MANUALE UTENTE. versione 2015J4

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1 MANUALE UTENTE versione 2015J4

2 6 CRM

3 APPLICAZIONI

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5 CRM MyDB CRM Tranne Contabile, prodotti AS, idesk Azienda Businesspass MyDB CRM è il primo esempio rilasciato da Passepartout di utilizzo dello strumento MyDB. Con MyDB CRM è possibile gestire le opportunità commerciali della fase di prevendita. Come MyDB tale strumento risulta integrato al gestionale, può essere personalizzato tramite delle specifiche built in functions negli ambienti di sviluppo Sprix e Collage, i dati inseriti possono essere analizzati con AD e stampati con la modulistica documenti grafica. Con CRM, ovvero Customer Relationship Management, letteralmente Gestione della Relazione con il Cliente, si intende una politica aziendale incentrata sulla relazione con il cliente, sia esso potenziale o già acquisito. Lo scopo di tale politica è da una parte incrementare il parco clienti, dall altra fidelizzare e massimizzare i profitti da parte dei clienti già in attivo. Per attuare tale politica risulta fondamentale raccogliere e registrare in maniera strutturata tutta una serie di informazioni sul cliente (o potenziale tale), ottenute dalle differenti interazioni che il cliente effettivo o potenziale ha con l azienda. Alla politica di CRM si abbina quindi tipicamente uno strumento informatico nel quale centralizzare la quantità di dati raccolti nei diversi processi in cui è coinvolto il cliente, in grado di analizzare tali dati per ottenere informazioni di sintesi, in maniera elastica e dinamica in quanto l esigenza di indagine può variare nel tempo. La struttura di MyDB CRM è composta da 8 archivi anagrafici (di cui 2 di tipo Estensione Anagrafica Contatti) e da 10 tabelle. Per effettuare modifiche all attuale struttura di MyDB CRM occorre procedere da apposita funzione di servizio ( Servizi-Variazioni- Gestione archivi MyDB ). Gli archivi fondamentali per tale gestione sono l anagrafica delle OPPORTUNITÀ COMMERCIALI estensione dell Anagrafica Contatti (CRM- Opportunita' commerciali), l anagrafica delle CAMPAGNE MARKETING (CRM-Campagne marketing) e l anagrafica delle ATTIVITÀ DI PREVENDITA estensione dell anagrafica Opportunità Commerciali (CRM-Attivita' di prevendita). I primi due archivi sono stati dichiarati nel menù Magazzino-MyDB, data l integrazione con l anagrafica contatti di Passepartout residente in tale menù, il terzo è accessibile solamente come estensione delle Opportunità Commerciali. I restanti archivi anagrafici e tabelle sono residenti nel menù Aziende-MyDB Alcuni archivi risultano precompilati da Passepartout, nulla vieta all utente di completare tali dati effettuando le modifiche opportune in funzione della struttura organizzativa propria della specifica azienda. Archivio Tipo Estensione Precompilato 1 CRM - Attivita' di prevendita A X 2 CRM - Campagne marketing A 3 CRM - Chiusura opportunita' A X 4 CRM - Contatti A X 5 CRM - Fonte contatto T X 6 CRM - Fornitore concorrente T 7 CRM - Mezzo contatto T X CRM 253

6 8 CRM - Motivazioni T X 9 CRM - Opportunita' commerciali A X 10 CRM - Prodotto concorrente T 11 CRM - Responsabile opportunita' A 12 CRM - Settore attivita' T 13 CRM - Stato attivita' T X 14 CRM - Stato campagna T X 15 CRM - Stato contatto T X 16 CRM - Stato opportunita' A X 17 CRM - Tipo attivita' A X 18 CRM - Tipo campagna T X *A: Anagrafiche *T: Tabelle Per comprendere la logica di funzionamento di MyDB CRM si rimanda al diagramma di flusso seguente: 254 CRM

7 APPLICAZIONI Numero verde, Web form, Eventi, Fiere, DEM Contatto da verificare Qualificazione del Contatto (contatto diretto o motori di ricerca ecc ) Inserimento Opportunità commerciale Contatto acquisito da Evento? No Sì Inserimento attività di prevendita automatica con la partecipazione all evento da parte del nuovo contatto Assegnazione dell Opportunità ad un responsabile della trattativa Registrazione attività di prevendita per vincere l opportunità commerciale Invio preventivo? Sì Genera preventivo con dati del contatto No No Opportunità vinta S/N? Sì Aggiornamento Stato opportunità = VINTA e creazione nuovo Cliente con i dati dell anagrafica contatti e riporto dei referenti Generazione Ordine La rappresentazione grafica della struttura di MyDB CRM è quella mostrata dal diagramma ove sono indicati all interno di ciascun contenitore che identifica il relativo archivio anagrafico o tabella, gli elementi costituenti le singole etichette (archivi generali Passepartout, archivi MyDB, tabelle, campi alfanumerici, numerici, data, flag, dato di sistema). CRM 255

8 256 CRM

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10 COME SI INSTALLA: La versione minima di Passepartout sulla quale è possibile installare il CRM è la 2015A. INSTALLAZIONI IN SERVERFARM: Per le installazioni Live occorre aprire una Segnalazione all area MyDB CRM specificando il DOMINIO e l AZIENDA sulla quale effettuare l installazione. INSTALLAZIONI IN LOCALE: Se sull installazione è presente l applicazione BETA del CRM occorre cancellare la definizione delle tabelle presenti: - Posizionarsi sulla cartella..\dati\pers\mydb\ e cancellare tutti i file che iniziano per mydb_ Posizionarsi sulla cartella..\dati\datiaz\azienda\datimydb\ di TUTTE le aziende presenti nell installazione e cancellare tutti i file che iniziano per mydb_ L installazione dell applicazione MyDB CRM rilasciata nella versione 2015A, è composta da 3 fasi: 1. Installazione dati di default e struttura degli archivi CRM 2. Installazione Sprix e Collage 3. Installazione moduli di stampa Per installare l applicazione del CRM, è necessario collegarsi nell area FTP. Nella sezione Aggiornamenti è presente la directory Applicazione CRM 2015A che contiene la directory dei dati di default e della struttura delle anagrafiche del CRM, gli sprix e collage rilasciati (1 Sprix e 6 Collage) e i moduli grafici di stampa. INSTALLAZIONE DATI DI DEFAULT e STRUTTURA CRM Per copiare i dati di default e la struttura delle tabelle e anagrafiche del CRM è necessario rinominare l estensione dei files presenti nella directory Tabelle e struttura CRM del pacchetto CRM ( Area FTP, Aggiornamenti\Applicazione CRM 2015A\Tabelle e struttura CRM ) con la sigla dell azienda su cui si vuole installare l applicazione CRM. ATENZIONE: Se il file non ha estensione non deve essere modificato. Esempio: rinominare il file mydb_pxpcrm_esitoatt_d.crm in mydb_pxpcrm_esitoatt_d.aaa se la sigla dell azienda su cui si vuole utilizzare l applicazione del CRM è AAA Dopo averli rinominati, TUTTI i files della cartella dovranno essere copiati nella directory datimydb dell azienda, presente nella..\dati\datiaz\sig\datimydb del server. INSTALLAZIONE SPRIX E COLLAGE Gli Sprix e Collage relativi all applicazione del CRM sono presenti nella directory sprix.088 del pacchetto CRM ( Area FTP, Aggiornamenti\Applicazione CRM 2015A\sprix.088 ). La directory sprix.088 deve essere copiata nella directory di installazione del server..\dati\pers\sprix. Se sul server è già presente la directory sprix.088 è possibile rinominare la directory sprix.088 del CRM in una directory sprix non utilizzata. Nell azienda di utilizzo del CRM è necessario inserire il gruppo Sprix 088 (da menu Aziende Anagrafica azienda Campo: Gruppo Sprix) o quello impostato nella directory se cambiato. INSTALLAZIONE MODULI DI STAMPA I moduli di stampa grafici rilasciati con l applicazione CRM sono presenti nella directory Moduli di stampa del pacchetto CRM ( Area FTP, Aggiornamenti\Applicazione CRM 2015A\Moduli di stampa ). E necessario rinominare le cartelle presenti, con la sigla dell azienda su cui si vuole installare l applicazione CRM. Esempio: rinominare la cartella mydb_pxpcrm_workatt_attute.crm in mydb_pxpcrm_workatt_attute.aaa se la sigla dell azienda su cui si vuole utilizzare l applicazione del CRM è AAA Le cartelle rinominate con la sigla corretta dovranno essere copiate nella directory di installazione del server..\dati\pers\modst. MODULI DI STAMPA PREVENTIVO E ORDINE Il programma utilizza i moduli di stampa grafici PR per il preventivo e OC per l ordine. Assicurarsi che siano presenti o procedere alla loro creazione. PROCEDURA: Vediamo ora in dettaglio gli archivi anagrafici e le tabelle costituenti la procedura MyDB CRM: CRM-OPPORTUNITÀ COMMERCIALI Da menù Magazzino MyDB - CRM-Opportunità commerciali è possibile inserire tutte le informazioni riguardanti il potenziale cliente. 258 CRM

11 APPLICAZIONI All interno della videata sono attivi i pulsanti: NUOVO [F4]: tramite questo pulsante è possibile inserire una nuova opportunità commerciale. STAMPA [F11]: tramite questo pulsante è possibile effettuare la stampa dell elenco dei dati presenti a video, oppure selezionare una delle stampe create con modulo grafico. Le stampe rilasciate su questa tabella sono: Stampa Opportunità per Prodotto Stampa Opportunità per Campagna Stampa Opportunità per Contatto Stampa Opportunità per Stato FILTRO AVANZATO [ShF5]: tramite questo pulsante è possibile applicare un filtro alle opportunità commerciali che si vogliono visualizzate. Il pulsante abilita la videata di inserimento delle opportunità commerciali dove è possibile impostare i campi di ricerca desiderati. All interno di questa videata sono presenti i pulsanti: CRM 259

12 ANCHE ANNULLATI [F3]: Permette di visualizzare le opportunità commerciali precancellate. In tal modo le opportunità annullate logicamente possono essere revisionate per eseguire la cancellazione definitiva. DISABILITA FILTRO [ShF3]: Disabilita eventuali filtri impostati. Confermando i dati impostati tramite [F10], il programma visualizza l elenco delle opportunità commerciali filtrate in base ai parametri di selezione digitati. ORDINAMENTO [F2]: tramite questo pulsante è possibile scegliere una tipologia di ordinamento di visualizzazione, tra quelle definite in sede di creazione dell anagrafica. Come impostazione iniziale all accesso viene effettuato l ordinamento di tipo I Inserimento. MODIFICA [Invio]: tramite questo pulsante è possibile revisionare l opportunità commerciale sulla quale si è posizionati. Premendo il pulsante NUOVO [F4] si abilita la videata di inserimento dati relativi all opportunità commerciale (suddivisa in due pagine). I campi presenti nella videata sono: CONTATTO: campo di selezione del contatto (campo obbligatorio). È attivo il pulsante [F4] Inserimento/Variazione contatto che permette di Inserire/Revisionare un nuovo Contatto. In tale campo è possibile ricercare [F2] il contatto nell archivio generale Passepartout Anagrafica Contatti. Con il pulsante [F9] si Attiva o Disattiva la tipologia di ricerca estesa. Sull anagrafica del contatto sono attivate le estensioni CRM - Contatti e CRM Opportunita commerciali richiamabili da apposito pulsante Estensioni MyDB [ShF8]. 260 CRM

13 APPLICAZIONI I campi presenti nell estensione CRM Contatti sono: CONTATTO: campo estensione relativo al codice dell anagrafica contatti. Campo obbligatorio preimpostato. STATO: in tale campo occorre inserire lo Stato del Contatto. È attivo il pulsante Inserimento Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca gli stati già inseriti in tabella precompilata Aziende MyDB - CRM-Stato contatto. Tali descrizioni possono essere opportunamente modificate e integrate a cura dell utente. Campo obbligatorio. SETTORE ATTIVITÀ: in tale campo è possibile inserire il settore attività del Contatto. È attivo il pulsante Inserimento Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca i settori di attività già inseriti in tabella Aziende MyDB CRM-Settore attività. Tali descrizioni devono essere opportunamente inserite a cura dell utente. PRODOTTO ATTUALE: in tale campo è possibile inserire il dato relativo al prodotto che utilizza attualmente il contatto. È attivo il pulsante Inserimento Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca i dati già inseriti in tabella Aziende MyDB - CRM-Prodotto concorrente. Tali descrizioni devono essere opportunamente inserite a cura dell utente. CRM 261

