Il controllo di gestione negli impianti a biogas

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1 Il controllo di gestione negli impianti a biogas C è bisogno del controllo di gestione? Gli impianti a biogas hanno un ciclo produttivo apparentemente semplice che sulla carta consente agevolmente di realizzare consistenti margini. Nella realtà i produttori si trovano spesso a fare i conti con impreviste necessità finanziarie o, dopo qualche anno di attività, non riescono a far quadrare i conti. I motivi possono trovarsi in vari aspetti che rendono l attività di trasformazione delle biomasse assai più complessa di quanto possa sembrare a prima vista. Per comprendere come questi aspetti di complessità interagiscano fra loro e come incidano sul risultato finale non sono sufficienti né la contabilità generale dell impresa né la semplice rilevazione dei dati tecnici dell impianto. E infatti necessario individuare i dati tecnici fondamentali del processo industriale per monitorarli adeguatamente e per porli in relazione ai costi e ai ricavi preventivamente riclassificati e valutati con criteri strettamente industriali. La correlazione tra dati tecnici industriali correttamente rilevati e costi e ricavi riclassificati viene utilizzata sia per la previsione del budget che per il controllo dei consuntivi. Quali sono gli elementi che rendono complessa la valutazione del ciclo produttivo? Come già detto, il risultato di un ciclo produttivo apparentemente semplice si rivela frequentemente di difficile valutazione. Ci sono infatti un serie di elementi che possono rendere più complesso comprendere cosa si sta facendo e dove si sta andando L investimento richiesto è rilevante rispetto al fatturato, considerando anche che se si è molto bravi il fatturato massimo previsto può essere raggiunto ma mai superato, mentre, se succede qualsiasi inconveniente, il fatturato ha immediatamente un calo non più recuperabile. L investimento non è solo costituito dall impianto in tutto il suo complesso, ma anche dalle ingenti scorte di materia prima (biomasse di origine vegetale) immobilizzate per lunghi periodi. Un alto investimento comporta, in genere, un alto indebitamento, alti interessi e alte rate da restituire: tutto questo rende molto delicato, in particolare negli anni di avviamento, sia l equilibrio fra impegni finanziari e flussi di cassa generati dall attività sia l equilibrio fra costi e ricavi. Il costo industriale delle biomasse spesso non è di facile valutazione. E la principale voce di costo del ciclo produttivo ma il suo costo non è immediatamente ricavabile dalla contabilità generale perché o la biomassa è spesso in parte o in tutto autoprodotta 1

2 o il costo di approvvigionamento è soggetto alle fluttuazioni del mercato agroalimentare che possono essere rilevanti o a determinare il costo effettivo della biomassa concorrono vari costi per servizi o la biomassa è soggetta a calo peso o il periodo di stoccaggio è molto lungo o la qualità organolettica della materia prima è soggetta a significative variazioni o possono essere utilizzate contemporaneamente diverse biomasse principali o possono essere utilizzate materie prime alternative o integrative o l inventario della giacenza di biomasse richiede misurazioni e stime indirette Il ciclo di trasformazione risente di svariati fattori ed ha una forte inerzia. Il rapporto fra causa ed effetto - ossia fra alimentazione della vasca e produzione di energia - è condizionato da molte variabili e dilatato nel tempo, e pertanto non è di immediata evidenza l effettiva validità economica delle scelte adottate. La manutenzione ha, in rapporto al fatturato, alti livelli di costo e di complessità. Vi sono canoni, costi di intervento e interventi straordinari ciclici, per un impianto che non dovrebbe mai fermarsi e che paga ogni fermo o rallentamento con una perdita di fatturato non recuperabile. I margini operativi sono inespandibili (non si può utilizzare la leva dei volumi o dei prezzi di vendita) e se il ciclo produttivo non è ottimizzato si posso erodere velocemente. In cosa consiste l attività di controllo di gestione per un impianto a biogas? L attività di un impianto a biogas è una attività industriale e richiede strumenti di controllo analoghi a quelli impiegati nelle altre industrie di produzione. Ovviamente la peculiarità del processo produttivo e le dimensioni economiche dell attività richiederanno di configurare ed ottimizzare gli strumenti adottati. Il primo obiettivo è quello di creare un modello economico che metta in correlazione dati di natura tecnica con dati di natura economica. I dati di natura tecnica sono in genere in gran parte già disponibili nel sistema di conduzione dell impianto, altri possono essere rilevati con semplici procedure di registrazione che spesso si limitano a razionalizzare quanto gli operatori stanno di fatto già facendo. I dati di natura economica si ricavano dai documenti contabili riclassificati e valutati in un ottica prettamente industriale. Occorre infatti tenere presente che la contabilità generale ha finalità civilistiche e fiscali ma può risultare inadeguata o addirittura fuorviante ai fini della valutazione del processo industriale. 2

