La nostra condotta negli affari è importante quanto il lavoro che svolgiamo.

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1 La nostra condotta negli affari è importante quanto il lavoro che svolgiamo. Agire in modo corretto. Codice di condotta aziendale di Gap Inc.

2 Sommario 3 Agire correttamente in Gap Inc. Che cos è il Codice di condotta aziendale Perché è importante Il vostro impegno ad agire in modo corretto 4 Fatevi sentire! Comunicate i vostri dubbi Come potete comunicare i vostri dubbi Linea diretta del Codice di condotta Responsabilità individuale e politica anti-ritorsioni 5 Lavorare con integrità Politica di tolleranza zero Un ambiente sano e sicuro Registrazione delle ore di lavoro Altri regolamenti di lavoro 8 L etica in pratica Integrità dei prodotti Normative sul commercio internazionale Politica anti-boicottaggio Corruzione e pagamenti illeciti Leggi contro la concorrenza sleale (anti-trust) Operazioni commerciali eque e oneste Diritti di proprietà intellettuale Reclami presentati ad autorità pubbliche Richieste di informazioni da parte di autorità pubbliche Tutela dell ambiente 14 Come evitare i conflitti di interessi Offerta o accettazione di regali e intrattenimento Rapporti d affari con coniugi, compagni di vita, parenti o amici Gestione dei rapporti personali sul posto di lavoro Lavoro esterno a Gap Inc. Funzioni direttive o ufficiali presso un altra organizzazione 19 Protezione del marchio aziendale Informazioni riservate e personali Informazioni privilegiate e insider trading Richieste di informazioni da parte dei media Integrità finanziaria Collaborazione durante le verifiche e i controlli Proprietà aziendali Marchi di fabbrica e merci contraffatte 24 Conoscenza delle linee guida in materia di politica Attività politiche Contributi politici Attività di lobbying 25 Risorse Informazioni di contatto

3 Gap Inc. è stata fondata nel 1969 con l obiettivo di svolgere attività commerciali in modo responsabile, onesto ed etico, perseguendo sempre gli standard di integrità più elevati. L azienda opera tuttora tenendo presente tale obiettivo.

4 Il Codice di condotta aziendale di Gap Inc rappresenta l impegno che l azienda si è assunta nei confronti dei propri azionisti, dei clienti e di ciascuno di noi non solo perché è un obbligo legale, ma perché è giusto farlo. Il nostro successo deriva da un senso di fiducia reciproco nonché dalla riconosciuta trasparenza e qualità delle nostre azioni. Ognuno di noi contribuisce in modo rilevante alla tutela dell azienda e della sua reputazione. Per poter agire correttamente è essenziale che siamo in grado di distinguere ciò che è giusto da ciò che è sbagliato e riconoscere le implicazioni etiche delle nostre scelte. In Gap Inc., siamo tutti tenuti ad applicare sul lavoro, ogni giorno, gli standard enunciati nel Codice di condotta aziendale. 2

5 Agire correttamente in Gap Inc. La nostra condotta negli affari è importante quanto il lavoro che svolgiamo. Il Codice di condotta aziendale (il Codice di condotta) di Gap Inc. è una guida per le vostre azioni, che vi consente di lavorare con integrità e agire in modo corretto ogni giorno, in ogni situazione, indipendentemente da dove lavorate. La nostra azienda è stata fondata su principi di integrità, qualità e fiducia reciproca, che dobbiamo rispettare tra noi, con i nostri clienti e con i nostri partner d impresa. La nostra reputazione inizia e finisce con ognuno di noi. Abbiamo tutti la responsabilità personale di conoscere e rispettare il Codice di condotta e altre politiche interne di Gap Inc., nonché le leggi di ogni Paese in cui operiamo. Ed è altrettanto fondamentale esternare i nostri dubbi e segnalare eventuali violazioni, reali o sospette, di questo codice. I responsabili svolgono un ruolo ancora più importante. Guidare e agire con integrità Conoscere il Codice di condotta e riesaminarlo regolarmente assieme ai propri team Incoraggiare i dipendenti a sollevare questioni e dubbi Assicurare il completamento della necessaria formazione sulla conformità da parte dei propri team Promuovere apertamente la politica anti-ritorsioni Prendere misure pronte ed efficaci, come opportuno Chiedere l assistenza del reparto addetto all integrità e alla conformità globali (Global Integrity and Compliance) Chiedere consigli, in caso di dubbi! Il Codice di condotta non può fornire consigli specifici per ogni situazione. Tuttavia, la maggior parte dei problemi è facilmente evitabile consultandolo, agendo con buon senso e chiedendo aiuto in caso di dubbi. Ponetevi queste domande Se non siete sicuri della correttezza etica di una situazione, chiedetevi: È giusto farlo? È legale e sono autorizzato a farlo? È conforme ai principi del Codice di condotta e di altre politiche interne? È in linea con la reputazione di Gap Inc. o la mia reputazione personale? Vorrei vederlo riportato dai media? Se la risposta a una di queste domande è NO, parlatene immediatamente con il vostro supervisore, il reparto Risorse Umane o il reparto addetto all integrità e alla conformità globali. 3

