CONTRATTO. Servizio di ricezione e conservazione delle fatture elettroniche PA. YouPA Pubbliche Amministrazioni

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1 CONTRATTO Servizio di ricezione e conservazione delle fatture elettroniche PA YouPA Pubbliche Amministrazioni Fra: Menocarta.net, rete d impresa, con sede in via Laurentina 569, Roma, Codice Fiscale n e Denominazione: Sede legale (via, n. civico, CAP): Comune: Provincia: Partita IVA: Codice Fiscale: Legale rappresentante: Codice fiscale legale rappresentante: 1) PREMESSE Il presente Contratto, da sottoscrivere mediante firma elettronica qualificata, rappresenta l adesione al Servizio YouPA Pubbliche Amministrazioni da parte del Cliente - soggetto che utilizzerà la piattaforma YouPA per la ricezione e gestione delle fatture elettroniche trasmesse dal Sistema di Interscambio (SdI), l emissione dei messaggi di notifica di accettazione o rifiuto, e la conservazione a norma delle fatture e delle notifiche - nei termini e secondo le modalità indicate nel presente Contratto e nelle Condizioni Generali di Servizio riportate di seguito al presente Contratto, da intendersi qui integralmente richiamate. Il presente Contratto e le Condizioni Generali costituiscono parti integranti e sostanziali di un unico contratto di erogazione del Servizio e in tal modo devono essere lette e sottoscritte. Ai fini della corretta instaurazione del rapporto in oggetto e dell erogazione del Servizio, con la sottoscrizione del presente Contratto e delle pedisseque Condizioni Generali di Servizio, il Cliente nomina Menocarta.net quale Responsabile del trattamento dei dati e della sicurezza e identifica nell Intermediario ewitness Italia Srl, azienda aderente alla rete d impresa Menocarta.net, il Responsabile del servizio di conservazione. 2) OGGETTO DEL SERVIZIO

2 Il Servizio consente al Cliente, a fronte del pagamento del corrispettivo, di ricevere e visualizzare le fatture elettroniche emesse nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni e da queste ricevute tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestire la procedura di emissione di notifiche di accettazione o rifiuto e conservare a norma di legge fatture e notifiche di esito, secondo le disposizioni della normativa tecnica vigente in materia di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione. Ai fini della corretta erogazione del Servizio, il Cliente si impegna a utilizzare gli strumenti operativi messi a disposizione dal Fornitore e ad attenersi a tutte le procedure e condizioni indicate negli accordi tra le parti. Il Servizio YouPA Pubbliche Amministrazioni è offerto tramite apposito portale web accessibile attraverso il sito web indicato al Cliente quale strumento di accesso e gestione del Servizio, previa registrazione e acquisto tramite portale e-commerce raggiungibile all indirizzo Con la sottoscrizione del presente Contratto, il Cliente acconsente ad utilizzare il Servizio "YouPA Pubbliche Amministrazioni secondo i termini e le modalità specificati nel presente documento e nelle Condizioni generali da intendersi sempre qui richiamate. 3) ACCESSO AL SERVIZIO WEB Per usufruire del Servizio in oggetto, il Cliente dovrà preventivamente sottoscrivere digitalmente il presente Contratto. Una volta sottoscritto il Contratto, al Cliente verranno rilasciate le credenziali personali di accesso alla piattaforma YouPA Pubbliche Amministrazioni, da effettuarsi eseguendo la procedura di login, nelle modalità indicate dal Fornitore. Il Cliente è responsabile della custodia e del corretto uso delle credenziali di accesso attribuitegli e risponde del loro indebito uso da chiunque fatto, anche in conseguenza di smarrimento o furto. 4) OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL CLIENTE 4.1 Al fine di ottenere un accettazione integrale e sostanziale del Servizio, al Cliente è richiesto di sottoscrivere digitalmente il Contratto e le pedisseque Condizioni generali di contratto tramite apposizione di firma elettronica qualificata. 4.2 Ai fini della corretta erogazione del servizio, il Cliente si impegna a: a) impostare il canale trasmissivo SDIFTP del Fornitore quale canale predefinito per la ricezione delle fatture PA, nelle modalità indicate al Cliente dallo stesso Fornitore; b) gestire le procedure di ricezione, emissione dei messaggi di esito e conservazione a norma delle fatture elettroniche trasmesse dallo SdI tramite portale YouPA Pubbliche Amministrazioni ; c) nominare un Responsabile della conservazione interno; d) attenersi a tutte le procedure e condizioni tecniche previste dalla normativa vigente in materia di fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione. 4.3 Il Cliente è consapevole che il Servizio YouPA, nelle parti in cui elabora dei dati o riempie automaticamente dei campi informativi, costituisce uno strumento di mero ausilio allo svolgimento delle attività previste ai fini della corretta gestione delle fatturepa ricevute, dell emissione di notifiche di esito e della conservazione a norma delle fatture e delle relative notifiche e ricevute. Pertanto, egli è tenuto a controllare dati, informazioni ed elaborazioni ottenuti tramite il Servizio. 4.4 Il Cliente si impegna a manlevare e tenere indenni il Fornitore e l Intermediario da ogni eventuale pretesa, azione, responsabilità, danno, costo, spesa o pregiudizio da parte di terzi (in particolare degli Operatori Economici) derivante dall utilizzo del Servizio YouPA Pubbliche Amministrazioni dipendente, connesso o consequenziale all'erroneo inserimento di dati, ovvero all improprio utilizzo del portale.

