Manuale Utente. Ver. 2.0

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1 Manuale Utente Ver. 2.0

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3 SOMMARIO INVIARE SMS...7 Vantaggi...7 Tipologia...8 Promemoria invio...8 Destinatari...8 Contenuto...8 INVIO SMS PERSONALIZZATI... 9 INVIARE FAX...11 Vantaggi:...11 FAX IN...12 INVIARE POSTA...13 Tipologia:...14 Promemoria invio...14 Destinatari...14 Contenuto...15 Mittente lettera...15 Escludi prima pagina e prototipo busta...15 Testo lettera:...15 Fronte retro...15 Affrancatura...15 Tipo destinatario lettera...15 Allega lettera...15

4 Notification Data Consegna...16 INVIO INVIO MODALITA NEWSLETTER...18 CARATTERISTICHE...18 INVIARE CON MODALITA INFINITA Opzioni possibili...23 Scadenza condivisione...23 Area destinazione file...23 Nome cartella di destinazione...23 Imposta certificazione di lettura...23 Promemoria...23 Priorità...23 From...23 Destinatari...23 Oggetto...24 Corpo del Messaggio...24 Inserisci file...24 IL MENU DI SINISTRA...25 HOME...25 UTENTI...25 Username e Password...27 Ripeti password...27 Riferimento azienda...27 Modifica...27 Gestione utenti...27

5 AGENDA...27 Titolo Evento...29 Descrizione evento...29 Data evento...29 Tutto il giorno / dalle ore alle ore...29 Ripeti evento...29 Notifica...29 DOCUMENTI...32 Rubriche...32 Calendari...32 Files...32 CONDIVISIONI...36 RUBRICA...37 aggiungi contatto...37 Importa CSV contatti...38 Ricerca...40 Elenco Contatti...41 DB Aziende...42 Reportistica...44 Acquisti...46 Help...47 Amministrazione...48 Indice Analitico...51

6 E uno strumento che permette di risparmiare tempo e denaro perchè: - evita i ritardi dovuti ai vecchi sistemi di spedizione - evita di stampare e distribuire materiale cartaceo - evita le code presso l ufficio postale - evita di piegare, imbustare, affrancare e stampare le lettere - evita inutili e obsoleti spazi FTP - paghi meno l sms, il fax e la lettera o la raccomandata Con la stessa semplicità con cui si invia una è possibile inviare tutti i documenti cartacei. BENVENUTI IN MULTIDIALOGO: Queste sono le possibili modalità di invio tramite MULTIDIALOGO:

7 INVIARE SMS La funzione Sms offre semplici soluzioni per l invio individuale o massivo di SMS a numeri di rete mobile nazionali e internazionali. E' possibile inviare SMS ad un costo dal 40% al 70% in meno rispetto ad un SMS inviato con un telefono cellulare. La piattaforma è in grado di gestire fino a invii di SMS all'ora. Vantaggi: SMS concatenati, il destinatario riceve un unico SMS fino a caratteri; Invio massivo, con personalizzazione di ogni singolo sms; Area Report, con lo storico di tutti gli SMS inviati; In caso di errore (es: n destinatario inesistente) Multidialogo comunica il mancato recapito inviando una di segnalazione. Invio da DB Aziende, da Rubrica Importazione da rubriche esterne col metodo di importazione Salerni. Personalizzazione del mittente. Per inviare uno o più sms si possono utilizzare più metodi. Il primo prevede di cliccare l apposita icona presente nell homepage.

