NORME GENERALI. Norme operative per le subagenzie IASS Intermediazioni della Novit Assicurazioni

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1 NORME GENERALI Norme operative per le subagenzie IASS Intermediazioni della Novit Assicurazioni Versione 1.0 ottobre 2007

2 Indice Introduzione Gestione contabile ed amministrativa dell Agenzia Norme amministrative Norme contabili Tenuta documenti e stampati Documenti compilati Documenti annullati Certificazione copertura assicurativa: utilizzo del fax di copertura Certificazione delle coperture assicurative Entrata in vigore delle coperture assicurative Principio generale Copertura immediata Certificazione dell entrata in vigore delle coperture Aspetti operativi particolari Anagrafica clienti Assunzione contratti Sconti particolari e deroghe Contratti emessi non ancora incassati Assunzione polizza auto: criteri generali Tariffazione Sostituzione di contratti auto Repertori polizze Coassicurazione Rimesse fondi alla Compagnia Definizione Operatività Titoli a termine Regolazione rendiconti Definizione Modo di operare Denunce sinistri Sinistri auto - Modalità apertura denuncia sinistri auto ( RC E CVT ) Sinistri R.E Aspetti particolari da disposizioni di legge Attestazione dello stato di rischio Modalità di rilascio dell attestazione Antiriciclaggio Tutela dei dati personali Comunicazioni commerciali effettuate dalle agenzie...15

3 Introduzione Il presente manuale intende fornire le linee guida per un corretto utilizzo della procedura di emissione polizze di Novit Assicurazioni. Tale sistema informatico è accessibile, collegandosi attraverso internet, dal lunedì al sabato dalle ore 8 alle ore 21. La Direzione Tecnica è a disposizione della Rete di Vendita ed è costituita dall Ufficio Portafoglio e dall Ufficio Sinistri. L Ufficio Portafoglio (F.O.R.) si occupa di assunzione contratti e gestione portafoglio e fornisce il servizio di assistenza alle agenzie attraverso il numero verde Tale servizio è disponibile dal lunedì al venerdì con orario 9-13, Profili utenze La Direzione fornisce utenze definite con profilo di Agenzia o di Subagenzia. L utenza di Subagenzia, completa di tutte le funzioni di gestione polizze, anagrafica e scadenzario, visualizza esclusivamente i propri titoli, con la possibilità di effettuare tutte le relative operazioni. L utenza di Agenzia, invece, visualizza e può agire su tutto il portafoglio, compreso quello delle proprie subagenzie; l agenzia quindi è in grado di incassare i titoli delle polizze emesse dalle subagenzie, ma non è possibile il contrario. Il profilo di Agenzia, al contrario di quello di subagenzia, è ovviamente dotato della funzione di Giornale cassa, nonché della funzione di Gestione subagenti, che permette di fare l estratto conto meccanizzato di ogni subagente censito.

4 1. Gestione contabile ed amministrativa dell Agenzia Fatte salve tutte le norme, obblighi ed adempimenti contenuti nell Accordo Nazionale Agenti e nel Contratto di Agenzia, si enucleano qui di seguito le regole principali per la gestione contabile ed amministrativa dell Agenzia. 1.1 Norme amministrative Quotidianamente è necessario chiudere il giornale cassa. La Direzione lo considera ricevuto nel momento in cui se ne effettua la chiusura sul sistema informatico e non ne richiede né la stampa né l invio. L utilizzo della procedura centralizzata e meccanizzata consente l aggiornamento in tempo reale degli archivi di Direzione; i documenti stampati da tale sistema non possono essere in alcun modo modificati dall agenzia, in quanto devono essere coerenti con i dati memorizzati. Qualora la Direzione riscontrasse manomissioni o alterazioni ai documenti inviati, si riserva la facoltà di farsi rimborsare eventuali somme pagate per sinistro in conseguenza delle alterazioni apportate. L emissione della polizza effettuata attraverso la procedura informatica crea automaticamente una registrazione contabile sullo scadenziario titoli; tale registrazione deve essere riscontrata al momento dell incasso del contratto. I premi incassati dal subagente possono essere riscontrati anche dall Agenzia di riferimento. Tutta la produzione effettuata deve essere inserita in due buste, una specifica per l allegato 7A e la privacy, e l altra per la documentazione rimanente. L invio di tali buste è richiesto con cadenza decadale. L invio alla Direzione delle buste deve essere effettuato a mezzo corriere. L indirizzo di recapito è: PROMINDUSTRIALE S.r.l. c.a. UFFICIO NOVIT Via Curiel, Moncalieri (To) 1.2 Norme contabili La Direzione mensilmente trasmette alle Agenzie, dopo aver contabilizzato tutte le operazioni del mese, le eventuali comunicazioni di sistemazione dei saldi del giornale cassa. Sarà quindi cura dell Agenzia registrare sul proprio Giornale Cassa le due seguenti operazioni: - storno del saldo provvisorio risultante dalle sue registrazioni alla fine del mese elaborato meccanograficamente, saldo che in via eccezionale potrebbe essere influenzato da errori di calcolo; - registrazione del saldo definitivo risultante dall elaboratore, che recepisce quindi il calcolo provvigionale corretto e definitivo. In parallelo con le due registrazioni, l Agente provvederà a prelevare o ad immettere nella cassa dell Agenzia la differenza dei due saldi, in modo che vi sia sempre coincidenza tra saldo risultante dal Giornale di Cassa e Cassa dell Agenzia.

