SISE SEMINARIO ISTRUZIONE SEGRETARI. Modena 30 marzo Governatore 2019/2020 Angelo O. Andrisano

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1 SISE SEMINARIO ISTRUZIONE SEGRETARI SIPE Seminario Istruzione Presidenti Eletti SISE Seminario Istruzione Segretari Eletti SIPR Seminario Istruzione Prefetti Eletti SITES Seminario Istruzione Tesorieri Eletti SISTR Seminario Istruzione Istruttori Eletti Modena 30 marzo 2019 Governatore 2019/2020 Angelo O. Andrisano

2 Programma SISE Sala Biblioteca Sessione dedicata ai Segretari Eletti 11,00 Presiede Paolo Ghiacci, Segretario Distrettuale 2019/ ,15 11,30 11,45 Paolo Ghiacci Ruolo e Compiti Il Manuale del Segretario Claudio Pezzi Co-Segretario Distrettuale 2019/2020 Il Segretario di Club, un sapiente a supporto dei dirigenti di club Gabriele Garcea Segretario Bologna Sud Dimostrazione pratica dell uso di MyRotary e Club Communicator Question Time 12,15 Riprende la Sessione Plenaria, rientro in Auditorium

3 RUOLI E COMPITI Il Manuale del Segretario Paolo Ghiacci Segretario Distrettuale

4 RUOLO E RESPONSABILITA DEL SEGRETARIO DI CLUB PRIMA Partecipa agli eventi formativi ed al congresso distrettuale Si incontra con il segretario uscente e prende in consegna l archivio del club Si incontra con il consiglio direttivo entrante del club DURANTE Fa parte del consiglio direttivo e della commissione Amministrazione del club Redige i verbali delle riunioni ordinarie, delle riunioni del consiglio direttivo e delle assemblee Assiste il presidente del club, il tesoriere e le commissioni Gestisce la corrispondenza, risponde alle , invia avvisi ufficiali e inviti Conserva il materiale promozionale, i cartellini portanome e gli altri articoli usati alle riunioni Conserva i documenti storici del club AL TERMINE Scrive un rapporto annuale alla fine dell anno rotariano Si incontra con il suo successore a cui consegna l archivio del club

5 LE COMMISSIONI

6 IL MIO ROTARY Hai creato il tuo account su rotary.org/it? Navigate e. siate curiosi

7 AMMINISTRAZIONE DEL CLUB - Gestione Controlla le attività secondo il programma del soprariportato calendario Consegna al tesoriere le fatture semestrali del club, da saldare a gennaio e a luglio Registra le presenze alle riunioni del club e ne invia un rapporto mensile al governatore Aiuta ad organizzare la riunione annuale per l elezione dei dirigenti Assieme al Presidente e il C. Direttivo valuta attività del club e redige il resoconto semestrale

8 AMMINISTRAZIONE DEL CLUB Comunicazione Newsletter e bollettino del club Sito web e social media Comunicazioni rivolte al Governatore e al Segretario Elezioni Rapporto Annuale

9 EFFETTIVO Aggiorna i dati del club Aggiorna l elenco dei soci nelle pagine de Il mio Rotary non appena si verificano dei cambiamenti Aggiorna le informazioni relative al club e ai suoi dirigenti da pubblicare nell Official Directory

10 FINANZE Fatture del club Quote sociali Revisione dei conti

11 REGISTRI, ARCHIVI E RISORSE Statuto e Regolamento Gli Archivi Supporto del Distretto e del Segretariato Risorse online Pubblicazioni Media

12 Il Segretario di Club, un sapiente a supporto dei dirigenti di club Claudio Pezzi Co Segretario Distrettuale

13 FINANZE Rapporto con Rotary Il Segretario conosce, vede e supporta l attività dei dirigenti di club su tutto! Ex multis, sulla gestione finanziaria del club : Quote a favore del Club Altri oneri finanziari stabiliti dal RI Donazioni alla Fondazione Rotary

