Le Dashboard di cui non si può fare a meno

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1 Le Dashboard di cui non si può fare a meno Le aziende più sensibili ai cambiamenti stanno facendo di tutto per cogliere qualsiasi opportunità che consenta loro di incrementare il business e di battere la concorrenza. Ma per individuare queste opportunità, chi detiene il potere decisionale deve poter accedere facilmente a un ampio ventaglio di informazioni e ha bisogno di modalità di visualizzazione avanzate per analizzarle e comprenderle. Ormai, se si vuole stare al passo con i tempi non si può più aspettare che qualcuno crei un nuovo report ogni qualvolta si presenti una questione da affrontare. I decision-maker di un azienda devono poter porre qualunque domanda in qualunque momento e ottenere subito una risposta. Le dashboard rappresentano un modo semplice per accedere ai dati che interessano a un azienda. La tecnologia delle dashboard, oggi, consente di riunire decine di report in un unica rappresentazione visiva di accessibilità immediata. La possibilità di consolidare diversi report in uno solo è stata una delle più grandi novità della Business Intelligence degli ultimi cinque anni, tanto che si è arrivati a ridefinire il concetto stesso di dashboard. In passato le dashboard non erano che un cruscotto con una manciata di indicatori generali, utilizzata solo dai senior executive. Oggi invece le dashboard sono oggetti a sé stanti, altamente interattivi, che contengono le risposte a molte domande ricorrenti legate all operatività di un azienda. Se in passato i manager dovevano aprire decine di report diversi e consolidare successivamente i dati in un foglio di calcolo separato, adesso si limitano a lanciare una dashboard operativa in cui i dati di tutti quei report sono collegati tra loro, pronti per essere visualizzati. Nonostante i notevoli passi avanti compiuti ci sono ancora delle problematiche da affrontare. Oltre alle dashboard sviluppate dall IT, con un insieme di funzioni già predefinite, quello che manca è una nuova generazione di dashboard che gli stessi utenti business possono creare in piena autonomia. Queste ultime dashboard consentono ai manager di porre nuove domande le cui risposte non sono ancora state inserite nelle dashboard create dall IT. Le dashboard sviluppate dagli utenti business consentono loro, in piena autonomia, di esplorare visivamente una 1

2 serie di dati e trovare le informazioni che cercano, senza aspettare che una persona dell IT crei un nuovo report. Le aziende stanno cercando di capire le potenzialità di questi nuovi strumenti. Cosa offrono all utente? Dove si possono acquistare? Da chi? Oggi, più che mai, è fondamentale che le aziende capiscano come poter gestire le dashboard per garantire la propria competitività e sopravvivenza. Un azienda allineata grazie alle dashboard create dall it Le dashboard create dall IT sono uno strumento in rapida diffusione, che consente al personale operativo di utilizzare le informazioni disponibili sulle dashboard stesse e prendere ogni giorno decisioni più precise. Queste dashboard stanno rapidamente sostituendo i report generati dalle differenti linee di business poiché rendono più semplice acquisire informazioni nell ambito dei differenti processi decisionali. Le dashboard sviluppate dall IT vengono create con KPI e metriche precise, nonché sulla base di una formattazione che fornisce una versione univoca dei fatti aziendali a tutti i livelli. I dati societari non sono più appannaggio dei livelli più alti della gerarchia aziendale, ma possono fluire nella loro totalità e in maniera sistematica all interno dell azienda, rivoluzionando il modo in cui vengono utilizzati. Queste dashboard possono essere distribuite a centinaia, se non addirittura a migliaia di utenti, con diversi livelli di interattività e di sicurezza dei dati, offrendo un veloce e semplice accesso a domande standard. Le dashboard create dall IT non solo forniscono una panoramica dell azienda, ma offrono anche dati specifici per linee di business. Mettendo questi strumenti a disposizione del personale operativo, le aziende sono in grado di offrire ai decisionmaker tutti i dati di cui hanno bisogno per gestire con successo l attività aziendale. Una visione completa di tutti i dati disponibili Comprimendo decine di report in un unica dashboard sviluppata dall IT, o DashboardApp, si possono risparmiare tempo e risorse in misura significativa. Le informazioni che un tempo si ottenevano dopo ore, svariati report e molteplici calcoli, ora possono essere analizzate in pochi secondi. All interno di una dashboard di questo tipo, inoltre, possono essere integrati dati provenienti da diverse fonti. Potrebbe non essere sempre presente un datawarehouse centralizzato da cui estrarre i dati necessari, oppure diversi report potrebbero trarre i propri dati da datastore dipartimentali, ma in ogni caso, indipendentemente dal luogo in cui si trovino i dati, le dashboard sono in grado di estrarre e visualizzare senza soluzione di continuità qualunque dato in un unico strumento, accattivante sotto il 2

