Consorzio DAFNE. Progetto Logistica Integrata. Deliverable di Progetto. Progetto Logistica Integrata. Consorzio Dafne. Deilverable Complessivo

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1 Consorzio DAFNE Deliverable di Progetto 2014

2 2 Agenda Premessa e Obiettivi Struttura del progetto Scenario As Is Scenario To Be Valutazione dei Benefici Allegati

3 3 Premessa e Obiettivi Il progetto si pone l obiettivo di supportare nella comprensione e valutazione dell opportunità relative all introduzione di una soluzione collaborativa a supporto del processo logistico per le aziende del comparto farmaceutico (principalmente i propri associati, ma aperta anche agli altri operatori), con l obiettivo di creare efficienza e valore attraverso un più ampio ricorso alla Dematerializzazione dei documenti e alla Digitalizzazione dei processi di trasporto Principali obiettivi Identificare le diverse soluzioni collaborative a supporto del processo logistico, per comprendere quali rispecchiano al meglio le esigenze di e dell intera filiera estesa Riprogettare i processi analizzati, in termini organizzativi e di strumenti e soluzioni adottate, ottimizzandone le prestazioni Stimare i potenziali benefici conseguibili con un investimento in soluzioni collaborative a supporto del processo logistico, analizzandone i costi di implementazione (e, di conseguenza, la redditività)

5 5 Struttura del progetto Analisi Scenario As Is Il progetto è strutturato in 4 Fasi Definizione Scenario To Be Valutazione dei Benefici Prevalutazione di Fattibilità La metodologia adottata durante le fasi del progetto è riportata negli Allegati

7 7 Scenario As Is Filiera farmaceutica Produttori Depositari Vettori Farmacie Ospedali

8 8 Scenario As Is Filiera farmaceutica Produttori Depositari Produttori Insieme dei Produttori del settore farmaceutico, costituito da una prevalenza di aziende di grandi dimensioni, con un presenza dominante di grandi multinazionali, che nel recente passato hanno puntato ad accrescere la propria dimensione attraverso operazioni di M&A Vettori In questo contesto con il termine Produttore non verranno fatte distinzioni tra i Produttori con impianti produttivi in Italia e quelli all estero Farmacie Ospedali

9 9 Scenario As Is Filiera farmaceutica Produttori Depositari Depositari I Depositari sono quegli attori direttamente legati a uno o più produttori (in base a questa distinzione essi possono essere monomandatari o plurimandatari) che si occupano di gestire i prodotti farmaceutici in conto deposito e di allestire le spedizioni destinate direttamente alla distribuzione intermedia, agli ospedali e (in misura residuale) alle farmacie. In questo contesto non si analizzeranno i rapporti tra Depositari e farmacie o ospedali Vettori Farmacie Non è raro che alcuni depositari appartengano Ospedali allo stesso gruppo dei produttori cui fanno riferimento.

10 10 Scenario As Is Filiera farmaceutica Produttori Depositari Vettori Il Distributore farmaceutico riveste un ruolo fondamentale all interno del mercato, poiché assicuran una distribuzione su tutto il territorio nazionale rapida e capillare Farmacie Considerando la legislazione stringente e il livello di servizio richiesto dal mercato, è evidente come solo delle realità specializzate possano assolvere tale compito in Italia Ospedali In questo contesto non si analizzeranno i rapporti tra e farmacie e/o ospedali

11 11 Scenario As Is Filiera farmaceutica Vettori Produttori Depositari Nell attuale modellizzazione i Vettori fanno riferimento alla categoria dei Fornitori di beni e servizi intermedi. I Vettori sono le aziende incaricate delle attività di trasporto da parte dei principali player della filiera farmaceutica Vettori Farmacie Ospedali

12 12 Scenario As Is Filiera farmaceutica Produttori Depositari Vettori Farmacie Ospedali

13 13 Scenario As Is I primi output Svolgimento di 14 interviste con gli attori della filiera: Produttori - 3 Depositari Vettori - 2 Ø Per la realizzazione delle Mappature dei processi analizzati (in Allegato) Ø Per la raccolta delle informazioni relative alle numeriche dei singoli processi (grazie alla somministrazione di Schede di Raccolta Dati) Le Schede di Raccolta Dati non possono essere distribuite perché sottostanno a un accordo di riservatezza tra le parti

14 14 Scenario As Is Criticità rilevate Produttori Consegna Produttore - Depositario q Difficoltà a presidiare le attività di trasporto da Casa Madre al Deposito italiano q Consapevolezza, data dalla ricezione di numerose segnalazioni da parte sia dei Vettori sia dei Depositari, circa il verificarsi (anche frequente) di code in ingresso ai depositi Consegna Depositario - Distributore q Limitata visibilità sullo stato di evasione degli ordini ai propri clienti q Mancanza di visibilità sulle segnalazioni di anomalie apparenti in consegna. In aggiunta, spesso si riscontrano picchi ingiustificati nella ricezione delle segnalazioni q Difficoltà a tracciare e a rendere operative le richieste di reso pervenute dai clienti q Importante attività da parte del Customer Service per rispondere alle richieste dei clienti sullo stato di evasione degli ordini

15 15 Scenario As Is Criticità rilevate Depositari Consegna Produttore - Depositario q Mancanza di visibilità sulle consegne in ingresso con conseguenti difficoltà a pianificare e ottimizzare le attività di scarico q Difficoltà a interfacciarsi direttamente con i Produttori, esistono n diversi modi di interfacciarsi e sono sporadici i casi di interfaccia diretta fra sistemi q Esecuzione di attività a basso valore aggiunto dovute alla limitata interfaccia con le strutture IT del Produttore (es. BEM eseguita due volte: sia sul proprio gestionale sia su quello del Produttore) q Talvolta si raggiunge la saturazione della capacità ricettiva di alcuni depositi con ricadute sulla possibilità di accettare nuove consegne Consegna Depositario - Distributore q Difficoltà a pianificare e ottimizzare le attività di allestimento delle consegne data la visibilità limitata alle sole 24 ore sulle consegne da effettuare q Mancanza di sistemi di alerting su anomalie e ritardi riguardanti l esecuzione delle consegne q Basso livello di visibilità sulle segnalazioni di anomalie apparenti in consegna q Difficoltà a tracciare e a rendere operative le richieste di reso pervenute dai clienti q Difficoltà a coinvolgere i Vettori nelle attività di reporting

