Organizzazione dello studio professionale

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1 Convegno Mercoledì, 18 novembre ,00/19,00 Grand Hotel Duca D Este Via Tiburtina Tivoli Terme (Roma) Organizzazione dello studio professionale Rag. Domenico Fedele Commercialista Revisore dei Conti

2 Citazioni Nell elaborare la presentazione sono stati utilizzati, principi, considerazioni, metodologie e spunti di diversi colleghi e pubblicisti tra i uali: Dr. Michele D Agnolo (Commercialista - Certificatore ) D.ssa Anna Lisa Copetto (consulente di direzione) D.ssa Laura Graffi (consulente di direzione) Dr. Andrea Stefani (Consulente di direzione) D.ssa Barbara Borgato (Commercialista Docente) Dr. Eugenio Santioni (Consulente di direzioni) ed altri di non minore importanza e competenza che ringrazio per la chiarezza espositiva e la competenza accademica ADERC - Convegno del 18 novembre

3 UNA BUONA ORGANIZZAZIONE DELLO STUDIO ADERC - Convegno del 18 novembre

4 Scenario Mercato Sapere Cambiamento Professione Situazione economica Legislazione Cliente ADERC - Convegno del 18 novembre

5 Studio professionale Sapere Sapere Professionista Broker di informazioni Cliente Sapere finalizzato Genera relazioni con valore di scambio ADERC - Convegno del 18 novembre

6 Organizzare significa Gestire le risorse (umane, tangibili ed intangibili) presenti in uno studio, in modo: Coerente (principi deontologici e valori professionali) Efficace (standard professionali) Efficiente (raggiunge gli obiettivi economici) ADERC - Convegno del 18 novembre

7 Organizzare lo studio Creare un ambiente nel uale le persone desiderano operare mediante strumenti come il controllo della gestione per sviluppare la giusta mentalità. Organizzare è ü Mentalità ü Fiducia ü Gruppo ü Governo condiviso ü Fare insieme ü Pianificazione ü Feed back ü Visione complessiva Organizzare non è ü Un manuale ü Burocrazia ü Standardizzazione ü Comando ü Faccio tutto io ü Improvvisazione ü Concentrazione sul particolare ADERC - Convegno del 18 novembre

8 Organizzare lo studio Professione ü Scienza ü Tecnica ü Intelligenza ü Creatività ü Relazione Arte? L artista interpreta la realtà trasferendo emozioni, il professionista la deve spiegare al cliente perché assuma decisioni. ADERC - Convegno del 18 novembre

9 Organizzare lo studio Cause ostative e difficoltà di realizzazione: Servizio Personalizzato Picchi di domanda molte volte imprevedibili Timore di perdere l indipendenza Impreparazione all organizzazione ADERC - Convegno del 18 novembre

10 Organizzare lo studio Organizzare conviene Perché organizzare: Soddisfazioni professionali Soddisfazioni personale Soddisfazioni economiche Obbligo normativo ADERC - Convegno del 18 novembre

11 Chi deve organizzare L organizzazione riguarda tutti Si comanda con le parole ma si governa con l esempio ADERC - Convegno del 18 novembre

12 Chi deve organizzare La Direzione dello studio Stili di leasership Il Managing partner o l Office Manager Organigramma Specializzazione interdisciplinare Interdisciplinarietà specializzata Il fulcro è l obiettivo obiettivo. Se un professionista non sa cosa vuole non può organizzarsi bene. ADERC - Convegno del 18 novembre

13 Come organizzare La convenienza dell organizzazione dipende da Dimensione Complessità Numerosità dei soci Multidisciplinarietà Specializzazione L attività di organizzazione inizia e non finisce mai. ADERC - Convegno del 18 novembre

14 Organizzazione: investimento di lungo periodo Collaboratori Relazionali Clienti Costi Fornitori Impliciti Economici Espliciti ADERC - Convegno del 18 novembre

15 QUALITÀ ORGANIZZATIVA E PRINCIPI DI MANAGEMENT ADERC - Convegno del 18 novembre

16 Responsabilità della direzione Persone Qualità organizzativa Processi Prodotti Qualità vuol dire fare bene le cose, al momento giusto, per soddisfare i reuisiti dei clienti ADERC - Convegno del 18 novembre