14 FORNITORE ATTUALE: in tale campo è possibile inserire il dato relativo al fornitore attuale del contatto. È attivo il pulsante Inserimento Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca i dati già inseriti in tabella Aziende MyDB - CRM-Fornitore concorrente. Tali descrizioni devono essere opportunamente inserite a cura dell utente. PRIVACY: Indicare se il contatto ha dato o meno il consenso all utilizzo dei dati sensibili ai fini della normativa sulla privacy. PRIVACY FINO A DATA: Data nella quale il contatto ha negato il consenso all utilizzo dei suoi dati personali. NOTE: campo alfanumerico per inserimento di eventuali informazioni aggiuntive. L estensione CRM Opportunità commerciali, invece, è la stessa anagrafica dalla quale siamo partiti e quindi, viene disabilitato l accesso all opportunità corrente e la variazione e l inserimento di altre opportunità per non creare problemi sul controllo dei dati inseriti che viene fatto solo sull opportunità di partenza. REFERENTE: campo di selezione del referente del contatto (campo obbligatorio). In tale campo è possibile ricercare [F2] il referente del contatto nell archivio generale Passepartout Anagrafica Contatti - Referenti. È attivo il pulsante [F4] Inserimento/Variazione referente che permette di Revisionare il Referente selezionato. Se si vuole inserire un referente nuovo, occorre prima selezionare con [F2] la posizione desiderata e poi procedere con il pulsante [F4]. PRODOTTO: in tale campo occorre inserire il prodotto sul quale viene creata l opportunità (campo obbligatorio). E previsto l utilizzo dei soli articoli valorizzati. Sono attivi il pulsante Ricerca per codice [F2], il pulsante Inserimento/Variazione articolo [F4] per accedere all archivio generale Passepartout Anagrafica articoli ; e il pulsante [F9] per Attivare o Disattivare la tipologia di ricerca estesa. DATA CREAZIONE: campo di tipo Data impostato di default con la data di SISTEMA. Campo obbligatorio. FONTE: in tale campo è possibile inserire la fonte del contatto. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca le fonti già inserite in tabella precompilata Aziende MyDB - CRM-Fonte contatto. Tali descrizioni possono essere opportunamente modificate e integrate a cura dell utente. MEZZO: in tale campo è possibile inserire il mezzo con cui si comunica con il contatto. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca i mezzi già inseriti in tabella precompilata Aziende MyDB - CRM-Mezzo contatto. Tali descrizioni possono essere opportunamente modificate e integrate a cura dell utente. 262 CRM

15 APPLICAZIONI CAMPAGNA: in tale campo è possibile selezionare la campagna marketing con la quale è stato acquisito il contatto o le campagne successive che vengono fatte successivamente per acquisire il cliente. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca le campagne nell anagrafica Magazzino MyDB - CRM-Campagne marketing (per tale anagrafica si veda il dettaglio riportato più avanti). RESP.OPPORTUNITÀ: in tale campo è possibile inserire il responsabile aziendale che si occupa dell opportunità commerciale. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca il responsabile da anagrafica Aziende MyDB - CRM-Responsabile opportunità. Le informazioni relative al Responsabile Opportunità devono essere opportunamente inserite a cura dell utente, specificando Cognome/Nome/Posizione. Tale dato è obbligatorio se lo Stato dell opportunità è Vinta o Persa, oppure se si deve creare un documento. STATO OPPORTUNITÀ: in tale campo è possibile inserire lo stato dell opportunità commerciale. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca gli stati già inseriti in tabella precompilata Aziende MyDB - CRM-Stato opportunità. Tali descrizioni possono essere opportunamente modificate e integrate a cura dell utente, tranne quelle contrassegnate in rosso. Il campo è obbligatorio. MOTIVAZIONI CHIUSURA OPPORTUNITÀ: in tale campo è possibile inserire la motivazione di chiusura dell opportunità. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca le descrizioni già inserite in tabella precompilata Aziende MyDB - CRM-Chiusura opportunità. Tali descrizioni possono essere opportunamente modificate e integrate a cura dell utente. CRM 263

16 QTA PREVENTIVO/ORDINE: quantità utilizzata in sede di creazione preventivo/ordine. Valore di default impostato a 1. Per potere emettere il Preventivo/Ordine è obbligatorio specificare la Quantità. PREZZO PREVENTIVO/ORDINE: prezzo utilizzato in sede di creazione preventivo/ordine. Per potere emettere il Preventivo/Ordine è obbligatorio specificare la Quantità, il Prezzo o il Listino. Il campo è alternativo al successivo (listino), se sono presenti entrambi viene utilizzato il prezzo. LISTINO: in tale campo è possibile specificare il numero di Listino dal quale prelevare il prezzo da utilizzare in sede di creazione preventivo/ordine. Per potere emettere il Preventivo/Ordine è obbligatorio specificare la Quantità, il Prezzo o il Listino. Il campo è alternativo al precedente (prezzo), se sono presenti entrambi viene utilizzato il prezzo. % SCONTO: percentuale di sconto da applicare al prezzo utilizzata in sede di creazione preventivo/ordine.. PRODOTTO OMAGGIO: in tale campo è possibile inserire un articolo omaggio utilizzato in sede di creazione preventivo/ordine. È attivo il pulsante di Ricerca [F2] nell archivio dell anagrafica articoli di Passepartout, e di Inserimento/Variazione articolo [F4]. PREVENTIVO: campo non editabile. Una volta effettuata la creazione del Preventivo tale campo riporta gli estremi del documento creato. ORDINE: campo non editabile. Una volta effettuata la creazione dell Ordine tale campo riporta gli estremi del documento creato. NOTA 1/ NOTA 2: campi alfanumerici per l inserimento di eventuali informazioni aggiuntive. Su tali campi è attivo il pulsante Invio Preventivo Ordine [F12] che alla conferma della videata genera il Preventivo (PR) o l Ordine (OC) in Emissione/Revisione Documenti e la relativa attività di prevendita nell archivio delle attività di prevendita. All atto della creazione dell Ordine il Contatto viene riportato in Rubrica Clienti/Fornitori con anche le informazioni relative ai suoi referenti. PRODOTTO CONCORRENTE: in tale campo è possibile inserire il dato relativo al Prodotto concorrente. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca le descrizioni già inserite in tabella Aziende MyDB - CRM-Prodotto Concorrente. Tali descrizioni devono essere opportunamente inserite a cura dell utente. FORNITORE CONCORRENTE: in tale campo è possibile inserire il dato relativo al Fornitore concorrente. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca le descrizioni già inserite in tabella Aziende MyDB - CRM-Fornitore concorrente. Tali descrizioni devono essere opportunamente inserite a cura dell utente. Relativamente agli ultimi due campi PRODOTTO CONCORRENTE/FORNITORE CONCORRENTE si fa notare che tali informazioni possono essere impostate nel caso in cui l'opportunità commerciale risulterà Persa. Se ad esempio si è a conoscenza che il contatto ha acquistato da un fornitore concorrente ed è noto quale è il prodotto e/o il fornitore concorrente che ha vinto l'opportunità, è possibile specificarlo in questi campi per poter effettuare in futuro eventuali analisi dati anche su questa informazione. DATA ULTIMA MODIFICA: campo di tipo Dato di sistema. Tale dato non è imputabile e riporta la data di ultima modifica relativa all opportunità commerciale. UTENTE ULTIMA MODIFICA: campo di tipo Dato di sistema. Tale dato non è imputabile e riporta l indicazione dell utente che ha effettuato l ultima modifica relativa all opportunità commerciale. UTENTE CREAZIONE: campo di tipo Dato di sistema. Tale dato non è imputabile e riporta l indicazione dell utente che ha effettuato la creazione dell opportunità commerciale. 264 CRM

17 APPLICAZIONI Sulla videata di Inserimento dell opportunità commerciale è attivo il pulsante ANNULLAMENTO/CANCELLAZIONE [SHF3] che permette di effettuare la precancellazione logica/cancellazione definitiva dell opportunità commerciale. Per effettuare la cancellazione definitiva occorre preventivamente eseguire la precancellazione. CRM-CAMPAGNE DI MARKETING Da menù Magazzino MyDB - CRM-Campagne di marketing è possibile inserire tutte le informazioni relative alle campagne di marketing effettuate dall azienda per conquistare nuove opportunità commerciali, come ad esempio la partecipazione ad una fiera, oppure la pubblicità su di una rivista di settore. All interno della videata sono attivi i pulsanti: NUOVO [F4]: tramite questo pulsante è possibile inserire una nuova campagna di marketing. STAMPA [F11]: tramite questo pulsante è possibile effettuare la stampa dell elenco dei dati visualizzato a video, oppure selezionare una delle stampe create con modulo grafico. FILTRO AVANZATO [ShF5]: tramite questo pulsante è possibile applicare un filtro all elenco delle campagne di marketing visualizzate. Il pulsante abilita la videata delle campagne di marketing dove è possibile impostare i campi di ricerca desiderati. All interno di questa videata sono presenti i pulsanti: ANCHE ANNULLATI [F3]: Permette di visualizzare le campagne marketing precancellate. In tal modo le campagne annullate logicamente possono essere revisionate per eseguire la cancellazione definitiva. DISABILITA FILTRO [ShF3]: Disabilita eventuali filtri impostati. Confermando i dati impostati tramite [F10], il programma visualizza l elenco delle campagne filtrate in base ai parametri di selezione digitati. ORDINAMENTO UTENTE [F2]: tramite questo pulsante è possibile scegliere una tipologia di ordinamento tra quelle definite in sede di creazione dell anagrafica. Come impostazione iniziale all accesso viene effettuato l ordinamento di tipo I Inserimento. MODIFICA [Invio]: tramite questo pulsante è possibile revisionare la campagna di marketing sulla quale si è posizionati. Premendo il pulsante INSERIMENTO [F4] si abilita la videata di inserimento dati relativi alla campagna marketing: CRM 265

18 I campi presenti nella videata sono: DESCRIZIONE: campo alfanumerico dove è possibile inserire la Descrizione della Campagna che si desidera inserire. Campo Obbligatorio. TIPO CAMPAGNA: in tale campo occorre inserire la tipologia di campagna che si sta caricando selezionandola dall apposita tabella. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca le tipologie già inserite in tabella precompilata Aziende MyDB - CRM-Tipo campagna. Tali descrizioni possono essere opportunamente modificate e integrate a cura dell utente. Campo obbligatorio. VALIDO DAL: campo obbligatorio in cui specificare la data di inizio validità della campagna. VALIDO FINO AL: campo in cui specificare la data di fine validità della campagna. PRODOTTO: in tale campo occorre inserire il prodotto per il quale viene creata la campagna (campo obbligatorio). E previsto l utilizzo dei soli articoli valorizzati. Sono attivi il pulsante Ricerca per codice [F2], il pulsante Inserimento/Variazione articolo [F4] per accedere all archivio generale Passepartout Anagrafica articoli ; e il pulsante [F9] per Attivare o Disattivare la tipologia di ricerca estesa. STATO CAMPAGNA: in tale campo è possibile inserire la descrizione relativa allo stato della campagna. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca le descrizioni già inserite in tabella precompilata Aziende MyDB - CRM-Stato campagna. Tali descrizioni possono essere opportunamente modificate e integrate a cura dell utente. 266 CRM

19 APPLICAZIONI NOTE: campo alfanumerico per l inserimento di eventuali informazioni aggiuntive. GENERA ATTIVITÀ PREVENDITA (S/N): impostando il campo ad S questo campo, quando si assegna tale campagna all opportunità commerciale, la procedura crea automaticamente l attività di prevendita nell archivio delle attività di prevendita. Campo obbligatorio. DATA CREAZIONE: campo di tipo Dato di sistema. Tale dato è di sola visualizzazione, e riporta la data di creazione della campagna di marketing. DATA ULTIMA MODIFICA: campo di tipo Dato di sistema. Tale dato è di sola visualizzazione, e riporta la data di ultima modifica della campagna di marketing. UTENTE ULTIMA MODIFICA: campo di tipo Dato di sistema. Tale dato è di sola visualizzazione, e riporta la data di ultima modifica della campagna di marketing. Sulla videata di Inserimento della campagna di marketing è attivo il pulsante ANNULLAMENTO/CANCELLAZIONE [ShF3] che permette di effettuare la precancellazione logica/cancellazione definitiva della campagna. Per effettuare la cancellazione definitiva occorre preventivamente eseguire la precancellazione. CRM - ATTIVITÀ DI PREVENDITA Da menù Magazzino - MyDB - Opportunità commerciali selezionando la relativa Opportunità commerciale ed utilizzando il pulsante Estensioni MyDB è possibile consultare ed inserire tutte le informazioni relative alle attività di prevendita. In tale archivio è contenuto lo storico delle attività effettuate sull opportunità commerciale, pertanto da tale archivio è possibile visualizzare cronologicamente tutte le attività svolte, e da chi, su quell opportunità. Le attività di cui normalmente viene tenuta traccia sono: le telefonate, gli incontri, note spedite/ricevute, azioni di marketing, ecc. CRM 267