16 16 Scenario As Is Criticità rilevate Consegna Depositario - Distributore q Limitata visibilità sulle consegne in ingresso con conseguenti difficoltà a ottimizzare le attività di scarico q Periodica saturazione della capacità ricettiva delle strutture q Scarsa visibilità sullo stato di evasione dei propri ordini, fatto che attiva una serie di contatti con il Depositario e/o Produttore q Difficoltà a tracciare l iter seguito dalle segnalazioni di anomalie apparenti in consegna, che alimentano il flusso di chiamate nei confronti dei Produttori q Mancanza di visibilità e tracciatura circa le attività di recupero dei resi

17 17 Scenario As Is Criticità rilevate Vettori Consegna Depositario - Distributore q Numerose modalità di gestione delle attività di interfaccia scelte da ogni Depositario con cui si sta instaurando il dialogo q Complessità nel gestire le informazioni contenute sui Documenti di Trasporto cartacei consegnati dai Depositari q Significativi tempi di attesa sia per le attività di carico presso i Depositari e di scarico presso i q Onerosità della fase di controllo della merce presso i propri magazzini e di segnalazione delle anomalie q Difficoltà a ottenere in tempi brevi la prova di avvenuta consegna da parte dei q Limitato presidio delle attività di Tracking dei mezzi (soprattutto quelli terzi) q Difficoltà nel gestire gli autisti e le ore di guida svolte da ognuno

18 18 Agenda Premessa e Obiettivi Struttura del progetto e metodologia adottata Scenario As Is Scenario To Be Valutazione dei Benefici Allegati

19 19 Scenario To Be Principali funzionalità Una soluzione collaborativa a supporto del processo logistico abilita una serie di funzionalità che consentono agli stakeholder del processo di creare efficienza e valore, in particolare: di processo Configurazione network Simulazioni Booking slot carico/scarico Tracciabilità consegne Pre/Auto - fatturazione Gestione Resi Tendering Gestione anomalie consegne Gestione Riconsegne Routing consegne Esito consegne Gestione contestazioni Gestione Budget Reporting Analisi impatto ecologico Monitoraggio costi Conteggio pallet Condivisione piani consegna Analisi giacenze di supporto

20 20 Scenario To Be Principali funzionalità Una soluzione collaborativa a supporto del processo logistico abilita una serie di funzionalità che consentono agli stakeholder del processo di creare efficienza e valore, in particolare: di processo Configurazione network Simulazioni Booking slot carico/scarico Tracciabilità consegne Pre/Auto - fatturazione Gestione Resi Tendering Gestione anomalie consegne Gestione Riconsegne Routing consegne Esito consegne Gestione contestazioni Gestione Budget Reporting Analisi impatto ecologico Monitoraggio costi Conteggio pallet Condivisione piani consegna Analisi giacenze di supporto

21 21 Scenario To Be Concept della piattaforma Produttori Piattaforma Logistica Integrata Vettori Depositari Gli utenti connessi alla Piattaforma devono riconoscere l unicità del dato presente sulla stessa. Tale condizione, infatti, consente sia di velocizzare la gestione e di ridurre l incidenza delle richieste di chiarimento circa determinate consegne, sia il verificarsi dei contenziosi tra gli attori Canali di Interfaccia con la Piattaforma Logistica Integrata: q q q Flussi EDI EasyDafne (per i documenti previsti dallo standard EasyDafne) Form Web Upload/Download PDF q q q Upload/Download file.xls.csv.txt Invio/Ricezione sms App scaricabile su Smartphone* (da valutare)

22 22 Definizione dello Scenario To Be Sinossi delle funzionalità Booking slot di scarico Piattaforma Logistica Integrata Tracciabilità consegna Gestione anomalie Altre funzionalità Le principali macro funzionalità individuate per la piattaforma sono: Booking degli slot di scarico - possibilità di prenotare all attore ricevente (Distributore e/o Depositario) degli slot temporali all interno dei quali svolgere le attività di scarico Tracciabilità della consegna - possibilità di presidiare l intera fase di consegna grazie alla disponibilità di tutte le informazioni generate dal momento in cui la merce esce dal magazzino fino a destino Gestione delle anomalie possibilità di conoscere tempestivamente la presenza di eventuali anomalie riscontrate durante la fase di consegna e di accedere alla documentazione disponibile Altre funzionalità lo studio e la stima dei benefici si sono focalizzati sulle tre funzionalità precedenti, tuttavia si riportano altre funzionalità abilitate dalla Piattaforma e quindi attivabili

23 23 Definizione dello Scenario To Be Sinossi delle funzionalità Nelle slide a seguire per ogni macro funzionalità individuata verranno indicati: Le principali caratteristiche della macro funzionalità Gli ambiti in cui la macro funzionalità può essere applicata e i principali step che ne caratterizzano il funzionamento Le funzionalità specifiche per ogni attore, con relativa descrizione, che caratterizzano la macro funzionalità

24 24 Definizione dello Scenario To Be Sinossi delle funzionalità Booking slot di scarico Piattaforma Logistica Tracciabilità consegna Integrata Gestione anomalie Altre funzionalità

25 25 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Booking degli slot di scarico Il Booking degli slot di scarico consente al Vettore, sia questo un operatore logistico o l azienda Mittente, di coordinarsi con le parti interessate dalla consegna per le attività di carico e scarico al fine di ottimizzare l intero processo. Questo scenario prevede che il Mittente trasmetta l Ordine di Consegna al Vettore, indicando gli elementi necessari affinché quest ultimo possa prenotare uno slot di scarico al Destinatario. Il Destinatario, infatti, deve condividere le fasce orarie in cui il proprio centro distributivo ha la capacità ricettiva per la gestione determinate consegne. Il Vettore, da parte sua, può ottimizzare i propri flussi, valutando eventuali possibilità di consolidare più consegne. Questo scenario è applicabile in 3 ambiti distinti qui riportati Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3 Produttori Produttori Produttori Depositari Vettore Depositari Vettore Depositari Vettore