17 Principi di management: Strumenti Principi ISO 9000 nel documento ISO TC 176 N95 (Aic) Mappa dei clienti Caratteristiche del territorio ove è ubicato l ufficio; Caratteristiche dei singoli clienti Esigenze esplicite ed implicite Strumenti misurazione customer satisfation Questionari Interviste Segnalazione reclami altro ADERC - Convegno del 18 novembre

18 Principi di management La leaderschip La direzione stabilisce unità di intenti e di indirizzo creando un ambiente interno che coinvolga dipendenti e collaboratori nel perseguimento degli obiettivi. Kita ADERC - Convegno del 18 novembre

19 Principi di management: Strumenti Vision, Mission ed obiettivi dello studio formalizzati Sistema di comunicazione interno Piano di addestramento e formazione Piano di crescita Sistema delle deleghe Il buon esempio ADERC - Convegno del 18 novembre

20 Principi di management Il personale ed i collaboratori Da esso dipende il successo dello studio Da ciò che sanno Da ciò che sanno fare Dal loro grado di soddisfazione ADERC - Convegno del 18 novembre

21 Principi di management: Strumenti Organigramma Mansionario Sistema di comunicazione Riunioni periodiche plenarie Questionario interno periodico Piani di crescita Riconoscimento dei meriti ADERC - Convegno del 18 novembre

22 Principi di management: strumenti Elenco fornitori ualificati (Albo fornitori) Schede fornitore Piano di strategia comune/accordi ADERC - Convegno del 18 novembre

23 Principi di management: strumenti Processo: insieme strutturato di attività che mediante l utilizzo delle risorse trasforma input in output; L output di un processo diventa l input di un altro processo Ogni processo interagisce con gli altri nel ricercare la soddisfazione del cliente ADERC - Convegno del 18 novembre

24 Principi di management Registrazione dei dati rilevanti Performances dei processi Soddisfazione del cliente Soddisfazione del personale dello studio altro Strumenti di misurazione ed analisi dei dati Tabella obiettivi ed indicatori Questionari altro ADERC - Convegno del 18 novembre

25 Politiche di managament Il miglioramento continuo delle prestazioni deve essere l obbiettivo permanente dello studio ADERC - Convegno del 18 novembre

26 Politiche di management: Strumenti Piano obiettivi indicatori Analisi delle performances Raccolta dati ed indicatori Rappresentazione anche grafica delle informazioni Analisi dei dati rispetto agli obiettivi attesi Piano di miglioramento ADERC - Convegno del 18 novembre

27 IL RUOLO DEL PROFESSIONISTA (LA DIREZIONE DELLO STUDIO) ADERC - Convegno del 18 novembre

28 Ruolo della direzione dello studio Stabilire La vision e la mission dello studio La politica della ualità Obiettivi in termini di clientela Obiettivi in termini di erogazione delle prestazioni Obiettivi in termini economici e finanziari ADERC - Convegno del 18 novembre

29 Criticità nell attività di direzione Incertezza dovuta alla natura dell attività Difficoltà nella gestione delle persone Ridotta preparazione manageriale Individualismo ADERC - Convegno del 18 novembre

30 Ruolo direzionale del professionista Esercitare la propria professione; Aggiornarsi e studiare Gestire un gruppo di persone Coltivare le relazioni con i clienti ADERC - Convegno del 18 novembre

31 Stili direzionali Paternalistico/Dirigista Autorevole Lassez faire ADERC - Convegno del 18 novembre

32 La delega Negli studi si delega male Delegare troppo o troppo poco? Il problema della mancanza di informazione di ritorno ADERC - Convegno del 18 novembre

33 Metodi di management La gestione deve essere pianificata, anche più volte; Bisogna decidere il proprio posizionamento strategico, è difficile fare tutto per tutti; Adottare un comportamento proattivo ADERC - Convegno del 18 novembre

34 Gestione per eccezioni Negli studi con un minimo di dimensioni, si possono stabilire protocolli e mansionari Così si evita che il professionista impartisca direttive gestionali ADERC - Convegno del 18 novembre

35 Gestione per obiettivi Stabilire indicatori misurabili ed obiettivi idonei a definire la priorità dello studio e poterne monitorare la realizzazione Ci si assicura una maggiore probabilità di realizzare uanto pianificato e prendere decisioni più eue nei confronti dei collaboratori ADERC - Convegno del 18 novembre

