COLLEGIO DEI QUESTORI PROCESSO VERBALE. Riunione del 16 febbraio 2000 e Strasburgo. 1. Approvazione del progetto di ordine del giorno...

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1 PV 02/00 COLLEGIO DEI QUESTORI PROCESSO VERBALE Riunione del 16 febbraio 2000 e Strasburgo INDICE Pag. 1. Approvazione del progetto di ordine del giorno Approvazione del processo verbale della riunione del 19 gennaio Comunicazioni del Presidente 3.1. Autorizzazione di esposizioni e manifestazioni nei locali vicini all'aula Associazione degli ex deputati al Parlamento europeo Servizio radiofonico della BBC concernente alcuni deputati Questioni finanziarie 4.1. Richieste di singoli deputati Corsi di lingue e di informatica per i deputati e i loro assistenti 5.1. Proposte di modifica della regolamentazione concernente le spese e le indennità dei deputati per quanto riguarda i corsi di lingue e di informatica (articoli 8, 12, 22, 22bis e allegato VI): esame di una nota della Direzione generale del Personale Richieste di singoli deputati Edifici e locali 6.1. Procedura concernente le richieste di modifica dell'arredo degli uffici dei deputati...6 Approvato: il 12 aprile 2000 PV\411946IT.doc 1 / 11 PE /QUE/def.

2 6.2. Saloni di parrucchiere a Strasburgo e Bruxelles Roma: Assegnazione di uffici ai gruppi Lettera del cosegretario generale del gruppo Verts/ALE Locali a Strasburgo: zone non fumatori e lavori di pittura...7 Rinvio della discussione 7. Sicurezza 7.1. Denuncia della sig.ra FORCELLA: progetto di lettera di risposta della Presidente al Mediatore europeo Rinvio delle questioni connesse alla sicurezza Nomina di un Questore nel comitato di orientamento della Direzione generale degli studi Relazione del Comitato COM-ART concernente gli acquisti, le donazioni e le esposizioni di opere d'arte Durata minima di conservazione dei documenti concernenti gli assistenti dei deputati: esame di un parere del Servizio giuridico Punti per informazione Lettera dell'on. FLESCH concernente un'iniziativa per il miglioramento del collegamento ferroviario Bruxelles-Lussemburgo-Strasburgo Richiesta dell'on. ONESTA sulla messa a disposizione di un Ufficio Richiesta dell'on. AHERN concernente i brutti odori nell'edificio Louise Weiss Introduzione della nuova carta unica (badge) Presa di contatto con le autorità belghe per questioni di sicurezza Data e luogo della prossima riunione...10 ALLEGATO: Elenco di presenza PV\411946IT.doc 2 /11 PE /QUE/def.

3 La riunione inizia alle sotto la presidente dell'on. DUCARME, presidente f.f.. -ooooo- 1. Approvazione del progetto di ordine del giorno (PE /QUE) - approva il progetto di ordine del giorno. 2. Approvazione del processo verbale della riunione del 19 gennaio 2000 (PE / QUE) Su richiesta dell'on. POOS si effettuano alcune modifiche del testo del punto approva il processo verbale, fatte salve le modifiche apportate al testo; - conferma che il Questore competente, considerata la ripartizione delle competenze decise tra i membri del Collegio, è l'unico responsabile per il suo settore di competenza e che le questioni afferenti vanno trasmesse a quest'ultimo; - decide quindi che, per le decisioni del Collegio, il punto di vista della minoranza non figuri separatamente nel processo verbale. 3. Comunicazioni del Presidente 3.1. Autorizzazione di esposizioni e manifestazioni nei locali vicini all'aula L'on. BANOTTI interviene su un'esposizione svoltasi il 2-3 febbraio 2000 nei locali del Parlamento a Bruxelles - nella passerella tra l'edificio PHS e l'edificio ASP - che ha avuto effetto di disturbo sulla tornata che si svolgeva nel contempo. L'on. DUCARME dichiara al riguardo che vieterebbe la distribuzione di documenti nel salone all'esterno dell'aula. - ascolta il sig. GAVRIIL, della Direzione generale dell'amministrazione, che segnala le esperienze concernenti le manifestazioni svoltesi negli edifici del Parlamento; PV\411946IT.doc 3 /11 PE /QUE/def.

