Taormina, 20 maggio Il valore economico del mercato, trend internazionali e prospettive di business future

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1 Taormina, 20 maggio 2011 Il valore economico del mercato, trend internazionali e prospettive di business future

2 FOCUS SUL SEGMENTO ASSOCIATIVO ICCA- The International Meetings Market 850 membri associati in oltre 85 paesi (Associazioni Internazionali, Convention & Visitors Bureau, PCO, Fornitori di servizi) 1 Report Annuale (1 aggiornamento a Giugno di ogni anno) con un focus soprattutto sul MERCATO ASSOCIATIVO Monitoraggio continuo e puntuale su circa eventi associativi internazionali organizzati I dati sono uno spaccato dell intero mercato e vengono utilizzati per effettuare analisi su presenze, calcolare impatti economici, trend ICCA - The International Meetings Market 2009

3 NUMERO DI MEETING ORGANIZZATI Anno Numero Eventi , , , , , ,35% , , , , ,294 ICCA - The International Meetings Market 2009

4 NUMERO DI MEETING ORGANIZZATI per PAESE Posizione Paese Meeting 1 U.S.A Germania Spagna Italia Regno Unito Francia Brasile Giappone Cina Austria Paesi Bassi Svizzera Canada Svezia Repubblica della Corea Australia Portogallo Danimarca Argentina Belgio 130 4,25 % (+ 0,25%) - Spagna rimane 3 - Italia passa dal 6 al 4 posto con + 54 meeting rispetto al Austria e Cina sono new entry nella top 10 ICCA - The International Meetings Market 2009

5 NUMERO DI MEETING INTERNAZIONALI per CITTA Posizione Città Meetings 1 Vienna Barcellona Parigi Berlino Singapore Copenhagen Stoccolma Amsterdam 98 9 Lisbona Pechino Buenos Aires Seoul Budapest Madrid Praga Londra Istanbul San Paolo Bangkok Atene 75 NOTA 5,12 % Vienna si conferma al primo posto con + 21 meeting - Parigi passa dal 1 al 3 postocon 23meeting rispetto al Stoccolma continua la sua ascesa guadagnando una posizione con +15 meeting rispetto al Madrid new entry nella top 20 ICCA - The International Meetings Market 2009

6 NUMERO DI MEETING organizzati in ITALIA Posizione Città Meetings 23 Roma Milan 43 0,83 % 65 Firenze Torino Venezia Bologna Verona Genova Pisa 9 - Roma conquista 2 posizioni - Milano perde 23 posizioni - Palermo e Catania entrano in classifica 214 Napoli Palermo Padova Sorrento Catania Perugia 5 ICCA - The International Meetings Market 2009

7 NUMERO MEDIO di Partecipanti PER EVENTO Categoria Meeting % da 50 a %* da 150 a % da 250 a % da 500 a % da a % da a % da a % da a % da % Totale % 70,08% * rispetto al 2008 % i meeting nella tre principali categorie sono aumentati rispettivamente del 4,8%, 0,4%, 2,6% ICCA - The International Meetings Market 2009

8 Stima partecipazione per Continente Posizione Continente Partecipanti % 1 Europa ,2* 2 NordAmerica ,6 3 Asia/Medio Oriente America Latina ,8 5 Africa ,1 6 Oceania ,2 * rispetto al 2008, l Europa perde uno 0,8% a favore di Asia/medio Oriente e Africa Totale ICCA - The International Meetings Market 2009

9 Stima PARTECIPAZIONE PER PAESE Appeal della destinazione Posizione Paese Partecipanti 1 U.S.A Germania * Italia Spagna Francia Regno Unito Canada Austria Brasile Repubblica Cinese * Italia perde una posizione passando dai ai 362,915 ICCA - The International Meetings Market 2009

10 Distribuzione dei MEETING PER MESE (%) Mese Meeting % Meeting per mese Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre TOTALE ICCA - The International Meetings Market 2009

11 SCELTA DELLA STRUTTURA DI SVOLGIMENTO (%) Tipologia di sede congressuale Meetings % Hotel con centro congressi ,9* Centri congressi/espositivi ,6 70,5 % Università ,4 Altre sedi 406 9,1 TOTALE * rispetto al 2008 il numero di meetings organizzati nella prima categoria aumentano del 2,4% ICCA - The International Meetings Market 2009