8 Tipologia: si ha la possibilità di scegliere dal menù a tendina se inviare sms o inviare tramite altra tipologia. Promemoria invio: serve per dare una breve descrizione al messaggio inviato ed è utile per una eventuale ricerca futura. IMPORTANTE: serve nella ricerca del messaggio tramite parola chiave. Destinatari : si hanno 3 opzioni per l inserimento del destinatario, MANUALE inserendo il numero da tastiera se più di uno separandoli con una virgola; DA DB AZIENDE compare l elenco delle aziende inserire nella home page del DB Aziende e l elenco dei contatti delle aziende; DA RUBRICA compare l elenco dei contatti salvati in rubrica ( solitamente privati); DA CSV importa i destinatari direttamente da un file csv. Di fianco ad ognuna delle tre opzioni c è il simbolo. Cliccandolo si apriranno nuove opzioni. Per quanto riguarda DB Aziende e Rubrica, si aprirà la possibilità di scegliere i destinatari selezionandoli e ricercandoli direttamente da rubrica e DB Aziende. Come si può vedere dall immagine, sarà sufficiente cliccare le aziende dalla box di sinistra (aiutandosi col tasto CTRL per fare selezioni multiple) e cliccare >> per selezionarle (le aziende selezionate si sposteranno nella box di destra). Dato che ogni azienda del DB Aziende può avere più contatti, sarà possibile effettuare la stessa operazione anche con i contatti azienda. La stessa cosa avviene per i contatti presenti nella rubrica. Contenuto: è composto dal Mittente e dal Messaggio. Il campo mittente si autocompila con il proprio numero di cellulare (se presente all interno della propria scheda utente) oppure con i dati riferimento azienda se si fa parte di un gruppo. E comunque possibile modificare questo valore manualmente. Data consegna: permette di scegliere il giorno e l ora in cui l sms verrà recapitato al destinatario. Con INVIA concludo la procedura.

9 INVIO SMS PERSONALIZZATI Grazie a Multidialogo è possibile inviare a più persone contemporaneamente dei messaggi con lo stesso testo, ma con dei campi personalizzabili con i dati del destinatario. Compilando in maniera completa la rubrica e il DB Aziende, con tutti i dati dei contatti, in Multidialogo si crea in automatico un database di informazioni utili per la personalizzazione degli sms. E possibile spedire sms personalizzati selezionando i destinatari direttamente da un file csv. In questo caso le parole chiavi personalizzabili saranno tutte le intestazioni di colonna presenti nella prima riga del file csv. Ad esempio, ammettiamo che nel proprio csv ci siano le seguenti intestazioni: In automatico, Multidialogo si occuperà di inviare sia a Pippo che a Pluto l sms personalizzable con i campi: {nome} {colore auto} {colore maglia} {numero}. (Per inserire la parentesi graffa dovete digitare sulla vostra tastiera il tasto Alt, mantenendolo premuto, seguito da del tastierino numerico di destra per l apertura della graffa, o 125 per la chiusura della graffa. Ps:ricordatevi che per utilizzare il tastierino numerico laterale è necessario che sia inserito il Num Lock) Come si invia l sms? Si sceglie dal menù la tipologia SMS PERSONALIZZATI. (dall home page cliccare l icona che raffigura l invio dell sms) A questo punto, Multidialogo aggiunge, nell area del contenuto del messaggio, una finestra verde con le Parole chiave da utilizzare per personalizzazioni messaggi. Selezionando i destinatari, questa finestra si riempie di campi di personalizzazione (es: {nome_rub} cioè il nome del contatto della rubrica) che, inseriti nel testo, modificheranno il dato in questione nel messaggio che arriverà a ciascun destinatario. Per inserirli nel sms è sufficiente selezionarli e trascinarli al suo interno mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse, e poi completare con il resto del messaggio.

10 L operazioni si completa cliccando Invio. Ciascuno dei destinatari riceverà un sms che, nei campi di personalizzazione, contiene i propri dati personali. E possibile inviare sms selezionando i destinatari direttamente da Rubrica o DB Aziende. Vedi l apposita sezione per le istruzioni.

11 INVIARE FAX La funzione Fax consente di inviare un fax dal proprio computer. Si possono allegare tutti i tipi di file desiderati (oltre 100 formati file differenti), che verranno direttamente stampati dall'apparecchio FAX del destinatario. Multidialogo, inoltre, si incarica automaticamente di ripetere l'invio dei FAX, a intervalli di 15 minuti, nel caso in cui la linea del destinatario sia occupata. Vantaggi: Risparmiare carta, perché Multidialogo invia direttamente il file (oltre 100 formati file differenti supportati); Sicurezza grazie ad account personali con utilizzo di connessioni crittografate; Risparmiare tempo, perché Multidialogo invia il FAX automaticamente e si incarica di eseguire più tentativi nel caso in cui la linea sia occupata (4 tentativi a distanza di 15 minuti uno dall altro); Il costo di invio è per numero di pagina effettivamente consegnata e con ampi risparmi; Risparmiare di costi invisibili, come l'attesa di fronte alla macchina FAX. La conferma di avvenuta consegna viene inviata via , con allegato il documento inviato in formato pdf; Per inviare uno o più fax si possono utilizzare più metodi. Il primo prevede di cliccare l apposita icona presente nell homepage..