5 1.3 Tenuta documenti e stampati In occasione dell avviamento dell agenzia, verrà consegnata una dotazione iniziale di C.G.A. dei prodotti inizialmente commercializzati e del modulo da utilizzare per la stampa del Contrassegno, Certificato di assicurazione e Carta Verde. La richiesta di approvvigionamento degli stampati, deve essere inoltrata via mail all indirizzo o tramite fax al numero 011/ all attenzione dell Ufficio Posta. L Agente, insieme agli stampati, riceverà una bolla di accompagnamento che dovrà restituire debitamente firmata. Per la gestione ottimale delle spedizioni, ogni agenzia potrà effettuare un solo ordine al mese. Eventuali esigenze straordinarie verranno gestite in base alla necessità. Si richiede quindi all Agente la massima cura nella valutazione della scorta da tenere in agenzia Documenti compilati L Agente è tenuto a conservare nei locali dell Agenzia la copia di sua pertinenza dei documenti compilati e firmati. Occorre invece conservare in Agenzia per 10 anni i documenti privi di efficacia (ad es: polizze stornate ecc.) Documenti annullati Le polizze annullate devono essere raccolte in un apposito contenitore, all uopo designato. Vedi il paragrafo Repertorio di polizze. 1.4 Procedura di emergenza Certificazione copertura assicurativa: utilizzo del fax di copertura L agenzia, solo ed esclusivamente nel caso in cui la mancata operatività del sistema informatico precluda la possibilità del riscontro del titolo, è tenuta ad inviare un fax all Ufficio Portafoglio con la richiesta di copertura di polizze e/o quietanze. N.B. Quando l operatività del sistema risulta ripristinata, l Agenzia deve procedere all incasso del titolo sul sistema informatico, indicando come data cassa quella del giorno in cui il pagamento è stato effettuato.

6 2 Certificazione delle coperture assicurative 2.1 Entrata in vigore delle coperture assicurative Principio generale Le coperture assicurative decorrono dalle ore 24 del giorno di incasso del premio effettuato attraverso la procedura di scadenzario titoli, in accordo con quanto prescritto dal Codice Civile e dalle condizioni generali di assicurazione. Si ricorda inoltre che, dal punto di vista giuridico, è ammesso l incasso anticipato del premio su contratti con effetto differito, in tal caso la copertura decorrerà dalle ore 24 del giorno di effetto Copertura immediata In caso di Polizze Auto, sia R.C. che auto rischi diversi, è tuttavia possibile rilasciare copertura anche prima delle ore 24 del giorno di effetto sempre che l incasso del premio avvenga entro tale termine. Tale operazione è effettuabile modificando, all atto dell emissione, l ora decorrenza richiesta nella pagina Dati Del Contratto della procedura informatica. Le coperture assicurative delle quietanze di premio incassate decorrono sempre e solo dalle ore 24 del giorno dell effettivo incasso. 2.2 Certificazione dell entrata in vigore delle coperture L Agenzia o Subagenzia che incassa il premio è tenuta a certificare la copertura assicurativa: - registrando data incasso, ora e firma su ognuna delle 3 copie del contratto di polizza - riscontrando il titolo sul sistema informatico La Direzione richiede che il riscontro del titolo sul sistema informatico sia contestuale all incasso del premio. In caso contrario provvederà a farsi rimborsare gli importi pagati per liquidare eventuali sinistri avvenuti e non coperti in conseguenza del mancato riscontro del titolo sullo scadenzario.