6 Fatevi sentire! Comunicate i vostri dubbi Siamo tutti tenuti ad adeguarci al Codice di condotta e ad agire con integrità. E siamo parimenti tenuti a esternare eventuali perplessità e dubbi. Se ritenete che qualcuno non rispetti il Codice di condotta o le politiche interne, se avete perplessità o dubbi oppure siete incerti su come gestire una situazione, ecco cosa dovete fare: Avvaletevi del processo porta aperta ( Open Door ) e parlatene col vostro supervisore, responsabile o un addetto di Risorse Umane. Se non vi sentite a vostro agio col processo porta aperta, rivolgetevi al reparto addetto all integrità e alla conformità globali all indirizzo oppure telefonate alla Linea diretta del Codice di condotta. Date uno sguardo alla sezione Risorse sul retro di questo opuscolo per ulteriori informazioni su chi contattare se avete domande specifiche. Linea diretta del Codice di condotta La Linea diretta è gratuita, riservata e disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per i dipendenti di Gap Inc. in tutto il mondo. È inoltre disponibile il servizio di interpretariato ed è possibile effettuare telefonate mantenendo l anonimato. U.S.A., Canada e Portorico: numero verde GAP-CODE ( ). Fuori dal Nord America: digitate il codice di accesso diretto AT&T del vostro Paese, quindi 866-GAP-CODE ( ) (troverete il codice di accesso diretto AT&T del vostro Paese sul sito Se non siete in grado di effettuare la chiamata, contattate il reparto addetto all integrità e alla conformità globali all indirizzo Chiunque riferisca un motivo di dubbio è protetto dalle ritorsioni grazie alla stretta applicazione della politica anti-ritorsioni. Domanda. Cosa succede quando si chiama la Linea diretta del Codice di condotta? Risposta. Alla Linea diretta risponde un servizio riservato, esterno. Un operatore in diretta vi porrà una serie di domande per reperire i dati relativi ai vostri dubbi. Tali dati saranno inoltrati al reparto appropriato (per es., rapporti con i dipendenti globali, integrità e conformità globali o prevenzione perdite) per essere esaminati e prendere le opportune misure. Qualunque informazione da voi fornita rimarrà del tutto riservata e sarà comunicata esclusivamente alla persona di competenza e responsabile delle misure da prendere. Domanda. Posso chiamare la Linea diretta se non parlo l inglese? Risposta. Sì, la Linea diretta è disponibile in tutto il mondo e prevede il servizio di interpretariato. 4

7 Lavorare con integrità Per Gap Inc., non si tratta solo di osservare la legge. Lavorare con integrità e trattare i colleghi con rispetto è alla base di un ambiente che promuove la creatività e consente di ottenere risultati. Politica di tolleranza zero: nessuna discriminazione, molestia o ritorsione La nostra politica interna di tolleranza zero esclude in assoluto qualsiasi forma di discriminazione, molestia o ritorsione. Tutte le decisioni riguardanti il personale vengono prese senza considerare l etnia, il colore, l età, il sesso, l identità sessuale, l orientamento sessuale, la religione, lo stato civile, lo stato di gravidanza, l origine nazionale/stirpe, la cittadinanza, la disabilità fisica/mentale, la posizione militare o qualsiasi altro fattore vietato dalla legge. Questa politica interna vale per dirigenti, dipendenti, potenziali dipendenti, clienti e partner d impresa (compresi appaltatori, venditori e fornitori). Non sono tollerate le molestie di alcun tipo, ivi compresi insulti e altri commenti offensivi, battute e altra condotta verbale, non verbale, fisica oppure attuata mediante mezzi grafici o elettronici, che potrebbe creare un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o offensivo. Oltre alle molestie suddette, le molestie sessuali possono includere: Avances o proposte sgradite Offerta di vantaggi sul lavoro in cambio di prestazioni sessuali Minacce di rivalsa dopo il rifiuto delle avances sessuali Condotta visiva: guardare con sorriso lascivo, fare gesti sessuali, esibire o distribuire oggetti o illustrazioni, fumetti o poster, nonché display elettronici di carattere spinto Condotta verbale: far uso di commenti, soprannomi, titoli e barzellette ingiuriosi Abusi verbali a sfondo sessuale, commenti spinti sul corpo di una persona, parole degradanti di carattere sessuale per descrivere qualcuno, lettere, note o inviti sconvenienti oppure osceni Condotta fisica: toccare, assalire, impedire o bloccare i movimenti Come riferire un problema. Gap non può risolvere problemi relativi a discriminazioni, molestie o ritorsioni se non ne è a conoscenza. Ognuno di noi ha pertanto la responsabilità di comunicare eventuali problematiche che richiedono le opportune misure correttive. Se ritenete di essere oggetto di discriminazioni, molestie o ritorsioni oppure se avete osservato tali situazioni sul posto di lavoro, riferitelo immediatamente al vostro responsabile, al reparto Risorse Umane o alla Linea diretta del Codice di condotta. Per ogni reclamo verranno prontamente eseguite indagini approfondite, e nessuna azione potrà essere intrapresa contro di voi per aver sollevato una questione o collaborato a un indagine. Siete tenuti a fornire la vostra completa collaborazione alle indagini relative alla politica di tolleranza zero. Nessuna azione può essere intrapresa contro di voi per aver sollevato una questione o aver collaborato a un indagine riguardante tale politica interna. Al contrario, la mancata collaborazione potrà comportare azioni disciplinari, compreso il licenziamento. 5

