1) Ricognizione delle dotazioni strumentali informatiche

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1 PIANO TRIENNALE PER L INDIVIDUAZIONE DI MISURE FINALIZZATE ALLA RAZIONALIZZAZIONE DELLE DOTAZIONI STRUMENTALI, ANCHE INFORMATICHE, CHE CORREDANO LE POSTAZIONI DI LAVORO DEGLI UFFICI Premessa La Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 (Legge Finanziaria 2008) prevede rilevanti disposizioni dirette al contenimento e alla razionalizzazione delle spese di funzionamento delle pubbliche amministrazioni, in particolare: - l art. 2, comma 594, prevede che ai fini del contenimento delle spese di funzionamento delle proprie strutture, le amministrazioni pubbliche, tra cui i Comuni, adottino piani triennali per l individuazione di misure finalizzate alla razionalizzazione dell utilizzo: a) delle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio; b) delle autovetture e dei mezzi di servizio; c) dei beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali; - l art 2, comma 595 prevede che nei piani di cui alla lett. a) del comma 594 siano indicate le misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento delle particolari attività che ne richiedono l uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze; - l art 2, comma 596 prevede che nei casi in cui gli interventi esposti nel piano triennale implichino la dismissione di dotazioni strumentali, lo stesso piano è corredato della documentazione necessaria a dimostrare la congruenza dell operazione in termini di costi e benefici. - l art 2, comma 597 impone alle amministrazioni pubbliche di trasmettere a consuntivo e con cadenza annuale una relazione agli organi di controllo interno e alla sezione regionale della Corte dei Conti competente. 1

2 - l art 2, comma 598 prevede che i piani siano resi pubblici con le modalità previste dall articolo 11 del D.Lgs. 165/2001 e dall art. 54 del codice dell amministrazione digitale (D. Lgs. 82/2005). Il presente piano è stato elaborato a seguito della ricognizione della situazione esistente con riferimento sia alla idoneità delle dotazioni strumentali e informatiche che corredano le stazioni di lavoro sia alle modalità organizzative adottate per la fornitura e l utilizzo delle suddette dotazioni. Tale ricognizione ha evidenziato che, allo stato attuale, il sistema informatico comunale è adeguato alle esigenze dell ente in quanto gli uffici comunali hanno in dotazione le attrezzature necessarie a svolgere i propri compiti in maniera puntuale. Il presente piano quindi non prevede alcuna dismissione di dotazioni strumentali ed informatiche al di fuori dei casi di guasto irreparabile od obsolescenza. 1) Ricognizione delle dotazioni strumentali informatiche L Ente è dotato di una rete aziendale che viene gestita tramite il Servizio Informatico Comunale. Tutti gli uffici sono dotati di un personal computer collegato in rete locale, salvo casi eccezionali espressamente autorizzati dal servizio informatico, abilitato alla navigazione in internet, dotato di software di base, d ufficio e gestionale e di una serie di periferiche (stampanti, scanner ecc). Ogni settore dispone di una casella di posta certificata e di una casella di posta istituzionale per ciascun servizio. La dotazione standard del posto di lavoro, inteso come postazione individuale è composta da : - un personal computer, con relativo sistema operativo e con gli applicativi tipici dell automazione dell ufficio; - un telefono fisso connesso alla centrale telefonica; - una stampante locale e/o un collegamento alla stampante/fotocopiatore di rete a servizio di tutte le postazioni di lavoro di un determinato servizio. Ogni servizio dispone di un fax e di uno scanner. Per la sicurezza del sistema: - ad ogni postazione individuale vengono assegnate password personali specifiche per l accesso alla rete, alle singole procedure applicative e alle caselle istituzionali di posta elettronica; - viene effettuato il backup giornaliero e settimanale dei server. E in fase di approvazione il Regolamento per l utilizzo degli strumenti informatici, telematici e di telefonia che disciplina sia le modalità di utilizzo ed assegnazione degli strumenti informatici e di telefonia che le modalità di effettuazione dei controlli sul corretto utilizzo degli strumenti assegnati. Attualmente le dotazioni strumentali ed informatiche in uso sono le seguenti: 2