20 All interno della videata sono attivi i pulsanti: NUOVO [F4]: tramite questo pulsante è possibile inserire una nuova attività di prevendita. STAMPA [F11]: tramite questo pulsante è possibile effettuare la stampa dell elenco dati visualizzato a video, oppure selezionare una delle stampe create con modulo grafico. Le stampe rilasciate su questa tabella sono: Stampa Attività per Campagna Stampa Attività per Opportunità commerciale Stampa Attività per Responsabile opportunità FILTRO AVANZATO [F8]: tramite questo pulsante è possibile applicare un filtro all elenco delle attività di prevendita visualizzate. Il pulsante abilita la videata delle attività di prevendita dove è possibile impostare i campi di ricerca desiderati. All interno di questa videata sono presenti i pulsanti: ANCHE ANNULLATI [F3]: Permette di visualizzare le campagne marketing precancellate. In tal modo le campagne annullate logicamente possono essere revisionate per eseguire la cancellazione definitiva. DISABILITA FILTRO [ShF3]: Disabilita eventuali filtri impostati. 268 CRM

21 APPLICAZIONI Confermando i dati impostati tramite [F10], il programma visualizza l elenco delle attività di prevendita filtrate in base ai parametri di selezione digitati. ORDINAMENTO UTENTE [F2]: tramite questo pulsante è possibile scegliere una tipologia di ordinamento tra quelle definite in sede di creazione dell anagrafica. Come impostazione iniziale all accesso viene effettuato l ordinamento di tipo I Inserimento. SELEZIONA [Invio]: tramite questo pulsante è possibile revisionare l attività di prevendita sulla quale si è posizionati. USCITA [Esc]: tramite questo pulsante è possibile uscire dalla videata e tornare alla revisione dell opportunità commerciale. Premendo il pulsante INSERIMENTO [F4] si abilita la videata di inserimento dei dati relativi all attività di prevendita: I campi presenti nella videata sono: OPPORTUNITA : in tale campo viene riportata in automatico l opportunità commerciale per la quale è stata attivata l estensione. Campo obbligatorio non imputabile. TIPO ATTIVITÀ: in tale campo è possibile specificare il tipo attività che si sta svolgendo. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca le attività già inserite in tabella precompilata Aziende MyDB - CRM Tipo attività. Alcune tipologie di attività sono contraddistinte dalla lettera C: Campagna, P: Preventivo, O: Ordine. Queste vengono utilizzate nella creazione automatica dell attività da parte dell opportunità commerciale. Per questo motivo la loro revisione o cancellazione è stata bloccata. Tutte le altre tipologie possono essere opportunamente modificate e integrate a cura dell utente. DATA ATTIVITÀ: campo di tipo Data, modificabile dall utente. Campo obbligatorio. STATO ATTIVITÀ: in tale campo è possibile specificare lo stato dell attività. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca gli stati già inseriti in tabella precompilata Aziende MyDB - CRM-Stato attività. Tali stati possono essere opportunamente modificati e integrati a cura dell utente. CRM 269

22 REFERENTE CONTATTO: in tale campo è possibile indicare il nominativo del referente del contatto. È un campo alfanumerico libero. Viene proposto il nominativo del referente indicato sull opportunità. NOTA 1: campo alfanumerico per inserimento di eventuali informazioni aggiuntive. NOTA 2: campo alfanumerico per inserimento di eventuali informazioni aggiuntive. Tale campo se l attività è creata automaticamente dalla procedura per l inserimento di una Campagna o per la creazione di un Preventivo o Ordine viene compilato automaticamente con l indicazione Automatico da opportunità (Campagna) oppure Automatico da opportunità (Documento). CAMPAGNA: campo di Inserimento/Variazione della Campagna. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] per ricercare le campagne preventivamente inserite in MyDB Magazzino - CRM-Campagne marketing. RIF. DOCUMENTO: campo alfanumerico per inserimento di eventuali informazioni aggiuntive. Se si è effettuata la creazione di un preventivo o di un ordine tale campo viene compilato automaticamente dalla procedura con i riferimenti al relativo documento. CHIUSURA OPPORTUNITÀ: in tale campo è possibile specificare lo stato di chiusura dell opportunità. È attivo il pulsante Inserimento/Variazione anagrafica [F4], e il pulsante Ricerca [F2] che ricerca le opzioni già inserite in anagrafica precompilata Aziende MyDB - CRM-Chiusura opportunità. Tali opzioni possono essere opportunamente modificate e integrate a cura dell utente. UTENTE CREAZIONE: campo di tipo Dato di sistema. Tale dato è di sola visualizzazione, e riporta l indicazione dell utente che ha effettuato la creazione della relativa attività. Sulla videata di Inserimento dell attività di prevendita è attivo il pulsante ANNULLAMENTO/CANCELLAZIONE [SHF3] che permette di effettuare la precancellazione logica/cancellazione definitiva dell attività di prevendita. Per effettuare la cancellazione definitiva occorre preventivamente eseguire la precancellazione. AD Per effettuare le analisi con AD occorre premere il pulsante AD, e selezionare il fatto aziendale da analizzare richiamabile dall elenco delle anagrafiche. Quindi la procedura permette di elaborare i dati in base ai Parametri AD specificati in sede di creazione dell anagrafica CRM

23 APPLICAZIONI CONTROLLI E AUTOMATISMI Riepilogo automatismi Sprix/Collage che vengono fatte alla conferma dell opportunità commerciale: - La procedura genera automaticamente l attività nell archivio delle Attività di Prevendita se si inserisce o varia la Campagna nell Opportunità Commerciale. La data inizio della campagna viene impostata come data dell attività. - La procedura genera automaticamente l attività nell archivio delle Attività di Prevendita se si effettua la creazione di un documento Preventivo o Ordine. Per creare il documento (Preventivo/Ordine) è obbligatorio specificare: o o o Il responsabile dell opportunità la Quantità Preventivo/Ordine il Prezzo Preventivo/Ordine o il Listino (la procedura controlla che sia presente l anagrafica del relativo Listino). Se sono presenti sia il prezzo che il listino, viene utilizzato il prezzo. Creando il documento Ordine la procedura controlla se è stato creato precedentemente il preventivo e lo trasforma in ordine. Contestualmente genera l anagrafica del Cliente, riportando anche le informazioni relative al Referente del contatto, e pone l opportunità in stato VINTA. Alla conferma del documento vengono riportati i relativi riferimenti sia sull attività che sull opportunità. - La procedura controlla che non sia già presente un opportunità commerciale con stesso Contatto/Referente/Prodotto - Il Responsabile dell Opportunità è un campo obbligatorio se lo Stato dell Opportunità Commerciale lo prevede. - Se l Opportunità commerciale è PERSA viene controllato che sia stato compilato il campo Motivazione chiusura opportunità. - Se l Opportunità commerciale è VINTA in automatico viene trasformato il contatto in cliente ed inserito nella rubrica clienti/fornitori. Riepilogo automatismi Sprix/Collage che vengono fatte alla conferma dell attività di prevendita: Se il campo Chiusura opportunità viene posto in stato VINTA, tale stato viene riportato sulla relativa Opportunità commerciale a patto che non abbia già uno stato VINTA o PERSA. Questa impostazione può essere fatta su una qualsiasi attività non necessariamente deve essere fatta sull ultima in ordine cronologico. CRM 271

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25 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO PREMESSA Gestione ANTIRICICLAGGIO è un modulo SPRIX/COLLAGE integrato in Passepartout Businesspass finalizzato alla gestione a all adempimento degli obblighi previsti dal D.Lgs 213 del 2007 e ss.. In capo ai professionisti vengono infatti posti in essere attività di collaborazione passive e attive Collaborazione passiva - garantire la conoscenza approfondita della clientela, tramite l adeguata verifica - conservazione dei documenti, per la tracciabilità delle operazioni effettuate Collaborazione attiva - individuazione e segnalazione delle operazioni sospette Il software rappresenta un valido supporto per la conoscenza e l applicazione della normativa antiriciclaggio, oltre che una guida nella predisposizione dell Archivio Unico Informatico (AUI). Allo scopo di agevolare l attività di professionisti e studi che adempiono a tali obblighi per conto terzi, Gestione ANTIRICICLAGGIO è una procedura che consente di gestire anche più di un unico AUI. La procedura inoltre consente: la registrazione e la gestione dei dati per l identificazione dei soggetti operanti direttamente; la registrazione e la gestione dei dati per l identificazione dei soggetti operanti in nome e per conto di terzi; l integrazione dei dati anagrafici dai prodotti gestionali Passepartout; la registrazione e conservazione delle informazioni nell Archivio Unico Informatico; la gestione delle rettifiche e degli annullamenti delle identificazioni; la compilazione della modulistica necessaria per le comunicazioni delle operazioni sospette all UIF; la compilazione dell Informativa preventiva, da fornire ai clienti, sugli scopi e sulle modalità di trattamento dei dati personali. DEFINIZIONE DI RICICLAGGIO [ART. 2] Ai sensi dell art. 2 del D.Lgs. n. 231/2007, costituiscono riciclaggio le seguenti azioni se commesse intenzionalmente: la conversione o il trasferimento di beni, effettuati essendo a conoscenza che essi provengono da un attività criminosa o da una partecipazione a tale attività, allo scopo di occultare o dissimulare l origine illecita dei beni medesimi o di aiutare chiunque sia coinvolto in tale attività a sottrarsi alle conseguenze giuridiche delle proprie azioni; l occultamento o la dissimulazione della reale natura, provenienza, ubicazione, disposizione, movimento, proprietà dei beni o dei diritti sugli stessi, effettuati essendo a conoscenza che tali beni provengono da un attività criminosa o da una partecipazione a tale attività; l acquisto, la detenzione o l utilizzazione di beni essendo a conoscenza, al momento della loro ricezione, che tali beni provengono da un attività criminosa o da una partecipazione a tale attività; la partecipazione ad uno degli atti di cui ai punti precedenti, l associazione per commettere tale atto, il tentativo di perpetrarlo, il fatto di aiutare, istigare o consigliare qualcuno a commetterlo o il fatto di agevolarne l esecuzione. GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 3

26 PRINCIPI DI CARATTERE GENERALE [ART. 3] Viene introdotto il concetto di collaborazione attiva da parte del professionista nelle seguenti sfaccettature: che non deve portare il professionista a compiere alcuna attività investigativa non direttamente collegata con la prestazione professionale da svolgere, poiché deve adempiere agli obblighi imposti dalla normativa avendo riguardo solamente alle informazioni acquisite nell ambito della propria attività; che deve adottare idonei e appropriati sistemi e procedure in materia di adeguata verifica dei propri clienti, di segnalazione delle operazioni sospette, di registrazione e conservazione delle informazioni, allo scopo di prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, il tutto rispettando la normativa sulla protezione dei dati personali. AMBITO SOGGETTIVO DI APPLICAZIONE Agli articoli 10, 11, 12, 13 e 14 del D.Lgs. 231/2007 sono individuati i soggetti destinatari della normativa antiriciclaggio. La norma individua principalmente quattro categorie: Intermediari finanziari e altri soggetti esercenti attività finanziaria (art. 11); Professionisti (art. 12); Revisori contabili (art. 13); Altri soggetti (art. 14). INTERMEDIARI FINANZIARI Banche; Poste Italiane S.p.A.; Istituti di moneta elettronica; Società di intermediazione mobiliare (SIM); Società di gestione del risparmio (Sicav); Imprese di assicurazione; Agenti di cambio; Società fiduciarie; Società che svolgono il servizio di riscossione dei tributi; Intermediari finanziari iscritti nell elenco speciale previsto dall art. 107 del testo unico bancario; Intermediari finanziari iscritti nell elenco generale previsto dall art. 106 del testo unico bancario; Soggetti operanti nel settore finanziario iscritti nelle sezioni dell elenco generale previste dagli articoli 113 e 155, commi 4 e 5 del testo unico bancario; Soggetti che esercitano, ai sensi dell articolo 1, comma 1 del D.Lgs. 25/09/1999 n. 374, le attività ivi indicate; Succursali italiane dei soggetti indicati alle lettere precedenti aventi sede legale in uno Stato estero nonché le succursali italiane delle società di gestione del risparmio armonizzate. REVISORI CONTABILI Le società di revisione iscritte nell albo speciale previsto dall art. 161 del TUF; I soggetti iscritti nel registro dei revisori contabili. ALTRI SOGGETTI Recupero crediti per conto terzi; Custodia e trasporto di denaro contante, di titoli o valori a mezzo di guardie particolari giurate; Trasporto di denaro contante e titoli o valori senza l impiego di guardie particolari giurate; Gestione di case da gioco; Offerta, attraverso la rete internet e altre reti telematiche o di telecomunicazione, di giochi, scommesse o concorsi pronostici con vincite di denaro; Agenzia di affari in mediazione immobiliare. I PROFESSIONISTI Professionisti iscritti: 4 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