3 profilo visivo, e facile da utilizzare. Garantire l allineamento dell azienda sarà un gioco da ragazzi e i decision-maker avranno modo di dedicarsi interamente allo sviluppo del business. Informazioni accurate diffuse in tutta l azienda Grazie alle dashboard sviluppate dall IT, è ora possibile diffondere informazioni in funzione del ruolo dell utente che le sta visualizzando. Può essere, infatti, creata una sola dashboard per un intera linea di business, che comprende informazioni provenienti dalla sede centrale, dai singoli paesi, dai distretti e dalle città. Grazie a un filtro basato sul ruolo dell utente, l azienda può risparmiare tempo e risorse, elaborando una sola dashboard per l intera organizzazione. In tal modo vengono comunque messi a disposizione dei singoli utenti tutti i dati di cui hanno bisogno per gestire in maniera efficace la propria attività, senza però condividere informazioni non necessarie o dati sensibili. Nelle dashboard sviluppate dall IT, KPI, metriche e altri attributi chiave sono allineati in tutta l azienda, in modo tale che i singoli gruppi di utenti (Commerciale, Marketing o Logistica) utilizzino lo stesso linguaggio e vedano gli stessi dati. Le informazioni sono quindi disponibili in tutta l azienda in modo coerente e logico. Questa trasparenza è fondamentale per garantire che tutte le componenti di un azienda si muovano nella stessa direzione. Workflow integrati per una maggiore facilità d uso Spesso i workflow analitici sono integrati direttamente nelle dashboard per riprodurre e semplificare i passi che compierebbe un utente se tentasse di estrapolare risposte da decine di report diversi. Invece di trascorrere ore, se non ipad 1:55 PM 1% 3

4 addirittura giorni, a eseguire calcoli e a passare da un report all altro, con un semplice click è la dashboard a farlo. Le risposte che si stanno cercando vengono visualizzate in pochi secondi e, aspetto ancor più rilevante, è possibile adottare decisioni importanti per l azienda sulla base delle più recenti informazioni disponibili. Tutti i dati di cui si ha bisogno sono a portata di mano, per velocizzare il processo decisionale e aumentare la produttività. Grazie ai workflow analitici integrati e alle visualizzazioni basate sul ruolo svolto dagli utenti all interno dell azienda, un collaboratore con funzioni operative potrà decidere di inoltrare o annullare un ordine, di aumentare il personale di vendita o di mettere a magazzino merci diverse in funzione del trend di vendita visualizzato. Gli executive potranno utilizzare una dashboard per prendere una decisione che interessa l azienda nel suo insieme, mentre il personale operativo si servirà della stesso dashboard per prendere decisioni relative ad aree più specifiche dell azienda. le dashboard sviluppate dagli utenti business: più autonomia per tutti All estremo opposto del ventaglio di possibilità offerte, troviamo le dashboard sviluppate dagli utenti business: una nuova categoria di dashboard che consentono agli utenti di esplorare graficamente e visualizzare qualunque set di dati senza la necessità di ricorrere al supporto dell IT. Le dashboard sviluppate dagli utenti business rappresentano Income Statement Analysis Tech2World.com Metrics Revenue Cost of Revenue R&D Gross Profit Selling Costs General and Admin Total Operating Expenses IBIT Interest Income / Expense Income Taxes Net Income $13,529 $6,878 $2,193 $4,459 $1,45 $2,554 $4,3 $455 $82 $145 $31 $6, $5, $4, $3, $2, $1, $ ($1,) ($2,) Revenue Trends Q1 Q2 Q3 Revenue IBIT Q4 Pro-forma Analysis -1% +1% Revenue $13,529 +1% 27,59-1% +1% Gross Profit Cost of Revenue $6, % 13,756 $4,459-18,142 27,59 Income Before Interest & Taxes R&D -1% $2,193-1% +1% +2% 4,386 +1% $455-26,148 27,59 Net Income $31-27,59 27,59 Selling Costs $1,45-1% +15% 2,899 +1% Total SG&A Expenses $4,3 8,7 Interest Expenses & Taxes General & Admin $2,554 +1% 5,17 $145-13,529 13,529 Reset Data 4