12 Le SPECIALITÀ che organizzano più meeting (%) Posizione Tipologia di meeting Numero Meeting % 1 Medicina ,8 2 Tecnologia Scienze ,9 4 Industria 704 6,9 5 Educazione Scienze Sociali 506 5,1 7 Giurisprudenza 452 4,9 8 Economia 438 4,4 9 Management 403 4,3 10 Comunicazione 371 3,9 44,7 % ICCA - The International Meetings Market 2009

13 FOCUS SUL MONDO CORPORATE MPI EVENTVIEW Si tratta di un report con cadenza annuale sul segmento corporate Il target è composto di Senior Marketing & Sales Manager dei settori AUTOMOTIVE, TECNOLOGICO, FINANZIARIO, FARMACEUTICO La ricerca fa un analisi dei piani di budget dedicati agli eventi Viene utilizzato come modello di Benchmarking per i prossimi anni

14 MPI FOUNDATION EventView Western Europe 2010

15 MPI FOUNDATION EventView Western Europe 2010

16 MPI FOUNDATION EventView Western Europe 2010

17 Distribuzione dei Budget per tipologia di eventi MPI FOUNDATION EventView Western Europe 2010

18 L influenza dell Ufficio Acquisti MPI FOUNDATION EventView Western Europe 2010

19 MPI BUSINESS BAROMETER E un Report Bimestrale qualitativo sui trend dell industria degli eventi Viene intervistato un panel di advisor, un target selezionato di senior meeting professional tra soci E un monitoraggio qualitativo su bisogni, percezioni, stato dell arte I dati vengono utilizzati per valutare opportunità, iniziative, decisioni e intraprendere attività di lobby internazionale

20 Business Barometer - Report a Aprile 2011 Continuano a migliorare le prospettive di miglioramento per le condizioni di business con un incremento che dal 2008 si conferma anno per anno più favorevole L economia europea mostra segnali di miglioramento. I budget continuano a essere in una condizione di sofferenza, ma con un orizzonte speranzoso: viene registrato un incremento del 1% in tutti i paesi dal febbraio 2010 C è un aumento dei meeting delle corporate su base nazionale, in relazione anche al costo dei trasporti che ha subito un aumento del 3% da dicembre 2010 a febbraio 2011 Si avvertono i primi segnali di cambiamento per quel che riguarda i tempi di risposta, viene infatti confermato il trend che questi siano brevi, ma ci sono delle eccezioni che mostrano delle indicazioni di cambiamento Aumenta la partecipazione dei delegati ai meeting con un incremento del 12 % fra il dicembre 2010 e il febbraio 2011 Si registra un interesse nella domanda per i meeting virtuali e/o gli ibridi a causa dell aumento dei costi di trasporti, hotel e food and beverage, le instabilità politiche e sociali in certe regioni e le estreme e incontrollabili condizioni climatiche. MPI FOUNDATION Business Barometer febbraio 2011

21 CWT Travel Management Institute Travel Management Priorities 2011: Insights into the Rebound Report internazionale ed annuale realizzato da Carlson Wagonlit Travel, sulla base di una inchiesta che si basa su 169 travel manager ed un target così composto: Lo studio evidenzia l'evoluzione che il settore sta vivendo e mette in luce le priorità che i travel manager hanno individuato per il

22 CWT Travel Management Institute Travel Management Priorities 2011: Insights into the Rebound I TREND FUTURI: Crescita delle attività di organizzazione eventi: la spesa per l organizzazione di M&E è del 0,1-1,5% dei ricavi aziendali e raggiunge il 4% in alcune industrie (farmaceutica, IT, banche e finanza). Con la crescita dell economia, aumentano dell 1,8% le spese per M&E*. Soprattutto il settore automotive ha ricominciato ad organizzare M&E e la spesa media per delegato aumenterà dal 7 all 11% per il Aumento dell interesse per programmi di strategic meetings management: importante la riduzione dei costi ed il raggiungimento del ROI. La ricerca CWT indica che le aziende possono risparmiare in media dal 10 al 25% e migliorare l efficacia dei loro eventi se adottano delle best practices nelle tre aree principali: ricerca, processi, policy ed adempimenti Uso di indicatori di analisi dei risultati per un monitoraggio continuo e dettagliato dei costi, delle modalità di pagamento, delle aree coinvolte (paesi appartenenti e non all EMEA) * regola generale