3 Dotazioni Numero Personal computer 120 Note book 4 Stampanti 85 Fotocopiatori 12 Foto camere 3 Video proiettori 1 Scanner 8 Plotter 2 2) Attività svolte Nel corso del triennio 2007/2008 l Amministrazione ha provveduto a rinnovare e razionalizzare la dotazione delle attrezzature informatiche mediante la sostituzione dei Personal Computer obsoleti, dei monitor in dotazione con i monitor LCD e del server esistente con un Cluster SQL server. E stato configurato il sistema operativo server per l elevazione a dominio della rete e dei singoli client con contestuale bonifica dei virus informatici presenti. La rete interna è stata dotata di un software antivirus centralizzato con funzione di controllo automatico e autoaggiornamento sia sul server che su tutti i client registrati. Nell esercizio 2007 ha provveduto ad informatizzare i seguenti settori/servizi: - Servizio di segreteria - affari generali: si è proceduto alla sostituzione del precedente software di gestione degli atti deliberativi e delle determinazioni e alla gestione informatica delle notifiche e delle affissioni all albo pretorio; - Settore urbanistica: si è proceduto alla informatizzazione della procedura relativa al rilascio delle concessioni edilizie. Sempre nell esercizio 2007 è stato attivato il protocollo informatico con la scansione ottica dei documenti che ha permesso la gestione elettronica della documentazione e lo snellimento delle procedure di comunicazione interna. Sono state introdotte inoltre nuove procedure di comunicazione e/o trasmissione on line di atti e documenti. In particolare dal 2008 si trasmette per via telematica: 1) il cedolino riepilogativo dello stipendio mensile e delle indennità ai dipendenti e agli amministratori; 2) la richiesta e l autorizzazione delle ferie e dei permessi dei dipendenti; 3) gli avvisi di convocazione ai Consiglieri per le riunioni del Consiglio comunale e delle commissioni consiliari; 4) copia delle deliberazioni adottate dalla GC e dal CC ai capigruppo consiliari. 3

4 Nel corso dell esercizio 2009 è stato introdotto l ordinativo informatico che contribuisce a completare l automazione dei processi contabili che alimentano il Sistema Informativo delle Operazioni degli Enti Pubblici (SIOPE). Allo scopo di ridurre l utilizzo della carta come previsto dal D.L. 112/08 convertito nella Legge 133/08 cosiddetto Decreto taglia carta, l Amministrazione, contemporaneamente all attivazione del protocollo informatico, ha incentivato l utilizzo degli strumenti informatici nelle comunicazioni verso altre amministrazioni provvedendo all assegnazione ai dirigenti/titolari di posizioni delle smart card per la firma digitale, di una casella di posta elettronica certificata ad ogni settore comunale e di una casella di posta elettronica istituzionale per ogni servizio. 3) Misure di razionalizzazione nell utilizzo del personale computer Poiché la politica adottata per l assegnazione dei PC risponde al principio un pc per ogni dipendente con compiti d ufficio non si reputa di dover porre in essere azioni di razionalizzazione. Nel corso degli esercizi 2009/2010 le dotazioni informatiche assegnate ai posti di lavoro verranno gestite secondo i seguenti criteri: Il tempo di vita ordinario dovrà essere almeno di anni 5. Si procederà alla sostituzione esclusivamente degli strumenti che non siano più in grado di fornire prestazioni adeguate o che presentino malfunzionamenti tali per cui non sia conveniente procedere alla manutenzione e/o sostituzione dei componenti. Tale valutazione è effettuata dal servizio informatico; Le apparecchiature sostituite verranno, se possibile, riassegnate per l utilizzo in ambiti dove sono richieste performance minori; L individuazione delle attrezzature informatiche a servizio delle diverse stazioni di lavoro verrà effettuata dal servizio informatico secondo i principi dell efficacia operativa e dell economicità. 4) Misure di razionalizzazione dell utilizzo delle stampanti Il Servizio Informatico ha effettuato il censimento e l analisi dell utilizzo delle stampanti in dotazione agli uffici. La rilevazione ha conteggiato l esistenza di 85 stampanti, di diversa marca, modello e capacità. La politica, adottata in passato, di assegnare una stampante individuale per ogni postazione di lavoro è da ritenersi superata. Si tratta infatti di una scelta rivelatasi anti-economica. Il censimento ha rilevato infatti la presenza di più stampanti in ambienti con spazi ridotti per cui si rende necessario definire lo standard: 1 stampante/10 mq per ufficio, parametro che rappresenterà il riferimento da utilizzare per gli interventi del triennio. Lo standard sarà applicato alle sole stampanti generiche e non a quelle di carattere specialistico. 4