26 26 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Produttori 5 6 Depositari Booking degli slot di scarico Ambito 1 - Inbound Depositari Fornitori di beni e servizi indiretti 1. Il Produttore trasmette l Ordine di Consegna all Operatore Logistico indicando gli estremi della consegna 2. L Operatore Logistico riceve l Ordine e ne dà conferma al Produttore. Inoltre valuta la possibilità di accorpare più consegne, ottimizzando l insieme dei flussi 3. Il Depositario ha preventivamente indicato le fasce orarie in cui il proprio centro distributivo ha la capacità ricettiva per la gestione delle consegne 4. L Operatore Logistico valuta le finestre temporali in cui è possibile consegnare per poi selezionarne una e prenotarla 5. Qualora le attività di trasporto non fossero gestite dall Operatore Logistico, il Depositario dovrebbe comunicare al Produttore le finestre temporali in cui gli è possibile gestire il ricevimento merci 6. Il Produttore prenota la finestra di consegna

27 27 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Booking degli slot di scarico Ambito 2 - Inbound da Depositari Produttori Depositari Fornitori di beni e servizi indiretti 1. Il Depositario trasmette l Ordine di Consegna all Operatore Logistico indicando gli estremi della consegna 2. L Operatore Logistico riceve l Ordine e ne dà conferma al Depositario. Inoltre valuta la possibilità di accorpare più consegne, ottimizzando l insieme dei flussi 3. Il Distributore ha preventivamente indicato le fasce orarie in cui il proprio centro distributivo ha la capacità ricettiva per la gestione delle consegne 4. L Operatore Logistico valuta le finestre temporali in cui è possibile consegnare per poi selezionarne una e prenotarla 5. Qualora le attività di trasporto non fossero gestite dall Operatore Logistico, il Distributore dovrebbe comunicare al Depositario le finestre temporali in cui gli è possibile gestire il ricevimento merci 6. Il Depositario prenota la finestra di consegna

28 28 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Booking degli slot di scarico Ambito 3 - Inbound da Produttori Produttori Depositari Fornitori di beni e servizi indiretti 1. Il Produttore trasmette l Ordine di Consegna all Operatore Logistico indicando gli estremi della consegna 2. L Operatore Logistico riceve l Ordine e ne dà conferma al Produttore. Inoltre valuta la possibilità di accorpare più consegne, ottimizzando l insieme dei flussi 3. Il Distributore ha preventivamente indicato le fasce orarie in cui il proprio centro distributivo ha la capacità ricettiva per la gestione delle consegne 4. L Operatore Logistico valuta le finestre temporali in cui è possibile consegnare per poi selezionarne una e prenotarla 5. Qualora le attività di trasporto non fossero gestite dall Operatore Logistico, il Distributore dovrebbe comunicare al Produttore le finestre temporali in cui gli è possibile gestire il ricevimento merci 6. Il Produttore prenota la finestra di consegna

29 29 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Sinossi Funzionalità Produttori Consegna Produttore - Depositario q Visualizza slot di scarico disponibili q Booking slot di scarico q Visualizza esito Booking q Visualizza Booking confermati Depositari Consegna Produttore - Depositario q Aggiorna capacità ricettiva del deposito q Visualizza richieste di Booking di scarico q Conferma Booking slot di scarico q Rifiuta Booking slot di scarico q Modifica Booking slot di scarico q Visualizza Booking di scarico confermati Consegna Depositario - Distributore q Visualizza slot di scarico disponibili q Booking slot di scarico q Visualizza esito Booking q Visualizza Booking confermati Consegna Depositario - Distributore q Aggiorna capacità ricettiva del deposito q Visualizza le richieste di Booking di scarico ricevute q Conferma Booking slot di scarico q Rifiuta Booking slot di scarico q Modifica Booking slot di scarico q Visualizza Booking di scarico confermati Vettori Consegna Produttore - Depositario Consegna Depositario - Distributore q Visualizza slot di scarico disponibili q Booking slot di scarico q Visualizza esito Booking q Visualizza Booking confermati

30 30 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Produttori Durante la fase di consegna al Depositario, il Produttore avrà la possibilità di presidiare l attività di Booking delle attività di scarico presso il Depositario, qualora sia in possesso delle informazioni relative alle attività di consegna. Consegna Produttore Depositario In questo scenario, il Produttore avrà la possibilità di accedere alle seguenti funzionalità: q Visualizza slot di scarico disponibili accedere al sistema e verificare le reali disponibilità del Depositario a ricevere la consegna, identificando la finestra temporale che consente di ottimizzare le attività di scarico mezzo e rifornimento a magazzino q Booking slot di scarico accedere al sistema e prenotare la finestra temporale desiderata, in modo da avere bloccare l agenda del Depositario ed essere sicuro che i mezzi in arrivo saranno accolti in quello slot temporale q Visualizza esito Booking accedere al sistema e visualizzare l esito della prenotazione dello slot di scarico, questa può essere positiva, negativa o modificata q Visualizza Booking confermati accedere al sistema e visualizzare l agenda delle consegne prenotate presso i singoli Depositari

31 31 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Depositari 1/2 Durante la fase di consegna, il Depositario potrà avere la possibilità di condividere con Vettori e Produttori le proprie disponibilità circa le capacità ricettive della struttura per partecipare alle attività di Booking degli slot di scarico. Allo stesso tempo, il Depositario potrà svolgere le attività di Booking presso i depositi dei, qualora sia in possesso delle informazioni relative alle attività di consegna in outbound Consegna Produttore - Depositario q Aggiorna capacità ricettiva del proprio deposito caricare sulla piattaforma la capacità ricettiva di ogni deposito gestito (in termini sia di finestre temporali disponibili sia per di capacità fisica del magazzino) in modo da consentire il Booking degli slot effettivamente disponibili per la specifica consegna q Visualizza le richieste di Booking di scarico ricevute visualizzare l insieme di richieste di Booking ricevute dai Vettori o dai Produttori stessi q Conferma Booking slot di scarico confermare le richieste di Booking pervenute, inoltrando automaticamente l esito al mittente e dando visibilità a tutti i soggetti coinvolti q Rifiuta Booking slot di scarico rifiutare le richieste di Booking pervenute, inoltrando automaticamente l esito al mittente e dandone visibilità a tutti i soggetti coinvolti q Modifica Booking slot di scarico apportare modifiche all insieme delle richieste di Booking pervenute, inoltrandone automaticamente l esito al mittente q Visualizza Booking di scarico confermati visualizzare l insieme di richieste di appuntamento confermate per la finestra temporale desiderata

