documenti del condominio e ottenerne copia, in ogni momento, per ogni genere di documentazione condominiale si tratta a mio avviso di un obbligo di legge che spinge il moderno professionista verso un nuovo approccio gestionale del condominio e porta all inevitabile superamento della ancora molto diffusa pratica dell amministrare senza preoccuparsi di rendere conto puntualmente ai propri amministrati; e un obbligo di legge che impone a tutti noi di essere piu precisi e corretti nel nostro lavoro di amministrazione e che nel tempo consentira di elevare il livello di professionalita degli amministratori a danno dei dopolavoristi e degli amministratori improvvisati o trafficoni ; il legislatore ha ritenuto talmente importante la nuova previsione normativa che l incompleta o inesatta comunicazione dei dati relativi a luogo, giorni e orari in cui ogni condomino puo prendere visione dei documenti condominiali e considerata grave irregolarità (art punto 8) che potrebbe consentire ai condomini la richiesta all autorita giudiziaria di revoca dell amministratore Quindi attenzione: all atto della nomina o del rinnovo comunicare sempre (meglio se sul verbale di assemblea) luogo, giorni e orari in cui ogni condomino puo prendere visione dei documenti condominiali Si collega a questo punto l obbligo dell affissione sul luogo di accesso al condominio o di maggior uso comune della targhetta con l indicazione delle generalità, del domicilio e dei recapiti, anche telefonici, dell amministratore. Art punto 7) L amministratore è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; ciascun condomino può accedervi per prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica. Altra grossa novita il comma 7; da giugno 2013 ogni singolo condominio deve avere un proprio conto corrente; probabilmente nella nostra realta tutti gli amministratori operavano gia con un conto corrente per ogni condominio e quindi questa non e una grande novita ;

6 sottolinerei invece l obbligo di far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio sul conto corrente forse questo non riusciamo ancora a farlo in modo sistematico, ma la legge e molto chiara e se poi analizziamo il fatto che ciascun condomino puo accedere all estratto conto corrente per prendere visione ed estrarre copia allora bisogna che il nostro modo di operare sia drasticamente rispettoso di questa previsione legislativa; e il legislatore rafforza questo obbligo di gestire il condominio con un conto corrente dedicato prevedendo grave irregolarità (art punto 3) che potrebbe consentire ai condomini la richiesta all autorita giudiziaria di revoca dell amministratore la mancata apertura ed utilizzazione del conto corrente (postale o bancario); non basta quindi aprire il conto corrente va anche utilizzato al massimo! Pertanto qualsiasi movimento in entrata e in uscita deve transitare sul conto corrente condominiale e ogni condomino puo prendere visione e copia, presso l amministratore, del relativo estratto conto Interessante quanto successo recentemente (tratto dalla rivista della ANACI Milano); l ABF (Arbitro Bancario Finanziario) ha recentemente confermato il principio (gia espresso in una sua decisone n 814 del ) secondo cui ogni condomino deve avere diritto di ottenere direttamente dall istituto bancario la consegna di copia degli estratti di conto corrente intestato al condominio nel quale abita, e qualche condomino si e recato in banca forte di questo comunicato pretendendo direttamente dalla banca copia dell estratto conto del suo condominio personalmente concordo che i condomini l estratto conto lo debbano chiedere, come prevede l articolo della riforma che stiamo esaminando, all amministratore ma mi permetto di proporre anche una riflessione piu avanzata: se l amministratore gestisce il condominio rispettando quanto previsto dalla legge cioe facendo transitare ogni movimento sul conto corrente, tenendo in modo corretto e puntuale il registro di contabilita dove e il problema se un condomino chiede la copia dell estratto conto corrente direttamente alla banca? Secondo me l evoluzione normativa e l evoluzione sociale devono portarci a ragionare ed operare in modo diverso da come abbiamo ragionato e operato fino ad oggi; dobbiamo capire che oggi e fondamentale la trasparenza nei confronti dei nostri clienti e dobbiamo metterci nelle condizioni di non dover piu temere o resistere di fronte alle sempre maggiori richieste di chiarezza che provengono dai condomini e che la riforma del condominio ha inteso disciplinare ed assecondare. Vediamo ora i commi 8 e 14 dell art Art punto 8) Alla cessazione dell incarico l amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi. Art punto 14) L amministratore, all atto dell accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l importo dovuto a titolo di compenso per l attività svolta.

