Il patrimonio informativo aziendale

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1 Il patrimonio informativo aziendale La vera innovazione: Azienda event driven (basata sugli eventi gestita dai processi)

2 Il Patrimonio Informativo aziendale Come si introduce un sistema di Document & Process management in una azienda considerato che esistono diversi sistemi informativi ERP Gestionale Ciclo attivo e passivo Outlook LotusNotes Exchange Fax Zetafax Faxmaker facsys Office Microsoft Openoffice staroffice Verticali CRM Qualità Presenze Analogici Ufficio tecnico

3 ARCHITETTURA SOA Web Service Consumer

4 Workflow Management Processi Aziendali

5 I VANTAGGI dei Processi Produttività Maggiore velocità esecutiva Incremento performance Regole immediatamente trasferibili Qualità Rispetto delle procedure Riduzione degli errori Conformità alle normative Migliore controllo Semplicità d uso per l utente finale che viene guidato nello svolgimento delle proprie funzioni Semplicità per l azienda che può rendere operativi in pochissimo tempo un nuovo flusso gestionale Semplicità per l ICT che ha il totale controllo delle fasi di disegno, test e golive della nuova implementazione Risparmio Eliminazione delle attività duplicate Razionalizzazione operativa Razionalizzazione organizzativa Controllo Verifica immediata dello stato di avanzamento Notifica immediata dei ritardi Gestione delle eccezioni

6 Esempi applicativi di workflow management

7 Esempi applicativi Richiesta di acquisto (RDA)

8 Esempi applicativi Gestione ordini cliente

9 Esempi applicativi Controllo solvibilità cliente

10 Esempi applicativi Richiesta di offerta da cliente

11 Approvazione pagamento fatture passive All uscita dal task dell approvatore, nel caso in cui non tutte le rate sono state confermate, il processo segue il percorso Respinto e: - viene creato un riepilogo delle rate comprese nella proposta, con l evidenza di quelle annullate e di quelle approvate - viene inviato il task alla tesoreria che, preso atto delle modifiche le riporta su AS400, chiude il processo in corso e ne riattiva un altro per l approvazione della proposta modificata Se invece tutte le rate sono confermate si attiva il percorso Approvato nel quale: - viene automaticamente apposta la firma grafica sulla lettera per la banca ed importata nel processo - su ciascuna fattura oggetto del pagamento si aggiunge, sempre automaticamente, una nota (come sotto riportato), con l evidenza del pagamento avvenuto - si consegna il task alla TESORERIA che provvede ad inviare gli ordini di bonifici alla banca tramite HOME BANKING, seguiti dalla lettera di conferma.

12 Distribuzione nuova revisione disegni tecnici Si è deciso non solo di notificare via mail certe revisioni (funzionalità ancora disponibile per la tipologia di lavorazione 'Produzione'), ma di attivare una serie di task ad un ventaglio di utenti che devono essere informati tempestivamente delle revisioni apportate a certi tipi di disegni. I colori dei task mettono in evidenza un aspetto importante, cioè l'interazione tra aree funzionali (uffici) differenti, vera forza di questo wf. Vengono quindi coinvolti nello stesso processo i seguenti uffici: - Ufficio Tecnico - Giallo - Ufficio Acquisti - Azzurro - Produzione/Utensileria - Verde - Qualità - Arancio La comunicazione tra tante aree differenti era molto complessa prima dell'introduzione di questo wf. Adesso le informazioni circolano veloci e fluide verso i destinatari coinvolti

13 Esempi applicativi Approvazione ordini a fornitore

14 Esempi applicativi Gestione contenziosi e recupero crediti

15 Esempi applicativi Redazione ed approvazione documenti qualità

16 Approvazione al pagamento fatture passive Lo scopo di questo workflow è creare un sistema di Approvazioni al pagamento da subordinare ai Dirigenti in base al loro personale Limite di spesa ed al Gruppo Acquisto, inoltre formalizzare le logiche di Approvazioni in una Struttura dati definita e flessibile, modificabile nel tempo, stabilendo i principi di collaborazione. Il processo verifica l esistenza di un ordine di acquisto e controlla la congruità ordine/fattura. Determina le gerarchie di approvazione in base al tipo prodotto e limiti di spesa. Gestisce il superamento limiti di approvazione e gestisce tutte le notifiche agli utenti coinvolti.

17 Assunzione nuovo dipendente L obiettivo di questo workflow è quello di acquisire i documenti che i candidati devono compilare per poter procedere con l'assunzione. Questa richiesta è stata risolta mediante un workflow che genera di volta in volta, tramite Arxivar Report Manager, tutti i documenti da consegnare e far compilare al candidato, ognuno con un barcode univoco in formato prefisso+timestamp

18 Approvazione Nota spese e trasferte Il workflow relativo alla gestione note spese e trasferte gestisce il flusso di richieste, autorizzazioni e documenti tra i dipendenti e i responsabili per mezzo di differenti livelli di autorizzazione che assicurano il controllo delle richieste e la pianificazione di anticipi, biglietti viaggio, prenotazione hotels, noleggio auto

19 Approvazione Ferie e Permessi Per mezzo di una form (Maschera) o di un Modello, entrambi accessibili da AWP (ARXIVAR WEB PORTAL) è possibile inoltrare una richiesta di ferie o permesso da qualunque dipendente. Tale richiesta avvia una procedura che prevede l approvazione del responsabile ricavato dall organigramma aziendale e successivamente dal resp. Uff. HR/DG. La procedura termina con la notifica di accettazione/rifiuto della richiesta.