5 una soluzione complementare alle dashboard sviluppate dall IT. In pochi minuti, un utente può creare una dashboard da utilizzare immediatamente, usufruibile anche dal suo gruppo di lavoro, con la quale si ha accesso a informazioni aziendali utilizzate in un ottica innovativa. Questo tipo di strumenti consente di esplorare le informazioni a disposizione secondo modalità nuove e, non essendo necessario l intervento dell IT, permette di aggiornare la dashboard con nuovi KPI, metriche e layout, in funzione delle esigenze dell utente. Le dashboard sviluppate dagli utenti business sono essenziali per tenere il passo dell economia globale di oggi. Il tempo è una risorsa preziosa che non può essere sprecata alla ricerca di risposte. Gli utenti di un azienda vogliono avere la possibilità di creare le proprie dashboard in modo tale da accedere a informazioni precise che consentano loro di adottare azioni mirate, e prendere le migliori decisioni possibili. I fogli di calcolo non sono più sufficienti per le analisi personali. Gli utenti di un azienda vogliono visualizzare tutti i dati che interessano loro, ottenendo un risultato del tutto simile alle dashboard sviluppate dall IT, anche in termini di facilità d uso, ma secondo le loro tempistiche e le loro specifiche necessità. Facili da creare a partire da ogni fonte di dati Le dashboard sviluppate dagli utenti business offrono agli utenti la possibilità di visualizzare i dati in funzione delle proprie esigenze o di quelle del loro gruppo di lavoro. Con una formazione di base, un utente potrà iniziare subito utilizzando un template predefinito, per creare dashboard funzionali e informative nel giro di qualche minuto. Dato che l annosa questione della definizione del layout e della formattazione non entra in gioco, l utente potrà concentrarsi interamente sui dati. Le dashboard sviluppate dagli utenti business, inoltre, offrono agli utenti stessi la possibilità di accedere a qualunque set di dati che intendano visualizzare. Dal datawarehouse aziendale fino a un foglio di calcolo, i dati sono immediatamente disponibili, consentendo di costruire subito la propria dashboard. Gli utenti possono esplorare i dati e creare una moltitudine di visualizzazioni, per analizzare le informazioni in modi nuovi e diversi. Si riusciranno così a individuare in un batter d occhio eventuali valori anomali e potranno essere identificati in maniera rapida ed efficiente eventuali ambiti problematici all interno dell azienda. Il supporto dell IT? Non serve! Ogni azienda, al di là delle proprie dimensioni, ha un dipartimento IT sempre indaffarato, spesso oberato di lavoro, e responsabile della manutenzione di tutto, dal software all infrastruttura IT. Analogamente, i gruppi responsabili della business intelligence centralizzata possono essere inondati di richieste provenienti da ogni livello dell azienda, tanto che le richieste degli operativi passano spesso in secondo piano. Le dashboard sviluppate dagli utenti business vengono in aiuto sia degli utenti sia dei gruppi IT o BI, offrendo ai singoli utenti la possibilità di creare le proprie dashboard-tipo, liberando quindi risorse. Gli utenti di un azienda possono 5