7 3 Aspetti operativi particolari 3.1 Anagrafica clienti Le informazioni riferite ai nominativi che hanno rapporti con la Compagnia sono memorizzate nell archivio denominato Anagrafe Unica (di seguito A.U.). Tali dati possono riferirsi a persone fisiche o giuridiche. La chiave dell A.U. è il codice fiscale o la partita iva. A seconda della tipologia di polizza, sono memorizzati i dati riferiti a: - contraente polizza r.e. - assicurato/i polizza r.e. - contraente polizza auto - intestatario al P.R.A. polizza auto - esecutore operazione di incasso ai fini della rilevazione dati antiriciclaggio Il tipo rapporto viene assegnato automaticamente a fronte dell accensione del rapporto con la Compagnia (es. emissione polizze). Per la procedura antiriciclaggio sono inoltre memorizzati i dati relativi a: - tipo e numero del documento di identità - ente e località di rilascio - data di rilascio - settore attività e ramo/gruppo La gestione dei dati in Anagrafe Unica è consentita sia in fase d emissione polizza che utilizzando le normali funzioni della procedura anagrafica. Un aspetto importante legato alla funzione di anagrafica è il concetto di proprietà dell anagrafica in base al quale l agenzia che effettua l inserimento del codice fiscale del cliente è anche la sola in grado di poterne effettuare le variazioni anagrafiche. Le altre agenzie, ovviamente, sono in grado di richiamare i dati anagrafici del cliente inserendo il codice fiscale, ma non potranno variarli, e potranno visualizzare esclusivamente i dati personali ; Indirizzi, Riferimenti, Altri dati, Informazioni commerciali, Visite, Rapporti, e Privacy saranno visibili esclusivamente dall agenzia che ha effettuato l inserimento. In caso di trasferimento definitivo di un cliente presso un altra agenzia, occorre avvisare l Ufficio Portafoglio affinché possa concedere a tale agenzia la proprietà dell anagrafica del cliente. Nel caso in cui un cliente già nostro assicurato accenda un contratto presso un ulteriore agenzia e occorra fare una variazione anagrafica, è necessario che l agenzia che acquista il contratto contatti l agenzia titolare dell anagrafica, perché solo quest ultima può effettuare le variazioni necessarie.

8 3.2 Assunzione contratti L Agente può assumere esclusivamente le tipologie di contratto gestite dalla procedura informatica Sconti particolari e deroghe Il sistema mette a disposizione dell Agenzia la possibilità di effettuare gli sconti in autonomia gestendo un plafond assegnato; per sconti particolari, previo accordo con la Direzione Commerciale, occorre far riferimento all Ufficio Portafoglio, che gestisce invece in autonomia ogni eventuale deroga tecnicoassuntiva Contratti emessi non ancora incassati La direttiva prescrive di effettuare l incasso del titolo contestualmente all emissione del contratto. Nei casi sporadici in cui tale regola non si possa seguire per necessità di emissioni anticipate, l Agente deve procedere ad incassare il titolo non oltre i due giorni seguenti la data di decorrenza della polizza stessa. Trascorso tale termine di tempo ed in mancanza di perfezionamento, l Agente dovrà effettuare immediatamente l annullamento del contratto, archiviando la documentazione come disposto dalla Direzione. In caso di sostituzione a scadenza, il periodo per il perfezionamento si estende a 15 giorni di mora; al termine di tale periodo ed in mancanza di incasso del titolo, si deve procedere come sopra. La Direzione sottolinea che è suo diritto monitorare i contratti non perfezionati nei termini sopra indicati Assunzione polizza auto: criteri generali. L Agenzia, all atto della stipula di un nuovo contratto, deve raccogliere la documentazione comprovante lo stato del rischio del veicolo o del natante da assicurare. La Direzione richiede esplicitamente che Contraente e Assicurato coincidano nei contratti di nuova emissione. In caso di voltura o di prima immatricolazione al P.R.A., occorrerà allegare alla copia del contratto da inviare in Direzione la fotocopia della carta di circolazione, del foglio di via o di altro documenti idoneo a giustificarne la condizione. Per i contratti relativi a veicoli o natanti assicurati in precedenza presso altra Impresa assicuratrice la documentazione richiesta, che deve risultare allegata alla copia del contratto inviato in Direzione, è l attestazione dello stato di rischio in originale e la fotocopia della carta di circolazione; ciò vale anche se il nuovo contratto è stipulato con la stessa Impresa che l ha rilasciata. In accordo con la Legge n.40 del 2 Aprile 2007 (cosiddetta Legge Bersani), nel caso in cui l Assicurato, o un suo famigliare stabilmente convivente, acquisti un ulteriore veicolo in aggiunta a quello attualmente assicurato, dovrà produrre copia dell ultimo attestato di rischio valido, copia di certificato e contrassegno in vigore e copia del libretto della vettura la cui targa è riportata sull attestato, oltre ovviamente alla fotocopia della carta di circolazione relativa al veicolo che si desidera assicurare. Nel caso in cui la Direzione riceva un contratto emesso con tariffa bonus/malus privo della dell attestazione di rischio, della fotocopia della carta di circolazione, del foglio di via o di altro documento idoneo a giustificarne la classe di assegnazione, provvederà a rettificarlo in classe di merito 18 al primo quietanzamento; nel caso di contratti con tariffa fissa con applicazione del pejus, sarà conteggiata la maggiorazione del 30%. In entrambi i casi il contratto verrà disdettato. Verificatesi le condizioni di cui al paragrafo precedente, l Agenzia può far pervenire alla Direzione la documentazione mancante così da riclassificare il contratto, ma non sarà rimborsata alcuna differenza Tariffazione La tariffazione è legata all intestatario al P.R.A. L applicazione di eventuali tariffe convenzionate è legata al Contraente di polizza.

