Progetto «Novena»: Raccomandazioni dei Controlli delle finanze concernenti i progetti informatici di sviluppo

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1 Progetto «Novena»: Raccomandazioni dei Controlli delle finanze concernenti i progetti informatici di sviluppo Conferenza svizzera dei Controlli delle finanze Gruppo di lavoro «Revisione informatica» Eugenio G. Corti EC 1

2 Perché «Novena»? EC 2

3 Sintesi della presentazione 1. Situazione di partenza del progetto «Novena» 2. Gli obiettivi del progetto 3. ll prodotto finito 4. Il seguito del progetto EC 3

4 1. Situazione di partenza del progetto «Novena» Constatazioni relative ai progetti informatici metodologie di sviluppo differenti da un cantone all altro terminologie specifiche per far riferimento a documenti simili differenti livelli di complessità : Hermes, carenza di strategia in certi cantoni: moltiplicazione delle metodologie / libertà concessa ai progetti metodologie «fatte in casa» capoprogetto sottoposto a numerosi obblighi: rispetto dei costi e delle scadenze, revisore visto come un «fardello inutile» relazione capoprogetto revisore comunicazione raccolta dei documenti desiderati in parte semplicemente inesistenti EC 4

5 1. Situazione di partenza del progetto «Novena» Constatazioni relative ai progetti informatici gli obiettivi da raggiungere: sono identici, sia per la Confederazione, sia per i Cantoni! derivano dal principio superiore della buona gestione dei crediti concessi dal principio della legalità dal principio della tenuta regolare della contabilità modello di riferimento: Cobit efficacia efficienza conformità integrità riservatezza disponibilità Raggiungimento degli obiettivi fissati inizialmente Impiego ottimale delle risorse Rispetto delle leggi, regolamenti e clausole contrattuali Esattezza, validità e completezza delle informazioni Protezione contre qualsiasi divulgazione non autorizzata Disponibilità dei sistemi, delle risorse e dei dati affidabilità Messa a disposizione di informazioni affidabili EC 5

6 Sintesi della presentazione 1. Situazione di partenza del progetto «Novena» 2. Gli obiettivi del progetto 3. ll prodotto finito 4. Il seguito del progetto EC 6

7 2. Obiettivi del progetto «Novena» Obiettivi fissati dal gruppo di lavoro brochure per consentire di orientare i responsabili di progetto sulle «esigenze minime» da rispettare in modo da migliorare la comunicazione e l informazione assicurarsi che i documenti di base siano preparati e disponibili rispondere in modo semplice alle domande più frequenti informare i decisori, i responsabili informatici o le persone addette al controllo qualità delle esigenze minime che devono essere soddisfatte dai progetti EC 7

8 2. Obiettivi del progetto «Novena» Orientamento deciso stabilire un inventario di documenti chiave che devono essere prodotti identificare i documenti minimi obbligatori situarli nel tempo precisare le principali questioni alle quali devono rispondere formulazione generica: nessun collegamento diretto a una metodologia EC 8

9 2. Obiettivi del progetto «Novena» I documenti chiave p. es. Hermes > 100 documenti! indispensabili per il revisore una decina o anche meno (possibili raggruppamenti) indipendenti dalla metodologia Documenti chiave Le raccomandazioni si concentrano sui documenti prodotti dal progetto esigenze formali elevate documenti ufficiali validati e firmati disponibili a un momento preciso del progetto aggiornati continuamente Direzione, gestione e amministrzione progetto, metodologie ecc EC 9

10 Sintesi della presentazione 1. Situazione di partenza del progetto «Novena» 2. Gli obiettivi del progetto 3. ll prodotto finito 4. Il seguito del progetto EC 10

11 3. Il prodotto finito Una brochure di 10 pagine: strumento di comunicazione tra i progetti e i revisori applicabile al livello federale, cantonale, comunale e scaricabile dal sito del Controllo delle finanze descrizione dei 10 documenti chiave responsabile del documento riferimenti alle principali metodologie di gestione progetto (Hermes, Prince 2) EC 11

12 3. Il prodotto finito EC 12

13 3. Il prodotto finito I 10 documenti chiave della vita di un progetto EC 13

14 3. Il prodotto finito EC 14

15 3. Il prodotto finito Raccomandazioni ulteriori Non sottovalutare il contesto del progetto e i fattori esterni effetti sul successo del progetto Cf. Cobit obiettivi di controllo per i 34 processi standard dell informatica Progetto EC 15

16 3. Il prodotto finito Raccomandazioni ulteriori i 10 documenti chiave sono da tenere a disposizione, ma non devono essere trasmessi sistematicamente il Controllo delle finanze deve essere a conoscenza di ogni progetto informatico: tutti i mandati di progetto devono essere trasmessi sistematicamente e spontaneamente un inventario sempre aggiornato dei progetti in corso deve essere tenuto a disposizione EC 16

17 3. Il prodotto finito I principi della buona gestione di progetto Alcuni insegnamenti tratti dalle revisioni effettuate dai Controlli delle finanze: La realizzazione di un progetto di grande dimensione è possible unicamente con del personale che lavora a tempo pieno per tale progetto Un progetto importante deve beneficiare di un sostegno «politico» corrispondente È essenziale riorganizzare e armonizzare prima di informatizzare Accorciare la durata del progetto oppure suddividerlo in più sottoprogetti autonomi Evitare le tecnologie emergenti L equilibrio tra informatici e specialisti del «mestiere» deve essere adeguato Non troppi organi di controlling, ma un vero controlling Identificare e valutare il più presto possibile i problemi, in particolare mediante degli studi e dei test di fattibilità che coinvolgono gli utenti Identificare correttamente i fornitori e regolare contrattualmente le loro relazioni con il progetto Ripercuotere nei contratti gli eventuali adattamenti nell organizzazione di progetto Non sottovalutare i problemi posti dallo sviluppo in due o tre lingue EC 17

18 3. Il prodotto finito Conclusione la decisione d intervenire in un progetto appartiene al Controllo delle finanze valutazione dei rischi ci sono varie forme d intervento esame del progetto : p. es. una fase presa di posizione su questioni particolari EC 18

19 Sintesi della presentazione 1. Situazione di partenza del progetto «Novena» 2. Gli obiettivi del progetto 3. ll prodotto finito 4. Il seguito del progetto EC 19

20 4. Il seguito del progetto «Novena» Consegna della brochure alle persone coinvolte informazione e formazione I Controlli delle finanze strutturano le loro prossime revisioni dei progetti informatici sulla base di questa brochure Novena 2 creazione di una checklist di dettaglio per la revisione dei progetti informatici: utilizzabile dalla Confederazione, dai Cantoni ecc. non specifica a una metodologia strutturata secondo la brochure delle raccomandazioni EC 20

21 EC 21

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