8 Domanda. Durante le riunioni uno dei miei colleghi racconta spesso barzellette spinte che mi mettono a disagio. Che cosa devo fare? Domanda. Ritengo di essere oggetto di discriminazione da parte del mio responsabile; che cosa devo fare? Risposta. Tutti i dipendenti di Gap Inc. devono poter lavorare in un ambiente libero da discriminazioni, molestie o ritorsioni causate da qualcuno. Se ritenete di essere oggetto di discriminazioni da parte del vostro responsabile, avvaletevi del processo porta aperta e parlatene col responsabile di livello superiore o con un addetto di Risorse Umane. Potete anche chiamare la Linea diretta del Codice di condotta. Risposta. Un comportamento offensivo, quale per esempio barzellette spinte, non viene tollerato. Se non vi sentite di affrontare la questione direttamente col vostro collega o se le vostre obiezioni non vengono ascoltate, parlatene col vostro responsabile o con un addetto di Risorse Umane. Domanda. Il mio responsabile sta facendo qualcosa che mi lascia perplesso e penso costituisca una violazione del Codice di condotta. Che cosa devo fare? Temo che riferendo questi dubbi la valutazione delle mie prestazioni possa essere compromessa. Risposta. Il processo porta aperta prevede normalmente che il vostro responsabile sia il primo ad ascoltare i vostri dubbi. Tuttavia, visto che è proprio il comportamento del responsabile a creare perplessità, parlatene col responsabile di livello superiore o con un addetto di Risorse Umane oppure chiamate la Linea diretta del Codice di condotta. Non dimenticatevi che le ritorsioni per aver sollevato questioni riguardo al Codice di condotta non sono tollerate. 6 Lavorare con integrità

9 Se viene riscontrato che un dipendente ha violato la politica di tolleranza zero, prenderemo misure correttive appropriate, che possono comportare anche il licenziamento. Comunicheremo inoltre l azione intrapresa alla persona che ha presentato il reclamo. Un ambiente sano e sicuro Gap Inc. si è assunta l impegno di garantire un ambiente di lavoro sano e sicuro a dipendenti, clienti, appaltatori e fornitori. Tolleranza zero per la violenza sul posto di lavoro. Non tollereremo alcun atto, concreto o minaccioso, di violenza fisica (intimidazioni, molestie e/o coercizioni comprese) né alcuna minaccia di violenza contro i nostri dipendenti, le nostre proprietà o la nostra azienda. Ciò comprende il mobbing, ovvero un comportamento duro, offensivo o intimidatorio che crea un ambiente di lavoro ostile, abusivo o intimidatorio per tutti. Politica contro le dipendenze. È vietato usare, vendere, possedere, acquistare o trasferire droghe oppure vendere, trasferire o distribuire farmaci su ricetta personale nei locali di Gap Inc., nei veicoli aziendali o durante le ore di lavoro. È inoltre vietato essere sotto l effetto di droghe durante le ore di lavoro, indipendentemente dal luogo in cui sono state assunte. È proibito consumare o essere sotto l effetto di bevande alcoliche durante le ore di lavoro o nei locali di Gap Inc., eccetto nel seguente caso: se avete l età prevista dalla legge potete consumare bevande alcoliche durante incontri aziendali promossi da un vicepresidente senior o di grado superiore. Leggi e politiche interne sulla salute e la sicurezza. Per garantire che i nostri ambienti di lavoro siano sani e sicuri, è essenziale che tutti noi conosciamo e rispettiamo le leggi e le politiche interne correlate alle nostre posizioni. Dobbiamo inoltre assicurarci che i nostri fornitori osservino le normative sulla salute e la sicurezza applicabili. I fornitori di merci devono inoltre seguire le linee guida formulate nel Codice di condotta dei fornitori di Gap Inc. Registrazione delle ore di lavoro I dipendenti non esenti dalla timbratura di presenza (a orario) devono registrare accuratamente le ore lavorate, come richiesto dalle leggi o dai regolamenti del proprio Paese, siano esse previste o non previste, ordinarie o straordinarie, autorizzate o non autorizzate. Segnalate al vostro supervisore o responsabile eventuali difficoltà con la registrazione delle ore. Registrazione accurata delle ore di lavoro Quando registrate le ore di lavoro ricordatevi che i dipendenti non esenti dalla timbratura di presenza (a orario) non devono mai: Lavorare senza retribuzione; questo prevede anche la mancata registrazione delle ore lavorate a casa Trasferire le ore a un giorno diverso per evitare la registrazione degli straordinari Registrare le ore di lavoro per un collega o chiedere a un collega di registrare le proprie Registrare in modo non accurato le ore lavorate Cancellare dal registro ore registrate correttamente Altri regolamenti di lavoro I dipendenti di Gap Inc. sono tenuti a rispettare tutte le leggi e i regolamenti applicabili, relativi a pause pasti, pause caffè e assunzione di minori. Se osservate o sospettate una violazione di questi regolamenti, parlatene col vostro responsabile o con un addetto di Risorse Umane. Lavorare con integrità 7

