25. UTILITA. Permette di esportare in formato.xls la data, il numero di ore svolte, e la descrizione dell attività svolta

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1 25. UTILITA Cliccando sull icona si visualizzeranno una serie di funzioni che permettono al docente di avere dei report sotto forma di dati in file di excel. Abbiamo ritenuto che questa decisione possa favorire maggiormente gli insegnanti che possono in questo modo elaborare altri documenti con i dati esportati. Vediamo le funzioni: Permette di esportare in formato.xls la data, il numero di ore svolte, e la descrizione dell attività svolta Esporta in formato.xls il prospetto della classe con i nominativi e i voti di scrutinio assegnati per la materia insegnata E uno spazio di testo dove è possibile, tramite copia/incolla riportare la programmazione annuale. Permette di fare modifiche E indubbia la necessità di operare frequentemente dei salvataggi di tutti i dati del registro e per ogni evenienza (smarrimento, danneggiamento, furto) del supporto (hard disk o pennetta USB) ci sia la possibilità di ripristinare il registro al momento del salva dati, utilizzando io file che viene prodotto da questa funzione. AVVERTENZA! E sconsigliabile, anzi inopportuno effettuare il salvataggio dei dati o Backup sulla stessa unità disco o pennetta USB ove viene gestito il registro. Il salvataggio DEVE essere eseguito su una unità diversa. In caso contrario in caso di furto o smarrimento o danneggiamento dell unità di memorizzazione oltre ai dati del registro si perderebbero anche i dati di Backup. Quindi ATTENZIONE! Il ripristino dei dati dovrà essere effettuato tramite assistenza tecnica Questa è una funzione molto importante che permette di ripristinare un registro prelevando i dati da un backup (salva dati). E una funzione delicata che va usata con molta attenzione. Leggete di seguito 54

2 26. FUNZIONE DI RIPRISTINO DEI DATI Nelle UTILITA è stata inserita questa importante, ma molto delicata, funzione. Si invitano i docenti a procedere con cautela e, in caso di incertezza, consultare l'assistenza tecnica mediante una mail o rivolgersi ai colleghi individuati dalla scuola come "referenti" anche per le loro competenze in ambito informatico. Quando usare questa funzione: 1. Se nell avviare il programma riceviamo un messaggio di errore nella lettura dei dati del registro. Mediante questa funzione sarà possibile ripristinare il registro con i dati dell'ultimo backup (salva dati) effettuato. Il sistema chiederà di indicare quale è il file.zip di backup e automaticamente riporterà i dati contenuti nel file Salva Dati nel registro da ripristinare. 2. In caso di smarrimento della pendrive o di danneggiamento del registro in modo irrecuperabile In questo caso prima di poter effettuare il ripristino dei dati da un backup è necessario rivolgersi alla segreteria, al Referente o al Dirigente per far generare un nuovo registro che conterrà le classi e gli alunni ma non avrà dati relativi alle lezioni, alle assenze e alle valutazioni. Generato quindi questo registro sarà possibile effettuare un ripristino dei dati fornendo il backup con la procedura descritta sopra. Quindi... niente paura di perdita di dati. L'importante è effettuare i backup con regolarità e precisione 55

3 27. PROGRAMMAZIONE ANNUALE Lo spazio a disposizione permette di scrivere del testo ma non lo possiamo formattare (grassetto, Corsivo, elenchi puntati etc). per migliorare la visualizzazione possiamo operare con copia incolla da un documento di testo esterno. I documenti complessi se hanno immagini e/o tabelle non sono gestibili direttamente. Se scrivo del testo o con copia incolla inserisco del testo all interno del mio spazio editing e poi clicco su (in basso a sinistra) Viene generato un file.rtf (estensione leggibile da qualsiasi word processor) che trovate nella vostra cartella (dove c è anche l eseguibile del registro icarodoce.exe). Questo file ad esempio- riporta il nome della classe e il nome del docente Potete aprirlo con qualsiasi word processor, modificarlo o con copia incolla riportare contenuti da altri documenti. Salvate il file SENZA CAMBIARE IL NOME. Per visualizzarlo o apportare modifiche Se il testo è complesso (con tabelle e/o immagini) prima di cliccare sull icona Programmazione Annuale cliccate sulla cella Appilcazione Standard. In questo modo quando cliccate su Programmazione annuale il documento.rtf sarà aperto all interno del word processor utilizzato comunemente (programma associato all elaborazione di testi) potete modificare e salvare direttamente Nella programmazione annuale cliccando su Applicazione Standard potrete gestire il vostro documento direttamente dal vostro word processor. Apportate modifiche se necessarie poi salvate senza cambiare il nome al file Se oltre alla programmazione annuale volete inserire la programmazione settimanale aggiungente queste informazioni di seguito. 56

4 28. CONSEGNA DEL REGISTRO Cliccando sull icona Invia- Ricevi Dati Su richiesta del Dirigente Scolastico e obbligatoriamente alla fine dell anno si dovrà procedere con la funzione Consegna Registro Anche in questo caso si può optare per l invio via Web oppure su chiavetta. Selezionata la modalità si clicca sull icona Un avviso ci chiederà la conferma della procedura I tempi per l invio dipenderanno dalla quantità di dati e dalla velocità della connessione 57

5 Un messaggio ci comunicherà l avvenuto invio Il Dirigente potrà in automatico importare il registro nel proprio sistema. Se optiamo per l invio su chiavetta la procedura sarà analoga ad altre già esaminate con il salvataggio dove da noi indicato di un file Caratterizzato dal nome del docente che dovrà poi essere consegnato al Dirigente Scolastico il quale lo potrà importare nel proprio sistema. 58

