DA DIGIT A DIGIT CONNECT... ED OLTRE!

Transcript

1 APPROFONDIMENTI ESPERIENZE DA DIGIT A DIGIT CONNECT... ED OLTRE! Faldoni giudiziari digitalizzati in rete favoriscono equità, efficienza e risparmio nell amministrazione della giustizia di Pierpaolo Beluzzi I PRESUPPOSTI Il progetto Digit (Distretto Corte d Appello di Brescia) nasce nel settembre 2003, presso il Tribunale di Cremona. L idea era quella di individuare sul mercato una piattaforma che: si adattasse meglio all organizzazione di lavoro delle Cancellerie fondata sul supporto cartaceo, consentisse di mantenere le prassi esistenti nei vari Uffici e il loro valore aggiunto consolidatosi nel tempo, si adattasse alle esigenze dell ambiente senza particolari personalizzazioni e avesse tempi di realizzazione e costi certi. La piattaforma non doveva avere un approccio datato ovvero destinato a replicare su piattaforma digitale una procedura organizzativa basata su flussi di lavoro documentale (cartaceo). L idea di fondo era quella di: porre al centro del progetto il documento in formato elettronico, consentire alle prassi operative dei singoli Uffici, qualora avessero un intrinseco valore aggiunto, di sopravvivere ed, eventualmente, sviluppare uno strumento capace di evolversi e diffondersi da un settore dipartimentale all intera organizzazione. Si doveva ricercare la Pareto Efficienza: l introduzione del modo di lavorare diverso doveva portare ciascun operatore a percepire immediatamente un miglioramento della propria condizione lavorativa (in un ottica comparativa con il modo di operare tradizionalmente basato sul cartaceo). Altro presupposto era il mantenimento dei livelli di responsabilità degli operatori coinvolti, senza pregiudicarne autonomia e libertà d azione: l operatore (dal dipendente delegato alle funzioni di acquisizione immagini del fascicolo, al cancelliere, al giudice o all avvocato) doveva mantenere la possibilità di: intervenire nel processo formativo del fascicolo processuale digitale, sfruttarne al massimo le possibilità di estrarne informazioni per produrre altri documenti, fossero essi generati direttamente in formato elettronico (con firma digitale qualificata) o su carta. Questi nuovi documenti dovevano mantenere la possibilità di essere inglobati nuovamente nel faldone digitale in costante evoluzione nelle varie enere la possibilità di falc ono)sele....anche su un recente ComputerWord che, appena avrò letto e verificato, se vuole e nfasi processuali. Il nuovo sistema doveva essere adattabile, ovvero doveva garantire la compliance sia alle modifiche del quadro normativo o regolamentare, sia al turn over del personale. In qualsiasi momento l amministratore doveva essere nella posizione di valutare se un eventuale innovativo prodotto tecnologico fosse in grado di migliorare in efficienza la piattaforma adottata, con una valutazione dei costi/benefici immediata. Il sistema infine, ma non ultimo per ordine d importanza, doveva garantire una piena accessibili- 56 iged.it anno XVI - n

2 ESPERIENZE tà anche alle persone disabili. In sostanza, era necessario trovare una soluzione industriale, destinata ad essere inserita in un ciclo produttivo (servizio giustizia) fino alla propria naturale obsolescenza e che fosse immediatamente sostituibile in qualsiasi momento da altri e più avanzati sistemi. I VANTAGGI RISCONTRATI E PREVEDIBILI Questa impostazione ha consentito di svolgere adeguate fasi di sperimentazione con la piena collaborazione dei partner tecnologici anche in assoluta assenza di un budget finanziario dedicato alla sperimentazione stessa. C è da sottolineare che, grazie a questo approccio di fondo, i partner hanno aderito a questa fase sperimentale con buona predisposizione sia perché i loro costi vivi erano tendenzialmente nulli, sia perché l interesse di verificare il successo dei loro prodotti nello specifico settore era elevato. Questo aspetto progettuale, che può essere interpretato anche in un ottica di partecipazione fra pubblico e privato, è un altra caratteristica del progetto Digit: coinvolgere partner interessati alla sperimentazione in sé, in una legittima ottica business oriented. Ad essi non veniva richiesto un investimento finanziario o comunque un apprezzabile sforzo di contenuto economico (per specifiche personalizzazioni richieste), ma la sola messa a disposizione di prodotti Hardware, Software, di Servizi di connettività di cui già disponevano a costi di fatto nulli anche se erano in fase di beta test. L