12 A differenza della procedura vista prima, viene chiesto quale file si intende spedire via fax, e viene quindi data la possibilità di allegarne fino a 3. Per la spiegazione relativa a Tipologia, contenuto, data consegna, vedi la sezione precedente (invio SMS) FAX IN Acquistando il modulo Fax IN è possibile avere anche il servizio di ricezione dei fax. Come? Comunicando il tuo prefisso o quello di interesse, ti verrà assegnato un numero di FAX geografico. Grazie ad esso potrete ricevere i fax direttamente su Multidialogo, senza la necessità di possedere un apparecchio Fax. I FAX ricevuti verranno salvati in formato pdf all interno di un apposito spazio di archiviazione di 500MB (espandibili a piacimento), a cui è possibile accedere cliccando sulla voce Documenti del menù laterale. Per ogni fax verranno specificati il numero del mittente (se presente), la data e l orario d invio.

13 INVIARE POSTA La funzione Posta Cartacea consente l invio di lettere attraverso Internet, che poi saranno stampate e consegnate fisicamente con il sistema di posta tradizionale. Il servizio comprende la fornitura di fogli, buste,la stampa a colori o bianco e nero, l imbustamento,l affrancatura con bollo postale e la consegna all ufficio postale di smistamento. I tempi di lavorazione per gli invii postali, sono nell'ordine dei 2 giorni lavorativi, a cui vanno sommati i normali tempi di spedizione previsti dalle poste italiane. Vantaggi: Evitare le code presso l ufficio postale, risparmiando così sui costi del personale; Risparmiare su carta, buste, francobolli e toner della stampante; Spedire una raccomandata anche se l ufficio postale è chiuso; Supportare più di 100 formati file differenti; Stampare bianco/nero e colori; solo fronte o fronte/retro; Area Report, con lo storico di tutta la posta inviata; Con l invio di lettere raccomandate ricevo una di notifica che mi conferma quando è stata consegnata al vettore di distribuzione; è inoltre previsto un sistema di tracking (viene assegnato ad ogni raccomandata un codice di riconoscimento, che permette di visualizzare sul sito di Poste Italiane lo stato di avanzamento della consegna tramite il vettore di distribuzione); Invio personalizzato tramite la funzionalità Stampa Unione Invio personalizzato da rubrica e db Aziende Per inviare una o più lettere (prioritarie, raccomandate, AR) si possono utilizzare più metodi. Il primo prevede di cliccare l apposita icona presente nell homepage. Si aprirà la seguente schermata:

14 Tipologia: si ha la possibilità di scegliere dal menù a tendina se inviare posta o inviare tramite altra tipologia. Promemoria invio: serve per dare una breve descrizione al messaggio inviato ed è utile per una eventuale ricerca futura. IMPORTANTE: serve nella ricerca del messaggio tramite parola chiave. Destinatari: si hanno 3 opzioni per l inserimento del destinatario, MANUALE inserendo il numero da tastiera se più di uno separandoli con una virgola; DA DB Aziende compare l elenco delle aziende inserire nella home page DB Aziende e l elenco dei contatti delle aziende; DA RUBRICA compare l elenco dei contatti salvati in rubrica (solitamente privati); DA CSV importa i destinatari direttamente da un file csv.

15 Contenuto: Prendi dati mittente: Il mittente si autocompila con i propri dati (se presente all interno della propria scheda utente) oppure con i dati aziendali se si fa parte di un gruppo. E comunque possibile modificare questo valore manualmente. Mittente lettera: Identifica il mittente, inserire nome. Escludi prima pagina e prototipo busta: nel caso venga flaggato questo campo (quindi nel caso in cui venga cliccata col mouse la casellina) il sistema non inserisce più in automatico i dati del mittente e del destinatario (appunto contenuti nella prima pagina della comunicazione), ma devono essere inseriti manualmente. Per fare ciò consigliamo di utilizzare il file prototipo busta, in quanto viene evidenziata l esatta posizione in cui scrivere gli indirizzi per fare in modo che rientrino dentro la finestrella della busta. Testo lettera: Se inserito il testo verrà scritto al di sotto dell indirizzo del destinatario Fronte retro: la pagina verrà stampata sia davanti che dietro. Affrancatura: Serve per scegliere in che modo recapitare la lettera ed destinatario, se con posta prioritaria, raccomandata semplice o raccomandata con ricevuta di ritorno. Tipo destinatario lettera: Si può scegliere se mostrare come nominativo del destinatario solamente la ragione sociale, solamente il nome e cognome o entrambi. Allega lettera: serve per allegare un documento come ad es una fattura.