10 L etica in pratica Il Codice di condotta rappresenta il nostro impegno a realizzare risultati con integrità e a lavorare nel rispetto degli standard etici più elevati. Seguire il Codice di condotta nella pratica significa assumersi la responsabilità delle nostre azioni, pensare prima di tutto ai colleghi e ai clienti e creare tenendo presente la qualità, in ogni circostanza. Integrità dei prodotti Siamo orgogliosi di fornire prodotti di altissima qualità. Oltre a soddisfare gli standard interni, i nostri prodotti devono infatti essere realizzati, testati, confezionati ed etichettati con la totale conformità alle leggi in materia e alle politiche interne di Gap Inc. Leggi locali In caso di conflitto fra una legge locale e il Codice di condotta aziendale, dovete obbedire alla legge. Se sussiste invece un conflitto fra una pratica d impresa locale e il Codice di condotta aziendale, dovete obbedire al Codice di condotta. Per eventuali chiarimenti sul comportamento che dovete tenere, contattate il reparto addetto all integrità e alla conformità globali all indirizzo o chiamate la Linea diretta del Codice di condotta. Normative sul commercio internazionale Se siete coinvolti nell importazione o esportazione di merci fra Paesi diversi, siete tenuti a conoscere e rispettare le normative pertinenti. Per eventuali chiarimenti sui requisiti di import/export o altre questioni di commercio internazionale, contattate l Ufficio Legale, al fine di evitare potenziali violazioni della legge (vedere le informazioni di contatto nella sezione Risorse). Condotta corretta, dovunque operiamo: leggi applicabili Siamo consapevoli che Paesi diversi adottano leggi e seguono pratiche differenti. A volte il Codice di condotta può anche eccedere i requisiti legali. Tuttavia, il nostro impegno a mantenere gli standard di condotta d impresa più elevati, dovunque operiamo, impone a tutti noi di rispettare il Codice di condotta in ogni suo aspetto, anche quando le leggi locali non lo richiedono. In altri casi, in un Paese possono essere in vigore leggi specifiche che il Codice di condotta non contempla, ma che sono incluse in altri manuali di politiche interne di Gap Inc. Accertatevi di conoscere e rispettare tutte le leggi e le politiche interne pertinenti alla vostra posizione. Il rispetto delle leggi dei Paesi in cui operiamo non viene mai messo in discussione. Eventuali violazioni comportano azioni correttive, compreso il licenziamento, richieste di risarcimenti per danni e denunce penali. 8