6 creare dashboard autonomamente, senza doversi sedere per ore con il personale IT per spiegare le loro esigenze o senza dover aspettare perché una richiesta venga accolta o una modifica apportata. Al contrario, gli utenti possono provvedere rapidamente alle modifiche iterative, velocizzando il time to market. In questo senso, i gruppi di lavoro assumono la funzione di dipartimento BI funzionale e possono operare in maniera più indipendente ed efficiente. Una volta che la dashboard risulti soddisfacente per l utente e il gruppo di lavoro, può essere trasferita all IT per un ulteriore perfezionamento e, se del caso, può essere estesa a tutta l azienda. Modifiche rapide senza interrompere il lavoro Le dashboard sviluppate dagli utenti business offrono inoltre agli utenti aziendali un opportunità unica: esplorare i dati disponibili per supportare un intuizione sull attività dell azienda. Dato che le operazioni di creazione delle dashboard e di selezione dei dati sono entrambe nelle mani dell utente, questi ultimi si possono concentrare unicamente sui dati e analizzarli per trarre le dovute conclusioni. In questo modo gli utenti possono individuare facilmente eventuali anomalie o ambiti problematici e adottare le azioni più adatte per risolvere i problemi riscontrati o sfruttare nuove opportunità. Se gli utenti non hanno un accesso diretto alla creazione e alla visualizzazione di nuove dashboard, invece, i problemi persisteranno, passando inosservati per molto tempo, con conseguenti perdite di opportunità e di business. Avendo la possibilità di svolgere un analisi delle cause dei problemi, gli utenti assumono così un ruolo molto più attivo nel conseguimento del successo dell azienda. un passo avanti verso il futuro grazie alle dashboard di MicroStrategy Per avere successo, le aziende devono avere gli strumenti più adatti per consentire agli utilizzatori di ottenere le informazioni quando necessario. Le aziende di tutto il mondo si stanno già rendendo conto di quanto sia fondamentale poter contare fin d ora sull intera gamma di dashboard: è una sfida da cogliere e vincere. E per farlo, bisogna adottare uno strumento che non si limiti a fornire entrambi i tipi di dashboard, ma che offra un formato facile da utilizzare e in grado crescere al crescere dell azienda. E per avere successo nello sviluppo delle dashboard, un azienda deve disporre assolutamente di entrambe le dashboard sviluppate dall IT e dagli utenti busines a tutti i livelli della sua organizzazione. Il mercato della BI, oggi, presenta diversi tipi di tool per la creazione di dashboard. Alcuni forniscono dashboard sviluppate dall IT, mentre altri consentono di creare dashboard sviluppate dagli utenti business. Alcuni mettono a disposizione le dashboard in rete, mentre altri operano in modalità Cloud o mobile. Le aziende faticano a rispondere alle esigenze di tutti gli utenti, poiché non sono molti i tool in grado di offrire entrambi i tipi di dashboard su ogni piattaforma. Per garantire la stessa esperienza a tutti gli utenti, oltre a provvedere alla sicurezza e all amministrazione a livello centralizzato, è fondamentale utilizzare un unica tecnologia BI per tutta la gamma di dashboard. MicroStrategy, leader di settore MicroStrategy fornisce la migliore generazione di dashboard, sia sviluppate dall IT sia dagli utenti business, offrendo un esperienza senza pari agli utenti di tutta l azienda. Disponibili in modalità Cloud con accesso da 6

