Corso di Informatica. Immissione di dati. Visualizzazione come foglio dati 1. Visualizzazione come foglio dati 2 11/01/2008

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1 Corso di Informatica Immissione di dati La modalità di inserimento che ricorda più Excel è la visualizzazione come foglio dati Ing. Dario Sguassero Microsoft Access 2/3 11/01/ Visualizzazione come foglio dati 1 In questa modalità nel menù formato si ritrovano molte personalizzazioni viste in Excel: formato carattere altezza righe e larghezza colonne rinomina e nascondi colonne con la differenza che qui tendono ad avere un influenza globale sul foglio Visualizzazione come foglio dati 2 Altri comandi invece si discostano maggiormente, come: formato del foglio dati (come formato del bordo e motivo di sfondo delle celle) blocco delle colonne (richiama l idea del blocca riquadri spostando la colonna a sx) pulsanti di inserimento e spostamento tra i record (come in dati -> modulo di Excel) 11/01/ /01/

2 Ordinamento dei record Cliccando con il tasto destro sul nome del campo si può scegliere il tipo di ordinamento semplice desiderato A differenza di Excel qui è reversibile tramite menù->record->rimuovi filtro/ordine Ricerca tra i record 1 La finestra di ricerca si attiva come in Excel dal menù -> modifica -> trova Si può impostare anche campo, direzione e modalità di ricerca (menù confronta) 11/01/ /01/ Caratteri jolly: Ricerca tra i record 2 * qualsiasi sequenza di caratteri, es. mari* trova sia marioche maria, marietta emari? qualsiasi carattere (unico), es. mari?trova sia mariache marioma non marietta [] tra parentesi si indicano le alternative, es. signor[ae] trova signora e signore ma non signori Ricerca tra i record 3! crea un filtro negativo tra le alternative, es. signor[!ai] trova signore ma non signora e signori Maiusc+F4 reitera la ricerca La scheda sostituisci aggiunge la possibilità di modificare il testo trovato 11/01/ /01/

3 Filtri I filtripermettono di ridurre i record visualizzati nella finestra, quindi di spostarsi più agevolmente tra loro. Si richiamano dal sottomenù del menù record -> filtro Rimozione filtri Quando un filtro è attivo compare in basso a destra nella barra di stato la scritta FILT Con Rimuovi filtro/ordina del menù record ripristino la situazione iniziale, mentre con Applica filtro/ordina richiamo l ultimo filtro impostato 11/01/ /01/ Filtro in base/esclusione selezione Il filtro in base a selezione è il più semplice perché mantiene solo i record con lo stesso valore nel campo attualmente attivo Il filtro ad esclusione selezione viceversa mantiene solo i record con un valore nello stesso campo diverso da quello attualmente attivo Filtro in base a maschera Questo filtro richiama l idea del filtro automatico di Excel, l operazione su ogni campo è richiamabile da un menù a tendina, ma: l opzione è editabile compare un menù filtro per operazioni più avanzate bisogna avviarlo con il pulsante ad imbuto applica filtro 11/01/ /01/

4 Come in Word ed Excel: Stampa è possibile stampare solo una selezione (contigua) di record se il record occupano più della larghezza del foglio la stampa seguirà l andamento a Z event. è possibile personalizzare i margini, ruotare il foglio Esportazione dati Si possono trasferire le tabelle su Excel o Word con il comando menù -> file -> esporta, indicando il nome del nuovo documento e scegliendo il tipo opportuno di file (.xls per Excel,.rtf per Word) 11/01/ /01/ Importazione dati 1 Mediante l apposito procedura guidata si possono importare dati da Excel (anche da file di testo, purché siano tabelle) 1. Attivare l importazione dal menù -> file -> carica dati esterni -> importa Importazione dati 2 2. Scegliere il file da caricare (se scelta la giusta directory non compare nella lista provare a cambiare il tipo di file visualizzati) 3. Scelgo il foglio con i dati di interesse verificandoli nell anteprima 11/01/ /01/

5 Importazione dati 3 4. Se ci sono le intestazioni di colonna spuntare l apposita opzione 5. Quindi indicare il nome della tabella e premere Fine L opzione avanzata di analisi dei dati serve per evitare dati duplicati e scomporre eventualmente l elenco in più tabelle relazionate 11/01/ Chiave primaria Ogni tabella deve avere una chiave primaria, ovvero un campo (event. multiplo) con tutti i valori unici. Per default Access propone di aggiungere come chiave primaria un contatore automatico del numero di riga. È una soluzione utilizzata spesso, se però ci sono alcuni campi unici meglio definire questi chiave primaria. 11/01/ Esempi chiave primaria cod. fiscale per l elenco dei dipendenti cod. prodotto per il magazzino num. fattura per le fatturazioni latitudine&longitudine per dei POI (punti di interesse) la p.iva non va bene perché una ditta potrebbe avere più sedi nome&cognome no perché casi di omonimie Query Le querypermettono la ricerca di informazioni in una o più tabelle: consentono di definire quali record e campi visualizzare. Il risultato di una query è un recordset, l insieme dei record che soddisfano la condizione della query: non è una tabella, non contiene dati, ma è solo una funzione che definisce come generarli, quindi il risultato si aggiorna automaticamente al variare dei dati di partenza. 11/01/ /01/

6 Query creazione guidata 1 Esiste una procedura guidata per creare query: Nella finestra database selezionare il relativo comando per l oggetto query(tutti i comandi di questa finestra sono accessibili anche dal menù -> inserisci) 11/01/ Query creazione guidata 2 Scegliere la tabella e i campi da visualizzare: > importa il campo selezionato, >> tutti < o << per rimuoverli Clicca su Avanti e digita un nome per la query. Saranno visualizzati solo i campi selezionati. 11/01/ Query visualizzazione struttura 1 1. Dalla finestra database selezionare la creazione di una query in visualizzazione struttura 2. Selezionare le tabelle su cui lavorare 11/01/ Query visualizzazione struttura 2 3. Nella riga Campo della griglia selezionare i campi di interesse tramite i menu a tendina 4. Impostare i criteri come per le funzioni DB in Excel: sulla stessa riga i criteri sono legati dall AND i criteri su righe diverse sono legati dall OR 5. Disattivare l opzione Mostra sui campi doppi, costanti o non necessari 6. Impostare l ordinamento nell apposita riga 11/01/

7 Query visualizzazione struttura 3 Query visualizzazione struttura 4 Uscendo assegnare un nome alla query Riaprendo la query la si esegue, visualizzando il risultato come una nuova tabella In visualizzazione struttura si puo modificare nuovamente la query Gli AND su piu colonne vengono uniti con l operatore AND, le stringhe vengono racchiuse tra apici, le date tra #, ecc. 11/01/ /01/ Indici L indicizzazione serve a velocizzare ordinamenti e ricerche Bisogna indicizzare i campi utilizzati più frequentemente per queste operazioni Gli indici occupano memoria e rallentano le operazioni di inserimento, modifica e cancellazione di record Non li trattiamo, ma se lavorate su archivi grandi ricordatevi di andarveli a vedere! 11/01/

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