obiettivo immediato era quello di realizzare un servizio produzione di copie digitali per i difensori, e renderle disponibili al momento della discovery ovvero nel momento in cui la difesa può accedere liberamente al contenuto degli atti dove la domanda di facilità di accesso e di completezza delle informazioni proveniente dai difensori è molto sentita. Dato che anche con il cartaceo era prevista la riscossione dei diritti di Cancelleria sulle copie rilasciate, una prima valutazione economica dei costi/benefici fu immediata. In questo contesto, Digit ha rappresentato, per la prima volta all interno dell amministrazione della giustizia, un progetto di sviluppo tecnologico con specifici presupposti di economicità puntualmente determinati da un analisi costi /benefici. La prima analisi comparativa (copie cartacee contro copie digitali), realizzata con il contributo di due stagiste dell Università Cattolica di Piacenza, ha accertato la possibilità di Digit di generare, in condizioni ottimali, profitti per oltre ,00 Euro per stazione di lavoro digitale (stima complessiva su quattro anni di ammortamento Hardware/Software e personale, dove le entrate erano, e sono, rappresentate dai diritti di Cancelleria riscossi sulle copie digitali secondo le tariffe previste nel testo Unico Spese di Giustizia). Le proiezioni di un utilizzo del progetto Digit a livello Nazionale (Digit Nazionale cofinanziato dal CNIPA) parlano di un ROI di oltre 4,5 milioni di Euro l anno, a fonte della gestione di circa 35 milioni di pagine processuali. In questi anni di effetti n. 2 - anno XVI iged.it 57

3 va messa in produzione di Digit le prime proiezioni, che individuavano il punto di pareggio nella cessione del solo 50% dei fascicoli digitali realizzati, sono state ampiamente confermate. A questo beneficio si è aggiunto l evidente vantaggio che gli Uffici potevano contemporaneamente utilizzare, per le fasi di lavoro ordinarie, uno stesso fascicolo digitale. Tuttavia le ultime proiezioni, che prevedono l estensione a livello Distrettuale e Nazionale del progetto 1, tendono ad abbattere significativamente il punto di pareggio economico portandolo al di sotto del 50%. Le verifiche fatte in termini di efficienza confermano anche un abbattimento del 50% dei precedenti tempi standard di lavoro. Di questa crescita di produttività ne hanno beneficiato specialmente le Cancellerie e i Giudici impegnati nello studio dei fascicoli digitali dei procedimenti e nella redazione delle relative sentenze. Non bisogna dimenticare che i vantaggi descritti sono destinati a reiterarsi durante la vita del fascicolo (durante i procedimenti in fase di Appello in Cassazione), fino alla definitiva archiviazione elettronica. Risulta evidente la capacità del fascicolo digitale di aumentare in maniera esponenziale la selezione ed estrapolazione delle informazioni contenute negli atti, mettendo in grado l utente (giudice, difensore ed ogni altra singola parte processuale) di acquisire rapidamente la conoscenza del fatto processuale. Questa possibilità offerta dalla tecnologia mette in grado qualsiasi attore di un procedimento processuale di eguagliare, nel giro di pochi giorni, o... ore, il livello di conoscenza degli atti processuali che fino a ieri era patrimonio esclusivo della Pubblica Accusa che, per mesi o addirittura anni, aveva visto crescere, secondo le proprie direttive, il fascicolo cartaceo. Così si è data concreta ed effettiva parità processuale fra le parti come previsto dall articolo 111 della Costituzione. Questa nuova potenzialità si traduce, sul lato pratico, non solo in un aumentato potere di difesa per le parti private (imputato e persona offesa/parte civile), e di padronanza del fascicolo nel suo complesso, ma anche di (de iure condendo) sensibile contrazione dei tempi processuali. Non è più necessario prevedere, grazie al rilascio di copie digitali in formato PDF con associati sistemi di ricerca per segnalibri, full text ed indicizzazione incorporata, lunghi intervalli temporali fra singoli atti processuali (i cosiddetti termini di difesa). LO STATO DEL PROGETTO La fase progettuale organizzativa è stata completamente a carico del personale interno del Tribunale di Cremona. La scelta era sia di ordine economico sia di impostazione progettuale: il progetto doveva convogliare tutte le (scarse) possibili risorse finanziarie verso la realizzazione dell obiettivo (acquisto Hardware/Software). Dal punto di vista progettuale, l analisi della Pareto Efficienza doveva necessariamente essere effettuata all interno dell Ufficio stesso, con analisi dei flussi di lavoro e delle soluzioni prodotta dalle stesse risorse interne. 58 iged.it anno XVI - n