9 3.2.5 Sostituzione di contratti auto. E prevista la sostituzione del contratto per cambio veicolo mantenendo la classe di merito se: - il precedente veicolo viene venduto/demolito/esportato definitivamente/dato in conto vendita/colpito da furto. - il nuovo veicolo sia di proprietà della stessa persona alla quale apparteneva il veicolo uscito di garanzia, o del coniuge in regime di comunione di beni. Tale opportunità si applica anche tra società di persone e socio e viceversa. - In caso di trasferimento della proprietà del veicolo che comporti il passaggio da una pluralità di intestatari ad uno soltanto di essi, e non viceversa. - Il nuovo veicolo deve appartenere al medesimo settore tariffario. In caso contrario, se non sono soddisfatte contemporaneamente tali condizioni, non è possibile sostituire la polizza ma occorre emettere un nuovo contratto. La sostituzione è anche ammessa nei seguenti casi: - inserimento o eliminazione di qualunque garanzia, rispettando i vincoli assuntivi. Si richiede particolare attenzione in caso di aggiunta di garanzie in corso di anno. Ricordiamo che eventuali rimborsi sulle garanzie A.R.D. del contratto sostituito non saranno corrisposti. - Variazione dei parametri tariffari (massimali, residenza dell assicurato, ecc.) - Reimmatricolazione del veicolo - Riattivazione del contratto dopo sospensione - Aggiornamento del valore assicurato a scadenza annuale. Nel caso in cui il valore del veicolo sia adeguato automaticamente dalla procedura INFOCAR, non occorre sostituire il contratto. I documenti giustificativi ai fini dell assunzione possono essere surrogati, in casi eccezionali, da autocertificazione (fatta eccezione per gli attestati di rischio e la documentazione attestante l acquistato). 3.3 Repertori polizze La gestione dei repertori di polizza non viene effettuata. Si richiede comunque particolare cura nell archiviazione dei contratti annullati; tali polizze, auto o R.E., annullate senza effetto dall origine, annullate con appendice, o stornate, devono essere conservate in agenzia in appositi contenitori e messe a disposizione per eventuali controlli. Le polizze AUTO dovranno essere corredate da certificato, contrassegno, carta verde e una copia di polizza; per le polizze R.E. devono essere raccolti gli originali di contratto. 3.4 Coassicurazione In attesa della predisposizione del sistema informatico, gli eventuali casi in cui sia indispensabile assumere polizze in coassicurazione saranno gestiti con il supporto della Direzione Tecnica.