27 - nell albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili; - nell albo dei consulenti del lavoro; ogni altro soggetto che rende i servizi forniti da periti, consulenti ed altri soggetti che svolgono in maniera professionale attività in materia di contabilità e tributi: - soggetti che prestano consulenza contabile e tributaria; - società di servizi contabili e tributari; - centri elaborazione di dati; - tributaristi; - CAF e centri di assistenza fiscale. Notai e avvocati quando, in nome o per conto di propri clienti, compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i propri clienti nella progettazione o nella realizzazione di operazioni riguardanti: - il trasferimento a qualsiasi titolo di diritti reali su beni immobili o attività economiche; - la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni; - l apertura o la gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli; - l organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all amministrazione di società; - la costituzione, la gestione o l amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi. AMBITO OGGETTIVO DI APPLICAZIONE Il principale obbligo a cui il professionista è chiamato ad adempiere è l identificazione della clientela, a suo tempo prevista dal D.Lgs. 56/2004, a cui è stato aggiunto dal D.Lgs. 231/2007 il concetto di approccio basato sul rischio, cioè la necessità di adeguare l attività di verifica della clientela in base al rischio di riciclaggio associato al tipo di cliente ed alla tipologia di operazione svolta dallo stesso PRESTAZIONI PROFESSIONALI SOGGETTE ALLA NORMATIVA [ART. 16] Le prestazioni oggetto di registrazione sono le seguenti: Prestazioni professionali di valore indeterminato o non determinabile, ad esempio: - la costituzione di una società; - la tenuta della contabilità, sia ordinaria che semplificata; - la consulenza continuativa aziendale ed amministrativa; - la consulenza in materia di contabilità e bilancio. Prestazioni professionali di valore pari o superiore ad , ovvero tutte quelle operazioni che hanno come oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità pari o superiori ad anche se effettuate con più operazioni artificiosamente frazionate, per esempio: - l assistenza e consulenza per istruttorie di finanziamento; - la consulenza su trasferimenti di immobili o attività economiche; - la consulenza per il trasferimento di quote societarie. PARTICOLARITÀ Occorre prestare attenzione alle seguenti particolarità: l importo di riferimento non deve mai essere rappresentato dall ammontare dei compensi maturati dal professionista per l attività prestata; il professionista è esonerato dagli obblighi di adeguata verifica, mentre rimane l obbligo di segnalazione dell operazione sospetta se il valore della pratica è inferiore ad ; il professionista è esonerato dagli obblighi di adeguata verifica, mentre rimane l obbligo di segnalazione dell operazione sospetta (art. 12 comma 3), per le seguenti prestazioni: - attività di redazione e/o trasmissione delle dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali; - gli adempimenti in materia di amministrazione del personale (quali la preparazione delle buste paga e la tenuta dei libri paga). il professionista è obbligato ad effettuare l adeguata verifica ma non di effettuare la segnalazione dell operazione sospetta (art. 12 comma 2) per le informazioni che acquisisce prima, dopo e durante: - l esame della posizione giuridica del cliente; - l espletamento dei compiti di difesa o di rappresentanza in un procedimento; - la consulenza sull eventualità di intentare o meno un procedimento. l esenzione di cui sopra si applica anche per i giudizi arbitrali e per le consulenze tecniche di parte. a prescindere dalla tipologia di prestazione e dall ammontare, l adeguata verifica va sempre effettuata quando si ha il sospetto di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo e ci sono dubbi sulla veridicità dei dati ottenuti dal cliente. PRESTAZIONI PROFESSIONALI ESCLUSE SOGGETTE DALLA NORMATIVA ANTIRICICLAGGIO Alcune prestazioni professionali sono escluse sia dall obbligo di adeguata verifica che di segnalazione dell operazione sospetta per previsione normativa o per chiarimenti ufficiali in materia, quali ad esempio: GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 5

28 incarico di sindaco in società o enti senza il controllo contabile (art. 12 comma 3-bis); attività di docenza a corsi o convegni (chiarimento UIC del 21/06/2006); incarico di revisione in enti pubblici (chiarimento UIC del 24/03/2007); incarico di curatore, commissario giudiziale e commissario liquidatore nelle procedure concorsuali ovvero di custode giudiziario di beni e aziende (chiarimento UIC del 21/06/2006); la redazione di perizie e consulenze tecniche d ufficio (chiarimenti UIC del 21/06/2006); redazioni di stime giurate su incarico dell autorità giudiziaria (chiarimento UIC del 21/06/2006); incarico di recupero crediti (chiarimento UIC del 21/06/2006). RIFERIMENTI NORMATIVI L excursus normativo: dalla normativa comunitaria alla normativa nazionale: NORME COMUNITARIE NORME NAZIONALI ENTRATA IN VIGORE I Direttiva n. 91/308/CEE del 10/6/1991 II Direttiva n. 2001/97/CE del 04/12/2001 III Direttiva n. 2005/60/CE del 26/10/2005 D.L. 143/1991 conv. Legge n. 197/ /05/1991 D.Lgs. n. 374/1991 D.Lgs. n. 56/ /03/2004 Disposizioni attuative: Decreto MEF 03/02/2006 n. 141 Provvedimento UIC 24/02/ /04/2006 Decreto MEF 10/04/2007 n /05/2007 D.Lgs. n. 231 del 21/11/ /12/2007 D.Lgs. 151/2009 che ha modificato il D.Lgs. 231/ /11/2009 D.L. 78/2010 che ha modificato il D.Lgs. 231/ /05/2010 D.L. 138/2011 che ha modificato il D.Lgs. 231/ /08/2011 D.L. 201/2011 che ha modificato il D.Lgs. 231/ /12/2011 I principali riferimenti normativi sono sempre consultabili all interno della procedura: Premendo il tasto funzione [F11 - Normativa] è possibile estrapolare i riferimenti normativi: Premendo il tasto [Invio] viene effettuato il download in locale del riferimento normativo. 6 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

29 CHECK-LIST Comando Generale della GdF dedica ai controlli sui professionisti giuridico-contabili delle vere e proprie linee guida, contenute nel documento Scheda normativa e modulo operativo n. 6, in allegato alla imponente circolare GdF n.83607del 19 marzo In sintesi, gli accertamenti posti in essere sono: la legittimazione all esercizio dell attività (iscrizione ad albo o registro) identificazione dei dipendenti/collaboratori eventualmente delegati dal professionista ai fini dell assolvimento degli obblighi antiriciclaggio riscontro avente ad oggetto l avvenuta istituzione, da parte del professionista, dell archivio unico informatico (AUI) ovvero del registro della clientela ex art. 38 del DLgs. 231/2007 accertamento che l applicativo garantisca la corretta conservazione e la reperibilità dei dati registrati, anche effettuando una stampa analitica delle registrazioni effettuate dal professionista ispezionato nel periodo oggetto di controllo verifica del corretto adempimento della adeguata verifica della clientela (ordinaria, semplificata o rafforzata), mediante la selezione di un campione di operazioni e/o prestazioni professionali potenzialmente soggette all assolvimento del relativo obbligo. A tal fine si rende necessaria l acquisizione di un elenco anagrafico dei clienti, delle operazioni e delle prestazioni professionali distinte per rilevanza di importi e, per gli studi di piccole dimensioni, dei fascicoli della clientela. Il campione è individuato con riferimento a quegli indicatori che l art. 20 del Decreto individua ai fini di una corretta valutazione del rischio legato a ciascuna operazione e a ciascun cliente: in quest ottica rientreranno nel campione oggetto di analisi, tra le altre, le operazioni maggiormente ricorrenti, di importo significativo o che comportano il frequente ricorso a contanti, nonché quelle effettuate con clienti non residenti nelle zone di normale operatività del professionista (specie se si tratta di zone maggiormente soggette ad infiltrazioni criminali) PROCEDURA OBBLIGO DI REGISTRAZIONE La norma pone in capo ai professionisti degli obblighi di registrazione e conservazione, per un periodo di dieci anni delle seguenti informazioni: o o con riferimento ai rapporti continuativi ed alla prestazione professionale: la data di instaurazione, i dati identificativi del cliente e del titolare effettivo, unitamente alle generalità dei delegati a operare per conto del titolare del rapporto e la tipologia della prestazione fornita; con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiori ad : la data, la causale, l importo, la tipologia dell operazione, i mezzi di pagamenti e i dati identificativi del soggetto che effettua l operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera. Le informazioni devono essere registrate tempestivamente e comunque entro trenta giorni decorrenti dall accettazione dell incarico professionale, dall eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o dal termine della prestazione professionale (ma solo in caso di incarichi di durata estremamente brevi e non per incarichi continuativi). Le sanzioni previste per l omessa o tardiva registrazione sul registro della clientela sono una Multa da a ed è previsto il raddoppio se avvenuta con mezzi fraudolenti. REGISTRO DELLA CLIENTELA Per la tenuta del registro della clientela il professionista può alternativamente: istituire un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici, istituire un registro cartaceo che deve essere numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del professionista o di suo collaboratore delegato per iscritto, con l indicazione alla fine dell ultimo foglio del numero delle pagine di cui è composto il registro e l apposizione della firma delle suddette persone. Il registro deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni. Viene prevista la creazione di fascicoli relativi a ciascun cliente in cui conservare la documentazione raccolta nell esecuzione dell adeguata verifica. Le sanzioni previste per l omessa istituzione del registro della clientela sono da a FASCICOLO DEL CLIENTE Il professionista per ciascun cliente deve istituire il relativo fascicolo, che deve contenere: fotocopia del documento di riconoscimento valido alla data dell identificazione; fotocopia codice fiscale; fotocopia certificato di attribuzione della partita iva; visura camerale; documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica o, al contrario, la necessità di ricorrere alla procedura rafforzata; GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 7

30 eventuale attestazione dell identità da parte di terzi (banche, intermediari finanziari, professionisti) con i quali il cliente ha intrattenuto rapporti continuativi (ex art. 30); copia del mandato professionale; copia da parte del cliente sul titolare effettivo dell operazione. Eventuali altri documenti da conservare nel fascicolo della clientela possono essere i seguenti: dichiarazione da parte del cliente sullo scopo e sull oggetto dell attività o dell operazione per la quale è chiesta la prestazione professionale e se necessario, sui mezzi economici e finanziari per attuare l operazione o istaurare l attività e, nel caso di una non adeguata copertura finanziaria, la provenienza dei capitali necessari; documenti delle prestazioni professionali svolte; eventuali brevi appunti sulla ragionevolezza dell operazione rispetto all attività svolta dal cliente, e su comportamenti anomali. Il fascicolo va conservato rispettando la normativa sulla privacy e va aggiornato nel caso di variazione dei dati identificativi del cliente. Le linee guida del CNDCEC prevedono la possibilità di tenere il fascicolo della clientela in modalità informatiche. Nel caso di documento in forma cartacea il professionista dovrà procedere alla sua scannerizzazione e, qualora si voglia conferire allo stesso validità ai fini giudiziari, dovrà procedere all apposizione della firma digitale e, ove sia necessaria la data certa, anche della marcatura temporale (contratto, mandato, ecc ). MODALITÀ DI ESECUZIONE Occorre pertanto: Stabilire se la prestazione richiesta dal cliente è o no fra quelle soggette al monitoraggio; Procedere con l'adeguata verifica della clientela; Alimentare il fascicolo del cliente; Registrare i dati rilevanti e le operazioni nell'archivio unico MODULO GESTIONE ANTIRICICLAGGIO Il modulo GESTIONE ANTIRICICLAGGIO è strutturato in due sezioni: 1. Sezione FILTRI 2. Sezione REGISTRAZIONI Nella sezione FILTRI è possibile indicare uno o più filtri per individuare una selezione di registrazioni. Confermando, sulla sezione FILTRI con il tasto funzione [F10 Conferma] vengono elaborate tutte le registrazioni che rispondono ai filtri inseriti ed elencate nella sezione delle REGISTRAZIONI; ove non venga indicato alcun filtro, la procedura estrapola tutte le registrazioni. SEZIONE FILTRI Premendo il pulsante FITRI [F6], si accede alla sezione dei FILTRI che prevede i seguenti campi di selezione: Registrazione - Dalla data - Alla data - Iter - Associato Classificazione - Tipo - Prestazione - Cliente Segnalazione - Stato - Protocollo - Anomalia 8 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

31 Sui campi Iter, Tipo, Prestazione, Stato e Anomalia è attivo il tasto funzione [F2 Opzioni] per selezionare un valore dalle tabelle correlate. Sui campi presenti sopra l elenco delle registrazioni quali Dalla data, Alla data e Cliente sono attivi le seguenti procedure: [Sh+F8 Verifica], che consente di visualizzare tutti gli utenti connessi su Gestione ANTIRICICLAGGIO, eventuali documenti scaduti e verificare se sono avvenute violazioni di contante. [F11 Normativa], che permette di consultare la normativa di riferimento sulla disciplina di Antiriciclaggio [Sh+F11 Configura], che permette di accedere a tutte le tabelle correlate del modulo Antiriciclaggio. VERIFICA UTENTI CONNESSI La scheda VERIFICA UTENTI CONNESSI, attivabile con il tasto funzione [F8 VERIFICA] consente di verificare tutti gli utenti connessi alla procedura, a prescindere dall azienda da cui si sono connessi. Gestione ANTIRICICLAGGIO prevede infatti una rigida gestione della semaforica utente: Un utente può accedere solo una volta nella procedura (a prescindere dall azienda) Le procedure di AGGIORNAMENTO ARCHIVI o RIORGANIZZAZIONE ARCHIVI sono abilitate solo se nessun utente è collegato oltre all utente amministratore. La tabella non è editabile. GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 9