3 4.5 È onere del Cliente monitorare lo stato di ricezione delle FatturePA, monitorare lo stato di conservazione delle FatturePA ricevute, conoscere ed applicare la normativa vigente, anche di natura fiscale, connessa alla ricezione della FatturaPA. 5) OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL FORNITORE E DELL INTERMEDIARIO 5.1 A fronte del pagamento del corrispettivo di cui alle Condizioni Generali di servizio del presente Contratto, Menocarta.net, in qualità di Fornitore del servizio, e per il tramite della propria azienda aderente ewitness Italia Srl in qualità di Responsabile del servizio di conservazione, si obbliga a: a) mettere a disposizione del Cliente una piattaforma idonea a consentire la ricezione delle fatture passive, l emissione delle notifiche di accettazione o rifiuto, e la conservazione a norma dei documenti così elaborati per dieci anni; b) erogare il servizio di manutenzione, aggiornamento e assistenza relativo al servizio; c) erogare il servizio di conservazione a norma delle fatture elettroniche, nonché di ogni altra comunicazione o notifica gestita tramite lo SdI (Sistema di Interscambio) e ricevuta dal Cliente, garantendo il rispetto dei requisiti previsti dalle norme in vigore nel tempo per i sistemi di conservazione, per il tramite della propria azienda aderente ewitness Italia Srl che ricopre il ruolo di Responsabile del servizio di Conservazione ai sensi dell art. 44 Comma 1 ter del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale, art.5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 ed art. 6 Comma 7 del D.P.C.M. 3 dicembre Il Servizio e le relative operazioni possono essere sospesi o interrotti per cause non imputabili al Fornitore o all Intermediario (per esempio interruzione nell erogazione dell energia elettrica, impedimento od ostacoli non superabili con la diligenza descritta nel secondo comma dell articolo 1176 del codice civile). In questi casi, il Fornitore e l Intermediario non possono essere ritenuti responsabili dei danni causati al Cliente. 6) MODALITÀ DI EROGAZIONE DEI SERVIZI DI CONSERVAZIONE 6.1 Entro i termini di legge e con le modalità previste dalle vigenti regole tecniche, l Intermediario ewitness, Responsabile del servizio di conservazione, provvederà ad eseguire la Procedura di Conservazione a norma dei documenti ricevuti dal Cliente mediante la generazione di un Pacchetto di archiviazione (un Pacchetto di archiviazione per ciascun Cliente) che sarà firmato digitalmente e marcato temporalmente dal Responsabile della conservazione. 6.2 Nei casi previsti dal presente Contratto e/o nei casi di richiesta di esibizione proveniente dal Cliente, il Responsabile del servizio di conservazione provvederà alla formazione del Pacchetto di distribuzione. Nel caso in cui sia espressamente richiesto, ai fini di soddisfare la richiesta di esibizione di un singolo Operatore economico - che, in ogni caso, dovrà pervenire al Responsabile del servizio di conservazione per il tramite del Cliente medesimo - il Pacchetto di distribuzione potrebbe non coincidere con il Pacchetto di archiviazione originale conservato. In questo caso, il Pacchetto di distribuzione potrà essere un estrazione dell originario Pacchetto di archiviazione. 6.3 Il Responsabile del servizio di conservazione registrerà la documentazione soggetta al Processo di Conservazione garantendone la leggibilità nel tempo mediante un meccanismo di allineamento tra data storage presenti sul Data Center Principale e sul proprio Data Center di Backup, entrambi attrezzati per la gestione del Disaster Recovery. 6.4 Il Responsabile del servizio di conservazione assicura la verifica periodica dell integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi, secondo la periodicità e le modalità previste dalla legge. 6.5 Nei casi previsti dal presente Contratto e in ogni caso su richiesta del Cliente, il Responsabile del servizio di conservazione provvederà alla produzione di copie informatiche dei documenti informatici depositati in conservazione secondo quanto stabilito dalle vigenti regole tecniche. La produzione di copie informatiche determinerà l avvio di una procedura di riversamento sostitutivo certificata dal Responsabile del servizio di

