SERVIZIO DI MESSAGGISTICA ALL UTENTE. Manuale per l operatore

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1 SERVIZIO DI MESSAGGISTICA ALL UTENTE Manuale per l operatore rev. 02 giugno 2010

2 SOMMARIO COME USARE IL PROGRAMMA PER LA MESSAGGISTICA...3 COSA BISOGNA FARE PRIMA DI INIZIARE A UTILIZZARE IL PROGRAMMA...3 PER COLLEGARSI...4 MASCHERA PRINCIPALE (Home)...5 PRENOTAZIONI (avvisi di disponibilità)...6 MESSAGGI A GRUPPI DI UTENTI

3 COME USARE IL PROGRAMMA PER LA MESSAGGISTICA Premessa Il programma è stato sviluppato per gestire tre tipi di funzione: a) invio di avviso di documento prenotato disponibile per il ritiro b) invio di messaggi a gruppi di utenti c) invio di avviso di scadenza prestito Il programma dialoga direttamente con Q-Series per ottenere le informazioni su prestiti e utenti, e con una piattaforma per l invio di messaggi. I tipi di messaggi gestiti sono: a) b) sms (comprese le ricevute di consegna) c) messaggio nell area personale dell utente in Q (in automatico, senza intervento dell operatore) COSA BISOGNA FARE PRIMA DI INIZIARE A UTILIZZARE IL PROGRAMMA a) comunicare ad Alessandro Colombo un indirizzo della biblioteca che risulterà il mittente dei messaggi inviati all utente. Questa casella di posta dovrà essere controllata quotidianamente, per gestire eventuali risposte dell utente. b) organizzarsi per chiedere agli utenti di lasciare il proprio indirizzo e il numero di cellulare 3

4 PER COLLEGARSI a) aprire il browser internet (explorer, mozilla...) b) collegarsi alla pagina: (oppure, nelle biblioteche in cui questo link non funziona: Apparirà la seguente schermata: c) utilizzare come login la stessa che usate per entrare in Q. L operatore accede all applicativo come appartenente al gruppo della sua biblioteca e può vedere tutte le operazioni effettuate dai colleghi. 4

5 MASCHERA PRINCIPALE (Home) Se la login è andata a buon fine, vi comparirà la seguente schermata: La maschera principale offre l accesso a tutte le funzioni disponibili, ovvero: a) messaggi di disponibilità documenti prenotati (Prenotazioni) b) messaggi a gruppi Le medesime funzioni sono accessibili mediante i menù a tendina presenti in alto a sinistra. In alto a destra compare l indicazione dell operatore che si è collegato e il bottone per disconnettersi (Esci) 5

6 PRENOTAZIONI (avvisi di disponibilità) La schermata d accesso alla funzione Avvisi di disponibilità si presenta come segue: Riepilogo avvisi di disponibilità inviati Riepilogo attività del giorno e posta in uscita Riepilogo crediti sms Tasti funzione Nella zona in alto a destra della schermata sono collocati i tasti che danno accesso alle varie funzionalità: Vediamo nel dettaglio a cosa servono. 6

7 SCRIVI MESSAGGIO Cliccando sul bottone si accede alla maschera di creazione degli avvisi di disponibilità. Comparirà la seguente schermata: Seleziona le modalità di invio desiderate: se non ci sono crediti SMS, la funzione sms è disabilitata Creazione avvisi di disponibilità Riepilogo crediti sms PROCEDURA: Prendere dalla cesta dell interprestito i documenti a uno a uno e procedere nella seguente maniera: a) dividere i cedolini che riportano il simbolo XXX dagli altri: il simbolo indica che l utente non ha lasciato ne cellulare ne indirizzo . Queste persone dovranno essere avvisate con le modalità consuete; b) leggere il barcode utente sul cedolino con la penna ottica: il programma carica i dati dell utente in una nuova schermata; il cursore si posiziona sul campo documento oltre ai messaggi predefiniti, possono essere creati messaggi personalizzati (vedi IMPOSTAZIONE MODELLI) 7

