Gestione Pratiche telematiche per SAI Protocollo.INI

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1 RAS Ras Gestione Pratiche telematiche per SAI Protocollo.INI NB. Poiché la trasmissione della SAI e identica a quella della RAS, in RAS, le in arrivo saranno tratatte come GRUPPO RAS. Sommario Personalizzazioni 2 Ricezione incarichi dalla SAI 4 Norme di compilazione pratica per SAI in SOUL 9 Preparazione all invio pratiche 10 Invio 11 Come inviare di gestione alla Compagnia (Interlocutorie, interruttive..) 12 Come collegare documenti o File alla pratica (Fatture, Libretti di circolazione, Documenti..) 14 Come differenziare, in Pronta Liquidazione, le OFFERTE dalla LIQUIDAZIONE (Invio solo LIQUIDAZIONE) 15 Come inviare la DISTINTA DI PRONTA LIQUIDAZIONE alla SAI Ass.NI 16 Virus Free Sviluppo CWS Ras Ras e un vero e proprio programma di gestione di posta elettronica sviluppato ad HOC dalla CWS Informatica srl. Per questo e esente da attacchi di virus che affliggono i normali programmi di posta elettronica Fate attenzione ai files che vi arrivano allegati ai messaggi di posta APRITELI solo se ne conoscete la provenienza. I messaggi gestiti automaticamente da Ras NON possono contenere virus. Ras GRATIS Ia nostra gestione di invio pratiche via è integreta gratuitamente in SOUL ed è costantemente aggiornata Per eventuali aggiornamenti on-line visitate il sito:

2 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Pagina 2 Personalizzazione A.1 Personalizzare la Compagnia (in SOUL): - Eseguire SOUL - Lanciare la schermata dei MANDANTI dal menu TABELLE - Selezionare (o inserire) la Compagnia SAI (o una del gruppo) e quindi premere su SCHEDA - Inserire nella casella COD.ANIA il codice ania che e Inserire nella casella MODALITA' TRASFERIMENTO inserire 17 (numero diciassette) - Inserire nella casella l fornita dalla SAI per lo scarico (che dovrebbe essere sic.ies.ef@sai.it) - Premere il tasto Onorari/codice. In basso a sinistra - Inserire un onorario e poi in alto inserire la vostra che userete per questo scarico.

3 Pagina 3 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni A.2 CREARE UNA CONNESSIONE IN ACCESSO REMOTO (Questa operazione fa fatta da un tecnico specializzato, se il vostro abbonamento ad internet non contiene un software AUTOINSTALLANTE). A.3 INSERIRE I VOSTRI DATI DI ACCOUNT IN SOUL - Dal menu HELP lanciare la funzione OPZIONI DI SOUL - - Attivare Gestione Spuntare questa opzione se nell invio pratica per pratica vogliamo che la procedura proponga in automatico l invio per modalita per MANDANTE (vedere piu avanti nella sezione invio pratiche) - premere il pulsante GESTIONE INDIRIZZI e quindi inserire i dati del vostro abbonamento (questi dati vi sono stati forniti all'atto della sottoscrizione di un contratto internet. Se non sono in vostro possesso, chiederli al vostro Fornitore di servizi Internet). - Avremo cosi la seguente schermata:

4 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Pagina 4 Ricezione incarichi dalla SAI Ass.ni Una volta entrati in SOUL per accedere al programma di gestione della posta ( RAS) premere sull icona Premere qui per accedere ad Ras per l invio/ricezione Una volta lanciato il programma, la procedura visualizzerà la casella postale attiva sulla quale procederà alla lettura Nel caso in cui bisogna cambiare la casella postale da leggere: allora posizionarsi sulla scheda IMPOSTAZIONI e fare doppio click sulla da attivare in modo da spuntarlo e dopo fare doppio click sull altra spuntata in modo da eliminare la selezione vecchia. Fare doppio Click sulla da Attivare, questa verra spuntata con, e quindi fare doppio click sul precedente in modo da eliminarlo e tenere spuntato solo l voluta. A questo punto rifare click sulla scheda Posta in Arrivo da Elaborare Una volta lanciato il programma, premere il tasto Connessione e lettura nuova posta : Se sono arrivati degli incarichi per poterli visualizzare selezionare sull opzione Tipo d posta da leggere la dicitura da gruppo RAS (perche la SAI trasmette con lo stesso protocollo) Premere il pulsante Connessione e Lettura nuova posta per verificare se sono arrivati incarichi o comunicazioni dalla SAI