32 Sono previsti le seguenti funzionalità: AGGIORNA [F5]: tramite questo pulsante è possibile aggiornare la tabella STAMPA [F7]: tramite questo pulsante è possibile effettuare la stampa dell elenco dati elencati nella tabella ESPORTA [Sh+F7]: tramite questo pulsante è possibile esportare il contenuto della tabella in un file csv USCITA [Esc]: tramite questo pulsante è possibile uscire dalla videata e tornare alla voce di menù. VERIFICA DOCUMENTI SCADUTI La procedura di VERIFICA DOCUMENTI SCADUTI, attivabile premendo [Invio] sull apposita voce, permette di controllare la validità dei documenti del soggetto con funzione di Dichiarante. Nel caso siano presenti operazioni in essere con tale soggetto, occorrerà reinserirle all interno dell Archivio Unico Informatico. VERIFICA VIOLAZIONE CONTANTI Selezionando con [Invio] la funzione di VERIFICA VIOLAZIONE CONTANTI, la procedura mostrerà l elenco di tutte le aziende presenti nell installazione, per le quali il professionista ha un mandato. Dopo aver selezionato l azienda per la quale si vuole avviare tale verifica, occorre scegliere anche il relativo anno di gestione, ovvero quello che la procedura deve prendere in esame. Alla fine dell elaborazione, verrà automaticamente generata la stampa riepilogativa. Si ricorda che, nel caso venga rilevata la violazioni di tale normativa, occorrerà inserire una nuova registrazione nell Archivio Unico Informatico. SEZIONE REGISTRAZIONI La sezione REGISTRAZIONI evidenzia appunto l elenco delle REGISTRAZIONI memorizzate nel modulo GESTIONE ANTIRICICLAGGIO. Vengono elencate tutte le registrazioni che soddisfano i filtri inseriti nella sezione FILTRI. Sono presenti le seguenti colonne: Codice Data I [Codice Iter] S [Codice STATO OPERAZIONE] Prest. [Codice PRESTAZIONE] E [Codice ESECUZIONE] T [Codice TIPO OPERAZIONE] As [Associato] Cliente M [Flag MANDATO S/N] Anom. [Codice ANOMALIA] Invio [Data invio segnalazione] RT [Codice RISCHIO TOTALE] Dettaglio 10 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

33 Sono attive le seguenti funzioni: NAVIGAZIONE, ossia l elenco delle registrazioni può essere navigato con i seguenti tasti funzione: - [Su], per spostarsi 1 riga su - [Giu], per spostarsi 1 riga giù - [PagSù], per spostarsi 10 righe su - [PagGiù], per spostarsi 10 righe giù GESTIONE, ossia la possibilità di creare, modificare o cancellare le registrazioni: - [F4 - Inserisci], per inserire un nuova registrazione - [Canc - Cancella], per cancellare la registrazione evidenziata - [Invio - Modifica], per modificare la registrazione evidenziata - [Sh+F4 Duplica], per duplicare una registrazione già esistente - [Esc - Indietro], per tornare nella sezione dei FILTRI SPECIALI, ossia funzioni speciali legati alla gestione delle registrazioni - [F7 - Stampa], per effettuare alcune stampe - [Sh+F7 Esporta] per esportare su file CSV il database AUI. - [Sh+F3 Annulla/Rettifica] per annullare o modifcare la restriazione - [Sh+F5 Segnalazione] per inserire i dati della segnalazione in una registrazione con iter definitivo GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 11

34 VERIFICA PARAMETRI OBBLIGATORI Il passaggio dalla sezione dei FILTRI alla sezione delle REGISTRAZIONI è condizionato dalla verifica dei seguenti parametri obbligatori: ANAGRAFICA AZIENDA [in AZIENDA ANAGRAFICA AZIENDA] - Ragione sociale - Indirizzo - CAP - Località - Provincia - Telefono - DICHIARANTE o RAPPRESENTANTE LEGALE [in AZIENDA ANAGRAFICA AZIENDA F4 DATI AZIENDALI] - Se l azienda è di tipo [M] o [F] Persona Fisica Maschile o Femminile, occorre predisporre la tabella DICHIARANTE - Se l azienda è di tipo [C] o [P] o [E] Società di Capitali, Persone o Ente. occorre predisporre la tabella RAPP. LEGALE PARAMETRI AZIENDALI - Se la tabella PARAMETRI AZIENDALI del modulo ANTIRICLAGGIO non è compilato DELEGA - Se non è attiva o è scaduta la delega al collaboratore o, anche, del titolare dello studio. Ove anche uno solo dei controlli dei parametri evidenziati non fosse corretto, la procedura non permette di accedere alla sezione delle REGISTRAZIONI. STAMPE La gestione delle stampe all interno del modulo antiriciclaggio, è suddivisa in: Stampe e Servizi Stampe/Export Tabelle 12 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

35 STAMPE E SERVIZI Dal menu ANTI Stampe e Servizi si ha la possibilità di effettuare le seguenti stampe: Stampa REGISTRO DELLA CLIENTELA Stampa VERIFICA NUMERAZIONE Stampa VERIFICA REGISTRAZIONI PROVVISORIE Stampa NUMERAZIONE E PROTOCOLLI Stampa IDENTIFICAZIONI Esporta ARCHIVIO UNICO INFORMATICO Premendo il pulsante FILTRI [F6] è possibile selezionare quali dati si intende elaborare all interno delle varie stampe. STAMPA REGISTRO DELLA CLIENTELA La stampa del REGISTRO DELLA CLIENTELA elabora le registrazioni come da filtri predisposti. STAMPA VERIFICA NUMERAZIONE La stampa VERIFICA NUMERAZIONE, controlla la corretta numerazione delle registrazioni all interno dell Archivio Unico Informatico GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 13

36 STAMPA VERIFICA REGISTRAZIONI PROVVISORIE La stampa VERIFICA REGISTRAZIONI PROVVISORIE esamina le registrazioni in stato provvisorio e, tramite la stampa riepilogativa, indica se sono presenti registrazioni che non sono state rese definitive dopo 30 giorni dalla data del loro inserimento (D.Lgs. N. 231/2007). STAMPA NUMERAZIONE E PROTOCOLLI La stampa NUMERAZIONE e PROTOCOLLI, permette di verificare la corretta numerazione delle registrazioni all interno dell Archivio Unico Informatico. A seconda dei parametri letti dalla Tabella PARAMETRI AZIENDALI NUMERATORI, è possibile impostare una data di inizio elaborazione. 14 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

37 STAMPA IDENTIFICAZIONI La stampa IDENTIFICAZIONI, permette di visualizzare tutte le identificazione effettuate suddivise per cliente. EXPORT ARCHIVIO UNICO INFORMATICO Questa procedura consente di esportare i dati presenti nell Archivio Unico Informatico in un file csv. Nel campo Directory file csv, occorre indicare il percorso nel quale si vuole salvare il file. STAMPE/EXPORT TABELLE Questa procedura permette Esportare o Stampare le tabelle generali quali: G Natura Giuridica A Anomalie P Prestazione R Ragioneria Comunicazioni D Delegati M Mandati F Fascicolo GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 15

38 ADEGUATA VERIFICA TABELLA IDENTIFICAZIONI L identificazione consiste nella verifica dell identità del cliente e del soggetto per conto del quale egli eventualmente operi nonché nell acquisizione dei loro dati identificativi per la conservazione nell archivio unico. Gli obblighi di adeguata verifica riguardano tutti i nuovi clienti del professionista; per la clientela già acquisita al momento di entrata in vigore della normativa (dicembre 2007), l adeguata verifica va effettuata al momento del primo contatto utile. Le linee guide del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili definisco contatto utile il primo incontro con il cliente, anche se non viene modificata la situazione in essere. Se la situazione in essere subisce modificazioni (modifica di incarico precedentemente conferito) o il professionista viene a conoscenza dell esistenza di situazioni di rischio, l adeguata verifica va effettuata senza indugio, senza aspettare il primo contatto utile. I dati acquisiti sono i seguenti: Per le persone fisiche il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, l indirizzo di residenza o di domicilio e gli estremi del documento di identificazione; Per le persone giuridiche la denominazione, la sede legale e il codice fiscale. Occorre anche verificare il potere di rappresentanza del cliente (tramite documentazione ufficiale come visure camerali, certificati rilasciati da enti competenti, delibere consiliari o assembleari). All atto dell identificazione, i clienti forniscono per iscritto, sotto la propria personale responsabilità, tutte le informazioni necessarie per l identificazione dei soggetti per conto dei quali operano. Ai fini dell identificazione non è possibile avvalersi delle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47 del D.P.R. 28/12/2000 n Pertanto, per ogni persona fisica, sia che agisca per conto proprio, sia in rappresentanza legale di un azienda, viene predisposta un anagrafica di Businesspass, nella quale sono annoverate le informazioni anagrafiche e gli altri dati necessari ai fini dell antiriciclaggio: Data e luogo di nascita Sesso Modalità di identificazione Documento di identificazione Dalla scheda REGISTRAZIONE con il tasto funzione [F6 Identificazioni] si apre la tabella IDENTIFICAZIONI. 16 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

39 Nella tabella vengono elencati tutte le identificazioni. Sono presenti le seguenti colonne: Id Cognome e Nome Codice Fiscale Iter Data identificazione Data scadenza Tipo identificazione Modalità identificazione Rischio Cliente Sono presenti i seguenti tasti funzione: NAVIGAZIONE, ossia l elenco dei record può essere navigato con i seguenti tasti funzione: - [Su], per spostarsi 1 riga su - [Giu], per spostarsi 1 riga giu - [PagSù], per spostarsi 7 righe su - [PagGiù], per spostarsi 7 righe giù GESTIONE, ossia la possibilità di creare, modificare o cancellare delle identificazioni: - [F4 - Inserisci], per inserire un nuovo record - [Canc - Cancella], per cancellare il record evidenziato, solo se è provvisorio - [Annulla o Rettifica], per annullare o rettifica il record evidenziato, solo se è definitivo - [Invio - Modifica], per modificare il record evidenziato - [Sh+F4 Duplica], per duplicare una registrazione già esistente - [Esc - Uscita], per tornare nella sezione dei FILTRI SPECIALI, ossia funzioni speciali legati alla gestione delle identificazioni - [F5 Mandato], per memorizzare i dati relativi al mandato cliente - [F6 Note] - [F7 Stampa Tabella], per effettuare alcune stampe [Sh+F7 Esporta] per esportare su file CSV le identificazione del cliente. SCHEDA IDENTIFICAZIONE La scheda IDENTIFICAZIONI annovera le informazioni necessarie per l ADEGUATA VERIFICA dei soggetti relativi ad una determinata prestazione professionale. GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 17

40 Sono presenti tre sezioni: 1. Sezione DATI ANAGRAFICI 2. Sezione IDENTIFICAZIONE 3. Sezione VERIFICA La sezione DATI ANAGRAFICI prevede i seguenti campi: Cognome e Nome Data e luogo di nascita Indirizzo e località di residenza Nazionalità e sesso Codice Fiscale Professione/qualifica e Note La sezione IDENTIFICAZIONI prevede i seguenti campi: Tipo documento Numero documento Autorità rilascio Data rilascio e scadenza La sezione VERIFICA prevede i seguenti campi: Data identificazione Tipologia identificazione Modalità identificazione Tipo legame con il cliente Flag Persona Politicamente Esposta) Stato Associato PERSONA POLITICAMENTE ESPOSTA Ai sensi dell art. 1, comma 2, lettera o) sono definite persone politicamente esposte le persone fisiche residenti in altri Stati comunitari o extracomunitari che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche, quali: capi di Stato; capi di Governo; Ministri, Vice Ministri e Sottosegretari; Parlamentari; Membri delle Corti Supreme, delle Corti Costituzionali e di altri Organi Giudiziari di alto livello le cui decisioni non sono soggette ad ulteriore appello, salvo circostanti eccezionali; Membri delle Corti dei Conti e dei Consigli di Amministrazione delle banche centrali; 18 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