32 32 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Depositari 2/2 Durante la fase di consegna, il Depositario potrà avere la possibilità di condividere con Vettori e Produttori le proprie disponibilità circa le capacità ricettive della struttura per partecipare alle attività di Booking degli slot di scarico. Allo stesso tempo, il Depositario potrà svolgere le attività di Booking presso i depositi dei, qualora sia in possesso delle informazioni relative alle attività di consegna in outbound Consegna Depositario - Distributore q Visualizza slot di scarico disponibili accedere al sistema e verificare le reali disponibilità del Distributore a ricevere la consegna, identificando la finestra temporale che consente di ottimizzare le attività di scarico del mezzo e di rifornimento a magazzino q Booking slot di scarico accedere al sistema e prenotare la finestra temporale desiderata, in modo da bloccare l agenda del Distributore ed essere sicuro che i mezzi in arrivo saranno accolti in quello slot temporale q Visualizza esito Booking accedere al sistema e visualizzare l esito della prenotazione dello slot di scarico, questa può essere positiva, negativa o modificata q Visualizza Booking confermati accedere al sistema e visualizzare l agenda delle consegne prenotate presso i singoli

33 33 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Durante la fase di consegna, il Distributore potrà avere la possibilità di condividere con Vettori e Depositari le proprie disponibilità circa le capacità ricettive della struttura per partecipare alle attività di Booking degli slot di scarico Consegna Depositario - Distributore q Aggiorna capacità ricettiva del proprio deposito caricare sulla piattaforma la capacità ricettiva di ogni deposito gestito (in termini sia di finestre temporali disponibili sia per di capacità fisica del magazzino) in modo da consentire il Booking degli slot effettivamente disponibili per la specifica consegna q Visualizza le richieste di Booking di scarico ricevute visualizzare l insieme di richieste di Booking ricevute dai Vettori o dai Depositari stessi q Conferma Booking slot di scarico confermare le richieste di Booking pervenute, inoltrando automaticamente l esito al mittente e dando visibilità a tutti i soggetti coinvolti q Rifiuta Booking slot di scarico rifiutare l insieme delle richieste di Booking pervenute, inoltrandone automaticamente l esito al mittente q Modifica Booking slot di scarico apportare modifiche alle richieste di Booking pervenute, inoltrando automaticamente l esito al mittente e dando visibilità a tutti i soggetti coinvolti q Visualizza Booking di scarico confermati visualizzare l insieme di richieste di appuntamento confermate per la finestra temporale desiderata

34 34 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Vettori 1/2 Durante la fase di consegna al Depositario, il Vettore potrà presidiare l attività di Booking degli slot di scarico presso il punto di consegna. In questo modo potrà definire, insieme al Depositario, il momento più opportuno in cui andare a consegnare, minimizzando le attese e massimizzando la produttività di entrambe le parti in causa Consegna Produttore - Depositario q Visualizza slot di scarico disponibili accedere al sistema e verificare le reali disponibilità del Depositario a ricevere la consegna, identificando la finestra temporale che consente di ottimizzare le attività di scarico del mezzo e di rifornimento a magazzino q Booking slot di scarico accedere al sistema e prenotare la finestra temporale desiderata, in modo da bloccare l agenda del Depositario ed essere sicuro che i mezzi in arrivo saranno accolti in quello slot temporale q Visualizza esito Booking accedere al sistema e visualizzare l esito della prenotazione dello slot di scarico, questa può essere positiva, negativa o modificata q Visualizza Booking confermati accedere al sistema e visualizzare l agenda delle consegne prenotate presso i singoli Depositari

35 35 Scenario To Be Booking degli slot di scarico Vettori 2/2 Durante la fase di consegna al Distributore, il Vettore potrà presidiare l attività di booking delle attività di scarico presso il punto di consegna. In questo modo potrà definire, insieme al Distributore, il momento più opportuno in cui andare a consegnare, minimizzando le attese e massimizzando la produttività di entrambe le parti in causa Consegna Depositario - Distributore q Visualizza slot di scarico disponibili accedere al sistema e verificare le reali disponibilità del Distributore a ricevere la consegna, identificando la finestra temporale che consente di ottimizzare le attività di scarico mezzo e rifornimento a magazzino q Booking slot di scarico accedere al sistema e prenotare la finestra temporale desiderata, in modo da bloccare l agenda del Distributore ed essere sicuro che i mezzi in arrivo saranno accolti in quello slot temporale q Visualizza esito Booking accedere al sistema e visualizzare l esito della prenotazione dello slot di scarico, questa può essere positiva, negativa o modificata q Visualizza Booking confermati accedere al sistema e visualizzare l agenda delle consegne prenotate presso i singoli

37 37 Scenario To Be Tracciabilità della consegna Tracciabilità della consegna Tracciare la consegna consente di conoscere la posizione e lo stato della merce all interno della filiera, in modo da identificare la spedizione e verificarne il tragitto. Questa soluzione è resa possibile dalla segnalazione della posizione dei veicoli e della merce stessa per la memorizzazione in tempo reale e condivisione delle informazioni critiche. Tale approccio presuppone la segnalazione dell arrivo e della partenza della merce, grazie all identificazione dell oggetto, della sua posizione e dell istante temporale in cui ciò avviene. Quando il Vettore giunge al punto di consegna, il Destinatario può confermare al Mittente l avvenuta ricezione di quanto pattuito, tramite l invio di un messaggio in cui lo informa dell esito della consegna: positivo o negativo. Tale esito è condiviso con tutti gli attori coinvolti nel processo. Questo scenario è applicabile in 3 ambiti distinti qui riportati Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3 Produttori Produttori Produttori Depositari Vettore Depositari Vettore Depositari Vettore