4 conservazione. A tal fine e nei casi previsti, dovrà essere perfezionato uno specifico accordo scritto in cui saranno concordati ruoli, modalità, tempi e corrispettivi. Anche le copie informatiche potranno riferirsi a un intero Pacchetto di archiviazione originario o a un estrazione dello stesso. 7) MIGRAZIONE DEI DATI IN OGNI CASO DI CESSAZIONE DEL CONTRATTO 7.1 In ogni caso di cessazione del Contratto (a titolo esemplificativo, non esaustivo: scadenza, recesso, risoluzione) il Responsabile della conservazione è obbligato a conservare i documenti e i Pacchetti di archiviazione trasmessi dal Cliente fino alla naturale scadenza di conservazione fiscale, garantendo ogni adempimento previsto dalla vigente normativa. Nei casi previsti, il Responsabile della conservazione restituisce al Cliente, su supporto digitale (Es. CD, DVD), una o più copie informatiche relative ai documenti conservati in forza del presente Contratto e associati a un determinato Cliente. 7.2 Al verificarsi di una delle ipotesi sopra indicate, dovrà essere sottoscritto uno specifico accordo in cui dovranno essere concordati ruoli, modalità, tempi e corrispettivi del riversamento certificato dal Responsabile della conservazione. 7.3 Il passaggio delle informazioni dovrà avvenire entro 30 giorni dalla cessazione del Contratto o dalla richiesta del Cliente. 8) RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DEI DATI E DELLA SICUREZZA Le parti contraenti, ricevuta l una dall altra, con il presente Contratto, idonea informativa ex art. 13 D.Lgs. n. 196/03, acconsentono reciprocamente, ai sensi del predetto Decreto, al trattamento dei dati personali che le riguardano, per finalità inerenti all esecuzione del presente Contratto e all adempimento degli obblighi legali e contrattuali dallo stesso derivanti. Le parti contraenti danno altresì atto che i dati personali del Cliente e/o dell Operatore Economico emittente delle fatture verranno trattati osservando misure di sicurezza idonee a garantire la riservatezza e la confidenzialità dei dati stessi. I dati verranno trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale in essere nonché anche successivamente, per l espletamento degli adempimenti di legge e per future finalità di carattere commerciale. Alle parti competono i diritti di cui all art. 7 del D.Lgs. n. 196/03 e, in particolare, il diritto di conoscere i propri dati, di farli integrare, modificare, cancellare per violazione di legge e/o di opporsi al loro trattamento. Ai fini di cui all art. 29 del D.Lgs. n. 196/03, il Cliente, con la sottoscrizione del presente Contratto, nomina il Fornitore Menocarta.net, che nulla oppone ad essere nominato, Responsabile del trattamento dei dati di titolarità del Cliente, necessari all'espletamento dei servizi previsti nel Contratto. Resta inteso che la designazione del Fornitore a Responsabile del trattamento dei dati decadrà in qualunque caso di cessazione del rapporto intercorrente con il Cliente, con effetto immediato dalla data di cessazione. Nei casi di cessazione del Servizio previsti dal presente Contratto, il Fornitore si impegna a rispettare quanto previsto dall art. 16 del D.Lgs. n. 196/2003.

5 11) FORO COMPETENTE Il Fornitore instaura i rapporti con il Cliente in ottemperanza alla legge italiana. I rapporti disciplinati dal presente Contratto e dai suoi allegati sono regolati dal diritto italiano. Per ogni controversia che dovesse sorgere in conseguenza del presente Contratto è competente esclusivamente il foro di Milano. 12) CESSIONE DEL CONTRATTO Il Fornitore può sempre cedere a terzi il Contratto in oggetto; la semplice comunicazione al Cliente del trasferimento del Contratto equivale a notifica agli effetti dell articolo 1264 c.c.. 13) RISOLUZIONE AUTOMATICA DEL CONTRATTO Tutti gli obblighi posti a carico del Cliente nel presente Contratto e nelle richiamate Condizioni Generali hanno carattere essenziale e la loro violazione darà luogo alla risoluzione del Contratto in oggetto senza necessità di avviso, di costituzione in mora o di domanda giudiziale. Nei casi di risoluzione del Contratto, il Fornitore avrà diritto di trattenere l importo versato a titolo di corrispettivo, nonché, qualora ne ricorrano i presupposti, di agire senza bisogno di alcuna formalità per ottenere il risarcimento del maggior danno subito. 14) DISPOSIZIONI FINALI Il presente Contratto abroga e sostituisce in toto ogni eventuale precedente accordo, verbale o scritto, intervenuto in precedenza tra le parti e concernente l oggetto di questo contratto. CONDIZIONI GENERALI DI CONTRATTO: Servizio di ricezione e conservazione delle fatture elettroniche PA YouPA Pubbliche Amministrazioni Il Cliente prende atto che l apposizione della propria firma digitale ai sensi dell art. 21 e seguenti del D.lgs 82/05 al presente Contratto costituisce non solo accettazione dello stesso, ma altresì espressa e specifica approvazione, dopo attenta lettura, ai sensi e per gli effetti degli artt e 1342 del codice civile, delle seguenti clausole del presente Contratto: 5. OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL CLIENTE; 6. OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ DEL FORNITORE; 7. MODALITÀ DI EROGAZIONE DEI SERVIZI DI CONSERVAZIONE; 8. RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE; 9. MIGRAZIONE DEI DATI IN OGNI CASO DI CESSAZIONE DEL CONTRATTO; 11. FORO COMPETENTE; 12. CESSIONE DEL CONTRATTO.

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