41 Ambasciatori, Incaricati d affari e Ufficiali di alto livello delle forze armate; Membri degli Organi di amministrazione, direzione, vigilanza delle imprese possedute dallo Stato. L adeguata verifica rafforzata si applica anche ai familiari diretti della persona politicamente esposta o a coloro con i quali tali persone intrattengono notoriamente stretti legami. In base alla normativa il professionista, deve quindi verificare se la persona politicamente esposta è il soggetto che conferisce l incarico per sé o il soggetto per conto del quale viene conferito l incarico da parte di un altra persona. Ove venga pertanto indicato che la persona è Politicamente Esposta, la procedura obbliga a modificare la MODALITA di identificazione con l opzione B Rafforzata. ELEMENTI RISCHIO CONNESSI AL CLIENTE Dalla scheda di IDENTIFICAZIONE premendo il tasto funzione [F5 Rischio] si apre la scheda di valutazione del rischio connesso al CLIENTE (natura giuridica, prevalente attività svolta, comportamento tenuto all atto del compimento dell operazione) e alla quale deve essere associato un determinato punteggio in termini di minore/maggiore rischiosità. OBBLIGO DI ASTENSIONE Il professionista è obbligato ad astenersi dall eseguire l operazione o porvi termine, se in corso, quando non è in grado di rispettare gli obblighi di adeguata verifica della clientela o vi è il sospetto di riciclaggio o finanziamento al terrorismo. La norma prevede 3 ipotesi in cui il professionista non può astenersi: GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 19

42 quando sussiste un obbligo di legge a ricevere l atto; quando l esecuzione è non rinviabile data la natura dell operazione; quando vi è la possibilità che l astensione sia di ostacolo ad indagini. In questo caso il professionista fornisce la prestazione professionale, ma effettua immediatamente la segnalazione dell operazione sospetta, senza comunicare l avvenuta segnalazione al cliente. L obbligo di astensione non opera per il professionista nella fase di esame della situazione giuridica del cliente o nell espletamento di compiti di difesa o di rappresentanza in un procedimento giudiziario, compresa la consulenza relativa all eventualità di intentarlo o di evitarlo. Sanzioni previste per il divieto di comunicazione a terzi dell avvenuta segnalazione dell operazione sospetta: Arresto da 6 mesi a 1 anno o multa da a IMPORTA Per facilitare l immissione dei dati identificativi, Gestione ANTIRICICLAGGIO predispone il tasto Importa [ShF4]. Nel caso l azienda sia di tipo M -persona fisica Maschile o F -persona fisica Femminile, all interno della scheda identificazione, verranno riportati i dati anagrafici del Dichiarante (presenti in Azienda Anagrafica Azienda Dati del dichiarante). Se l azienda è di tipo P -società di persone, C -società di Capitali oppure E -Ente non commerciale, all interno della scheda identificativa verranno riportati i dati anagrafici del Legale Rappresentante (presenti in Azienda Anagrafica Azienda Depositario/Legale Rappresentante). REGISTRAZIONE PREMESSA Le REGISTRAZIONI, conformemente a quanto previsto dal Provvedimento UIC del 24/02/2006 nell allegato B, è suddivisa in due raggruppamenti informativi: A) DATI DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE, contenente tutte le informazioni riferite alle attività poste in essere; D) ANAGRAFE DEI SOGGETTI, contenente tutte le informazioni richieste per i soggetti interessati dalle attività registrate nel raggruppamento A. Pertanto, per ogni NUOVO CLIENTE, ed eventuale soggetto per il quale egli opera, che inizi un attività soggetta a registrazione, nell archivio unico informatico deve essere alimentato l archivio ANAGRAFE DEI SOGGETTI, entro le scadenze previste dal D.Lgs. 231/2007. Successivamente o contestualmente, comunque entro le scadenze previste, deve essere alimentato l archivio DATI DELLA PRESTAZIONE PROFESSIONALE con le informazioni sulle attività poste in essere ed i codici assegnati in anagrafica ai soggetti coinvolti. SCHEDA REGISTRAZIONE La Scheda REGISTRAZIONE consente di gestire contemporaneamente i dati relativi alla PRESTAZIONE PROFESSIONALE e all ANAGAFE DEI SOGGETTI. Sono presenti le seguenti SEZIONI: Registrazione Identificazione Importi Prestazione Segnalazione Dettaglio oltre alle seguenti funzioni speciali: Rischio Note Mandato Altri soggetti Identificazioni Fascicolo cliente Cronologia 20 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

43 NUOVA REGISTRAZIONE La Scheda REGISTRAZIONE consente di gestire contemporaneamente i dati relativi alla PRESTAZIONE PROFESSIONALE e all ANAGAFE DEI SOGGETTI. Sono presenti le seguenti SEZIONI: Registrazione Identificazione Importi Prestazione Segnalazione Dettaglio oltre alle seguenti funzioni speciali: Rischio Note Mandato Altri soggetti Identificazioni Fascicolo cliente Cronologia ANNULLAMENTO O MODIFICA REGISTRAZIONE Non è consentito rettificare le informazioni relative alle prestazioni professionali o alle anagrafiche già inserite nell ARCHIVIO UNICO INFORMATICO; qualora si manifesti la necessità di annullare o modificare delle registrazioni, occorre procedere come segue: l ANNULLAMENTO prevede la modifica dello STATO REGISTRAZIONE da 0 a 2 e la valorizzazione del campo DATA STATO REGISTRAZIONE; la RETTIFICA prevede la modifica dello STATO REGISTRAZIONE da 0 a 3 e la valorizzazione del campo DATA STATO REGISTRAZIONE; in più occorre inserire una NUOVA REGISTRAZIONE con codice STATO REGISTRAZIONE pari a 1 e DATA STATO REGISTRAZIONE pari alla data di annullamento della registrazione precedente. Pertanto: GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 21

44 22 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

45 Il programma controllerà se la data di inserimento dell operazione è successiva rispetto a quella impostata nei PARAMETRI AZIENDALI. Se la verifica non dovesse andare a buon fine, il programma chiederà un ulteriore conferma per procedere. ATTENZIONE! In caso di registrazioni di TIPO MULTIPLA, ovvero dove per alcune delle registrazioni siano presenti più istanze (frazionate, incarico congiunto di più clienti, prestazione svolta da più professionisti, ecc.), la procedura di annullamento dovrà essere eseguita su tutte le istanze interessate dell archivio. GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 23

46 ITER REGISTRAZIONI Le REGISTRAZIONI possono avere il seguente codice ITER: P [Provvisorio] D [Definitivo] A [Annullato] Il codice ITER non può essere modificato manualmente, ma viene assegnato dalla procedura in funzione dei dati imputati e delle conferme impartite. Affinché una REGISTRAZIONE possa assumere l ITER DEFINITIVA, devono essere soddisfatti i seguenti controlli: STATO - sono accettati solo valori 0 e 1 CLIENTE: - sono necessari i seguenti dati essenziali: Codice Fiscale Partita IVA (se il cliente non è un privato) Indirizzo, cap, località e provincia DICHARANTE - l anagrafica deve essere coerente con il CLIENTE - l anagrafica del DICHARANTE deve avere ITER DEFINITIVO RAPP. LEGALE - deve essere presente se il CLIENTE non è una persona fisica - l anagrafica deve essere coerente con il CLIENTE - l anagrafica deve avere ITER DEFINITIVO TITOLARE EFFETTIVO - l anagrafica deve essere coerente con il CLIENTE - l anagrafica deve avere ITER DEFINITIVO TIPO PRESTAZIONE - il campo deve essere presente e il relativo valore previsto nella relativa tabella PRESTAZIONE - il campo deve essere presente e il relativo valore previsto nella relativa tabella ESEGUITA - il campo deve essere presente e il relativo valore previsto nella relativa tabella - ove sia ESEGUITA o IN CORSO, è facoltativo indicare la data di decorrenza/fine della prestazione RISCHIO 24 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

47 - Tutti i valori di valutazione del rischio della registrazione devono essere presenti, ad esclusione delle prestazioni elencate di seguito, in quanto, posso essere inserite in una registrazione anche senza la relativa valutazione di rischio: A.2.01: Accertamenti, ispezioni e controlli A.2.02: Adempimenti in materia di lavoro, previdenza ed assistenza dei lavoratori dipendenti e ogni altra funzione affine, connessa e conseguente A.2.11: Assistenza e rappresentanza in materia tributaria A.2.13 Assistenza ai datori di lavoro in sede di visite ispettive o di accertamenti A.2.35 Elaborazione e predisposizione delle dichiarazioni tributarie e cura degli ulteriori adempimenti tributari A.2.52 Tenuta paghe e contributi A.2.56 Rappresentanza tributaria A.2.63 Rilevazioni in materia contabile e amministrativa A.2.66 Tenuta e redazione dei libri contabili, fiscali e del lavoro MANDATO - Deve essere valorizzato - Le date del mandato devono essere coerenti con le date della registrazione DETTAGLIO L ITER PROVVISORIA viene assegnato dalla procedura nell eventualità si voglia salvare una REGISTRAZIONE con dati incompleti. Infatti, il salvataggio di una REGISTRAZIONE, può essere effettuato con i seguenti tasti funzione: [F10 - Conferma], per salvare in DEFINITIVA o [F11 - Provvisoria] per salvare in modalità PROVVISORIA. L ITER ANNULLATA viene assegnato dalla procedura di annullamento indicato nel capitolo e viene utilizzato per indicare che una REGISTRAZIONE è stata ANNULLATA o RETTIFICATA. SCHEDA VALUTAZIONE RISCHIO CLIENTE La procedura per la definizione del rischio di riciclaggio, prevede le seguenti fasi: ELEMENTI RISCHIO CONNESSI AL CLIENTE Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) con il documento Antiriciclaggio: Linee guida per l adeguata verifica della clientela di luglio 2011 ha fornito una serie di chiarimenti in merito all adeguata verifica della clientela. In questo documento viene affermato che l obbligo di adeguata verifica deve essere assolto commisurandolo al rischio associato al tipo di cliente e al tipo di operazione. Per assegnare il livello di rischio al cliente, si deve considerare: natura giuridica (ditta individuale, associazione professionale, società di persone o di capitali, ecc.); prevalente attività svolta (operazioni normali, di particolare rilevanza o anomale); comportamento tenuto al momento del compimento dell operazione (collaborativo o reticente); area geografica di residenza o della sede del cliente (Italia, Paesi UE, Extra UE o Territori Off Shore). ELEMENTI RISCHIO CONNESSI ALL OPERAZIONE Si considerano gli elementi relativi all OPERAZIONE (tipologia, modalità di svolgimento, ammontare, frequenza, durata, ragionevolezza, area geografica di destinazione) e si assegna a ciascuno di tali elementi un determinato punteggio in termini di minore/maggiore rischiosità. Da questa seconda tabella dovrà emergere un punteggio complessivo, che indicherà il livello di rischio connesso all operazione; GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 25

48 Per valutare la rischiosità dell operazione si deve considerare: tipologia dell operazione (ordinaria o straordinaria compatibilità dell operazione con le dimensioni del cliente); modalità di svolgimento dell operazione (con banche o tra privati e mezzi di pagamento utilizzati); ammontare dell operazione (basso, medio o alto); frequenza dell operazione e durata del rapporto continuativo o della prestazione professionale (occasionale, poco frequente o frequente); ragionevolezza dell operazione in rapporto all attività svolta dal cliente (congruità o non congruità con la situazione patrimoniale o reddituale o finanziaria della società); area geografica di destinazione dell operazione (Italia, Paesi UE, Extra UE o Territori Off Shore). VALUTAZIONE CONGIUNTA RISCHIO Dalla VALUTAZIONE CONGIUNTA DEI DUE PUNTEGGI così ottenuti emerge un unico indice, espressione del rischio di riciclaggio o finanziamento del terrorismo ex art. 20 d.lgs. 231/ GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

49 STAMPA VALUTAZIONE RISCHIO Utilizzando il tasto funzione [F7 Stampe], tra le varie opzioni di stampa, è presente la stampa VALUTAZIONE RISCHIO. Essa riepiloga la valutazione del rischio ai fini dell'adeguata verifica ai sensi dell'art. 20 del D.Lgs. n. 231/07. GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 27

50 SCHEDA NOTE REGISTRAZIONE La scheda NOTE REGISTRAZIONE viene aperta utilizzando il tasto funzione [Sh+F5 Note] su uno dei campi della scheda REGISTRAZIONE. La scheda prevede una serie di righe di input di 220 caratteri cadauna. Non è previsto al momento la stampa del contenuto in alcuna procedura. La scheda ha solo il compito di salvare informazioni aggiuntive per la registrazione. Le righe imputate possono essere cancellate con il tasto funzione [Canc Cancella]. Tra una riga e la successiva possono essere inserite delle righe, con il tasto funzione [F4 Inserisci]. Per spostarsi da una riga all altra possono essere utilizzate le frecce. Con il tasto funzione [F10 Conferma] viene salvato il contenuto imputato Utilizzando infine il tasto funzione [Esc Annulla] si ritorna, senza salvare, alla scheda REGISTRAZIONE. SCHEDA MANDATO Dalla scheda REGISTRAZIONE con il tasto funzione [F6 Mandato] viene aperta la scheda MANDATO, in cui annoverare i dati relativi alla data di inizio del rapporto professionale. Essendo le informazioni riportate, legate al cliente e non alla singola prestazione professionale, ove fosse stata già compilata nell ambito di un altra REGISTRAZIONE i dati saranno già compilati I dati da gestire sono: CLIENTE (proposto in automatico nell ambito della registrazione) AZIENDA (per eventuali collegamenti automatici con un azienda codificata) NATURA GIURIDICA DESCRIZIONE (per indicare la natura del rapporto professionale) DA DATA (data di decorrenza) A DATA (data di eventuale termine) DATA MONITORAGGIO (indica la data in cui è avvenuto l ultimo monitoraggio) SCADENZA (data scadenza monitoraggio. Viene assegnata in automatico a seconda delle impostazioni presenti nella tabella parametri aziendali) 28 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