3 Il modello economico espone i dati di cui sopra, individuandoli, valutandoli e riclassificandoli per evidenziare il genuino risultato del processo industriale. La correlazione fra i dati fa inoltre emergere i rispettivi rapporti di causa/effetto consentendo di sviluppare dei budget previsionali e di confrontarli con i consuntivi per rilevare lo scostamento di ciascun paramento preso in consideraizone. Dal controllo di gestione sul conto economico si possono fare discendere considerazioni sulle conseguenze finanziarie e patrimoniali della gestione rappresentate nello stato patrimoniale e nel cash flow. Inoltre, con periodicità prefissata, i dati tecnici dell impianto vengo riportati in un prospetto riassuntivo che ne evidenzia i rispettivi rapporti. Qual è l impatto sull organizzazione del lavoro e sulla gestione amministrativa? Il modello economico che rappresenta il ciclo produttivo ed evidenzia i singoli dati tecnici ed economici nonché le rispettive correlazioni richiede l individuazione e la rilevazione di valori attendibili e significativi. Per ottenere tali valori occorre identificare le grandezze da rilevare e definire le modalità di rilevazione. Per quanto riguarda i dati tecnici della produzione occorre per prima cosa approfondire cosa registra il sistema di gestione dell impianto e come lo fa. I dati utili e attendibili verranno estratti direttamente dal database ed utilizzati per il controllo di gestione. Per gli addetti si avrà solo l onere di effettuare periodicamente l estrazione dei dati. Altri dati non ricavabili dal sistema di gestione dovranno essere rilevati tramite l utilizzo di semplici fogli elettronici opportunamente configurati. Si tratta, ad esempio: della movimentazione della materia prima per i carichi in produzione della movimentazione per acquisti o autoproduzione delle ore degli addetti Sono sistemi di rilevazione spesso già esistenti magari in forma non sistematica e comunque di semplice introduzione, i quali richiedono un modesto lavoro aggiuntivo solitamente ampiamente ripagato dalla razionalizzazione delle procedure, dall eliminazione di altri adempimenti diventati inutili e dal ritorno immediato di informazioni disponibili. Per i dati economici il punto di partenza è la contabilità: l attività qui delineata non è in alcun modo sostitutiva o assorbente rispetto all attività di amministrazione contabile e fiscale già effettuata dal commercialista dell impresa. L interazione fra i due ambiti è data dalla necessità di avere periodicamente una situazione contabile attendibile, esaustiva e riclassificata secondo criteri di imputazione utili al controllo di gestione. Questo significa che o il commercialista adegua l imputazione dei costi in base a criteri preventivamente concordati (cosa solitamente piuttosto semplice da realizzare e 3

