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1 ERP Enterprise - Azienda / Corporation Resource - Persone, Materiali, Impianti, Capitale Planning - Tempi, Luoghi, Quantità Antonio Liuni

2 La GOVERNANCE PASSA ATTRAVERSO l INFORMATION TECHNOLOGY E L ERP NE E IL FATTORE ABILITANTE.

3 I pacchetti ERP (Enterprise Resource Planning) sono sistemi informativi integrati che permettono all impresa di automatizzare in maniera più estesa le proprie attività amministrative e operative. Essi sono soluzioni informatiche che integrano molte funzioni aziendali quali l amministrazione del personale, la produzione di beni o servizi, la logistica, la distribuzione, la contabilita ecc. I sistemi gestionali integrati ERP rappresentano una nuova generazione di soluzioni per il management che caratterizzano la moderna informatica per l azienda. Un sistema ERP è formato da diversi moduli che comunicano tra loro; la caratteristica principale di detto sistema è la gestione integrata di tutta una serie di risorse che fanno parte dell azienda e che la contraddistinguono. Ogni modulo, pertanto, controlla i processi di uno specifico settore, mentre il nucleo del sistema interagisce con un unico database prelevando le informazioni per visualizzarle all utente. Un ERP permette, così, di gestire e tenere sotto controllo tutta l azienda.

4 La comparsa dei sistemi ERP ha aperto la possibilità per i sistemi informativi aziendali di condividere funzionalità. Queste applicazioni, infatti, automatizzano e controllano il flusso di informazioni, veicolando documenti (ad esempio gli ordini o le voci della contabilità) senza la duplicazione dei dati ed altri svantaggi tipici delle tradizionali gestioni organizzative. Dunque gli ERP sono dei pacchetti informatici che comprendono diverse funzioni e supportano processi aziendali che vengono eseguiti all interno di un organizzazione. Questi sistemi sono inoltre caratterizzati dalla predisposizione all interfacciamento con i sottosistemi esterni e hanno una buona capacità di adeguamento all evoluzione tecnologica. Infine, i sistemi ERP supportano la gestione aziendale su diversi piani: integrazione delle attività in processi; comunicazione fra le unità aziendali; tempestività e qualità delle decisioni.

5 Dal dimmi cosa vuoi > al questo e quello che ti serve. Una particolarità dei sistemi ERP è certamente data dall impatto organizzativo, che obbliga l azienda ad adattare le procedure gestionali al sistema in quanto l ERP è basato su processi definiti. Si inverte così la progettazione tradizionale dove il software veniva costruito a seconda delle esigenze aziendali. L implementazione di un sistema ERP prevede, però, la rivisitazione della struttura organizzativa aziendale e dei processi gestionali. In particolare è necessario avere attività per l eliminazione delle mansioni ridondanti e la cancellazione delle procedure legate a sistemi informativi ancorati a vecchi vincoli: in sostanza è essenziale avere un criterio di reingegnerizzazione dei processi di affari che automatizza così il sistema di produzione e dei sistemi aziendali.

6 Dunque cose un ERP?

7 Come si presenta un ERP

8 I pacchetti ERP presentano tre caratteristiche chiave: 1. la modularità dell applicazione 2. la presenza di un business model 3. l unicità del database Modularità dell applicazione: il sistema ERP è costituito da più moduli in grado di funzionare anche separatamente; ciò permette all impresa che non voglia rinnovare contemporaneamente l intero sistema informatico di sostituire selettivamente e progressivamente gli applicativi delle diverse aree aziendali. La caratteristica della modularità consente all azienda di pianificare un inserimento graduale di un ERP, partendo dalle aree in cui le funzionalità dell attuale sistema informatico risultano carenti e lasciando inalterati i programmi considerati utili e validi.