14 Le Quote sociali al Club - Ruolo di supporto del Segretario Il segretario deve aiutare il tesoriere nell esazione delle quote sociali e di eventuali altri importi dovuti (ad esempio, per i pasti consumati durante le riunioni settimanali), inviando ai soci le fatture entro i tempi stabiliti dal club, registrando i pagamenti ricevuti e confermandoli con una ricevuta. I TITOLO ritardidella nei pagamenti DIAPOSITIVA devono essere notificati al consiglio direttivo del club. I contributi del Club al Distretto Ruolo del Segretario Verifica delle Contribuzioni trimestrali, comunicazione al Distretto (mediante il modulo di riferimento) I contributi del Club al RI Ruolo del Segretario Verifica delle Contribuzioni semestrali: USD a socio per semestre per il

15 Statuto e Regolamento del Club, atti dei CD dei precedenti anni Il segretario dovrebbe conoscere gli atti del club per consigliare e guidare il Presidente e i soci nella attività di club, nel rispetto delle regole. TITOLO Manuale DELLA di DIAPOSITIVA Procedura del RI (2016) Il Manuale di procedura vuole assistere i dirigenti rotariani a comprendere i regolamenti e le norme procedurali del Rotary più rilevanti per i loro incarichi. Il Manuale è pubblicato ogni tre anni dopo il Consiglio di Legislazione; ogni club e dirigente del RI ne riceve una copia. In caso di dubbi sull interpretazione del suo contenuto, documenti costituzionali e di governance inclusi, fa testo la versione in lingua inglese.

16 Dal sito web My Rotary.org: Segretario In qualità di segretario, tu consenti al club di continuare ad operare in modo regolare ed efficace. Inoltre, provvedi a monitorare le tendenze del club per individuare i suoi punti di forza e le aree problematiche e condividi i dati rilevati con i dirigenti di club e distretto. TITOLO DELLA DIAPOSITIVA Funzioni Custodire i dati dei soci: aggiorna i dati sui soci. L'importo della fattura viene calcolato in base al numero di soci attivi del club alla data del 1º gennaio e 1º luglio. ( ) Conservare i verbali di club, del consiglio e delle commissioni Collaborare col segretario entrante per garantire un avvicendamento e passaggio di consegne senza interruzioni. Preparazione Segui i corsi online per il segretario di club nel Centro Formazione Partecipare all'assemblea di formazione distrettuale Collaborare con il segretario uscente

17 Il Learning Center nel sito web My Rotary: TITOLO DELLA DIAPOSITIVA

18 Il supporto al Club dal RI: TITOLO DELLA DIAPOSITIVA

19 RI e RF Il Segretario deve essere a conoscenza dei meccanismi della RF e dei suoi programmi anche per indirizzare correttamente le richieste che giungono TITOLO al club: DELLA DIAPOSITIVA Sovvenzioni distrettuali (MoU, termini per Presidente incoming); Sovvenzioni Globali e Aree Focus; Programmi di Borse di studio GG, UNESCO, Pace; Polio Plus; Leva finanziaria della RF.

20 RI e RF (...) dal documento Linee Guida delle Sovvenzioni (distrettuali e globali) la parte iniziale: TITOLO II. LINEE DELLA GUIDA DIAPOSITIVA SULL IDONEITÀ Tutte le iniziative finanziate dalle sovvenzioni devono: 1. Essere attinenti alla missione della Fondazione Rotary. Dal Manuale di Procedura (2016): MISSIONE DELLA FONDAZIONE ROTARY La missione della Fondazione Rotary è consentire ai Rotariani di promuovere la comprensione, la buona volontà e la pace nel mondo migliorando le condizioni sanitarie, appoggiando l istruzione e alleviando la povertà. (TRFC )

21 La Tutela dei dati personali Il Segretario deve verificare la corrispondenza dell operato del club alle norme di legge del GDPR 2016/679 e 196/2003; TITOLO DELLA DIAPOSITIVA Identificazione dei Dati e loro Gestione e Conservazione; Regolamento in materia di Informativa e Consenso; Titolare del Trattamento; Responsabile del Trattamento; Flussi di Dati con Distretto e RI e RF; Violazioni di dati personali e Comunicazioni obbligatorie.

22 Dimostrazione pratica dell uso di MyRotary e Club Communicator Gabriele Garcea Segretario Bologna Sud