16 Notification arriva una mail di notifica all indirizzo indicato una volta che l iter per la spedizione della lettera è stato completato. Data Consegna Così come per le altre tipologie di servizi,anche per la posta è possibile impostare la data e l ora della consegna. Come per l sms,con lo stesso metodo è possibile inviare lettere personalizzate scegliendo la tipologia POSTA PERSONALIZZATA.

17 INVIO Grazie a Multidialogo è possibile creare tre tipologie diverse di in base alle votre necessità: tradizionale Newsletter Infinita Mail Multidialogo è uno strumento indispensabile ed efficiente nell invio delle , anche se si tratta di inviarne una sola. Infatti, la reportistica consente di verificare se l è stata letta, se è stata consegnata e se sono stati cliccati dei link. Si riesce quindi a verificare l interesse reale per il contenuto dell .

18 INVIO MODALITA NEWSLETTER Multidialogo è anche lo strumento professionale più completo per l'invio di newsletter ed in genere. Ottimo per comunicare in modo efficiente con i propri clienti e fornitori, Multidialogo è lo strumento di Marketing fondamentale e necessario ad ogni azienda. Attraverso una comunicazione personalizzata e periodica tieni aggiornato i tuoi clienti sulle tue iniziative e guadagnare la loro fiducia. Il sistema è facile ed immediato, ed è utilizzabile fin dal primo momento senza alcuna conoscenza tecnica. CARATTERISTICHE Sistema di importazione delle aziende universale tramite il famoso NB's method Sicurezza e infrastruttura certificata Sistema di archiviazione dei contatti in Rubrica o DB Aziende Spam e compatibilità: il sistema con cui vengono spedite le evita qualunque tipo di sistema antispam e le generate sono testate per essere visualizzate in modo corretto con i client più diffusi: da Outlook Express alle webmail di Lotus Notes, Horde, Tiscali, Virgilio, Alice, Kataweb, Aruba, Gmail, ecc.. Archivio degli invii Certificazione lettura Certificazione visione Per inviare una newsletter è necessario cliccare, in home page, l apposita icona. Selezionare quindi la modalità Newsletter cliccando col mouse nel rettangolo centrale.

19 La finestra che si apre quando si utilizza l invio mail è la seguente: Ha in comune con l tradizionale la presenza dell oggetto.

20 Anch esso spiega il tema della newsletter e il motivo per cui è stata inviata. La modalità Newsletter, però, rispetto alla mail tradizionale, da in più la possibilità di sostituire la classica pagina bianca con una grafica personalizzata. Ciò è possibile grazie alla funzione Seleziona template presente nella sezione della schermata relativa al corpo della mail. Selezionando il template desiderato, il destinatario riceverà la mail con la grafica che voi desiderate. E possibile inserire la vostra intestazione,il vostro logo o la grafica della vostra insegna, oppure preparare un template che contenga semplicemente la vostra firma in modo da averla nel corpo dell già pronta per ogni invio Per la creazione del template andare all apposita sezione. (pagina in costruzione)

21 INVIARE CON MODALITA INFINITA Nel caso sia stato acquistato il modulo infinitamail, avrete a disposizione alcune potenti funzionalità per quanto riguarda l invio delle e per la condivisione di file e cartelle. Spedisci mail con allegati così pesanti che i tuoi clienti non riescono a scaricare? Ti piacerebbe spedire una unica mail contenente tutti i file che vuoi e di qualsiasi dimensione? Vuoi vedere i tuoi progetti da casa come dal tuo ufficio? Vuoi condividere uno spazio con amici, colleghi o patner dove tutti possono interagire? InfinitaMail è la soluzione adatta a te!!! Ti permette di: inviare di grandi dimensioni a tutti consente a tutti di leggerle e di rispondere con infinte! E questa è la vera rivoluzione! Tutti potranno utilizzare infinitamail indipendentemente dalle restrizione degli attuali gestori di posta! E non è tutto! InfinitaMail è anche VirtualOffice: condividi file, cartelle e calendari che, tu stesso, potrai creare e gestire! Potrai creare un area per ogni singolo utente e decidere cosa e come pubblicare!! Potrai decidere con quali utenti condividere questa area (indicando il loro indirizzo ), il tempo di durata della condivisione (da 1 giorno a infinito), il testo del messaggio in cui riceveranno il link della condivisione, e