4 - esamina ancora una volta, sulla scia di due eventi registrati negli ultimi tempi, i criteri per l'autorizzazione di esposizioni e manifestazioni nei locali vicini all'aula; - decide, con effetto immediato, che durante le tornate non saranno autorizzate aperture inaugurazioni e attività analoghe per questo tipo di manifestazioni in locali, come il salone, che si trovano nelle immediate vicinanze dell'aula di Strasburgo e di Bruxelles nonché nella passerella tra l'edificio PHS e l'edificio ASP a Bruxelles e, per un periodo di prova di tre mesi, al terzo piano dell'edificio ASP di Bruxelles; - incarica l'amministrazione di applicare questa decisione; - incarica l'amministrazione di elaborare una relazione completa su questa problematica, sulla cui base il Collegio esaminerà eventualmente l'adozione di ulteriori passi, come ad esempio l'introduzione di una zona "off limits" Associazione degli ex deputati al Parlamento europeo Il Presidente f.f. comunica ai deputati che il Segretariato ha ricevuto numerose risposte positive alla circolare concernente la fondazione di una "Associazione degli ex deputati" spedita a circa ex deputati in applicazione della decisione del Collegio del 30 novembre decide di attendere ulteriori risposte e di esaminare la successiva procedura in una delle sue prossime riunioni Servizio radiofonico della BBC concernente alcuni deputati esamina una lettera degli onn. McMILLAN-SCOTT, KIRKHOPE e PURVIS in cui si riferiscono ad un servizio radiofonico della BBC concernente le dichiarazioni a registro degli interessi finanziari dei deputati. Su analoga richiesta di parola dell'on. Davis, nella seduta del 14 febbraio 2000, la Presidente aveva indicato l'intenzione di discutere la materia con i Questori. Il sig. KRÜCK del Servizio giuridico, affronta la questione connessa all'eventuale patrocinio giuridico fornito in casi analoghi a un deputato da parte del Parlamento europeo. - approva le considerazioni dell'on. McMILLAN-SCOTT e dei cofirmatari; PV\411946IT.doc 4 /11 PE /QUE/def.

5 - constata che i deputati in questione hanno assolto agli obblighi previsti dall'articolo 2, allegato I del regolamento del Parlamento europeo e - dichiara il caso concluso; - decide, su proposta del sig. KRÜCK, di chiedere al Servizio giuridico un parere in materia. 4. Questioni finanziarie 4.1. Richiesta di singoli deputati esamina richieste dei singoli deputati. 5. Corsi di lingue e di informatica per i deputati e i loro assistenti 5.1. Proposte di modifica della regolamentazione concernente le spese e le indennità dei deputati per quanto riguarda i corsi di lingue e di informatica (articoli 8, 12, 22, 22bis e allegato VI): esame di una nota della Direzione generale del Personale esamina le proposte di modifica presentate dalla Direzione generale del personale (PE /QUE) sulle norme della regolamentazione concernente le spese e le indennità dei deputati riguardanti i corsi di lingue e di informatica nonché le proposte di modifica in materia dell'on. BALFE (PE /QUE e PE /QUE). Viene sentito quindi il sig. ENGSTFELD, del Servizio formazione professionale, sulle singole proposte di modifica. - invita l'amministrazione, alla luce delle proposte di modifica presentate dall'on. BALFE nonché della discussione odierna, a rielaborare le sue proposte di revisione delle norme della regolamentazione concernente le spese e le indennità dei deputati relative ai corsi di lingue e di informatica destinati ai deputati e ai loro assistenti, per rendere più semplice la relativa procedura e più comprensibile la formulazione. - decide, considerata l'urgenza, di presentare nel frattempo una proposta separata all'ufficio di presidenza sull'eliminazione della norma (articolo 22 bis, paragrafo 2, secondo comma), in base alla quale almeno il 50% dei corsi di informatica deve svolgersi a Bruxelles. Rinvia inoltre alla sua decisione del 19 gennaio 2000 di proporre all'ufficio di presidenza un aumento delle tariffe orarie per i corsi di lingue da 30 a 40 euro Richieste di singoli deputati esamina richieste di singoli deputati. PV\411946IT.doc 5 /11 PE /QUE/def.