51 Confermando con il tasto funzione [F10 Conferma] vengono salvate le informazioni riportate. SCHEDA FASCICOLO CLIENTE Gestione ANTIRICICLAGGIO consente di integrare ALLEGATI alle registrazioni, tramite l integrazione di Docuvision di Businesspass. La procedura prevede le seguenti fasi: 1. Configurazione iniziale di Docuvision 2. Acquisizione di un FILE all interno di una REGISTRAZIONE 3. Visualizzazione FASCICOLO CLIENTE 4. Download file FASCICOLO CLIENTE CONFIGURAZIONE INIZIALE DOCUVISION La configurazione di Docuvision prevede le seguenti fasi: Definizione di una CLASSE DOCUVISION specifica per gli allegati di Antiriciclaggio (dalla funzione MODULI DOCUVISION TABELLE CLASSI DOCUMENTO). L indicazione della classe DOCUVISION nella tabella PARAMETRI AZIENDA. ACQUISIZIONE FILE GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 29

52 Per l attivazione dalla scheda REGISTRAZIONE occorre utilizzare il tasto funzione [Sh+F8]. Viene aperta la scheda DOCUVISION, nella quale sono pre-valorizzati i seguenti campi: DATA (con la DATA TERMINALE) KEY (con il codice ID della REGISTRAZIONE) CLASSE (con la CLASSE memorizzata nei parametri generali) CONTO (con il CLIENTE della registrazione) NOTE (riporta il testo inserite nel campo DETTAGLIO ) L operatore deve quindi: indicare il FILE DA ALLEGARE (utilizzando la funzione di browse del file system) indicare la TIPOLOGIA dell allegato; indicare un OGGETTO. Indicare un eventuale SCADENZA del documento allegato. Confermare con [F10] per salvare l allegato. VISUALIZZA FASCICOLO CLIENTE Per visualizzare il contenuto del FASCICOLO CLIENTE presente in una REGISTRAZIONE utilizzare il tasto funzione [F8]. Sono presenti le seguenti informazioni: Codice allegato DOCUVISION Conto cliente Classe allegato Categoria allegato Key (uguale al codice registrazione) Data registrazione Scadenza documento Tipo documento e sul piede della scheda: Note 30 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

53 Sono previste le seguenti funzionalità: Modifica documento esistente, con il tasto funzione [Invio] Cancellazione documento esistente, con il tasto funzione [Canc] Download allegato, con il tasto funzione [F5] Download tutti, con il tasto funzione [Sh+F5] Stampa, con il tasto funzione [F7] Esporta, con il tasto funzione [Sh+F7] Da questa funzione non è possibile INSERIRE un nuovo documento, in quanto la procedura deve essere gestita con il tasto funzione [Sh+F8 Docuvision] DOWNLOAD FASCICOLO CLIENTE È possibile effettuare il download del FASCICOLO CLIENTE direttamente dall anagrafica del cliente, utilizzando le funzioni standard di DOCUVISION. Aprire la scheda ANAGRAFICA del cliente (da RUBRICA CLIENTI/FORNITORI o da qualsiasi altro punto in cui è presente un campo CLIENTE) e utilizzare il tasto funzione [F4 Allegati Docuvision] GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 31

54 Selezionare l allegato dall elenco e procedere alla sua visualizzazione con il tasto funzione [F8 Visualizza documento] SCHEDA SOGGETTI La scheda SOGGETTI contiene tutte le IDENTIFICAZIONI associate alla registrazione. I soggetti sono divisi in tre gruppi: DICHIARANTI RAPPRESENTANTI LEGALI TITOLARI EFFETTIVI In ogni registrazione è obbligatorio indicare almeno un DICHIARANTE e un RAPP. LEGALE. Ove non si proceda all individuazione del TITOLARE EFFETTIVO si dovrà procedere alla RINUNCIA DEL MANDATO. Con il pulsante [F4 Inserisci] è possibile abbinare un nuovo SOGGETTO (o più di uno) alla registrazione. Ove la registrazione abbia iter P PROVVISORIA è possibile cancellare o aggiungere altri soggetti. 32 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

55 STAMPE REGISTRAZIONE Nella scheda di REGISTRAZIONE, utilizzando il funzione [F7 Stampe] è possibile effettuare alcune stampa di gestione: Stampa INDENTIFICAZIONE Stampa VALUTAZIONE RISCHIO Stampa RINUNCIA MANDATO Stampa SEGNALAZIONE ANOMALIE Stampa SEGNALAZIONE VIOLAZIONE CONTANTI Stampa PRIVACY Stampa DICHIARAZIONE CLIENTE [B1] Stampa DICHIARAZIONE CLIENTE [B2] La stampa VALUTAZIONE RISCHIO è illustrata nel capitolo. GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 33

56 STAMPA IDENTIFICAZIONE La stampa IDENTIFICAZIONE, ad uso interno, viene elaborata per archiviare le informazioni relative alla registrazione. STAMPA VALUTAZIONE RISCHIO La stampa VALUTAZIONE RISCHIO è l attestazione del professionista sulla valutazione del rischio (ex art. 20 del d.lgs. n. 231/2007). STAMPA SEGNALAZIONE ANOMALIE La stampa SEGNALAZIONE ANOMALIE è la segnalazione di operazione ai sensi dell'art. 41 del D.lgs 231 del È la stampa riepilogativa della registrazione, e viene utilizzata quando si intende trasmettere la segnalazione. Per poter avviare questa stampa, occorre che il campi Anomalia sia valorizzato. STAMPA SEGNALAZIONE VIOLAZIONE CONTANTI La stampa SEGNALAZIONE VIOLAZIONE CONTANTI è utile per la trasmissione della COMUNICAZIONE VIOLAZIONE LIMITAZIONE UTILIZZO DEL DENARO CONTANTE EX ART. 49 D.LGS 231/ GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

57 STAMPA RINUNCIA MANDATO La stampa RINUNCIA MANDATO viene elaborata nei casi previsti dall'art. 23 del D.lgs 231/2007, quando non è possibile identificare il titolare effettivo di un cliente. STAMPA PRIVACY La stampa PRIVACY viene fatta per ottemperare quanto previsto dal D.Lgs 196 del GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 35

58 STAMPA DICHIARAZIONE CLIENTE B1 La stampa DICHIARAZIONE CLIENTE B1 è la dichiarazione rilasciata dal cliente in relazione agli obblighi previsti dalla normativa antirciclaggio. 36 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

59 STAMPA DICHIARAZIONE CLIENTE B2 La stampa DICHIARAZIONE CLIENTE B2 è la dichiarazione rilasciata dal cliente ai sensi dell art. 21 del D.lgs 231 del SEGNALAZIONE OPERAZIONE SOSPETTA I professionisti e gli altri destinatari della normativa antiriciclaggio inviano all UIF, una segnalazione di operazione sospetta quando sanno, sospettano o hanno motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio. Il sospetto è desunto dalle caratteristiche, entità, natura dell operazione o da qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell attività svolta dal soggetto cui è riferita, in base agli elementi a disposizione dei segnalati, acquisiti nell ambito dell attività svolta ovvero a seguito del conferimento di un incarico. Per agevolare l individuazione delle operazioni sospette, l art. 41 comma 2 stabilisce che su proposta dell UIF sono emanati e periodicamente aggiornati indicatori di anomalia, al fine di agevolare i soggetti destinatari della norma, nell individuazione dei profili di sospetto delle operazioni di riciclaggio. Gli indicatori di anomalia costituiscono un ausilio ai professionisti tenuti a segnalare le operazioni sospette. E uno strumento non completo, che andrà letto, integrato e coordinato insieme a tutte le informazioni a disposizione del segnalante. Non esiste alcun automatismo tra l attivazione dell obbligo di segnalazione e il configurarsi di una fattispecie presente fra gli indicatori. L obbligo di segnalazione sorge solo a seguito dell attenta valutazione del professionista. Gli indicatori sono degli utili strumenti per individuare quei profili, oggettivi e soggettivi, che contribuiscono a selezionare le operazioni da segnalare come sospette, consentendo di valutare il sospetto in maniera dettagliata e di supportare la segnalazione con informazioni rilevanti e motivate. SEGNALAZIONE OPERAZIONE SOSPETTA [ART. 47] Dal 16/05/2011 sono entrate in vigore le nuove modalità con cui procedere a trasmettere le segnalazione di operazioni sospette (SOS) all UIF; infatti le SOS non dovranno più essere trasmesse a mezzo raccomandata, ma a mezzo di una nuova piattaforma telematica disponibile sul sito della Banca d Italia, sezione Unità di Informazione Finanziaria. Dopo l inoltro della segnalazione all Unità di Informazione Finanziaria, la stessa effettua approfondimenti sotto il profilo finanziario della segnalazione ricevuta, se ritiene non fondata la segnalazione provvede ad archiviarla e a comunicare tale decisione al soggetto segnalante. Invece, se ritiene fondata la segnalazione la trasmette, corredata da una relazione tecnica alla Direzione Investigativa Antimafia (D.I.A.) per particolari reati e al Nucleo Speciale di Polizia Valutaria della Guardia di Finanza per i reati ordinari per procedere con gli approfondimenti investigativi. La Gestione ANTIRICICLAGGIO attualmente prevedere la stampa cartacea della segnalazione che si compone di 6 quadri come stabilito dall'allegato D del provvedimento del 26 febbraio 2006 dell'ufficio Italiano Cambi: GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 37

60 Quadro A: Informazioni generali sulla segnalazione Quadro B: Informazioni generali sul segnalante Quadro C: Operazione oggetto della segnalazione Quadro D: Informazioni sulla persona fisica cui l operazione va riferita Quadro E: Informazioni sul soggetto, diverso da persona fisica, cui l operazione va riferita Quadro F: Persona fisica che ha operato per conto del soggetto cui va riferita l operazione Le informazioni relativi al quadro B vengono acquisite dalla sezione ANAGRAFICA; le informazioni relativi al quadro D, E ed F vengono acquisite direttamente dal modulo Gestione ANTIRICICLAGGIO. ESPORTAZIONI REGISTRAZIONE La procedura ESPORTAZIONE, attivata utilizzando il tasto funzione [Sh+F7] consente di esportare i dati della REGISTRAZIONE in un file CSV. I valori esportati, elencati in colonna, sono i seguenti: id codice data definitivo cliente [codice] cliente [ragione sociale] cliente [indirizzo] cliente [cap] cliente [localita'] cliente [provincia] cliente [telefono] cliente [fax] cliente [ ] cliente [codice fiscale] cliente [partita iva] dichiarante [codice] dichiarante [cognome] dichiarante [nome] dichiarante [codice fiscale] dichiarante [data identificazione] dichiarante [rischio A1 tipo] dichiarante [rischio A1 codice] dichiarante [rischio A1 descrizione] dichiarante [rischio A1 valore] dichiarante [rischio A2 tipo] dichiarante [rischio A2 codice] dichiarante [rischio A2 descrizione] dichiarante [rischio A2 valore] dichiarante [rischio A3 tipo] dichiarante [rischio A3 codice] dichiarante [rischio A3 descrizione] dichiarante [rischio A3 valore] dichiarante [rischio A4 tipo] dichiarante [rischio A4 codice] dichiarante [rischio A4 descrizione] dichiarante [rischio A4 valore] rappresentante legale [codice] rappresentante legale [cognome] rappresentante legale [nome] rappresentante legale [codice fiscale] rappresentante legale [data identificazione] titolare effettivo [codice] titolare effettivo [cognome] titolare effettivo [nome] titolare effettivo [codice fiscale] titolare effettivo [data identificazione] valuta importo contanti tipo operazione [codice] tipo operazione [descrizione] prestazione [codice] prestazione [descrizione] eseguita [codice] prestazione [descrizione] anomalia [codice] anomalia [descrizione] data sos protocollo sos dettaglio rischio B1 [tipo] rischio B1 [codice] rischio B1 [descrizione] rischio B1 [valore] rischio B2 [tipo] rischio B2 [codice] rischio B2 [descrizione] rischio B2 [valore] rischio B3 [tipo] rischio B3 [codice] rischio B3 [descrizione] rischio B3 [valore] rischio B4 [tipo] rischio B4 [codice] rischio B4 [descrizione] rischio B4 [valore] rischio B5 [tipo] rischio B5 [codice] rischio B5 [descrizione] rischio B5 [valore] rischio B6 [tipo] rischio B6 [codice] rischio B6 [descrizione] rischio B6 [valore] creazione [utente] creazione [data] creazione [ora] variazione [utente] variazione [data] variazione [ora] TABELLE TABELLE DI CONFIGURAZIONE 38 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