9 Oracle Applications part I Complete Business Suite Order Management Order Management Receivables Configurator Advanced Pricing istore TeleSales Quoting & Proposals Trade Management Release Management Sales Contracts Supply Chain Planning Demand Planning Advanced Supply Planning Constraint Optimization Global Order Promising Manufacturing Scheduling Inventory Optimization Collaborative Planning Transportation Planning Procurement Purchasing Payables iprocurement Sourcing isupplier Portal Procurement Contracts Services Procurement Manufacturing Discrete Manufacturing - Project Manufacturing - Flow Manufacturing - Project Contracts - Shop Floor Management Process Manufacturing Logistics Inventory Management Mobile Supply Chain Apps Warehouse Management Transportation Execution Service TeleService isupport Service Contracts Depot Repair Field Service - Spares Management - Advanced Scheduler - Mobile Field Service Maintenance Mgmt Enterprise Asset Mgmt Self-Service Work Requests Property Manager Product Lifecycle Mgmt Advanced Product Catalog CADView-3D Project Mgmt / Collab Suite UCCNet Trading Connector

10 Oracle Applications Finance Financials - General Ledger - Receivables - Credit Management - Payables / ipayment - Cash Management - Assets - Property Manager - Bill Presentment Arch. Internet Expenses iassets ireceivables Advanced Collections Treasury Lease Management Internal Controls Manager Activity Based Management Customer Data Mgmt Customer Hub Customer Spoke Customer Data Librarian Human Resources Human Resources Self-Service HR Payroll Advanced Benefits Time & Labor Training Administration ilearning irecruitment Projects Project Management Project Collaboration Project Resource Mgmt Project Costing - Project Billing Project Contracts Portfolio Planning Asset Lifecycle Mgmt Marketing & Sales Marketing Trade Management Partner Management Advanced Pricing TeleSales Field Sales Quoting Proposals Incentive Compensation Sales Contracts Interaction Center Advanced Inbound Advanced Outbound Scripting Center Intelligence E-Business Intelligence Balanced Scorecard Financials & Sales Analyzers Enterprise Planning & Budgeting

11 Chiaramente nel caso di un introduzione limitata a pochi moduli l impresa perde parte dei vantaggi propri dell integrazione completa del sistema informativo aziendale ma è in grado di diluire i costi e i rischi di un intervento di cambiamento ad ampio spettro. Business model: Il funzionamento dei diversi moduli del sistema ERP fa riferimento ad un business model unitario, che si ispira a quelle che vengono considerate le best practices delle imprese leader e varia a seconda del settore in cui l impresa opera. Database unico: Tutti i moduli del sistema ERP operano con i dati di un unico database; questo è l elemento chiave alla radice delle caratteristiche d integrazione dei pacchetti ERP. Il database centrale definisce le diverse entità in maniera univoca e omogenea per tutti i moduli. Tale database interagisce con tutte le applicazioni, in modo da garantire la mancanza di ridondanza tra i dati e l'integrità del sistema suddetto.

12 Il concetto piu importante: Base di dati comune I sistemi informativi integrati, si basano su un unico database condiviso permettono ad ogni utente autorizzato di accedere alle informazioni a prescindere dalla sua collocazione organizzativa o localizzazione fisica.

13 Un altra peculiarità degli strumenti ERP è il loro costo alquanto elevato. Inoltre, in quanto i sistemi ERP sono soluzioni riccamente parametrizzabili rispetto ai bisogni dell impresa, capita spesso che al prezzo di acquisto si aggiungono i costi di consulenza degli specialisti di parametrizzazione. Infine, i tempi di progetto si possono allungare se, come di frequente avviene, l introduzione del sistema ERP prevede l avvio di un progetto di reingegnerizzazione dei processi aziendali (BPR, Business Process Reengineering) al fine di conseguire miglioramenti significativi.

14 Architettura Tecnica

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16 Per semplificare tutti questi concetti si pensi ad una richiesta di un ordine ad un azienda che adotta un sistema ERP. Al momento della presenza di questo ordine, il modulo delle vendite può controllare in tempo reale se il prodotto richiesto è presente nel magazzino, scoprendo pure in quale magazzino è reperibile, e può confermare la disponibilità della merce stimando un tempo di consegna. A questo punto, automaticamente entra in azione un processo logistico per la consegna, evitando perdite di tempo e passaggi intermedi di carte e documenti mantenendo unici i dati nella base dati condivisa. Nello stesso momento, l ordine è trasmesso all amministrazione la quale esegue le proprie mansioni come la preparazione della fattura o della bolla di accompagnamento. I dati economici entreranno nel bilancio e nel sistema di controllo di gestione ed analisi finanziaria e tributaria. Nel caso di mancata disponibilità della merce, lo stesso ordine può dar luogo ad un nuovo processo di produzione che determina una serie di ordini di materie prime e di pianificazione di risorse umane e materiali. Tutto questo viene gestito in maniera integrata: le informazioni, infatti,sono scambiate all interno del sistema, parlando lo stesso linguaggio, senza ripetizioni, ricicli o traduzioni.