5 La razionalizzazione dovrà tenere conto della distribuzione degli spazi destinati ad uffici e della possibile interoperabilità di un unica stampante di rete per più postazioni di lavoro. La distribuzione della maggior parte degli spazi infatti non consente l allocazione di una stampante per piano in quanto i corridoi sono aperti al pubblico e si profilerebbero problemi di rispetto della normativa sulla privacy. Nella sostituzione graduale delle stampanti si dovrà tenere conto dei seguenti criteri: il tempo di vita ordinario dovrà essere almeno di 6 anni la rimozione delle stampanti individuali laser o a getto di inchiostro con il collegamento degli utenti a stampanti di rete con i seguenti risultati attesi: _ riduzione del costo a copia _ riduzione delle tipologie di toner da tenere in magazzino con effetti positivi sui costi di approvvigionamento _ riduzione dei costi di gestione delle stampanti integrazione graduale delle fotocopiatrici nella funzione di stampa. 5) Misure di razionalizzazione dell utilizzo dei telefax e degli scanner - Con l avvento e l affermarsi dei servizi di posta elettronica la funzione degli apparecchi telefax si è in parte ridimensionata. E ipotizzabile una complessiva riduzione di tali apparecchiature che andranno a servire aree di lavoro e non più singoli uffici. Entro il 2010 si procederà alla verifica della possibilità di una eliminazione graduale dell uso dei fax con l attivazione di un fax server che permetta l invio e la ricezione dei fax direttamente sui P.C. - L attuale dotazione di scanner è ritenuta ottimale. Non viene definito un ciclo di vita per gli scanner che saranno sostitutiti progressivamente con l acqusito di fotocopiatori di rete con il modulo scanner. Il Responsabile del Servizio Dott.ssa Franca Casula 5

