REGOLAMENTO PARTICOLARE PER LA CERTIFICAZIONE SA8000 I & F BUREAU VERITAS ITALIA REGOLAMENTO PARTICOLARE CERTIFICAZIONE SA8000

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1 Emesso da Ufficio: REGOLAMENTO PARTICOLARE INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE GENERALITA IMPEGNI DI BUREAU VERITAS IMPEGNI DELL ORGANIZZAZIONE RIFERIMENTI TERMINI E DEFINIZIONI ITER DI CERTIFICAZIONE RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE OFFERTA PER LA CERTIFICAZIONE AUDIT DI CERTIFICAZIONE PREAUDIT CONDUZIONE DELL AUDIT STAGE 1 (INITIAL AUDIT) STAGE 2 (MAIN AUDIT) APPROVAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE MANTENIMENTO RICERTIFICAZIONE TRANSFER AUDIT REGISTRO DELLE ORGANIZZAZIONI E USO DEL LOGO MODIFICHE DEL CAMPO DI APPLICAZIONE E DELLE NORME RECLAMI ALL ORGANIZZAZIONE CERTIFICATA AUDIT ADDIZIONALI SOSPENSIONE DEL CERTIFICATO RITIRO DELLA CERTIFICAZIONE PUBBLICITÀ DELLE INFORMAZIONI E RISERVATEZZA RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI... 8 Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 1/8

2 Emesso da Ufficio: VERSIONE DATA COMMENTI 00 Nuova emissione (ex GP01 ) Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 2/8

3 Emesso da Ufficio: SOMMARIO Il presente regolamento particolare integra e sostituisce le disposizioni del documento Bureau Veritas REG 01- Regolamento per la certificazione dei sistemi di gestione. 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Questo documento contiene i requisiti integrativi del Regolamento Bureau Veritas per la certificazione dei sistemi di gestione (REG-01) e si applica allo schema per la certificazione di conformità alla norma SA gestita da Social Accountability International (SAI). 2. GENERALITA Bureau Veritas opera su questo schema sotto accreditamento del Social Accountability Accreditation Services (SAAS). 3. IMPEGNI DI BUREAU VERITAS 4. IMPEGNI DELL ORGANIZZAZIONE Al fine di poter ottenere e mantenere la certificazione, l organizzazione richiedente deve rispettare e documentare l applicazione di tutti i requisiti applicabili della norma di riferimento, dei requisiti definiti dall organismo di accreditamento (SAI), pubblicati e consultabili sul sito nonché le prescrizioni del presente documento e di quelli in esso richiamati. Il campo di applicazione della certificazione deve comprendere tutto il personale e i siti compresi nell ambito di responsabilità dell organizzazione, senza esclusione alcuna. La norma SA non si applica alle organizzazioni del settore marittimo. 5. RIFERIMENTI Procedure SAI ( Advisories (regolamenti tecnici) dell Ente di Accreditamento SAAS reperibili sul sito 6. TERMINI E DEFINIZIONI Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 3/8

4 Emesso da Ufficio: 7. ITER DI CERTIFICAZIONE 8. RICHIESTA DI CERTIFICAZIONE 9. OFFERTA PER LA CERTIFICAZIONE 10. AUDIT DI CERTIFICAZIONE (Multisito) I luoghi di lavoro per essere oggetto di campionamento devono essere omogenei dal punto di vista delle condizioni di lavoro. (Criteri di campionamento) Per determinare il campione di siti da visitare si utilizza la seguente tabella: Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 4/8

5 Emesso da Ufficio: Number of sites Sample size initial certification audit and recertification audit Sample size surveillance audit Remark s % none *] (il 32%) *] % min (about 22%) % min (about 18%) % min (about 15%) *] *] *] % min % min 7 *] % min % min 10 *] % min % min 19 *] % min % min 33 *] % min % min 50 *] > % min % min 60 *] *] Almeno il 25% del campione è scelto a caso. Il restante in modo da assicurarne la rappresentatività. Nelle verifiche di sorveglianza tutti i siti aziendali devono essere verificati nel corso del triennio di certificazione. 11. PREAUDIT 12. CONDUZIONE DELL AUDIT Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 5/8