23 CWT Travel Management Institute Travel Management Priorities 2011: Insights into the Rebound Gestione fornitori più selettiva: aumenta l outsourcing, si riducono i fornitori con i quali si collabora, si preferiscono rapporti consolidati Maggiore focus su gestione dei rischi: la sicurezza è diventato un argomento molto importante dopo l eruzione del vulcano islandese. Per i planner è fondamentale gestire i rischi soprattutto nelle seguenti aree: sicurezza passeggeri, regolamenti, contratti, immagine aziendale Ampio utilizzo di strumenti tecnologici: le aziende cominciano a sostituire i processi manuali con registrazioni online e strumenti di meetings management, per semplificare i processi. Si implementano inoltre strumenti che permettono una maggiore interattività tra i partecipanti durante l evento.

24 CWT Travel Management Institute Travel Management Priorities 2011: Insights into the Rebound CARATTERISTICHE CHIAVE per il )Massimizzazione costi/risultati 2)Pianificazione di meeting&eventi su base annuale 3)Utilizzo di un limitato numero di partner/fornitori 4) La Tecnologia non può risolvere tutto

25 L OSSERVATORIO CONGRESSUALE ITALIANO - Fino a Dicembre 2010 veniva pubblicato il rapporto annuale dell OCI, ricerca condotta da Alma Mater Studiorum, Università di Bologna - Oggi, attraverso un accordo firmato da Federcongressi&Eventi, dal Convention Bureau della riviera di Rimini e dalla casa editrice Ediman, Federcongressi&eventi ha acquisito il marchio dell'osservatorio Congressuale Italiano. -L'associazione si è contrattualmente impegnata ad assicurare continuità nella realizzazione della ricerca per un periodo di almeno sei anni e a garantirne il mantenimento del livello qualitativo.

26 6 Monitor sul Mercato degli Eventi in Italia 2010 Monitor annuale condotto da Astra Ricerche per ADC Group su un campione di 300 aziende che investono in comunicazione, attraverso interviste telefoniche. Le aziende sono state suddivise per fatturato basso- medio- alto, dando maggiore spazio a quelle che hanno fatturati fino a 25 milioni di euro o tra i 25 e i 100 milioni di euro

27 6 Monitor sul Mercato degli Eventi in Italia 2010 Trend degli Investimenti in comunicazione Aumentano gli investimenti in comunicazione da parte dei piccoli e medi utenti. Si assiste ad un progressivo svuotamento del gruppo costituito dai grandi investitori in comunicazione.

28 6 Monitor sul Mercato degli Eventi in Italia 2010 L evento come parte rilevante delle scelte di comunicazione delle aziende italiane Aumenta la % delle aziende che affermano di investire più del 20% del proprio budget complessivo di comunicazione in eventi. Si riduce progressivamente la % di coloro che usano gli eventi mettendo piccoli budget a disposizione.

29 6 Monitor sul Mercato degli Eventi in Italia 2010 Le motivazioni principali di questi risultati sono principalmente due: -Continua crescita qualitativa degli eventi, dovuta a un impiego, quasi passionale, da parte delle agenzie specializzate -Crescita di attenzione dei decisori aziendali verso forme nuove di comunicazione

30 6 Monitor sul Mercato degli Eventi in Italia 2010 E nel prossimo biennio? AZIENDE CHE NON HANNO INVESTITO NELL ULTIMO ANNO

31 6 Monitor sul Mercato degli Eventi in Italia 2010 E nel prossimo biennio? AZIENDE CHE HANNO INVESTITO NELL ULTIMO ANNO

32 6 Monitor sul Mercato degli Eventi in Italia 2010 Le tipologie di eventi ritenute efficaci Convention aziendali 67% Incentive 64% Eventi Interni all azienda/organizzazione 62% Lanci di nuovi prodotti 56% Eventi a valenza sociale/no profit 55% Eventi B2B 51% Eventi On line 50% Congressi/Convegni 48% Roadshow 44% Celebrazioni/Ricorrenze 39% Eventi realizzatidai media 32%

33 I dati raccolti dal Sicilia Convention Bureau Analisi dell andamento del primo trimestre 2011

34 Un confronto sul numero delle richieste Gennaio - Marzo

35 Confronto valore stimato delle richieste gestite

36 Distribuzione delle richieste confronto primi trimestre

37 Confronto sul numero medio partecipanti per evento gennaio - marzo 2010 gennaio - marzo 2011 fino a da 50 a da 100 a da 300 a da 600 a da ancora da definire 4 1