6 6) Misure di razionalizzazione dell utilizzo dei fotocopiatori Attualmente le fotocopiatrici in dotazione ai diversi servizi del Comune in uso sono pari a n. 9, acquistati nel periodo dal 1999 al 2007; Si sta provvedendo alla rottamazione di n.5 fotocopiatori ormai obsoleti senza provvedere alla sostituzione degli stessi perchè entro il 2010 si valuterà la convenienza del contratto a noleggio, facendo riferimento alle vigenti convenzioni Consip, in sostituzione del contratto di acquisto. Nelle procedure di acquisto e/o di noleggio verranno privilegiate le fotocopiatrici multifunzione che andranno ad occupare gradualmente e/o sostituire le stampanti. Si disporrà che alcune fotocopiatrici siano poste a servizio di più servizi-uffici adiacenti. 7) Misure di razionalizzazione nell assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile Premesso che l adozione e utilizzo della telefonia mobile ha comportato considerevoli vantaggi per l efficienza dell Amministrazione in quanto consente una immediata e agevole comunicazione tra i vari soggetti (amministratori e dipendenti e dipendenti e dipendenti), e, conseguentemente, la possibilità di operare scelte in tempi e modalità decisamente più veloci e complete, tenuto conto della vastità del territorio di riferimento, anche dei periodi nei quali il dipendente assegnatario non è in servizio in sede (corsi di formazione, riunioni presso altri enti, reperibilità, festività ecc.). Fermo restando che i telefoni cellulari assegnati dall Ente devono essere utilizzati soltanto per ragioni di servizio ed in casi di effettiva necessità, in quanto le relative spese, in tali casi, sono a carico dell Ente, i cellulari a disposizione degli uffici sono stati assegnati alle condizioni previste in CONSIP. L uso del telefono cellulare può essere concesso quando la natura delle prestazioni e dell incarico richiedano pronta e costante reperibilità o quando sussistano particolari ed indifferibili esigenze di comunicazione che non possono essere soddisfatte con gli strumenti di telefonia fissa. Il particolare vantaggio di tariffe conseguenti a gare CONSIP ed i considerevoli vantaggi nei termini sopra esposti, ha comportato la scelta di dotare le proprie strutture di apparati radiomobili. Si propone, pertanto, dando seguito alle attuali disposizioni normative, di effettuare una più attenta valutazione nell assegnare ad personam i telefonini: -in modalità open sono stati assegnati alle seguenti categorie di soggetti: n.2 - Sindaco e Vicesindaco; n.4 - Dirigenti e Comandante Polizia Locale; n.1 - Segretario Generale n.3 - Servizio di Protezione Civile n.1 - Reperibilità tecnici, -in modalità di tipo ram (rete aziendale mobile) alle seguenti categorie di soggetti: n.1 Reperibilità Anagrafe, 6

7 n.1 Reperibilità polizia municipale; n.1 messi n.1 autisti n.11 operai, categoria di lavoratori che, per la specificità delle mansioni svolte, rivestono un effettivo ruolo di reperibilità per il regolare funzionamento dei servizi dell Ente la tempestività degli interventi, nonché esigenze di carattere organizzativo in materia di Protezione Civile soprattutto dopo l evento alluvionale dell ottobre 2008 con possibilità di reperimento anche al di fuori dell orario di servizio. n.13 sim dati per assicurare il telecontrollo del servizio idrico. Tramite il suddetto servizio di trasmissione dati (machine to machine), le sim sono bloccate al traffico fonia (entrante e uscente) abilitata in maniera nativa alla sola trasmissione dati e sms con modalità bidirezionale. Un esempio pratico ( ultimi dati di traffico sulla tariffazione mobile e fissa disponibili dalle ultime bollette) evidenzia i vantaggi derivanti dall uso della telefonia mobile con le modalità sopra descritte: Riferimento Fatt. Telecom 2 bim 2009 n.8r del 05/02/2009 e fatt. Wind periodo 01/01/09 al 28/02/09 n.2009t del 17/03/2009 Costo fisso al minuto Costo mobile al minuto Wind/ Differenza Telecom/mobile altri operatori mobile altri operatori 0,12 0,05.0,07 La colonna Costo fisso al minuto Telecom/mobile altri operatori, rappresenta il costo (alle tariffe attuali) al minuto delle telefonate aziendali da fisso a mobile altri operatori in caso di chiusura della rete mobile dell Ente. Il valore è ottenuto con la seguente formula: costo totale del traffico/ minuti di traffico = costo al minuto La colonna Costo mobile al minuto Wind/ mobile altri operatori, rappresenta il costo (alle tariffe attuali) al minuto delle telefonate da mobile a mobile altri operatori in caso di mantenimento della rete mobile dell Ente.. Il valore è ottenuto con la seguente formula: costo totale del traffico/ minuti di traffico = costo al minuto La colonna Differenza evidenzia l aggravio di costi che si verificherebbe non utilizzando la telefonia mobile ed utilizzando, in alternativa ed esclusivamente, la telefonia fissa (Costo fisso al minuto Telecom/mobile altri operatori 0,12 Costo mobile al minuto Wind/ mobile altri operatori 0,05 = 0,07). Tutti gli importi sono al netto di IVA. Il Dirigente del Settore Ammnistrativo Dott.ssa Maria Rita Uccheddu 7

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