11 Politica anti-boicottaggio I dipendenti e gli agenti di Gap Inc. non possono, per legge, sostenere o partecipare al boicottaggio non ratificato di un Paese amico degli Stati Uniti. L azienda deve segnalare al Governo statunitense qualsiasi informazione o richiesta di sostegno relativa a un boicottaggio. Questo tipo di richiesta potrebbe pervenire tramite un bando di gara, un contratto d acquisto, una lettera di credito oppure potrebbe essere espresso verbalmente. Se venite a conoscenza del boicottaggio di un Paese amico degli Stati Uniti, contattate l Ufficio Legale (vedere le informazioni di contatto nella sezione Risorse). Corruzione e pagamenti illeciti Tangenti, bustarelle o altri pagamenti illeciti in contanti o tramite qualsiasi altro oggetto di valore a funzionari e dipendenti pubblici o ad altre persone a scopo di corruzione sono proibiti e illegali ai sensi della legge anticorruzione all estero (Foreign Corrupt Practices Act, FCPA) ratificata negli Stati Uniti. Tale legge vieta inoltre le offerte o le promesse di pagamenti effettuate direttamente o indirettamente. Anche se la corruzione sembra essere una pratica accettata in un determinato Paese, ai dipendenti di Gap Inc. non è permesso adeguarsi. Tutti i dipendenti devono rispettare la politica interna anticorruzione (vedere le informazioni in proposito nella sezione Risorse) e la FCPA, nonché le leggi anticorruzione vigenti a livello locale. La FCPA consente determinati tipi di pagamenti o quote solo in circostanze molto specifiche; dovete tuttavia consultarvi con il reparto addetto all integrità e alla conformità globali all indirizzo prima di effettuare o autorizzare qualunque pagamento di questo tipo. Ponetevi queste domande Sono presenti situazioni, simili a queste, che possono destare sospetti? Operazioni d impresa in un Paese noto per la corruzione Richiesta di quote assurdamente elevate Metodi di pagamento insoliti, per esempio richieste di pagamento in contanti Mancanza di trasparenza nelle spese o nei registri contabili Proposte troppo accattivanti per essere vere Leggi contro la concorrenza sleale (leggi anti-trust) In molti dei Paesi in cui operiamo vigono leggi contro la concorrenza sleale, note anche come leggi anti-trust. Queste leggi avvalorano i nostri standard etici, che rifiutano gli affari a qualsiasi costo e prevedono che tutti siano in grado di competere equamente in un mercato libero. In genere tali leggi proibiscono pratiche d impresa, come la fissazione dei prezzi e la ripartizione dei mercati o dei fornitori, che interferiscono con la concorrenza. I dipendenti e i dirigenti di Gap Inc. sono tenuti a osservare la politica aziendale sulla concorrenza sleale. Chiunque trasgredisca tale politica può essere soggetto ad azioni disciplinari, compreso il licenziamento, ingenti sanzioni pecuniarie o ammende e perfino il carcere. In aggiunta, la violazione delle leggi sulla concorrenza sleale può comportare per Gap Inc. il rischio di azioni legali e multe di milioni di dollari, pagamenti di risarcimenti e onorari, e perdita di fiducia degli azionisti e del pubblico (la politica è reperibile su Gap Web; vedere in proposito la sezione Risorse). Per qualsiasi chiarimento o dubbio riguardo alla violazione di leggi sulla concorrenza sleale da parte dell azienda, di un dipendente o di un concorrente, contattate l Ufficio Legale non appena possibile (vedere la sezione Risorse per le informazioni di contatto e per come reperire la politica su GapWeb). Domanda. L agente doganale ha riscontrato che la documentazione relativa alle no stre spedizioni non contiene i dati richiesti. Posso proporgli di pagare in contanti per garantire la partenza puntuale delle spedizioni? Risposta. No. Non è possibile effettuare un pagamento né diretto né indiretto a un dipendente pubblico al fine di evitare il rispetto di un requisito. Domanda. Arrivo all aeroporto in un Paese straniero e mi viene negato l ingresso perché il mio passaporto è irregolare. Posso offrire di pagare una piccola somma, l equivalente di 5 dollari, al funzionario dell ufficio immigrazione affinché mi consenta l ingresso nel Paese? Risposta. No. Non è consentito effettuare alcun pagamento in contanti, per quanto minimo, oppure offrire qualunque oggetto di valore a un dipendente pubblico al fine di aggirare l irregolarità del passaporto. Prima di un viaggio all estero è necessario assicurarsi che tutti i documenti siano regolari. L etica in pratica 9

12 Dovete: Leggere la politica sulla concorrenza sleale formulata da Gap Inc. per conoscere in modo dettagliato le leggi in materia e alcuni esempi di attività proibite. Consultare l Ufficio Legale di Gap Inc. prima di intavolare una discussione o partecipare a una riunione con la concorrenza. Essere prudenti in tutte le attività e le discussioni che hanno luogo in associazioni d impresa, fiere commerciali e incontri simili a cui partecipa la concorrenza. Contattare l Ufficio Legale di Gap Inc. per riferire qualunque attività da parte di dipendenti o concorrenti che secondo voi potrebbe non essere appropriata. Non dovete: Discutere di prezzi, pratiche di mercato, altri concorrenti, fornitori, ripartizione dei mercati o regioni geografiche con la concorrenza. Cercare di influenzare i prezzi che franchisee o terze parti adottano per vendere i nostri prodotti. Fare dichiarazioni, a voce o per iscritto, anche per scherzo, indicanti che una certa azione proposta eliminerebbe la concorrenza (per es., il nostro piano schiaccerà la concorrenza o questa acquisizione eliminerà un concorrente ). Operazioni commerciali eque e oneste La correttezza e l integrità hanno sempre avuto un ruolo fondamentale nella nostra cultura aziendale. I nostri dipendenti, clienti, partner d impresa sanno di poter avere fiducia nell equità e nell onestà di Gap Inc. Questa fiducia è essenziale. Dovete sempre trattare in modo equo i clienti, i fornitori, i venditori, i concorrenti e i colleghi, senza approfittare ingiustamente di nessuno tramite raggiri, occultamento, abuso di informazioni riservate, falsificazioni, travisamento dei fatti o qualsiasi altra pratica intenzionalmente indebita. Domanda. Diverse persone del mio reparto devono usare un programma software, ma ne abbiamo solo una copia. Possiamo copiare il programma in tutti i computer? Risposta. No. Salvo indicazione contraria nell accordo di licenza del programma software, occorre acquistare una copia diversa per ogni computer. Domanda. Su un sito web ho trovato un immagine che vorrei usare in un design che sto creando. Posso farlo? Risposta. No. Le immagini e altri materiali reperibili su Internet godono della stessa protezione legale di altri tipi di materiali creativi. Se volete usare clip art o foto disponibili su Internet, dovete leggere attentamente l accordo di licenza per stabilire se l uso che intendete farne è autorizzato. Diritti di proprietà intellettuale Come ci aspettiamo che gli altri riconoscano i diritti legali di cui godiamo per i nostri marchi e design, siamo noi stessi tenuti a rispettare i diritti legali altrui. Non dovete mai produrre copie non autorizzate di materiali tratti da libri, riviste, giornali, film, video, registrazioni musicali, siti web, prodotti o programmi informatici. Per eventuali chiarimenti su quali materiali sia possibile usare o meno, inviate un all Ufficio Legale all indirizzo 10 L etica in pratica