10 3.5 Rimesse fondi alla Agenzia Definizione. La rimessa fondi è il saldo, periodicamente calcolato, dall Agenzia. L importo del saldo è ottenuto sottraendo dalle entrate gli importi delle provvigioni Operatività. La data valuta per il beneficiario delle rimesse è fissa e deve rispettare le scadenze determinate dalla Agenzia. Tale operazione deve essere effettuata esclusivamente attraverso bonifico bancario dal conto corrente di subagenzia a favore del conto corrente della Agenzia: UNICREDIT BANK sede di ORISTANO INTESTATO: IASS INTERMEDIAZIONI SRL C/C ABI CAB CIN G Dopo aver eseguito il bonifico, il subagente deve inviare il modello emesso dalla procedura informatica sul quale è registrata la rimessa inoltre deve essere inviata la relativa documentazione bancaria attestante l avvenuto bonifico. Contestualmente alla chiusura del foglio cassa del giorno di decade, sono eseguite le operazioni per predisporre la rimessa successiva. Si sottolinea l importanza di prestare particolare attenzione alle rimesse decadali e di rispettare la data di valuta, nei termini indicati sull area contabile del sito iassintermediazioni. 3.6 Titoli a termine Ogni mese verranno spedite in agenzia le quietanze accompagnate dal relativo tabulato riepilogativo; i titoli relativi saranno disponibili sulla procedura informatica nella sezione Titoli scadenzario. Il trattamento riservato ai titoli di quietanzamento sarà il seguente: TITOLO INCASSATO: Parte per Direzione Tagliando Agenzia: archiviare in agenzia TITOLO SOSTITUITO a scadenza anniversaria: archiviare in incarto agenzia TITOLO SOSTITUITO in corso di contratto: allegare alla polizza sostituente da allegare in Direzione TITOLO INSOLUTO: trattenere in Agenzia ed allegare ad appendice di annullamento contratto TITOLO ANNULLATO a scadenza anniversaria: archiviare in incarto agenzia TITOLO ANNULLATO in corso di contratto: allegare all annullamento da inviare in Direzione 3.7 Regolazione rendiconti Definizione I saldi dei rendiconti derivano dalla somma delle differenze fra le registrazioni esposte dall Agente sul Giornale cassa e le corrispondenti partite riscontrate dalla Direzione.

11 3.7.2 Modo di operare L Agente è tenuto a verificare ed a registrare tempestivamente sul Giornale Cassa le operazioni indicate ed a segnalare immediatamente alla Direzione eventuali discordanze.

12 3.8 Denunce sinistri Sinistri auto - Modalità apertura denuncia sinistri auto ( RC E CVT ) In attesa che venga rilasciata in tempi brevi la procedura di apertura denuncia di società alla rete agenziale le denunce di sinistro inoltrate dagli assicurati dovranno essere inviate alla Direzione Ufficio Sinistri a mezzo fax ( ) o e mail utilizzando l apposito modulo allegato. Sarà cura dell ufficio sinistri ricontattare l agenzia fornendo le prime notizie inerenti il n di sin istro e la tipologia e qualora si configurasse un diritto di risarcimento a favore dell assicurato, il nominativo del perito. In questa fase sarà estremamente importante raccogliere il maggior numero d informazioni dall assicurato sulla reperibilità del veicolo e sulla presenza di eventuali testimoni e Autorità intervenute. Nel caso di denuncia inoltrata con constatazione amichevole a doppia firma l Ufficio Sinistri in fase di apertura otterrà immediatamente la conferma della copertura assicurativa dalla compagnia debitrice avviando l applicazione della procedura CARD a firma congiunta. Per la denuncia a firma singola verrà inoltrata alla compagnia debitrice oltre alla richiesta di copertura anche una conferma della responsabilità per la quale il termine di riscontro concesso è di 30 giorni nel corso dei quali la società provvederà a disporre comunque perizia sul veicolo assicurato. Le modalità di raccolta delle denunce di sinistri che colpiscano le garanzie CVT sono analoghe e la documentazione da inoltrare sarà costituita dal modulo di denuncia sinistro allegato sottoscritto dall assicurato con una breve descrizione del fatto e per le garanzie che lo prevedano, la denuncia presentata all Autorità. Anche nel caso suddetto l Ufficio Sinistri provvederà a fornire le informazioni necessarie per una rapida e corretta definizione del sinistro. La gestione dei sinistri, esclusi i CARD Debitori, dall apertura fino alla definizione del danno è demandata alla società AciGlobal che dispone di una rete di periti e di carrozzerie, il cui elenco verrà diffuso non appena disponibile, su tutto il territorio nazionale. Tutta la documentazione in originale dovrà essere inviata presso: ACIGLOBAL Servizio Sinistri Viale Sarca, Milano I sinistri CARD Debitori sia a firma congiunta che a firma singola e cioè tutti i sinistri nei quali il nostro assicurato ammetta la propria piena responsabilità e che rispondano ai requisiti della Convenzione, verranno gestiti dalla Direzione Ufficio Sinistri e la relativa documentazione cartacea dovrà essere conservata presso l Agenzia che provvederà alla spedizione solo su specifica richiesta della Direzione stessa Sinistri R.E. La denuncia dell assicurato corredata ove previsto dalle C.G.A., dalla copia della denuncia presentata all Autorità nonché da ogni ulteriore documentazione prodotta, dovrà essere inviata all Ufficio Sinistri di Direzione, che provvederà ad istruire ed a liquidare il sinistro. Sarà cura dell Ufficio Sinistri di Direzione tenere informata l Agenzia in ordine allo stato e alla gestione del sinistro. Eliminato:, Eliminato: anno Eliminato: e