7 Sempre in tema di documentazione condominiale il comma 8 interviene su un punto che spesso e oggetto di contenziosi fra colleghi al momento del passaggio di consegne, e ormai consolidato il fatto che la documentazione condominiale appartiene al condominio e non all amministratore, la legge si preoccupa di ribadire l obbligo di consegnare al nuovo amministratore tutti i documenti prodotti nel corso della propria gestione, si precisa che non sono dovuti ulteriori compensi; rinvio al termine del mio intervento la riflessione su questa norma e su quella prevista al comma 14 Si prosegue con il nuovo articolo 1130 del codice civile dell amministratore). (Attribuzioni punto 8) conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell edificio e del condominio punto 9) fornire al condomino che ne faccia richiesta attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso; Se il comma 8 riguarda piu che altro l obbligo dell amministratore di conservare la documentazione condominiale, sia quella relativa alla sua gestione che quella riguardante la certificazioni degli impianti e la documentazione tecnica in generale, il comma 9 ci interessa maggiormente poiche riconosce un ulteriore diritto di accesso ai condomini: i condomini hanno diritto di verificare lo stato dei pagamenti degli oneri condominiali. Per come e formulata la norma non e chiaro se l attestazione che e obbligato a rilasciare l amministratore riguardi solo la posizione del richiedente oppure sia relativa ai pagamenti di tutti i condomini; la mia interpretazione, tenuto conto di quanto complessivamente previsto dalla riforma, e che ogni condomino possa assumere informazioni circa lo stato dei pagamenti degli oneri condominiali da parte di tutti i partecipanti al condominio «Art bis. (Rendiconto condominiale). punto 1) I condomini e i titolari di diritti di godimento sulle unità immobiliari possono prendere visione dei documenti giustificativi di spesa in ogni tempo e estrarne copia a proprie spese. Le scritture e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni dalla data della relativa registrazione. Il nuovo articolo 1130 bis al comma 1 stabilisce innanzitutto che le scritture contabili e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni; finalmente si chiarisce un aspetto che ognuno ha sempre interpretato un po a modo suo. a partire dal giugno 2013 contabilita e pezze giustificative del rendiconto condominiale vanno conservati per un periodo di dieci anni Sottolineo ancora la novita formalizzata da questo comma 1 art 1130 bis che i condomini e i titolari di diritti di godimento (quindi Proprietari, inquilini, comodatari, usufruttuari, nudi proprietari, superficiari ) possono prendere visione della documentazione di spesa in qualsiasi momento;

8 cade definitivamente la prassi di mettere a disposizione le fatture e i giustificativi solo nel periodo fra la convocazione e la tenuta dell assemblea come si e sempre usato fare fino ad oggi ACCESSO AI DOCUMENTI E PRIVACY E risaputo che nei casi di contenzioso fra amministratore e amministrati laddove l amministratore oppone resistenze a consentire l accesso agli atti condominiali la motivazione piu gettonata fa sempre riferimento a non meglio identificati motivi di privacy. Il Garante della privacy, nella propria guida orientativa, ha ricordato che ogni comproprietario può conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all amministratore. A prevalere, in questo caso, è il principio della trasparenza nella gestione condominiale: l eventuale richiamo alla privacy per impedire la conoscenza di queste informazioni è fuori luogo Chiarito ciò è utile domandarsi: tutti i condomini hanno diritto di accedere a tutti documenti? o meglio, è necessario bilanciare il diritto d accesso alla documentazione con quello alla riservatezza? sicuramente SI Nella guida orientativa, succitata, pubblicata sul sito dell Autorità Garante, si legge che ciascun condomino, ma anche ogni partecipante alla vita condominiale (ad esempio l inquilino conduttore di un immobile), ha diritto di sapere se esistono dati personali che lo riguardano e di averne copia in forma intelligibile. Presentando domanda all amministratore, l interessato può quindi accedere a tutti i dati a lui riferiti (sono esclusi da questa richiesta i dati personali riferibili ad altri condòmini singolarmente intesi o all intero condominio). In caso di mancato o inidoneo riscontro, il cittadino può rivolgersi al Garante o all autorità giudiziaria. Insomma si può sapere tutto del condominio e delle informazioni che il condominio ha sul richiedente ma nessun condomino ha diritto a sapere tutto di tutti. I singoli condòmini non possono appellarsi al cosiddetto diritto di accesso ai dati previsto dalla normativa privacy (art.7 del Codice) per consultare le informazioni riferibili all intero condominio: ad esempio, il contratto di affitto di un appartamento di proprietà condominiale stipulato con un soggetto terzo. Tale specifico diritto, infatti, spetta all amministratore (o altra persona munita di apposito incarico da parte del condominio), mentre il singolo condomino può richiedere l accesso solamente ai propri dati personali. Nel garantire il diritto di accesso ai documenti occorre quindi prestare molta attenzione a non consentire la consultazione dei dati non previsti dalla legge di riforma sul condominio; mi viene per esempio il dubbio, visto che tutti quanti abbiamo chiesto ed inserito nel registro di anagrafe condominiale i recapiti telefonici fissi/cellulare o le mail dei condomini, se l accesso al registro anagrafe (che per legge non prevede questi dati) debba essere completo o riferito ai soli ed esclusivi dati previsti dalla legge (generalità, codice fiscale, residenza/domicilio, dati catastali). Richiamo in sintesi alcune attenzioni suggerite nella guida orientativa del Garante privacy : È vietato, ad esempio, riportare in fogli cartacei o elettronici condominiali, vicino a nomi di condòmini o inquilini, annotazioni personali quali single, non verrà all assemblea, va in vacanza a giugno, risponde sempre la segreteria.