4 La percezione da parte dei dipendenti di migliorare la propria personale condizione di lavoro è stato un altro dei presupposti di successo di Digit Attualmente al progetto Digit, nelle sua varie articolazioni, partecipano Adobe System Italia, Aemcom Cremona, Cesvin, la Fondazione Politecnico di Milano e l Università Politecnico di Milano. L adozione del formato PDF ha consentito, nel rispetto dei prerequisiti iniziali della adattabilità e della business continuity, di sostituire o aggiungere singoli applicativi e soluzioni server in corsa, nel momento stesso in cui si sono resi disponibili e ritenuti performanti. Il nuovo Software (nel caso di specie Adobe Policy Server, Adobe Acrobat 7.0 professional e, da ultimo, Adobe Acrobat 8.0 professional), dopo la prima installazione, fatta in un giorno da un tecnico specializzato, nel giro di poche ore ha consentito di rendere operativo e disponibile sulla LAN il sistema di protezione dei fascicoli processuali. Al momento tutti i fascicoli pertinenti alla fase dell udienza preliminari del Tribunale di Cremona (oltre 440 procedimenti per equivalenti pagine) sono disponibili in formato PDF, e molti procedimenti hanno anche dei contenuti multimediali. I fascicoli sono protetti singolarmente grazie ad Adobe Policy Server anche se mantengono la possibilità di essere trasportati, in assoluta sicurezza, al di fuori degli uffici del Tribunale con estrema facilità (via , pen drive, ecc.). Grazie a queste tecnologie oggi i giudici possono lavorare anche a casa pur assicurando il pieno rispetto delle esigenze di privacy connesse a dati sensibili quali sono quelli di natura giudiziaria. La scelta del formato PDF ha inoltre consentito di preservare le caratteristiche del documento cartaceo, dalla sua integrità al suo look and feel. Grazie alla recente firma del Protocollo fra CNIPA e Adobe System ai sensi dall articolo 12, comma 9, e in conseguenza della Deliberazione CNIPA 4/2005, oggi è possibile utilizzare la firma digitale rilasciata da una Certification Authority quale lo stesso CNIPA, direttamente sui documenti in PDF. Questa possibilità vale in particolare,anche per la firma delle stesse sentenze, soluzione che di fatto va ad annullare le diffidenze verso la generica busta crittografata (P7M), particolarmente presenti nel settore Giustizia. Gli schemi di sentenze originali, riportati su formato PDF e sigillati dalla firma digitale, elaborati dal Tribunale di Cremona hanno superato fino ad oggi tutte le verifiche connesse con la vita della sentenza stessa che sono successive alla sua pubblicazione (dalle annotazioni di Cancelleria, alle impugnazioni, fino all irrevocabilità, ivi compresa la procedura di correzione degli errori materiali), consentendo inoltre una costante verifica cronologica delle diverse versioni della sentenza stessa. Si può pertanto affermare la piena compliance della soluzione adottata a qualunque modifica del quadro normativo/regolamentare, allo stato prospettabile, che dovesse intervenire. DIGIT CONNECT È stato appena presentato Digit Connect, un sistema di Web conferencing su tecnologia Adobe (Acrobat Connect) che integra sia la possibilità di condivisione di documenti, sia alcune modalità operative particolarmente adatte alle fasi del dibattimento: l insieme ha trovato una perfetta adesione allo schema della udienza online. Il sistema Digit Connect, come del resto tutto il progetto Digit, presenta dei costi quasi irrisori: una semplice web cam, un microfono, una linea a larga banda (ADSL o superiore o, se necessario, anche una connettività mobile UMTS) ed il solo freeware Adobe Reader per Digit. Questa tecnologia consente di abbattere le barriere rappresentate dai costi e dai tempi lunghi dovuti alle distanze. Le nuove tecnologie danno la possibilità a difensori, testimoni, periti, parti processuali in genere di partecipare effettivamente, e pressoché contemporaneamente, a più processi e udienze sen n. 2 - anno XVI iged.it 59