4 comunque preferibile) o l impresa mette a disposizione del controllo di gestione copia dei documenti di spesa per consentire una riclassificazione extracontabile delle registrazioni. La direzione dell impianto verrà coinvolta nella fase di messa a punto iniziale del modello economico, nella messa a punto e nell introduzione degli strumenti di rilevazione dei dati tecnici e nella consuntivazione per l analisi di eventuali casi particolari. Qual è il risultato dell attività di controllo di gestione? A regime, il ciclo di lavoro è il seguente: consuntivo finale esercizio n-1 budget esercizio n consuntivi intermedi esercizio n (trimestrale, quadrimestrale o semestrale) aggiornamenti periodici prospetto riassuntivo dei dati tecnici (mensile o bimestrale) consuntivo finale esercizio n budget esercizio n+1 etc. Da tali documenti si ottengono molteplici informazioni qualificate e tempestive utili a valutare l andamento dell azienda e nel contempo idonee a supportare le decisioni operative da assumere: Il budget è costruito a partire dal modello economico industriale che ordina i fattori produttivi e gli elementi tecnici in un quadro coerente di correlazioni. Tale documento consente di fare una previsione del risultato e dei flussi finanziari conseguenti alle ipotesi di base assunte per l esercizio e di adottare preventivamente strumenti correttivi laddove risultino necessari o semplicemente convenienti. E possibile costruire scenari alternativi e valutarne i risultati. La proiezione dei flussi finanziari evidenza in anticipo eventuali deficit da finanziare. I consuntivi intermedi forniscono con la massima tempestività una valutazione dell andamento dell azienda, sia in senso assoluto che in relazione agli assunti del budget. Gli scostamenti economici rilevati possono essere ricondotti agli scostamenti tecnici che li hanno generati e quindi possono indirizzare la verifica degli aspetti impiantistici sottostanti. Gli scostamenti, analizzate le rispettive cause, consento di effettuare proiezioni del risultato di fine esercizio a condizioni costanti. In caso di primo consuntivo trimestrale, ad aprile si ha già una indicazione dell andamento dell esercizio, quando, facendo riferimento solo al bilancio ordinario, se ne avrebbe un riscontro sintetico almeno un anno dopo. I prospetti riassuntivi dei dati tecnici consentono di monitorare con stretta frequenza l andamento dei principali parametri di funzionamento dell impianto e le rispettive correlazioni, evidenziandone l andamento storico e la tendenza. Il dato giornaliero può essere influenzato da fattori casuali e comunque, considerando l inerzia del processo di trasformazione, non consente significative correlazioni. Il dato annuale determinato solo a posteriori non consente di reagire tempestivamente ad andamenti sfavorevoli della produzione. Il prospetto riassuntivo su scala mensile qui proposto 4

5 fornisce viceversa informazioni valide per il monitoraggio e utili per le scelte operative. Il consuntivo finale presenta, due o tre mesi prima del bilancio ufficiale, un attendibile consuntivo dell esercizio considerato ed un evidenza dettagliata degli scostamenti rispetto ai risultati attesi, anche in termini di flussi finanziari. Questo consente di prendere tempestivamente decisioni strategiche e di impostare da subito il budget dell anno appena iniziato. Si ottengono così o monitoraggio qualificato e tempestivo o capacità previsionale o base informativa per le scelte aziendali Come si introduce lo strumento del controllo di gestione? Lo strumento del controllo di gestione richiede necessariamente una fase di introduzione e di coordinamento con l attività amministrativa pregressa. Nel caso di un impianto di biogas, la struttura organizzativa è solitamente molto ridotta e la responsabilità decisionale accentrata. Questo consente di accelerare molto i tempi e di ottenere in brevissimo tempo i primi risultati e di arrivare a completo regime nell arco di 6/9 mesi. E opportuno approcciare l argomento con una prima fase di valutazione generale, nella quale il Consulente esaminerà le caratteristiche tecniche dell impianto e del ciclo produttivo i dati disponibili per l ultimo esercizio chiuso le procedure amministrative le procedure contabili i criteri adottati per le valutazioni economiche le caratteristiche del sistema gestionale dell impianto le fonti di ed i metodi di approvvigionamento delle materi prime e in generale tutti gli elementi utili per definire il quadro dell azienda Al temine di questa prima fase sarà possibile predisporre una relazione che contenga la valutazione sull idoneità delle procedure amministrative adottate una prima riclassificazione e valutazione industriale del conto economico dell ultimo esercizio chiuso la valutazione sulle fonti di dati tecnici ed economici il piano di adeguamento e integrazione delle procedure di rilevazione dei dati tecnici una proposta di adeguamento delle procedure contabili le considerazioni di merito sulle criticità rilevate un piano di attivazione degli strumenti di controllo di gestione 5

6 Sulla scorta della relazione, l azienda valuterà con il Consulente un accordo di collaborazione. I risultati dell attività della prima fase di valutazione saranno il punto di partenza per un rapido avviamento dell attività di controllo di gestione. 6