38 38 Scenario To Be Tracciabilità della consegna Produttori 1 3 Tracciabilità della consegna Ambito 1 - Inbound Depositari 4 Depositari 1 2 Fornitori di beni e servizi indiretti ** In qualsiasi momento è possibile ripercorrere il tragitto della merce e comprenderne lo stato di evasione Ogni volta che si esegue una consegna, occorre registrare gli spostamenti subiti della merce in termini temporali e spaziali, in particolare: 1. La presa in carico da parte dell Operatore Logistico della consegna deve essere registrata in termini di data, ora e mezzo che ha preso in consegna il carico 2. L Operatore Logistico o il Produttore nel caso svolga direttamente il trasporto deve monitorare e registrare l iter seguito dalla merce all interno della rete, in termini di mezzi e depositi, ma anche di eventuali eventi relativi alla consegna (es. ritardi) 3. Giunto a destinazione, l Operatore Logistico - o il Produttore - trasferisce la merce al Depositario 4. Il Depositario verifica il contenuto della consegna e comunica al Produttore l effettiva ricezione della merce. Tale comunicazione è inoltrata per conoscenza anche all Operatore Logistico

39 39 Scenario To Be Tracciabilità della consegna Tracciabilità della consegna Ambito 2 Inbound da Depositari Produttori Depositari Fornitori di beni e servizi indiretti ** In qualsiasi momento è possibile ripercorrere il tragitto della merce e comprenderne lo stato di evasione Ogni volta che si esegue una consegna, occorre registrare gli spostamenti subiti della merce in termini temporali e spaziali, in particolare: 1. La presa in carico da parte dell Operatore Logistico della consegna deve essere registrata in termini di data, ora e mezzo che ha preso in consegna il carico 2. L Operatore Logistico o il Depositario nel caso svolga direttamente il trasporto deve monitorare e registrare l iter seguito dalla merce all interno della rete, in termini di mezzi e depositi, ma anche di eventuali eventi relativi alla consegna (es. ritardi) 3. Giunto a destinazione, l Operatore Logistico - o il Depositario trasferisce la merce al Distributore 4. Il Distributore, nel momento in cui riceve la consegna, ne verifica il contenuto e comunica al Depositario l effettiva ricezione della merce. Tale comunicazione è inoltrata per conoscenza anche all Operatore Logistico

40 40 Scenario To Be Tracciabilità della consegna Tracciabilità della consegna Ambito 3 Inbound da Produttori Produttori 1 3 Depositari 4 2 Fornitori di beni e servizi indiretti ** In qualsiasi momento è possibile ripercorrere il tragitto della merce e comprenderne lo stato di evasione Ogni volta che si esegue una consegna, occorre registrare gli spostamenti subiti della merce in termini temporali e spaziali, in particolare: 1. La presa in carico da parte dell Operatore Logistico della consegna deve essere registrata in termini di data, ora e mezzo che ha preso in consegna il carico 2. L Operatore Logistico o il Produttore nel caso svolga direttamente il trasporto deve monitorare e registrare l iter seguito dalla merce all interno della rete, in termini di mezzi e depositi, ma anche di eventuali eventi relativi alla consegna (es. ritardi) 3. Giunto a destinazione, l Operatore Logistico - o il Produttore trasferisce la merce al Distributore 4. Il Distributore, nel momento in cui riceve la consegna, ne verifica il contenuto e comunica al Produttore l effettiva ricezione della merce stessa. Tale comunicazione è inoltrata per conoscenza anche all Operatore Logistico

41 41 Scenario To Be Tracciabilità della consegna Sinossi Funzionalità Produttori Consegna Depositario - Distributore q Visualizza stato evasione consegna q Visualizza documentazione consegna q Aggiorna documentazione consegna q Visualizza Proof of Delivery Depositari Consegna Depositario - Distributore q Visualizza stato evasione consegna q Visualizza documentazione consegna q Aggiorna documentazione consegna q Visualizza Proof of Delivery Vettori Consegna Depositario - Distributore Consegna Depositario - Distributore q Visualizza stato evasione consegna q Visualizza documentazione consegna q Aggiorna documentazione consegna q Genera Proof of Delivery q Visualizza Proof of Delivery q Visualizza stato evasione consegna q Aggiorna stato evasione consegna q Visualizza documentazione consegna q Aggiorna documentazione consegna q Genera Proof of Delivery q Visualizza Proof of Delivery

42 42 Scenario To Be Tracciabilità della consegna Produttori Il Produttore potrà presidiare l intera fase di consegna al Distributore grazie alla disponibilità di tutte le informazioni generate dal momento in cui la merce esce dal magazzino del Depositario fino a quando questa è ricevuta dal Distributore, con generazione della relativa Proof of Delivery Consegna Depositario - Distributore q Visualizza stato evasione consegna accedere al sistema e prendere visione di tutti gli stati di avanzamento del processo di consegna, dal prelievo in magazzino alla ricezione da parte del Distributore q Visualizza documentazione consegna accedere al sistema e verificare tutta la documentazione scambiata dagli attori della filiera q Aggiorna documentazione consegna accedere al sistema e aggiungere o eliminare documenti da inviare al Distributore q Visualizza Proof of Delivery - accedere al sistema e prendere visione del documento che attesti l effettiva ricezione della merce da parte del cliente

43 43 Scenario To Be Tracciabilità della consegna Depositari Il Depositario potrà presidiare l intera fase di consegna al Distributore grazie alla disponibilità di tutte le informazioni generate dal momento in cui la merce esce dal suo magazzino fino a quando questa è ricevuta dal Distributore, con generazione della relativa Proof of Delivery. Il Depositario può intervenire nella segnalazione dello stato di evasione della consegna Consegna Depositario - Distributore q Visualizza stato evasione consegna accedere al sistema e prendere visione di tutti gli stati di avanzamento del processo di consegna, dal prelievo in magazzino alla ricezione da parte del Distributore q Visualizza documentazione consegna accedere al sistema e verificare tutta la documentazione scambiata dagli attori della filiera q Aggiorna documentazione consegna accedere al sistema e aggiungere o eliminare documenti da inviare al Distributore q Visualizza Proof of Delivery - accedere al sistema e prendere visione del documento che attesti l effettiva ricezione della merce da parte del cliente