5 za muoversi. Si eliminano così, inoltre, i problemi legati ai rinvii per giustificati motivi quali, ad esempio, lo svolgimento di altro processo in altra città negli stessi giorni. Anche per Digit Connect è stata operata un analisi costi/benefici che ha tenuto conto dei costi di trasferimento dei detenuti, dei Giudici e dei loro collaboratori, degli avvocati a cui, in alcuni specifici casi, si aggiungono quelli di trasferimento del personale per gli aggiornamenti professionali. Una prima estrapolazione dei dati basata su un processo ove si è applicata concretamente la soluzione realizzata ha evidenziato un potenziale risparmio superiore al 1 milione di Euro in tre anni se il dimensionamento del progetto fosse applicato a livello distrettuale per tutti i Tribunali della Corte d appello di Brescia (cinque Tribunali e relative Case Circondariali). Quest applicazione consentirà anche a chiunque e sono imminenti i primi test di assistere a distanza ai processi pubblici, con un semplice collegamento via Web, e partecipare in diretta alle sentenze emesse dai tribunali In nome del popolo italiano. Digit Connect trova, inoltre, piena (ma autonoma) integrazione con la gestione dei fascicoli processuali su formato PDF e con il sistema di protezione persistente del documento assicurato da Adobe Policy Server. Attualmente il gruppo di sviluppo sta per dedicarsi alla realizzazione di un progetto pilota diretto a sostituire attraverso l adozione di un sistema di workflow e dell uso intenso della firma digitale completamente il supporto cartaceo per tutta la fase dell udienza preliminare. Il progetto è pronto ad accogliere i documenti generati dai più recenti progetti ministeriali. In particolare ora si guarda al progetto NDR2 (Notizie di reato due), attualmente in fase di startup, che rilasciano tutta una serie di documenti, in formato digitale (PDF), relativi alla fase delle indagini preliminari e alla trasmissione delle iniziali notizie di reato dalla Polizia Giudiziaria all Ufficio del pubblico Ministero. CONCLUSIONI Il progetto Digit è dotato di una intrinseca forza progettuale che dovrebbe favorirne una sua diffusione pervasiva nell ambito dell universo della Giustizia italiana. I principali componenti di questa forza sono: piena compatibilità della piattaforma adottata, e del processo organizzativo sottostante, a qualsiasi altra applicazione che generi documenti che interagiscano con il flusso processuale, in un completo contesto della Gestione Elettronica dei Contenuti (ECM), alta considerazione del fattore umano, apertura verso qualsiasi miglioramento e adattamento sia di natura tecnologica sia di good practice. Digit lascia ampia libertà di scelta agli operatori, che possono utilizzare qualsiasi modulo - o documento già in loro possesso - o che vorranno crearsi in proprio anche in relazione alle future esigenze. È una soluzione che accetta, per postulato, la possibilità dell errore dell informazione inserita nel sistema, errore che non riguarda la soluzione tecnologica adottata, ma l errore umano nella creazione del documento. La certezza dell informazione è in ogni modo lasciata alla responsabilità dell autore del documento, comunque questo si sia formato. Ciò che caratterizza Digit è la sua capacità di gestire informazioni contenute in documenti autonomi, di assorbire, tramite il PDF, contenuti multimediali o provenienti da banche dati strutturate, di ampliarne in via esponenziale la capacità di conoscenza da parte degli utenti e di utilizzare tali informazioni per realizzare altri documenti. La ricerca della certezza del dato strutturato non è più considerato, in Digit, un dogma a cui tendere: l ottimismo tecnologico, ovvero la consapevolezza delle imminenti, anche se non attualmente note, evoluzioni dell IT consente di fare affidamento nei risultati che saranno disponibili nel giro di mesi o anni. I vantaggi (certi) di oggi, si amplificheranno domani nel momento in cui saranno certamente disponibili strumenti di estrazione e analisi di informazione ancora più evoluti e, dati gli ultimi progressi fatti dal progetto in termini di rete locale e web, si può affermare che, per sua natura, Digit è in costante evoluzione. Tendenza all ottimo paretiano, entusiasmo, ottimismo e fiducia nell IT, costi certi e prevedibili, i migliori Software e servizi commerciali disponibili, partner paretiano efficienti ed immediata replicabilità in qualsiasi contesto pubblico o privato: questi sono i presupposti di Digit, o meglio, la sua stessa essenza. NOTE 1. Il progetto, grazie anche al co-finanziamento previsto dal progetto Lotta agli sprechi, ha trovato nell anno 2006 il contributo finanziario del CNIPA Pierpaolo Beluzzi Magistrato Referente Distrettuale per la Corte d Appello di Brescia Coordinatore Sez. Gip Gup del Tribunale di Cremona 60 iged.it anno XVI - n