9 Bacheche condominiali: attenzione che avvisi e documenti esposti in bacheca condominiale non contengano mai riferimenti diretti o indiretti a singoli condomini, tassativamente vietato esporre in bacheca la situazione dei pagamenti o delle spese riferite ai singoli condomini, per tali informazioni si ha diritto di accesso presso lo studio dell amministratore L accesso all eventuale sito internet condominiale puo essere fatto solo con password individuale rilasciata ai soli aventi diritto. conclusioni Ricapitolando le novita circa l accesso ai documenti condominiali sono: 1) comunicare il luogo, i giorni e gli orari in cui ogni condomino, puo prendere visione dei documenti condominiali che sono: -Registro dell anagrafe condominiale -Registro dei verbali di assemblea e regolamento di condominio -registro di nomina e revoca dell amministratore -registro di contabilita -estratto conto corrente -stato di pagamento oneri condominiali -eventuali liti in corso -documenti giustificativi di spesa (rendiconti e pezze giustificative) 2) esporre targhetta con indicazione delle generalità, del domicilio e dei recapiti, anche telefonici, dell amministratore 3) qualsiasi movimento in entrata e in uscita deve transitare sul conto corrente condominiale 4) scritture contabili e i documenti giustificativi devono essere conservati per dieci anni Tutto cio comporta sicuramente la necessita di un processo di riorganizzazione dell ufficio dell amministratore per far fronte ai nuovi diritti offerti dalla riforma del condominio ai condomini; in tal senso il legislatore viene incontro all amministratore laddove aggiunge alle disposizioni di attuazione del codice civile l articolo 71 ter che recita: articolo 71ter Su richiesta dell assemblea, che delibera con la maggioranze di cui al secondo comma dell articolo 1136 del codice, l amministratore è tenuto ad attivare un sito internet del condominio, ad accesso individuale protetto da una parola chiave, che consente agli aventi diritto di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei rendiconti mensili di cui all articolo 1129, settimo comma, dei documenti di cui all articolo 1130, numeri 7), 8), 9 e 10), del codice e degli altri documenti espressamente previsti dalla delibera assembleare. L aggiornamento del sito avviene con cadenza mensile, salvo diversa previsione dell assemblea. Le spese per l attivazione e la gestione del sito internet sono poste a carico dei condomini. Le moderne tecnologie ci vengono in aiuto per far fronte ai nuovi adempimenti della riforma; cosa c e di piu moderno di un bel sito internet condominiale?