44 44 Scenario To Be Tracciabilità della consegna Il Distributore potrà presidiare l intera fase di consegna grazie alla disponibilità di tutte le informazioni generate dal momento in cui la merce esce dal suo magazzino fino a quando questa è ricevuta, avendo la possibilità di trasmettere lui stesso la Proof of Delivery al mittente Consegna Depositario - Distributore q Visualizza stato evasione consegna accedere al sistema e prendere visione dell attuale stato della sua consegna q Visualizza documentazione consegna accedere al sistema e visualizzare i documenti scambiati con gli altri attori della filiera q Aggiorna documentazione consegna accedere al sistema e aggiungere e/o eliminare documenti scambiati con gli altri attori della filiera q Genera Proof of Delivery accedere al sistema e certificare l avvenuta consegna della merce per aggiornare gli altri attori della filiera sull avanzamento delle attività q Visualizza Proof of Delivery - accedere al sistema e prendere visione del documento che attesti l effettiva ricezione della merce

45 45 Scenario To Be Tracciabilità della consegna Vettori Il Vettore potrà consentire la tracciabilità dell intera fase di consegna al Distributore grazie alla condivisione delle informazioni generate dal momento in cui la merce esce dal suo magazzino fino a quando questa è ricevuta dal Distributore, con generazione della relativa Proof of Delivery Consegna Depositario - Distributore q Visualizza stato evasione consegna - accedere al sistema e verificare lo stato di evasione della singola consegna q Aggiorna stato evasione consegna accedere al sistema e aggiornare lo stato di evasione della consegna per rendere disponibili tali informazioni anche agli altri attori della filiera q Visualizza documentazione consegna accedere al sistema e prendere visione di tutta la documentazione scambiata con gli altri attori della filiera q Aggiorna documentazione consegna accedere al sistema e aggiungere e/o eliminare documenti scambiati con gli altri attori della filiera per ogni consegnare (attraverso form Web, invio di sms, App su smartphone) q Genera Proof of Delivery accedere al sistema e generare la Proof of Delivery per certificare l avvenuta consegna (attraverso form Web, invio di sms, App su smartphone) q Visualizza Proof of Delivery accedere al sistema e visualizzare la Proof of Delivery per ogni consegna (attraverso form Web, invio di sms, App su smartphone)

47 47 Scenario To Be Gestione anomalie in consegna Gestione anomalie in consegna La gestione delle anomalie riscontrate durante le attività di consegna presuppone la collaborazione da parte di tutti gli attori del processo nel comunicare il riscontro di eventuali anomalie nella singola consegna. Questo significa che ogniqualvolta un attore riscontra un anomalia (da parte del Mittente mentre allestisce la consegna, del Vettore durante la permanenza della merce nella propria rete o dal Ricevente al momento della ricezione) deve condividere questa informazione in modo che tutti siano allineati e consapevoli sullo stato della consegna. Tale informazione consente di far fronte al problema riscontrato, prendendo decisioni più tempestivamente. Tale monitoraggio deve continuare anche durante le attività di consegna alle Farmacie e agli Ospedali. Questo scenario è applicabile in 3 ambiti distinti qui riportati Ambito 1 Ambito 2 Ambito 3 Produttori Produttori Produttori Depositari Vettore Depositari Vettore Depositari Vettore

48 48 Scenario To Be Gestione anomalie in consegna Produttori 1 2 Depositari Gestione anomalie in consegna Ambito 1 - Inbound Depositari Fornitori di beni e servizi indiretti Ogni volta che si esegue una consegna, occorre registrare gli eventi che coinvolgono o la merce, in particolare: 1. Quando il Produttore allestisce la consegna e si rende conto che quanto preparato non coincide con quanto dichiarato inizialmente, deve comunicare tale informazione agli altri attori della filiera (Operatore Logistico e Depositario) 2. Il responsabile delle attività di trasporto, sia questo il Produttore o l Operatore Logistico, deve tracciare (e condividere con gli altri attori) tutte gli eventi e/o le anomalie che si riscontrano quando la merce è all interno della propria rete 3. La stesso Depositario, qualora riscontri anomalie in quanto ricevuto, deve procedere con la notifica di un claim verso il Produttore e/o l Operatore Logistico, sempre indicando le motivazioni dell anomalia

49 49 Scenario To Be Gestione anomalie in consegna Gestione anomalie in consegna Ambito 2 - Inbound da Depositari Produttori Depositari Fornitori di beni e servizi indiretti Ogni volta che si esegue una consegna, occorre registrare gli eventi che coinvolgono o la merce, in particolare: 1. Quando il Depositario allestisce la consegna e si rende conto che quanto preparato non coincide con quanto dichiarato inizialmente, deve comunicare tale informazione agli altri attori della filiera (Operatore Logistico e Distributore) 2. Il responsabile delle attività di trasporto, sia questo il Depositario o l Operatore Logistico, deve tracciare (e condividere con gli altri attori) tutte gli eventi e/o le anomalie che si riscontrano quando la merce è all interno della propria rete 3. La stesso Distributore, qualora riscontri anomalie in quanto ricevuto, deve procedere con la notifica di un claim verso il Depositario e/o l Operatore Logistico, sempre indicando le motivazioni dell anomalia