13 4 Aspetti particolari da disposizioni di legge 4.1 Attestazione dello stato di rischio E il documento che fornisce lo stato del rischio del veicolo o del natante; in esso sono riportati i sinistri verificatisi negli ultimi 5 anni e, in caso di tariffa bonus-malus, le classi di merito di provenienza e di assegnazione (interne), riferite all intestatario al P.R.A. del veicolo, nonché la classe di conversione universale CU, che garantisce all assicurato omogeneità di trattamento in caso di trasferimento presso altra Compagnia. L attestato, in originale, deve accompagnare il contratto emesso per assicurare il veicolo a cui l attestato si riferisce. Nel caso in cui l attestazione di rischio emessa da altra Impresa riporti il nominativo del contraente di polizza diverso dall intestatario al P.R.A., il nostro contratto dovrà essere assunto indicando come contraente l intestatario al P.R.A. stesso. La legge n 40 del 2 aprile 2007, ha introdotto due novità riguardanti l attestazione dello stato di rischio: 1. la durata dell attestato è stata estesa fino ad un massimo di 5 anni, allegando le relative dichiarazioni (di fermo veicolo/ di non aver utilizzato la classe per assicurare un altro veicolo) 2. l ultimo attestato di rischio valido, relativo ad un veicolo attualmente assicurato con polizza in vigore, può essere utilizzato per assicurare ulteriori veicoli, del medesimo settore tariffario, dello stesso proprietario (persona fisica) o di un componente stabile del suo nucleo famigliare Modalità di rilascio dell attestazione L Impresa trasmette al contraente almeno 30 gg. prima della scadenza del contratto l attestazione dello stato del rischio. Qualora in corso di contratto si sia verificata una delle seguenti circostanze: furto del veicolo, esportazione definitiva all estero, consegna in conto vendita, demolizione, cessazione definitiva della circolazione, e il periodo di osservazione risulti concluso, l Impresa invia al contraente, almeno 30 gg. prima della scadenza del contratto, la relativa attestazione. Analogo obbligo sussiste nei casi di vendita del veicolo qualora l alienante abbia esercitato la facoltà di risoluzione del contratto. L Agenzia, comunque, è in grado di stampare l attestato di rischio relativo alle scadenze del mese in corso e dei 12 mesi precedenti. Le richieste di emissione di attestato di rischio relative ad altri periodi dovranno essere inviate alla Direzione, che li evaderà entro 15 giorni. Analogamente anche in caso di deterioramento, smarrimento o mancato pervenimento al contraente dell attestazione sullo stato di rischio, l assicuratore ne rilascia un duplicato, su richiesta del contraente, entro 15 g. dalla stessa, senza applicazione di costi. 4.2 Antiriciclaggio Operazioni soggette a registrazione su Archivio Unico Informatico Le imprese di assicurazione a fronte di un pagamento o un incasso devono identificare e registrare in un archivio informatico centralizzato presso la Direzione i soggetti che pongono in essere le seguenti operazioni, secondo gli standard fissati dal Ministero 1. incasso premi e recupero sinistri superiori a euro 2. pagamento sinistri superiori a euro 3. incasso premi e recupero sinistri superiori a 3.098,74 euro (Lire 6 milioni) in contanti; A tali fini deve essere esclusivamente utilizzato il modello 1012 "Identificazione normativa antiriciclaggio", che deve essere trasmesso all Ufficio Gestione Premi possibilmente il giorno dell'operazione e comunque entro 30 giorni da tale data. E opportuno precisare che i pagamenti ovvero gli incassi superiori a euro, effettuati con mezzi diversi dall assegno di bonifico e dal bonifico su conto corrente ed i pagamenti ovvero gli incassi effettuati