17 Il mercato mondiale nel campo dei pacchetti ERP è dominato da cinque maggiori produttori: SAP, Oracle, J.D. Edwards, PeopleSoft, Navision e Baan. A livello locale ci sono: TeamSystems, Zucchetti, Thera modulari installazione parametrizzazione benefici costi prestazioni dei processi aziendali controindicazioni rigidità operativa limiti non costituiscono una soluzione strategica

18 ERP: uno sguardo al futuro Le funzionalità essenziali dei sistemi ERP, sono oggetto sempre di studi e di estensioni (si parla appunto di ERP estesi, Extended ERP o ERP II ) nell ambito delle funzionalità di: - gestione dei rapporti con la clientela (Customer Relationship Management); - automazione dei processi di vendita (Sales Force Automation); - gestione della catena di fornitura (Supply Chain Management); - strumenti per il data warehousing e per il commercio elettronico. permette l'accesso al sistema informativo di nuovi utenti: clienti, fornitori e partner, nell'ottica della cosiddetta impresa allargata.

19 Il concetto di azienda estesa

20 Essendo una soluzione informatica che integra tutte le funzioni aziendali, i sistemi ERP consentono a ciascun soggetto (almeno potenzialmente), indipendentemente dal livello gerarchico in cui si trova, una uguale visibilità dei processi aziendali. Ciò è possibile grazie all unicità del database, che permette di avere una organizzazione più trasparente e "governabile", grazie alla possibilità di poter disporre in tempo reale delle informazioni necessarie e sempre affidabili. Con i sistemi ERP si evitano, rispetto ai sistemi tradizionali, i disallineamenti informativi possibili tra le varie funzioni aziendali e si evita anche la disomogeneità della codifica dei dati che rendevano problematico, se non addirittura impossibile il trasferimento dei dati tra le diverse applicazioni. Un sistema ERP, dunque, incide sia sulla qualità del lavoro ma, soprattutto, e la base del processo decisionale. Diventa infatti possibile, attraverso opportune analisi dei dati, aumentare il grado di prevedibilità degli eventi che si verificheranno.

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24 Daily Business Intelligence Role-Based Intelligence Dashboards Daily Results, Flexible Periods Flexible Comparisons Multiple Currencies Performance Measures Reports Links Graphs / Trends

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26 Le applicazioni ERP riducono, inoltre, i costi di coordinamento intra-aziendali e interaziendali favorendo in particolare: - l integrazione fra le diverse fasi della catena del valore, grazie alla capacità dei flussi informativi di connettere le unità operative; si realizzano quindi risparmi nei tempi e nei costi di trasmissione delle informazioni tra le unità organizzative; - la divisione e il coordinamento del lavoro, facilitando i sistemi di comunicazione e di coordinamento. Tali sistemi permettono una gestione semplificata del lavoro in team e ne supportano anche la creazione indipendentemente dalla collocazione fisica dei soggetti; - l integrazione dei sistemi di programmazione e controllo, che migliorano la quantità e la qualità delle informazioni disponibili per il sistema decisionale, disponibilità che influenza fortemente anche le scelte di accentramento/decentramento su cui sono pensati e realizzati gli assetti organizzativi; - l integrazione cognitiva durante la fase di sviluppo dell applicazione richiedendo una profonda collaborazione tra utenti e progettisti. Ma la scelta di adozione di un pacchetto ERP ha anche dei limiti e dei rischi; la sua introduzione è, infatti, per l impresa una scelta strategica non solo per la rilevanza dell investimento, ma anche per la non facile reversibilità della scelta stessa.

27 La configurazione e l installazione di un pacchetto ERP possono infatti durare oltre un anno e richiedere l abbandono pressoché totale degli applicativi precedentemente utilizzati. Proprio per queste caratteristiche di elevato investimento e limitata reversibilità, l adozione di un pacchetto ERP va attentamente considerata nei suoi impatti di breve e lungo periodo. Nel breve periodo il limite principale è legato alla loro effettiva capacità di adattarsi al modo di lavorare dell impresa. I pacchetti ERP, infatti, operano sulla base di modelli di business predefiniti che possono essere solo parzialmente in linea con il modo di lavorare dell impresa e finire quindi per irrigidirne i processi operativi. Il rischio è che si verifichi una situazione in cui non è il sistema informatico ad adattarsi alle necessità dell impresa, ma l impresa che, per poter lavorare, si adegua alle specifiche e alle procedure dell ERP. Quando si verificano simili conflitti tra obiettivi dell impresa e funzionalità del sistema informatico, difficilmente i progetti di implementazione riescono a raggiungere i risultati attesi.