22 specificare che tipo di operazioni potranno effettuare sulla risorsa (leggere, pubblicare, cancellazione). Per sfruttare a pieno la potenzialità di Infinitamail nel caso di invio di , vi basterà selezionare la check box apposita in fase di invio di una (dall home page cliccare l icona INVIO ) In questo caso si aprirà una box con alcune nuove opzioni:

23 Opzioni possibili -lettura: il file che stai per inviare può solo essere visto. -scrittura: il file può essere visto e modificato -cancellazione: il file può essere anche cancellato dal destinatario Scadenza condivisione Ogni file o cartella inviata con multidialogo, può essere temporizzato, ossia è possibile stabilire per quanto tempo questi può essere accessibile dal destinatario. Se si imposta il MAI, il destinatario potrà vedere il file o la cartella per sempre (fino a che non si decide di interrompere la condivisione) Area destinazione file Dove deve essere posizionato il file all interno di multidialogo? E possibile scegliere se posizionarlo tra i propri documenti personali, oppure tra quelli di gruppo (naturalmente se è stato abilitato il modulo multiutenza) Nome cartella di destinazione I file vengono organizzati all interno della cartella che verrà qui indicata. Imposta certificazione di lettura Arriva una mail di notifica quando il file in condivisione viene aperto Promemoria Priorità serve all utente per avere un idea del messaggio inviato ed è utile per la ricerca del messaggio. come in tutti i programmi di posta si ha la possibilità di dare un valore basso, medio o alto a seconda dell urgenza. From è la mail del mittente Destinatari si hanno 3 opzioni per l inserimento del destinatario. MANUALE inserendo il numero da tastiera se più di uno separandoli con una virgola; DA DB Aziende compare l elenco

24 Oggetto delle aziende inserire nella rubrica marketing e l elenco dei contatti delle aziende; DA RUBRICA compare l elenco dei contatti salvati in rubrica ( solitamente privati). CC: destinatario in copia conoscenza (Carbon Copy), il destinatario è visibile a tutti BCC: destinatario in copia nascosta (Blind Carbon Copy), il destinatario non è visibile. Campo nel quale inserire l oggetto della mail Corpo del Messaggio inserire il testo della mail, è possibile in questa sezione utilizzare gli strumenti dell editor, per modificare i caratteri, colori ecc. Inserisci file: dà la possibilità di inserire allegati. Si clicca sul tasto BROWSE, e si seleziona il file desiderato. La barra colorata indicherà lo stato di avanzamento dell upload. Una volta teminato si clicca su INVIA.

25 IL MENU DI SINISTRA HOME La pagina iniziale del sistema Multidialogo è semplice ed intuitiva, l utente sceglie direttamente dalla home page quale tipo di comunicazione vuole utilizzare andando a posizionarsi su uno dei 4 blocchi principali: invio sms, invio fax, invio posta o invio mail. A sinistra è sempre presente il menu, il cui primo link è Home: in qualsiasi pagina ci si trovi questo tasto riporta alla home page. Multidialogo è un sistema professionale e completo, che risulta di facile utilizzo anche grazie alle utility inserite nel menù verticale a lato, che vengono proposte all utente per migliorare e semplificarne l utilizzo: UTENTI L amministratore, o chi per lui, avrà la possibilità di inserire e modificare o cancellare gli utenti che hanno accesso al servizio multi dialogo. Il singolo utente avrà solo la possibilità di visualizzare l elenco degli utenti e modificare il proprio profilo. Nel caso in cui il proprio account di multidialogo non preveda la Multi Utenza, la gestione utenti mostrerà solamente la propria utenza. Nel caso di multiutenza, l elenco degli utenti visualizzati comprenderà tutti gli appartenenti al gruppo. Di fianco al proprio utente, alla destra della pagina, si possono vedere fino 3 icone: una lavagna che, se cliccata, farà accedere alla schermata di modifica dei propri template un foglio che, se cliccato, farà accedere all elenco delle proprie liste

26 una matita che, se cliccata, farà accedere alla schermata di modifica dei propri dati A proposito di ciò, ogni nome è cliccabile e dà la possibilità di visualizzare qualche informazione dell utente di interesse. Inoltre è possibile modificare i dati della propria utenza cliccando sulla matita che si trova alla destra del proprio nominativo. In questo caso si aprirà una schermata di modifica simile alla seguente:

27 Username e Password servono ad ogni singolo utente per poter accedere al sistema Multidialogo aziendale. Ripeti password serve come sicurezza, dato che la password è protetta e non visibile l utente non si accorge se viene scritta correttamente, quindi in caso di errore gli verrebbe negato l accesso. Gli altri campi vanno compilati con i dati anagrafici dell utente. Riferimento azienda questo campo viene utilizzato per autocompilare il mittente nel caso di spedizione di sms, fax,... Modifica : serve per confermare le modifiche apportate alla scheda utente Gestione utenti per tornare alla pagina precedente appunto Gestione Utenti. E possibile modificare anche i dati di fatturazione, grazie alla sezione presente nella parte inferiore della schermata, semplicemente cliccando Modifica e inserendo i dati corretti. AGENDA Si ha la possibilità di gestire 2 agende contemporaneamente, una personale ed una condivisa con gli altri utenti del gruppo (es. aziendale). Per poter vedere la seconda agenda, naturalmente, è necessario avere attivato il modulo per la multiutenza: Si può scegliere se avere la visione giornaliera, settimanale o mensile del calendario.

28 Vista giorno: Si vedono nel dettaglio tutte le ore della giornata, per inserire un appuntamento ci si posiziona direttamente sull ora prefissata e cliccando il simbolo corrispondente a quell ora si va ad inserire il tutto :

29 Titolo Evento: serve per dare un nome per identificare l evento Descrizione evento : non è obbligatoria, serve per inserire una breve descrizione o qualche dettaglio aggiuntivo. L evento, se desiderato, può venire notificato all utente (o alle persone che lui ha indicato) in questo modo: Data evento: in automatico fornisce di default il giorno il mese e l anno su cui ci si è posizionati nel calendario per l inserimento dell evento, ma è modificabile. Tutto il giorno / dalle ore alle ore: la notifica può arrivare per tutto il giorno oppure si può scegliere un intervallo es. dalle alle dopo le 15 la notifica si interromperà automaticamente. Ripeti evento: serve per la ripetizione nel tempo,fino al giorno indicato in : fino a giorno. La scelta è tra: Escludi ripetizione: l evento non sarà ripetuto Ogni giorno : l evento verrà ripetuto tutti i giorno fino al giorno stabilito Ogni stesso giorno della settimana: ad esempio tutti i lunedì fino al termine Ogni stesso giorno del mese: in questo caso ogni 1 del mese fino al termine Ogni stesso giorno dell anno: in questo caso ogni 1 luglio fino all anno indicato come termine. Il flag sui giorni della settimana indica quando far avvenire la ripetizione settimanale, si possono lasciare abilitati anche più giorni es se voglio che la notifica mi arrivi 2 volte alla settimana posso abilitare lunedì e giovedì.. Notifica: Mail promemoria se voglio che la notifica mi arrivi tramite mail anche il giorno stesso dell evento Sms di notifica se voglio che la notifica dell evento mi arrivi tramite sms. Ho la possibilità di notificare l evento anche ad altri utenti, posso aggiungerli in automatico utilizzando direttamente il filtro degli utenti. Sul Blocco di sinistra ho l elenco degli utenti di multi dialogo, a destra ho il blocco vuoto dove verranno spostati gli utenti a cui notificare l evento. Una volta selezionato il nominativo clicco sul tasto destra, posso inserire infiniti utenti. per inserire l utente nel blocco di Nel caso in cui venga spostato per errore un utente, lo si può togliere dall elenco semplicemente selezionandolo e cliccando il tasto. Con Aggiungi evento si completa la procedura.

30 L evento viene inserito con la medesima modalità anche scegliendo VISTA SETTIMANA e VISTA MESE, si clicca direttamente sul giorno in cui si vuole creare l evento. L evento è modificabile, per farlo basta cliccare sul titolo dell evento, si aprirà la seguente finestra: modificabili. Apre tutta la struttura di creazione dell evento, tutte le voci sono Elimina l appuntamento dall agenda Nel caso l evento fosse ripetuto nel tempo es. ogni lunedì fino a dicembre 2009, oltre a cancellare questo singolo evento verrebbero eliminate in automatico anche le notifiche di tutti i lunedì (relative a questo evento) fino alla scadenza dell intervallo.. Serve per avere una stampa di tutti gli eventi inseriti:

31 con una parola chiave ed un intervallo di tempo (opzionale) si possono ricercare gli eventi in agenda. serve per andare a lavorare sull agenda privata. Fino ad ora abbiamo lavorato sull agenda di gruppo dell utente3, cioè quella condivisa (visibile) anche agli altri utenti. L agenda personale ha esattamente lo stesso funzionamento di quella condivisa.