50 50 Scenario To Be Gestione anomalie in consegna Gestione anomalie in consegna Ambito 3 - Inbound da Produttori Produttori 1 2 Depositari Fornitori di beni e servizi indiretti Ogni volta che si esegue una consegna, occorre registrare gli eventi che coinvolgono o la merce, in particolare: 1. Quando il Produttore allestisce la consegna e si rende conto che quanto preparato non coincide con quanto dichiarato inizialmente, deve comunicare tale informazione agli altri attori della filiera (Operatore Logistico e Distributore) 2. Il responsabile delle attività di trasporto, sia questo il Produttore o l Operatore Logistico, deve tracciare (e condividere con gli altri attori) tutte gli eventi e/o le anomalie che si riscontrano quando la merce è all interno della propria rete 3. La stesso Distributore, qualora riscontri anomalie in quanto ricevuto, deve procedere con la notifica di un claim verso il Produttore e/o l Operatore Logistico, sempre indicando le motivazioni dell anomalia

51 51 Scenario To Be Gestione anomalie in consegna Sinossi Funzionalità Produttori Consegna Depositario - Distributore q Visualizza anomalie in consegna q Aggiorna status anomalie in consegna q Approva anomalie in consegna q Rifiuta anomalie in consegna Depositari Consegna Depositario - Distributore q Visualizza anomalie in consegna q Aggiorna status anomalie in consegna Vettori Consegna Depositario - Distributore Consegna Depositario - Distributore q Segnala anomalie in consegna q Visualizza anomalie in consegna q Aggiorna status anomalie in consegna q Segnala anomalie in consegna q Visualizza anomalie in consegna q Aggiorna status anomalie in consegna

52 52 Scenario To Be Gestione anomalie in consegna Produttori Il Produttore presidia l intera fase di consegna anche in virtù delle possibilità di essere informato tempestivamente della presenza di eventuali anomalie riscontrate durante la fase di consegna. La documentazione così creata sarà strutturata secondo parametri stabiliti e lo stato di ogni pratica di segnalazione sarà condiviso tra le parti e tracciato in ogni suo sviluppo Consegna Depositario - Distributore q Visualizza anomalie in consegna accedere al sistema e visualizzare la presenza di un eventuale anomalia riscontrata in fase di consegna q Aggiorna status anomalie in consegna - accedere al sistema e sviluppare iter approvativo della richiesta, condividendo la pratica con altri utenti q Approva anomalie in consegna - accedere al sistema e approvare l anomalia che è stata riscontrata in fase di consegna perché coerente con la richiesta d ordine che è stata precedentemente fatta q Rifiuta anomalie in consegna - accedere al sistema e rifiutare l anomalia che è stata riscontrata in fase di consegna perché non coerente con la richiesta d ordine che è stata precedentemente fatta, allegando documentazione e informazioni a sostegno del rifiuto

53 53 Scenario To Be Gestione anomalie in consegna Depositari Il Depositario può partecipare alla Gestione delle anomalie in consegna partecipando all iter approvativo delle pratiche, apportando il proprio contributo qualora richiesto Consegna Depositario - Distributore q Visualizza anomalie in consegna accedere al sistema e visualizzare la presenza di un eventuale anomalia riscontrata in fase di consegna q Aggiorna status anomalie in consegna - accedere al sistema per partecipare all iter approvativo della richiesta, qualora interpellati da altri attori

54 54 Scenario To Be Gestione anomalie in consegna Il Distributore può partecipare alla Gestione delle anomalie in consegna segnalando eventuali anomalie e partecipando all iter approvativo delle pratiche, apportando il proprio contributo qualora richiesto Consegna Depositario - Distributore q Segnala anomalie in consegna accedere al sistema e segnalare la presenza di un anomalia riscontrata in una consegna q Visualizza anomalie in consegna accedere al sistema e visualizzare la presenza di un eventuale anomalia riscontrata in fase di consegna q Aggiorna status anomalie in consegna - accedere al sistema per partecipare all iter approvativo della richiesta, qualora interpellati da altri attori, fornendo prove o dichiarazioni

55 55 Scenario To Be Gestione anomalie in consegna Vettori Il Vettore può partecipare alla Gestione delle anomalie in consegna segnalando eventuali anomalie e partecipando all iter approvativo delle pratiche, apportando il proprio contributo qualora richiesto Consegna Depositario - Distributore q Segnala anomalie in consegna accedere al sistema e segnalare la presenza di un anomalia riscontrata in una consegna q Visualizza anomalie in consegna accedere al sistema e visualizzare la presenza di un eventuale anomalia riscontrata in fase di consegna q Aggiorna status anomalie in consegna - accedere al sistema per partecipare all iter approvativo della richiesta, qualora interpellati da altri attori

57 57 Scenario To Be Sinossi funzionalità - Altre funzionalità Produttori Consegna Produttore Depositario e Depositario - Distributore q Condivisione piano consegne q Gestione Resi q Conteggio Pallet q Reporting q Cruscotti KPI q Benchmarking Depositari Consegna Depositario - Distributore q Condivisione piano consegne q Booking slot di carico q Gestione Resi q Gestione Riconsegne q Conteggio Pallet q Gestione Autofatturazione q Reporting q Cruscotti KPI q Benchmarking Vettori Consegna Depositario - Distributore q Controllo status ordine q Gestione Resi q Gestione Riconsegne q Conteggio Pallet q Gestione Autofatturazione q Reporting q Cruscotti KPI q Benchmarking Consegna Depositario Distributore e Depositario - Distributore q Condivisione piano consegne q Booking sot di carico q Gestione Riconsegne q Autofatturazione q Monitoraggio percorrenze autisti q Reporting q Cruscotti KPI q Benchmarking

58 58 Scenario To Be Altre funzionalità Produttori Consegna Produttore - Depositario - Distributore q Condivisione piano consegne - condividere con i Depositari i propri piani di consegna, in modo da dare maggior visibilità sui flussi in ingresso ai Depositari q Gestione Resi monitorare e tracciare le richieste di reso e il processamento delle stesse q Conteggio Pallet monitorare e tracciare l interscambio interscambio dei pallet tra gli attori della filiera q Reporting - sviluppare e creare soluzioni di reporting periodici personalizzabili secondo le esigenze di ogni utente q Cruscotti KPI - sviluppare e creare un cruscotti di Key Performance Indicator in cui si possano facilmente monitorare le prestazioni desiderate q Benchmarking realizzare confronti periodici e anonimi tra le prestazioni registrate tra i diversi attori della filiera (es. % consegne in ritardo)