5 Pagina 5 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Ecco come apparirà la videata che rappresenta gli incarichi ricevuti: Opzione da selezionare per il caricamento dell incarico Documenti e/o Files allegati Selezionare da Gruppo RAS per visualizzare le pratiche ricevute via 2. Inserimento Incarico Per trasferire le pratiche ricevute direttamente nell archivio perizie selezionare una pratica da caricare, premere il tasto destro del mouse e selezionare l'opzione "Carico/Modifica pratica nell'archivio perizie, dopo un ulteriore conferma il programma caricherà automaticamente gli incarichi in SOUL. Ad ogni caricamento verrà inoltre generata una scheda riepilogativa dei dati ricevuti dalla Compagnia (una specie di scheda di incarico) al fine di poter dare al Perito la possibilità di verificare la correttezza dei dati ricevuti nella loro forma originale, di prendere immediatamente visione di eventuali annotazioni o particolari condizioni di polizza (franchigie, scoperti) o dei punti d urto dichiarati dai danneggiati al fine di avere un quadro complessivo più esauriente prima di procedere con la visione del veicolo danneggiato.

6 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Pagina SAI La scheda visualizzata naturalmente può essere stampata. Uscendo con la X in alto a destra la procedura memorizzerà l incarico ricevuto via direttamente nell archivio della posta ricevuta, al fine di avere per un certo tempo la traccia dell incarico originale per una qualsiasi verifica. 3) Procedere nuovamente dal punto (2) per tutte le pratiche da inserire. Note: Se le pratiche ricevute dalla SAI necessitavano di una ricevuta di ritorno per conferma dell avvenuta ricezione delle medesime da parte del Perito, il programma provvederà automaticamente alla loro generazione disponendole nella sezione della posta da trasmettere, pronte a partire insieme agli altri messaggi. Terminato il caricamento possiamo uscire dal programma di gestione della posta e ritornare nel programma SOUL dove potremmo richiamare le pratiche per procedere alla loro consultazione, definizione, ecc.

7 Pagina 7 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni La procedura fin qui descritta, parte dal presupposto che la pratica sia arrivata solo Telematicamente. Se invece la pratica è stata inserita manualmente, prima cioè dell arrivo Telematico, perché inviata allo studio dall agenzia con i metodi tradizionali, la procedura permette di riconoscere se la pratica è già stata caricata controllando prima il numero di sinistro e poi se non lo trova cercando anche per la Targa del veicolo da periziare. Nel caricamento manuale il numero di sinistro va inserito completo. Se il controllo sul Sinistro dovesse dare esito negativo allora la procedura controllerà il numero di targa. Il numero di targa dovrà essere inserito SENZA SPAZI anche se la SAI invia gli incarichi con SPAZI, la procedura automaticamente toglierà gli spazi dalla targa inviata dalla ras e ne controllerà l esistenza nell archivio pratiche come VEICOLO DA PERIZIARE. Vediamo quindi come si presenta la videata quando la pratica viene indicata come già inserita manualmente Trasmissione RAS/AXA/SAI Informazioni sulla pratica trovata in archivio ed inserita manualmente Permette di scorrere le pratiche trovati in archivio (piu pratiche con lo stesso numero di sinistro o la stessa targa) Nella parte in basso dello schermo vengono visualizzati gli estremi della pratica già inserita in archivio evidenziata con la scritta Pratica manuale. Il programma riconosce che la pratica è una pratica manuale perché non risulta presente il codice mandato dato presente nell invio Telematico ed INDISPENSABILE per effettuare la trasmissione dell elaborato peritale. Per aggiornare la pratica in archivio selezionare l opzione Carico o Aggiorna la pratica nell archivio perizie, il programma chiederà conferma per aggiornare la pratica già presente in archivio (verranno aggiunti tutti i dati mancanti forniti dalla Compagnia e nulla sarà cancellato del lavoro svolto dal perito.