13 Reclami presentati ad autorità pubbliche A volte un dipendente potenziale o attuale, un ex dipendente o un cliente può presentare o minacciare di presentare a un autorità pubblica un reclamo contro Gap Inc. Se siete contattati riguardo a un tale reciamo, chiamate immediatamente la Linea diretta del Codice di condotta. Né al vostro supervisore né all azienda è consentito intraprendere alcuna azione contro di voi per aver fatto o riferito un reclamo a un autorità pubblica. Richieste di informazioni da parte di autorità pubbliche Collaboreremo sempre in modo appropriato con le giuste richieste o indagini delle autorità. Se un funzionario pubblico vi chiede di fornire dati aziendali (in forma orale o scritta) per un indagine delle autorità oppure se un funzionario pubblico visita il vostro posto di lavoro e vi chiede di presentargli registri, documentazioni o altre informazioni aziendali, comunicatelo al reparto Risorse Umane o all Ufficio Legale (vedere la sezione Risorse per le informazioni di contatto e per come reperire il piano di risposta alle autorità su GapWeb). Dovete fornire sempre informazioni veritiere e accurate, e non cercare mai di ostacolare, influenzare o impedire la richiesta di dati. Parimenti, non dovete mai alterare, falsificare, mutilare, occultare, smaltire o distruggere alcun documento o registro relativo a una richiesta, indagine o azione legale da parte delle autorità. Tutela dell ambiente Gap Inc. si è assunta l impegno di ridurre al minimo l impatto delle attività aziendali sull ambiente. Tutti i dipendenti sono tenuti a rispettare le leggi ambientali e le politiche interne vigenti. L etica in pratica 11

14 Il Codice di condotta in atto Gap Inc. è fondata su principi di integrità, da dipendenti che si impegnano a comportarsi in modo corretto. La conoscenza e il rispetto del Codice di condotta aziendale ci aiuta a proteggere la nostra reputazione. Rileggendo regolarmente il Codice di condotta, capirete meglio il suo effetto sulle decisioni d impresa che prendete. E prendendo le decisioni giuste promuoviamo il successo di Gap Inc. Agire con integrità... ogni giorno. Trattare gli altri con rispetto.

15 Agite in modo corretto. Riconoscere che la reputazione dell azienda inizia e finisce con ognuno di noi. Segnalare ciò che è sbagliato. Evitare anche la sola apparenza di conflitti di interessi. Chiedere consigli, in caso di dubbi! Ricordare che le azioni individuali si ripercuotono su tutti noi. Mantenere riservate le informazioni aziendali. Ricordare che il rispetto del Codice di condotta e della legge è obbligatorio.

16 Come evitare i conflitti di interessi Cos è un conflitto d interessi? Un conflitto di interessi sussiste quando l interesse o il coinvolgimento personale in una situazione interferisce con la vostra capacità di prendere decisioni oggettive e agire nell interesse di Gap Inc. È dunque importante evitare attività che creano un conflitto d interessi reale o sospetto. Anche agendo con le migliori intenzioni, la sola parvenza di un conflitto d interessi può ledere la vostra reputazione e l immagine aziendale. Se osservate o sospettate un conflitto d interessi, parlatene col vostro responsabile o con un addetto di Risorse Umane. Potete inoltre rivolgervi per assistenza all indirizzo Situazioni da evitare: Offrire, ricevere o sollecitare mance, regali, intrattenimento, sconti o altri benefici personali non contemplati in questa politica interna Indirizzare affari ad aziende di terze parti che sapete sono di proprietà o gestite da vostri parenti o amici Usare in modo indebito risorse aziendali o avvalervi della vostra influenza per promuovere o aiutare un attività esterna all azienda, compreso un secondo lavoro Avvalervi di rapporti d affari per favorire un interesse personale, compreso l appoggio a organizzazioni benefiche Mantenere un interesse finanziario ingente nelle operazioni di un fornitore, concorrente o venditore aziendale senza previa autorizzazione del Chief Compliance Officer Ponetevi queste domande Se non siete sicuri se una situazione presenta un conflitto d interessi, scorrete questa lista di controllo: Questa attività influenzerà le mie decisioni d impresa? Un parente o amico trarrà un beneficio personale dal mio coinvolgimento in questa situazione? Se il pubblico venisse a conoscenza di questa situazione, sarebbe imbarazzante per l azienda? La mia partecipazione a questa attività interferirà con la capacità di compiere il mio lavoro? Qualcuno potrebbe pensare che avrà un impatto su come svolgo il mio lavoro? Se la risposta a una qualunque di queste domande è sì o anche forse, la situazione potrebbe presentare un conflitto d interessi, pertanto ne dovreste discutere col vostro responsabile o un addetto di Risorse Umane. Potete inoltre rivolgervi per assistenza all indirizzo 14