7 mobile, oppure sviluppate sul Web e con accesso da Cloud, le dashboard di MicroStrategy rappresentano la soluzione ideale in termini di facilità di creazione e condivisione. Le dashboard di MicroStrategy sviluppate dall IT aziendale offrono visualizzazioni avanzate e widget interattivi che consentono agli utenti di visualizzare ogni informazione in modo nuovo ed entusiasmante. L epoca dei report e delle dashboard statiche è finita. Gli utenti possono toccare, manipolare e utilizzare i dati nell ambito di un esperienza completamente interattiva. Grazie alla funzionalità drill-anywhere, gli utenti possono accedere ai dati contenuti nel datawarehouse senza dover passare da percorsi di drill predefiniti, potendo così analizzare i dati in maniera più profonda e carpendone tutti i significati. Le dashboard sviluppate dall IT di MicroStrategy sono in grado di gestire non solo volumi di dati enormi, ma anche migliaia di utenti contemporaneamente, consentendo a questi ultimi di prendere decisioni in modo più efficace e garantendo l allineamento dell azienda. Le dashboard sviluppate dall IT sfruttano tutte le potenzialità delle funzioni mobile MicroStrategy: in tal modo gli utenti potranno utilizzare le dashboard ogni qualvolta ne avranno bisogno e ovunque si trovino. MicroStrategy fornisce un set di strumenti di facile utilizzo per gli utenti di tutti i livelli aziendali, che potranno così costruire le proprie dashboard. Partendo da template precostituiti sia per il Web sia per il Mobile, gli utenti potranno creare rapidamente e senza difficoltà dashboard dal forte impatto visivo, con una qualità degna del mondo del publishing. Con Visual Insight di MicroStrategy, gli utenti possono creare una dashboard in meno di dieci minuti, potendo contare su un ampia gamma di interessanti modalità di visualizzazione dati. La funzionalità Data Import di MicroStrategy garantisce la piena accessibilità di tutti i dati, che possono essere utilizzati con qualunque dashboard. Con MicroStrategy Mobile le dashboard fai-da-te entrano in una nuova dimensione: gli utenti, infatti, possono vivere la stessa esperienza offerta da un PC in modalità mobile, accedendo alle ipad 1:55 PM 1% 7

8 dashboard ovunque si trovino. Le funzionalità native dei device e le gestualità specifiche della BI incorporata nelle dashboard accessibili da mobile, creano un esperienza appagante e coinvolgente, pur continuando a fornire tutte le informazioni e le elaborazioni necessarie. Poiché MicroStrategy fornisce entrambi i tipi di dashboard in un unica piattaforma, il passaggio da dashboard sviluppate dagli utenti business a dashboard sviluppate dall IT, e viceversa, è semplice. Gli utenti possono creare dashboard-tipo e riutilizzarle più volte, per soddisfare le proprie esigenze e trovare le informazioni richieste. In seguito, gli utenti, possono trasmettere le dashboard all IT per un ulteriore perfezionamento e per la distribuzione in tutta l azienda. Al contempo un gruppo IT o BI può diffondere tra i suoi utenti la prassi di utilizzare dashboard sviluppate dall IT come punto di partenza per la ricerca di nuove informazioni e nuove modalità di visualizzazione dei dati. Successivamente potranno personalizzare le dashboard sviluppate dall IT in funzione delle proprie esigenze ed esaminare in maggiore profondità i dati aziendali o addirittura aggiungere nuovi dati provenienti da altre fonti. Grazie a MicroStrategy gli utenti di un azienda possono acquisire maggiore autonomia liberando risorse dall IT e dalla BI, per una maggiore produttività aziendale. Il vostro domani dipende dalle decisioni di oggi Offrire a tutti i livelli di utenti l intera gamma di dashboard per trovare le informazioni richieste e comprendere più a fondo le attività aziendali è fondamentale per tutte le organizzazioni. Altrettanto importante è l autonomia che le aziende riescono a dare ai propri utenti nella ricerca delle informazioni. Le dashboard sviluppate dall IT e le dashboard sviluppate dagli utenti business svolgono ruoli unici e complementari nella distribuzione delle informazioni. Riuscire a costruire rapidamente una dashboard per individuare un valore anomalo che sta causando dei problemi all interno dell azienda può fare la differenza. Garantire l allineamento dell intera organizzazione con un dashboard sviluppate dall IT può incrementare la produttività ed aumentare la consapevolezza dell importanza dei KPI. Se si utilizzano strumenti diversi per i due tipi di dashboard, gli utenti vivranno un esperienza frammentata, che si tradurrà in incoerenze nei dati, andando a costare all azienda tempo e denaro. MicroStrategy offre alle aziende i migliori strumenti per qualunque tipo di dashboard, su un unica piattaforma semplice da usare MicroStrategy Italy s.r.l. Corso Italia 13, 2nd Floor 2122 Milano, Italy COLL

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