8 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Pagina 8 Nel caso la procedura trovasse più pratiche con lo stesso numero di sinistro o la stessa targa allora nella videata sarà evidenziata una doppia freccia per poter scorrere l elenco delle pratiche trovate alfine di indicare su quale di esse dovremo aggiornare l incarico ricevuto. E importante che dopo aver selezionato con le frecce la pratica da aggiornare con il messaggio ricevuto dalla compagnia, ci posizioniamo con il cursore sul messaggio evidenziato in alto ed effettuiamo un click con il pulsante destro del mouse (non con il sinistro altrimenti perdiamo la selezione della pratica in basso) e scegliamo l opzione Carico o Aggiorna la pratica nell archivio perizie. La procedura darà comunque la possibilità di caricare l incarico come nuovo, anche se in archivio risultano altre pratiche per la stessa chiave di ricerca, come evidenziato nell immagine successiva..

9 Pagina 9 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Norme di compilazione pratica per SAI Ass.ni in SOUL Una volta ricevuti l incarico via , e lo richiamiamo da SOUL, vedremo che la maggior parte delle informazioni sono state inserite AUTOMATICAMENTE nell incarico, anche nelle ANNOTAZIONI che si trovano in prima pagina sono riportati informazioni IMPORTANTI per la gestione. Nella visualizzazione della pratica per questa modalità di gestione pratica telematica, avremo alcune importanti novita elencate nella figura sottostante Segnala se la pratica e stara o meno espletata ed inviata alla Compagnia Flag che ci consente di chiedere alla Compagnia la ricevuta di ritorno dell invio della pratica. Flag che ci segnala se la pratica e in Pronta liquidazione. Nel campo ANNOTAZIONI e nella finestra che si apre con il tasto F7- Sinistro ci sono importanti informazioni ricevute nell incarico Pulsante che segnala il numero di ricevute (IN) e trasmesse (OUT) per quella pratica, la segnalazione IN 2/ OUT 3 ad esempio significa che per quella pratica abbiamo ricevuto 2 e sono state inviate 3 . Premendo questo pulsante accederemo alla schermata riepilogativa della posta IN/OUT ed inoltre sara possibile, per la pratica selezionata inviare Interlocutorie, Interruttive, Comunicazioni varie ecc.. (vedi la sezione piu avanti Come inviare di gestione alla Compagnia ) In alcuni casi, nella normale gestione della pratica, si ha la necessita di allegare dei documenti prelevati con lo scanner per essere poi inviati alla Compagnia. SOUL offre la possibilita di allegare qualsiasi files (foto, suoni, immagini ecc.) alla singola pratica. Per una completa spiegazione vedere la sezione piu avanti Come collegare documenti/file alla pratica Pulsante che consente di allegare file/documenti alla pratica. Gli allegati possono essere PRIVATI oppure PER CLIENTE. Quelli per CLIENTE saranno inviati via automaticamente