38 Trend di conferma degli eventi

39 Analisi delle motivazioni di non acquisizione dei meeting e degli eventi Presentazione di alcune case history e interviste ai clienti

40 SCB ha analizzato le richieste di eventi che sono state veicolate sul territorio in circa due anni N Totale Richieste 245 Business Potenziale Totale ,00 Business Confermato ,00 Business Work in Progress ,00 Business Non Confermato ,00 Cause esterne ,00 Sicilia in gara come destinazione secondaria ,00 Causa interne , richieste totali 34 eventi confermati

41 Analisi delle motivazioni di non acquisizione Sul totale degli eventi non confermati in Sicilia il: 33% non è stato acquisito per CAUSE ESTERNE: - Mancanza di collegamenti aerei diretti - Mancanza di collegamenti interni - Mancanza di centri congressi/fiere congressuali - Mancanza di strutture alberghiere con numero di camere adeguato alle richieste 10 % può essere attribuito invece al fatto che la Sicilia non era la destinazione preferita di partenza ma è stata messa in gara soltanto successivamente come riferimento e confronto per prezzi e servizi di altre destinazioni.

42 Analisi delle motivazioni di non acquisizione Sul totale (57%) attraverso delle interviste, e le cause riportate dai clienti sono risultate le seguenti: degli eventi non acquisiti per cause interne, è stata effettuata un ulteriore analisi

43 Analisi delle motivazioni di non acquisizione Sul totale (57%) degli eventi non acquisiti per cause interne, è stata effettuata una ulteriore analisi, e le cause sono risultate le seguenti: - Prezzi più alti rispetto alla concorrenza a parità di servizio (35%) In occasione di candidature per congressi a carattere scientifico, viaggi incentive e meeting aziendali, destinazioni simili dell area mediterranea come Spagna, Grecia, Montenegro hanno proposto strutture e servizi a costi molto più competitivi di quelli siciliani. - Scarsa flessibilità degli operatori nei confronti delle esigenze del cliente (15%) Form di richiesta quotazioni provenienti da grandi PCO internazionali non compilate correttamente; quotazioni FD quando il cliente richiede HD; i progetti preparati da DMC seguono sempre lo stesso modello, indipendentemente dalle necessità del cliente. - Scarsa sensibilità verso gli stimoli derivanti dalla concorrenza internazionale (10%) Per un evento in competizione con una destinazione spagnola con budget noto, i preventivi preparati dagli hotel equivalenti al tetto massimo di spesa indicato dal cliente.

44 Analisi delle motivazioni di non acquisizione - Indisponibilità delle strutture nelle date richieste e chiusura stagionale (5%) - Difficoltà a fare sistema all interno delle destinazioni locali per acquisire eventi di maggiore portata (15%) In molti casi, frutto di policy degli alberghi. Nel caso di una candidatura per un grande congresso medico, sono state coinvolte più strutture di simile livello, che hanno preparato offerte non solo completamente diverse sul piano dei costi, ma anche difficilmente paragonali sul piano dei servizi. - Scarsa attenzione al cliente pre- durante- post evento (20%) - non rispetto delle deadline e tempi di risposta nelle fasi successive troppo lenti - site inspection condotte non al massimo delle potenzialità - scarsa trasparenza nella presentazione di capienze, spazi e servizi in seguito non rispondenti alle esigenze del cliente - imposizione di fornitori e servizi al cliente affinché possa svolgere l evento.

45 Le modalità operative del SCB L Analisi della gestione operativa delle richieste pervenute al CB ha evidenziato che: 1. Entro 1 ora dalla ricezione di una richiesta, SCB contatta il cliente per verificare le informazioni contenute nel brief, chiedere integrazioni, capire gli obiettivi e le capacità di spesa del cliente. 2. SCB propone ove possibile la collaborazione dei PCO e DMC affiliati, poi, a seconda delle esigenze del cliente, dà seguito alla richiesta secondo le seguenti modalità: Trasmette agli operatori da coinvolgere il brief, e funge da collettore di tutte le proposte da inoltrare al cliente. Passa al cliente i contatti diretti degli operatori. In questo caso gli operatori vengono informati dell imminente contatto del cliente. Questa operazione avviene entro 2/3 ore dalla ricezione della richiesta. 3. Qualora il cliente necessiti dell ausilio di un DMC e richieda il contatto diretto, il SCB trasmette al cliente la lista di tutti i propri associati. La lista comprende il profilo aziendale e, in futuro,verrà richiesto anche l elenco degli eventi più importanti dell ultimo triennio e l elenco dei clienti.