8 c) leggere il barcode del documento: il programma copia il messaggio nell area a sinistra della pagina. Elenco sms o in uscita E possibile visualizzare l elenco degli sms e delle in uscita cliccando sulla voce corrispondente d) cliccare sul tasto invia (sia nella visualizzazione sia negli sms) per inviare tutti i messaggi in un colpo solo. NOTE: 1: a prescindere dalle modalità d invio selezionate, il programma si comporta diversamente in base ai dati in nostro possesso: a) se l utente ha solo l indirizzo , il programma copia il messaggio nell elenco delle da inviare; b) se l utente ha sia l indirizzo sia il numero di cellulare, il programma è impostato per copiare il messaggio nell elenco delle ma l operatore può decidere di inviare anche un sms cliccando su aggiungi sms c) se l utente ha solo il numero di cellulare il programma copia il messaggio nell elenco sms da inviare 2: se prima di inviare voglio eliminare uno o più messaggi dalla lista, è sufficiente cliccare sulla crocetta rossa che compare a sinistra di ogni messaggio. 8

9 3: se nella cesta ci sono più libri di un medesimo utente e non voglio tornare a leggere il barcode sul cedolino, posso cliccare sul bottone Utente precedente per visualizzare i dati dell utente. 4: se un utente non ha ne cellulare ne il programma mi avverte: se ho la possibilità di registrare i dati (o di modificarli, ad esempio per correggere un dato esistente) posso farlo subito senza entrare in Q cliccando su Modifica 5: il programma invia un messaggio per ogni documento: non è possibile accorpare più documenti in un solo messaggio. 9

10 RICERCHE SUI MESSAGGI INVIATI Questa sezione vi guiderà nella ricerca degli avvisi di disponibilità che avete inviato, che può rendersi necessaria in caso di contestazioni o verifiche. Cliccando sul bottone Posta inviata si accede all elenco dei messaggi inviati dalla propria biblioteca e a una maschera di ricerca. La schermata si presenta come segue: Sono state previste 5 modalità di ricerca: Documento Utente Messaggi Periodo invio Periodo richiesta 10

11 IMPOSTAZIONE MODELLI L invio di messaggi si avvale di modelli di testo predefiniti per tutte le biblioteche, che vengono personalizzati in maniera automatica con le informazioni relative a: a) biblioteca che spedisce b) utente che riceve c) documento SMS (testo predefinito, lunghezza max, 160 caratteri): Gentile NOME COGNOME, la biblioteca di NOME ti informa che il doc. TITOLO è disponibile per il ritiro fino al GG/MM e MESSAGGIO SU DESKTOP DI Q (testo predefinito): Gentile NOME COGNOME, la biblioteca di NOME ti informa che il doc. TITOLO E DATI BIBLIOGRAFICI è disponibile per il ritiro fino al GG/MM/AAAA. In caso di impossibilità a ritirare entro i termini previsti, contatta la biblioteca di NOME per evitare che il doc. sia restituito alla biblioteca proprietaria o prestato ad altri lettori. La nuova versione del programma consente di creare nuovi modelli di messaggio, che la biblioteca può utilizzare al posto di quelli predefiniti. Cliccando sul pulsante Impostazione modelli e poi su Nuovo modello si accede alla seguente schermata: Seleziona tipo messaggio Contatore caratteri residui (solo per sms) Inserisce nel testo codici di campo per personalizzare il messaggio 11

12 INVIA E SCARICA RICEVUTE Cliccando su questo bottone si inviano tutti i messaggi in uscita ( e sms) e si scaricano le ricevute degli sms inviati. SCARICA RICEVUTE Cliccando su questo bottone si scaricano le ricevute degli sms inviati. 12