32 DOCUMENTI serve per gestire tutti i documenti dell utente, la rubrica, l agenda, i file e le aree. Si possono notare 4 sezioni principali Rubriche: Mostra l elenco delle rubriche a disposizione dell utente. Per aprirla e accedere direttamente alla rubrica cliccare sulla scritta blu (es. Rubrica personale) Calendari: Stesso discorso per le agende. Cliccare sulla scritta blu per accedere all agenda. Aree: mostra tutte le aree costruite all interno dell area principale Files : mostra i files che l utente ha salvato sul sistema tramite il tasto Analizziamo questo ultimo caso. Clicchiamo sul tasto :

33 Sommario: serve per inserire una breve descrizione del file. Ordine : serve se si inseriscono molti file, da l ordine con cui i file si posizionano nella pagina di visualizzazione. Se il file ha ordine 1 sarà il primo file dell elenco. Nome file: con il tasto browse vado a cercare all interno delle cartelle del mio pc il file che voglio salvare, il nome del file rimmarrà identico. Inserisci: completo l inserimento del file. E possibile inserire più files contemporaneamente utilizzando il tasto Ctrl o il tasto Shift della vostra tastiera. Per ciascuno dei file che si intende inserire, apparirà una barra che mostrerà lo stato di avanzamento dell upload. Cliccando sulla posta al lato destro della barra, è possibile interrompere l upload del file. Una volta completata la creazione, il file verrà inserito nell elenco dei files a seconda dell ordine stabilito: È da notare che se è stata inserita una immagine, sarà presente il link all immagine stessa (vedi figura): questo link sarà molto importante in fase di creazione della newsletter. serve per modificare il sommario, le parole chiave o l ordine del file. serve per eliminare il file indica che il file è stato modificato /aggiornato

34 indica che il file è stato condiviso con più utenti. Cliccando direttamente su quest icona si apre una finestra con l elenco degli utenti in condivisione. dà le informazioni essenziali del file quali nome, data creazione, data modifica ed eventuali condivisioni. Aree: mostra le aree che l utente ha creato utilizzando il tasto presenta gli stessi campi utilizzati per l inserimento dei files..l inserimento Un area può essere considerata coma una cartella, all interno della quale possono essere salvati documenti e file di qualsiasi tipo..doc,.txt,.xls, csv ( ) o altre aree. ( sotto aree /sottocartelle). Es: aprendo l area chiamata 26 giu vedo che al suo interno oltre ai vari files ho un area chiamata areadiprova1.

35 Il tasto mi serve per tornare all area superiore. All interno dell area posso ricercare documenti o modificare la modalità di ordinamento. Il tasto mi riporta a tutti i file che ho condiviso con il mio gruppo di appartenenza e a quelli che gli altri utenti del gruppo hanno diviso con me. Cliccando col tasto destro del mouse sopra al titolo di ogni files o cartella, si apre un menu a tendina che permette di passare in maniera rapida alle seguenti azioni: - condividi con infinita mail - invia in - invia fax - invia via posta

36 CONDIVISIONI serve per mostrare le condivisioni attive, la mail dell utente a cui ho inviato la possibilità di condivisione, la data di creazione, la scadenza e la dimensione del file. Cliccando sulla elimino la condivisione. Cliccando sull icona a fianco alla x si apre il dettaglio della condivisione, in questo caso ho condiviso 4 files contemporaneamente, ne vedo la data di apertura, le dimensioni ed i permessi associati ad ogni singolo file.

37 R significa che il file o la cartella sarà condiviso in sola lettura. W significa che sarà condiviso anche in scrittura. D significa che il file sarà condiviso anche in cancellazione RUBRICA Cliccando su Rubrica si accede alla propria rubrica online. Serve per inserire /modificare i dati dei propri contatti. Solitamente vengono inseriti i privati (le aziende vengono inserite tramite il modulo DB Aziende). Appena entrati nella rubrica, si aprirà la seguente schermata composta da un mini sottomenu (i tasti in arancione), da una box di ricerca e da una box di elenco contatti. aggiungi contatto: si compilano manualmente i campi;

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