28 Nel lungo periodo il rischio principale è legato al fatto che, con l adozione di un pacchetto ERP, l impresa rinuncia all utilizzo di un software gestionale proprio;ciò implica l attribuzione ad un impresa terza la software vendor dell ERP - di un attività critica quale la progettazione e il mantenimento o l upgrading del proprio software gestionale. Nonostante i rischi a cui l azienda può andare incontro risulta evidente che ormai è quasi impossibile fare a meno di un sistema informativo informatizzato, ERP o qualsivoglia esso sia. Qualora decida di adottare un sistema di ERP è necessario sapere che la sua introduzione comporta necessariamente delle modifiche a livello organizzativo aziendale (ridisegno dei processi di business, ridisegno del network e ridefinizione del business) che devono essere vagliate attentamente prima di poter decidere quale sia la soluzione più appropriata alle sue esigenze organizzative.

29 SaaS Il SaaS (Software as a Service) rappresenta un sistema per la distribuzione di applicazioni attraverso Internet, come un servizio. Anziché installare e mantenere del software, vi si accede semplicemente tramite Internet, senza doversi occupare della complessa gestione di componenti hardware e software. Una delle parole d'ordine del tema SaaS è: convergenza. Come dire: tutto in un posto e raggiungibile da ovunque. Banalmente un esempio di SaaS è rappresentato dalla suite di Google che permette di gestire i propri documenti online o dell Agenda. Ma ci sono ovviamente esempi più intriganti e di alto livello. Suite di stampo enterprise che sanno raggiungere livelli di complessità veramente strabilianti. Passiamo da Oracle con le sue soluzioni di ERP on demand fino a Salesforce per quelle di CRM. E ce ne sono ovviamente molti altri.

30 Il fornitore distribuisce il software sulla base di una struttura dati ed un set di codice comune,utilizzato secondo un modello uno-a-molti da tutti I clienti Possibili perplessità Personalizzazione dell applicazione Emergono Un modello di IT a consumo Aspetti contrattuali e metriche di utilizzo

31 Overview of Oracle Business Rules Oracle Business Rules enable dynamic decisions at runtime allowing you to automate policies, computations, and reasoning while separating rule logic from underlying application code. This allows more agile rule maintenance and empowers business analysts with the ability to modify rule logic without programmer assistance and without interrupting business processes. What are Business Rules? Business rules are statements that describe business policies or describe key business decisions. For example, business rules include: Business policies such as spending policies and approval matrices. Constraints such as valid configurations or regulatory requirements. Computations such as discounts or premiums. Reasoning capabilities such as offers based on customer value.

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33 public boolean checkdriveragerule (Driver driver) { boolean declinerent = false; int age = driver.getage(); if( age < 21 ) { declinerent = true; } return declinerent; This code is not easy for nontechnical users to read and can be difficult to understand and modify With Oracle Business Rules you can use declarative rules, where you create rules that make declarations based on facts rather than coding. IF a Customer is a Premium customer, offer them 10% discount IF a Customer is a Gold customer, offer them 5% discount In declarative rules: Statements are declared without any control flow Control flow is determined by the Rules Engine Rules are easier to maintain than procedural code Rules relate well to business user work methods

34 Non Piu solo Post Factum

35 end-to-end business flows Recruit to Hire

36 DAL SISTEMA ERP ALLA BUSINESS INTELLIGENCE I sistemi ERP costituiscono uno strumento operativo formidabile perché consentono di integrare la maggior parte delle informazioni necessarie per la gestione: la disponibilità di queste informazioni per l analisi del business e per il supporto alle decisioni manageriali è invece molto bassa, a causa dell elevato dettaglio presente nei database, dell estrema frammentazione dei dati e dell orientamento delle tabelle più agli oggetti della gestione (il movimento di magazzino, la causale contabile, il documento di trasporto, la fattura, ecc.) che non ai soggetti (il prodotto, il cliente, la rete di vendita, l area geografica, ecc.).

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