46 Le modalità operative del SCB 4. SCB, su indicazione del cliente, pone una deadline per la preparazione dei progetti/preventivi. Nel caso in cui il cliente necessiti di progetti complessi, viene sempre sensibilizzato a concedere ai DMC almeno 3/4 giorni pieni di lavoro. 5. Nel caso vengano richieste le quotazioni di hotel e fornitori di servizi, al fine di agevolare il cliente nella propria analisi e comparazione, queste vengono inserite in un unica presentazione. Laddove il cliente abbia richiesto il coordinamento di un DMC o PCO, i progetti preparati vengono trasmessi al cliente senza apportare alcuna modifica. 6. In assenza di un riscontro, dopo massimo 7 giorni dalla spedizione dei progetti/preventivi, viene effettuato un follow up sul cliente. 7. In caso di esito negativo intervista 8. In caso di esito positivo site inspection assistenza contatto diretto operatori

47 Case History 1 Prezzi Elevati Profilo del cliente: Associazione Scientifica Internazionale Creazione del contatto: Database ICCA Tipologia di evento: Congresso Scientifico Internazionale Dettagli Richiesta: il cliente richiede di ricevere una candidatura della città di Taormina per lo svolgimento del loro congresso internazionale di 250 partecipanti per 6 giorni Candidatura per i seguenti periodi: Maggio oppure Settembre 2011 La voce del Cliente: Perché la Sicilia e il Sicilia Convention Bureau? L associazione ogni 3 anni organizza un congresso internazionale in un paese europeo. La scorsa edizione si è svolta in Grecia, dunque ci piaceva molto l idea di rimanere nel Mediterraneo. Essendo un associazione cerchiamo sempre di appoggiarci ad un convention bureau, partner professionale ed istituzionale che può presentarci al meglio la destinazione ed assisterci dalla candidatura, alla selezione dei partner, allo svolgimento del congresso

48 Case History 1 Prezzi Elevati Gestione della richiesta: SCB invia richiesta di preventivo alle varie strutture di Taormina e Giardini Naxos I preventivi degli hotel: Per 5 di loro la quotazione delle sole camere è compresa tra 120,00 e 180,00. Per 3 di loro la quotazione delle camere è compresa tra 210,00 e 280,00. Il costo dei servizi F&B e dei servizi congressuali è molto alto considerato il loro budget. La Candidatura: è stata inviata una candidatura presentazione delle due destinazioni con lettera di benvenuto da parte delle istituzioni, proposte alberghiere e di location per cene di gala, allegando i cv di tutti i PCO partner a cui potersi affidare successivamente. Feedback del cliente: Sono molto onesta con voi. I prezzi delle camere sono più alti delle nostre aspettative. Essendo un congresso scientifico, e non medico/farmaceutico, non abbiamo alti budget. Non penso che i vostri hotel abbasseranno le tariffe di così tanto da poterli prendere nuovamente in considerazione. Dunque, sebbene abbiamo davvero apprezzato le vs proposte e ci sono piaciute molto, non possiamo prendere in considerazione la vs destinazione. E un problema di costi. Dalle precedenti esperienze se è troppo costoso non verrebbe nessuno. Le proposte ricevute da Santorini erano state molto più economiche: dai 50 ai 150. SCELTA DEL CLIENTE: sono ritornati nuovamente in Grecia

49 Case History 2 Flessibilità nei confronti del cliente Profilo del cliente: Dipartimento Marketing e Organizzazione Eventi dell associazione committente dell evento. Creazione del contatto: fiera di settore Tipologia di evento: Simposio satellite di un convegno già acquisito dalla destinazione Dettagli Richiesta: il cliente richiede di essere coadiuvato nella ricerca di una sala meeting per mezza giornata per 200 persone all interno di un hotel di Catania. L evento di riferimento si tiene a novembre La voce del Cliente: Perché la Sicilia e il Sicilia Convention Bureau? L evento si inserisce in un programma di circa 20 simposi ripetuti in altrettante città italiane. Quella di Catania è comunque una tappa fondamentale in quanto è prevista in concomitanza del principale evento fieristico del nostro settore. Vogliamo una sala meeting in un hotel per esaltare la valenza professionale del simposio.