14 per importi superiori a 3.098,74 euro in contanti senza procedere agli adempimenti di identificazione e registrazione, sono puniti con una multa da Euro 2.582,28 a Euro ,42 gravante sul personale incaricato dell operazione. L operatore che omette di indicare le generalità del soggetto per conto del quale eventualmente esegue l operazione o le indica false è punito con la reclusione da sei mesi ad un anno e con la multa da Euro 516,47 a 5.164,57. (art. 2 L. 197/91) Non rientrano nella normativa antiriciclaggio le operazioni, di cui ai precedenti punti, se effettuate con uffici di pubblica amministrazione (compresi gli Uffici Postali), banche, società di intermediazione immobiliare, operatori di borsa, agenti di cambio, società di gestione di fondi comuni di investimento, società fiduciarie, imprese di assicurazione italiane, altri intermediari finanziari iscritti in apposito elenco del Ministero del Tesoro. Per tale casistica è però prevista la compilazione di modulistica apposita. Qualsiasi pagamento d importo superiore a euro deve essere effettuato tramite bonifico bancario. Per quanto concerne i pagamenti a mezzo assegno di traenza tale limite si riferisce al pagamento complessivo e non al valore del singolo pagamento, non è permesso pertanto effettuare una liquidazione con l emissione di più assegni con lo stesso beneficiario il cui ammontare complessivo superi i euro. Tale operatività comporta oltre che una semplificazione procedurale, per quanto concerne le dovute segnalazioni relative alla normativa antiriciclaggio, anche maggior sicurezza e minori incombenze nel caso di furto o smarrimento assegni. Solo in via del tutto eccezionale e con specifica autorizzazione da richiedere di volta in volta all Ente Amministrazione Finanza e Controllo, potranno essere effettuati pagamenti superiori a Euro con mezzo diverso dal bonifico. E stata predisposta una procedura per la generazione automatica del modulo Il modello viene stampato in fase di incasso sulla base del seguente specchietto. FORMA DI PAGAMENTO IMPORTO SUPERIORE A EURO ASSEGNO BANCARIO ,00 ASSEGNO DI BONIFICO ,00 ASSEGNO CIRCOLARE ,00 ASSEGNO DI TRAENZA ,00 BONIFICO BANCARIO ,00 CONTANTI (BANCONOTE) 3.098,74 BANCOMAT ,00 VERSAMENTO SU C/C POSTALE ,00 DISPOSIZIONE DI PAGAMENTO R.I.D ,00 Al momento dell incasso del titolo, a seconda della tipologia di pagamento impiegata e della somma incassata, e quindi della necessità o meno di segnalare l operazione ai fini della normativa antiriciclaggio, si presenteranno due diverse videate. Nel caso in cui sia necessaria la segnalazione antiriciclaggio e quindi la stampa del modello 1012, la procedura richiede l acquisizione dei dati per l antiriciclaggio. Bisogna inserire i dati relativi all operazione, i dati del contraente o beneficiario e quelli dell esecutore del pagamento se non coincide con il contraente. Se il contraente è anche esecutore del pagamento, si può utilizzare il comando Duplica e verranno riportati i dati già inseriti. Il campo valuta è già compilato con il codice previsto per l euro; il campo Corrispondenza serve per segnalare i pagamenti per corrispondenza ed è preimpostato sul No. Dopo che i dati sono stati caricati e si è confermata l operazione, viene automaticamente stampato il modello 1012 in formato pdf. Incassi frazionati Tramite l applicativo il titolo è sempre e solo incassabile per intero. Operazioni multiple In presenza di operazioni multiple (incassi di polizze o quietanze effettuati con un unico assegno per un importo superiore ai ) è necessario compilare a mano il modello antiriciclaggio (1012 manuale)

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