6 29. SALVA DATI Non ci soffermiamo nel ricordare l importanza di questa operazione. Tutti i dati dei registri risiederanno sulle pendrive o sugli Hard Disk del vostro PC. NON ABBIAMO UN DATABASE CENTRALIZZATO e quindi questa funzione è vitale per la salvaguardia dei dati stessi. E una operazione che si svolge in poche decine di secondi ma che può salvare il lavoro di ore. Per attivarla è sufficiente, dalla pagina delle UTILITA cliccare su Oppure l operazione viene richiamata quando si esce dall applicazione oppure la potete lanciare direttamente da In tutti i casi viene mostrato il seguente messaggio: 59

7 Il sistema vi sta chiedendo se volete fare il salvataggio dei dati in locale. Se cliccate su NO avrete l uscita immediata dal programma. Confermando l operazione Il sistema ci chiede dove dobbiamo salvare i dati in locale. Nel salvare i dati prescrive il nome del file.zip con queste caratteristiche _ _27_39.zip il primo gruppo di cifre è il codice del docente le altre sono la data e l ora del backup. NON MODIFICATE QUESTO NOME Terminato il salvataggio dei dati in locale Il sistema vi chiederà se volete effettuare anche il salvataggio dei dati Online. Alla conferma effettua la verifica della connessione e se siete collegati ad Internet sarà effettuata un ulteriore copia di sicurezza anche sul Server Web. Quindi periodicamente fate questa operazione pe VOSTRA ulteriore tranquillità Esiste una regola fondamentale da cui non si può prescindere IL SALVA DATI (BACKUP) DEVE ESSERE FATTO SU UNA UNITA DI MEMORIZZAZIONE DIVERSA DA QUELLA IN CUI RISIEDONO I DATI Per chiarire: Se utilizzo il registro su un PC e memorizzo quindi i dati su un Hard Disk del PC il Salva Dati lo effettuerò su una Pendrive o su un Hard disk esterno. 60

8 Se utilizzo il registro e memorizzo i dati su pendrive dovrò effettuare il Salva Dati sull Hardisk del mio PC o su un altra unità esterna (altra pendrive o Hard Disk esterno) Ricordiamoci quindi che memorizzare il salva Dati sulla stessa unità di lavoro vuol dire che un danneggiamento, perdita, malfunzionamento, sottrazione etc dell unità di memorizzazione non mi permetterà in nessun modo di recuperare i dati. Indicato al sistema dove salvare i dati (è consigliabile creare una cartella con nome backup o similare) NON modificate il nome del file prescritto in quanto riporta il codice del docente, la data e l ora del backup Confermando l operazione verrà effettuata la copia e successivamente un messaggio vi avvertirà se sta effettuano il salvataggio online. Al termine dell operazione sarò avvisato Verificando sulla cartella dei backup: 61

9 I file di backup contengono tutto il registro (di tutte le classi e di tutte le materie) sono dei file.zip e il nome del file riporta dei parametri relativi a chi e quando è stato effettuato il salva dati La frequenza con cui effettuare i Salva Dati dipende dalla frequenza con cui si aggiornano i dati sul registro e quindi potrà essere anche giornaliera, comunque il consiglio è: Ogni volta che effettuate delle variazioni ESEGUITE IL BACKUP. Ogni volta che dovete fare un aggiornamento del software (anche se gli aggiornamenti non influenzano i dati) ESEGUITE IL BACKUP 62

10 30. AGGIORNAMENTI DELLE VERSIONI SOFTWARE Il programma icarodoce.exe che vi è stato consegnato è periodicamente aggiornato sia per risolvere piccoli bug che per implementare il programma con nuove funzionalità. La versione del software in uso è verificabile dalla finestra principale in alto a sinistra (barra del titolo) Icaro Versione XXXXXX Il sistema effettua una verifica della versione del programma in uso (quando vi collegate al server web per qualsiasi operazione). Se la versione usata è precedente all ultimo rilascio l utente viene avvisato che è disponibile una nuova versione del programma. Accettando l installazione viene proposto di fare prima un backup dei dati e successivamente viene effettuato l aggiornamento del software. Prima dell aggiornamento il programma viene chiuso automaticamente. Al termine un messaggio vi avviserà della avvenuto aggiornamento e al successivo avvio potrete lavorare con la versione aggiornata del software.. 63

11 31. Una APP per acquisire i dati in classe e sincronizzare poi con il registro 64

12 ATTENZIONE: L APP NON E IL REGISTRO E UN SISTEMA DI REGISTRAZIONE DI DATI BASE (Lezioni, Assenze, voti, note comportamentali) Tutti docenti che decidono di utilizzare l'app per Mobile (tablet o Smartphone, al momento per Android) potranno, tramite il loro dispositivo mobile, acquisire i dati necessari (giorno di lezione, assenti, valutazioni, osservazioni). Una volta acquisiti i dati (anche offline) mediante una funzione sul proprio dispositivo potranno successivamente inviare i dati registrati sul server web (per l invio è necessario che il tablet o lo Smartphone abbia connessione ad Internet). Possiamo importare i dati inviati dai nostri device mobili sul registro nel nostro PC o Pendrive La funzione Sincronizza da Mobile (ricezione) permette di "importare" e quindi aggiornare il registro sul nostro PC o Pendrive con i dati acquisiti tramite i dispositivi mobili. E' anche possibile il contrario ovvero i dati contenuti sul registro del nostro PC o pendrive possono essere inviati sul server web per essere poi, successivamente, "caricati" sul tablet o lo smartphone (o su tutti e due) mediante una funzione presente sui device. Questa operazione permetterà al docente di avere sul proprio dispositivo mobile i dati del registro aggiornati. 65

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