13 MESSAGGI A GRUPPI DI UTENTI La schermata d accesso alla funzione Messaggi a gruppi si presenta come segue: Riepilogo crediti sms Riepilogo mensile messaggi a gruppi Riepilogo annuale messaggi a gruppi Riepilogo generale messaggi a gruppi Tasti funzione Nella zona in alto a destra della schermata sono collocati i tasti che danno accesso alle varie funzionalità: Vediamo nel dettaglio a cosa servono. 13

14 SCRIVI MESSAGGIO Cliccando sul bottone si accede alla maschera di creazione dei messaggi a gruppi. Comparirà la seguente schermata: Tipo messaggio Titolo del messaggio (solo per ) Selezione destinatari Testo del messaggio (per sms: 160 max) COMPOSIZIONE DEL MESSAGGIO Selezionare il metodo di invio (se sms, il campo SOGGETTO viene disattivato) comporre il testo (se , è possibile inserire il codice di campo NOME COGNOME, per personalizzare il messaggio) 14

15 SELEZIONE DESTINATARI Una volta composto il messaggio, ci sono due modi per selezionare i destinatari: 1 INVIA A GRUPPO: consente di selezionare un gruppo di utenti creato dalla biblioteca a) selezionare il gruppo di destinatari b) cliccare su INVIA: nel riquadro ANTEPRIMA viene visualizzato il numero di destinatari e il messaggio c) cliccando su INVIA (in ANTEPRIMA) si procede all invio definitivo del messaggio 2 SELEZIONA UTENTI: consente di effettuare una selezione fra tutti gli utenti della biblioteca a) impostare i parametri di selezione dei destinatari b) cliccare su APPLICA FILTRI: nel riquadro ANTEPRIMA viene visualizzato il numero di destinatari c) cliccare su INVIA: nel riquadro ANTEPRIMA viene visualizzato il messaggio d) cliccando su INVIA (in ANTEPRIMA) si procede all invio definitivo del messaggio 15

16 RICERCHE SUI MESSAGGI INVIATI Questa sezione vi guiderà nella ricerca dei messaggi che avete inviato a gruppi di utenti. Cliccando sul bottone Posta inviata si accede all elenco dei messaggi inviati dalla propria biblioteca. La schermata si presenta come segue: 16

17 CREAZIONE GRUPPI DI UTENTI Questa sezione vi guiderà nella creazione di gruppi personalizzati di utenti a cui inviare messaggi. Cliccando sul bottone Gruppi utenti si accede alla seguente schermata: Cliccare qui per creare nuovo gruppo Visualizza gruppi esistenti e consente di modificarli o eliminarli 1 - PER CREARE UN NUOVO GRUPPO: a) cliccare sul bottone NUOVO GRUPPO. b) nel campo NOME GRUPPO inserire il nome che intendete assegnare al gruppo c) cliccare su SALVA per creare il nuovo gruppo, su ANNULLA per uscire 17

18 2 - PER AGGIUNGERE UTENTI AL GRUPPO CREATO: a) cliccare sul bottone LISTA GRUPPI. b) cliccare sul nome del gruppo a cui aggiungere utenti. Comparirà la seguente schermata: scrivere nel campo NOME il cognome dell utente da aggiungere al gruppo (scegliendo se cercare solo fra gli utenti della propria biblioteca o in tutto il database) e cliccare su CERCA Risultati della ricerca: cliccare sul nome dell utente da inserire. N.B.: se il nome non è attivo, significa che l utente non dispone di contatti e cellulare Gli utenti selezionati vengono inseriti nel riquadro a sinistra della schermata, ed è sempre possibile eliminarli: 18

19 3 PER MODIFICARE UN GRUPPO ESISTENTE: a) cliccare sul bottone LISTA GRUPPI. modifica il nome del gruppo elimina il gruppo accedi alla modifica degli appartenenti al gruppo b) procedere come indicato nel punto precedente 19

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