10 La riforma elenca i contenuti minimi dei documenti da pubblicare sul sito e precisamente: -estratti conto corrente -libro dei verbali di assemblea -registro di nomina e revoca dell amministratore -registro di contabilita -documentazione inerente alla propria gestione riferibile sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell edificio e del condominio -stato dei pagamenti degli oneri condominiali e delle eventuali liti in corso -rendiconto condominiale annuale della gestione -altri documenti espressamente previsti dalla delibera assembleare Dal momento che i costi per il sito sono a carico del condominio la decisione circa l attivazione e di competenza dell assemblea condominiale, ma tale strumento insieme ad altre tecnologie gia disponibili sul mercato (sms, gestione interventi manutentivi via web ecc..) potrebbe rivelarsi di grande aiuto per gestire al meglio i nuovi obblighi in materia di accesso ai documenti previsti dalla riforma e di cui ho abbondantemente relazionato. Ormai i piu qualificati software di gestione condominiale e la stessa ANACI (tramite ANACI SERVIZI) mettono a disposizione gli strumenti per una semplice pubblicazione dei dati previsti sul sito internet del condominio, cogliamo quindi le opportunita che la riforma ci offre per dare un servizio efficace agli amministrati, fatto di maggiore trasparenza, e allo stesso tempo ottimizziamo i costi per lo studio dell amministratore che, inevitabilmente comportano (senza possibilita di recupero), le nuove previsioni normative se gestite in modo tradizionale con l accesso all ufficio, la necessita di dedicare tempo e personale a chi accede ecc. e qui introduco l approfondimento promesso sulle previsioni dei commi 8 e 14 dell articolo cod. civ Ve li rileggo: Art punto 8) Alla cessazione dell incarico l amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini e ad eseguire le attività urgenti al fine di evitare pregiudizi agli interessi comuni senza diritto ad ulteriori compensi. Art punto 14) L amministratore, all atto dell accettazione della nomina e del suo rinnovo, deve specificare analiticamente, a pena di nullità della nomina stessa, l importo dovuto a titolo di compenso per l attività svolta. Signori, la riforma del condominio attribuisce nuovi pesanti obblighi di trasparenza ma precisa in piu parti e non solo in questi due comma che l amministratore non ha diritto a compensi supplementari per le attivita di accesso ai documenti, unica deroga il costo delle sole fotocopie ove richieste; in tal senso faccio mia la esauriente trattazione della questione dell addebito dei costi del personale di studio che assiste il condomino nella presa visione degli atti e dei documenti condominiali curata dall Avv. Marina Figini su un recente numero delle rivista ANACI Milano L AMMINISTRATORE

11 Si partiva dal quesito formulato da un collega: Con la presente si richiede cortesemente se sia consentito dalla legge o dalla prassi addebitare i costi del personale dello studio amministrativo ad un condomino che richiede di visionare i documenti relativi ad un esercizio già approvato dall'assemblea. Occorre fare mente locale a tutti gli articoli che ho illustrato fin qui laddove si parla sempre e soltanto di rimborso dei costi di fotocopie, ma a seguire vi illustro la risposta fornita dall Avv. Figini Si ricorda il costante orientamento della Cassazione per la quale il compenso dell'attività dell'amministratore connessa ed indispensabile all'espletamento dei suoi compiti istituzionali e non esorbitante dal mandato con rappresentanza, deve ritenersi compreso nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell 'incarico per tutta l attività amministrativa di durata annuale, senza necessità di separata liquidazione; in mancanza di delibera assembleare che stabilisca un compenso straordinario per lavori specifici non si può riconoscere alcun diritto in proposito. Il "compenso" per l'attività svolta/da svolgere è concetto diverso dalle "spese" che l'amministratore si trova a dover anticipare per l'esercizio del suo incarico Da tutto quanto sopra esposto, risulta evidente che il costo del personale dello studio amministrativo non può in alcun modo formare oggetto di alcuna pretesa di rimborso da parte dell'amministratore al condomino che ha fatto richiesta, seppure tardiva rispetto all'assemblea, di visionare i documenti relativi ad un esercizio già approvato in assemblea. Allo stesso modo, per i principi sopra esposti, l'amministratore non può chiedere alcun compenso aggiuntivo al riguardo. Le richieste di esame/visione/estrazione di copie/verifiche della documentazione condominale formulate dai condomini sono legittime e ad esse va dato seguito; solo nel caso in cui dette richieste esorbitassero dalle previsioni di legge oppure si concretassero in atti emulativi e/o rendessero impossibile o difficoltoso l' esercizio dell'attività dell'amministratore nel proprio studio, si potrebbe opporre rifiuto o offerta di esercizio in maniera diversa. I consigli che si possono dare sono: 1) convincere i condomini ad attivare a loro spese il sito internet condominiale; cio ridurra drasticamente gli accessi tradizionali nei nostri uffici di amministratore e consentira di adempiere in modo moderno e trasparente agli obblighi della riforma recuperandone anche i relativi costi 2) specificare bene nel preventivo di amministrazione prima della nomina tutti gli oneri a carico del condominio eventualmente anche per le attivita connesse all accesso degli atti presso lo studio, diversamente ripeto potremo esigere solo il costo delle fotocopie

12 In conclusione a costo di ripetermi abbiamo atteso per decenni la riforma del condominio, il risultato e stato di molto inferiore alle nostre attese ma abbiamo comunque l obbligo e la necessita di trasformare il poco o tanto che la riforma ci ha dato in nuove opportunita da offrire ai nostri clienti e soprattutto abbiamo l opportunita di dimostrare che la professionalita degli associati ANACI e ad altissimi livelli ed attenta alle nuove esigenze dei condomini e attenta alla evoluzione del mondo che cambia sempre piu rapidamente.

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