6 Emesso da Ufficio: 13. STAGE 1 (INITIAL AUDIT) (Obiettivi dell audit) In questa fase è esaminata la documentazione pertinente (politiche, procedure, documenti organizzativi, altri documenti relativi alle prescrizioni obbligatorie e di legge) e sono raccolte informazioni sul contesto tramite la consultazione di parti interessate quali i sindacati, le ONG e altre organizzazioni, attraverso l osservatorio nazionale e internazionale di Bureau Veritas. Per garantire l efficacia di questa fase preparatoria lo stage è svolto di norma con un anticipo di un mese rispetto al successivo stage 2 ed in ogni caso l intervallo tra le due fasi non può essere inferiore a 15 giorni. L organizzazione deve essere in grado di dare evidenza delle seguenti attività: esistenza di un Sistema di Gestione SA documentato e applicato da almeno tre mesi; realizzazione del sistema di monitoraggio interno e gestione delle azioni correttive; rispetto delle leggi e dei regolamenti nazionali applicabili; conduzione di almeno un riesame da parte della Direzione Il richiedente sottopone all esame di Bureau Veritas, una copia dei seguenti documenti gestiti in forma controllata, se applicabili: Politiche, procedure ed eventuale manuale del sistema di gestione per la responsabilità sociale Organigramma funzionale e nominativo Mappatura del personale Piano di controllo dei fornitori Documento di valutazione dei rischi relativi alla salute e sicurezza Copia del CCNL di riferimento e di eventuali accordi integrativi Schema dell orario di lavoro e degli eventuali turni Elenco dei documenti relativi al sistema di gestione per la responsabilità sociale. I documenti devono permettere di valutare il rispetto dei requisiti cogenti, quale prerequisito per la prosecuzione delle attività. 14. STAGE 2 (MAIN AUDIT) (Obiettivi dell audit) Nella verifica è previsto il ricorso anche a questi eventuali mezzi: colloqui con la direzione interviste ai lavoratori, individuali, di gruppo e focus group osservazione diretta somministrazione di questionari. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 6/8

7 Emesso da Ufficio: 15. APPROVAZIONE DELLA CERTIFICAZIONE 16. MANTENIMENTO (Cadenza) Nel primo ciclo di certificazione la prima verifica è eseguita a 6 mesi dal termine della verifica di stage 2. Le successive quattro hanno cadenza semestrale. La seconda verifica di mantenimento è a sorpresa e può essere pianificata in un arco di tempo che va da 2 mesi prima a 3 mesi dopo la cadenza naturale. Nei successivi cicli di certificazione, le aziende possono fare richiesta di passare ad una sorveglianza con cadenza annuale. Tale richiesta va espressa nella fase antecedente la firma del contratto di rinnovo. Spetta al comitato tecnico di Bureau Veritas valutare tale richiesta, in funzione dell'affidabilità del sistema di gestione, sulla base degli esiti delle verifiche del precedente triennio. Se la richiesta venga accolta, la cadenza delle sorveglianze diventa annuale, per un totale di due sorveglianze nel triennio, di cui almeno una deve essere a sorpresa. 17. RICERTIFICAZIONE 18. TRANSFER AUDIT 19. REGISTRO DELLE ORGANIZZAZIONI E USO DEL LOGO 20. MODIFICHE DEL CAMPO DI APPLICAZIONE E DELLE NORME 21. RECLAMI ALL ORGANIZZAZIONE CERTIFICATA Alle organizzazioni richiedenti la certificazione ed ai licenziatari del marchio Bureau Veritas è richiesto di definire ed applicare una procedura per la gestione dei reclami relativi ai rapporti con i lavoratori ed in generale agli aspetti di responsabilità sociale dell organizzazione. La procedura deve descrivere: metodi e strumenti che consentano alle parti interessate esterne ed ai lavoratori di comunicare, anche in forma anonima, gli eventuali reclami o segnalazioni. Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 7/8

8 Emesso da Ufficio: l impegno da parte del management nel fornire prontamente le risposte ai reclami ricevuti. Tali risposte devono essere indirizzate a coloro che hanno comunicato il reclamo o, in caso di segnalazioni anonime, al rappresentante dei lavoratori per. Nel caso in cui tali reclami o segnalazioni non fossero presi in carico dall azienda deve essere riconosciuta la possibilità, per i lavoratori e le altre parti interessate, di comunicare i propri reclami in forma scritta direttamente a Bureau Veritas al seguente indirizzo, che l azienda provvederà a comunicare al proprio interno: Bureau Veritas Italia Spa Divisione Certificazione Att.ne Responsabile Settore Etica Via Privata Miramare 15, Milano- Qualora Bureau Veritas si dimostrasse carente nell applicazione della procedura, descritta al successivo paragrafo, deve essere riconosciuta la possibilità, per i lavoratori e le altre parti interessate, di comunicare i propri reclami in forma scritta direttamente all ente di accreditamento al seguente indirizzo, che l azienda provvederà a comunicare al proprio interno: Social Accountability Accreditation Services (SAAS) 220 East 23rd Street, Suite 605, New York, NY fax: La definizione e l applicazione della procedura per la gestione dei reclami devono avvenire con il coinvolgimento e la collaborazione delle rappresentanze sindacali, se presenti, e del rappresentante dei lavoratori per. Nel corso delle verifiche ispettive è cura di Bureau Veritas valutare l efficace applicazione di questa procedura. 22. AUDIT ADDIZIONALI 23. SOSPENSIONE DEL CERTIFICATO 24. RITIRO DELLA CERTIFICAZIONE 25. PUBBLICITÀ DELLE INFORMAZIONI E RISERVATEZZA 26. RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI Copia controllata del presente documento è solamente quella elettronica disponibile on-line sulla rete aziendale. 8/8

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