17 Domanda. Cosa devo fare se mi viene fatto un regalo non contemplato dalla politica aziendale? Risposta. Dovete ringraziare per la sua generosità la persona che vi fa il regalo, ma rifiutare cortesemente indicando che la politica di Gap Inc. proibisce di accettare regali. Domanda. Un fornitore offre a me e a un collega i biglietti per un evento sportivo. Durante l evento abbiamo in programma di incontrarci con il team del fornitore. Possiamo accettare i biglietti? Risposta. Potete accettare i biglietti se il loro valore non supera i 100 dollari (o il suo equivalente) per persona e il fornitore presenzierà l evento. Domanda. Uno dei miei fornitori mi ha offerto un invito a un congresso che non comporterà alcuna spesa per Gap Inc. Posso accettarlo? Risposta. Previa approvazione del reparto addetto all integrità e alla conformità globali, potete accettare l offerta del fornitore riguardante il pagamento della quota di iscrizione al congresso. Le spese di viaggio e alloggio e altre spese relative al congresso devono essere pagate dall azienda a meno che non partecipiate in veste di relatore. Domanda. Un fornitore con cui collaboro si è offerto di produrre le uniformi per la squadra di baseball di mio figlio. Posso accettare? Risposta. No. Questo verrebbe considerato come approfittare di un rapporto d affari per favorire un interesse personale, il che costituisce un conflitto d interessi ed è pertanto proibito. Domanda. Il mio responsabile mi ha incaricato di esaminare le offerte di una gara d appalto di vari fotografi e di consigliarne una per il prossimo servizio fotografico. Ho notato che una delle offerte più vantaggiose proviene da un amico di cui conosco la bravura. Che cosa devo fare? Risposta. Dovete mettere il responsabile a conoscenza di questo rapporto d amicizia, offrire una valutazione imparziale e quindi scusarvi dal partecipare al processo decisionale per evitare un conflitto d interessi reale o sospetto. Domanda. Mio fratello può presentare domanda di assunzione per una posizione di lavoro aperta nel mio reparto? Risposta. Sì, purché la posizione non sia nella vostra stessa struttura gerarchica e non influenziate la decisione di assunzione. Come evitare i conflitti di interessi 15

18 Offerta o accettazione di regali e intrattenimento È importante evitare anche la parvenza che una decisione d impresa si basi su influenze non appropriate o non etiche. Questa situazione è prevenibile; pertanto esortiamo voi e i vostri parenti a non offrire, sollecitare o ricevere regali e intrattenimento da chi abbia o voglia instaurare un rapporto d affari con Gap Inc. Esempi di regali comprendono contante o il suo equivalente (carte regalo), campioni, sconti, biglietti per eventi, favori personali, attività ricreative e trasporto. Nell intrattenimento sono inclusi biglietti a eventi sportivi, concerti, gare di golf e altri eventi ai quali potreste presenziare o partecipare con una persona esterna all azienda. I seguenti tipi di regali e intrattenimento sono assolutamente proibiti: Regali con valore superiore a 50 dollari (o il suo equivalente) Intrattenimento con valore superiore a 100 dollari (o il suo equivalente) Qualsiasi regalo che è stato sollecitato Scambio di regali sotto forma di contante o il suo equivalente (carte regalo) Intrattenimento che violerebbe altre disposizioni del Codice di condotta Se le circostanze dei rapporti d affari richiedono lo scambio di regali o intrattenimento, usate buon senso per garantire che tale scambio non influenzi o non sembri influenzare le decisioni d impresa. Ricordatevi: regali o intrattenimenti offerti a qualcuno con cui lavorate al di fuori dell azienda devono essere giustificati da un interesse commerciale legittimo di Gap Inc. Non dimenticate che siete tenuti a informare il reparto addetto all integrità e alla conformità globali all indirizzo di tutti i regali e gli intrattenimenti ricevuti nell arco di un anno se: Il totale di regali e intrattenimento da parte di un unica fonte supera i 100 dollari (o il suo equivalente) Il totale di regali e intrattenimento da parte di tutte le fonti messe insieme supera i 250 dollari (o il suo equivalente) In alcune unità d impresa di Gap Inc. le regole riguardanti l offrire e il ricevere regali sono molto restrittive, quindi dovete essere sicuri di conoscere bene quelle della vostra unità prima di accettare o offrire qualunque regalo. Ponetevi queste domande A prescindere dal loro valore, prima di offrire o accettare regali o intrattenimento di qualunque tipo, tenete sempre presente quanto segue: Lo scambio intende influenzare trattative d affari? Per altri lo scambio avrà la parvenza di influenzare trattative d affari? Lo scambio produrrà un trattamento speciale o privilegiato? La mia partecipazione nell attività si ripercuoterà negativamente su Gap Inc.? Se la vostra risposta è SÌ a una qualunque delle suddette domande, non partecipate allo scambio. Alcune eccezioni riguardanti i regali Colazioni/cene d affari. Le colazioni/cene d affari, purché rare e non stravaganti, non sono considerate regali o intrattenimento e possono essere ammesse. È tuttavia essenziale che non siano percepite come un obbligo o producano trattamenti favorevoli con un fornitore o un partner d impresa. 16 Come evitare i conflitti di interessi