59 59 Scenario To Be Altre funzionalità Depositari Consegna Produttore - Depositario - Distributore q Condivisione piano consegne - ricevere e visualizzare i piani di consegna dei Produttori, in modo da dare maggior visibilità sui flussi in ingresso ai Depositari q Booking slot di carico possibilità per il Vettore di prenotare degli slot temporali in cui eseguire le prese presso il Depositario q Gestione Resi monitorare e tracciare le richieste di reso e il processamento delle stesse q Gestione Riconsegne gestire e monitorare l avanzamento delle attività di riconsegna ai q Conteggio Pallet monitorare e tracciare l interscambio dei pallet tra gli attori della filiera q Gestione Autofatturazione gestire le proposte di fattura ricevute dai vettori per i servizi svolti q Reporting - sviluppare e creare soluzioni di reporting periodici personalizzabili secondo le esigenze di ogni utente q Cruscotti KPI - sviluppare e creare un cruscotti di Key Performance Indicator in cui si possano facilmente monitorare le prestazioni desiderate q Benchmarking realizzare confronti periodici e anonimi tra le prestazioni registrate tra i diversi attori della filiera (es. % consegne in ritardo)

60 60 Scenario To Be Altre funzionalità Consegna Depositario - Distributore q Booking sot di carico possibilità per il Vettore di prenotare degli slot temporali in cui eseguire le prese presso il Depositario q Controllo status ordine possibilità di conoscere lo stato di avanzamento dell ordine emesso (e non della consegna) q Gestione Resi monitorare e tracciare le richieste di reso e il processamento delle stesse q Gestione Riconsegne monitorare l avanzamento delle attività di riconsegna da parte dei Depositari q Conteggio Pallet monitorare e tracciare l interscambio dei pallet tra gli attori della filiera q Gestione Autofatturazione gestire le proposte di fattura ricevute dai vettori per i servizi svolti q Reporting - sviluppare e creare soluzioni di reporting periodici personalizzabili secondo le esigenze di ogni utente q Cruscotti KPI - sviluppare e creare un cruscotti di Key Performance Indicator in cui si possano facilmente monitorare le prestazioni desiderate q Benchmarking realizzare confronti periodici e anonimi tra le prestazioni registrate tra i diversi attori della filiera (es. % consegne in ritardo)

61 61 Scenario To Be Altre funzionalità Vettori Consegna Produttore - Depositario - Distributore q Condivisione piano consegne - ricevere e visualizzare i piani di consegna dei Produttori, in modo da avere un po di visibilità circa le consegne da effettuare verso i Depositari q Booking slot di carico possibilità per il Vettore di prenotare degli slot temporali in cui eseguire le prese presso il Depositario q Gestione Riconsegne - gestire e monitorare l avanzamento delle attività di riconsegna ai q Autofatturazione emettere proposte di fattura per i servizi svolti che devono poi essere approvate dal soggetto realmente fatturante q Monitoraggio percorrenze autisti monitorare degli indicatori per la quantificazione delle ore guidate dagli autisti e condivisione degli stessi con i Depositari e q Reporting - sviluppare e creare soluzioni di reporting periodici personalizzabili secondo le esigenze di ogni utente q Cruscotti KPI - sviluppare e creare un cruscotti di Key Performance Indicator in cui si possano facilmente monitorare le prestazioni desiderate q Benchmarking realizzare confronti periodici e anonimi tra le prestazioni registrate tra i diversi attori della filiera (es. % consegne in ritardo)

62 62 Agenda Premessa e Obiettivi Struttura del progetto e metodologia adottata Scenario As Is Scenario To Be Valutazione dei Benefici Allegati

63 63 Valutazione dei Benefici Le tipologie di beneficio L introduzione della Piattaforma di Logistica Integrata consente di ottenere benefici sia tangibili sia intangibili L analisi condotta si focalizza sulla stima dei benefici tangibili di efficienza Nelle prossime slide è comunque riportato il risultato del processo di valutazione dei benefici intangibili implicati dalla Piattaforma (es. la riduzione dei «tempi di attraversamento», miglior monitoraggio dei flussi, ecc.) È tuttavia rilevante ricordare i seguenti elementi: Gli investimenti ICT tendono ad amplificare i propri effetti positivi quando congiunti, con effetto opposto sui costi indiretti di introduzione (es. organizzativi) Lo scenario di «mancata adozione» presenta in genere elementi negativi che si tende a sottovalutare (trappola del caso base): alla decisione di mancato investimento non si accompagna l assenza di costi per l organizzazione la decisione di investire presenta anche benefici opzionali si aprono opportunità per l introduzione di ulteriori soluzioni in futuro altrimenti precluse Per quanto riguarda la manodopera il beneficio è appropriabile per la quota parte riconducibile a personale che può essere messo nelle condizioni di: dedicare il tempo «liberato» a svolgere attività a maggior valore aggiunto gestire un eventuale aumento dei volumi di attività

64 64 Valutazione dei Benefici Le tipologie di beneficio Le principali voci di beneficio, tangibili e intangibili q q q q q q q q q q q q q q q q q Aumento della produttività degli operatori per la diminuzione delle attività relative al reperimento di informazioni sulla consegna Aumento della produttività dei mezzi data dalle minori attese Controllo sullo stato della consegna Diminuzione dei contenziosi Diminuzione dei ricircoli in consegna Diminuzione tempi di attesa dei mezzi per le attività di Scarico Diminuzione penali per attesa mezzi e ricircoli durante consegna Facilità di comunicazione grazie alla condivisione delle informazioni e al linguaggio comune Maggiore puntualità e affidabilità consegne Migliore gestione/risoluzione dei contenziosi grazie alla disponibilità di informazioni Migliore gestione/risoluzione delle anomalie grazie alla disponibilità di informazioni Ottimizzazione attività di Scarico Pianificazione flussi merci in entrata e attività di ricevimento Tempestività dell informazione Visibilità sulla documentazione a supporto della consegna (es. POD) Visibilità sullo stato della consegna

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