10 Pagina 10 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Preparazione all invio Pratiche Una volta sviluppata in ogni sua parte l incarico e siamo pronti per inviare la pratica alla compagnia, allora da SOUL abbiamo due possibilità o l invio pratica per pratica oppure l invio per gruppi di pratiche. L invio per gruppo di pratiche si ottiene accedendo a FILTRO/ELENCO. Per comodita in questo manuale non ne parleremo perché risulta molto piu comodo ed immediato l invio pratica per pratica Invio pratica per pratica In questo caso (ed e la scelta più conveniente secondo noi) una volta sviluppato l intero incarico, espletata la perizia, inserita la parcella, allora da SOUL premere il pulsante Ed avremo la seguente schermata Selezionare questa tipologia di invio ed accertarsi che in tipo trasferimento ci sia scritto: 17 SAI (IES) A questo punto selezionare Invia con modalita per mandante ed accertarsi che in tipo trasferimento ci sia scritto 17 SAI (IES), controllare che nella casella Indirizzo destinatario ci sia l indirizzo della SAI e quindi premere Invia File con Modalita MANDANTE in questo modo SOUL preparerà l da inviare e la metterà in coda d attesa pronta per essere trasmessa. Siamo poi noi a decidere quando inviare realmente le pratiche. Possiamo infatti fare in modo da accodare le pratiche e poi in un'unica soluzione inviarle. Ovviamente consigliamo di inviare le pratica una volta a giorno.

11 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Pagina 11 Invio e- Quando decidiamo di inviare le pratiche, allora attivare il programma di gestione della posta e una volta entrati in Ras, quindi premere su POSTA DA TRASMETTERE in alto SAI Ass.ni Se si vuole momentaneamente escludere una pratica dalla trasmissione allora fare doppio click con il mouse sulla casellina NO A questo punto siete pronti per trasmettere, vi basta premere il tasto Trasmetto i messaggi elencati Le pratiche trasmesse saranno memorizzate per un certo tempo nella cartella Posta Inviata corredate di data e ora di invio, per ogni controllo del caso. Non rimane altro che ricordare, in caso di problemi, di inviare qualunque messaggio ricevuto dalla SAI direttamente alla casella postale supporto@cwsinfo.it utilizzando l opzione evidenziata in alto indicata come Invia Messaggio e poi la selezione Invio del Messaggio e degli Allegati (alla Software House, ecc.), in modo che qualunque segnalazione di problema possa essere risolta quanto prima. Se il messaggio di errore ricevuto riguarda una pratica ben precisa allora oltre al messaggio occorre inviare anche la pratica indicata come errata e per far ciò basta portarsi sulla casella Elenco posta Trasmessa, evidenziare la pratica desiderata con un click del mouse e poi utilizzare di nuovo l opzione Invia Messaggio indicata precedentemente.

12 Pagina 12 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Come inviare di gestione alla Compagnia (Interlocutorie, interruttive..) Nel caso di una normale gestione della pratica, a volte il Perito ha necessita di inviare comunicazioni alla Compagnia. Comunicazioni che possono essere di vario genere: Interlocutorie, interruttive, richiesta ulteriori informazioni.o quant altro. Il protocollo di trasmissione in questione gestisce queste nel seguente modello. Attivare la pratica di riferimento e poi premere il tasto IN/OUT Una volta premuto il tasto, avremo la seguente schermata: Elenco della posta ricevuta per la pratica attiva Visualizza il messaggio di Posta ricevuta o trasmessa evidenziato Elenco della posta trasmessa per la pratica attiva Spuntare se si desidera la ricevuta di ritorno della negativa Selezionare il Motivo Richiama RAS senza uscire dalla pratica!!!!! Altri tipi di messaggio. Premere CREA MESSAGGIO Spazio riservato per l invio di una perizia negativa (interruttiva)

13 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Pagina 13 Perizia Negativa - Interruttiva: Per inviare una che indichi alla Compagnia la remissione negativa dell incarico, allora selezionare il MOTI- VO, scrivere le eventuali note, decidere se si vuole o meno la ricevuta di ritorno dell ed a questo punto premere il pulsante INVIA NEGATIVA Interlocutoria Incarico non ricevuto Richiesta Informazioni Aggiuntive Rifiuto di incarico: Per inviare una alla Compagnia per queste tipologie di messaggio allora: Premere il tasto in basso a sinistra CREA MESSAGGIO dalla schermata evidenziata nella figura precedente. Ed avremo la seguente nuova finestra Quindi: Selezionare il tipo di da inviare, scrivere le eventuali note, decidere se si vuole o meno la ricevuta di ritorno ed a questo punto premere il tasto Memorizza il messaggio per la trasmissione. NB. I messaggi cosi creati NON saranno trasmessi immediatamente, ma accodati per la trasmissione. Quando li si vuole veramente trasmettere allora richiamare RAS e inviare le come descritto nella sezione invio