36 Strumenti di management Sono in ogni caso insostituibili La presenza Il sistema di premi e richiamo in concreto effettuato; L esempio ADERC - Convegno del 18 novembre

37 La forza della presenza Se ad una cosa ci tieni: La tieni stretta a te Ci litighi La sorvegli Le fai la guardia Ne sei geloso ADERC - Convegno del 18 novembre

38 Il rispetto delle regole Fissare poche regole e precise per il team Attenervisi e farle rispettare con coerenza e costanza Non ammettere eccezioni Controllare Delegare ADERC - Convegno del 18 novembre

39 LA MAPPATURA DEI PROCESSI ADERC - Convegno del 18 novembre

40 Cos è un processo Monitoraggio e Misurazione Input Processo Output ADERC - Convegno del 18 novembre

41 Principali processi in uno studio Contabilità Bilanci Dichiarazioni Contenzioso tributario Operazioni straordinarie Redazione pareri e contratti Controllo legale dei conti ADERC - Convegno del 18 novembre

42 Ciclo di Deming Act Plan Check Do ADERC - Convegno del 18 novembre

43 Approccio per processi Identificazione dei processi Primari Secondari Gestionali Mappatura Descrizione Misurazione Cliente Interno ADERC - Convegno del 18 novembre

44 Identificazione dei processi Primari Secondari Gestionali Relativi alle prestazioni professionali Archiviazione Gestione informatica Pianificazione strategica Definizione obiettivi ed indicatori Fatturazione Pianificazione miglioramento ADERC - Convegno del 18 novembre

45 Esempio di un flow ADERC - Convegno del 18 novembre

46 Stralcio della descrizione ADERC - Convegno del 18 novembre

47 Descrizione dei processi Elementi in ingresso Elementi in uscita Risorse impiegate Responsabilità ed autorità Modalità operative Obiettivi Punti di controllo ADERC - Convegno del 18 novembre

48 INTRODUZIONE AL CONTROLLO DI GESTIONE ADERC - Convegno del 18 novembre

49 Controllo di gestione come strumento per il raggiungimento ed il mantenimento delle condizioni di economicità Economicità Euilibro economico Euilibrio finanziario Nel breve e nel medio termine ADERC - Convegno del 18 novembre

50 Il controllo di gestione NON È Solo strumento informatico Strumento di verifica ed ispezione Strumento per il vertice o per parti dello studio ADERC - Convegno del 18 novembre

51 Modello base 1 Gestione 2 Misurazione 3 Confronto dati consuntivi (passato) ADERC - Convegno del 18 novembre

52 Modello completo Definizione degli obiettivi Gestione Misurazione risultati della gestione Rilevazione degli scostamenti Analisi delle cause degli scostamenti Confronto dati consuntivi (passato) Feedbak ADERC - Convegno del 18 novembre

53 Modelli applicativi Controllo antecedente Controllo concomitante Controllo susseguente Antecedente: prima dell inizio dell esercizio permette di valutare preventivamente i piani gestionali Concomitante: durante l esercizio per effettuale eventuali aggiustamenti di rotta Successivo: alla fine dell esercizio, consiste nel confronto tra gli obiettivi predefiniti ed i risultati conseguiti per evidenziare gli scostamenti. ADERC - Convegno del 18 novembre

54 Motivi della scarsa diffusione controllo di gestione Dimensione ridotta Accentramento organizzativo Immaterialità del servizio ADERC - Convegno del 18 novembre

55 Perché adottare un sistema di controllo della gestione Maggiore conoscenza del contesto di riferimento e del business Monitoraggio constante delle variabili critiche Si passa da una gestione passiva ad una gestione proattiva Maggiore potenzialità della redditività dello studio Input per la pianificazione strategica ADERC - Convegno del 18 novembre

56 LA STRATEGIA DELLO STUDIO ADERC - Convegno del 18 novembre

57 Elementi fondamentali di una strategia SERVIZI PROFESSIONALI PROCESSI DI EROGAZIONE PROPOSTE DI OFFERTA CLIENTI TARGET Chi si dovrebbe servire Come servire Cosa offrire Chi servire ADERC - Convegno del 18 novembre