20 Approvazione Offerte a clienti La RDO avvia un workflow che assegna un TASK al Resp. Vendite il quale deve verificare la RDO ed assegnarla ad un commerciale che sarà incaricato di generare offerta. Le offerte vengono generate mediante un modello (Template) in ARXIVAR, o attraverso l ERP (che genera una offerta in PDF), creando automaticamente un legame tra la RDO e l offerta. il workflow verifica la presenza di tutte le informazioni necessarie per la gestione, tra i quali i dati di spedizione e procede allo svolgimento del flusso operativo, valutando gli approvatori della offerta in base alla Zona, importi, tipo cliente. Alla approvazione, l offerta viene automaticamente inviata al cliente.

21 Esempi applicativi Non conformità

22 Esempi applicativi Piano di azione correttiva

23 Gestione Gare d appalto Obiettivo del wf è la raccolta della documentazione necessaria alla partecipazione di una gara d'appalto, insieme ai relativi task di approvazione. Le particolarità di questo processo sono due: 1) La durata del workflow dall'avvio alla conclusione è quantificabile in mesi. Gestire con i wf procedure così "lunghe" che coinvolgono così tanti soggetti permette di mantenere una tracciabilità costante e di non "dimenticare" di svolgere attività ritenute indispensabili. 2) Anche in questo caso vengono coinvolti molte aree funzionali differenti (identificate anche qui con colori diversi). Si evidenzia l'importanza della condivisione di informazioni tra i soggetti coinvolti. L'utilizzo dei wf ci permette di attivare contemporaneamente dei task "indipendenti" in uffici differenti, per poi attendere la conclusione delle attività prima dell'approvazione finale.

24 Gestione commessa Obiettivo del processo è gestire le fasi di ingaggio e di progettazione per una nuova commessa. Il processo coinvolge tre aree funzionali differenti: commerciale, tecnica e progettazione (anche qui identificate con colori diversi). L'obiettivo è la produzione della documentazione necessaria, la distribuzione ai soggetti coinvolti (cliente incluso) e l'approvazione del lavoro. Quindi si tratta di un workflow di raccolta documentazione, movimentazione e approvazione finale.

25 Progettazione

26 Vantaggi Della Soluzione

27 Vantaggi della soluzione Semplicità d uso da parte degli operatori tramite una interfaccia office oriented (estremamente intuitiva) Velocità di implementazione sia della gestione documentale che dei flussi procedurali (i tempi di avviamento dei progetti è estremamente veloce) Totale sicurezza nell accesso ai dati e ai documenti (tecnologia WCF Windows Comunication Fondation che garantisce la sicurezza sul canale e la sua stabilità) Integrazioni con tutti i principali software gestionali/erp di mercato anche senza intervento diretto sugli applicativi esterni Conforme agli standard (sia applicativi che di accesso ai dati) Disponibile con interfaccia sia Windows/Web/Mobile Soluzione Completa e scalabile (garantisce l investimento fatto) Prodotto tecnologicamente all avanguardia.

28 Soluzione facile e completa ed italiana ALL IN ONE (tutto in una unica soluzione)

29 L Azienda Able Tech è una società di Ricerca e Sviluppo specializzata esclusivamente nella soluzione di Document & Process Management ARXivar. Una piattaforma che permette di gestire in unica soluzione: Archiviazione (ciclo attivo/passivo, mail, office) Gestione Documentale (Versioning, Fascicolazione) BPM Gestione dei Processi - Workflow Conservazione Sostitutiva

30 L Azienda Able Tech conta su un organico di 54 persone ed è in continua espansione. Il 70% del personale e dei tecnici ha un età inferiore ai 40 anni ed è impegnato prevalentemente in attività di ricerca, sviluppo, assistenza e consulenza. Organizzazione Interna Amministrazione Segreteria Area Manager Pre Sales Consulenti Sviluppo Help Desk

31 I Nostri Servizi

32 I Servizi Delivery Help Desk Academy Communit y

33 Delivery Grazie ad un team di consulenti altamente specializzati e costantemente aggiornati, anche sulle normative nazionali e comunitarie, Able Tech è in grado di: Analizzare lo stato dell azienda, rilevando criticità di gestione ed aree di intervento. Curare studi di fattibilità con definizione degli obiettivi Definire i tempi (GANTT) per l'installazione, la configurazione ed il test di conformità in base allo studio di fattibilità. Sviluppare integrazioni con altri sottosistemi aziendali

34 Help Desk L esperienza, maturata in 10 anni di attività, ci consente di fornire ai nostri clienti la massima competenze in termini di assistenza, offrendo un servizio gestito e monitorato on line (ticket) da un team dedicato, che garantisce assistenza 365 giorni l anno.

35 Academy ABLE Tech dedica molta attenzione alla formazione su ARXivar e sulle tematiche inerenti la gestione documentale, la conservazione sostitutiva, il workflow management e il BPM. L intento è fornire ai nostri partner e ai clienti l accesso a un percorso formativo, strutturato e calendarizzato, che permetta loro di ottenere non solo un approfondita conoscenza del sistema ARXivar ma anche una corretta metodologia operativa maturata in anni di esperienza sul parco clienti.

36 ARXivar Community 18 Sviluppo 7 Help Desk 140 Business Partner 200 Consulenti 1700 Clienti 800 IT Specialist

37 Certificazioni I corsi di formazione ARXivar permettono il conseguimento dei tre livelli di certificazioni Able Tech, da sempre sinonimo di competenza e professionalità. Una garanzia di qualità che assicura al cliente l alto livello di preparazione dei loro interlocutori.

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