61 Il modulo GESTIONE ANTIRICICLAGGIO consente di parametrizzare le tabelle aziendali e generali utilizzate per il corretto funzionamento della procedura. Premendo il tasto funzione [Sh+F11 Configura] viene attivato il menù di selezione delle tabelle: Tabelle AZIENDALI Tabelle IDENTIFICAZIONI Tabella PRESTAZIONI Tabella RISCHI Utility Ad ogni gruppo di tabelle si accede Premendo il tasto [Invio] sulla corrispondente riga. Premendo il tasto [Esc] si sale al livello superiore. ATTENZIONE! Gestione ANTIRICICLAGGIO viene già fornito con tabelle pre-valorizzate conforme agli standard delle istruzioni dell UIF. STRUTTURA TABELLE TABELLE AZIENDALI - Tabella PARAMETRI AZIENDA - Tabella DELEGATI - Tabelle MANDATI - Tabella ASSOCIATI - Tabelle FASCICOLO CLIENTE TABELLE IDENTIFICAZIONI - Tabelle SOGGETTO DICHIARANTE - Tabella STATO IDENTIFICAZIONE - Tabella TIPO IDENTIFICAZIONE - Tabella MODALITA INDENTIFICAZIONE - Tabella DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO - Tabella NATURA GIURIDICA - Tabella SESSO - Tabella TIPO LEGAME - Tabella TIPO ALLEGATO TABELLE REGISTRAZIONI - Tabella VALUTE - Tabella STATO SEGNALAZIONE - Tabella TIPO OPERAZIONE - Tabella PRESTAZIONI - Tabella ANOMALIE - Tabella ESECUZIONE PRESTAZIONI - Tabella INDIRIZZI RAGIONERIE TABELLE RISCHI - Tabella VALORI RISCHIO GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 39

62 - Tabella RISCHIO NATURA GIURIDICA [A1]Tabella RISCHIO COMPORTAMENTO [A2] - Tabella RISCHIO ATTIVITA SVOLTA [A3] - Tabella RISCHIO RESIDENZA [A4] - Tabella RISCHIO OPERAZIONE [B1] - Tabella RISCHIO SVOLGIMENTO [B2] - Tabella RISCHIO AMMONTARE [B3] - Tabella RISCHIO FREQUENZA [B4] - Tabella RISCHIO RAGIONEVOLEZZA [B5] - Tabella RISCHIO AREA GEOGRAFICA [B6] 40 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

63 TABELLE AZIENDALI Nella voce TABELLE AZIENDALI devono essere configurate le seguenti tabelle: - Tabella PARAMETRI AZIENDA - Tabella DELEGATI - Tabella MANDATI - Tabella ASSOCIATI - Tabella FASCICOLO CLIENTE Gli ARCHIVI delle TABELLE AZIENDALI vengono salvate nella cartella..datiaz\datiutente\anti\ dell AZIENDA. TABELLA PARAMETRI AZIENDA Nella tabella PARAMETRI AZIENDA vengono memorizzate le informazioni necessarie ad ANTIRICICLAGGIO per operare correttamente. Le informazioni da memorizzare sono: Campo numeratore progressivo delle segnalazione L utente ADMIN abilitato alla manutenzione delle tabelle aziendali Identificazione del tipo di soggetto segnalante Flag attivazione gestione STUDIO ASSOCIATO Flag l attivazione dei controlli collage Classe docuvision per gestire gli eventuali allegati Valore limite contanti Frequenza MONITORAGGIO Nel campo TIPO SOGGETTO SEGNALANTE è attivo il tasto funzione [F2] in cui è possibile selezionare le opzioni disponibili. È obbligatorio e non vengono accettati valori diversi da quelli in opzione. Il campo STUDIO ASSOCIATO consente di gestire, per ogni REGISTRAZIONE o per ogni IDENTIFICAZIONE, l associato dello studio che ha eseguito gli adempimenti. Con il campo ATTIVAZIONE COLLAGE viene attivato il modulo IDENTIFICAZIONI all interno della RUBRICA CLIENTI. Nel campo CLASSE DOCUVISION ALLEGATI è possibile imputare la classe di default utilizzata per classificare gli eventuali allegati alla segnalazione di antiriciclaggio. Coerentemente con le impostazioni standard di Businesspass, sono accettati solo valori maggiori di 2001 ovvero inferiori a Nel campo LIMITE CONTANTI occorre indicare il limite corrispondente alla normativa vigente. La procedura di VERIFICA CONTANTE, andrà ad eseguire la verifica prendendo in considerazione tale file. Sul campo DATA TERMINALE è possibile definire la data di default proposta in fase di inserimento o variazione delle registrazioni/identificazioni. Vengono accettati i valori S (data terminale) o N (data di sistema). Nei campi FREQUENZA MONITORAGGIO va indicata la frequenza (espressa in giorni) con cui effettuare tale controllo. A seconda della modalità utilizzata (ORDINARIA, SEMPLIFICATA o RAFFORZATA) la procedura di Monitoraggio utilizzerà questi parametri per poter effettuate le verifiche sul soggetto desiderato. GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 41

64 SCHEDA INDIRIZZO SEGNALAZIONE Con il tasto funzione [F5 Segnalazione] si apre una scheda dove occorre indicare i riferimenti a cui inoltrare le Segnalazioni Operazioni Sospette, nella modalità di inoltro diretto al proprio Ordine di appartenenza. Nei campi INDIRIZZI RAGIONERIA, è attivo il tasto funzione [F2] per poter selezionare le ragionerie di riferimento a cui inviare le segnalazioni di violazioni contante. Confermando con il tasto funzione [F10 Conferma] vengono salvate le informazioni inserite. TABELLA DELEGATI La tabella DELEGATI consente di codificare l elenco dei collaboratori dello studio abilitati all uso del modulo ANTIRICICLAGGIO e delega per l identificazione dei clienti e di titolari effettivi, ai sensi dell art. 19 co. 1, lett. a) e b) del D.Lgs. n.231/ GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

65 Ove non sia stata predisposta la delega per il collaboratore dello studio, non sarà possibile predisporre alcuna registrazione. Sono previsti le seguenti funzionalità: STAMPA [F7]: tramite questo pulsante è possibile effettuare la stampa dell elenco dati elencati nella tabella ESPORTA [Sh+F7]: tramite questo pulsante è possibile esportare il contenuto della tabella in un file csv INSERISCI [F4]: tramite questo pulsante è possibile inserire una nuova delega USCITA [Esc]: tramite questo pulsante è possibile uscire dalla videata e tornare alla voce di menù. ELIMINA [Canc]: tramite questo pulsate è possibile cancellare una delega precedentemente inserita. Premendo il tasto funzione [F7] su uno dei campo della Scheda DELEGATI, la procedura stampa la delega su foglio A4. GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 43

66 CONFIGURAZIONE VERSIONE BUSINESSPASS Per poter utilizzare Gestione ANTIRICICLAGGIO, occorre aver installato la versione di Businesspass 2014G2 o successive ed avere il modulo DOCUVISION attivo INSTALLAZIONE IN SERVER FARM Per poter installare Gestione ANTIRICICLAGGIO su una installazione live, occorre aprire una segnalazione al reparto Antiriciclaggio, specificando: Dominio installazione In quel gruppo sprix si intende installare il modulo INSTALLAZIONE IN LOCALE Scaricare dall area ftp i seguenti file zip: Eseguibili_Antiriciclaggio.zip - Questo file contiene al suo interno una sottocartella sprix.005 e deve essere scompattato all interno della directory..dati\pers\sprix dell installazione, sovrascrivendo quello già presente. Nel caso in cui l installazione sia stata fatta in un gruppo sprix diverso, riportare il contenuto della cartella sprix.005 nella cartella della vostra installazione. Archivi_Antiriciclaggio.zip - Questo file contiene al suo interno una sottocartella anti contenente le tabelle precompilate rilasciate da Passepartout. Copiare tale cartella all interno della directory..dati\datigen\datiutente dell installazione. 44 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

67 Gestione ANTIRICICLAGGIO prevede i seguenti eseguibili: arg_espx, ast_proc e ast_tabe, da installare nel menù AZIENDE; arg_xxdv e arg_xxdf da installare nel menu SERVIZI; arg_ecol, da installare nel menu COLLAGE; Per essere utilizzati, i file devono preventivamente essere copiati nella cartella..\dati\pers\sprix\. GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 45

68 AVVIO APPLICAZIONE La procedura GESTIONE ANTIRICILAGGIO è attiva nel menù AZIENDE APPLICAZIONI GESTIONE ANTIRICICLAGGIO. L accesso all applicazione è consentito solo agli utenti delegati, gli unici che possono inserire nuove registrazioni o effettuare delle ADEGUATE VERIFICHE della clientela. Limitatamente all ADEGUATA VERIFICA, la procedura è anche attiva nel campo CODICE ALTERNATIVO del menù CONTABILITA RUBRICA CLI/FOR 46 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

69 CONFIGURAZIONE Assegnazione gruppo sprix. Accedere al menu Aziende - Anagrafica azienda, valorizzare il campo Gruppo sprix, con il valore 005 o il numero della cartella sprix nella quale risiede la procedura. Creazione classe Docuvision. Per allegare i file alle varie segnalazioni, definire una classe Docuvision specifica. Accede al menu Moduli - Docuvision Tabelle Classi documenti Nel menù indicato, è opportuno, premendo il tasto [F7] Ricerca documenti, prendere in considerazioni tutti gli anni gestiti (lasciare quindi il campo Ricerca ultimi anni gestiti vuoto). GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 47

70 Primo accesso alla procedura. Accedere alla gestione Antiriciclaggio ( Aziende Applicazioni Gestione ANTIRICICLAGGIO ) e utilizzare il pulsante Configura Tabelle AZIENDALI Tabella PARAMETRI AZIENDA per la configurazione iniziale. Per le specifiche tecniche si rimanda al manuale. IMPOSTAZIONE DATI AZIENDA PROFESSIONISTA Affinché il modulo GESTIONE ANTIRICLAGGIO funzioni correttamente, occorre che siano correttamente valorizzati i dati dell azienda del professionista: Ove l azienda del professionista sia una PERSONA FISICA, devono essere valorizzati i dati del DICHIARANTE (AZIENDE ANAGRAFICA AZIENDA [F4] DATI AZIENDALI DATI DEL DICHIARANTE) Ove l azienda del professionista sia una SOCIETÀ, devono essere valorizzati i dati del RAPPRESENTANTE LEGALE (AZIENDE ANAGRAFICA AZIENDA F4 DATI AZIENDALI LEGALE RAPPRESENTANTE) 48 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO

71 CAMBIO SOFTWARE Il professionista è tenuto [MEF 20/05/2010]: a conservare il vecchio software per 10 anni per eventuali consultazioni, ricerche o verifiche; fissare una data di passaggio per cui tutte le registrazioni precedenti sono su un software e tutte quelle successive sono nel nuovo software; reinserire nel nuovo software al fine di gestire future modifiche, soltanto le prestazioni in corso alla data di passaggio. Per continuare la numerazione progressiva del REGISTRO DELLA CLIENTELA, nei PARAMETRI AZIENDA è possibile inserire, solo nella pima fase di configurazione della tabella, il numeratore di partenza. Dopo aver salvato i parametri non sarà più possibile modificare tale dato. GESTIONE ANTIRICICLAGGIO 49

72 STRUTTURA DATABABASE Gestione ANTIRICICLAGGIO può essere utilizzato, all interno del medesimo software Businesspass da più professionisti contestualmente. Le tabelle utilizzate dalla procedura sono infatti organizzate secondo la seguente logica: Tabelle AZIENDALI - Tabella IDENTIFICAZIONI - Tabella ARCHIVIO UNICO INFORMATICO (registrazione, rischio) - Tabelle PARAMETRI AZIENDALI - Tabella DELEGATI - Tabella MANDATI Tabelle CORRELATE - Tabelle IDENTIFICAZIONI - Tabelle REGISTRAZIONI - Tabelle RISCHI I dati delle tabelle aziendali vengono salvati nella cartella..\dati\datiaz\datiutente\anti\ I dati delle tabelle condivise vengono salvati nella cartella..\dati\datigen\datiutente\anti\ Ogni professionista, all interno della propria azienda di Businesspass, per ogni cliente, potrà adottare le proprie procedure di identificazione e registrazione delle operazioni RIORGANIZZAZIONE ARCHIVI La procedura Utility RIORGANIZZAZIONE INDICI consente la ricostruzione degli indici dei database utilizzati dalla procedura: Confermando una preventiva richiesta di conferma, viene avviata la procedura, al termine della quale occorre riavviare la procedura. 50 GESTIONE ANTIRICICLAGGIO