58 Elementi fondamentali di una strategia E necessario definire vision mission valori ADERC - Convegno del 18 novembre

59 Vision Capacità di prevedere il futuro anche da segnali deboli. Abilità di colmare lo scarto tra realtà attuale e potenziale futuro Rappresenta la prospettiva di un futuro realistico, credibile, desiderabile per l organizzazione Rappresenta un gap: legata al tempo ADERC - Convegno del 18 novembre

60 Mission E una misura di uanto cambierebbe il contesto se non ci fosse la vostra organizzazione Descrive la ragion d essere della vostra organizzazione E la differenza che fa la nostra esistenza rispetto al contesto in cui operiamo: è uindi legata la ruolo ADERC - Convegno del 18 novembre

61 Valori Insieme dei valori dominanti dell organizzazione Deve avere rilevanza strategica e non essere una mera dichiarazione di intenti ADERC - Convegno del 18 novembre

62 Aree strategiche di attività E costituita da una o più combinazioni di PRODOTTO/MERCATO/TECNOLOGIA aventi: Una unità di sintesi e responsabilità gestionale; Una struttura economica dedicata Conduzione strategica differenziata derivante dalle caratteristiche della sua area competitiva ADERC - Convegno del 18 novembre

63 Livelli strategici Corporate Strategy Strategia complessiva dell intera organizzazione. Definisce in uali aree strategiche opera lo studio professionale, come sono tra loro correlate, come devono essere gestite ADERC - Convegno del 18 novembre

64 Livelli strategici Strategia di ASA Strategia seguita in una apposita area. Definisce il tipo di vantaggio competitivo dell area e la modalità di competizione nei confronti dei concorrenti ADERC - Convegno del 18 novembre

65 Importanza della strategia di ASA Consente un chiaro posizionamento nel mercato dei servizi; Permette di allineare tutti i componenti dello studio professionale con una conseguente maggiore efficacia strategica; Permette di raggiungere obiettivi nelle tre dimensioni strategiche dello studio professionale ADERC - Convegno del 18 novembre

66 Livelli strategici Clienti (mercato dei servizi) Servizi Assegnazione relazioni Successo Redditività/sostenibilità Organizzazione professionale Soddisfazione Retribuizone Piani di carriera Proprietari (mercato dei capitali) Professionisti (mercato del lavoro) ADERC - Convegno del 18 novembre

67 Definizione di strategia Concetto di strategia in senso stretto Fini ed obiettivi di fondo assunti come definiti. Modi in cui reagisce l organizzazione al suo ambiente ed impiega risorse Concetto di strategia in senso ampio Inclususiva sia dei fondamentali fini perseguiti sia delle politiche intese a realizzarli ADERC - Convegno del 18 novembre

68 Seuenza Vision Budget Vision Mission Strategic plan Budget Visione globale ed astratta Ruolo dell organizzazione professionale Obiettivi, azioni, misure di lungo periodo Obiettivi, azioni, misure di breve periodo 1 Le azioni di breve periodo devono essere conseguenza degli obiettivi strategici dell organizzazione 2 I comportamenti attuali devono essere coerenti con l orientamento strategico di fondo 3 L organizzazione si deve muovere all interno di un sentiero che porti alla massimizzazione del suo valore ADERC - Convegno del 18 novembre

69 Il processo di pianificazione strategica Analisi dell ambiente Formulazione strategia Interno Mercato Competitivo Pubblico Personale Capitale Strutture Sistemi direzionali Formulazione Obiettivi Formulazione strategia Disegno organizzativo Sistemi direzionali Mission Obiettivi Target Portafoglio servizi Opportunità di mercato/prodotto Strategie competitive Posizionamento strategico Target di mercato Struttura Persone Cultura Informatico Strategico Programmazione e controllo ADERC - Convegno del 18 novembre

70 Il piano strategico Deve contenere i seguenti elementi ü ü ü ü ü ü ü ü Dichiarazione di vision e di mission Strategy statement con obiettivi di lungo periodo Valutazione degli asset, dell organizzazione, dell ambiente esterno del azienda Insieme di punti di riferimento (benchmark) strategici per valutare il progresso degli obiettivi di lungo Aree o indirizzi principali di miglioramento Profilo di obiettivi specifici all interno di ogni area Azioni o tattiche per raggiungere ogni obiettivo (action plan) Previsioni economiche, patrimoniali e finanziarie ADERC - Convegno del 18 novembre

71 GRAZIE DELLA CORTESE ATTENZIONE ADERC - Convegno del 18 novembre