19 Regali non in contanti per le feste. Vi è consentito accettare regali per le feste, tipo cesti natalizi, pasticcini, cioccolatini, fiori, regali stagionali tradizionali e altri regali non in contanti anche se superano il limite massimo di 50 dollari (o il suo equivalente) e purché li condividiate con i colleghi del vostro reparto. Formazione offerta da terze parti. Alcune conferenze o corsi di formazione proposti da terze parti possono essere accettati previa autorizzazione del reparto addetto all integrità e alla conformità globali. Comunità cinese. Durante le festività per l anno nuovo cinese, potete accettare regali in contanti rappresentati da Lai See ma solo di valore minimo, non superiore a HK$100 (o il suo equivalente). Rapporti d affari con coniugi, compagni di vita, parenti o amici Un rapporto di lavoro instaurato direttamente con il proprio coniuge o compagno di vita, un parente o un amico può creare un conflitto d interessi reale o sospetto anche se avete preso tutte le misure per evitarlo. Prima di instaurare un rapporto di lavoro fra l azienda e i vostri parenti, amici, coniugi o compagni di vita dovete ottenere l approvazione scritta del Chief Compliance Officer e del vostro Vicepresidente o di un funzionario superiore. Non dovete ovviamente, in nessuna circostanza, fare pressione su qualcuno affinché assuma i vostri parenti, amici, coniugi o compagni di vita in qualità di dipendenti, fornitori, venditori o locatori. Ponetevi queste domande Il rapporto di lavoro con un parente o amico comporta quanto segue: Uno di voi è il supervisore o un subordinato dell altro? Uno di voi valuta le prestazioni o determina la carriera dell altro? Se avete risposto SÌ a una di queste domande, dovete parlarne col vostro responsabile o un addetto di Risorse Umane. Gestione dei rapporti personali sul posto di lavoro Il vostro diritto di socializzare e avere rapporti personali con i vostri colleghi è indiscutibile e lo rispettiamo. Usate buon senso, in modo da garantire che questi rapporti non abbiano un impatto negativo sulle vostre prestazioni, le vostre capacità di supervisione o l ambiente di lavoro. I dipendenti che instaurano stretti rapporti sentimentali o di amicizia devono comportarsi con tatto e sensibilità, evitando di creare un ambiente di lavoro in cui gli altri si trovino a disagio. Favoritismi, gesto d affetto in pubblico e decisioni d impresa basate su sentimenti di amore o di amicizia invece che sull interesse dell azienda sono tutti esempi di condotta non appropriata. Le decisioni riguardanti il personale possono diventare difficili se avete un ruolo di autorità su qualcuno con cui siete legati da rapporti sentimentali o di parentela o con cui vivete, e ciò può portare a un conflitto d interessi reale o sospetto. In questo caso, dovete parlarne col vostro responsabile o un addetto di Risorse Umane, che vi aiuterà a tenere separate le vostre responsabilità dal vostro rapporto personale. Come evitare i conflitti di interessi 17

20 Lavoro esterno a Gap Inc. Prima di accettare un altro lavoro o di lavorare al di fuori di Gap Inc. siete tenuti a ottenere l autorizzazione del vostro supervisore o delle Risorse Umane. Inoltre, prima di poter lavorare per un fornitore, venditore, concorrente o locatore di Gap Inc. dovete ottenere l autorizzazione del Chief Compliance Officer. Eccezione: se lavorate in un negozio o in un centro di distribuzione e non avete un ruolo di supervisione su altri dipendenti, siete automaticamente autorizzati a lavorare per altri datori di lavoro (inclusi dettaglianti) purché il lavoro non interferisca con le responsabilità o gli orari in Gap Inc. Ricordatevi sempre che non potete usufruire di alcuna risorsa aziendale (ore, attrezzature, personale, strutture, ecc.) a supporto del lavoro esterno. Funzioni direttive o ufficiali presso un altra organizzazione Organizzazioni a scopo di lucro. Prima di accettare funzioni direttive o ufficiali presso un altra organizzazione a scopo di lucro dovete ottenere l autorizzazione del Chief Executive Officer e del Chief Compliance Officer. Non potete ricoprire cariche direttive o ufficiali presso un concorrente o potenziale concorrente di Gap Inc. o presso un azienda con un ingente linea di prodotti in concorrenza con quella di Gap Inc. Organizzazioni non a scopo di lucro. Vi esortiamo a svolgere, nelle ore libere dagli impegni di lavoro, funzioni direttive, fiduciarie o ufficiali presso organizzazioni non a scopo di lucro. Se tuttavia rappresentate Gap Inc., dovete informarne il Chief Compliance Officer. Se nelle ore libere dagli impegni di lavoro ricoprite cariche direttive o ufficiali presso organizzazioni non a scopo di lucro, ricordatevi sempre che non potete usufruire di risorse aziendali a supporto di nessuna attività di tali organizzazioni. 18

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