6 6. Edifici e locali 6.1. Procedura concernente le richieste di modifica dell'arredo degli uffici dei deputati esamina una nota (PE /QUE) della Direzione generale dell'amministrazione contenente un progetto di comunicazione ai membri nonché un progetto di disposizione alla Direzione generale dell'amministrazione concernente l'arredo degli uffici dei deputati a Bruxelles e a Strasburgo. - decide di inviare una comunicazione ai membri sulla procedura che i membri devono rispettare per poter cambiare l'arredo dell'ufficio. - approva con una modifica (via libera alla rimozione di guardaroba e attaccapanni) - il progetto di disposizione alla Direzione generale dell'amministrazione sull'arredo degli uffici dei deputati a Bruxelles e Strasburgo Saloni di parrucchiere a Strasburgo e Bruxelles - esamina una nota (PE /QUE) della Direzione generale dell'amministrazione sulla collocazione del salone di parrucchiere a Strasburgo nonché il quadro finanziario (PE /QUE) sul suo restauro; - approva la proposta dell'amministrazione di lasciare il salone nella sua attuale collocazione a Strasburgo e di fare eseguire i lavori di restauro; - prende atto nel contempo dell'informazione dell'amministrazione sui progressi per quanto riguarda l'apertura di un salone di parrucchiere a Bruxelles Roma: Assegnazione di uffici ai gruppi Lettera del cosegretario generale del gruppo Verts/ALE esamina una nota (PE /QUE) del Direttore dell'ufficio d'informazione di Roma, sig. SALIMBENI, nonché una lettera (PE /QUE) del cosegretario del gruppo Verts/ALE, sig. BEHRENDT, sull'assegnazione di uffici ai singoli gruppi all'interno dell'ufficio d'informazione di Roma. L'on. BALFE illustra la ripartizione degli uffici (PE /QUE), a suo tempo da egli proposta e confermata dal Collegio nella riunione del 15 dicembre 1999, e propone di comunicare al gruppo Verts/ALE che gli sarà messo a disposizione un ufficio nel caso in cui PV\411946IT.doc 6 /11 PE /QUE/def.

7 dovesse avere in futuro un collaboratore permanente a Roma. Ciò potrebbe essere effettuato predisponendo un nuovo spazio, previo spostamento della biblioteca durante l'anno in corso. - decide di rispondere di conseguenza al sig. BEHREND nonché al Direttore dell'ufficio d'informazione di Roma, sig. SALIMBENI Locali a Strasburgo: zone non fumatori e lavori di pittura - rinvio della discussione - rinvia la discussione per l'assenza del Questore competente in materia, on. POOS. 7. Sicurezza 7.1. Denuncia della sig.ra FORCELLA: progetto di lettera di risposta della Presidente al Mediatore europeo - approva il progetto di lettera di risposta (PE /QUE) e lo inoltra alla Presidente Rinvio delle questioni connesse alla sicurezza - rinvia la discussione sulle questioni di sicurezza alla prossima riunione. 8. Nomina di un Questore nel comitato di orientamento della Direzione generale degli studi - esamina una nota (PE /QUE) della Direzione generale degli studi (DG IV) concernente il Comitato di orientamento della DG IV costituito con decisione dell'ufficio di presidenza del 23 giugno 1999; PV\411946IT.doc 7 /11 PE /QUE/def.

8 - decide di nominare l'on. BANOTTI rappresentante del Collegio dei Questori in seno al comitato di orientamento della Direzione generale degli studi. PV\411946IT.doc 8 /11 PE /QUE/def.