14 Pagina 14 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Come collegare documenti o file alla Pratica (Fatture,Libretti di Circolazione, Documenti..) Soul consente di allegare qualsiasi tipo di file o documento ad una determinata pratica. Per collegare un documento alla pratica allora premere il pulsante Tutto quello che viene inserito da questo lato NON sara mai trasmesso a nessuno. Questi sono da considerarsi allegati PRI- VATI Tutto quello che viene inserito da questo lato SARA TRASMESSO AUTOMA- TICAMENTE ALLA COMPAGNIA. Inserire qui File ti tipo PDF, documenti di WORD, file RTF ecc. ecc. Inserire qui file GRAFI- CI (Immagini) che provengono da altre oppure da fotocamera oppure da scansioni Se avete Documenti, fatture, libretti di circolazione, copie di documenti da inviare alla Compagnia o da conservare in modo privato allora premere il pulsante ALLEGA FILE, per mezzo del quale accederemo al programma di gestione fotografica ove sara possibile effettuare le scasioni con un qualsiasi scanner.

15 Pagina 15 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Come differenziare, in Pronta Liquidazione, le OFFERTE dalla LIQUIDAZIONE Per le successive statistiche e per un corretto invio dei dati, la SAI Ass.ni ha necessità di differenziare le OFFERTE dalla LI- QUIDAZIONE del danno, in Soul è previsto un campo che determina questa differenza. Dalla schermata del computo premere il tasto F9-LIQUIDAZIONE (per accedere alla schermata di pronta liquidazione) Selezionare il tipo di OFFER- TA o di QUIETANZA (LIQUIDAZIONE) Nella casella TIPO QUIETANZA selezionare la tipologia dell offerta o della Quietanza (Liquidazione) effettuata. N.B. Per un corretto invio dei dati, inserire quante più informazioni possibili nei campi della liquidazione. Più informazione inserite più completa sarà la pratica inviata e quindi con meno rischi di vederci rifiutato l invio. INVIO DELLA SOLA LIQUDAZIONE VIA Con il protocollo SAI e possibile inviare anche la sola liquidazione questa possibilita e data SOLO quando si inviano singole (cioe non da Elenco/esporta.). Per inviare la sola liquidazione, inserire i dati di liquidazione e quindi premere il tasto di invio della singola pratica. A questo punto quando la procedura chiede se inviare con protocollo SAI rispondere SI e poi quando chiedera l invio della sola LIQUIDAZIONE, rispondere SI. In questo modo verranno inviati solo i dati di LIQUIDAZIONE senza la perizia e parcella.

16 Gestione Telematica delle pratiche per SAI Ass.ni Pagina 16 Come inviare la DISTINTA DI PRONTA LIQUIDAZIONE alla SAI Ass.ni La SAI Ass.ni richiede periodicamente l invio di una distinta per le PL effettuate in un certo periodo di tempo. Per estrarre questa distinta ed inviarla alla compagnia procedere come segue: Accedere alla funzione Elenchi/Cascate/Esporta/Importa e poi selezionare Esporta per Mandante Entrati nel filtro di selezione effettuare le seguenti scelte: Selezionare la SAI Ass.ni Inserire il range DATA ASSEGNO Selezionare la scheda Tipo Modello/Ordinamento Selezionare il Tipo Elenco Pronta Liquidazione Premere il pulsante in basso Esporta su Disco o Modem A questo punto, quando compare la schermata di elenco record estratti, premere il pulsante Seleziona tutto e poi il pulsante Crea Distinta da inivare via Pulsante che permette la selezione di tutte le pratiche estratte Pulsante di creazione e di invio della distinta di pronta liquidazione