50 Case History 2 Flessibilità nei confronti del cliente Gestione della richiesta: SCB, con il supporto del proprio partner locale Etna CB, individua e propone al cliente 4 hotel. I preventivi degli hotel: sono molto diversi sia per costo che per servizi inclusi. - Costo compreso tra 540,00 e 960,00; - Alcuni includono i servizi audio/video di base, altri no; - la quotazione più alta è per l utilizzo della sala Full Day (nonostante il cliente abbia richiesto Half Day). Feedback del cliente: sorpreso per l elevato costo di tutti i preventivi. Il costo massimo per lo stesso servizio nelle altre destinazioni dove sta organizzando l evento è di circa 500,00. Nonostante ciò, decide di approfondire con due strutture, chiedendo: - a uno di includere i servizi audio/video di base; - all altro, di proporre una tariffa Half Day. Entrambe le strutture non soddisfano le richieste del cliente. Esito della richiesta: l associazione rinuncia all idea di tenere il simposio in un hotel. Utilizza gli spazi del convegno in concomitanza del quale il simposio è organizzato.

51 Case History 3 Confronto con Concorrenza Internazionale Profilo dell azienda cliente: Agenzia di organizzazione eventi Francese Creazione del contatto: contatto one to one in visita Tipologia di evento: Riunione di un Azienda Farmaceutica Dettagli Richiesta: 140 persone ad inizio Aprile Richiesti suggerimenti di strutture alberghiere 4* in tutta la Sicilia. Budget massimo per il pernottamento: 200,00 a persona al giorno. Richiesta quotazione direttamente dalle strutture alberghiere. In concorrenza con l Andalusia.

52 Case History 3 Confronto con Concorrenza Internazionale Gestione della richiesta: sebbene i tempi a disposizione siano molto stretti, ben 14 strutture confermano la propria disponibilità. Per 9 di loro la quotazione delle sole camere è compresa tra 200,00 e 350,00. Per 5 di loro la quotazione delle camere è compresa tra 100,00 e 200,00. Comunque il costo comprensivo di servizi meeting supera di gran lunga il budget indicato. Dopo aver sensibilizzato le strutture affinché facciano uno sforzo per rendere le proposte più concorrenziali, anche aggiungendo dei servizi compresi nella tariffa, il cliente sceglie di mettere in short-list 3 strutture. Esito della richiesta: nonostante gli sforzi, le proposte pervenute al cliente dalla Spagna si dimostrano molto più economiche. Per questa ragione, l evento si è tiene in Andalusia. La voce del Cliente: Il suo giudizio sulle esperienze siciliane? il convention bureau è stato molto efficiente. In 24 ore è riuscito a sottopormi le proposte di 14 hotel. Se avessi dovuto fare la ricerca personalmente, ci avrei impiegato settimane. Anche le offerte delle strutture sono state tutte molto interessanti. E stato un piacere scoprire tutte queste risorse in Sicilia. Certo mi sarei aspettata un po di flessibilità in più. E un momento in cui il valore aggiunto che i fornitori riescono a darci è fondamentale per confermare gli eventi.

53 Case History 4 Site Inspection condotta in maniera non corretta Profilo dell azienda committente: Tour operator italiano per conto di un corporate settore bancario/assicurativo francese Profilo del Referente: Titolare della società, responsabile relazioni e organizzazione eventi Creazione del contatto: fiera di settore Fidelizzazione del Cliente: dopo una prima richiesta di semplici informazioni e a seguito dell invio da parte del SCB di una presentazione dettagliata delle nuove aperture in Sicilia, si instaura un rapporto di fiducia. Trattasi della quinta richiesta trasmessa al SCB Dettagli richiesta: viaggio incentive per 25 dirigenti aziendali; 4giorni/3notti nella seconda metà di settembre Il cliente richiede i contatti diretti di operatori specializzati nella realizzazione di un progetto SORPRENDENTE con visite ed attività esclusive, ad esclusione delle strutture alberghiere, tutti hotel 5*, contattate personalmente dall agenzia. La Sicilia è in competizione con Malta e la Toscana.