9 9. Relazione del Comitato COM-ART concernente gli acquisti, le donazioni e le esposizioni di opere d'arte approva la relazione elaborata dal Comitato COM-ART (PE /QUE) sulle misure attuate in relazione alle "opere d'arte" sulle acquisizioni e le donazioni nonché le esposizioni. 10. Durata minima di conservazione dei documenti concernenti gli assistenti dei deputati: esame di un parere del Servizio giuridico - prende atto del parere (PE /QUE) del Servizio giuridico sul tempo previsto per la conservazione dei documenti personali degli assistenti dei deputati. Il Servizio giuridico giunge alla conclusione che in linea con le disposizioni finanziarie in vigore i documenti, come ad esempio i contratti e i relativi allegati, debbano essere conservati per cinque anni dopo la decisione di discarico sull'esecuzione del bilancio. In determinati casi, il periodo di conservazione è pari ad un massimo di sette anni, vale a dire fino alla fine dell'anno successivo alla scadenza del contratto; - decide di informare di conseguenza l'on. Soltwedel-Schäfer. 11. Punti per informazione Lettera dell'on. FLESCH concernente un'iniziativa per il miglioramento del collegamento ferroviario Bruxelles-Lussemburgo-Strasburgo - esamina una lettera (PE /QUE) dell'on. FLESCH concernente un'iniziativa volta a migliorare il collegamento ferroviario Bruxelles-Lussemburgo-Strasburgo.. Il Presidente f.f. segnala che saranno contattate al riguardo le autorità belghe e si ritornerà sulla questione Richiesta dell'on. ONESTA sulla messa a disposizione di un Ufficio PV\411946IT.doc 9 /11 PE /QUE/def.

10 - prende atto della nota (PE /QUE) della Direzione generale dell'amministrazione dalla quale risulta che, per quanto riguarda il problema sollevato dall'on. ONESTA messa a disposizione di un ufficio rispondente alla sua funzione di vicepresidente i gruppi, come proposto a suo tempo dal Collegio, hanno nel frattempo trovato una soluzione Richiesta dell'on. AHERN concernente i brutti odori nell'edificio Louise Weiss - prende atto della nota (PE /QUE) della Direzione generale I dalla quale risulta che i problemi di qualità dell'aria nell'edificio Louise Weiss che l'on. AHERN aveva sollevato in Aula richiamandosi alle considerazioni (PE /QUE) dell'on. LYNNE, sono stati nel frattempo risolti Introduzione della nuova carta unica (badge) - approva il progetto di comunicazione ai membri (PE /QUE) in cui si informano dell'introduzione di "una carta unica" quale documento ufficiale dei deputati. La carta potrà essere ottenuta entra il 30 giugno 2000 presso i servizi indicati. - decide di trasmettere la comunicazione ai membri (CM 4/2000) Presa di contatto con le autorità belghe per questioni di sicurezza L'on. BALFE comunica al Collegio che il vicepresidente competente, on. COLOM Y NAVAL, ha preso contatto con le autorità belghe in ordine a questioni di sicurezza. L'on. DUCARME, in qualità di questore competente per le relazioni con le autorità belghe (insieme all'on. POOS), viene interessato alla problematica. 12. Data e luogo della prossima riunione La prossima riunione del Collegio dei Questori si svolgerà mercoledì 15 marzo 2000 alle a Strasburgo. La riunione termina alle PV\411946IT.doc 10 /11 PE /QUE/def.

11 ALLEGATO ELENCO DI PRESENZA Strasburgo 16 febbraio 2000 PRESENTI onn. DUCARME - presidente f.f. BANOTTI QUISTHOUDT-ROWOHL POOS BALFE ALTRESI' PRESENTI: Gabinetto della Presidenza Gabinetto del Segretario generale sig. EHLERS sig. CLARK Servizio giuridico sigg. KRÜCK Pun 4.1., 10. CAIOLA NIELSEN DG III sig. LAHOUSSE Pun DG V sig. ENGSTFELD Pun. 5. DG VI sigg. GAVRIIL Pun. 3.1., 6. GLASS Pun KRAEWINKELS Pun. 6.1., 6.2. VALENTIN Pun. 6.1., 6.2. VAN HOOF. DG VIII sig. CHAMIER Pun sig.ra HENTGES Pun SEGRETARIATO: sigg. KYST VON LINGEN LANE Assistente: sig.ra RANZ PV\411946IT.doc 11 /11 PE /QUE/def.