54 Case History 4 Site Inspection condotta in maniera non corretta Gestione della richiesta: il SCB fornisce i riferimenti degli operatori locali rispondenti alle esigenze del cliente finale. La voce del Cliente: Le sue esperienze dirette? Non solo in Sicilia, i convention bureau sono ormai i nostri punti di riferimento, anche nelle destinazioni nelle quali abbiamo già esperienza. Per noi che organizziamo eventi a livello internazionale, non è possibile essere costantemente aggiornati si che avviene in ogni luogo e i CB ci consentono di colmare questo vuoto. Il Cliente entra in contatto con le agenzie, inviando loro le richieste per i servizi necessari per l evento. Le risposte sono tempestive e complete. Nonostante le tariffe proposte da Malta siano di gran lunga più competitive rispetto a quelle proposte dagli operatori Siciliani, Il SCB viene interpellato nuovamente dal cliente per la pianificazione di una pre-visita delle location suggerite. Alla pre-visita parteciperà anche il committente dell evento.

55 Case History 4 Site Inspection condotta in maniera non corretta La voce del Cliente: Le sue esperienze dirette? La Sicilia è una terra bellissima, che ci piace proporre. Purtroppo però spesso dobbiamo fare i conti con alcune inefficienze e la lentezza nelle risposte. Alcune esperienze dirette? Il personale negli hotel, anche in quelli di lusso, a volte è anziano e non aggiornato sugli standard di servizio internazionali. C è bisogno di maggiore reattività e della consapevolezza che ci sono nuove destinazioni che riescono ad esprimere dei livelli altissimi di professionalità. Alcuni episodi avvenuti durante la Site Inspection, alla quale è presente il committente: - nessuna accoglienza da parte dei responsabili delle strutture; - il personale e il servizio F&B non all altezza del prestigio e del livello delle strutture; - nonostante il periodo di bassa stagione, al cliente non sono state assegnate le migliori camere della struttura. L evento si svolgerà dal 16 al 19 Settembre 2011 in Toscana. Per l organizzazione dei propri eventi l agenzia committente richiede il supporto del SCB, poiché trova che ci sia una grossa riduzione nei tempi di risposta, che stenta ancora a trovare nel confronto diretto con gli operatori locali.

56 Altri casi - Scarsa sensibilità degli operatori alle esigenze del cliente Tipologia di evento: Congresso Medico internazionale Destinazioni in competizione: Sicilia, Turchia, Olanda, Svizzera. Gestione candidatura: un PCO siciliano gestisce in autonomia la candidatura. Il BID avanzato per la città siciliana in gara, consiste in una bozza di programma e un prospetto riepilogativo dei costi, senza una dettagliata suddivisione delle voci di costo. Il BID si conclude in 4 pagine, senza alcuna descrizione della descrizione, foto, ecc. I competitor: le altre tre destinazioni avanzano BID che vanno dalle 17 alle 31 pagine. Tutte includono: lettera di invito delle istituzioni locali; lettera di invito dell Hosting Committee; descrizione della destinazione, descrizione delle sedi proposte per l evento, budget dettagliato, profilo aziendale e referenze del PCO a cui fa capo la segreteria organizzativa del congresso. Esito della candidatura: Congresso acquisito dalla destinazione Turca

57 Altri casi - Scarsa sensibilità degli operatori alle esigenze del cliente Tipologia di evento: Viaggio Incentive Richiesta del Cliente: riservato alla forza vendite di un azienda, l evento deve essere un momento di preparazione ed esaltazione per gli agenti. Il programma deve prevedere attività altamente motivazionali. Destinazione in competizione: Francia. Progetti da DMC: preparati seguendo il proprio stile (e non lo stile dell evento), sono tutti progetti che non trasmettono l energia che l agenzia cliente vuole proporre al committente. Inoltre non propongono alcune attività per le quali il cliente aveva dimostrato particolare interesse. La voce del Cliente: L aspetto incentivante e motivazionale era fondamentale. La Sicilia ha tutti gli elementi per poter essere ritenuta una destinazione unica, sfidante, che ti mette alla prova, ed era esattamente quello che volevamo trasmettere al cliente. Caratteri che però non abbiamo riscontrato nei progetti, i quali prevedevano attività che, in fin dei conti, potremmo proporre in qualsiasi altra destinazione. Esito della richiesta: l evento si terrà in Francia il prossimo agosto.